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Accueil > Services de TPSGC > Achats et ventes > Les documents de publications et d'approvisionnement > Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels > Documents d'approvisionnement et procédures

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Documents d'approvisionnement et procédures

Introduction

L'information présentée sur ce site Web est aux fins d'utilisation par les agents de négociation des contrats du gouvernement du Canada.

Aperçu

Le but de ce site Web consiste à :

  1. donner un aperçu de la politique portant sur les documents uniformisés d'approvisionnement ministériels et les éléments essentiels dont il faut tenir compte pour mettre en application cette politique;
  2. fournir des conseils pour l'application et l'utilisation des documents uniformisés d'approvisionnement ministériels.

Contexte : importance de l'initiative pour le Ministère

Le Plan d'affaires de la Direction générale des approvisionnements précise que l'élaboration de documents uniformisés d'approvisionnement ministériels en langage clair constitue une initiative essentielle qui contribue aux priorités du Ministère.

AP-84 : Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels : Modifications aux modèles pour les besoins plus complexes, de complexité moyenne et les offres à commandes - biens, services ou les deux distribué le 28 mai 2007 (maintenant archivé parmi les avis relatifs aux politiques historiques).

AP-83 : Modèle uniformisé d'approvisionnement ministériel pour les besoins plus complexes de biens, de services ou les deux distribué le 19 mars 2007 (maintenant archivé parmi les avis relatifs aux politiques historiques).

AP-79 : Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels en langage clair : Offres à commandes – biens ou services distribué le 10 juillet 2006 (maintenant archivé parmi les avis relatifs aux politiques historiques).

AP-71 : Modèles uniformisés pour les documents d'approvisionnement en langage clair : marchés de faible valeur et de complexité moyenne distribué le 31 mars 2005 (maintenant archivé parmi les Avis relatifs aux politiques historiques).


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Consultation

Un groupe de travail qui est constitué de représentants de la Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement et des Services juridiques, dirige cette initiative. Il s'est penché sur une vaste gamme de questions relatives aux achats, en consultant divers intervenants, dont des représentants de la Direction générale des approvisionnements.

Incidence de la politique

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en place des documents uniformisés d'approvisionnement ministériels à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'approvisionnement concurrentiel ou non concurrentiel de biens, de services ou les deux à l'exception des travaux de construction et des services d'architecture et de génie. Les documents en langage clair comprennent :

  1. les modèles de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de faible valeur, de complexité moyenne et plus complexes;
  2. le modèle de demande d'offre à commandes;
  3. le modèle de demande d'arrangements en matière d'approvisionnement;
  4. les instructions uniformisées 2003 pour les demandes de soumissions concurrentielles;
  5. les instructions uniformisées supplémentaires 2003-1 pour des services ou produits de télécommunications seulement (à utiliser en conjonction avec 2003);
  6. les instructions uniformisées 2004 pour la demande de soumission non concurrentielle;
  7. les instructions uniformisées 2006 pour les demandes d'offres à commandes concurrentielles;
  8. les instructions uniformisées 2007 pour la demande d'offre à commandes non-concurrentielle;
  9. les instructions uniformisées 2008 pour les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement;
  10. les conditions générales 2005 pour les offres à commandes;
  11. les conditions générales 2029 pour les besoins de faible valeur
  12. les conditions générales 2010A pour les biens - complexité moyenne;
  13. les conditions générales 2010B pour les services professionnels – complexité moyenne;
  14. les conditions générales 2010C pour les services – complexité moyenne;
  15. les conditions générales 2020 pour les arrangements en matière d'approvisionnement;
  16. les conditions générales 2030 pour les besoins plus complexes de biens;
  17. les conditions générales 2035 pour les besoins plus complexes de services;
  18. les conditions générales 2040 pour les besoins de recherche et développement;
  19. les conditions générales supplémentaires 1028, 1029 et 4001 à 4008; et
  20. les procédures 2T-PROC1, 2T-PROC2 et 2T-PROC3.

