Annexe D – Protocole et normes pour les services d'aide temporaire (SAT) visant les utilisateurs désignés et les fournisseurs

Lexique des noms, termes et phrases :

• Client = utilisateurs désignés
• Utilisateur ministériel = Employé du gouvernement fédéral ayant accès au Système en direct pour les SAT
• TPSGC = Responsable d'OC ou d'AA
• Mise de côté et annulation = Mettre une OC de côté ou suspendre un AA
• Système = Système en direct pour les SAT
• Aide temporaire = SAT

Dans le cas où le ministère utilisateur désigné, les fournisseurs ou les détenteurs d'OC ne respectent pas le présent document, on pourrait retirer leurs accès à cette méthode d'approvisionnement, ou les écarter pour un certain temps.

Section I : Renseignements généraux

1. Maintenance du Système

Sauf lors des situations d'urgence, un avis sera affiché sur le site Web afin de renseigner les utilisateurs sur les activités de maintenance prévues.

2. Divulgation des renseignements

Si une OC ou un AA est établi, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) divulguera les renseignements connexes sur le site intranet ou Internet du gouvernement fédéral. Le fournisseur ou le détenteur d'une OC consent à la divulgation des renseignements confidentiels suivants contenus dans son OC ou AA :

1. les modalités de l'OC ou de l'AA;
2. le numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA) du fournisseur ou du détenteur d'OC, son nom, ainsi que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l'adresse électronique de son représentant;
3. le taux horaire ferme hebdomadaire pour chaque classification approuvée pour lesquelles les services peuvent être rendus.

Le Système comprendra aussi d'autres renseignements généraux à l'intention des utilisateurs désignés.

Les renseignements contenus dans le Système sont mis à la disposition de toute personne ayant accès aux sites intranet et Internet du gouvernement fédéral, notamment au fournisseur ou au détenteur d'OC, leurs employés, agents ou préposés, et au fournisseur ou au détenteur d'OC acceptés identifiés dans le Système.

Le fournisseur ou le détenteur d'OC reconnaît et accepte qu'il n'aura aucun droit de réclamation contre le Canada, le ministre, l'utilisateur désigné, leurs employés, agents ou préposés en ce qui a trait à la divulgation des renseignements contenus dans le Système.

3. Fermeture des bureaux du gouvernement

Lorsque le personnel du fournisseur ou du détenteur d'OC offre des services dans les locaux du gouvernement conformément à une commande subséquente ou à un contrat établi avec un utilisateur désigné et que ces locaux ne sont plus accessibles parce qu'on a évacué ou fermé les bureaux du gouvernement, le fournisseur ou le détenteur d'OC sera payé pas plus d'une (1) semaine de travail, aux taux réguliers applicables, comme précisé dans la commande subséquente ou le contrat. Pour ce faire, le fournisseur ou le détenteur d'OC doit soumettre en même temps que sa facture une attestation, contresignée par le personnel affecté, précisant que :

• le fournisseur ou le détenteur d'OC n'a pas reçu tout autre paiement de tout autre client, y compris le gouvernement, pendant la période de fermeture;
• le personnel affecté a été ou sera payé aux taux auxquels il avait droit lorsque les services ont été fournis comme requis dans la commande subséquente ou le contrat.

Remarque : Il n'existe aucune garantie que les mêmes aides temporaires seront disponibles lorsque les bureaux du gouvernement seront rouverts.

Section II : Renseignements à l'intention des utilisateurs désignés

1. Fractionnement des marchés

La politique du Conseil du Trésor (CT) sur les SAT interdit strictement le fractionnement des marchés. Le fractionnement des marchés est la pratique de diviser inutilement un besoin regroupé en plusieurs petits contrats (attributions) afin de se soustraire aux contrôles sur la durée des attributions ou aux pouvoirs d'approbation des contrats.

2. Embauche obligatoire

Selon la politique du CT, l'embauche obligatoire est strictement interdite.

