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PROGRAMME
FRANCOMMUNAUTÉS VIRTUELLES

Mandat et rôle du comité consultatif

1.0 CONTEXTE

Le programme Francommunautés virtuelles (FV) est un programme d'Industrie Canada visant à atteindre les objectifs du ministère en matière de connectivité et en matière d'innovation. Il vise à élargir le contenu, les applications et les services de langue française dans Internet, à brancher à l'inforoute les collectivités francophones et acadienne du pays et à encourager la francophonie canadienne à profiter pleinement des technologies de l'information et des communications. Le programme s'inscrit dans le cadre des actions du gouvernement canadien pour stimuler la connectivité, l'accès à l'inforoute, le développement de contenus et les nouveaux médias en français. Le ministère du Patrimoine canadien appuie le programme Francommunautés virtuelles et est un partenaire financier.

1.1 MISSION

Le programme Francommunautés virtuelles a pour mission d'aider les collectivités francophones et acadienne du Canada à participer pleinement à l'économie du savoir en leur permettant de se brancher à l'inforoute et d'utiliser les technologies de l'information et des communications (TIC) pour leur développement économique communautaire. Le programme permet aussi à tous les francophones et Acadiens du pays de développer des compétences dans le domaine des TIC, de créer et promouvoir des réseaux de sites Web en accentuant la coopération, l'établissement de réseaux communautaires et le partenariat au sein des organismes sans but lucratif francophones du Canada.

1.2 JUSTIFICATION

L'émergence rapide de l'autoroute de l'information est pour les organismes francophones et acadienne une occasion exceptionnelle et importante de faciliter les communications entre eux, de faire des affaires ou, simplement, d'échanger de l'information et des idées. Le gouvernement fédéral appuie les groupes communautaires (Organismes sans but lucratif - OSBL) à utiliser les TIC et l'autoroute de l'information au service des Canadiens, principalement les francophones et Acadiens, pour favoriser l'émergence de réseaux communautaires et pour offrir à la francophonie canadienne une plate-forme virtuelle à l'image de leur culture, de leur langue et de leur dynamisme.
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Le programme FV a été créé pour répondre aux besoins particuliers des collectivités francophones et acadienne du pays en ce qui concerne l'inforoute. Il vient s'ajouter aux programmes de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information et à d'autres initiatives fédérales. Lors de la phase-pilote du programme entre 1998 et 2001, trois millions de dollars ont été investis dans la réalisation de 74 projets provenant de groupes communautaires ou d'organismes de la francophonie canadienne. En 2002-2003, un financement de quatre millions de dollars a été offert aux collectivités francophones et acadienne pour la mise en oeuvre de 36 projets novateurs dans le domaine des technologies de pointe en français.

Depuis 1998, FV a financé 110 projets représentant 7 millions de dollars permettant aux collectivités francophones et acadienne du pays de profiter et d'utiliser les TIC dans la langue de Molière. Grâce aux nombreux avantages que les TIC offrent au sein de ces collectivités, elles peuvent ainsi établir des réseaux communautaires en vue de partager leurs connaissances, leurs compétences et leurs savoir-faire en vue de rehausser leur capacité d'innovation.

2.0 OBJET

Le programme Francommunautés virtuelles appuie des projets spécifiques de langue française qui sont innovateurs et qui répondent aux besoins exprimés par les collectivités francophones et acadienne du Canada en matière d'accès à l'inforoute en français et d'acquisition d'habiletés et de connaissances liées aux technologies de l'information et des communications (TIC). Il favorise également le développement et la mise en réseau de ressources informatiques pour l'accès à distance visant le développement socio-économique et communautaire culturel ayant un impact direct pour des collectivités francophones et acadienne du Canada.

2.1 OBJECTIFS DU PROGRAMME

Les objectifs du programme sont les suivants :

  • Encourager, chez les Canadiens d'expression française de tout le pays, le développement et l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et des communications afin de contribuer à réduire le fossé numérique du Canada.

  • Créer et promouvoir des réseaux de sites Web en accentuant la coopération et le partenariat au sein des organisations francophones et acadienne du Canada dans le but de contribuer au développement communautaire socio-économique et culturel.

