Clauses et conditions – Photocopieurs / dispositifs multifonctionnels

Offre à commandes principale et nationale
EZ107-070001/001/VAN à EZ107-070001/011/VAN

Table des matières

• A. Offre à commandes
  • 1A. Offre
  • 2A. Exigences en matière de sécurité
  • 3A. Clauses et conditions uniformisées
  • 4A. Durée de l'Offre à commandes
  • 5A. Responsables
  • 6A. Utilisateurs désignés
  • 7A. Opérateur clé
  • 8A. Processus de commande subséquente
  • 9A. Ordre de priorité des documents
  • 10A. Attestations
  • 11A. Lois applicables
  • 12A. Questions d'ordre administrative
  • 13A. Publication des tarifs et des prix
  • 14A. Révision à la baisse des tarifs et des prix
  • 15A. Réactualisation des produits et des tarifs
  • 16A. Assurance
  • 17A. Utilisation d'un outil d'achat électronique
• B. Clauses du contrat subséquent
  • 1B. Besoin
  • 2B. Clauses et conditions uniformisées
  • 3B. Durée du contrat
  • 4B. Paiement
  • 5B. Expiration, prolongation et résiliation
• Annexe A – Exigences en matière d'équipment
• Annexe B – Énoncé des travaux
• Annexe C – Détails techniques – Nouvel équipment seulement
• Annexes D et DR – Détails financiers
• Annexe E – Prodédures de remplacement et instructions relatives au test provisoire d'évaluation des performances
• Annexe F – Agents de location/vente et fournisseurs de services de l'OCPN
• Annexe G – Demande de rabais sur volume (DRV) et procédures et traitment special
• Annexe H – Modèle du précis des rapports d'activité – OCPN
• Annexe I – Terminologie
• Annexe J – Test d'évaluation des performances de la DOC
• Annexe K – Offre technique
• Annexe L – Offre financière
• Annexe M – Évaluation et base de la sélection
• Annexe N – Omis – une partie de DOC seulement
• Annexe O – Omis – une partie de DOC seulement
• Annexe P – Barème de tarifs pour des évaluations de performance

A. Offre à commandes

1A. Offre

L'offrant offre de remplir le besoin conformément au Énoncé des travaux reproduit à l'Annexe B.

1.1 Cette offre à commandes est un document polyvalent; par exemple, on peut l'utiliser pour acheter du matériel seulement, des accessoires seulement, des fournitures ou des services seulement ou encore pour acheter plusieurs de ces éléments à la fois. Par conséquent, l'offrant doit établir les prix les plus complets et détaillés possible, comprenant tous les frais connexes (p.ex., les frais de livraison, d'installation et de garantie). L'entrepreneur doit fournir le détail des coûts unitaires des périphériques et des accessoires nécessaires pour répondre aux critères relatifs à la configuration de base décrite dans les caractéristiques de l'Annexe A. Les coûts unitaires des biens non durables, des périphériques et des accessoires non exigés dans ces caractéristiques doivent être fournis séparément.

2A. Exigences en matière de sécurité

La classification de sécurité de la présente offre à commandes est « NON CLASSIFIÉ ». Toutefois, l'entrepreneur doit traiter comme étant confidentielle, pendant et après la prestation des biens ou des services à contrat, toute information à caractère confidentiel pour les affaires du Canada à laquelle les sous-traitants ou les revendeurs de l'entrepreneur ont accès. Tout le personnel affecté à la prestation de services doit avoir une cote de sécurité à jour, au niveau spécifié dans la commande subséquente à la présente offre à commandes, et cette cote doit être accordée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale.

Si jamais, pendant la durée du contrat, le ministère autorisé devait appliquer d'autres mesures de sécurité, l'entrepreneur devra se conformer à la classification de sécurité établie à ce moment-là.

3A. Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'offre à commandes et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3A.1 Conditions générales

2005 (2007-05-25), Conditions générales – offres à commandes – biens ou services, s'appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante.

3A.2 Rapports trimestriels sur les OCPN

L'offrant doit présenter au responsable de l'offre à commandes des rapports d'activité trimestriels sur l'OCPN concernant l'utilisation de l'offre à commandes. Ce rapport, divisé selon les sous-catégories de l'OCPN, doit comprendre au moins la sous-catégorie, le nom/numéro du modèle, l'utilisateur désigné, le lieu et la période d'engagement ainsi que la valeur totale de la commande subséquente, y compris le total au taux du compteur sur la base de l'évaluation volumétrique de la DOC. Un échantillon de ce rapport sera mis à la disposition des offrants après l'émission de l'offre à commandes. Le rapport doit être présenté sous la forme indiquée.

L'entrepreneur doit également remettre à l'autorité contractante, avec le rapport trimestriel, un Sommaire d'activité trimestriel sur l'OCPN portant sur l'utilisation de l'OCPN. Ce rapport d'activités constitue un bref sommaire du rapport trimestriel indiquant le nombre d'imprimantes/photocopieurs louées ainsi que la valeur totale des commandes par catégorie au cours d'une période donnée et depuis le début de l'offre à commandes. Ce sommaire doit être soumis selon le format défini à l'Annexe H de la présente OCPN.

Le rapport de même que le sommaire doivent être produits pour chaque période de trois mois pendant la durée de l'offre à commandes; ils doivent être soumis au plus tard un mois suivant la fin de la période visée par le rapport.

3A.3 Si l'offrant ne soumet pas les rapports d'activité dans le cadre de l'offre à commandes

1. TPSGC PEUT obtenir lui-même ces renseignements et en imputer les frais à l'offrant.
2. TPSGC PEUT retirer aux utilisateurs désignés le droit d'utiliser l'offre à commandes.
   
   Lorsque l'offrant ne respecte pas ses obligations conformément aux dispositions du présent article, le Ministre peut, après transmission d'un avis écrit à l'offrant, retirer l'offre à commandes, immédiatement ou à l'expiration du délai, si l'offrant n'a pas apporté, selon l'avis du Ministre, les correctifs nécessaires au cours du délai mentionné dans l'avis. L'entrepreneur convient par les présentes de respecter toute commande subséquente qui peut être passée avant l'expiration de ce délai.
3. Les soumissions ultérieures de l'offrant POURRONT être considérées comme irrecevables.

4A. Durée de l'Offre à commandes

4A.1 Période de l'offre à commandes

Des commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées du 30 juillet 2008 – 30 septembre 2013.

La période d'exécution des travaux peut excéder la période de validité de l'offre à commandes. Les périodes de location des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels vont de 24 à 60 mois, si bien que la période de location d'un photocopieur peut excéder la période de validité de l'offre à commandes.

4A.2 Prolongation de l'offre à commandes

Si l'utilisation de l'offre à commandes est autorisée au-delà de la période initiale, l'offrant offre de proroger son offre pour deux (2) périodes supplémentaires de douze (12) mois chacune aux mêmes conditions, et aux mêmes taux et prix que ceux qui sont mentionnés dans l'offre à commandes.

L'offrant sera informé de la décision d'autoriser l'utilisation de l'offre à commandes pour une période supplémentaire par le responsable de l'offre à commandes au minimum de trente (30) jours avant la date d'expiration de l'offre à commandes. Le responsable de l'offre à commandes émettra une révision de l'offre à commandes.