L'embauche obligatoire est la pratique selon laquelle des ministères ou des organismes fédéraux demandent aux entreprises de porter à l'effectif des personnes précisées, qui sont affectées à la fourniture de services de ces ministères ou organismes sous contrat.

Le Système en direct pour les SAT ne doit pas être utilisé par les ministères ou les organismes fédéraux pour les ententes en matière de dotation d'employés occasionnels, nommés pour une période déterminée ou indéterminée. Cela comprend la modification d'une commande subséquente ou d'un contrat afin de contourner la disposition susmentionnée. Le Système en direct pour les SAT doit être utilisé par les utilisateurs désignés uniquement pour établir des commandes subséquentes ou des contrats pour des SAT au nom des ministères ou des organismes fédéraux.

3. Changement de contrat à la demande de la ressource d'aide temporaire

La ressource d'aide temporaire est un employé ou un sous-traitant du fournisseur ou du détenteur d'OC.

Particulièrement, des tentatives par les ressources d'aide temporaire, les fournisseurs ou les détenteurs d'OC visant à convaincre les responsables de l'aide temporaire de changer de fournisseur ou de détenteur d'OC sont inappropriées et seront rejetées. De plus, ces tentatives seront portées à l'attention du responsable de l'OC ou de l'AA.

Les utilisateurs désignés n'ont pas le droit de diriger une personne vers un fournisseur ou un détenteur d'une OC, ou encore, de négocier ou d'imposer le taux de rémunération des ressources d'aide temporaire du fournisseur ou du détenteur d'OC.

4. Retenue salariale des ressources d'aide temporaire

Selon les modalités de chaque commande subséquente ou contrat résultant d'une OC ou d'un AA, le fournisseur ou le détenteur d'une OC assume l'entière responsabilité de tous les paiements et de toutes les retenues relatives aux aides temporaires, conformément à l'assurance-emploi, au régime d'indemnisation des accidentés du travail, à l'impôt sur le revenu, au Régime de pensions du Canada ou à d'autres programmes adoptés en vertu d'une loi du gouvernement, ainsi que toute autre déduction requise en vertu des lois provinciales et fédérales applicables. Un ministère ou un organisme fédéral n'assumera en aucun cas cette responsabilité.

5. Annulation d'une commande en vue d'en émettre une nouvelle

En aucun cas, les utilisateurs des ministères fédéraux ne peuvent annuler une commande et émettre de nouveau la même commande afin d'obtenir des taux différents.

6. Ententes en matière de dotation

Les frais seront payés par le ministère des utilisateurs désignés et/ou par les responsables des aides temporaires ayant établi les ententes en matière de dotation d'employés occasionnels, à période déterminée ou indéterminée auprès du détenteur d'OC préqualifié/fournisseur des ressources d'aide temporaire avant la prestation de 20 semaines complètes de service. Les frais suivants seront facturés à tout utilisateur désigné qui établit une entente en matière de dotation avec une ou des ressources d'aide temporaire, immédiatement après ou pendant la commande subséquente ou le contrat dont la durée est inférieure à 20 semaines consécutives :

Veuillez noter que les frais susmentionnés ne s'appliquent pas dans les cas où la ressource a obtenu un poste par le biais d'un processus de dotation ouvert et concurrentiel.

• Affectation de 18 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 2 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 16 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 4 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 14 semaines  et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 6 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 12 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 8 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 10 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 10 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 8 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 12 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 6 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 14 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 4 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 16 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
• Affectation de 2 semaines et plus jusqu'à un maximum de 20 semaine à partir du début des services : des frais de transfert de 18 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.
•  Affectation de 0 et plus jusqu'à un maximum de  2 semaines à partir du début des services : des frais de transfert de 20 % fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d'aide temporaire.

Aux fins de la présente clause, le salaire annualisé offert à la ressource de SAT correspond au salaire de départ annuel du poste offert par le ministère à la ressource de SAT, en vigueur au moment de l'offre. Cela ne comprend pas les primes au rendement / incitatifs, les primes au bilinguisme, les augmentations de salaire à la suite des conventions collectives ou toute autre augmentation possible.

