PROGRAMME
FRANCOMMUNAUTÉS VIRTUELLES
Mandat et rôle du comité consultatif
1.0
CONTEXTE
Le
programme Francommunautés virtuelles (FV)
est un programme d'Industrie Canada visant à atteindre
les objectifs du ministère en matière de connectivité
et en matière d'innovation. Il vise à élargir
le contenu, les applications et les services de langue française
dans Internet, à brancher à l'inforoute les
collectivités francophones et acadienne du pays et
à encourager la francophonie canadienne à
profiter pleinement des technologies de l'information et
des communications. Le programme s'inscrit dans le cadre
des actions du gouvernement canadien pour stimuler la connectivité,
l'accès à l'inforoute, le développement
de contenus et les nouveaux médias en français.
Le ministère du Patrimoine canadien appuie le programme
Francommunautés virtuelles et est un partenaire
financier.
1.1
MISSION
Le
programme Francommunautés virtuelles a pour
mission d'aider les collectivités francophones et
acadienne du Canada à participer pleinement à
l'économie du savoir en leur permettant de se brancher
à l'inforoute et d'utiliser les technologies de l'information
et des communications (TIC) pour leur développement
économique communautaire. Le programme permet aussi
à tous les francophones et Acadiens du pays de développer
des compétences dans le domaine des TIC, de créer
et promouvoir des réseaux de sites Web en accentuant
la coopération, l'établissement de réseaux
communautaires et le partenariat au sein des organismes
sans but lucratif francophones du Canada.
1.2
JUSTIFICATION
L'émergence
rapide de l'autoroute de l'information est pour les organismes
francophones et acadienne une occasion exceptionnelle et
importante de faciliter les communications entre eux, de
faire des affaires ou, simplement, d'échanger de
l'information et des idées. Le gouvernement fédéral
appuie les groupes communautaires (Organismes sans but lucratif
- OSBL) à utiliser les TIC et l'autoroute de l'information
au service des Canadiens, principalement les francophones
et Acadiens, pour favoriser l'émergence de réseaux
communautaires et pour offrir à la francophonie canadienne
une plate-forme virtuelle à l'image de leur culture,
de leur langue et de leur dynamisme.
60
Le
programme FV a été créé pour
répondre aux besoins particuliers des collectivités
francophones et acadienne du pays en ce qui concerne l'inforoute.
Il vient s'ajouter aux programmes de la Direction générale
des applications de l'autoroute de l'information et à
d'autres initiatives fédérales. Lors de la
phase-pilote du programme entre 1998 et 2001, trois millions
de dollars ont été investis dans la réalisation
de 74 projets provenant de groupes communautaires ou d'organismes
de la francophonie canadienne. En 2002-2003, un financement
de quatre millions de dollars a été offert
aux collectivités francophones et acadienne pour
la mise en oeuvre de 36 projets novateurs dans le domaine
des technologies de pointe en français.
Depuis
1998, FV a financé 110 projets représentant
7 millions de dollars permettant aux collectivités
francophones et acadienne du pays de profiter et d'utiliser
les TIC dans la langue de Molière. Grâce aux
nombreux avantages que les TIC offrent au sein de ces collectivités,
elles peuvent ainsi établir des réseaux communautaires
en vue de partager leurs connaissances, leurs compétences
et leurs savoir-faire en vue de rehausser leur capacité
d'innovation.
2.0
OBJET
Le
programme Francommunautés virtuelles appuie
des projets spécifiques de langue française
qui sont innovateurs et qui répondent aux besoins
exprimés par les collectivités francophones
et acadienne du Canada en matière d'accès
à l'inforoute en français et d'acquisition
d'habiletés et de connaissances liées aux
technologies de l'information et des communications (TIC).
Il favorise également le développement et
la mise en réseau de ressources informatiques pour
l'accès à distance visant le développement
socio-économique et communautaire culturel ayant
un impact direct pour des collectivités francophones
et acadienne du Canada.
2.1
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Les
objectifs du programme sont les suivants :
Encourager, chez les Canadiens d'expression française
de tout le pays, le développement et l'utilisation
des nouvelles technologies de l'information et des communications
afin de contribuer à réduire le fossé
numérique du Canada.
Créer et promouvoir des réseaux de sites Web
en accentuant la coopération et le partenariat au
sein des organisations francophones et acadienne du Canada
dans le but de contribuer au développement communautaire
socio-économique et culturel.