5A. Responsables

5A.1 Responsable de l'offre à commandes

Le responsable de l'offre à commandes est :

Sachin Sobhee
Specialiste en approvisionnement
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Direction générale des approvisionnements, Région du Pacifique
800 rue Burrard
Vancouver, C-.B. V6Z 2V8

Téléphone : 604-775-7022
Télécopieur : 604-775-7526
Courriel : sachin.sobhee@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le responsable de l'offre à commandes est chargé de l'émission de l'offre à commandes et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux commandes subséquentes à l'offre à commandes passées par tout utilisateur désigné.

5A.2 Chargé de projet

Le chargé de projet pour l'offre à commandes est identifié dans la commande subséquente à l'offre à commandes.

Le chargé de projet représente le ministère ou organisme pour lequel les travaux sont exécutés dans le cadre d'une commande subséquente à l'offre à commandes. Il est responsable de toutes les questions liées au contenu technique des travaux prévus dans le contrat subséquent.

5A.3 Représentants de l'offrant

Les représentants de l'offrant seront inclus au moment de l'émission de l'offre à commandes.

Le personnel clé de l'offrant, le représentant autorisé de l'offrant, tel que designé à l'Annexe K 4.1, représente le seul point de contact du responsable de l'offre à commandes pour toutes les questions relatives au contrat, au service et à la formation propres à chacune des commandes, y compris tout avis écrit fourni par un utilisateur visé pour la réception des Rapports récapitulatifs d'entretien des imprimantes/photocopieurs ainsi que l'administration des clauses et conditions de l'offre à commandes, y compris la présentation du Rapport d'activités trimestriel.

6A. Utilisateurs désignés

Les utilisateurs désignés autorisés à placer des commandes subséquentes à l'offre à commandes comprennent les ministères, organismes ou sociétés d'État fédéraux mentionnés dans les Annexes I, I.1, II, III, IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F-11.

7A. Opérateur clé

L'opérateur clé a la responsabilité d'assurer quotidiennement la liaison technique avec l'offrant; il est également chargé de revoir les rapports contractuels présentés par l'offrant et de recommander l'adoption des critères de formation.

L'opérateur clé ou tout autre représentant des utilisateurs visés informera l'autorité contractante de son intention d'exiger l'adoption de mesures correctives, conformément à l'Annexe B 6.0.

8A. Processus de commande subséquente

8A.1 Offres à commandes multiples

L'offrant reconnaît que de nombreuses offres à commandes ont été émises dans le cadre du présent besoin. Des commandes subséquentes seront adjugées entre les offrants, conformément au processus décrit ci-après.

8A.2 Seules les commandes subséquentes passées par des utilisateurs désignés seront acceptées

L'offrant convient de n'accepter que les commandes subséquentes passées par des utilisateurs désignés dans le cadre de la présente offre à commandes et qui ne portent pas sur une valeur supérieure aux limites des commandes subséquentes précisées ci-après. L'offrant reconnaît qu'aucune commande subséquente passée par un utilisateur désigné dans le cadre de la présente offre à commandes ne pourra porter sur une valeur supérieure aux limites des commandes subséquentes précisées ci-après.

8A.3 Les commandes subséquentes ne seront acceptées que si elles sont passées par des offrants actifs

L'offrant convient d'accepter les commandes subséquentes d'imprimantes seulement pour les périodes au cours desquelles il a été identifié, par l'autorité contractante, comme étant un « offrant actif » pour cette sous-catégorie en particulier, sauf si l'autorité contractante communique directement avec lui. Les commandes subséquentes concernant des articles optionnels peuvent être acceptées par des offrants actifs et inactifs.

8A.4 Les commandes subséquentes doivent être adressées aux offrants et aux agents de location/vente autorisés aux fins de l'OCPN

Les commandes subséquentes doivent être adressées exclusivement à l'offrant ou aux agents de location/vente autorisés de l'offrant. Les agents de location/vente autorisés pour les besoins de l'OCPN peuvent établir la facturation et recevoir le paiement de la location et du service de l'équipement. Les commandes subséquentes ne doivent pas être adressées à des tiers sous-traitants qui ne sont pas des agents autorisés aux fins de l'OCPN.

8A.5 Autorité contractante

TPSGC agira à titre d'autorité contractante pour toutes les commandes subséquentes, notamment celles passées directement par les utilisateurs désignés.

8A.6 Division des besoins

Les commandes subséquentes multiples visant à circonvenir la concurrence ne sont pas autorisés.

8A.7 Instrument de commandes subséquentes

Les travaux doivent être autorisés ou confirmés par le ou les utilisateurs désignés au moyen du formulaire PWGSC-TPSGC 942, « Commande subséquente à une offre à commandes » ou au moyen d'une commande subséquente passée par TPSGC et consignée dans un document distinct.

8A.8 Limitation des commandes subséquentes

Un utilisateur désigné peut placer une commande subséquente directement auprès d'un offrant ou d'un agent autorisé aux fins de l'OCPN dans la sous-catégorie applicable, jusqu'à concurrence de la limite applicable aux commandes subséquentes précisée ci-dessous, conformément à ce qui suit :

8A.8.1 Commandes subséquentes concernant des photocopieurs et des dispositifs multifonctionnels constituant de nouvelles pièces d'équipement (ce qui peut comprendre, dans les limites fixées pour la commande subséquente, des articles supplémentaires et de l'équipement de configuration élargie)

1. Jusqu'à 25 000 $ (y compris le taux mensuel fixe [TMF], le montant total estimatif du coût par copie/travail d'impression [CCTI], et la TPS/TVH) : l'utilisateur désigné peut placer la commande subséquente auprès de l'offrant actif dont le produit, de l'avis de l'utilisateur, offre le meilleur rapport qualité/coût;
2. De 25 000,01 $ à 100 000 $ (y compris le taux mensuel fixe [TMF], le montant total estimatif du coût par copie/travail d'impression [CCTI], et la TPS/TVH) : l'utilisateur désigné peut placer la commande subséquente auprès de l'offrant actif dont le produit, configuré selon les besoins, offre un rapport qualité/coût qui ne s'écarte pas de plus de 10 % du meilleur rapport qualité/coût pour la période d'engagement dans la sous-catégorie pertinente, si le produit répond aux critères techniques et de compatibilité de l'utilisateur désigné;
3. De 100 000,01 $ à 400 000 $ (y compris le taux mensuel fixe [TMF], le montant total estimatif du coût par copie/travail d'impression [CCTI], et la TPS/TVH) : l'utilisateur désigné, uniquement après avoir demandé et reçu la permission écrite du responsable de l'offre à commande, peut placer une commande subséquente auprès de l'offrant actif dont le produit dans la sous-catégorie donnée, selon la configuration requise, offre un rapport qualité/coût qui ne s'écarte pas de plus de 5 % du meilleur rapport qualité/coût pour la période d'engagement, si le produit répond aux exigences techniques et de compatibilité de l'utilisateur désigné. Dans le cas des commandes subséquentes de plus de 200 000 $, l'utilisatuer désigné doit demander et recevoir la permission écrite du responsable de l'offre à commandes pour effectuer à la commande subséquente.
4. De 400 000 $ à 5 000 000 $ (y compris le taux mensuel fixe [TMF], le montant total estimatif du coût par copie/travail d'impression [CCTI], et la TPS/TVH) : seul le responsable de l'offre à commandes peut passer des commandes subséquentes. Les marchés de 400 000 $ jusqu'à 10 000 000 $ peuvent être envoyés à TPSGC sous la forme d'une demande assortie des fonds nécessaires, afin d'être traités conformément aux procédures de Demande de rabais sur volume (DRV) décrites à l'Annexe intitulée « Procédure de demande de rabais sur volume (DRV) et de traitement spécial ».