Par exemple, une ressource de SAT à qui l'on offre un emploi temporaire, de durée déterminée ou de durées indéterminées, débutant au niveau 1 de PG 2, aurait un salaire annualisé de 50 502 $. Lorsque le poste est fondé sur un taux horaire, ce taux horaire serait annualisé, multiplié par 1 950 (7,5 heures par jour), et ensuite multiplié par le pourcentage des frais de transfert applicables (p. ex. 18,00 $ / heure x 1950 heures = 35 100 $, et si la ressource est embauchée au seuil des cinq semaines, 35 100 x 16 % = 5 616 de frais de transfert).

Veuillez noter que les frais susmentionnés ne s'appliquent pas dans les cas où la ressource a obtenu un poste par le biais d'un processus de dotation ouvert et concurrentiel.

7. Présentation des candidats

Il s'agit de la pratique de réclamer les services d'aide temporaire d'une personne précise.

La « présentation de candidats » est une pratique acceptable uniquement selon la composante relative aux OC et uniquement une fois que le fournisseur a été sélectionné conformément aux étapes de sélection établies.

Par exemple, après avoir obtenu un résultat de recherche selon la composante relative aux OC du Système en direct pour les SAT, si le fournisseur avec les taux les plus bas a confirmé la disponibilité d'au moins une ressource qui répond aux exigences de l'utilisateur ministériel (p. ex. : aucun nom n'a été précisé par l'utilisateur ministériel) et que le fournisseur a été sélectionné conformément aux étapes de sélection, l'utilisateur ministériel peut demander une ressource en particulier. Si le fournisseur ne peut offrir les services de la ressource demandée, cela ne permet pas à l'utilisateur ministériel d'avoir recours à un autre fournisseur ou de ne pas y avoir recours du tout.

8. Changement de classification et de niveau de classification

Le fournisseur ou le détenteur actif de l'OC ou leurs ressources n'ont pas le droit de surclasser les exigences d'une commande subséquente ou d'un contrat précis. Le fournisseur ou le détenteur actif de l'OC doit fournir les services d'une ressource qui répond aux exigences en matière de classification et de niveau de classification demandées par l'utilisateur désigné.

Par exemple, si un utilisateur désigné demande un commis de niveau intermédiaire, le fournisseur ou le détenteur actif de l'OC ne peut pas offrir pas les services d'un commis de niveau supérieur. Si le fournisseur ou le détenteur d'OC n'est pas en mesure de fournir les services de la ressource demandée par l'utilisateur désigné, ce dernier devra envoyer une demande aux autres fournisseurs ou détenteurs actifs d'OC, jusqu'à ce que l'on trouve une ressource appropriée, qui satisfait à la classification et au niveau de classification initialement demandés.

9. Relation employeur-employé

Les utilisateurs désignés doivent s'assurer que les commandes subséquentes ou les contrats résultants d'une OC ou d'un AA ainsi que les actes des parties en cause durant l'exécution du marché, n'entraîneront pas l'établissement d'une relation employeur-employé entre les ressources d'aide temporaire et le Canada. En cas d'incertitude, le marché doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du marché.

Pour déterminer s'il existe des relations employeur-employé, consultez le document de l'Agence du revenu du Canada (ARC) intitulé « Employé ou travailleur indépendant? » et demandez un avis juridique.

Il revient en dernier lieu aux utilisateurs désignés de veiller à ce que les commandes subséquentes ou les contrats ne créent pas de relations employeur-employé.

10. Classifications

La liste des classifications comprend des renseignements détaillés sur chaque classification. Les utilisateurs désignés doivent fournir des renseignements sur les tâches à réaliser. Cela permettra aux conseillers du fournisseur ou du détenteur actif de l'OC de mettre en correspondance les exigences d'une tâche ou d'un poste précis avec les compétences et l'expérience de ses employés d'aide temporaire. Les différends dans ce domaine doivent être soumis au responsable de l'OC ou de l'AA nommé ci-après.

