Phase préalable à la demande

• Les employés associent systématiquement des émotions négatives à la période précédant la présentation de leur demande de mesures d’adaptation, la plus courante étant la crainte de la façon dont la demande sera perçue par leurs supérieurs et leurs collègues. Ces émotions négatives ont des conséquences sur le choix des employés de faire ou non une demande de mesures d’adaptation et sur le moment où ils la présentent. Souvent, les employés repoussent la demande jusqu’à ce qu’ils atteignent un « point critique » et ne parviennent plus à faire face à la situation, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur leur santé.
• Pour que la décision de demander une mesure d’adaptation plus tôt soit facile, les employés souhaitent que leurs collègues soient convaincus et ne doutent pas qu’ils cherchent à obtenir une mesure d’adaptation pour surmonter des obstacles en milieu de travail afin de pouvoir contribuer à leur plein potentiel, et non par paresse, manque de capacité ou désir de traitement préférentiel. Un autre obstacle pour les employés est le manque de clarté concernant le processus et la manière de l’amorcer.
• Les superviseurs reconnaissent également les difficultés liées aux conversations avec les employés sur les mesures d’adaptation en milieu de travail, ainsi qu’à la complexité du processus, qui sont toutes aggravées par une formation et un soutien insuffisant.

Phase d’évaluation

• Au cours de la phase d’évaluation, la grande majorité (neuf sur dix) des employés ont dû fournir des preuves à l’appui de la mesure d’adaptation nécessaire. Le principal défi lié au processus de demande de certificat médical est le manque de clarté des renseignements à fournir, qui conduit souvent à de multiples rendez-vous chez le médecin pour obtenir les renseignements acceptables. Les employés s’inquiètent notamment du fait que le processus d’évaluation officiel est trop lent et ne correspond pas aux circonstances de la demande (par exemple, l’évaluation de l’aptitude au travail comprend très peu d’aspects liés à la santé mentale). Dans les deux cas, l’on craint que les gestionnaires ne tiennent pas compte des résultats.
• Selon la perspective des superviseurs, l’un des principaux problèmes tient au fait que les formulaires médicaux et les formulaires d’évaluation ne produisent pas, au sujet des limitations fonctionnelles, les renseignements requis pour prendre la décision d’accorder ou de refuser une mesure d’adaptation.
• En fin de compte, les employés estiment qu’un processus qui les oblige à obtenir un certificat médical ou d’autres preuves témoigne d’un manque de confiance et de soutien; à moins qu’il n’y ait une raison objective et forte de mettre en doute la validité de la demande, elle devrait être approuvée par défaut. De nombreux superviseurs ont le même sentiment, notamment en ce qui concerne les mesures d’adaptation découlant d’une évaluation ergonomique.

Phase de décision et d’issue

• Parmi les demandes de mesures d’adaptation dont l’issue est connue, neuf sur dix sont approuvées et une sur dix est refusée (les cas dont l’issue n’est pas connue n’ont pas été pris en compte).
• Moins des deux tiers (64 %) des mesures d’adaptation approuvées sont entièrement en place à ce jour. En ce qui concerne les employés, le délai de mise en place de la mesure d’adaptation est un problème majeur qui peut aggraver leur état et limiter leur capacité à apporter une contribution pleine et entière. À cela s’ajoutent des retards pour chaque phase du processus, notamment le temps nécessaire pour obtenir des preuves (phase d’évaluation), recevoir une décision, mettre la mesure d’adaptation en œuvre, et se procurer et installer l’équipement nécessaire. Les superviseurs considèrent également que la lourdeur du processus d’achat est un point sensible et qu’une solution centralisée est nécessaire pour réduire les retards.
• Même si, selon cette enquête, la proportion de demandes de mesures d’adaptation refusées est relativement faible, elle est deux fois plus élevée chez les personnes qui ont des problèmes de santé mentale (21 %). Parmi les employés dont la demande a été refusée, peu disent avoir reçu suffisamment de renseignements pour comprendre la décision; de plus, beaucoup estiment que la perception négative de la direction concernant leur état ou leur handicap a joué un rôle dans la décision. Ces employés se voient forcés de faire un choix entre quitter leur poste (ou la fonction publique en général) ou poursuivre sans mesure d’adaptation. Les superviseurs des employés dont la demande a été rejetée disent généralement que les raisons du refus sont l’absence de preuve de la nécessité médicale d’une mesure d’adaptation ou l’incapacité de fournir la mesure d’adaptation dans les limites opérationnelles.

Processus global de l’adaptation

• Les employés qui ont choisi de répondre à cette enquête expriment un mécontentement généralisé (58 %) à l’égard du processus de mesures d’adaptation dans son ensemble. Tant les employés que les superviseurs qui ont répondu à l’enquête trouvent le processus complexe et difficile à gérer, et souhaiteraient un processus plus simple et plus centralisé, mené par des experts fonctionnels impartiaux. Les employés affirment également qu’ils ont besoin d’un représentant qui les aide à s’y retrouver dans le processus et agit en leur nom auprès des gestionnaires qui se montrent peu coopératifs ou antagonistes.

• Un autre obstacle important est la nécessité pour les employés de déposer plusieurs demandes ou de présenter un certificat médical ou d’autres preuves à maintes reprises pour la même mesure d’adaptation en raison d’un changement de poste, de bureau physique ou de superviseur. Les employés et les superviseurs sont favorables au programme proposé de « passeport d’adaptation » qui rendrait possible le transfert d’une mesure d’adaptation approuvée vers d’autres ministères ou postes.