Le responsable de l'offre à commandes se réserve le droit de négocier les taux et les prix des commandes subséquentes de plus de 400 000 $ et, si le responsable de l'offre à commande détermine que les prix disponibles ne représentent pas un bon rapport qualité/coût, le responsable de l'offre à commandes peut utiliser d'autres méthodes d'approvisionnement pour répondre aux besoins.

Ces limitations s'appliquent à la valeur totale de la commande subséquente, y compris les éventuels articles supplémentaires et de reconfiguration énoncés dans la présente offre à commandes et inclus dans une commande subséquente.

Il est possible de demander l'application des procédures de DRV aux besoins de moins de 400 000 $, aux besoins plus complexes tels que ceux qui chevauchent plusieurs sous-catégories, ou aux besoins concernant de grandes quantités de dispositifs de peu de valeur monétaire.

8A.8.2 Commandes subséquentes de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels de plus d'une sous-catégorie

Lorsque le besoin de l'utilisateur désigné concerne des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels entrant dans plus d'une sous-catégorie et lorsque l'utilisateur désigné estime que la passation d'un marché pour ce besoin avec un seul fournisseur présente des avantages administratifs, l'utilisateur désigné est encouragé à calculer, au moyen des outils figurant sur le site Web de NSTL/GGPFI, le meilleur rapport qualité/coût pour le besoin global, en utilisant si possible ses volumes courants de travaux d'impression et de copie. Les limites définies au paragraphe8.8.1 s'appliqueront à ce type de besoin global.

8A.8.3 Commandes subséquentes concernant uniquement des articles supplémentaires et de reconfiguration

L'utilisateur désigné peut placer des commandes subséquentes (d'une valeur maximale de 25 000 $, TPS/TVH incluses) consistant exclusivement en articles supplémentaires et de configuration élargie auprès de l'un ou l'autre des offrants (actifs et inactifs). Toute commande subséquente d'articles supplémentaires et de configuration élargie dépassant 25 000 $ doit être passée par le responsable de l'offre à commandes.

8A.8.4 Modalités à confirmer dans la commande subséquente

Au moment de la commande subséquente, l'offrant doit :

1. fournir à l'utilisateur désigné les spécifications du câblage électrique ou les conditions environnementales spéciales inhérentes aux produits. Les éventuels aménagements du site sont la responsabilité de l'utilisateur désigné;
2. déterminer dans quelle langue les manuels d'utilisation des produits doivent être fournis à l'utilisateur désigné pour les besoins de ce dernier;
3. déterminer si la fourniture de manuels d'utilisation sur CD-ROM ou sous la forme de documents téléchargeables sur Internet est acceptable (par rapport à des copies imprimées).

8A.8.5 Dans le cas des besoins de plus de 25 000 $ (y compris le taux mensuel fixe [TMF], le montant total estimatif du coût par copie/travail d'impression [CCTI], et la TPS/TVH) qui ne peuvent être satisfaits par les ou les offrants actifs repondant aux conditions du point 8.8.1 ci-dessus pour la configuration requise dans la sous-catégorie pertinente

Si le responsable de l'offre à commandes convient que l'offrant actif répondant aux conditions du point 8.8.1 ci-dessus ne peut satisfaire les besoins de l'utilisateur désigné dans une sous-catégorie, parce que cet offrant

1. ne peut fournir tous les produits nécessaires à l'utilisateur désigné dans les délais précisés dans les dispositions du contrat conséquent;
2. n'a pas de produit dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix figurant sur le site Web du GGPFI qui réponde aux besoins opérationnels légitimes de l'utilisateur désigné, y compris en matière de sécurité;
3. a échoué au sous-test de compatibilité relatif à ce besoin;
4. a déjà manqué à ses obligations dans le cadre d'une commande subséquente émise par l'utilisateur désigné à l'égard des produits nécessaires;
5. s'est montré incapable de répondre aux besoins de services de cet utilisateur désigné,

le responsable de l'offre à commandes peut passer une commande subséquente (ou l'utilisateur désigné demande et reçoit la permission écrite du responsable de l'offre à commandes de passer une commande subséquente) à l'offrant actif situé immédiatement après dans la liste des offrants susceptibles de répondre aux besoins de l'utilisateur désigné.

8A.8.6 Besoins qui ne peuvent être satisfaits par les offrants actifs

Lorsque le responsable de l'offre à commandes détermine qu'aucun des offrants actifs ne peut répondre aux besoins de l'utilisateur désigné dans une sous-catégorie parce que l'offrant actif

1. ne peut fournir tous les produits nécessaires à l'utilisateur désigné dans les délais précisés dans les dispositions du contrat conséquent;
2. n'a pas de produit dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix figurant sur le site Web du GGPFI qui réponde aux besoins opérationnels légitimes de l'utilisateur désigné, y compris en matière de sécurité;
3. a échoué au sous-test de compatibilité relatif à ce besoin;
4. a manqué à ses obligations aux termes de commandes subséquentes concernant les produits dont a besoin l'utilisateur désigné au moment présent;
5. s'est montré incapable de répondre aux besoins de services de cet utilisateur désigné,

le responsable de l'offre à commandes peut passer une commande subséquente à l'un des autres offrants de la sous-catégorie pertinente susceptible de satisfaire ces besoins, au prix unitaire que cet offrant a proposé lors de la plus récente révision du prix à la baisse, ou le responsable de l'offre à commandes peut utiliser d'autres méthodes d'approvisionnement pour les produits en cause. Seul le responsable de l'offre à commandes peut passer des commandes subséquentes aux offrants autres que les offrants actifs. L'offrant convient de ne pas accepter de commandes subséquentes émanant de tout autre que le responsable de l'offre à commandes, pendant qu'il n'est pas un offrant actif.

8A.8.7 Le pouvoir des utilisateurs désignés de passer des commandes subséquentes directes peut être retiré

Le responsable de l'offre à commandes peut, en tout temps, donner aux offrants un préavis écrit de 30 jours les informant que le pouvoir d'un utilisateur désigné de passer des commandes subséquentes directes a été retiré. Dans ce cas, seul le responsable de l'offre à commandes peut passer des commandes subséquentes au nom de cet utilisateur désigné et l'offrant convient de ne pas donner suite aux commandes subséquentes passées directement par cet utilisateur désigné.

8A.8.8 Renouvellement de l'équipement

Les commandes subséquentes individuelles passées par des utilisateurs désignés pour le renouvellement de pièces d'équipement aux termes de l'offre à commandes ne doivent pas dépasser 200 000 $, TPS/TVH incluses.