Élaborer des applications, du contenu et des services
en français pour l'Internet et les rendre visibles
et accessibles par l'entremise de grands portails canadiens,
y compris les portails gouvernementaux.
2.2
RÉSULTATS ESCOMPTÉS
Dans
une perspective d'un à cinq ans, le programme FV
espère atteindre les résultats suivants
:
Une augmentation du nombre de réseaux, d'applications,
de services et de contenu en français sur Internet
et accessibles dans les grands portails canadiens y compris
les portails gouvernementaux;
Une plus grande participation des francophones et des Acadiens
à l'économie du savoir;
Une utilisation plus grande de l'Internet et des TIC par
les francophones et les Acadiens;
Une augmentation du savoir et des compétences concernant
l'utilisation de l'Internet et des TIC parmi les Francophones
et les Acadiens;
Les collectivités francophones et acadienne axées
sur l'innovation favorisent le partenariat par le partage
des connaissances, des expertises et des compétences
dans l'établissement des réseaux communautaires.
2.3
ORIENTATION FUTURE
Le
12 mars 2003 dernier, le Premier Ministre a annoncé
qu'Industrie Canada recevrait 33 millions de dollars au
cours des cinq prochaines années pour favoriser
le développement économique des communautés
de langue officielle en situation minoritaire. De ces
33 millions de dollars, 13 millions seront versés
au programme Francommunautés virtuelles
sur cinq ans.
Le
programme FV s'appuie sur la stratégie d'appui
aux communautés de langue officielle en situation
minoritaire. " En vertu de l'article 41, le gouvernement
fédéral s'engage à promouvoir la
pleine reconnaissance et l'usage du français et
de l'anglais dans la société canadienne,
ainsi qu'à favoriser l'épanouissement des
communautés francophones et anglophones vivant
en situation minoritaire partout au pays. " Ce cadre
d'action s'articule dans différents secteurs d'intervention
qui ne sont pas exclusifs mais jugés prioritaires
par les collectivités francophones et acadienne,
tels que le développement économique communautaire,
les arts et la culture, les communications, l'employabilité,
l'éducation, la francophonie internationale, l'immigration,
la justice et la santé.
3.0
INDUSTRIE CANADA
3.1
RÔLES ET RESPONSABILITÉS D'INDUSTRIE CANADA
Industrie
Canada est responsable de la mise en oeuvre du programme
FV. Considérant le comité consultatif comme
son principal partenaire, Industrie Canada cherche à
obtenir de celui-ci, au besoin, des conseils sur différents
aspects de l'élaboration des politiques ainsi que
de la planification, de la mise en oeuvre, de l'évaluation
et du suivi du programme. Industrie Canada est aussi tenu
d=informer régulièrement le comité
consultatif de FV de ses activités. Le gestionnaire
du programme a la responsabilité de solliciter
l'opinion du comité consultatif. Le ministère
doit aussi consulter d'autres ministères responsables
du dossier sur les langues officielles (Article 41) afin
de favoriser les échanges entre les divers représentants
fédéraux (politique horizontale). Il revient
à Industrie Canada de suivre les recommandations
émises par le comité consultatif en ce qui
concerne la mise en oeuvre du programme FV.
3.2
STRUCTURE ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME FRANCOMMUNAUTÉS
VIRTUELLES
Le
programme FV relève du ministère de l'Industrie
(IC). Lorsque nécessaire, les responsables du programme
demandent l'avis de son comité consultatif afin
que celui-ci puisse conseiller le ministère sur
les orientations futures du programme. Le programme administre
les fonds de contribution; ces fonds sont octroyés
aux organismes qui sont retenus dans le cadre du concours
du programme. Francommunautés virtuelles
assure la totalité de la gestion des opérations
du programme.
4.0
COMITÉ CONSULTATIF
4.1
MANDAT DU COMITÉ CONSULTATIF
Le
comité consultatif se compose de membres, désignés
par le programme, représentant les divers groupes
francophones communautaires provenant des différentes
provinces et territoires du Canada.
Le
comité consultatif a pour mandat de représenter
l'ensemble des collectivités francophones et acadienne
du Canada (groupes francophones communautaires - OSBL)
afin que celles-ci puissent participer pleinement à
leur développement économique communautaire
dans le domaine des technologies de l'information et des
communications en français. Les membres faisant
partie du comité connaissent les besoins des collectivités
francophones et acadienne en matière de technologies
de pointe en français. Les membres du comité
consultatif sont nommés jusqu'à la fin du
programme, soit jusqu'en mars 2008.