11. Préavis

Malgré les deux (2) jours de préavis requis, les utilisateurs désignés devraient envoyer un préavis le plus tôt possible; normalement un préavis d'au moins cinq (5) jours civils permettra d'examiner de manière plus approfondie qui est la ressource temporaire la plus qualifiée pour le poste.

12. Curriculum vitae et entrevues

Pour les volets 1 à 3, les utilisateurs désignés n'ont pas à demander des curriculum vitae ou des entrevues; toutefois, si un utilisateur désigné réclame des entrevues pour ces classifications (dans le cadre des volets 1 à 3) le fournisseur lui facturera quatre (4) heures au taux horaire du candidat pour chaque entrevue. Les utilisateurs désignés doivent soumettre des documents de commandes subséquentes ou de contrats distincts pour ces entrevues.

Remarque : On encourage la tenue d'entrevues téléphonique, puisque de cette manière, les quatre (4) heures facturables ne seront pas applicables. Afin de veiller à ce que les ressources choisies demeurent disponibles, veuillez communiquer avec l'entreprise dès que votre décision est prise.

Pour les volets 4 et 5 (toutes les classifications dans le cadre des volets 4 et 5), les utilisateurs désignés ont droit à une (1) entrevue pour un maximum de trois (3) candidats, sans frais, et peuvent demander des curriculum vitae ou des exemples de travail.

13. Contrôle de la qualité

Tous les services doivent être réalisés à l'entière satisfaction de l'utilisateur désigné et sont assujettis à son acceptation. Les utilisateurs désignés doivent fournir à TPSGC un rapport sur la satisfaction de la clientèle, le cas échéant. Dans ce rapport, les utilisateurs désignés doivent fournir des renseignements sur les fournisseurs et les détenteurs d'OC satisfaisants, qui fournissent des services de grande qualité et sur les fournisseurs et les détenteurs d'OC non satisfaisants qui ne peuvent jamais fournir de ressources et dont les ressources ne sont pas acceptables, y compris des cas où des ressources ont été rejetées en raison d'un rendement médiocre.

De plus, les utilisateurs désignés doivent faire rapport des situations suivantes à TPSGC :

• si le fournisseur ou le détenteur actif d'OC ne peut pas, et ce, de manière répétée, fournir les services d'une ressource qui répond aux exigences de classification demandées par l'utilisateur désigné;
• si les services fournis par le fournisseur ou le détenteur actif d'OC sont de piètre qualité ou encore s'il offre des services d'aides temporaires non qualifiées;
• toute autre situation où les fournisseurs ou les détenteurs actifs d'OC contreviennent aux modalités de l'OC ou de l'AA.

Les utilisateurs désignés devraient immédiatement faire rapport de tous les cas d'inefficacité, d'absentéisme généralisé et d'incapacité à réaliser les tâches dans le cadre des SAT, au responsable de l'aide temporaire. Si l'enjeu ne peut pas être réglé par le responsable de l'aide temporaire et le fournisseur ou le détenteur d'OC, l'utilisateur désigné devra demander la collaboration du responsable de l'OC ou de l'AA. Cette demande fournira l'occasion au responsable de l'OC ou de l'AA d'entreprendre d'autres mesures correctives qui pourraient être requises, selon les circonstances.

14. Fête de la famille

Les utilisateurs désignés devraient immédiatement faire rapport de tous les cas d'inefficacité, d'absentéisme généralisé et d'incapacité à réaliser les tâches dans le cadre des SAT, au responsable de l'aide temporaire. Si l'enjeu ne peut pas être réglé par le responsable de l'aide temporaire et le fournisseur ou le détenteur d'OC, l'utilisateur désigné devra demander la collaboration du responsable de l'OC ou de l'AA. Cette demande fournira l'occasion au responsable de l'OC ou de l'AA d'entreprendre d'autres mesures correctives qui pourraient être requises, selon les circonstances.

