Préparé pour l’Agence du revenu du Canada
Nom du fournisseur : Sage Research Corporation
Numéro de contrat : 46637-227534/001-CY
Valeur du contrat : 68 921,98 $ (y compris la TVH)
Date d’attribution : 22 mars 2021
Date de livraison : juin 2021
Numéro d’inscription : POR 138-20
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le présent rapport, veuillez communiquer avec l’Agence à l’adresse suivante : cra-arc.media@cra-arc.gc.ca
This report is also available in English.
Rapport final
Préparé pour l’Agence du revenu du Canada, par Sage Research Corporation
Mai 2021
L’Agence du revenu du Canada a demandé à Sage Research Corporation de mener, auprès de petites et moyennes entreprises, une étude de recherche qualitative sur l’opinion publique concernant la facturation électronique. L’Agence utilisera cette recherche pour orienter l’évaluation de la faisabilité de l’adoption d’une mesure politique de facturation électronique aux fins de mise en œuvre de la facturation électronique normalisée au sein des marchés canadiens.
Dix séances de discussion en ligne ont eu lieu entre le 22 avril et le 5 mai 2021. On comptait deux groupes dans chacune des régions suivantes : Est, Québec, Ontario, Prairies et Colombie-Britannique. On a mené cinq séances de discussion auprès de petites entreprises et cinq autres auprès de moyennes entreprises.
Autorisation de reproduction
Cette publication peut être reproduite à des fins non commerciales seulement. Une autorisation écrite préalable doit être obtenue auprès de l’Agence. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le présent rapport, veuillez communiquer avec l’Agence à l’adresse suivante : cra-arc.media@cra-arc.gc.ca
Numéro de catalogue : Rv4-152/1-2021F-PDF
Numéro international normalisé du livre (ISBN) : 978-0-660-40340-3
Publication connexe (numéro d’inscription : POR 138-20)
Numéro de catalogue : Rv4-152/1-2021E-PDF (rapport définitif, anglais)
ISBN : 978-0-660-40338-0
© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par la ministre du Revenu national, 2021.
Cette publication est aussi disponible en français sous le titre : Sales Tax E-invoicing Feasibility Study – Qualitative Research
La Direction générale des programmes d’observation de l’Agence du revenu du Canada a lancé une initiative pluriannuelle afin d’examiner la faisabilité de l’adoption de normes et de technologies de facturation électronique qui s’intègrent à notre régime fiscal. La facturation électronique fait référence à l’échange et au traitement automatisés des données liées aux factures entre les fournisseurs et les acheteurs dans un format électronique structuré. Elle englobe la transmission de données par le fournisseur, d’une manière pouvant être intégrée au système des comptes créditeurs de l’acheteur sans que l’administrateur des comptes créditeurs de l’acheteur ait à saisir de données. La facturation électronique est considérée comme faisant partie intégrante d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement financière, optimisant le processus de bout en bout des transactions interentreprises et entreprises-gouvernement reliant les processus d’entreprise internes aux systèmes de paiement.
L’objectif de l’initiative de facturation électronique de l’Agence est d’évaluer la façon dont la facturation électronique peut profiter aux entreprises grâce à des gains d’efficacité, ainsi que d’améliorer l’observation liée à la taxe de vente, de décourager la participation à l’économie clandestine et d’améliorer l’expérience des contribuables. Il s’agit de faire progresser la réflexion sur la façon dont l’Agence peut changer le point de mire de son approche en matière d’observation afin d’intégrer l’utilisation de données en temps réel ou en temps quasi réel provenant d’opérations commerciales au moyen de technologies modernes, au lieu de se fonder sur les déclarations de revenus remplies par les contribuables et des stratégies post-production.
Les objectifs de cette recherche étaient les suivants :
Les résultats de la recherche orienteront l’évaluation de la faisabilité de l’adoption d’une mesure politique de facturation électronique aux fins de mise en œuvre de la facturation électronique normalisée au sein des marchés canadiens et fourniront des renseignements sur ce qui suit :
Dix séances de discussion en ligne d’une durée de deux heures ont eu lieu entre le 22 avril et le 5 mai 2021. On comptait deux groupes dans chacune des régions suivantes : Est, Québec, Ontario, Prairies et Colombie-Britannique. Le groupe cible était composé de petites entreprises (moins de 10 employés) et de moyennes entreprises (de 10 à 249 employés). Pour être admissible, l’entreprise devait envoyer au moins 20 factures par année ou en recevoir au moins 20 par année. Chaque groupe était constitué de 4 à 7 participants, pour un total de 59 participants. Les participants ont reçu une rétribution de 175 $.
Cette recherche était de type qualitatif et non de type quantitatif. Par conséquent, les résultats reflètent l’opinion des participants concernant les sujets étudiés. Toutefois, ils ne peuvent pas être généralisés statistiquement pour représenter l’ensemble de la population. Néanmoins, la recherche qualitative permet d’obtenir des réponses riches et approfondies qu’il n’est pas possible d’obtenir au moyen d’autres méthodes de recherche. L’aperçu et l’orientation fournis par la recherche qualitative en font un outil approprié pour examiner les connaissances et les opinions des participants en ce qui concerne la facturation électronique.
Aucun des participants n’utilisait la facturation électronique dans le sens qui lui était donné dans cette recherche (c.-à-d. échange de données informatisé entre le système de comptabilité d’un acheteur et le système de comptabilité d’un vendeur).
Le nombre de factures envoyées et reçues variait grandement d’un participant à l’autre. Les nombres de factures envoyées et reçues avaient tendance à être beaucoup moins élevés chez les participants du groupe des petites entreprises que chez les participants du groupe des moyennes entreprises, même s’il y avait un certain chevauchement dans les gammes.
L’utilisation du courriel pour l’envoi et la réception des factures était généralisée et importante. Très souvent, la facture est ajoutée au courriel en tant que pièce jointe, mais elle peut également se présenter sous la forme d’un lien qui fournit également au destinataire une option de paiement.
Les factures envoyées par la poste sont relativement rares, et aucun des participants n’envoie ou ne reçoit la majorité des factures par la poste. Cela laisse entendre que les communications au sujet de la facturation électronique devraient miser davantage sur les comparaisons avec l’envoi de factures par courriel qu’avec l’envoi de factures par la poste.
Une facture papier peut accompagner la livraison de biens, mais ce n’est pas toujours le cas. Parfois, seul un bordereau de suivi accompagne la livraison, et la facture est envoyée séparément par courriel. Des factures ou des reçus papier peuvent également être produits pour des biens achetés auprès de détaillants locaux.
On a relevé deux mécanismes utilisés par certains participants pour l’entrée directe des données de facturation dans le système de comptabilité d’un acheteur : 1) certains participants avaient comme clients de grandes entreprises qui exigeaient que les factures soient entrées dans un portail en ligne, et un participant semblait recevoir les factures au moyen d’un portail; 2) plusieurs participants faisaient appel à un tiers pour numériser les factures et transmettre les données à leur système de comptabilité.
L’étape la plus longue de l’envoi d’une facture est la compilation des données qui déterminent le montant et le contenu de la facture. L’étape la plus longue du traitement d’une facture entrante est la vérification et l’approbation de la facture, même si le temps requis peut varier considérablement, allant de quelques minutes à beaucoup plus. Le temps nécessaire pour entrer manuellement les données de facturation était habituellement exprimé en « minutes ».
Presque aucun des participants n’était au courant de la facturation électronique dans le sens prévu dans le cadre de ce projet. Lorsqu’on leur a demandé s’ils pensaient qu’ils utilisaient la « facturation électronique », ils ont presque tous répondu que c’était le cas, en raison de leur utilisation importante du courriel aux fins de facturation. Cela indique que du point de vue des communications, le terme « facturation électronique » est très susceptible d’être interprété comme désignant une réalité bien différente de celle prévue dans le cadre de ce projet.
Afin d’obtenir des réactions éclairées à l’égard de la facturation électronique, on a offert aux participants une présentation sur ce en quoi consiste la facturation électronique, son fonctionnement et la façon de la mettre en œuvre.
Immédiatement après la présentation, on a tenu un vote pour connaître le nombre de personnes qui envisageraient d’utiliser la facturation électronique au sein de leur entreprise. Il est à noter que l’on a demandé aux participants s’ils « envisageraient d’utiliser la facturation électronique », plutôt que de leur poser la question suivante, qui est plus forte : « Utiliseriez-vous la facturation électronique? » Dans l’ensemble, environ le quart des participants du groupe des petites entreprises et environ la moitié des participants du groupe des moyennes entreprises ont indiqué qu’ils envisageraient de le faire. Bon nombre de ceux qui ont indiqué qu’ils envisageraient d’utiliser la facturation électronique avaient certaines réserves. L’évaluation de la facturation électronique n’était donc pas toujours purement positive en fonction des renseignements fournis.
Sur le plan qualitatif, le meilleur indicateur de la probabilité d’être disposé à envisager la facturation électronique était le nombre de factures reçues par année : plus le nombre de factures reçues était élevé, plus cette probabilité était élevée. Cette observation aide à comprendre la proportion plus élevée de personnes intéressées chez les participants du groupe des moyennes entreprises par rapport aux participants du groupe des petites entreprises.
À la suite d’une discussion sur les avantages perçus et les préoccupations liées à la facturation électronique, on a de nouveau demandé aux participants de préciser leur intérêt général à envisager d’utiliser la facturation électronique au sein de leur entreprise. L’intérêt général avait peu changé. Dans certains groupes, on a posé la question en présentant une condition supplémentaire, soit supposer que l’utilisation de la facturation électronique était répandue au Canada. On a ajouté cette condition parce que l’une des raisons invoquées par bon nombre de participants pour expliquer le manque d’intérêt était la croyance selon laquelle l’utilisation de la facturation électronique a peu de valeur si la plupart des autres entreprises ne l’utilisent pas. L’ajout de la condition a donné lieu à une légère augmentation de l’intérêt. Le fait que l’ajout de cette condition n’ait eu qu’un effet relativement faible indique qu’il y avait d’autres problèmes importants perçus liés à la facturation électronique.
Dans le cadre d’une discussion ouverte, on a demandé aux participants de préciser les avantages que la facturation électronique pourrait offrir à leur entreprise, selon eux. Par la suite, on a procédé à une présentation et à une discussion sur cinq types d’avantages :
Augmente les économies de coûts
Améliore les délais de paiement
Réduit la fraude
Une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux
Encourage le commerce
De façon spontanée, les participants ont indiqué que la principale raison de leur intérêt à envisager d’utiliser la facturation électronique était qu’ils pourraient ainsi réduire le temps consacré à l’entrée manuelle des données liées aux factures entrantes. Ce facteur est lié à l’avantage suggéré « augmente les économies de coûts ». Certains participants estimaient que cet avantage n’était pas significatif pour leur entreprise : ils ne pensaient pas que les économies de coûts seraient importantes compte tenu de leur volume de factures et ils ont laissé entendre qu’il s’agirait d’un avantage plus important pour les grandes entreprises qui reçoivent un grand nombre de factures.