  • Élaborer des applications, du contenu et des services en français pour l'Internet et les rendre visibles et accessibles par l'entremise de grands portails canadiens, y compris les portails gouvernementaux.

    2.2 RÉSULTATS ESCOMPTÉS

    Dans une perspective d'un à cinq ans, le programme FV espère atteindre les résultats suivants :

  • Une augmentation du nombre de réseaux, d'applications, de services et de contenu en français sur Internet et accessibles dans les grands portails canadiens y compris les portails gouvernementaux;

  • Une plus grande participation des francophones et des Acadiens à l'économie du savoir;

  • Une utilisation plus grande de l'Internet et des TIC par les francophones et les Acadiens;

  • Une augmentation du savoir et des compétences concernant l'utilisation de l'Internet et des TIC parmi les Francophones et les Acadiens;

  • Les collectivités francophones et acadienne axées sur l'innovation favorisent le partenariat par le partage des connaissances, des expertises et des compétences dans l'établissement des réseaux communautaires.

    2.3 ORIENTATION FUTURE

    Le 12 mars 2003 dernier, le Premier Ministre a annoncé qu'Industrie Canada recevrait 33 millions de dollars au cours des cinq prochaines années pour favoriser le développement économique des communautés de langue officielle en situation minoritaire. De ces 33 millions de dollars, 13 millions seront versés au programme Francommunautés virtuelles sur cinq ans.

    Le programme FV s'appuie sur la stratégie d'appui aux communautés de langue officielle en situation minoritaire. " En vertu de l'article 41, le gouvernement fédéral s'engage à promouvoir la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne, ainsi qu'à favoriser l'épanouissement des communautés francophones et anglophones vivant en situation minoritaire partout au pays. " Ce cadre d'action s'articule dans différents secteurs d'intervention qui ne sont pas exclusifs mais jugés prioritaires par les collectivités francophones et acadienne, tels que le développement économique communautaire, les arts et la culture, les communications, l'employabilité, l'éducation, la francophonie internationale, l'immigration, la justice et la santé.

    3.0 INDUSTRIE CANADA

    3.1 RÔLES ET RESPONSABILITÉS D'INDUSTRIE CANADA

    Industrie Canada est responsable de la mise en oeuvre du programme FV. Considérant le comité consultatif comme son principal partenaire, Industrie Canada cherche à obtenir de celui-ci, au besoin, des conseils sur différents aspects de l'élaboration des politiques ainsi que de la planification, de la mise en oeuvre, de l'évaluation et du suivi du programme. Industrie Canada est aussi tenu d=informer régulièrement le comité consultatif de FV de ses activités. Le gestionnaire du programme a la responsabilité de solliciter l'opinion du comité consultatif. Le ministère doit aussi consulter d'autres ministères responsables du dossier sur les langues officielles (Article 41) afin de favoriser les échanges entre les divers représentants fédéraux (politique horizontale). Il revient à Industrie Canada de suivre les recommandations émises par le comité consultatif en ce qui concerne la mise en oeuvre du programme FV.

    3.2 STRUCTURE ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME FRANCOMMUNAUTÉS VIRTUELLES

    Le programme FV relève du ministère de l'Industrie (IC). Lorsque nécessaire, les responsables du programme demandent l'avis de son comité consultatif afin que celui-ci puisse conseiller le ministère sur les orientations futures du programme. Le programme administre les fonds de contribution; ces fonds sont octroyés aux organismes qui sont retenus dans le cadre du concours du programme. Francommunautés virtuelles assure la totalité de la gestion des opérations du programme.

    4.0 COMITÉ CONSULTATIF

    4.1 MANDAT DU COMITÉ CONSULTATIF

    Le comité consultatif se compose de membres, désignés par le programme, représentant les divers groupes francophones communautaires provenant des différentes provinces et territoires du Canada.

    Le comité consultatif a pour mandat de représenter l'ensemble des collectivités francophones et acadienne du Canada (groupes francophones communautaires - OSBL) afin que celles-ci puissent participer pleinement à leur développement économique communautaire dans le domaine des technologies de l'information et des communications en français. Les membres faisant partie du comité connaissent les besoins des collectivités francophones et acadienne en matière de technologies de pointe en français. Les membres du comité consultatif sont nommés jusqu'à la fin du programme, soit jusqu'en mars 2008.