Le
comité consultatif offre des connaissances en matière
de technologies de pointe en français. Il assure
la connaissance du secteur francophone communautaire au
Canada en vue de fournir des conseils judicieux au ministère
favorisant le développement socio-économique
et culturel communautaire des collectivités francophones
et acadienne du pays. Les membres du comité assurent
le maintien démocratique dans les prises de décisions;
ils sont objectifs, transparents, crédibles et
assurent leur entière confidentialité lors
des rencontres avec le ministère. Le personnel
du programme FV offre une connaissance approfondie du
programme, de l'expérience dans l'élaboration
de politiques et dans la gestion de programmes, un engagement
à temps plein et la connaissance du milieu francophone
communautaire au Canada (OSBL).
4.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ
CONSULTATIF
4.2.1
STRUCTURE
Le
comité consultatif est composé de 8 à
12 membres provenant des différentes provinces
et territoires du Canada. Le comité élit
un(e) Président(e) et un(e) vice-président(e),
en consultation avec le programme Francommunautés
virtuelles, afin de faciliter, entre autres, la communication
parmi membres. Les membres peuvent créer des sous-groupes
de travail pour favoriser les échanges entre les
membres. Le comité fournit des avis précieux
quant aux orientations futures du programme et ce, pendant
toute la durée du mandat du programme Francommunautés
virtuelles (31 mars 2008). Il oriente le programme
FV et présente des recommandations au ministère
de l'Industrie, en tenant compte de la mission, des buts
et des objectifs du programme qui ont été
approuvés par le gouvernement.
4.2.2 FONCTIONS DU COMITÉ CONSULTATIF
Pendant
la durée de son mandat, le comité consultatif
agit en tant que bénévole et a comme fonction
de :
Adopter l'ordre du jour et le compte rendu des réunions
du comité consultatif;
Conseiller Industrie Canada quant aux orientations futures
du programme;
Au besoin, informer les responsables du programme quant
à l'évolution des projets et parler des impacts
directs dans les collectivités;
Conseiller Industrie Canada quant à la sélection
des projets à financer;
Au besoin, faciliter les partenariats entre le programme
FV et d'autres groupes clés engagés dans les
collectivités francophones et acadienne;
Évaluer les propositions de projet; cela inclut d'être
responsable de recommander ou de refuser un projet présenté;
Assister aux délibérations lors de la sélection
finale des propositions de projets et fournir une liste
des projets recommandés (liste de projets admissibles
également);
Conseiller le ministère afin de nommer une ou des
personne-s temporaire-s pour évaluer les propositions
de projets si un des membres du comité ne peut le
faire;
Approuver les lignes directrices qu'Industrie Canada propose
au comité consultatif, en matière de conflits
d'intérêts et de confidentialité.
4.2.3 NOMINATION DES MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF
Les
membres sont nommés par le programme Francommunautés
virtuelles. Dans la mesure du possible, les membres
proviennent de toutes les provinces et territoires du
Canada afin de bien refléter l'ensemble de la francophonie
canadienne. Ils sont choisis pour leurs connaissances
techniques en matière de TIC en français
et pour leur excellente connaissance des réalités
vécues par les collectivités francophones
et acadienne du Canada.
4.2.4
REMPLACEMENT DES MEMBRES
Les
membres du comité consultatif sont nommés
jusqu'à la fin du programme, soit jusqu'en mars
2008. Lorsqu'un membre quitte avant la fin du programme,
celui-ci est remplacé, si le programme juge qu'il
en est nécessaire, par un autre membre choisit
par le programme FV, en consultation avec le comité
consultatif.
4.3
RÔLE DU PRÉSIDENT(E) DU COMITÉ CONSULTATIF
Le
comité consultatif du programme Francommunautés
virtuelles élit un Président ou une
Présidente, ainsi qu'un(e) vice-Président(e),
jusqu'à la fin du programme Francommunautés
virtuelles (31 mars 2008). Ces personnes sont normalement
nommées pendant deux années consécutives
seulement. À la fin de leur mandat, les membres
du comité choisissent, en consultation avec le
programme FV, une autre personne parmi les membres du
comité pour agir en tant que Président/Présidente
et une autre personne pour agir en tant que vice-Président(e).