De façon spontanée, certains participants étaient d’avis que la facturation électronique pourrait faciliter le paiement des factures. Ce facteur était également l’essence de l’avantage suggéré « améliore les délais de paiement ». Les raisons de percevoir une possibilité d’accélération des délais de paiement comprenaient les suivantes : l’élimination de la période entre la réception de la facture et l’entrée des données; l’élimination de certaines factures perdues; l’incidence psychologique, dans la mesure où le destinataire sait que l’expéditeur sait que la facture a été reçue et entrée dans le système de comptabilité. La principale raison pour laquelle la majorité des participants ont dit qu’ils ne pensaient pas que la facturation électronique entraînerait une accélération des délais de paiement était qu’ils estimaient que les délais de paiement étaient fondés sur les facteurs suivants : a) les modalités de paiement énoncées sur la facture ou basées sur les habitudes de paiement du payeur; b) le flux de trésorerie du payeur et la question de savoir s’il dispose des fonds nécessaires pour effectuer le paiement.
La facturation électronique n’était généralement pas perçue comme offrant un avantage important en ce qui a trait à l’envoi de factures, avec une exception liée à la facilitation du paiement des factures. Certains participants ont indiqué qu’en tant qu’expéditeurs, ils aimaient avoir la certitude qu’une facture a été reçue et entrée dans le système de comptabilité de l’acheteur. Même si cet élément ne se traduit pas nécessairement par un paiement plus rapide, il a à tout le moins pour effet d’éliminer la perte de la facture comme motif ou excuse invoqué pour justifier le non-paiement.
Les participants n’ont pas vraiment mentionné spontanément les trois autres avantages suggérés (réduit la fraude, une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux et encourage le commerce).
On a relevé deux raisons principales invoquées par certains participants pour expliquer pourquoi l’élément « encourage le commerce » ne constituerait pas un avantage pour leur entreprise : leur entreprise exerce ses activités à l’échelle nationale et n’effectue pas d’échanges avec d’autres pays, ou ils font déjà affaire avec d’autres pays et leurs systèmes actuels fonctionnent bien à cette fin.
Utilisation non répandue de la facturation électronique : Un bon nombre de participants ont mentionné qu’ils étaient moins enclins à envisager de recourir à la facturation électronique en raison du fait que l’utilisation de cette méthode n’était pas répandue au Canada pour l’instant. À leur avis, si la plupart ou la totalité des entreprises ou des organisations avec lesquelles ils font affaire n’utilisent pas la facturation électronique, il n’y a aucun avantage à utiliser cette méthode et, par conséquent, aucune raison de payer pour l’obtenir.
Fonctionnement adéquat du système actuel : Les participants qui ne souhaitaient pas utiliser la facturation électronique ont souvent expliqué que la façon dont ils géraient la facturation fonctionnait bien pour l’instant et qu’ils ne voyaient pas de valeur ajoutée importante liée à l’utilisation de la facturation électronique. Cela laisse entendre que l’un des défis sera de convaincre ces entreprises que la facturation électronique est avantageuse. Il sera particulièrement difficile de relever ce défi dans le cas des entreprises qui reçoivent un nombre relativement faible de factures, car le traitement plus efficace des factures entrantes constituait le principal facteur d’intérêt à l’égard de la facturation électronique.
Préoccupations des participants concernant l’incidence sur la vérification des factures entrantes : Certains participants craignaient beaucoup que la facturation électronique nuise aux processus de vérification et d’approbation des factures entrantes. Les processus actuels de vérification et d’approbation commencent par une facture. Cependant, dans le cas de la facturation électronique, les renseignements sur la facture déjà entrés dans le système de comptabilité constituent le point de départ. Ces participants craignaient que des erreurs dans les factures passent inaperçues et que ces factures finissent par être payées. Essentiellement, ils craignaient que des factures reçues au moyen de la facturation électronique aillent directement dans les comptes créditeurs, sans examen ni approbation. Certains d’entre eux ont indiqué qu’ils devraient intégrer de nouveaux processus de vérification et d’approbation des factures. Par exemple, un participant a indiqué que le système de comptabilité aurait besoin d’un « réservoir » consacré aux factures entrantes afin de permettre de les examiner et de les approuver avant de les envoyer aux comptes créditeurs. Ces résultats laissent entendre que les communications au sujet de la facturation électronique devraient aborder la façon de vérifier et d’approuver les factures entrantes, et de le faire efficacement.
Préoccupations des participants concernant la modification d’une facture déjà envoyée ou reçue : Certains participants étaient préoccupés par le fait qu’avec la facturation électronique, il pourrait être difficile ou trop long de modifier une facture envoyée ou reçue lorsqu’elle a déjà été entrée dans le système de comptabilité. Essentiellement, cette préoccupation est liée au point précédent concernant la détection des erreurs dans le cadre de la facturation électronique : si une erreur est décelée, la préoccupation sera ensuite la difficulté de corriger l’erreur. Ces résultats laissent entendre que les communications au sujet de la facturation électronique devraient aborder non seulement la façon de vérifier et d’approuver les factures de façon efficace, mais aussi la façon de modifier efficacement les renseignements sur les factures, au besoin.
Préoccupations des participants concernant la sécurité du réseau de facturation électronique : Comme il a été mentionné ci-dessus, certains participants craignaient que le réseau de facturation électronique puisse être piraté. En fait, plusieurs participants ont fait valoir qu’un tel réseau serait une cible attrayante pour les pirates informatiques. Cela laisse entendre que l’un des défis à relever en matière de communication consistera à convaincre les entreprises que le réseau est sécurisé, surtout dans un environnement médiatique où les articles et les reportages sur le piratage de systèmes ne sont pas rares.
Préoccupations des participants concernant l’exactitude du codage des catégories de coûts : Quelques participants avaient des préoccupations au sujet de l’exactitude avec laquelle les coûts indiqués sur une facture seraient catégorisés dans le système de comptabilité, étant donné que personne n’assure l’entrée des données et la catégorisation des coûts manuellement.
Incidence du coût d’abonnement pour la facturation électronique : Dans la présentation donnée aux participants au sujet de la facturation électronique, on a dit aux participants que le coût était habituellement de 15 $ à 30 $ par mois, dans le cas des petites entreprises, et de 40 $ à 65 $ par mois, dans le cas des moyennes entreprises. Dans l’ensemble, le coût en soi ne semblait pas représenter un problème important. Les participants qui étaient disposés à envisager d’utiliser la facturation électronique ne se sont pas plaints du coût. Parmi les participants qui n’étaient pas intéressés, certains ont dit que le coût était trop élevé, mais nous avons l’impression que le problème ne se situait pas vraiment du côté des coûts, mais plutôt du côté de l’« optimisation des ressources » perçue. Autrement dit, ils considéraient que la facturation électronique était inutile ou presque pour eux et étaient donc contre le fait de payer quelque montant que ce soit pour l’obtenir.
Un petit nombre de participants estimaient que l’adoption généralisée de la facturation électronique passait nécessairement par une obligation de son utilisation de la part du gouvernement.
Quelques participants ont fait valoir que si l’on pouvait inciter les grandes entreprises à adopter la facturation électronique, les petites entreprises qui traitent avec ces entreprises seraient portées à faire de même.
De nombreux participants ont essentiellement suggéré que la facturation électronique soit offerte gratuitement ou, à tout le moins, moyennant un très faible coût :
Certains participants ont suggéré d’inciter les fournisseurs de logiciels ou de services de comptabilité à promouvoir l’utilisation de la facturation électronique auprès de leurs clients d’affaires. Cet effort pourrait comprendre des incitatifs visant à les encourager à offrir une période d’essai gratuite ou, de façon plus générale, un faible coût.
Dans une brève présentation aux participants au sujet de l’intérêt de l’Agence à l’égard de la facturation électronique, on a mentionné la réduction du fardeau de la déclaration de la TPS/TVH. Dans ce contexte, certains participants ont dit que ce serait une bonne chose. Toutefois, certains autres participants étaient moins favorables. Ils s’appuyaient notamment sur les raisons suivantes :
Valeur du contrat : 68 921,98 $ (y compris la TVH)
Attestation de neutralité politique
J’atteste, par les présentes, à titre d’agent principal de Sage Research Corporation, que les produits livrables se conforment entièrement aux exigences en matière de neutralité politique du gouvernement du Canada énoncées dans la Politique de communication du gouvernement du Canada et dans la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique. Plus précisément, les produits livrables ne comprennent pas d’information sur les intentions de vote électoral, les préférences quant aux partis politiques, les positions des partis ou l’évaluation de la performance d’un parti politique ou de ses dirigeants.
Rick Robson
Vice-président
Sage Research Corporation
La présente section décrit le processus de création, d’envoi et de réception de factures. Voici des observations sommaires sur les résultats :
Aucun des participants n’utilisait la facturation électronique sous la forme étudiée dans le cadre de cette recherche (c.-à-d. l’échange de données informatisé) pour envoyer des factures.
Le nombre estimatif de factures envoyées chaque année variait grandement parmi ceux qui ont offert une estimation. Parmi les participants du groupe des petites entreprises, plus de la moitié envoyaient 100 factures ou moins par année, et plus des trois quarts envoyaient 500 factures ou moins par année. Parmi les moyennes entreprises, plus des deux tiers envoyaient 100 factures ou plus par année, et environ la moitié envoyaient 1 000 factures ou plus par année.
La plupart des participants établissaient des factures à l’aide d’un logiciel de comptabilité ou de facturation ou d’un service en ligne, et plusieurs d’entre eux utilisaient parfois un logiciel ou un service et établissaient parfois des factures manuellement (c.-à-d. au moyen d’un logiciel de traitement de texte ou d’une feuille de calcul). Plusieurs participants n’avaient pas de logiciel ou de service à l’interne et établissaient toutes les factures manuellement. Il convient de noter qu’afin d’utiliser la facturation électronique pour envoyer des factures, l’expéditeur doit établir la facture au moyen d’un logiciel ou d’un service compatible. La compatibilité des logiciels ou des services avec la facturation électronique est toujours en cours de développement au Canada, mais les résultats indiquent que la plupart des participants pourraient éventuellement utiliser la facturation électronique pour envoyer et recevoir des factures, à condition que leur fournisseur de logiciels ou de services mette en œuvre un soutien en matière de facturation électronique.
Voici quelques observations sur les logiciels ou services utilisés :
Le courriel était largement et intensivement utilisé pour envoyer des factures. Tous les participants utilisaient au moins parfois le courriel pour envoyer des factures, et même lorsqu’ils utilisaient d’autres méthodes pour envoyer des factures, le courriel était la méthode la plus souvent utilisée. En ce qui concerne la façon dont le courriel était utilisé pour envoyer des factures :
Certains participants (tous faisant partie du groupe des entreprises de taille moyenne) ont indiqué qu’ils vendaient des biens ou des services à une grande entreprise qui les obligeait à utiliser un portail en ligne pour saisir les factures. Cette méthode est intéressante, car elle reproduit partiellement ce que fait la facturation électronique, c’est-à-dire que les renseignements sur la facture sont entrés directement dans le système de comptabilité de l’acheteur. Ces participants ont précisé qu’ils n’aimaient pas utiliser ces portails. Les raisons mentionnées étaient les suivantes : processus plus long que l’établissement d’une facture ordinaire (il faut faire le travail deux fois, soit une fois pour établir la facture pour soi-même et une autre fois pour entrer les renseignements dans le portail); manque de souplesse pour gérer les changements; nécessité de payer des frais mensuels pour utiliser le portail.