    Le comité consultatif offre des connaissances en matière de technologies de pointe en français. Il assure la connaissance du secteur francophone communautaire au Canada en vue de fournir des conseils judicieux au ministère favorisant le développement socio-économique et culturel communautaire des collectivités francophones et acadienne du pays. Les membres du comité assurent le maintien démocratique dans les prises de décisions; ils sont objectifs, transparents, crédibles et assurent leur entière confidentialité lors des rencontres avec le ministère. Le personnel du programme FV offre une connaissance approfondie du programme, de l'expérience dans l'élaboration de politiques et dans la gestion de programmes, un engagement à temps plein et la connaissance du milieu francophone communautaire au Canada (OSBL).


    4.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ CONSULTATIF

    4.2.1 STRUCTURE

    Le comité consultatif est composé de 8 à 12 membres provenant des différentes provinces et territoires du Canada. Le comité élit un(e) Président(e) et un(e) vice-président(e), en consultation avec le programme Francommunautés virtuelles, afin de faciliter, entre autres, la communication parmi membres. Les membres peuvent créer des sous-groupes de travail pour favoriser les échanges entre les membres. Le comité fournit des avis précieux quant aux orientations futures du programme et ce, pendant toute la durée du mandat du programme Francommunautés virtuelles (31 mars 2008). Il oriente le programme FV et présente des recommandations au ministère de l'Industrie, en tenant compte de la mission, des buts et des objectifs du programme qui ont été approuvés par le gouvernement.


    4.2.2 FONCTIONS DU COMITÉ CONSULTATIF

    Pendant la durée de son mandat, le comité consultatif agit en tant que bénévole et a comme fonction de :

  • Adopter l'ordre du jour et le compte rendu des réunions du comité consultatif;

  • Conseiller Industrie Canada quant aux orientations futures du programme;

  • Au besoin, informer les responsables du programme quant à l'évolution des projets et parler des impacts directs dans les collectivités;

  • Conseiller Industrie Canada quant à la sélection des projets à financer;

  • Au besoin, faciliter les partenariats entre le programme FV et d'autres groupes clés engagés dans les collectivités francophones et acadienne;

  • Évaluer les propositions de projet; cela inclut d'être responsable de recommander ou de refuser un projet présenté;

  • Assister aux délibérations lors de la sélection finale des propositions de projets et fournir une liste des projets recommandés (liste de projets admissibles également);

  • Conseiller le ministère afin de nommer une ou des personne-s temporaire-s pour évaluer les propositions de projets si un des membres du comité ne peut le faire;

  • Approuver les lignes directrices qu'Industrie Canada propose au comité consultatif, en matière de conflits d'intérêts et de confidentialité.


    4.2.3 NOMINATION DES MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF

    Les membres sont nommés par le programme Francommunautés virtuelles. Dans la mesure du possible, les membres proviennent de toutes les provinces et territoires du Canada afin de bien refléter l'ensemble de la francophonie canadienne. Ils sont choisis pour leurs connaissances techniques en matière de TIC en français et pour leur excellente connaissance des réalités vécues par les collectivités francophones et acadienne du Canada.

    4.2.4 REMPLACEMENT DES MEMBRES

    Les membres du comité consultatif sont nommés jusqu'à la fin du programme, soit jusqu'en mars 2008. Lorsqu'un membre quitte avant la fin du programme, celui-ci est remplacé, si le programme juge qu'il en est nécessaire, par un autre membre choisit par le programme FV, en consultation avec le comité consultatif.