La politique relative aux documents uniformisés d'approvisionnement ministériels figure au chapitre 4 du Guide des approvisionnements (GDA), section 4.15.1. Les documents et les procédures sont disponibles sur ce site et dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).


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Les objectifs

Les objectifs de cette politique consistent :

  1. à uniformiser la terminologie des achats;
  2. à simplifier le langage; et
  3. à assurer l'uniformité et la cohésion dans les documents d'approvisionnement publiés par le Ministère (p. ex. la présentation uniforme).

Pour pouvoir atteindre ces objectifs, on a constaté qu'il fallait adopter des modèles de demande de soumissions et de contrat, d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement pour l'approvisionnement concurrentiel ou non concurrentiel de biens, de services ou les deux.

Types d'achat

1.  Demande de soumissions et de contrat subséquent

Trois modèles de demande de soumissions et de contrats ont été identifiés pour l'approvisionnement concurrentiel ou non concurrentiel de biens, de services ou les deux :

  1. les besoins de faible valeur (soit de moins de 25 000 $ en tenant compte des taxes applicables);
  2. les besoins de complexité moyenne; et
  3. les besoins plus complexes.

Les modèles doivent être utilisés selon les paramètres suivants :

1.1. Modèle pour les besoins de faible valeur

Ce modèle s'applique pour :

  • les besoins dont les risques sont faibles;
  • les besoins pour lesquels les clauses et les conditions uniformisées s'appliquent de façon très prévisible;
  • les besoins estimés à moins de 25 000 $ (incluant toutes les taxes applicables);
  • les besoins dont les exigences et les caractéristiques sont uniformisées et bien définies;
  • les besoins pour lesquels on sélectionne la soumission avec le prix le plus bas; la méthode de sélection peut prévoir des critères obligatoires d'évaluation.

Voici quelques exemples qui entrent dans la catégorie des besoins de faible valeur : les achats par téléphone, les devis de produits préconfigurés, certains besoins de services, les besoins de pièces d'aviation commerciales en vente libre et les produits commerciaux en vente libre.

Ce modèle ne s'applique par pour :

  • les offres à commandes;
  • les arrangements en matière d'approvisionnement;
  • les travaux de construction et les services d'architecture et de génie;
  • les besoins de la Corporation commerciale canadienne;
  • la stratégie d'acquisitions et le programme des marchés réservés aux entreprises autochtones.

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1.2. Besoins de complexité moyenne

Ce modèle s'applique pour :

  • les besoins dont les risques sont moyens;
  • les besoins dont les exigences et les caractéristiques sont uniformisées et bien définies;
  • les besoins pour lesquels les clauses et les conditions uniformisées s'appliquent de façon prévisible;
  • les besoins qui pourraient donner lieu à un volume considérable de transactions;
  • les besoins pour lesquels les critères d'évaluation et la méthode de sélection sont établis d'après les critères d'évaluation relatifs aux prix et aux questions techniques.

Voici quelques exemples qui entrent dans la catégorie des besoins de complexité moyenne : produits commerciaux en vente libre, produits électriques et électroniques en vente libre, pièces de rechange commerciales pour les spécifications militaires en vente libre, besoins courants de services (par exemple l'enlèvement de la neige ou des déchets, le nettoyage, le lavage des vitres, la maintenance, etc.), et les besoins courants de gestion de l'information et de technologie de l'information.

Ce modèle ne s'applique pas pour :

  • les offres à commandes;
  • les arrangements en matière d'approvisionnement;
  • les travaux de construction et les services d'architecture et de génie;
  • les besoins de la Corporation commerciale canadienne;
  • les grands projets de l'État lorsque des accords juridiques sont utilisés et les besoins pour lesquels les clauses et les conditions uniformisées ne s'appliquent généralement pas et qui s'inscrivent entièrement dans le cadre d'une recherche stratégique prospective de solutions (par exemple certains besoins de gestion de l'information et de technologie de l'information, la Voie de communication protégée, le Marché en direct du gouvernement du Canada, le Projet des hélicoptères maritimes).