En ce qui concerne les autres méthodes d’envoi des factures :
On a demandé aux participants quel était l’aspect le plus long de la création et de l’envoi de factures. Pour presque tous les participants, il s’agissait du processus de compilation des renseignements permettant de déterminer le contenu de la facture et le montant en dollars. Le temps nécessaire peut varier en fonction de la complexité de la facture (p. ex., le nombre d’éléments) et de la façon dont la tenue des dossiers est automatisée ou organisée pour les renseignements à fournir. Voici d’autres tâches chronophages qui ont été mentionnées par un seul participant ou quelques-uns :
Certains participants ont indiqué qu’ils ajoutaient parfois à la facture des pièces jointes à l’appui. Au cours de la discussion ultérieure sur la facturation électronique, ce point n’a pas été soulevé par les participants (et on ne leur a pas posé de questions d’approfondissement à ce sujet), mais nous le mentionnons ici parce que cela pourrait faire l’objet d’une question chez les entreprises qui envisagent d’adopter la facturation électronique.
Aucun des participants n’utilisait la facturation électronique sous la forme étudiée dans le cadre de cette recherche (c.-à-d. l’échange de données informatisé) pour recevoir des factures.
Le nombre de factures reçues chaque année variait grandement parmi ceux qui ont offert une estimation. Parmi les participants du groupe des petites entreprises, la plupart recevaient moins de 500 factures par année, et environ les deux tiers recevaient 100 factures ou moins. Parmi les participants du groupe des moyennes entreprises, la plupart recevaient 100 factures ou plus par année, et environ le tiers recevaient 1 000 factures ou plus par année.
Tous les participants reçoivent des factures par courriel, et, dans le cas de presque tous les participants, c’est par ce mode de transmission qu’ils reçoivent la plupart de leurs factures.
En général, lorsqu’une facture est reçue, une certaine forme de vérification est effectuée, ainsi qu’une entrée manuelle de données. La vérification peut être minime pour les factures simples provenant de fournisseurs de confiance, ou prendre plus de temps pour les factures plus complexes. Par exemple, une facture entrante serait vérifiée par rapport à un bon de commande, s’il y en a un. Elle pourrait également être vérifiée par rapport aux biens ou aux services réellement reçus (p. ex., bordereau d’emballage). La facture peut être vérifiée pour y déceler les erreurs. La facture pourrait devoir être approuvée aux fins de paiement par un employé qui connaît bien la livraison des biens ou des services reçus.
Plusieurs participants utilisent un service tiers, qui numérise les factures et fournit les données dans un format compatible avec leur système de comptabilité. Pour ce faire, ils acheminent au service les factures envoyées par courriel. Cette méthode permet de reproduire partiellement la facturation électronique, dans la mesure où les données de la facture sont transmises au système de comptabilité.
Comme la plupart des factures sont transmises par voie électronique, elles sont également stockées par voie électronique. Si la facture est envoyée en format papier, cette facture papier est habituellement conservée. Certains participants ont indiqué qu’ils imprimaient une facture envoyée par courriel aux fins d’entrée de données et qu’ils pouvaient conserver la copie papier jusqu’à ce que la facture soit payée.
L’aspect le plus chronophage du traitement d’une facture entrante est peut-être le processus de vérification, même si, comme il a été mentionné, le temps nécessaire peut varier considérablement. Pour les factures simples provenant de fournisseurs de confiance, le processus de vérification peut prendre quelques minutes ou moins. Pour les factures plus complexes, lorsqu’il risque d’y avoir un écart entre les biens ou services facturés par rapport aux biens ou services reçus, ou lorsqu’il y a des erreurs dans la facture, le délai de traitement peut être beaucoup plus long.
Le temps nécessaire pour entrer manuellement les données de la facture est court. Les participants avaient de la difficulté à estimer le temps habituellement nécessaire, mais la plupart ont dit que c’était une question de minutes. Si certains participants avaient de la difficulté à fournir une estimation, c’est en partie parce que les factures pouvaient être entrées en lots par un commis comptable, et qu’ils n’envisageaient pas vraiment cette question sous l’angle du « temps par facture ».
Comme il a été mentionné dans la section précédente, aucun des participants n’utilisait la facturation électronique dans le sens prévu dans ce projet de recherche. Comme il a également été mentionné ci-dessus, chez ces participants, l’utilisation du courriel pour l’envoi et la réception de factures est généralisée et importante. Dans ce contexte, on a abordé le terme « facturation électronique » avec les participants. Plus précisément, on a demandé aux participants s’ils considéraient que leur entreprise utilisait la « facturation électronique ». Presque tous les participants ont répondu qu’ils pensaient qu’ils utilisaient la « facturation électronique ». Cela indique que du point de vue des communications, le terme « facturation électronique » est très susceptible d’être interprété comme désignant une réalité bien différente de celle qui est prévue dans le cadre de ce projet.
L’animateur a ensuite présenté une description de la facturation électronique composée de quatre diapositives et de notes connexes (voir l’annexe). Ces quatre diapositives étaient les suivantes : 1. La facturation électronique – De quoi s’agit-il?; 2. Facturation électronique : Comment ça marche?; 3. Exemple : Facture papier vs facture électronique; 4. Instaurer la facturation électronique.
Il est à noter que, selon la discussion qui a suivi, il était évident que cette définition de la facturation électronique était nouvelle pour presque tous les participants : ce n’était pas quelque chose qu’ils reconnaissaient, en général ou de manière précise, dans les entreprises avec lesquelles ils faisaient affaire. À la lumière du point ci-dessus au sujet de la probabilité élevée d’interpréter la « facturation électronique » comme un mode de facturation par courriel, cela met en évidence le défi de concevoir des communications claires au sujet de la facturation électronique. Comme il est décrit ci-dessous, ce manque de connaissance de la facturation électronique, dans le sens prévu ici, a également suscité l’une des principales préoccupations au sujet de la facturation, à savoir qu’il y a peu d’avantages à l’utiliser si peu d’autres entreprises l’utilisent.
Immédiatement après la présentation, l’animateur a tenu un vote pour connaître le nombre de personnes qui envisageraient d’utiliser la facturation électronique au sein de leur entreprise. Il est à noter que l’on a demandé aux participants s’ils « envisageraient d’utiliser la facturation électronique », plutôt que de leur poser la question suivante, qui est plus forte : « Utiliseriez-vous la facturation électronique? » Dans l’ensemble, environ le quart des participants du groupe des petites entreprises et environ la moitié des participants du groupe des moyennes entreprises ont indiqué qu’ils envisageraient de le faire. Bon nombre de ceux qui ont indiqué qu’ils envisageraient d’utiliser la facturation électronique avaient certaines réserves. L’évaluation de la facturation électronique n’était donc pas toujours purement positive en fonction des renseignements fournis.
Sur le plan qualitatif, le meilleur indicateur de la probabilité d’être disposé à envisager la facturation électronique était le nombre de factures reçues par année : plus le nombre de factures reçues était élevé, plus cette probabilité était élevée. Cette observation aide à comprendre la proportion plus élevée de personnes intéressées chez les participants du groupe des moyennes entreprises par rapport aux participants du groupe des petites entreprises. Toutefois, cet indicateur était loin d’être parfait. Des participants recevant relativement peu de factures par année (p. ex., de 50 à 100 par année) étaient intéressés, et des participants en recevant un grand nombre (1 000 ou plus) n’étaient pas intéressés.
À la suite d’une discussion sur les avantages perçus et les préoccupations liées à la facturation électronique, on a de nouveau demandé aux participants de préciser leur intérêt général à envisager d’utiliser la facturation électronique au sein de leur entreprise. L’intérêt général avait peu changé. Dans certains groupes, on a posé la question en présentant une condition supplémentaire, soit supposer que l’utilisation de la facturation électronique était répandue au Canada. On a ajouté cette condition parce que l’une des raisons invoquées par bon nombre de participants pour expliquer le manque d’intérêt était la croyance selon laquelle l’utilisation de la facturation électronique a peu de valeur si la plupart des autres entreprises ne l’utilisent pas. L’ajout de la condition a donné lieu à une légère augmentation de l’intérêt : plusieurs autres participants ont dit qu’ils envisageraient la facturation électronique pour leur entreprise. Le fait que l’ajout de cette condition n’ait eu qu’un effet relativement faible indique qu’il y avait d’autres problèmes importants perçus liés à la facturation électronique. Les avantages et les problèmes perçus sont décrits dans les deux prochaines sections.
Dans le cadre d’une discussion ouverte, on a demandé aux participants de préciser les avantages que la facturation électronique pourrait offrir à leur entreprise, selon eux. Par la suite, on a procédé à une présentation et à une discussion sur cinq types d’avantages :
Augmente les économies de coûts
Améliore les délais de paiement
Réduit la fraude
Une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux
Encourage le commerce
Ces cinq avantages ont d’abord été présentés sur une diapositive accompagnée de notes connexes (voir l’annexe). Ensuite, chaque avantage a fait l’objet d’une discussion. Aux fins de la discussion, le texte correspondant de la diapositive a été collé dans la boîte de clavardage afin que les participants puissent voir comment l’avantage a été décrit sur la diapositive. Il est à noter que dans la présentation initiale des cinq avantages, on a souligné qu’il s’agissait d’avantages démontrés de la facturation électronique (« Je vais vous montrer une liste de certains des avantages démontrés de l’utilisation de la facturation électronique »). De plus, l’introduction comprenait l’énoncé suivant : « Qui plus est, il y a eu plusieurs études réalisées par des organismes externes de renom et d’autres gouvernements qui ont documenté les avantages que nous présentons ici. »
Dans l’ensemble :
Réduction du temps consacré à l’entrée des données de facturation
Il s’agissait de la principale raison invoquée parmi les personnes disposées, dans l’ensemble, à envisager d’utiliser la facturation électronique au sein de leur entreprise. Certains participants (faisant partie principalement du groupe des petites entreprises) ont indiqué qu’ils pouvaient concevoir que la facturation électronique serait avantageuse pour les grandes entreprises qui traitent des volumes élevés de factures entrantes, mais qu’ils ne croyaient pas que l’incidence serait importante sur leur entreprise.
Autres avantages perçus de la facturation électronique pour le traitement des factures entrantes (mentionnés par au moins un participant) :
Réactions à l’avantage suggéré « augmente les économies de coûts »
À titre de référence, voici le contenu de la diapositive et les notes connexes :
Diapositive
Augmente les économies de coûts : La facturation électronique réduit les coûts de facturation d’environ 60 à 80 %, passant d’un coût moyen de 20 $ CA par facture papier à moins de 8 à 10 $ par facture électronique.