    4.3 RÔLE DU PRÉSIDENT(E) DU COMITÉ CONSULTATIF

    Le comité consultatif du programme Francommunautés virtuelles élit un Président ou une Présidente, ainsi qu'un(e) vice-Président(e), jusqu'à la fin du programme Francommunautés virtuelles (31 mars 2008). Ces personnes sont normalement nommées pendant deux années consécutives seulement. À la fin de leur mandat, les membres du comité choisissent, en consultation avec le programme FV, une autre personne parmi les membres du comité pour agir en tant que Président/Présidente et une autre personne pour agir en tant que vice-Président(e). Si le/la Président(e) quitte avant la fin de son mandat, celui-ci ou celle-ci est remplacé(e) par le/la vice-président(e), qui agira à titre de Président(e) pour le restant du mandat. Le Président ou la Présidente est chargé(e) des fonctions suivantes :

  • Être le/la porte-parole du comité consultatif;

  • Présider les réunions du comité consultatif;

  • Adopter l'ordre du jour et le compte rendu des réunions, si nécessaire;

  • Présenter les recommandations du comité consultatif à Industrie Canada par l'intermédiaire de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information d'Industrie Canada (DGAAI);

  • Jouer un rôle de médiateur/trice lors des conflits d'intérêts;

  • S'assurer que les membres proviennent des différentes provinces et territoires du Canada.

    5.0 CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Il arrive que les membres du comité consultatif examinent des renseignements ou des documents de nature délicate ou confidentiels. Les membres doivent être au courant de la nécessité de respecter les dispositions en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels lorsqu'ils fournissent des conseils au gouvernement. Ils n'ont pas le droit de divulguer des renseignements à un tiers sans avoir obtenu l'autorisation préalable du gouvernement. Les demandes de renseignements au sujet de questions concernant le comité consultatif doivent être adressées à Industrie Canada.

    Les membres doivent aussi savoir que le paragraphe 19 (2) de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule les cas où la divulgation de renseignements personnels est autorisée. Aux termes de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, s'entend de * renseignements personnels + les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable.


    6.0 CONFLITS D'INTÉRÊTS

    Les membres du comité consultatif de FV sont tenus d'informer Industrie Canada par écrit de toute situation qui constitue ou risque de constituer un conflit d'intérêts. Il peut y avoir conflit d'intérêts si le membre participe à l'examen des demandes adressées au programme Francommunautés virtuelles. Les membres du comité consultatif de FV auront le droit de présenter des propositions au programme cependant, si un membre a participé à la préparation d'une proposition ou a un intérêt direct dans une proposition, ce dernier sera abstenu de participer au processus d'évaluation de ladite compétition.

    6.1 LIGNES DIRECTRICES

    La capacité de prendre les bonnes décisions peut, parfois, être altérée par les intérêts (de nature personnelle ou professionnelle) des membres de tables/groupes de travail donnés - comme c'est le cas pour tout processus. Il est impossible d'éliminer tous les conflits d'intérêts potentiels : ils font partie intégrante de la vie organisationnelle et personnelle. On s'attend à ce que les membres du comité consultatif FV enrichissent le processus décisionnel grâce au bagage qu'ils ont acquis dans leur domaine de compétence et, parallèlement, à ce qu'ils donnent préséance à leurs propres intérêts. Le programme Francommunautés virtuelles a besoin d'un moyen qui garantisse l'indépendance du processus décisionnel et qui ne gêne en rien l'apport positif des membres.

    Dans une approche articulée autour de la divulgation des conflits d'intérêts, on reconnaît que la participation de spécialistes et de représentants expérimentés du secteur s'assortira inévitablement de conflits d'intérêts potentiels - des conflits que l'on peut gérer en ayant recours à certaines procédures/pratiques. Le principe sous-jacent est le suivant : si tout un chacun est au fait d'un conflit d'intérêts, tous les participants au processus décisionnel sont en mesure d'en tenir compte au fil de leurs délibérations et de prendre en considération ses répercussions possibles sur les activités du programme Francommunautés virtuelles.

    6.2 POSTULATS

    1. Il est interdit aux membres du comité consultatif de FV de se servir de leur poste ou de renseignements obtenus dans l'exercice de leur fonction d'une manière qui pourrait être source d'un conflit non déclaré entre leurs propres intérêts et ceux du ministère.

    2. Toute personne qui prend conscience d'un conflit d'intérêts potentiel au regard d'une question soumise pendant les discussions ou les délibérations doit immédiatement faire connaître ce conflit potentiel.

    3. En matière de conflits d'intérêts, les décisions prises par le comité consultatif de FV doivent être non seulement équitables, mais encore doivent-elles être perçues comme telles.