Si le/la Président(e) quitte avant la fin de son
mandat, celui-ci ou celle-ci est remplacé(e) par
le/la vice-président(e), qui agira à titre
de Président(e) pour le restant du mandat. Le Président
ou la Présidente est chargé(e) des fonctions
suivantes :
Être le/la porte-parole du comité consultatif;
Présider les réunions du comité consultatif;
Adopter l'ordre du jour et le compte rendu des réunions,
si nécessaire;
Présenter les recommandations du comité consultatif
à Industrie Canada par l'intermédiaire de
la Direction générale des applications de
l'autoroute de l'information d'Industrie Canada (DGAAI);
Jouer un rôle de médiateur/trice lors des conflits
d'intérêts;
S'assurer que les membres proviennent des différentes
provinces et territoires du Canada.
5.0
CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Il
arrive que les membres du comité consultatif examinent
des renseignements ou des documents de nature délicate
ou confidentiels. Les membres doivent être au courant
de la nécessité de respecter les dispositions
en matière de confidentialité et de protection
des renseignements personnels lorsqu'ils fournissent des
conseils au gouvernement. Ils n'ont pas le droit de divulguer
des renseignements à un tiers sans avoir obtenu
l'autorisation préalable du gouvernement. Les demandes
de renseignements au sujet de questions concernant le
comité consultatif doivent être adressées
à Industrie Canada.
Les
membres doivent aussi savoir que le paragraphe 19 (2)
de la Loi sur l'accès à l'information et
de la Loi sur la protection des renseignements personnels
stipule les cas où la divulgation de renseignements
personnels est autorisée. Aux termes de l'article
3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels,
s'entend de * renseignements personnels + les renseignements,
quels que soient leur forme et leur support, concernant
un individu identifiable.
6.0 CONFLITS D'INTÉRÊTS
Les
membres du comité consultatif de FV sont tenus
d'informer Industrie Canada par écrit de toute
situation qui constitue ou risque de constituer un conflit
d'intérêts. Il peut y avoir conflit d'intérêts
si le membre participe à l'examen des demandes
adressées au programme Francommunautés
virtuelles. Les membres du comité consultatif
de FV auront le droit de présenter des propositions
au programme cependant, si un membre a participé
à la préparation d'une proposition ou a
un intérêt direct dans une proposition, ce
dernier sera abstenu de participer au processus d'évaluation
de ladite compétition.
6.1
LIGNES DIRECTRICES
La
capacité de prendre les bonnes décisions
peut, parfois, être altérée par les
intérêts (de nature personnelle ou professionnelle)
des membres de tables/groupes de travail donnés
- comme c'est le cas pour tout processus. Il est impossible
d'éliminer tous les conflits d'intérêts
potentiels : ils font partie intégrante de la vie
organisationnelle et personnelle. On s'attend à
ce que les membres du comité consultatif FV enrichissent
le processus décisionnel grâce au bagage
qu'ils ont acquis dans leur domaine de compétence
et, parallèlement, à ce qu'ils donnent préséance
à leurs propres intérêts. Le programme
Francommunautés virtuelles a besoin d'un
moyen qui garantisse l'indépendance du processus
décisionnel et qui ne gêne en rien l'apport
positif des membres.
Dans
une approche articulée autour de la divulgation
des conflits d'intérêts, on reconnaît
que la participation de spécialistes et de représentants
expérimentés du secteur s'assortira inévitablement
de conflits d'intérêts potentiels - des conflits
que l'on peut gérer en ayant recours à certaines
procédures/pratiques. Le principe sous-jacent est
le suivant : si tout un chacun est au fait d'un conflit
d'intérêts, tous les participants au processus
décisionnel sont en mesure d'en tenir compte au
fil de leurs délibérations et de prendre
en considération ses répercussions possibles
sur les activités du programme Francommunautés
virtuelles.
6.2
POSTULATS
1.
Il est interdit aux membres du comité consultatif
de FV de se servir de leur poste ou de renseignements
obtenus dans l'exercice de leur fonction d'une manière
qui pourrait être source d'un conflit non déclaré
entre leurs propres intérêts et ceux du ministère.
2.
Toute personne qui prend conscience d'un conflit d'intérêts
potentiel au regard d'une question soumise pendant les
discussions ou les délibérations doit immédiatement
faire connaître ce conflit potentiel.
3.