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1.3. Besoins plus complexes

Ce modèle s'applique pour :

  • les besoins dont les risques sont plus élevés comprenant une gamme d'éléments différents;
  • les besoins pour lesquels les soumissionnaires sont invités à proposer des façons novatrices de répondre à un besoin particulier;
  • les besoins comprenant des éléments complexes de propriété intellectuelle (par exemple des droits de brevet) ou des éléments de gestion des risques (par exemple des garanties d'exécution);
  • les besoins pour lesquels il faut effectuer certains travaux de développement et gérer le rendement; il peut s'agir de besoins portant sur la gestion de projets;
  • les besoins pour lesquels on prévoit que divers éléments seront considérés pour la sélection d'un entrepreneur (par exemple le prix, les critères techniques et les exigences financières).

Voici quelques exemples qui entrent dans la catégorie des besoins plus complexes : les besoins de recherche et de développement, les besoins de services élaborés et spécialisés, les besoins de gestion de l'information et de technologie de l'information, les besoins importants en matière d'aviation et l'achat d'équipement militaire élaboré.

Ce modèle ne s'applique pas pour :

  • les offres à commandes;
  • les arrangements en matière d'approvisionnement;
  • les travaux de construction et les services d'architecture et de génie;
  • les besoins de la Corporation commerciale canadienne;
  • les grands projets de l'État lorsque des accords juridiques sont utilisés et les besoins pour lesquels les clauses et les conditions uniformisées ne s'appliquent généralement pas et qui s'inscrivent entièrement dans le cadre d'une recherche stratégique prospective de solutions (par exemple certains besoins de gestion de l'information et de technologie de l'information, la Voie de communication protégée, le Marché en direct du gouvernement du Canada, le Projet des hélicoptères maritimes).

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2. Demande d'offres à commandes

Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent utiliser les documents uniformisés d'approvisionnement ministériels pour les demandes d'offres à commandes concurrentielles ou non concurrentielles de biens, de services ou les deux.  Les exigences relatives à la méthode d'approvisionnement de l'offre à commandes (OC) sont définies dans le Guide des approvisionnements, chapitre 3 (procédure 3.40).

Le modèle doit être utilisé selon les paramètres suivants :

Ce modèle s'applique pour :

  • les besoins pour les biens, les services ou les deux dont les exigences et les caractéristiques sont uniformisés et bien définis;
  • tous les besoins de biens, de services ou les deux, pour des offres à commandes lorsque l'une des conditions générales suivantes s'applique : 2029, 2010A, 2010B, 2010C, 2030, 2035 et 2040.

Ce modèle ne s'applique pas pour :

  • les arrangements en matière d'approvisionnement;
  • les travaux de construction et les services d'architecture et de génie;
  • les besoins de la Corporation commerciale canadienne.

3. Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement

Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent utiliser les documents uniformisés d'approvisionnement ministériels pour les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) concurrentielles de biens, de services ou les deux. Les exigences relatives à la méthode d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) sont définies dans le Guide des approvisionnements, chapitre 3 (procédure 3.45).

Le modèle doit être utilisé selon les paramètres suivants :

Ce modèle s'applique pour :

  • Des besoins de biens, services ou les deux qui seront achetés d'un groupe de fournisseurs préqualifiés :
    • lorsque tous les besoins sont achetés sur une base régulière; et
    • lorsque l'une des conditions générales suivantes s'applique : 2029, 2010A, 2010B, 2010C, 2030, 2035 ou 2040.

Ce modèle ne s'applique pas pour :

  • les offres à commandes;
  • les travaux de construction et les services d'architecture et de génie;
  • les besoins de la Corporation commerciale canadienne.