8A.8.9 Sous-test de compatibilité

Pour toute commande subséquente de 5 photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ou plus, un utilisateur désigné ou l'autorité contractante peut préciser dans sa commande que l'offrant doit effectuer un sous-test de compatibilité, avant de livrer les produits, afin de déterminer si le ou les produits commandés répondront aux exigences de compatibilité de l'utilisateur désigné. Pour passer ce test, l'offrant peut être tenu de livrer et d'installer (à tout endroit indiqué par le Canada, pourvu que son entreprise est située dans un rayon de 100 km d'une ville dont la population est d'au moins 30 000 habitants, à moins qu'il s'agisse d'une région visée par une entente sur la revendication territoriale globale), dans les trois (3) jours ouvrables, jusqu'à deux (2) produits qui seront soumis au sous-test, et ce, à tout endroit fixé par le Canada. Les produits livrés devront :

Les produits livrés devront :

1. être configurés conformément aux besoins du moment des utilisateurs désignés;
2. comprendre tous les pilotes de périphérique nécessaires;
3. être compatibles avec le matériel, le réseau ou les logiciels désignés par l'utilisateur désigné ou par le responsable de l'offre à commandes au moment où l'avis de test est remis à l'offrant.

Si le sous-test révèle que certaines mises à jour ou modifications (par exemple, pour ce qui est des pilotes ou du micrologiciel) sont nécessaires, le Canada travaillera en collaboration avec l'offrant pour régler ces problèmes, à condition qu'il s'agisse de mises à jour ou de modifications raisonnables et que le Canada en ait été avisé dans un délai raisonnable. Si le sous-test révèle que le produit n'est pas compatible avec l'environnement de travail particulier de l'utilisateur désigné, la commande subséquente peut être annulée complètement et l'offrant actif suivant qui a proposé le prix le plus bas sera pris en compte aux fins des limites des commandes subséquentes, et ce, afin d'obtenir le produit qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Si l'appareil soumis au test est neuf et a été livré chez l'utilisateur final, il peut être le premier de plusieurs qui seront livrés ultérieurement, si l'utilisateur désigné a accepté de le garder. Dès que la compatibilité est assurée, on prendra les dispositions nécessaires pour la livraison du reste de la commande.

9A. Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre les textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur ladite liste.

1. la commande subséquente à l'offre à commandes, y compris les annexes;
2. les articles de l'offre à commandes;
3. les conditions générales 2005 (2007-05-25), Conditions générales – offres à commandes – biens ou services
4. Les annexes, par ordre d'aspect
5. l'offre de l'offrant (Date de l'offre).

10A. Attestations

10A.1 Conformité

Le respect des attestations fournies par l'offrant est une condition d'émission de l'offre à commandes et pourra faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la durée de l'offre à commandes et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au delà de la période de l'offre à commandes. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'offrant ou si on constate que les attestations qu'il a fournies avec son offre comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le responsable de l'offre à commandes aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour défaut et de mettre de côté l'offre à commandes.

11A. Lois applicableLaws

L'offre à commandes et tout contrat découlant de l'offre à commandes doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Colombie-Britannique et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois, à moins que le proposant n'ait précisé le nom d'un autre ressort gouvernemental dans son offre.

12A. Questions d'ordre administratif

12A.1 Documents de vente et de promotion

L'entrepreneur convient que tous les documents de vente et de promotion produits à la suite de l'attribution d'une offre à commandes et destinés aux utilisateurs désignés doivent être approuvés par l'autorité contractante de TPSGC avant d'être diffusés. Ces documents comprennent toutes les publications portant le numéro de l'OCPN qui sont transmises aux agents autorisés de l'OCPN pour distribution aux clients.

12A.2 Retrait par TPSGC du droit d'utilisation de l'offre à commandes

Si, pendant la durée de l'offre à commandes, l'autorité contractante de TPSGC apprend que l'offrant contrevient aux conditions de la présente offre à commandes (p. ex., à la suite d'inspections au hasard ou de plaintes écrites formulées par un utilisateur désigné), l'État peut retirer le droit d'utiliser l'offre à commandes conformément aux modalités exposées ci-après.

12A.2.1 Causes

Les situations suivantes, notamment, pourraient entraîner le retrait de toute offre à commandes :

1. Expédition de matériel qui ne figure pas dans l'OCPN ou substitution de matériel non autorisées;
2. Expédition de matériel dont certaines composantes internes ont été modifiées ou changées sans autorisation;
3. Consignation des retards chroniques. L'autorité contractante de TPSGC peut rencontrer l'équipe de direction de l'offrant ou lui écrire après le signalement des cas de retards de livraison. Si, par la suite, la situation ne s'améliore pas suffisamment, l'offre à commandes pourra être suspendue;
4. Consignation de la mauvaise qualité du service. L'autorité contractante de TPSGC doit rencontrer l'équipe de direction de l'offrant ou lui écrire après le signalement des cas de services d'entretien de mauvaise qualité. Si, par la suite, la situation ne s'améliore pas suffisamment, l'offre à commandes doit être suspendue;
5. Non-respect des conditions particulières précisées dans la présente offre à commandes.
6. Non-respect des conditions particulières précisées dans une eventuelle commande subséquente.

12A.2.2 Mesures correctives

La première contravention aux conditions de l'OCPN décrites dans le présent document donne lieu au retrait du droit d'utiliser l'offre à commandes de l'offrant pour une période de trois (3) mois. Tout manquement ultérieur entraînera le retrait du droit d'utiliser l'offre de l'offrant jusqu'à la fin de la période de l'offre à commandes.

L'autorité contractante de TPSGC doit examiner chaque cas signalé de manquement afin de confirmer que l'offrant a effectivement contrevenu aux conditions de la présente offre à commandes. Un comité des offres à commandes, formé de l'autorité contractante de TPSGC et de deux responsables supérieurs des marchés, établit alors la ligne de conduite à adopter. L'entrepreneur doit alors être informé des conclusions du comité et de la ligne de conduite qu'il a adoptée.

12A.2.3 Appels

Si l'offrant n'est pas d'accord avec la décision du comité des offres à commandes, il peut en appeler PAR ÉCRIT auprès des responsables suivants, dans l'ordre :

1. Autorité contractante de TPSGC;
2. Gestionnaire des approvisionnements, TPSGC, région du Pacifique;
3. Directeur des approvisionnements, TPSGC, région du Pacifique;
4. Directeur général, TPSGC, région du Pacifique.

12A.3 Acquisition subséquente d'une société ou d'une partie ou de la totalité de ses activités visées par une offre à commandes

Il peut arriver qu'après acceptation d'une offre à commandes, la société ou une partie ou la tota-lité de ses activités visées par l'offre à commandes soit acquise par une autre entité. Se pose alors la question de savoir si le Canada peut passer des commandes subséquentes à l'offre à commandes initiale. Dans ces circonstances, le Canada se réserve le droit de consentir à céder les droits conférés par l'offre à commandes, en totalité ou en partie, à la nouvelle entité ou simplement à lui passer directement des commandes.

12A.4 Création de nouvelles catégories

TPSGC peut, en tout temps, émettre d'autres demandes d'offres à commandes pour de nouvelles catégories ou de nouvelles sous-catégories, et les offres qui en découlent peuvent être incluses dans la présente offre à commandes. Ces besoins seront assujettis à un appel d'offres ouvert qui sera affiché à l'aide du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement.