La Fête de la famille est un jour férié (ou une fête légale) observé dans la province de l'Ontario le troisième lundi de février. Il s'agit d'un jour férié provincial propre à l'Ontario, que le gouvernement fédéral du Canada n'a pas adopté. Par conséquent, on rappelle à tous les utilisateurs des SAT qu'il appartient au fournisseur de décider si leur ressource du SAT travaillera ou non pendant le jour de la « Fête de la famille ».

Si une ressource de Services d'aide temporaire (SAT) se présente au travail cette journée, les fournisseurs de SAT seront payés selon le taux normal du contrat, puisque les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement relatifs aux SAT ne prévoient pas le paiement de primes aux fournisseurs pour le travail accompli un jour férié. C'est pourquoi l'accord du fournisseur est nécessaire avant que la ressource se présente au travail le « jour de la Famille ».
Si une ressource des SAT ne se présente pas au travail cette journée, les fournisseurs ne pourront facturer le ministère ou l'organisme fédéral pour cette journée étant donné qu'aucun service n'a été fourni.

Les utilisateurs de services d'aide temporaire des ministères fédéraux doivent conclure un accord avec les fournisseurs qu'ils factureront uniquement les taux contractuels réguliers s'ils acceptent que leurs employés travaillent. Si le fournisseur précise que pour se présenter au travail les utilisateurs doivent payer l'employé 1,5 fois son taux, les utilisateurs devraient refuser. Par conséquent, l'employé ne travaillera pas.

15. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires doivent avoir fait l'objet d'une discussion entre l'utilisateur désigné et le fournisseur, et elles doivent avoir été approuvées au préalable. Lorsque du travail est effectué en heures supplémentaires, l'entrepreneur est payé en fonction du taux indiqué par le fournisseur à l'utilisateur du ministère fédéral. Les heures supplémentaires sont régies par les lois provinciales et, par conséquent, elles sont calculées en fonction de l'endroit où les travaux sont exécutés.

• Dans le cas de la province d'Ontario, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante-quatre (44) heures par semaine.
• Dans le cas de la province de Québec, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante (40) heures par semaine.

16. Curriculum vitae des ressource

Pour remédier aux situations de curriculum vitae falsifiés, en tout ou en partie, un processus d'évaluation sera mis en œuvre en vue d'établir les procédures que TPSGC utilisera pour examiner les problèmes liés à la présentation de renseignements falsifiés. À titre de mesure punitive, un fournisseur sera automatiquement suspendu du Système en direct pour les SAT lorsqu'il sera déterminé qu'il a présenté un curriculum vitae falsifié, en tout ou en partie.

17. Consentement écrit

Pour donner suite au Bulletin de novembre 2010 (Consentement écrit d'une ressource) et relativement à la composante d'offre à commandes, en vigueur au April 1, 2011, les fournisseurs devront soumettre, avec chaque réponse à une demande de disponibilité, une copie de l'entente écrite de la ressource relativement à sa disponibilité pour toute la durée de la commande subséquente proposée.

En plus de respecter l'exigence précédente relative à la réception d'une copie de l'entente écrite (fournie par une ressource d'aide temporaire à une entreprise), les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral devront effectuer un suivi du nom de la ressource d'aide temporaire. Lorsqu'on découvre qu'une ressource d'aide temporaire offerte par l'entreprise ayant le droit de premier refus, qui avait donné son consentement écrit à être offerte par cette entreprise pour un besoin particulier, fait savoir par la suite qu'elle n'est pas disponible pour l'affectation en question, cette ressource ne sera pas considérée comme une proposition valable faite par n'importe quel autre soumissionnaire.

