Document d'information sur la SNACN : Refus de la demande de prolongation de deux mois de la clôture des soumissions

Le 30 juin 2011

Lorsqu'il prend des décisions au sujet de demandes de prolongation des périodes de soumissions, le Canada examine la valeur intrinsèque des demandes et, ce faisant, tient compte, entre autres éléments : du bien-fondé de la demande, son caractère raisonnable et son incidence sur les besoins opérationnels et le processus d'approvisionnement du pays. Les principes d'équité, d'ouverture et de transparence sont fondamentaux et sont appliqués de manière uniforme du début jusqu'à la fin du processus de la SNACN.

Ces mêmes principes ont servi à orienter la décision du Comité de gouvernance des sous-ministres. Le processus décisionnel a été observé par le surveillant de l'équité indépendant, à qui on a fait appel pour superviser le processus de la SNACN. Le surveillant a déclaré que : « après avoir observé la réunion du Comité de gouvernance des sous-ministres sur la SNACN et examiné l'analyse écrite préparée pour la réunion, je suis d'avis, en tant que surveillant de l'équité, que la procédure établie a été respectée lors de la prise de décision concernant la demande de prolongation de la clôture des soumissions relativement à la SNACN et qu'il n'y a pas eu de lacune au chapitre de l'équité. »

Lors de l'examen de la justification de la demande de prolongation, nous nous demandons :

• Les contraintes ont-elles été imposées par le Canada?
• Les contraintes ont-elles été imposées au soumissionnaire de manière externe pour des raisons indépendantes de sa volonté?
• Les contraintes pouvaient-elles être contrôlées par le soumissionnaire?

Lors de l'évaluation du caractère raisonnable, voici certains des facteurs généraux dont nous tenons compte :

• L'industrie a-t-elle été consultée à propos de l'exigence?
• L'industrie a-t-elle été consultée relativement à la période de soumission initiale?
• Le Canada a-t-il répondu rapidement aux questions posées pendant la période de soumission?

Les répercussions dont il faut tenir compte sont notamment :

• Le coût supplémentaire possible;
• Les retards par rapport au calendrier des exigences opérationnelles;
• L'incidence sur la concurrence;
• La crédibilité et l'intégrité du processus d'approvisionnement.

La SNACN sert de modèle pour illustrer comment des approvisionnements complexes peuvent être gérés au bénéfice de toutes les parties. Le processus suivi jusqu'à maintenant pour la SNACN démontre avec succès comment les soumissionnaires peuvent travailler de concert avec le Canada. Cela nous a permis de déterminer les principales échéances et étapes et de rédiger une demande de propositions qui expose clairement les besoins du Canada et aide toutes les parties à parvenir à une conception commune de ces besoins. Grâce à cette approche de collaboration, amorcée dès le début de ce projet d'approvisionnement, nous avons pu respecter toutes les étapes convenues du projet dans les délais qui avaient été impartis.

Il est important de souligner que les échéances pour la réalisation du processus de la SNACN ont été établies il y a plus d'un an. La SNACN a été annoncée en juin 2010, après une consultation de l'industrie qui a marqué le début du processus en juillet 2009. La Demande d'expression d'intérêt et de qualification a ensuite été diffusée en septembre, et les chantiers navals présélectionnés ont été annoncés en octobre. Cinq réunions ont été tenues avec tous les répondants lors de l'élaboration de la demande de proposition entre octobre 2010 et janvier 2011. Les grandes lignes, de même que les exigences précises, sont établies depuis de nombreux mois.

Dans notre évaluation du caractère raisonnable, nous avons soulevé le fait que le Canada a consulté les soumissionnaires éventuels au sujet de la durée appropriée de la période de soumission avant que la demande de propositions soit publiée en février 2011. Les commentaires qui nous ont été transmis par tous les soumissionnaires éventuels indiquaient que la date de clôture devait se situer en mai 2011. Néanmoins, le Canada a décidé d'accorder aux soumissionnaires deux mois de plus que ce qu'ils avaient jugé nécessaire pour soumettre leurs propositions. Nous avons voulu faire en sorte que tous les soumissionnaires disposent de suffisamment de temps pour bien préparer leurs propositions. Nous avons dû aussi mettre en œuvre des engagements contractuels pour appuyer le processus d'évaluation des soumissions. La prolongation demandée aurait eu pour résultat de retarder le processus du 7 juillet 2011 à décembre 2011.

Le Canada est d'avis que le haut degré de consultation des soumissionnaires au sujet du contenu et de l'échéancier de la demande de propositions ainsi que l'empressement du Secrétariat à répondre aux questions qui ont été posées durant la période de soumissions démontrent que les actions du Canada jusqu'à présent sont tout à fait raisonnables. La demande de prolongation arrive à un moment très tardif du processus.

Un autre facteur important que nous avons pris en considération est l'incidence de la prolongation proposée sur le calendrier des projets prévus dans le cadre de la SNACN et sur les travaux de construction navale connexes. En effet, dans le cadre de la SNACN, des projets de construction navale approuvés sont actuellement en attente et ne peuvent aller de l'avant tant que le processus d'approvisionnement n'est pas terminé. La prolongation de deux mois de la clôture des soumissions qui est demandée retarderait encore davantage ces projets importants et entraînerait des coûts supplémentaires majeurs pour le Canada. Nous en sommes donc venus à la conclusion que le fait d'accorder la prolongation demandée aurait sur l'administration de la SNACN des conséquences financières et opérationnelles importantes et inacceptables.

Toutefois, l'examen détaillé des coûts et des répercussions sur les programmes liées à cette prise de décision permet au Canada d'accorder une prolongation de deux semaines. Il s'agit du maximum de flexibilité disponible pour le Canada sans encourir des coûts et/ou causer une incidence inacceptable sur le processus de la SNACN. Cette prolongation est autorisée dans le but de maximiser la concurrence dans le meilleur intérêt des contribuables canadiens.