12A.5 Expansion des offrants après le retrait de l'autorité d'utiliser l'offre à commandes

Si le nombre des offrants pour une catégorie ou une sous-catégorie donné est réduit pendant la durée de l'offre à commandes pour quelque motif que ce soit (y compris l'annulation de l'autorité d'utiliser un offre à commandes ou un retrait volontaire par l'offrant), le Canada peut, à sa seule discrétion, agir comme suit, en tout ou partie, à l'égard de tout catégorie ou sous-catégorie :

1. laisser la catégorie ou la sous-catégorie « tel quel » (c.-à-d. que les offres à commandes des autres offrants demeurent disponibles pour des commandes subséquentes et qu'aucun autre offrant n'est ajouté);
2. obtenir de nouvelles offres pour un ou plusieurs des catégories ou sous-catégories touchés par le biais du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement;
3. contacter l'offrant (le cas échéant) dont le produit offert répondait à toutes les exigences de la demande d'offre à commandes qui a entraîné l'émission de la présente offre à commandes et qui était le « prochain sur la liste » en vertu de la méthodologie d'évaluation, mais qui ne s'était pas vu adjuger l'offre à commandes, et
   1. dans le cas des catégorie A, le nouvel offrant convient de respecter le rapport qualité/prix global ou de l'améliorer pour les produits existants de l'offrant dont l'offre à commandes a été annulée;
   2. ou, dans le cas des autre sous-catégories, le nouvel offrant convient d'offrir le même rapport qualité/prix ou un rapport supérieur dans la ou les sous-catégories pertinentes du ou des produits existants de l'offrant dont l'offre à commandes a été annulée;
      
      alors, ce nouvel offrant peut se voir attribuer une offre à commandes dans la catégorie ou la sous-catégorie applicable. Si le nouvel offrant ne convient pas de fournir un rapport qualité/prix équivalent ou supérieur à celui du produit de l'offrant antérieur, aucune offre à commandes ne sera adjugée à cet offrant, et le Canada peut contacter l'offrant suivant sur la liste, mais sans avoir l'obligation de le faire.

13A. Publication des tarifs et des prix

Les tarifs et les prix en vigueur exigibles pour toute commande subséquente passée directement par les utilisateurs désignés doivent être publiés dans le site Web de GGPFI/NSTL à partir de la date d'entrée en vigueur de cette OCPN.

EN CAS DE CONTRADICTION ENTRE LES DOCUMENTS, LES ORIGINAUX CONSERVÉS PAR L'AUTORITÉ CONTRACTANTE DE TPSGC ONT PRÉSÉANCE.

14A. Révision à la baisse des tarifs et des prix

Il peut arriver que, pendant la durée de l'OCPN, l'offrant souhaite modifier les tarifs et les prix en vigueur proposés pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel, ou accessoire connexe, sous réserve des limites suivantes :

Les demandes de révision permanente à la baisse des prix plafonds pourront être étudiées par TPSGC si elles sont soumises DIRECTEMENT, par écrit, à l'autorité contractante de TPSGC.

Tous les changements de libellé nécessaires doivent être soumis sur le site Web du GGPFI/NSTL, et un avis par courriel des changements proposés doit être envoyé au responsable de l'offre à commandes à TPSGC, au plus tard trois jours ouvrables avant la date de réactualisation.

L'entrepreneur convient que l'État se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute révision de prix demandée. L'entrepreneur CONVIENT ÉGALEMENT QU'AUCUNE RÉVISION DE PRIX NE DOIT ENTRER EN VIGUEUR TANT QU'ELLE N'AURA PAS ÉTÉ AUTORISÉE OFFICIELLEMENT PAR ÉCRIT PAR TPSGC.

15A. Réactualisation des produits et des tarifs

Les produits et les tarifs de l'OCPN seront réactualisés par TPSGC environ tous les deux mois après l'émission de l'OCPN. Le calendrier précis de réactualisation du produit et des tarifs fera partie intégrante de la Convention d'offres à commandes.

Lorsque les tarifs et les nouveaux produits sont modifiés, tous les changements d'écritures nécessaires doivent être soumis sur le site Web du GGPFI/NSTL au plus tard trois jours ouvrables avant la date de réactualisation.

Dans les cas de remplacement de produits, toute la documentation d'appui nécessaire doit être soumise au responsable de l'offre à commandes de TPSGC au plus tard cinq jours ouvrables avant la date de réactualisation. Il faut en outre que les tests d'évaluation des performances aient été effectués et que les notes aient été communiquées au responsable de l'offre à commandes de TPSGC au plus tard cinq jours ouvrables avant la date de réactualisation.

Les changements concernant l'équipement de renouvellement de l'OCPN peuvent être soumis au responsable de l'offre à commandes de TPSGC en tout temps.

16A. Assurance

16A.1 Responsabilité de l'offrant

1. Il appartient à l'offrant de déterminer s'il doit contracter une assurance autre que celle précisée dans l'appel d'offres et dans toute offre à commande en résultant, afin d'assurer sa propre protection ou pour s'acquitter de ses obligations en vertu de l'offre à commandes. Toute assurance additionnelle de ce genre doit être contractée et maintenue par l'offrant, aux frais de ce dernier.
   
   Les dispositions qui suivent sur les assurances ne limitent en rien les assurances exigées par les administrations fédérales, provinciales ou municipales.
2. Pour satisfaire aux exigences de l'offre à commandes en matière d'assurance, l'offrant doit, dès l'autorisation de l'offre à commande, envoyer au responsable de l'offre à commandes une copie certifiée conforme de la police d'assurance, une attestation d'assurance, ou une lettre d'autoassurance équivalente, renfermant suffisamment de détails sur la protection, les exclusions, les franchises et les conditions applicables à de telles polices et confirmant que l'assurance en vigueur est conforme à ces exigences.

16A.2 Assurance commerciale de responsabilité civile

1. L'entrepreneur doit contracter et maintenir pendant toute la durée du contrat une police commerciale d'assurance responsabilité civile d'un montant équivalent à celui habituellement fixé pour un contrat de cette nature; toutefois, la limite de responsabilité NE DOIT EN AUCUN CAS ÊTRE INFÉRIEURE à 2 000 000 $ par accident ou par incident et suivant le total annuel.
2. Les avenants suivants doivent être compris :
   1. Assuré additionnel : Le Canada est désigné comme assuré additionnel, mais seulement en ce qui concerne les responsabilités qui peuvent découler de la propre négligence de l'entrepreneur dans l'exécution du contrat.
      