Notes
On estime que le vendeur et l’acheteur déboursent chacun environ 20 $ pour traiter une facture papier ou en format PDF par courriel. En revanche, il en coûte moins de 10 $ pour traiter une facture électronique. La différence est attribuable au temps économisé de ne pas avoir à traiter manuellement chaque facture.
On a demandé aux participants s’ils croyaient que la facturation électronique permettrait de réduire les coûts au sein de leur entreprise. Le résultat était à peu près le même qu’en ce qui concerne l’intérêt général à envisager d’utiliser la facturation électronique : environ le quart des participants du groupe des petites entreprises et environ la moitié des participants du groupe des moyennes entreprises ont dit qu’elle permettrait de réduire les coûts.
Réactions positives : Les participants qui ont dit que la facturation électronique permettrait de réduire les coûts ont convenu que le temps économisé grâce à l’élimination de l’entrée manuelle des données se traduirait par une réduction considérable des coûts. Il est intéressant de noter que de façon spontanée, la plupart des participants ont fait état du temps économisé, et non de l’argent économisé. Cela laisse entendre que, du point de vue des communications, l’« économie de temps » devrait être mise bien en évidence et, peut-être, être présentée comme le point principal plutôt qu’un point à l’appui (comme c’était le cas dans la présentation des avantages suggérés).
Autres réactions positives de la part d’un seul participant ou de quelques-uns :
Problèmes ou réactions négatives : Deux problèmes principaux ont été relevés :
Certains participants étaient d’avis que les économies de coûts seraient en grande partie compensées par les coûts de mise en place de la facturation électronique ou les coûts permanents liés au soutien de la technologie de l’information pour maintenir la facturation électronique. Il est à noter que, plus tôt au cours de la séance, dans le cadre de la présentation sur la facturation électronique, on avait dit ce qui suit aux participants (diapositive 3) :
Parlez à votre fournisseur de logiciel ou de service comptable pour savoir s’il est capable de faire de la facturation électronique ou s’il peut le devenir. Si c’est le cas, il va effectuer tout le travail pour vous connecter à un fournisseur de services de facturation électronique. Il pourra vous facturer un petit montant forfaitaire unique pour ce faire.
Il se peut qu’à ce stade de la discussion, ces participants aient oublié ces renseignements, ou qu’ils ne les croyaient pas vraiment à ce moment-là. Dans tous les cas, cela laisse entendre que les communications au sujet du coût de la facturation électronique devraient également comprendre des messages sur les coûts de mise en place et de maintenance.
Comme il est décrit plus loin dans la section sur les problèmes perçus liés à la facturation électronique, plusieurs participants craignaient que la facturation électronique nuise au processus de vérification et d’approbation des factures entrantes. Dans ce contexte, on a soutenu que la facturation électronique pourrait augmenter le temps de traitement de certaines factures en cas d’erreurs dans la facture, de données de facturation codées incorrectement dans le système de comptabilité ou de changements à apporter à la facture. L’idée est que cela pourrait augmenter le temps de traitement, car les problèmes sont détectés seulement après l’entrée des données dans le système de comptabilité, plutôt qu’avant, et qu’il faut donc plus de temps pour « régler » le problème.
Facilitation du paiement des factures
De façon spontanée, certains participants ont dit qu’ils étaient d’avis que la facturation électronique pourrait faciliter le paiement des factures. Avec aide, environ le quart des participants ont indiqué que la facturation électronique pourrait accélérer les délais de paiement pour leur entreprise. À cet égard, il n’y avait pas beaucoup de différence entre les participants du groupe des petites entreprises et ceux des moyennes entreprises.
Étant donné que les discussions spontanées et les discussions avec aide étaient similaires, les résultats sont combinés ici.
À titre de référence, voici le contenu de la diapositive et les notes connexes :
Diapositive
Améliore les délais de paiement : Une transmission plus rapide et un traitement plus rapide peuvent accélérer les délais de paiement.
Notes
Une transmission plus rapide de la facture et un traitement plus rapide de celle-ci par le destinataire peuvent entraîner une accélération des délais de paiement. Gardez cependant à l’esprit que la facturation électronique n’automatise pas le paiement. Le payeur conserve le plein contrôle du moment où une facture est payée et de la façon dont elle est payée.
Il est à noter que la deuxième phrase des notes a été ajoutée parce que, dans les premiers groupes, on avait constaté qu’il régnait un peu de confusion quant à la question de savoir si la facturation électronique permettait d’automatiser les paiements parce que les données de facturation étaient automatiquement ajoutées au système de comptabilité du destinataire.
Réactions positives : Voici les raisons invoquées par certains participants pour lesquelles ils pensaient que la facturation électronique pourrait faciliter le paiement des factures :
Problèmes ou réactions négatives : La principale raison pour laquelle la majorité des participants ont dit qu’ils ne croyaient pas que la facturation électronique entraînerait une accélération des délais de paiement pour leur entreprise était qu’ils ne pensaient pas que le délai de transmission et de traitement était le principal facteur du temps nécessaire pour payer une facture. Les délais de paiement sont plutôt fondés sur les facteurs suivants : a) les modalités de paiement énoncées sur la facture ou basées sur les habitudes de paiement du payeur; b) le flux de trésorerie du payeur et la question de savoir s’il dispose des fonds nécessaires pour effectuer le paiement. Dans ce contexte, certains participants ont expliqué que leur pratique actuelle consistant à envoyer les factures par courriel permettait déjà d’assurer une transmission rapide, et que peut-être seulement les entreprises qui envoient beaucoup de factures par la poste verraient un avantage à la facturation électronique (aucun des participants n’envoyait beaucoup de factures par la poste).
Réduit la fraude
Il est à noter que la notion de réduction de la fraude n’a pas vraiment été soulevée de façon spontanée.
À titre de référence, voici le contenu de la diapositive et les notes connexes :
Diapositive
Réduit la fraude : Le réseau de facturation électronique constitue un moyen plus sécuritaire que les factures envoyées par courriel ou par la poste.
Notes
La facturation électronique pourrait entraîner une réduction considérable de la fraude, en permettant de veiller à ce que seules les factures sécurisées et légitimes soient envoyées ou reçues dans les systèmes financiers d’une entreprise. Le réseau de facturation électronique constitue un moyen plus sécuritaire que le courriel, comme l’ont indiqué d’autres ministères gouvernementaux, comme le ministère du revenu d’Australie. Seuls les fournisseurs de services dignes de confiance et accrédités sont en mesure de transmettre des données de facturation, ce qui atténue le risque de demandes de factures frauduleuses ou d’interception. Les seules parties qui voient les factures électroniques sont les fournisseurs de logiciels, les acheteurs et les fournisseurs.
Seule une minorité plutôt faible de participants croyaient que la facturation électronique pourrait réduire le risque de fraude au sein de leur entreprise, et un nombre un peu plus élevé de participants du groupe des moyennes entreprises (environ le cinquième) étaient d’accord avec cette affirmation, par rapport aux participants du groupe des petites entreprises (environ le dixième).
Réactions positives :
Problèmes ou réactions négatives : Il y avait deux raisons principales pour lesquelles la majorité des participants ne pensaient pas que la facturation électronique réduirait le risque de fraude au sein de leur entreprise :
Une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux
Il est à noter que ce concept n’a pas vraiment été soulevé de façon spontanée.
À titre de référence, voici le contenu de la diapositive et les notes connexes :
Diapositive
Une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux : La facturation électronique peut être utilisée pour permettre à toutes les entreprises, dans tous les secteurs, de faire affaire avec de nombreux partenaires, peu importe leur taille, leur localisation ou le logiciel financier qu’elles utilisent au moyen de réseaux ouverts.
Notes
Une approche de facturation électronique basée sur des normes ouvertes signifie que toutes les entreprises, dans tous les secteurs, peuvent ouvrir leurs réseaux et faire des échanges commerciaux avec plusieurs partenaires, peu importe leur taille, leur localisation ou le logiciel financier que chacun utilise.
Environ le quart des participants du groupe des moyennes entreprises considéraient ce facteur comme étant un avantage pour leur entreprise, tandis qu’un seul participant du groupe des petites entreprises le considérait comme un avantage.
Réactions positives : Les raisons pour lesquelles les participants se montraient positifs étaient quelque peu diffuses. En effet, un seul participant ou quelques-uns ont cité chacun des éléments suivants :
Problèmes ou réactions négatives : La principale raison invoquée par ceux qui ne voyaient pas cet élément comme un avantage pour leur entreprise était qu’ils estimaient qu’ils pouvaient déjà faire affaire avec des entreprises de divers types et de diverses tailles, ainsi qu’avec des entreprises de différentes parties du monde. Ils ne voient pas comment la facturation électronique renforcerait la capacité qu’ils estiment déjà avoir.
Voici d’autres réactions :
Encourage le commerce
Il est à noter que ce concept n’a pas vraiment été soulevé de façon spontanée.
À titre de référence, voici le contenu de la diapositive et les notes connexes :
Diapositive
Encourage le commerce : La facturation électronique normalisée est maintenant largement utilisée. Plus de 65 pays ont déjà adopté des exigences communes pour l’envoi électronique de factures.
Notes
La facturation électronique normalisée est maintenant largement utilisée. Plus de 65 pays ont déjà adopté des exigences communes pour l’envoi électronique de factures.
Environ le tiers des participants du groupe des moyennes entreprises considéraient ce facteur comme étant un avantage pour leur entreprise, tandis que seulement quelques participants du groupe des petites entreprises le considéraient comme un avantage.
Réactions positives :
Problèmes ou réactions négatives : On a relevé deux raisons principales invoquées par certains participants pour expliquer pourquoi l’élément « encourage le commerce » ne constituerait pas un avantage pour leur entreprise :
Plusieurs participants ont indiqué qu’à leur avis, ce qui est beaucoup plus important pour les échanges avec d’autres pays, ce sont les relations que l’on établit avec les autres parties, et que la façon dont les renseignements sur les factures sont échangés n’est pas un facteur important.
Utilisation non répandue de la facturation électronique : Un bon nombre de participants ont mentionné qu’ils étaient moins enclins à envisager de recourir à la facturation électronique en raison du fait que l’utilisation de cette méthode n’était pas répandue au Canada pour l’instant. À leur avis, si la plupart ou la totalité des entreprises ou des organisations avec lesquelles ils font affaire n’utilisent pas la facturation électronique, il n’y a aucun avantage à utiliser cette méthode et, par conséquent, aucune raison de payer pour l’obtenir. Voici quelques résultats connexes :
Comme il a été mentionné précédemment, lorsque l’animateur a demandé aux participants de préciser leur intérêt en supposant une utilisation généralisée de la facturation électronique, plusieurs autres participants ont dit qu’ils seraient intéressés. Ces résultats permettent d’aboutir aux deux conclusions suivantes :
Fonctionnement adéquat du système actuel : Les participants qui ne souhaitaient pas utiliser la facturation électronique ont souvent expliqué que la façon dont ils géraient la facturation fonctionnait bien pour l’instant et qu’ils ne voyaient pas de valeur ajoutée importante liée à l’utilisation de la facturation électronique. Comme l’a dit un participant, selon lui, la facturation électronique est « une solution à un problème qui n’existe pas ». Cela laisse entendre que l’un des défis sera de convaincre ces entreprises que la facturation électronique est avantageuse. Il sera particulièrement difficile de relever ce défi dans le cas des entreprises qui reçoivent un nombre relativement faible de factures, car le traitement plus efficace des factures entrantes constituait le principal facteur d’intérêt à l’égard de la facturation électronique.
