Modèle du plan de gestion des risques

• Directives

Le plan de gestion des risques est un document évolutif qui fera l'objet de modifications au cours du projet, étant donné que les risques varient d'une phase à l'autre. Le plan de gestion des risques devrait être élaboré conformément à la taxonomie des risques qui a été conçue pour faciliter la préparation de ce plan et comprend la liste des risques les plus courants dans le domaine de la gestion de projet. La taxonomie des risques établit une définition normalisée des catégories, et indique les sources de risque, le nom et la description du risque ainsi que les conséquences possibles. Ces renseignements servent de point de départ, et seront adaptés et modifiés pour répondre aux besoins particuliers de chaque projet.

Le plan de gestion des risques est le document qui définit l'approche à adopter, ainsi que les éléments de gestion et les ressources devant être affectés à la gestion d'un risque. Le plan de gestion des risques doit être élaboré conjointement avec le plan préliminaire de projet, et mis à jour en fonction du plan de gestion de projet. De plus, le plan de gestion des risques doit être joint au rapport d'analyse des investissements (RAI) au moment de présenter une demande d'approbation de projet.

La marge de sécurité résiduelle associée aux contrats prévus qu'utilisera la Direction générale des approvisionnements (DGA) pour établir les montants préapprouvés pour modifications proposées (MPMP) permettant de réaliser des économies par suite des modifications apportées au contrat conclu avec l'expert-conseil.

Le modèle de plan de gestion des risques, qui est en format Excel, doit être utilisé pour établir le plan de gestion des risques liés au projet. Le classement du risque dans une catégorie permet la création automatique des plans secondaires connexes dans les onglets du modèle :

• Entrée de données PGR

Directives

IMPORTANT – L'utilisateur doit entrer les données sur les risques dans l'onglet 1 - Entrée de données PGR; l'information apparaîtra automatiquement dans les onglets 2 - PGR, 3 - Contrat de construction et 4 - Contrat d'expertise-conseil. Lorsqu'il est question de grands projets de l'État ET / OU de projets DE PLUS DE 30 M $, l'utilisateur doit AFFICHER* les colonnes M à P et y indiquer le responsable, l'ÉCHÉANCIER et l'état de la surveillance, et ce, dans chaque onglet. Il peut néanmoins ignorer le commentaire dans la colonne « Contrôles et stratégie de gestion des risques » en ce qui concerne le responsable et l'échéancier.

*Pour afficher les colonnes, sélectionnez les colonnes L et Q, cliquez sur le bouton droit de la souris et cliquez sur Afficher.

Le plan de gestion des risques doit être élaboré conformément à la taxonomie des risques, qui figure dans l'onglet 5 - Taxonomie des risques. La taxonomie des risques a été conçue pour faciliter la préparation de ce plan et comprend la liste des risques les plus courants dans le domaine de la gestion de projet.

1. On doit attribuer à chacun des risques l'une des quatre « applications » suivantes à partir du menu déroulant de la colonne C :
   • Risques stratégiques
   • Risques liés au contrat d'expertise-conseil
   • Risques liés au contrat de construction
   • Risques liés au projet
2. Pour les projets de construction et les projets relatifs aux biens, le plan secondaire suivant du plan de gestion des risques liés au projet sera créé automatiquement, dans un onglet distinct, aux fins d'utilisation par la Direction générale des approvisionnements pour l'établissement des MPMP :
   • Plan de gestion des risques liés au contrat d'expertise-conseil
   • Plan de gestion des risques liés au contrat de construction

   La Direction de l'attribution des marchés immobiliers se fondera sur le montant lié à ce risque résiduel pour établir les MPMP pour les contrats de construction et d'expertise-conseil.

3. Afin d'établir la liste des risques, la colonne B, « Catégorie de risque », classe les risques dans les groupes suivants :
   • Réalisation de la portée du projet
   • État réel du site, des biens et des immeubles
   • Ressources externes à l'équipe de gestion du projet
   • Contexte relatif au gouvernement, à TPSGC, au public et au client
   • Équipe de projet, ressources humaines
   • Approvisionnement
   • Mise en œuvre du projet

   Il est entendu que les éléments de risque ont souvent une incidence sur plus d'un aspect; il faut donc tenir compte du facteur de risque ou de l'incidence la plus importante au moment de sélectionner la « Source du risque » dans la colonne C.

4. Assurez-vous d'utiliser le menu déroulant lorsque vous sélectionnez l'information pour les colonnes B, C, F, G et J (Application, Source du risque, Probabilité, Incidence et Suite donnée aux risques).
5. La notation générale des risques sera automatiquement générée à partir des évaluations, Élevé, Moyen et Faible de la colonne F et G (Probabilité et Incidence). Veuillez vous référer au tableau « Matrice d'évaluation des risques 3X3 ».
6. La « Suite donnée aux risques » (colonne J) est la stratégie choisie pour réduire les risques au minimum avant qu'ils se concrétisent. Voici les choix possibles : l'évitement, le transfert, l'atténuation et l'acceptation. L'atténuation des risques correspond aux efforts visant à assurer, de façon systématique, la réduction, la prévention ou le partage des risques. « L'acceptation » comme suite donnée aux risques ne devrait être utilisée que lorsqu'il est impossible d'éliminer complètement la probabilité et l'incidence. Malgré l'acceptation des risques, on doit utiliser au mieux les ressources existantes pour gérer les risques.
7. Le risques résiduel est calculé d'après la notation générale des risques, sous la forme d'un pourcentage du risque inhérent après la mise en œuvre du plan de gestion des risques. En voici le barème :

   Notation générale	Marge de sécurité résiduelle / marge de sécurité inhérente
   Faible	Moins de 25 %
   Moyen	De 25 % à 50 %
   Élevé	Plus de 50 %

8. Lorsque vous avez calculé la marge de sécurité résiduelle, vous devez modifier votre notation générale des risques (à moins que la suite donnée au risque soit l'acceptation de celui-ci). Pour ce faire, retournez aux colonnes F et G (Probabilité et Incidence) et faites-y les changements qui s'imposent.
9. Après avoir entré vos données dans le modèle de plan de gestion des risques ou après avoir modifié l'information contenue dans le modèle, cliquez sur le bouton « Actualiser » (dans le coin supérieur gauche de l'écran) pour mettre à jour chaque feuille de calcul.