      L'intérêt du Canada en tant qu'assuré additionnel devrait se lire comme suit : Le Canada, représenté par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
   2. Avis d'annulation ou de modification : L'assureur s'engage à donner à l'autorité contractante un avis écrit d'annulation de la police de trente (30) jours.
   3. Responsabilité réciproque : Sans augmenter la limite de responsabilité, la police doit couvrir toutes les parties assurées dans la pleine mesure de la couverture prévue. De plus, la police doit s'appliquer à chaque assuré de la même manière et dans la même mesure que si une police distincte avait été émise à chacun d eux.
   4. Responsabilité contractuelle : La police doit, sur une base générale ou par renvoi spécifique au présent contrat, couvrir les obligations assumées en ce qui concerne les dispositions d'assurance contractuelle.
   5. Responsabilité patronale éventuel : Pour protéger l'entrepreneur contre les responsabilités découlant de la gestion et de l'administration des droits prévus par la loi et contractuels de ses employés.
   6. Employés et (s'il y a lieu) bénévoles désignés comme assurés additionnels : Tous les employés et (s'il y a lieu) les bénévoles de l'entrepreneur doivent être désignés comme assurés additionnels.
   7. Paiements médicaux volontaires de 5 000 $ par personne et de 25 000 $ par accident : Pour assurer le paiement des dépenses engagées dans les cas de blessures accidentelles mineures, sans établir la responsabilité.
   8. Véhicule n'appartenant pas à l'assuré : Pour protéger l'entrepreneur contre les responsabilités découlant de l'utilisation de véhicules appartenant à d'autres parties.

17A. Utilisation d'un outil d'achat électronique

Pendant la durée de l'offre à commandes, TPSGC peut permettre à un ou plusieurs utilisateurs désignés d'utiliser un outil d'achat électronique. TPSGC se réserve le droit de rendre l'utilisation du nouvel outil d'achat électronique obligatoire ou optionnel pour les offrants. Pour tous les achats pour lesquels l'utilisation de cet outil d'achat électronique est obligatoire, les offrants qui choisissent de ne pas offrir les produits faisant l'objet de l'offre à commandes par le biais de cet outil d'achat électronique ne recevront plus de commandes subséquentes. TPSGC convient de remettre à l'offrant un avis d'au moins trois (3) mois en ce qui concerne les besoins qui feront l'objet d'un achat par le biais de tout outil d'achat électronique, et ce, avant de rendre obligatoire l'utilisation de cet outil pour les commandes subséquentes.

B. Clauses du contrat subséquent

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

1B. Besoin

L'entrepreneur doit fournir l'équipement décrit en Annexe « A » et exécuter les travaux décrits en Annexe « B » – Déclaration.

2B. Clauses et conditions uniformisées

2B.1 Conditions générales

Services de location et d'entretien :
PWGCS-TPSGC 9676 (2007-05-25), Conditions générales- Services

Fourniture de materiel et de logiciel(s) :
PWGSC-TPSGC 9601 (2007-05-25), Conditions générales – Formule détaillée, telle que modifiée au paragraphe 2.3 ci-dessous.

2B.2 Conditions générales supplémentaires

PWGSC-TPSGC 9601-1 (2005-06-10) Achat ou location de matériel
PWGSC-TPSGC 9601-3 (2005-06-10) Intégration du système
PWGSC-TPSGC 9601-4 (2005-06-10) Logiciels sous licence.

2B.3 Modifications aux Conditions Générales

Par les présentes, les modifications suivantes sont apportées aux Conditions générales – PWGSC-TPSGC 9601 (2007-05-25) :

Modification $1

L'article 22 du document PWGSC-TPSGC 9601 (« Protection contre les réclamations de tiers ») est supprimé. Le texte de cet article est remplacé par ce qui suit :

2B.3.1 Non-respect des droits de propriété intellectuelle

1. Si un tiers revendique que le matériel ou les logiciels que l'offrant fournit dans le cadre de l'offre à commandes contreviennent à des droits de propriété intellectuelle, l'offrant doit, à la demande du Canada, défendre à ses frais le Canada contre cette revendication. L'entrepreneur devra acquitter, à cet égard, l'ensemble des coûts, des dommages et des honoraires juridiques arrêtés de façon définitive par un tribunal, à la condition que le Canada :
   1. fasse connaître par écrit à l'offrant, dans les plus brefs délais, cette revendication;
   2. collabore avec l'offrant et lui permette de participer à part entière à la défense et aux négociations afférentes au règlement;
   3. fasse approuver au préalable par l'offrant tout accord découlant des négociations de règlement avec ce tiers.
   L'entrepreneur devra participer aux revendications, actions en justice ou instances au titre du paragraphe (1), et ces revendications, actions en justice ou instances ne devront pas être réglées sans l'approbation préalable écrite de l'entrepreneur et du Canada.
2. Si une revendication est présentée ou pourrait éventuellement l'être, le Canada s'engage à autoriser que l'offrant lui permette, aux frais de l'entrepreneur, de continuer d'utiliser le matériel ou les logiciels ou de les modifier ou de les remplacer par du matériel ou des logiciels dont les caractéristiques publiées sont égales ou supérieures à celles du matériel ou des logiciels ainsi remplacés. Si l'offrant constate que l'on ne peut se prévaloir à juste titre d'aucune de ces solutions de rechange, le Canada pourra décider, aux frais de l'offrant, de se prévaloir indépendamment du droit de continuer d'utiliser le matériel ou les logiciels, ou il pourra obliger l'offrant à accepter de reprendre le matériel ou les logiciels et à rembourser toutes les sommes qui lui ont été versées en vertu du offre à commandes pour le matériel et les logiciels, de même que les sommes acquittées pour les services et pour les droits de licence et de développement.
3. Les dispositions des paragraphes (1) et (2) ne s'appliquent pas dans les cas où le Canada a donné à l'entrepreneur l'instruction d'acheter en son nom un bien d'équipement ou un logiciel en particulier auprès d'un certain entrepreneur. Dans ce cas, l'offrant doit s'assurer que son offre à commandes de sous-traitance pour le matériel ou les logiciels stipule que « si un tiers affirme que le matériel ou les logiciels que le sous-traitant fournit dans le cadre du offre à commandes contreviennent à des droits de propriété intellectuelle, ce sous-traitant devra, à la demande de l'entrepreneur ou du Canada, défendre ces derniers à ce titre, à ses frais, en plus d'acquitter l'ensemble des coûts, des dommages-intérêts et des honoraires juridiques arrêtés définitivement par un tribunal ». Dans l'éventualité où l'offrant ne peut pas intégrer cette clause dans ce offre à commandes de sous-traitance, il devra le faire savoir au Canada et s'abstenir de conclure le contrat de sous-traitance avant d'avoir reçu, de la part du Canada, un avis écrit confirmant que les mesures prises pour la protection contre le non-respect des droits de propriété intellectuelle sont satisfaisantes.
4. Sans porter atteinte au droit du Canada de résilier le contrat pour inexécution avant l'achèvement des travaux, les modalités ci-dessus constituent l'intégralité des obligations de l'entrepreneur à l'endroit du Canada en ce qui concerne toute revendication de non-respect des droits de propriété intellectuelle.
5. L'entrepreneur n'assume aucune obligation en ce qui concerne toute revendication fondée sur l'un quelconque des faits suivants :
   1. les modifications apportées sans autorisation par le Canada au matériel ou aux logiciels ou l'utilisation de ce matériel ou de ces logiciels sans autorisation par le Canada, dans un autre environnement d'exploitation que celui qu'il a précisé et publié;
   2. le regroupement, l'exploitation ou l'utilisation du matériel ou des logiciels avec des produits, des données ou des appareils que l'offrant n'a pas fournis en vertu du contrat ou qu'il n'a pas autorisés ou approuvés au préalable, si les droits de propriété n'avaient pas été enfreints n'eût été ce regroupement, de cette exploitation ou de cette utilisation.