Préoccupations des participants concernant l’incidence sur la vérification des factures entrantes : Certains participants craignaient beaucoup que la facturation électronique nuise aux processus de vérification et d’approbation des factures entrantes. Les processus actuels de vérification et d’approbation commencent par une facture. Cependant, dans le cas de la facturation électronique, les renseignements sur la facture déjà entrés dans le système de comptabilité constituent le point de départ. Ces participants craignaient que des erreurs dans les factures passent inaperçues et que ces factures finissent par être payées. Essentiellement, ils craignaient que des factures reçues au moyen de la facturation électronique aillent directement dans les comptes créditeurs, sans examen ni approbation.
Certains d’entre eux ont indiqué qu’ils devraient intégrer de nouveaux processus de vérification et d’approbation des factures. Par exemple, un participant a indiqué que le système de comptabilité aurait besoin d’un « réservoir » consacré aux factures entrantes afin de permettre de les examiner et de les approuver avant de les envoyer aux comptes créditeurs. Certains participants ont fait remarquer qu’à l’heure actuelle, une facture qu’ils envoient ou qu’ils reçoivent doit d’abord être approuvée par une personne non comptable (soit la personne qui a autorisé l’achat, dans le cas d’une réception, soit l’acheteur à l’autre bout, dans le cas d’un envoi). Ces participants étaient préoccupés au sujet de la façon dont ces approbations par des personnes non comptables seraient traitées dans le cadre de la facturation électronique. Un autre problème mentionné par plusieurs participants concernait la vérification des factures entrantes par rapport aux bons de commande. Si tous les éléments inscrits sur le bon de commande ont été reçus, l’approbation est aussi simple que de faire correspondre la facture entrante au bon de commande correspondant. Toutefois, il arrive parfois que tous les éléments inscrits sur le bon de commande ne soient pas livrés. De plus, dans le cas d’un bon de commande complexe, il peut y avoir plusieurs livraisons et factures. Dans ces cas, le rapprochement d’une facture avec un bon de commande n’est pas suffisant, et il faut également établir un rapprochement avec les éléments livrés dans les faits. Encore une fois, les participants ont exprimé des préoccupations quant à la façon dont cela fonctionnerait avec la facturation électronique.
Ces résultats laissent entendre que les communications au sujet de la facturation électronique devraient aborder la façon de vérifier et d’approuver les factures entrantes, et de le faire efficacement. L’aspect « efficacité » est important afin de ne pas aller à l’encontre du point selon lequel la facturation électronique permet de gagner du temps sur le plan du traitement des factures. En ce qui concerne ce dernier point, plusieurs participants ont soutenu que la facturation électronique ne réduirait pas de façon significative le temps de traitement des factures entrantes, car un processus de vérification et d’approbation des factures serait quand même nécessaire.
Plusieurs participants ayant des volumes relativement faibles de factures entrantes ont expliqué qu’il était important pour eux de voir les factures en soi, car cela les aidait à comprendre ce qui se passe dans leur entreprise et à gérer celle-ci.
Préoccupations des participants concernant la modification d’une facture déjà envoyée ou reçue : Certains participants étaient préoccupés par le fait qu’avec la facturation électronique, il pourrait être difficile ou trop long de modifier une facture envoyée ou reçue lorsqu’elle a déjà été entrée dans le système de comptabilité. Essentiellement, cette préoccupation est liée au point précédent concernant la détection des erreurs dans le cadre de la facturation électronique : si une erreur est décelée, la préoccupation sera ensuite la difficulté de corriger l’erreur. Comme il a été mentionné plus tôt, certains participants avaient des clients qui exigeaient que les factures soient soumises à l’aide d’un portail en ligne, qui permettait vraisemblablement d’acheminer les données de facturation au système de comptabilité. Une plainte formulée par les participants au sujet de ces portails concernait le manque de souplesse dans le traitement des changements, et quelques participants ont fait remarquer que la facturation électronique pourrait présenter un problème semblable.
Ces résultats laissent entendre que les communications au sujet de la facturation électronique devraient aborder non seulement la façon de vérifier et d’approuver les factures de façon efficace, mais aussi la façon de modifier efficacement les renseignements sur les factures, au besoin.
Préoccupations des participants concernant la sécurité du réseau de facturation électronique : Comme il a été mentionné plus tôt, dans le cadre de la discussion sur l’avantage suggéré « réduit la fraude », certains participants craignaient que le réseau de facturation électronique puisse être piraté. En fait, plusieurs participants ont fait valoir qu’un tel réseau serait une cible attrayante pour les pirates informatiques. L’un des défis à relever en matière de communication consistera à convaincre les entreprises que le réseau est sécurisé, surtout dans un environnement médiatique où les articles et les reportages sur le piratage de systèmes ne sont pas rares.
Préoccupations des participants concernant les coûts de mise en œuvre et de maintenance : Comme il a été mentionné plus tôt, dans le cadre de la discussion sur l’avantage suggéré « augmente les économies de coûts », certains participants étaient d’avis que les économies de coûts seraient en grande partie compensées par les coûts de mise en place de la facturation électronique ou les coûts permanents liés au soutien de la technologie de l’information pour maintenir la facturation électronique.
Préoccupations des participants concernant l’exactitude du codage des catégories de coûts : Quelques participants avaient des préoccupations au sujet de l’exactitude avec laquelle les coûts indiqués sur une facture seraient catégorisés dans le système de comptabilité, étant donné que personne n’assure l’entrée des données et la catégorisation des coûts manuellement.
Incidence du coût d’abonnement pour la facturation électronique : Dans la présentation donnée aux participants au sujet de la facturation électronique, on a dit aux participants que le coût était habituellement de 15 $ à 30 $ par mois, dans le cas des petites entreprises, et de 40 $ à 65 $ par mois, dans le cas des moyennes entreprises. Dans l’ensemble, le coût en soi ne semblait pas représenter un problème important. Les participants qui étaient disposés à envisager d’utiliser la facturation électronique ne se sont pas plaints du coût. Parmi les participants qui n’étaient pas intéressés, certains ont dit que le coût était trop élevé, mais nous avons l’impression que le problème ne se situait pas vraiment du côté des coûts, mais plutôt du côté de l’« optimisation des ressources » perçue. Autrement dit, ils considéraient que la facturation électronique était inutile ou presque pour eux et étaient donc contre le fait de payer quelque montant que ce soit pour l’obtenir. Aucun participant n’a laissé entendre qu’il envisagerait d’utiliser la facturation électronique si le coût était réduit de X dollars (à moins, peut-être, que la valeur de X soit zéro).
Au cours de la dernière partie de chaque séance de discussion, on a montré aux participants une diapositive présentant des renseignements sur l’intérêt de l’Agence à l’égard de la facturation électronique (voir l’annexe). Ensuite, on a demandé aux participants de formuler des suggestions sur les renseignements ou les mécanismes de soutien qui pourraient inciter les entreprises à adopter la facturation électronique.
Il est à noter que le guide de discussion ne comprenait pas de questions sur les réactions à la diapositive sur l’intérêt de l’Agence à l’égard de la facturation électronique. La diapositive faisait référence à la possibilité que la facturation électronique réduise le fardeau de la déclaration de la TPS/TVH, et cette question est abordée plus en détail ci-dessous, dans la section « Mécanismes de soutien pour promouvoir l’adoption de la facturation électronique ». La diapositive indiquait également que la facturation électronique pourrait favoriser l’observation fiscale et la réduction de la fraude fiscale. En réponse à la diapositive, certains participants ont exprimé leur malaise à l’égard de l’accès éventuel de l’Agence aux renseignements sur leur entreprise par l’intermédiaire du système de facturation électronique. Il convient toutefois de noter que la diapositive ne comprenait aucun énoncé précis indiquant si l’Agence pourrait accéder aux renseignements dans le réseau de facturation électronique, ou comment ou dans quelles circonstances elle pourrait le faire.
On a demandé aux participants quels renseignements il serait important de fournir aux entreprises au sujet de la facturation électronique afin de les inciter à envisager ou à adopter cette méthode. En réponse à cette question, la plupart des participants se sont concentrés sur ce qui pourrait être fait pour inciter les entreprises à essayer la facturation électronique, plutôt que de répondre précisément à la question. Sans doute, les participants avaient déjà discuté des aspects de la facturation électronique qui seraient importants pour eux. Toutefois, en fonction des leçons tirées des parties précédentes de la discussion, voici quelques observations :
Dans l’un des groupes de discussion, la plupart des participants étaient particulièrement critiques à l’égard de l’Agence comme source de renseignements sur la facturation électronique. Ils étaient sceptiques quant à la mesure dans laquelle l’Agence privilégiait les intérêts des entreprises. Ils préféreraient obtenir des renseignements auprès d’entreprises du secteur privé, comme des fournisseurs de logiciels de comptabilité.
Mécanismes de soutien pour promouvoir l’adoption de la facturation électronique
Un petit nombre de participants estimaient que l’adoption généralisée de la facturation électronique passait nécessairement par une obligation de son utilisation de la part du gouvernement.
Quelques participants ont fait valoir que si l’on pouvait inciter les grandes entreprises à adopter la facturation électronique, les petites entreprises qui font des échanges avec ces entreprises seraient portées à faire de même.
De nombreux participants ont essentiellement suggéré que la facturation électronique soit offerte gratuitement ou, à tout le moins, moyennant un très faible coût :
Certains participants ont suggéré d’inciter les fournisseurs de logiciels ou de services de comptabilité à promouvoir l’utilisation de la facturation électronique auprès de leurs clients d’affaires. Cet effort pourrait comprendre des incitatifs visant à les encourager à offrir une période d’essai gratuite ou, de façon plus générale, un faible coût.
Quelques participants ont suggéré que des outils leur soient fournis pour leur permettre d’évaluer les avantages que leur entreprise pourrait tirer de l’adoption de la facturation électronique, notamment l’incidence sur les coûts.