    6.3 SENS COMMUN

    C'est le bon sens du groupe dans son ensemble qui devrait présider à l'application de ces lignes directrices. Les circonstances varient d'un conflit d'intérêts à un autre et il importe de préserver le discernement et la souplesse de la table conjointe ou du groupe de travail.

    6.4 PROCÉDURE

    Il faut suivre les étapes suivantes quand un membre du comité consultatif de FV prend conscience d'une possibilité de conflit d'intérêts, que celui-ci soit réel, perçu ou potentiel :

    1. Le membre isole le conflit - réel, perçu ou potentiel.

    2. Le membre doit porter le conflit, dans sa totalité, à la connaissance du président(e) du comité consultatif et, le cas échéant, à tous les autres membres du comité consultatif de FV.

    3. Le président(e) du comité doit élaborer une réaction adéquate pouvant aller, au besoin, jusqu'à l'inhabilité à prendre part au vote / à la discussion et adopter toute mesure corrective qui s'impose. Exemple : il pourrait s'avérer nécessaire de reprendre un vote susceptible d'avoir été entaché par un conflit d'intérêts non déclaré.

    4. Lorsqu'il y a conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts, on doit envisager les options suivantes et, au besoin, leur combinaison :


    A. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts ne doit être partie prenante à aucun des aspects du processus décisionnel.
    B. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts peut assister et/ou participer aux discussions, mais il doit s'abstenir de voter/formuler une recommandation.
    C. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts doit s'abstenir de prendre part à toute discussion ayant un rapport avec l'affaire en cause.
    D. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts peut prendre part aux discussions initiales, mais on l'invitera à se retirer avant de pousser plus loin les débats et de prendre une décision/formuler une recommandation.
    E. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts peut formuler une recommandation ou être présent au moment où l'on prendra une décision, mais la décision/recommandation finale fera l'objet d'un vote secret.
    F. Le membre en conflit d'intérêts/apparence de conflit d'intérêts peut prendre pleinement part au processus.

    Le comité consultatif de FV doit convenir, à la majorité de ses membres, de l'option ou d'une combinaison d'options à retenir face à une situation de conflit d'intérêts; le processus doit être consigné au procès-verbal. Lorsque des décisions doivent être prises entre les réunions, les coprésidents ou deux membres désignés seront habilités à arrêter les options qu'il faut privilégier.

    5. Tout membre peut demander qu'une décision fasse l'objet d'un vote secret lorsqu'il est question d'un conflit d'intérêts.

    6. Les procès-verbaux officiels de la réunion doivent faire état du conflit d'intérêts potentiel et de la façon dont on l'a évité ou dont on a traité le dossier.

    exemples

    Voici certains exemples de situations pouvant être l'indice d'un conflit d'intérêts.

    1. Lorsqu'un membre du comité consultatif de FV est en mesure d'influer sur la conclusion d'un contrat de travail/service qu'il (ou que l'organisme qu'il représente) cherchera à décrocher.

    2. Lorsqu'un membre influe sur le choix d'un fournisseur de biens et/ou de services et qu'il a des intérêts financiers dans l'entreprise soumissionnaire.

    3. Lorsqu'un membre se sert du nom/des ressources du comité consultatif de FV à son avantage personnel.

    4. Lorsqu'un membre est susceptible d'influer sur le processus d'approbation d'un projet ou sur l'octroi d'une contribution ou de fonds dont il bénéficierait ou dont bénéficierait un organisme auquel il est associé (comme membre du personnel ou comme bénévole).

    5. Lorsqu'un membre est en mesure de se servir de son poste a sein du comité consultatif de FV pour aider d'autres membres travaillant au sein d'organismes francophones sans but lucratif dans leurs rapports avec le gouvernement fédéral si cela peut donner lieu à un traitement de faveur pour toute personne ou tout organisme.


    7.0 MODIFICATION DU MANDAT ET RÔLE DU COMITÉ CONSULTATIF DE FV

    Le mandat et rôle peuvent être modifiés au cours de toute réunion du comité consultatif de FV, à condition qu'il y ait consensus. Toute modification est assujettie à l'approbation d'Industrie Canada.


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    Dernière mise à jour: 2003-11-27

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