2B.3.2 Limitation de la responsabilité

1. Responsabilité du Canada et de l'entrepreneur envers les tiers :
   
   Chacune des parties à ce contrat s'engage à prendre la responsabilité des blessures ou des pertes que les tiers pourraient subir dans la mesure où cette partie les a causées, dans les cas où ces tiers ont des motifs de poursuivre directement cette partie du fait de ces blessures ou de ces pertes. Les parties s'entendent qu'en ce qui concerne les demandes d'indemnités déposées par des tiers contre lui, l'entrepreneur sera responsable des dommages découlant des blessures ou des pertes dans le mesure où il les a causées, notamment dans les cas où le Canada pourrait être appelé à payer les dommagesintérêts imputables à l'entrepreneur en raison d'une responsabilité conjointe et solidaire. En ce qui concerne les demandes d'indemnités des tiers qui n'ont pas de motifs de poursuivre directement la partie qui a causé les dommages, la présente section 1 n'empêche pas le Canada d'exercer les droits dont il peut se prévaloir contre l'entrepreneur ou ne le limite pas dans ses droits. En cas de contradiction avec une autre section du présent article, la section 1 sera prépondérante.
2. Étendue de la responsabilité de l'entrepreneur au titre des dommagessans égard aux motifs pour lesquels le Canada pourrait avoir le droit de réclamer des dommages à l'entrepreneur (dans le cadre du contrat, en cas de préjudice extracontractuel ou pour tout autre motif), ce dernier n'assumera, envers le Canada, que les responsabilités suivantes :
   1. tous les dommagesintérêts et tous les frais découlant de l'atteinte aux droits de propriété intellectuelle selon les modalités définies à l'article 2.3.1(1);
   2. tous les dommages au titre des blessures et des décès causés par l'entrepreneur, par ses employés, par ses mandataires ou par ses soustraitants;
   3. tous les dommages directs au titre des pertes ou des dégâts matériels causés à des biens corporels et à des immeubles par l'entrepreneur, par ses employés, par ses mandataires ou par ses soustraitants;
   4. tous les dommages au titre du nonrespect de la confidentialité de l'information;
   5. tous les dommages découlant des demandes d'indemnités pour des privilèges, des réclamations, des charges, des sûretés ou des servitudes visant des matériaux, des pièces, des travaux en cours ou des ouvrages finis fournis au Canada ou à l'égard desquels celuici a effectué un paiement, à la condition que cette soussection ne s'applique pas aux demandes d'indemnités portant sur l'atteinte aux droits de propriété intellectuelle, qui font l'objet de la soussection a) cidessus;
   6. tous les autres dommages directs causés par l'entrepreneur, ses employés, ses mandataires ou ses soustraitants dans le cadre de ce contrat, dont les frais de réapprovisionnement définis ciaprès et les frais de rétablissement des dossiers dans la mesure où l'entrepreneur ne respecte pas la section 4 cidessous, jusqu'à concurrence d'un maximum correspondant à la plus élevée des deux valeurs suivantes pour l'application de cette soussection 2(f) : 1 million de dollars.
   Si toutefois le contrat porte sur des services de maintenance ou sur des licences de logiciel et qu'il prévoit le versement de sommes périodiques, par exemple des frais annuels ou mensuels, le maximum global pour cette soussection 2f) correspondra à la plus élevée des deux valeurs suivantes : le total des coûts estimatifs multiplié par 0.25 et divisé par la durée totale du contrat en années entières ou 1 million de dollars.
3. L'entrepreneur n'assumera pas de responsabilité envers le Canada pour :
   1. les dommages causés aux tiers et réclamés au Canada, sauf ceux qui sont visés dans les soussections 2(a), (b), (c), (d) ou (e) cidessus;
   2. les préjudices causés aux documents ou aux données du Canada, sauf dans les cas prévus dans la section 4 cidessous et sous réserve de la limite indiquée dans la soussection 2(f) cidessus;
   3. les dommagesintérêts spéciaux, indirects ou accessoires (sauf les sommes visées dans la soussection 2(a) cidessus et les dommages faisant l'objet de la soussection 2(b) ci-dessus), même si l'entrepreneur est au courant de la possibilité de ces dommages, y compris les manques à gagner au titre de la marge bénéficiaire et des économies.
   Le Canada doit veiller à sauvegarder adéquatement ses documents et données pour permettre de les rétablir si on en a besoin pour quelque raison que ce soit. Si, en raison d'une négligence ou d'un acte délibéré, l'entrepreneur ou un soustraitant porte atteinte aux documents ou aux données du Canada, l'entrepreneur devra les rétablir dans l'état où ils se trouvaient dans la dernière copie de sauvegarde disponible. Pour l'application du présent article, on entend par :
   1. coût total estimatif : le montant indiqué à la première page du contrat dans la section ou case intitulée « Coût total estimatif »;
   2. frais de réapprovisionnement : tous les frais directs identifiables et engagés par le Canada pour faire appel à un autre entrepreneur dans le cadre des travaux, dont la désinstallation et la restitution de l'ouvrage à l'entrepreneur, les frais d'administration à consacrer à la sélection d'un autre entrepreneur ou au lancement de la totalité ou d'une partie du contrat, le cas échéant, et toute augmentation du prix à verser par le Canada pour les autres ouvrages ayant des fonctions, un rendement et une qualité équivalents;
   3. contrat : tout contrat indépendant et chaque commande subséquente, bon de commande et autre document contractuel, sans égard à son titre, publiés dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

Modification #2

L'article suivant (2.3.3) est inséré à la fin de la Section 26, Clause 2 de PWGSC-TPSGC 9601 (Manquement de la part de l'entrepreneur) :

2B.3.3 Nonobstant ce qui précède, le Ministre n'annulera pas le marché en cas de faillite/insolvabilité à moins que l'entrepreneur n'ait commis un manquement grave au contrat.

3B. Durée du contrat

3B.1 Livraison

Voir Annexe B, 2.3.

3B.2 Période d'engagement

La période d'engagement de tout photocopieur/dispositif multifonctionnel sera précisée dans la commande subséquente.

Les nouvelles pièces d'équipement auront des périodes d'engagement de 24, 36, 48 ou 60 mois. Les pièces d'équipement renouvelées auront des périodes d'engagement de 12, 24 ou 36 mois.

4B. Paiement

4B.1 Base de paiement

Pour la location, la livraison, la configuration et l'installation (si nécessaire) des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels et/ou des pièces d'équipement supplémentaires ou de configuration élargie visés par l'OCPN, y compris la prestation de tous les services préventifs et correctifs et la livraison de tous les produits d'imagerie non durables, l'offrant sera payé au « taux mensuel total », soit le tarif mensuel total pour un photocopieur/dispositif multifonctionnel donné comprenant le taux mensuel fixe (TMF) et le coût total par copie/travail d'impression (CCTI) qui est fondé sur, et ne doit pas dépasser, le plus bas des montants suivants :

1. les prix unitaires plafonds indiqués à l'Annexe D du présent document pour la période d'engagement;
2. Les tarifs sont négociés par TPSGC dans le contexte d'une demande de rabais sur volume pour un utilisateur désigné précis.