18. Cotes de sécurité des ressources

En ce qui a trait aux cotes de sécurité des ressources, on rappelle aux fournisseurs que le formulaire Consentement pour la divulgation de renseignements concernant le niveau d'enquête et d'autorisation de sécurité ne doit pas être rempli par les fournisseurs ni ne doit être utilisé pour restreindre la mobilité d'une ressource. Un processus d'évaluation sera mis en œuvre, en vue d'établir les procédures que TPSGC utilisera pour examiner les défis liés aux renseignements falsifiés.

Section III : Renseignements à l'intention des fournisseurs et des détenteurs d'OC

1. Code d'éthique et normes des fournisseurs et des détenteurs d'OC

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent adopter les meilleurs principes qui soient en matière d'intégrité, de professionnalisme et de pratique équitable avec les utilisateurs désignés, les candidats, les employés et tous les organismes de réglementation. Ils doivent respecter la confidentialité des dossiers conformément aux lois et aux saines pratiques de gestion.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent assurer le leadership quant au respect de l'esprit et de la lettre de tous les droits de la personne, droits du travail et règlements sur l'emploi qui s'appliquent. Ils doivent traiter tous les candidats et les employés sans préjudice, et ils n'accepteront aucune commande d'un client qui serait discriminatoire.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent prendre toutes les mesures raisonnables afin d'offrir aux utilisateurs désignés des renseignements exacts sur les qualités et l'expérience de chacun des candidats. Ils présenteront les candidats ayant autorisé par écrit la diffusion de leur demande d'emploi.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent offrir aux candidats et aux employés les renseignements complets et exacts transmis par le client quant aux modalités d'emploi, aux descriptions de travail et aux conditions de travail.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC ne doivent ni recruter ni encourager un de leurs candidats à quitter son poste chez leurs clients, et ils ne doivent ni inciter ni forcer une personne à démissionner avant la fin de son affectation temporaire.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC ne doivent pas restreindre le droit d'un candidat ou d'un employé d'accepter l'emploi de son choix.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent respecter les normes d'intégrité les plus élevées dans toutes les publicités, communications et appels d'offres.

Les fournisseurs et les détenteurs d'OC doivent veiller à ce que les utilisateurs désignés, candidats et employés soient conscients de leur devoir de respecter le présent code d'éthique et normes ainsi que les politiques et les lignes directrices connexes.

2. Services

Les fournisseurs et les détenteurs actifs d'OC doivent effectuer la prestation de services conformément aux modalités de l'OC ou de l'AA (aucune autre condition n'est applicable).

À la suite d'une commande subséquente ou d'une demande de proposition, le fournisseur ou le détenteur actif d'OC :

1. examinera l'inventaire de ressources d'aide temporaires dans le domaine précisé afin d'identifier toutes les ressources possédant les compétences de base (y compris l'évaluation des habiletés);
2. examinera l'expérience et le rendement passé des ressources d'aide temporaire et les mettra en correspondance avec la description de tâche fournie par l'utilisateur désigné;
3. communiquer avec la ressource d'aide temporaire proposée afin de vérifier son intérêt à accepter l'affectation et obtenir son consentement avant de soumettre son nom en réponse à une demande de disponibilité ou à une demande de services par l'entremise du Système en direct pour les SAT;
4. proposera un taux horaire qui correspondra au taux de l'examen du produit de travail (EPT) de la classification et du niveau d'expertise, dans le cas d'une commande subséquente à une OC.

Si une ressource d'aide temporaire est jugée non appropriée pour les tâches, et que le Canada en a avisé le fournisseur ou le détenteur d'OC dans les quatre (4) heures suivant le commencement de la prestation de services, le Canada ne sera pas responsable du paiement au fournisseur ou au détenteur actif d'OC pour cette période.

Si le fournisseur ou le détenteur actif d'OC fournit des services médiocres ou des ressources d'aide temporaire non qualifiées, les utilisateurs désignés communiqueront avec le responsable de l'OC ou de l'AA pour lui donner des détails et le fournisseur ou le détenteur actif d'OC en sera avisé. Trois (3) plaintes distinctes peuvent entraîner le retrait du fournisseur ou du détenteur d'OC du Système en direct pour les SAT.

3. Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)

Les fournisseurs ou les détenteurs d'OC du volet 3 sont responsables de la formation SIMDUT et de l'équipement de protection de base, comme des chaussures à embout d'acier et des casques de sécurité, comme précisé dans les classifications applicables. Toutes les exigences en matière de formation et d'équipement protecteur sur le lieu de travail incombent au client. Les fournisseurs et les détenteurs actifs d'OC du volet 3 doivent consulter chaque description de classification afin d'obtenir la liste complète des exigences.

4. Temps travaillé

Le fournisseur ou le détenteur actif d'OC sera uniquement rémunéré pour le temps réellement travaillé ayant été préapprouvé par l'utilisateur désigné.

Voir ci-dessous la nature des renseignements requis sur les feuilles de temps :

• Commencement et fin de la semaine :
• De/à :
• Classification et niveau :
• Fournisseur des SAT :
• Nom de la ressource des SAT :
• Numéro de la commande subséquente ou du contrat :
• Taux horaire :
• Temps supplémentaire (préapprouvé) :
• Taux journalier régulier + temps supplémentaire =
• Total hebdomadaire :
  • dim.
  • sam.
  • ven.
  • jeudi.
  • mer.
  • mar.
  • lun.

Signature de la ressource des SAT : ______________________
Représentant du client : ___________________________
Date : _________________

Le paiement sera effectué pour les heures réellement travaillées conformément à la Base de paiement de la commande subséquente ou du contrat. Le Canada n'acceptera aucun supplément encouru pour les congés fériés, annuels ou de maladie par le fournisseur ou le détenteur d'OC en vue de satisfaire aux modalités de la commande subséquente ou du contrat.

L'utilisateur désigné devra valider les heures réellement travaillées par la ressource d'aide temporaire en signant la feuille de temps. Les communications électroniques seront acceptables, lorsqu'autorisées par les ministères.

Les ressources des SAT doivent soumettre leurs feuilles de temps signées à leurs employeurs, le fournisseur ou le détenteur d'OC.

5. Conformité

Le fournisseur ou le détenteur d'OC doit absolument communiquer avec TPSGC dans les quinze (15) jours lorsqu'un changement risque d'avoir des répercussions sur sa conformité aux modalités de l'OC ou de l'AA. S'il ne le fait pas, l'OC pourrait être mise de côté et l'AA annulé.

6. Processus de rétablissement

La présente section, intitulée « Processus de rétablissement », concerne les mesures présentées dans le document « Protocole et normes du Système en direct pour les services d'aide temporaire applicables aux ministères utilisateurs et aux fournisseurs ». Par exemple, l'article 2 traite des services fournis par un détenteur d'OC ou d'AA et des mesures que pourraient entraîner un service médiocre. L'article 6 fournit de plus amples renseignements sur les mesures pouvant être entreprises par TPSGC et l'approche à suivre pour mettre de côté une OC ou annuler un AA.

Les OC seront mises de côté, les AA annulés et les commandes subséquentes ou les contrats résiliés pour défaut si le fournisseur ou le détenteur d'OC ne corrige pas toute lacune à la satisfaction de TPSGC dans la période accordée de trois (3) mois. TPSGC prendra les mesures suivantes :