Comme il a été mentionné précédemment, la diapositive sur l’intérêt de l’Agence à l’égard de la facturation électronique faisait référence à la réduction du fardeau de la déclaration de la TPS/TVH. Dans ce contexte, certains participants ont dit que ce serait une bonne chose. Toutefois, certains autres participants étaient moins favorables. Ils s’appuyaient notamment sur les raisons suivantes :
Groupes de discussion – Nombre, composition et emplacement
La recherche comprenait 10 séances de discussion en ligne d’une durée de deux heures :
| Groupe cible | Total | Est | Québec (FR) | Ontario | Prairies | C.-B. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Petite entreprise (de 1 à 9 employés) | 5 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Moyenne entreprise (de 10 à 249 employés) | 5 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Total | 10 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
Chaque groupe était constitué de 4 à 7 participants, pour un total de 59 participants (29 du groupe des petites entreprises, 30 du groupe des moyennes entreprises).
Recrutement et sources d’échantillonnage
Le recrutement pour toutes les séances en anglais a été effectué par Synchro Research. Le recrutement pour les groupes du Québec a été effectué par Ad hoc recherche. Le recrutement a été effectué par téléphone.
Les bases de données à option d’adhésion de Synchro et d’Ad hoc portant sur des personnes ayant fait part d’un intérêt et d’une volonté d’être contactées aux fins d’inclusion possible dans une étude de recherche ont servi de source d’échantillonnage.
Honoraires des participants
Les honoraires de tous les participants étaient de 175 $.
Participants qualifiés
Quel que soit le groupe, l’entreprise devait envoyer au moins 20 factures par année ou en recevoir au moins 20 par année. Le participant qualifié était la personne cadre de l’entreprise qui était responsable de la supervision des questions comptables et fiscales pour l’entreprise.
Les exclusions suivantes s’appliquaient :
Une grande variété de types d’entreprises ont été inclus dans la recherche.
Profil de l’échantillon
Voici un résumé du nombre de participants selon plusieurs aspects :
| Structure organisationnelle | Total (nombre) | Petites entreprises (nombre) | Moyennes entreprises (nombre) |
| Propriétaire unique | 18 | 13 | 5 |
| Société ou société de personnes | 41 | 16 | 25 |
| Nombre d’employés | Total (nombre) | Petites entreprises (nombre) | Moyennes entreprises (nombre) |
| 1 | 8 | 8 | - |
| De 2 à 4 | 12 | 12 | - |
| De 5 à 9 | 9 | 9 | - |
| De 10 à 49 | 17 | - | 17 |
| De 50 à 99 | 8 | - | 8 |
| De 100 à 249 | 5 | - | 5 |
| Manière dont l’entreprise traite la déclaration de revenus d’entreprise et d’autres formulaires d’impôt | Total (nombre) | Petites entreprises (nombre) | Moyennes entreprises (nombre) |
| Remplissons tous les formulaires d’impôt à l’interne | 17 | 9 | 8 |
| Un comptable ou un préparateur de déclarations de revenus est embauché | 42 | 20 | 22 |
| Soutien en matière de tenue de livres ou de comptabilité à l’interne* | Total (nombre) | Petites entreprises (nombre) | Moyennes entreprises (nombre) |
| Oui | 49 | 24 | 25 |
| Non | 10 | 5 | 5 |
* Les participants qui répondent « oui » à la question sur le soutien en matière de tenue de livres ou de comptabilité à l’interne comprennent ceux qui remplissent tous les formulaires d’impôt à l’interne.
Animateurs
Rick Robson a animé les séances de discussion en anglais. Sylvain Laroche a animé les séances de discussion en français.
Bonjour, je m’appelle ___________ de (Synchro Research/Ad hoc recherche), une compagnie de recherche en marketing.
| Préférez-vous continuer en français ou en anglais? Would you prefer that I continue in English or French? [Si la personne préfère parler anglais, utilisez le questionnaire anglais et continuez, ou dites ce qui suit, puis raccrochez et faites rappeler un collègue qui pourra poursuivre la conversation en anglais] We will call you back to continue this interview in English. Thank you. Goodbye. |
Tout d’abord, laissez-moi vous assurer que nous n’essayons pas de vendre quoi que ce soit. Nous organisons un projet de recherche pour le compte du gouvernement du Canada et, plus précisément, l’Agence du revenu du Canada. L’étude porte sur les pratiques de facturation des entreprises et les méthodes qu’elles utilisent à cette fin. Dans ce contexte, une « entreprise » pourrait signifier une compagnie ou un propriétaire unique.
Note au recruteur: Si un participant a besoin d’une validation qu’il s’agit d’un projet de recherche légitime, veuillez l’inviter à consulter le site www.canada.ca/por-cra ou : Angela Muma |
Puis-je parler à la personne cadre qui est responsable de superviser les questions comptables et fiscales de l’entreprise? Une fois la communication établie, présentez-vous de nouveau et demandez :
Êtes-vous la personne cadre dans votre entreprise qui est responsable ou qui partage la responsabilité de la supervision des questions comptables et fiscales?
Si « non » : Demandez à parler à la personne cadre dans l’entreprise qui est responsable ou qui partage la responsabilité de la supervision des questions comptables et fiscales.
Si « oui » :
Et quel poste occupez-vous dans l’entreprise?
____________________________________________________
Si l’entreprise devait prendre des décisions de haut niveau concernant un logiciel de comptabilité ou des services de comptabilité à utiliser par l’entreprise, seriez-vous susceptible de participer au processus décisionnel?
Si « non » : Remerciez le répondant et terminez l’entrevue.
Si « oui » : Continuez.
Une fois en communication avec la bonne personne, demandez :
Dans le cadre de ce projet de recherche, une personne comme vous est choisie pour s’asseoir avec cinq à sept autres personnes représentant différentes entreprises afin de recueillir leurs idées et opinions durant une discussion de groupe en ligne de deux heures. Vous recevrez un honoraire pour votre participation à la discussion de groupe en ligne.
[If prefers to continue in English for the Quebec French-language focus groups, ask:] The discussion will be held entirely in French, and participants will be asked to review and discuss written communication materials written only in French. Would you be comfortable doing this?
[Si préfère continuer en français pour les groupes de l’Ontario, des Prairies, du Pacifique ou de l’Atlantique qui seront dirigés en anglais, demandez :] La discussion se déroulera entièrement en anglais et nous demanderons aux participants de passer en revue du matériel de communication écrit en anglais seulement, puis d’en discuter. Seriez-vous à l’aise avec cela?
J’aimerais vous parler un peu plus en détail de cette étude pour voir si vous souhaitez y participer.
La discussion portera sur les pratiques de facturation dans les entreprises. Les sujets abordés seront les suivants : la manière dont les factures sont créées et envoyées, la manière dont l’entreprise traite les factures qu’elle reçoit et le rôle éventuel des méthodes numériques dans ces processus. Il vous sera également demandé de donner votre avis sur un éventuel processus automatisé de traitement des factures entrantes et sortantes.
Vous ne serez pas interrogé sur des factures spécifiques envoyées ou reçues par votre entreprise, mais uniquement sur des questions générales concernant la manière dont l’entreprise traite les processus liés aux factures.
Ni votre identité personnelle ni le nom de votre entreprise ne seront communiqués à l’Agence du revenu du Canada.
Les résultats de la recherche seront utilisés par l’Agence pour mieux comprendre comment les entreprises gèrent les processus liés aux factures entrantes et sortantes, et aussi ce que les entreprises peuvent penser d’un processus automatisé de traitement des factures.
Votre participation est volontaire, et la décision d’y participer n’aura aucun effet sur les négociations que les participants pourraient avoir avec le gouvernement du Canada. Toute l’information recueillie sera utilisée aux fins de recherche seulement conformément aux lois désignées pour protéger vos renseignements personnels. Toutes les opinions exprimées resteront anonymes et seront regroupées pour garantir qu’aucun individu ou entreprise particulier ne puisse être identifié. Puis-je continuer?
Merci. Je dois vous poser quelques questions pour voir si vous correspondez au type d’entreprise que nous recherchons pour cette recherche. Cela prendra environ six ou sept minutes.
| Note à l’intention du recruteur : Lorsque vous mettez fin à un appel avec quelqu’un, dites : Merci de votre collaboration. Nous avons déjà un nombre suffisant de participants dont le profil est semblable au vôtre. Donc, il nous est impossible de vous inviter à participer. |
1) Inscrivez le sexe (pas de quota) :
2) Inscrivez les régions (vérifiez les quotas)
3) Environ combien d’employés votre entreprise compte-t-elle? Aux fins de votre calcul, veuillez vous inclure, ainsi que tous les employés à temps plein et permanents à temps partiel des établissements à la grandeur du Canada.
(Se qualifie pour les petites entreprises)
(Se qualifie pour les moyennes entreprises)
(Remerciez le répondant et terminez l’entrevue)
Quotas
Petites entreprises : essayez de recruter un mélange
Moyennes Entreprises : Quotas sur 7 recrutés :
4) Est-ce que vous-même ou une autre personne de votre foyer travaillez dans l’un des domaines suivants? (Lire la liste)
Si « oui » à l’un d’entre eux, remercier et terminer l’entrevue
5) J’ai quelques questions sur le nombre de factures envoyées et reçues par votre entreprise au cours d’une année typique. Je m’intéresse aux factures concernant les entreprises ou les organisations avec lesquelles vous traitez. Je n’inclus pas les factures que vous envoyez à des particuliers tels que des consommateurs.
5a) Tout d’abord, au cours d’une année typique, votre entreprise envoie-t-elle des factures à d’autres entreprises ou organisations?
5b) Et environ combien de factures votre entreprise envoie-t-elle à d’autres entreprises ou organisations au cours d’une année typique? Diriez-vous que vous envoyez... (lire la liste) :
5c) J’aimerais maintenant vous interroger sur les factures que votre entreprise reçoit d’autres entreprises ou organisations. Environ combien de factures votre entreprise reçoit-elle d’autres entreprises ou organisations au cours d’une année typique? Diriez-vous que vous recevez... (lire la liste) :
Pour être qualifié, il faut soit envoyer 20 factures ou plus par an (Q.5b) ou recevoir 20 factures ou plus par an (Q.5c). Si le répondant ne respecte pas cette qualification, remerciez-le et terminez l’entrevue.
Quota : Au moins 4 des 7 recrutés envoient 20 factures ou plus à Q.5b.
6) Quel est l’industrie ou le secteur d’activités de votre entreprise? Si elle exerce des activités dans plusieurs secteurs, veuillez indiquer le secteur principal. (Ne lisez pas la liste. Acceptez une seule réponse. Confirmez les résultats avec le répondant, au besoin.)
Inscrivez la réponse ici et classez-la ci-dessous :
__________________________________________________
Quotas : Pour chaque groupe :
7) Comment est structurée votre entreprise? Est-ce... (lire la liste)
Objectifs pour les petites entreprises :
Moyennes entreprises : pas de quotas
8a) Comment votre entreprise gère-t-elle la déclaration de revenus et les autres formulaires fiscaux? Faites-vous tout cela à l’interne ou embauchez-vous un comptable ou un autre préparateur de déclarations de revenus pour remplir ces formulaires fiscaux?
8b) Comptez-vous sur un soutien en matière de tenue de livres ou de comptabilité à l’interne?