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Modèles d'approvisionnement et procédures

Les documents sont les suivants :

A. Faible valeur - Les documents pour les besoins de faible valeur concurrentiels ou non concurrentiels pour les biens, les services ou les deux sont les suivants :

B. Complexité moyenne - Les documents pour les besoins de complexité moyenne concurrentiels ou non concurrentiels pour les biens, les services ou les deux sont les suivants :

C. Besoins plus complexes - les documents pour les besoins plus complexes concurrentiels ou non concurrentiels pour les biens, les services ou les deux sont les suivants :

D. Demande d'offres à commandes - Les documents pour la demande d'offres à commandes concurrentielle ou non concurrentielle pour les biens, les services ou les deux sont les suivants :

E. Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement - Les documents pour la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement concurrentielle pour les biens, les services ou les deux sont les suivants :

Exigences de sécurité dans les demandes de soumissions de TPSGC

Renseignements à l'intention des agents de négociation des contrats de TPSGC

Les renseignements suivants donnent aux agents de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) des lignes directrices à suivre dans les cas où un besoin particulier contient des exigences de sécurité.

Dans ces cas, les agents de négociation des contrats doivent faire ce qui suit :

  1. Ils doivent examiner, en compagnie du client, la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) remplie et discuter à la fois de la pertinence de la classification demandée et du temps requis pour répondre aux exigences.
  2. Ils doivent aussi consulter la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) pour :
    1. discuter de la pertinence de la classification demandée, du délai et des options,
    2. lui faire parvenir la LVERS remplie de manière à obtenir les clauses qui s'appliquent au besoin.
  3. Ils doivent consulter la section intitulée « Instructions pour les soumissionnaires » ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements (par exemple au sujet de l'inscription et du transfert).
  4. Ils doivent également veiller à joindre une LVERS remplie aux documents de demande de soumissions.
  5. Les agents doivent ensuite faire parvenir un exemplaire final du contrat ou de l'offre à commandes à la DSIC.

Pour de plus amples renseignements sur les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organismes, veuillez visiter le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC). Les agents de négociation des contrats peuvent aussi communiquer avec la DSIC par téléphone au 613-948-4176 dans la région de la capitale nationale ou au 1-866-368-4646 (sans frais).


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Instructions pour les soumissionnaires

L'information suivante donne aux fournisseurs des lignes directrices à suivre lorsqu'il y a des exigences en matière de sécurité associées à une demande de soumissions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Les soumissionnaires et les sous-traitants qui ne répondent pas à l'une ou l'autre des exigences en matière de sécurité spécifiées dans la demande de soumissions de TPSGC devraient amorcer immédiatement le processus d'enquête de sécurité comme il est indiqué ci-dessous :

  1. Les soumissionnaires (incluant tout sous-traitant, s'il y a lieu) qui ne sont pas inscrits au Programme de sécurité industrielle (PSI) de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de TPSGC doivent demander à être inscrits au sein du PSI. Les soumissionnaires devraient soumettre la demande par courriel à l'autorité contractante identifiée dans la demande de soumissions de TPSGC. La demande doit inclure les informations suivantes :
    1. numéro de la demande de soumissions pour laquelle le parrainage est demandé;
    2. nom du soumissionnaire;
    3. adresse commerciale du soumissionnaire au Canada;
    4. numéros de téléphone et de télécopieur, et adresse électronique;
    5. nom du président, du PDG ou du contact;
    6. préférence pour la langue de communication (anglais ou français);
    7. numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA) du soumissionnaire.
  2. Les soumissionnaires qui sont déjà inscrits au PSI peuvent débuter l'inscription d'un sous-traitant. Le soumissionnaire doit faire une demande écrite à la DSIC afin d'amorcer l'inscription. Le soumissionnaire doit spécifier les exigences en matière de sécurité figurant dans la demande de soumissions et doit inclure les informations énumérées ci-dessus.
  3. Si un soumissionnaire qui est inscrit au PSI a des employés qui ont obtenu leur cote de fiabilité ou leur attestation de sécurité par l'entremise d'une autre compagnie, le soumissionnaire doit faire une demande pour reproduire cette cote ou cette attestation. Le soumissionnaire doit remplir et faire parvenir à la DSIC le formulaire 330-23, et doit indiquer la raison de la demande (dans ce cas-ci, une reproduction).
  4. Si un soumissionnaire qui est inscrit au PSI requiert une cote de fiabilité ou une attestation de sécurité pour un individu qui n'est pas un employé de sa propre entreprise , le soumissionnaire doit d'abord s'assurer que le consentement de l'individu a été reçu par la DSIC avant que la DSIC ne cède au soumissionnaire des renseignements relatifs à un tiers. Le site Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) fournira au soumissionnaire la marche à suivre pour les renseignements sur un tiers.
  5. Si le soumissionnaire désire proposer les services d'une personne qui a obtenu une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité émise par un ministère ou un organisme gouvernemental autre que la DSIC de TPSGC, il doit communiquer avec la DSIC et demander un transfert ou un duplicata de cette cote ou autorisation. La DSIC expliquera alors au soumissionnaire quelle est la marche à suivre.