1. un préavis sera envoyé au fournisseur ou au détenteur d'OC précisant les lacunes et accordant au moins trois (3) mois pour corriger la situation. À la discrétion du responsable de l'OC ou de l'AA, une période plus longue peut être accordée, selon la gravité des lacunes.
2. après cette période, si la situation n'a pas été corrigée à la satisfaction du responsable de l'OC ou de l'AA, l'OC sera mise de coté et l'AA annulé. Le responsable de l'OC ou de l'AA avisera les utilisateurs désignés de ne plus passer de commande ou d'attribuer des contrats au fournisseur ou au détenteur d'OC jusqu'à nouvel ordre.
3. tout dépendant de la mesure dans laquelle les critères n'ont pas été satisfaits, TPSGC peut demander, à sa discrétion, une liste détaillée de toutes les commandes subséquentes ou contrats en vigueur portant le nom de l'utilisateur désigné, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone. Selon le cas, l'autorité contractante peut résilier toute commande subséquente ou tout contrat, si justifié.
4. lorsqu'une OC est mise de côté ou un AA est annulé, après un (1) an et sur preuve écrite que le fournisseur ou le détenteur d'OC a corrigé le problème, TPSGC peut réexaminer la situation (y compris effectuer une inspection des installations) afin que le fournisseur ou le détenteur d'OC puisse soumettre de nouveau une offre technique, si la période de l'OC ou de l'AA n'a pas pris fin (date, mois et année).

7. Bureau d'affaires

L'offrant ou le fournisseur doit occuper et maintenir, au moment où il présente son offre et pendant la période de l'OC ou de l'AA visant des SAT, un bureau d'affaires entièrement opérationnel, ouvert aux heures normales d'affaires (7,5 heures par jour, du lundi au vendredi). Il doit y employer au moins deux (2) points de contact principaux à temps plein, dont une personne pouvant offrir les services dans les deux langues officielles, qui seront uniquement affectées à la fourniture des SAT aux utilisateurs désignés dans les quatre (4) heures suivant une demande d'un utilisateur ministériel. L'offrant ou le fournisseur doit fournir l'adresse de son bureau d'affaires ainsi que le nom de ses deux points de contact principaux. De plus, il doit préciser laquelle de ces personnes peut offrir les services dans les deux langues officielles.

Protocole et les normes pour les SAT applicables aux utilisateurs désignés et aux fournisseurs peuvent être mis à jour occasionnellement. Les modifications seront affichées sur le site Web des SAT.

8. Consensus écrit d'une ressource

Pour donner suite au Bulletin de novembre 2010 (Consentement écrit d'une ressource) et relativement à la composante d'offre à commandes, en vigueur au April 1, 2011, les fournisseurs devront soumettre, avec chaque réponse à une demande de disponibilité, une copie de l'entente écrite de la ressource relativement à sa disponibilité pour toute la durée de la commande subséquente proposée.

En plus de respecter l'exigence précédente relative à la réception d'une copie de l'entente écrite (fournie par une ressource d'aide temporaire à une entreprise), les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral devront effectuer un suivi du nom de la ressource d'aide temporaire. Lorsqu'on découvre qu'une ressource d'aide temporaire offerte par l'entreprise ayant le droit de premier refus, qui avait donné son consentement écrit à être offerte par cette entreprise pour un besoin particulier, fait savoir par la suite qu'elle n'est pas disponible pour l'affectation en question, cette ressource ne sera pas considérée comme une proposition valable faite par n'importe quel autre soumissionnaire.

9. Cotes de sécurité des ressources

En ce qui a trait aux cotes de sécurité des ressources, on rappelle aux fournisseurs que le formulaire Consentement pour la divulgation de renseignements concernant le niveau d'enquête et d'autorisation de sécurité ne doit pas être rempli par les fournisseurs ni ne doit être utilisé pour restreindre la mobilité d'une ressource. Un processus d'évaluation sera mis en œuvre, en vue d'établir les procédures que TPSGC utilisera pour examiner les défis liés aux renseignements falsifiés.

10. Curriculum vitæ des ressource

Pour remédier aux situations de curriculum vitæ falsifiés, en tout ou en partie, un processus d'évaluation sera mis en œuvre en vue d'établir les procédures que TPSGC utilisera pour examiner les problèmes liés à la présentation de renseignements falsifiés. À titre de mesure punitive, un fournisseur sera automatiquement suspendu du Système en direct pour les SAT lorsqu'il sera déterminé qu'il a présenté un curriculum vitae falsifié, en tout ou en partie.