9) Depuis combien de temps votre entreprise est-elle en activité? (Ne pas lire la liste)
Il ne reste que quelques questions à vous poser.
10) Avez-vous déjà participé à une entrevue en profondeur ou à une séance de discussion réunissant un petit groupe de personnes à qui on a demandé de discuter de différents sujets?
11a) De quels sujets avez-vous déjà discuté?
__________________________________________________________________________
(Liés à la comptabilité ou à la fiscalité : remercier le participant pour son temps et terminer l’entrevue)
11b) Et à quand remonte votre dernière participation à une entrevue ou à un groupe de discussion?
11c) Au cours des cinq dernières années, à combien d’entrevues en profondeur ou groupes de discussion avez-vous participé? Diriez-vous moins de cinq en tout ou diriez-vous cinq ou plus?
12) Pour ce groupe de discussion, vous devrez utiliser un ordinateur de bureau (desktop) ou un portable (laptop) pour vous connecter en ligne. Pour ce projet, vous ne pourrez pas utiliser de tablette ou de téléphone cellulaire.
Vous aurez besoin d’un accès Internet à haute vitesse et d’un endroit calme et tranquille.
Vous aurez également besoin d’une caméra Web (Webcam).
Serez-vous capable d’utiliser une caméra Web et un ordinateur de bureau ou un portable pour la discussion de groupe qui durera deux heures?
Y a-t-il d’autres raisons, comme un problème de vision ou d’ouïe qui rendraient difficile de voir à l’écran ou de comprendre les autres participants ou qui vous empêcheraient de pouvoir prendre part pleinement à ce groupe de discussion?
Terminez l’entrevue si la personne donne une raison telle qu’un problème de la vue ou de l’ouïe ou une difficulté à lire ou à écrire.
Permettez-moi de vous en dire un peu plus sur cette étude pour voir si vous souhaitez y participer.
13a) Il y a peut-être quelqu’un de l’Agence du revenu du Canada qui participe à ce projet qui observera la discussion. Cependant, il ne participera aucunement à la discussion et ne recevra ni votre nom ni le nom de l’entreprise. Les observateurs sont présents afin de recueillir des informations de première main à l’appui de cette étude. Cela vous est-il acceptable?
13b) La séance sera enregistrée sur vidéo. Ces enregistrements sont utilisés par la firme de recherche afin d’aider à analyser les résultats ainsi qu’à rédiger le rapport. Ils ne seront pas remis à l’Agence du revenu du Canada. Ni votre nom ni le nom de votre entreprise ne figureront dans le rapport de recherche. Cela vous est-il acceptable?
INVITATION
La séance de discussion se tiendra le [insérez la date], à [insérez l’heure locale du participant]. Seriez-vous disponible pour y participer?
Je vous remercie. Nous aimerions vous inviter à participer à la discussion de groupe qui durera deux heures. À la suite de votre participation au groupe de discussion, vous recevrez 175 $ pour vous remercier de votre participation.
Pour ce groupe de discussion, nous utiliserons le logiciel de discussion en ligne de la compagnie itracks (prononcer eye-tracks). Avant la séance de discussion, nous vous enverrons un lien vers le site Web de l’entreprise pour faire un contrôle de diagnostic, afin de vous assurer que vous n’aurez aucun problème de connexion à la plateforme lors de la séance de discussion. Veuillez vous assurer d’effectuer cette vérification avant la séance. Veuillez nous le faire savoir si vous rencontrez des problèmes.
La personne qui animera la discussion sera Rick Robson/Sylvain Laroche de Sage Research, une compagnie de recherche sur l’opinion publique.
Comme je vous l’ai mentionné plus tôt, cette étude est réalisée pour le compte de l’Agence du revenu du Canada.
Soyez assuré que votre nom ne sera pas divulgué à l’Agence et que votre décision de participer ou non n’aura pas d’incidence sur votre relation avec le gouvernement du Canada.
Acceptez-vous de participer?
Non : Remerciez le répondant et terminez l’entrevue.
| Région | Date | Type | Heure (HNE) | Heure locale |
|---|---|---|---|---|
| Ontario | Jeudi 22 avril | Petite entreprise | 19 h | 19 h |
| Ontario | Mardi 27 avril | Moyenne entreprise | 19 h | 19 h |
| Prairies | Mercredi 28 avril | Petite entreprise | 20 h | Man. : 19 h Sask. : 18 h Alb. : 18 h |
| Prairies | Jeudi 29 avril | Moyenne entreprise | 20 h | Man. : 19 h Sask. : 18 h Alb. : 18 h |
| Pacifique | Mardi 4 mai | Petite entreprise | 21 h | 18 h |
| Pacifique | Mercredi 5 mai | Moyenne entreprise | 21 h | 18 h |
| Atlantique | Mardi 4 mai | Petite entreprise | 17 h 30 | NN.-É. : 18 h 30 N.-B. : 18 h 30 Î.-P.-É. : 18 h 30 T.-N.-L. : 19 h |
| Atlantique | Mercredi 5 mai | Moyenne entreprise | 17 h 30 | NN.-É. : 18 h 30 N.-B. : 18 h 30 Î.-P.-É. : 18 h 30 T.-N.-L. : 19 h |
| Québec | Mardi 4 mai | Petite entreprise | 18 h 30 | 18 h 30 |
| Québec | Mercredi 5 mai | Moyenne entreprise | 18 h 30 | 18 h 30 |
Nous vous enverrons par courriel les instructions pour vous connecter au test de diagnostic et au groupe de discussion en ligne.
Comme nous invitons un petit nombre de personnes, votre participation est très importante pour nous. Si, pour une raison quelconque, vous n’êtes pas en mesure de participer, veuillez appeler afin que nous puissions vous remplacer. Vous pouvez communiquer avec nous au [inscrire le numéro de téléphone du recruteur]. Demandez à parler à [inscrire le nom de la personne-ressource]. Veuillez noter que vous ne pouvez pas envoyer quelqu’un d’autre à votre place si vous êtes dans l’impossibilité de participer.
Nous vous demandons de vous connecter à la discussion en ligne au moins 10 minutes avant le début de la rencontre. La discussion commencera exactement à [heure locale du participant].
Une personne de notre entreprise vous téléphonera d’ici deux ou trois jours pour confirmer ces détails. Nous avons donc besoin de vos coordonnées.
Nom :________________________________________________________________
Numéro de téléphone (soir) :_________ Numéro de téléphone (jour) :_________
Adresse courriel :______________________________________________________
Merci beaucoup!
Recruté par :__________________________________________________________
Confirmé par :_________________________________________________________
Remarque : Les documents de discussion comprenaient les quatre éléments suivants :
1) Introduction (15 minutes)
a) Présentez-vous : (Sylvain Laroche de Sage Research, une société d’études de marché indépendante). Ceci est une étude que nous effectuons pour le compte du gouvernement du Canada, plus précisément pour l’Agence du revenu du Canada (l’ARC).
Ce projet de recherche porte sur les pratiques de facturation des entreprises. Je m’intéresse tout particulièrement aux factures qu’une entreprise envoie à une autre entreprise ou à une organisation telle qu’un gouvernement. Nous ne discuterons pas des factures que vous pourriez émettre à un consommateur individuel.
Parmi les sujets, nous discuterons de la manière dont sont créées et envoyées les factures, comment votre entreprise traite les factures qu’elle reçoit et, s’il y a lieu, quel est le rôle, des méthodes numériques dans ces processus. Je solliciterai également vos opinions sur les processus automatisés pour le traitement des factures reçues et expédiées.
Je ne solliciterai pas votre opinion au sujet des factures spécifiques qui sont envoyées ou reçues par votre entreprise, mais je vous poserai plutôt des questions générales sur la manière dont votre entreprise traite les processus se rapportant aux factures.
Une chose que vous avez tous en commun est le fait que vous êtes associés à une entreprise et je discute avec vous en tant que femme ou homme d’affaires.
Les résultats de la recherche seront utilisés par l’ARC pour mieux comprendre comment les entreprises traitent les procédés se rapportant aux factures entrantes et expédiées ainsi qu’à ce que les entreprises pourraient penser des procédés automatisés de traitement les factures.
b) Passez en revue la procédure de discussion de groupe :
c) Avez-vous des questions?
d) Les participants se présentent : prénom seulement et nature de votre entreprise (ne dites pas le nom de l’entreprise)
2) Pratiques de facturation (20 minutes)
a) Pour débuter, j’aimerais savoir comment votre entreprise traite la facturation impliquant d’autres entreprises ou organisations. Je vais commencer par la création et l’envoi de factures. Comment votre entreprise crée-t-elle les factures destinées à d’autres entreprises ou organisations et comment envoyez-vous en fait ces factures? Dans ce contexte, je suis également intéressé aux logiciels ou services de comptabilité que vous utilisez dans le cadre de ce processus.
Approfondir : Dans une année typique, environ combien de factures envoyez-vous à des entreprises ou organisations?
Note au modérateur : Si les participants mentionnent l’impact de la COVID sur les affaires, notre principal intérêt porte sur la période avant la COVID, mais vous pouvez passer plusieurs minutes à discuter de l’impact de la COVID. Si jugé utile, vous pouvez dire aux participants qu’il y a d’autres recherches auprès des entreprises qui portentspécifiquement sur les impacts de la COVID.
[S’il y a une variété de façons d’envoyer] Est-ce que le moyen que vous utilisez pourenvoyer une facture affecte le délai pour vous faire payer ou pas vraiment? (par la poste par rapport à par voie électronique)
Quels aspects de la production des factures prennent le plus de temps?
b) Je vais maintenant discuter de l’autre aspect de la facturation, qui est la réception, le traitement et le classement des factures que votre entreprise reçoit d’autres organisations ou entreprises. Comment votre entreprise reçoit-elle ces factures, que faites-vous pour vérifier et traiter les factures et comment classez-vous les factures?
Approfondir : Dans une année typique, environ combien de factures votre entreprise reçoit-elle d’autres entreprises ou organisations?
Avez-vous une idée du temps requis pour traiter une facture typique ou pas vraiment?
Quels sont les aspects du traitement d’une facture qui prennent le plus de temps?
3) Connaissance de la facturation électronique (10 minutes)
NOTE : La manière dont ce sujet sera présenté et discuté dépendra, dans une certaine mesure, de ce que les participants auront dit à l’étape no 2
a) Un moyen de traiter la facturation entre les entreprises est la facturation électronique. Quelle est votre compréhension de la facturation électronique en ce qui concerne la manière dont les factures sont créées, envoyées et reçues?
b) [Demandez aux participants qui comprennent que la facturation électronique implique un échange de données informatisé (EDI) entre deux entreprises] Utilisez-vous ce type de facturation électronique dans votre entreprise [Portez tout d’abord votre attention sur les répondants qui disent « non »]
Si non : Votre entreprise a-t-elle considéré la possibilité d’utiliser la facturation électronique? Pour quelles raisons?
Si oui : [Si nécessaire :] Veuillez me décrire de manière un peu plus détaillée comment votre système de facturation est configuré.
