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Sondage repère sur les communications internes - 2008

ROP 458-07
Date du contrat : 3 mars 2008

Numéro du contrat : 08170-070684/001/CY

Préparé pour :
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Édifice Lester B. Pearson
1 25. promenade Sussex
2^e étage, Tour C
Ottawa (Ontario) K1A 0G2
Kevin.Chappell@international.gc.ca

Résumé

Ce rapport présente les résultats d'une recherche effectuée par téléphone et en ligne auprès de 700 employés du MAECI du 29 mars au 29 avril 2008. Les objectifs de la recherche étaient d'établir des indices de référence pour les communications internes au sein du Ministère, de définir les différents véhicules de communication que les employés doivent utiliser pour obtenir de l'information, de connaître les méthodes de communication qu'ils préfèrent et d'évaluer de nouvelles initiatives de communication mises en ouvre (ou à l'essai) par l'unité des communications internes. Les principaux résultats qui ressortent de la recherche sont les suivants :

• Dans l'ensemble, les employés croient qu'ils sont bien informés sur les enjeux et les initiatives (21 % d'entre eux se croient très bien informés et 63 %, assez bien informés). Un peu plus d'un employé sur dix croit qu'il n'est pas très bien informé, ce qui indique que les approches adoptées par l'unité pour diffuser l'information réussissent habituellement à joindre le public cible.
• Parallèlement, le degré de satisfaction à l'égard des communications est relativement élevé. Près de neuf employés sur dix affirment être très ou assez satisfaits des communications internes. Ce résultat est lié au précédent, à savoir que la plupart des employés croient trouver l'information qu'ils cherchent au moins la plupart du temps.
• La recherche révèle clairement que le site intranet du Ministère est la ressource la plus souvent utilisée pour obtenir de l'information. En fait, parmi les employés sondés, plus de huit sur dix disent utiliser le site intranet à cette fin. Huit employés sur dix sont indéniablement très ou assez satisfaits du site intranet. Les autres ressources utilisées par la moitié des employés ou moins sont notamment les messages pour diffusion générale, les courriels et le bouche-à-oreille.
• Les employés indiquent des domaines pour lesquels ils ne croient pas recevoir suffisamment d'information. Ces domaines se concentrent principalement sur les fonctions organisationnelles telles que les modifications aux politiques du gouvernement fédéral, les décisions du comité exécutif, les Nouvelles des Ressources humaines, les changements ministériels, de même que les réalisations des employés.
• Les employés font la distinction entre les informations qui doivent selon eux leurêtre transmises directement et celles qui doivent être disponibles. Les informations essentielles qui doivent selon eux leur être transmises directement comprennent entre autres les informations organisationnelles, par exemple les changements et les initiatives ministériels, les avis administratifs et les nouvelles des ressources humaines. En majorité, les employés croient que toutes les autres informations doivent être disponibles, mais qu'il n'est pas nécessaire qu'elles leur soient transmises directement.
• Il est clair que les employés aiment la méthode actuellement utilisée pour les messages à diffusion générale et ceux qui souhaitent une révision sont peu nombreux. En ce qui concerne les assemblées générales, près de six employés sur dix disent avoir participé à au moins l'une de ces assemblées et la plupart les ont trouvées très ou assez informatives.
• Quatre employés sur dix ont lu le magazine Our World/Notre Monde. La plupart des employés croient qu'il s'agit d'un document de communication bien écrit et d'une bonne longueur. Ils indiquent que le magazine peut faire l'objet d'améliorations quant à sa fréquence, à son efficacité, à sa publication en temps opportun et à l'intérêt du contenu.

Dans l'ensemble, ces données laissent entendre que les communications internes fonctionnent plutôt bien. En examinant les domaines où des améliorations sont proposées, nous suggérons au MAECI de concentrer son attention sur les domaines pour lesquels les employés n'ont pas l'impression de recevoir suffisamment d'informations : les informations qui se rapportent précisément aux décisions du comité exécutif ainsi qu'aux décisions et aux politiques à l'échelle gouvernementale, les nouvelles des ressources humaines et les réalisations des employés. Plusieurs employés ne croient pas recevoir suffisamment de communications dans ces domaines. Quant à la méthode de diffusion, nous recommandons au MAECI de transmettre ce genre d'informations directement aux employés plutôt que de les mettre à leur disposition, puisqu'il s'agit du véhicule de communication qu'une majorité d'employés disent préférer pour obtenir de telles informations.