En matière de conflits d'intérêts,
les décisions prises par le comité consultatif
de FV doivent être non seulement équitables,
mais encore doivent-elles être perçues comme
telles.
6.3
SENS COMMUN
C'est
le bon sens du groupe dans son ensemble qui devrait présider
à l'application de ces lignes directrices. Les
circonstances varient d'un conflit d'intérêts
à un autre et il importe de préserver le
discernement et la souplesse de la table conjointe ou
du groupe de travail.
6.4
PROCÉDURE
Il
faut suivre les étapes suivantes quand un membre
du comité consultatif de FV prend conscience d'une
possibilité de conflit d'intérêts,
que celui-ci soit réel, perçu ou potentiel
:
1.
Le membre isole le conflit - réel, perçu
ou potentiel.
2.
Le membre doit porter le conflit, dans sa totalité,
à la connaissance du président(e) du comité
consultatif et, le cas échéant, à
tous les autres membres du comité consultatif de
FV.
3.
Le président(e) du comité doit élaborer
une réaction adéquate pouvant aller, au
besoin, jusqu'à l'inhabilité à prendre
part au vote / à la discussion et adopter toute
mesure corrective qui s'impose. Exemple : il pourrait
s'avérer nécessaire de reprendre un vote
susceptible d'avoir été entaché par
un conflit d'intérêts non déclaré.
4.
Lorsqu'il y a conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts, on doit envisager
les options suivantes et, au besoin, leur combinaison
:
A. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts ne doit être
partie prenante à aucun des aspects du processus
décisionnel.
B. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts peut assister et/ou
participer aux discussions, mais il doit s'abstenir
de voter/formuler une recommandation.
C. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts doit s'abstenir de
prendre part à toute discussion ayant un rapport
avec l'affaire en cause.
D. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts peut prendre part
aux discussions initiales, mais on l'invitera à
se retirer avant de pousser plus loin les débats
et de prendre une décision/formuler une recommandation.
E. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts peut formuler une
recommandation ou être présent au moment
où l'on prendra une décision, mais la
décision/recommandation finale fera l'objet d'un
vote secret.
F. Le membre en conflit d'intérêts/apparence
de conflit d'intérêts peut prendre pleinement
part au processus.
Le comité consultatif de FV doit convenir, à
la majorité de ses membres, de l'option ou d'une
combinaison d'options à retenir face à
une situation de conflit d'intérêts; le
processus doit être consigné au procès-verbal.
Lorsque des décisions doivent être prises
entre les réunions, les coprésidents ou
deux membres désignés seront habilités
à arrêter les options qu'il faut privilégier.
5.
Tout membre peut demander qu'une décision fasse
l'objet d'un vote secret lorsqu'il est question d'un conflit
d'intérêts.
6.
Les procès-verbaux officiels de la réunion
doivent faire état du conflit d'intérêts
potentiel et de la façon dont on l'a évité
ou dont on a traité le dossier.
exemples
Voici
certains exemples de situations pouvant être l'indice
d'un conflit d'intérêts.
1.
Lorsqu'un membre du comité consultatif de FV est
en mesure d'influer sur la conclusion d'un contrat de
travail/service qu'il (ou que l'organisme qu'il représente)
cherchera à décrocher.
2. Lorsqu'un membre influe sur le choix d'un fournisseur
de biens et/ou de services et qu'il a des intérêts
financiers dans l'entreprise soumissionnaire.
3. Lorsqu'un membre se sert du nom/des ressources du comité
consultatif de FV à son avantage personnel.
4. Lorsqu'un membre est susceptible d'influer sur le processus
d'approbation d'un projet ou sur l'octroi d'une contribution
ou de fonds dont il bénéficierait ou dont
bénéficierait un organisme auquel il est
associé (comme membre du personnel ou comme bénévole).
5. Lorsqu'un membre est en mesure de se servir de son
poste a sein du comité consultatif de FV pour aider
d'autres membres travaillant au sein d'organismes francophones
sans but lucratif dans leurs rapports avec le gouvernement
fédéral si cela peut donner lieu à
un traitement de faveur pour toute personne ou tout organisme.
7.0 MODIFICATION DU MANDAT ET RÔLE DU COMITÉ
CONSULTATIF DE FV
Le
mandat et rôle peuvent être modifiés
au cours de toute réunion du comité consultatif
de FV, à condition qu'il y ait consensus. Toute
modification est assujettie à l'approbation d'Industrie
Canada.