4) Présentez la description de la facturation électronique (10 minutes)
NOTE : La manière dont ce sujet sera présenté et discuté dépendra, dans une certaine mesure, de ce que les participants auront dit à l’étape no 3
Je vais maintenant vous décrire ce qu’est la facturation électronique et comment elle fonctionne. Lorsque j’aurai terminé, je vous demanderai ce que vous en pensez. Je vais vous demander quels pourraient être, selon vous, les avantages pour votre entreprise de recourir à la facturation électronique, quels défis ou difficultés vous pensez que votre entreprise aurait à affronter si elle utilisait la facturation électronique et, globalement, dans quelle mesure votre entreprise pourrait être intéressée à utiliser la facturation électronique.
[Lisez le script des diapositives 1 à 6]
5) Réactions à la description de la facturation électronique (45 minutes)
a) D’après les informations que j’ai présentées, combien d’entre vous envisageraient d’utiliser la facturation électronique dans votre entreprise? (Prenez un vote)
Note au modérateur : Si/lorsque les participants mentionnent le fait que l’utilisation de la facturation électronique n’est pas très répandue comme obstaclle à leur intérêt à utiliser la facturation électronique, alors:
b) Je vais vous demander d’une part quels pourraient être, selon vous, les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise, et, d’autre part, quels pourraient en être les défis ou les difficultés pour votre entreprise. Commençons par les avantages. Selon vous, quels pourraientêtre les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise?
c) Je vais vous montrer une liste decertains des avantages démontrés de l’utilisation de la facturation électronique, et j’aimerais connaître vos opinions sur chacun d'eux. [Présentez la diapositive 6/script]
Discutez des réactions à propos de chacun des avantages de la diapositive 6.
d) D’après vous, quels pourraient être les défis ou les difficultés pour que votre entreprise obtienne ou utilise la facturation électronique? Je dois vous dire qu’à l’heure actuelle, la facturation électronique est largement utilisée par des entreprises de toutes tailles dans de nombreux autres pays (comme l’Union européenne, l’Amérique latine, l’Australie, etc.), mais pas aussi largement par les petites entreprises au Canada.
e) Les principales solutions de facturation électronique sont de l’ordre de 15 $ à 30 $ par mois pour les petites entreprises et de 40$ à 65$ par mois pour les moyennes entreprises. J’aimerais savoir ce que vous pensez de ces coûts.
Note au modérateur : ces coûts reflètent les coûts d’abonnement aux outils de comptabilité Sage.
f) Globalement, maintenant que nous avons beaucoup parlé des avantages et des inconvénients de la facturation électronique, dans quelle mesure votre entreprise serait-elle intéressée à envisager l’utilisation de la facturation électronique?
6) Les actions que l’ARC peut prendre pour encourager la facturation électronique (15 minutes)
Lisez le script pour la diapositive 7.
a) Quels renseignements aimeriez-vous obtenir de la part de l’ARC lorsque vous communiquez avec les petites et moyennes entreprises au sujet de la facturation électronique?
Approdondir : Au sujet de la façon dont la facturation électronique fonctionne ou comment en apprendre plus ce sujet
Sur la façon d’implanter la facturation électronique
Sur les avantages de la facturation électronique
b) Quels types de soutien les entreprises aimeraient-elles obtenir de l’ARC ou d’ autres ministères ou agences gouvernementales pour encourager l’adoption de la facturation électronique?
7) OPTIONNEL (si le temps le permet)
J’aimerais prendre les quelques dernières minutes pour parler de quelque chose de totalement différent, et qui n’est pas relié à la facturation électronique. Nommément, j’aimerais savoir ce que vous pensez globalement de la façon dont le Gouvernement du Canada a supporté les enterprises pendant la pandémie de la COVID-19?
La question est : Qu’est-ce que le Gouvernement du Canada a bien fait en termes de support aux petites et moyennes entreprises, comme la vôtre, et qu’est-ce qu’il aurait pu faire de mieux?
8) Conclusion (5 minutes)
Nous avons presque terminé. Avant de conclure, voulez-vous mentionner quoi que ce soit en lien avec ce dont nous avons discuté?
Merci de votre présence ce soir et d’ avoir exprimé vos opinions.
Diapo 1: La facturation électronique – De quoi s’agit-il?
La facturation électronique est l’échange numérique automatisé de renseignements sur les factures, directement entre les systèmes comptables et opérationnels d’un acheteur et d’un fournisseur, par l’intermédiaire d’un réseau de facturation électronique sécurisé.
Diapo 2: Facturation électronique : Comment ça marche?
(Image: Service ou système de comptabilité de l’expéditeur à Facturation électronique Fournisseur de services A à Facturation électronique Fournisseur de services B à Service ou logiciel de comptabilité de l’acheteur)
Diapo 3: Exemple : Facture papier vs facture électronique
(Image: Processus facture papier: crée une facture à imprimer à poster à livrer à vérifier à saisie manuelle de données à recevoir)
(Image: Processus facture électronique: crée une facture (vendeur) à Facturation électronique à recevoir (acheteur)
Diapo 4: Instaurer la facturation électronique
Comment puis-je instaurer la facturation électronique?
Combien cela coûte-t-il?
Diapo 5: Facturation électronique : Comment ça marche?
(Image: Service ou système de comptabilité de l’expéditeur à Facturation électronique Fournisseur de services A à Facturation électronique Fournisseur de services B à Service ou logiciel de comptabilité de l’acheteur)
Notes
Afficher la diapo 1:
L’ARC a donné la définition suivante de la facturation électronique. La facturation électronique est l’échange numérique automatisé de renseignements sur les factures, directement entre les systèmes comptables et opérationnels d’un acheteur et d’un fournisseur, par l’intermédiaire d’un réseau de facturation électronique sécurisé.
J’ai trouvé cette définition un petit peu difficile à bien saisir, alors je vais vous donner une explication plus longue. Ceci prendra plusieurs diapositives.
Afficher la diapo 2:
Alors, comment fonctionne la facturation électronique? Dans ce processus, nous avons un expéditeur qui envoie une facture et un acheteur qui reçoit la facture.
Premièrement, l’expéditeur créé une facture à l’aide de son propre logiciel comptable ou de son service de comptabilité en ligne.
Deuxièmement, son logiciel ou son service de comptabilité envoie la facture électroniquement au fournisseur de services de facturation électronique.
Troisièmement, les données de facturation sont transmises électroniquement au fournisseur de services de facturation électronique de l’acheteur.
Et finalement, le fournisseur de services de facturation électronique de l’acheteur transmet les données de la facture directement dans le logiciel ou service comptable de l’acheteur.
Afficher la diapo 3:
Sur cette diapositive, je vous montre un exemple qui compare le processus de facturation papier avec le processus de facturation électronique.
Avec le processus de facturation papier: vous créez la facture soit manuellement ou à l’aide d’un logiciel ou d’un service comptable, vous l’imprimez, vous la mettez dans une enveloppe et vous la postez ou, dans le cas d’un PDF, vous l’envoyez par courriel. L’entreprise qui reçoit la facture, ouvre l’enveloppe ou le courriel, vérifie la facture, puis saisit les données de la facture manuellement dans son système ou dans le logiciel ou le service comptable qu’elle pourrait utiliser.
Avec un processus de facturation électronique, on n’a pas besoin de papier ou de PDF. La facture est créée électroniquement et envoyée directement à partir du logiciel ou du service comptable de l’expéditeur. L’acheteur reçoit la facture directement dans son propre logiciel ou service comptable. Parce que la transmission se fait directement dans le système de l’acheteur, on n’utilise pas de PDF ou de courriel.
Afficher la diapo 4:
Alors, comment une entreprise obtient-elle la facturation électronique?
Parlez à votre fournisseur de logiciel ou de service comptable pour savoir s’il est capable de faire de la facturation électronique ou s’il peur le devenir. Si c’est le cas, il va effectuer tout le travail pour vous connecter a un fournisseur de services de facturation électronique. Il pourra vous facturer un petit montant forfaitaire unique pour ce faire.
Vous pouvez soit utiliser un fournisseur de service qu’il vous recommande ou en choisir un vous-même.
En termes de coûts, le coût de l’abonnement dépend de variables telles que le volume de factures, la taille de l’entreprise, le logiciel de comptabilité et le fournisseur de services que vous choisissez. Cependant, il y a un certain nombre d’options rentables pour les petites et moyennes entreprises.
Pour les petites enterprises, le coût se situerait typiquement entre 15$ et 30$ par mois.
Pour les moyennes entreprises, le coût se situerait typiquement entre 40$ et 65$ par mois.
Afficher la diapo 5 (même que la diapo 2 Comment ça marche?), et retourner au guide de discussion
Diapo 6: Avantages de la facturation électronique
Notes
La facturation électronique comporte beaucoup d’avantages pour les enterprises en simplifiant et en automatisant l’échange et le traitement des factures.
Qui plus est, il y a eu plusieurs études réalisées par des organismes externes de renom et d’autres gouvernements qui ont documenté les avantages que nous présentons ici.
Augmente les économies de coûts:
On estime que cela coûte environ 20 $, tant au vendeur qu’à l’acheteur, pour traiter une facture papier ou une facture PDF. Par opposition, cela coûte moins de 10 $ pour traiter une facture électronique. La différence est attribuable au temps sauvé en n’ayant pas à traiter manuellement chaque facture.
Note au modérateur:
Réduit la fraude:
La facturation électronique a le potential de réduire grandement les fraudes en s’assurant qu’on envoie ou qu’on reçoive seulement des factures sécuritaires et légitimes dans les systèmes financiers des entreprises. Le réseau de facturation électronique fournit un canal de communication plus sûr et plus sécuritaire que les courriels, comme l’ont indiqué par les ministères d’autres gouvernements comme le ministère du revenu d’Australie. Seuls les fournisseurs de services fiables et accrédités sont capables de transmettre des données de facturation. Ceci atténue le risque de demande ou d’interception de factures frauduleuses. Les seules parties qui voient la facture électronique sont les fournisseurs de logiciels, les acheteurs et les fournisseurs.
Améliore les délais de paiement :
Une transmission plus rapide de la facture et un traitement plus rapide de celle-ci par le destinataire peuvent entraîner des délais de paiement plus rapides. Gardez cependant à l’esprit que la facturation électronique n’automatise pas le paiement. Le payeur demeure en plein contrôle du moment et de la manière dont les factures sont payées.
Une connexion unique, plusieurs échanges commerciaux:
Une approche de facturation électronique basée sur des normes ouvertes signifie que toutes les entreprises, dans tous les secteurs, peuvent ouvrir leurs réseaux et faire des échanges commerciaux avec plusieurs partennaires, peu importe leur taille, leur localisation ou le logiciel financier que chacun utilise.
Encourage la commerce:
La facturation électronique normalisée est déjà largement utilisée. Plus de 65 pays ont déjà adopté des exigences communes pour l’échange électronique de factures.
Diapo 7: L’Agence du Revenu du Canada (l’ARC) et la facturation électronique
Notes