Il faut noter que le temps requis pour compléter les enquêtes de sécurité peut varier selon le niveau de sécurité demandé. S'il est obligatoire de répondre aux exigences en matière de sécurité à la date de clôture des soumissions, le soumissionnaire doit noter que toutes les exigences en matière de sécurité doivent être satisfaites avant la date de clôture, incluant tout transfert ou duplicata de cote de fiabilité ou d'autorisation de sécurité.

Pour plus d'information relative aux enquêtes de sécurité sur le personnel et les organisations, veuillez visiter le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de TPSGC. Les soumissionnaires peuvent aussi communiquer avec la DSIC par téléphone au 1-866-368-4646 (sans frais) ou au 613-948-4176 dans la région de la capitale nationale.


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Analyse des instructions uniformisées et conditions générales

A. Nouvelles conditions générales – CCUA 08-01 en date du 2008-05-12

Les documents de référence comprennent une comparaison entre les nouvelles conditions générales (version 2008-05-12) et les conditions générales précédentes (version 2007-11-30).

Les documents suivants comprennent une comparaison entre les conditions générales pour les besoins plus complexes (2030 et 2035) et les conditions générales pour les besoins de complexité moyenne (2010A et 2010B) afin d'aider les agents de négociation des contrats à établir quelles conditions générales utilisées pour les biens (2030 ou 2010A) et pour les services professionnelles (2035 ou 2010B).

B. Historique des instructions uniformisées et des conditions générales

Ces documents de référence fournissent l'origine de chaque section reproduite dans les documents suivants ainsi que des commentaires importants sur certaines sections;

  • les instructions uniformisées 2003 version du 31 mars 2005
  • les instructions uniformisées 2006 version du 10 juillet 2006
  • les conditions générales 2029 et 2010 version du 31 mars 2005
  • les conditions générales 2005 version du 10 juillet 2006

Ces documents de référence sont à titre d'information seulement et ne seront pas mis à jour pour refléter tout changement fait aux instructions uniformisées et aux conditions générales.


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C. Tableaux comparatifs des conditions générales

Veuillez consulter les «  tableaux comparatifs » pour diverses conditions générales. Ces documents de référence comprennent une comparaison de diverses conditions générales par rapport à la version 2005-06-10 des conditions générales 2029 et 2010.


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Questions fréquemment posées

Voir les questions et réponses.

Résumé des révisions

Les révisions effectuées aux modèles, aux instructions uniformisées et aux conditions générales figurent dans le manuel du CCUA, sous Résumé.

Consulter : CCUA Résumé.

Prochaines étapes

La Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement est responsable de la mise à jour de tous les documents uniformisés d'approvisionnement dans le cadre de cette initiative visant le langage clair. Tous les changements qui seront apportés à ces documents seront publiés dans les prochaines mises à jour du guide des CCUA et sur ce site Web.

Pour de plus amples renseignements

Veuillez communiquer avec outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca, Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement.

Date de modification : 2012-11-23

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Avis importants