Toutes les livraisons doivent être effectuées FAB destination, frais de livraison et d'enlèvement compris, et les prix doivent comprendre, le cas échéant, les droits de douanes canadiennes, mais non la TPS.

Surtaxe provinciale relative à l'élimination des déchets : Si le produit est livré dans une province où la législation établie impose une surtaxe pour l'élimination des appareils électroniques, cette surtaxe ne sera pas incluse dans les prix de l'offre à commandes (le cas échéant), à moins d'avis contraire. Elle s'ajoutera aux prix de l'offre et l'État versera les frais à l'entrepreneur, qui devra remettre les sommes en question à l'autorité concernée.

4B.2 Modalités de paiement

4B.2.1 Le Canada doit acquitter la facture de chaque commande subséquente de la manière suivante :

Pour la location des photocopieur(s)/dispositif(s) multifonctionnel(s) :

• dans les trente (30) jours suivant la date de réception de la facture et des documents à l'appui et la prestation des services conformément aux dispositions de l'offre à commandes;

ET/OU

pour la fourniture, la livraison et l'installation des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie acheté, y compris la garantie sur place d'un an, ou pour la fourniture de toner pour photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur renouvellés :

• dans les trente (30) jours suivant la livraison et l'acceptation du matériel aux endroits mentionnés dans la commande subséquente ou sur le récépissé de la facture, conformément aux conditions énoncées de l'offre à commandes;

le délai le plus long étant retenu.

4B.2.2 Si le Canada s'oppose au contenu de la facture ou aux documents à l'appui, le Canada doit, dans les quinze (15) jours suivant leur réception, aviser l'offrant de la nature de son objection. On entend par « contenu de la facture » une facture qui contient ou à laquelle s'ajoute de la documentation à l'appui tel que l'exige le Canada. Si le Canada ne donne pas suite dans les quinze (15) jours, la date stipulée dans la Partie 6 B 4.2.1 doit servir dans l'unique but de calculer l'intérêt sur les comptes en souffrance.

4B.2.3 Paiement par carte de crédit

Les commandes subséquentes à une offre à commandes réglées par carte d'achat (carte de crédit) du gouvernement du Canada au point de vente bénéficient des mêmes prix et des mêmes conditions que toutes les autres commandes subséquentes.

Les dispositions qui sont précisées dans les Conditions générales 9601 de l'offre à commandes et qui portent sur le paiement des comptes en souffrance ainsi que sur les intérêts sur ces comptes ne s'appliqueront pas au paiement par carte de crédit, au point de vente, des commandes subséquentes à l'offre à commandes.

4B.3 Agents désignés pour envoyer les factures et recevoir les paiements

Lorsque les établissements énumérés à l'Annexe E ont été désignés par l'offrant à titre d'agents ou de bureaux autorisés à recevoir et à exécuter les commandes subséquentes et à recevoir les paiements, l'offrant est réputé avoir reçu le paiement correspondant à toute commande subséquente exécutée par l'agent autorisé lorsque le paiement a été versé à ce dernier. Cette disposition ne dégage l'offrant d'aucune responsabilité dans le cadre de la présente offre. L'entrepreneur convient qu'il doit s'assurer que tous ses agents de vente et de service respectent les conditions de cette offre à commandes. L'entrepreneur doit fournir à chaque agent de service ou de vente autorisé, à titre de référence, une copie intégrale de l'offre à commandes.

4B.4 Attribution à une tierce partie

Les contrats découlant d'une commande subséquentes à ces offres à commandes NE POURRONT être attribués à une tierce partie et contiendront uniquement les clauses et conditions comprises dans le présent document.

Après l'attribution du contrat, l'offrant pourra demander que la dette de l'État soit affectée à une tierce partie, mais cette mesure devra être approuvée par l'État, et l'offrant original conservera l'entière responsabilité en vertu du contrat.

4B.5 Instructions relatives à la facturation

Les instructions suivantes doivent être suivies pour la facturation du matériel ou des services fournis dans le cadre d'une commande subséquente à la présente offre à commandes :

4B.5.1 Les factures doivent être présentées mensuellement à terme échu, ou tous les trimestres si l'État en fait la demande. Les factures doivent refléter exactement la période d'engagement de la commande subséquente, le TMF des factures du premier et du dernier mois étant calculé au pro-rata pour refléter la période d'utilisation exacte à moins que l'utilisateur désigné n'ait convenu par écrit que le TMF commencera au début du premier mois entier, la dernière facture arrivant à la fin du dernier mois de la période visée par le marché. Dans un cas comme dans l'autre, le CCTI représentera tous les travaux d'impression et toutes les copies faites pendant la période convenue.

4B.5.2 Les factures doivent être faites au nom de l'offrant ou, lorsque l'offrant l'indique dans sa liste d'agents autorisés, au nom de l'offrant à la charge des agents autorisés de selui-ci qui ont la responsabilité de remplir les commandes subséquentes au nom de l'offrant. Dans ce cas, le paiement peut être fait à l'agent autorisé si l'offrant donne son autorisation.

4B.5.3 L'entrepreneur ne doit pas préfacturer les produits ou les services.

4B.5.4 L'entrepreneur doit envoyer l'original et deux (2) copies de la facture à l'utilisateur désigné, conformément aux instructions fournies dans le présent document et dans le formulaire de commande subséquente.

4B.5.5 Sauf exigence particulière de l'utilisateur désigné, une (1) facture doit être soumise pour chaque utilisateur désigné, accompagnée d'une liste contenant les exigences minimales suivantes pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel :

1. modèle et numéro de série du matériel;
2. numéro(s) des composantes de tout accessoire;
3. description détaillée de tout service professionnel additionnel;
4. adresse de destination;
5. date d'installation et période d'engagement;
6. volume mensuel et date du début de la tarification;
7. taux de l'offre à commandes (TMF total et tarif indiqué);
8. crédit pour copies;
9. montant net des copies
10. montant total facturé

4B.5.6 Le paiement ne sera effectué qu'après la réception de factures satisfaisantes.

4B.6 Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée

Dans le présent contrat, sauf indication contraire, tous les prix et toutes les sommes excluent la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH), selon le cas. La TPS ou la TVH, selon le cas, vient s'ajouter au prix indiqué dans le présent contrat et sera acquittée par le Canada.

La TPS ou la TVH estimative est comprise dans le coût estimatif total. Dans la mesure où elle s'applique, la TPS ou la TVH sera précisée dans toutes les factures et demandes d'acompte et sera indiquée séparément sur ces factures et dans ces demandes. Tous les biens ou les services exempts de taxe, exonérés ou auxquels la TPS ou la TVH ne s'appliquent pas doivent être précisés à ce titre sur toutes les factures. L'entrepreneur s'engage à verser à l'Agence des douanes et du revenu du Canada toutes les sommes acquittées ou exigibles au titre de la TPS et de la TVH.

4B.7 Taxe de vente provinciale

Les prix offerts ne comprennent pas la taxe de vente provinciale. Si aucun numéro de permis de taxe de vente provinciale n'est précisé dans une commande subséquente à une offre à commandes, la taxe de vente provinciale, le cas échéant, doit être ajoutée séparément au montant de la facture et doit être acquittée.

Toutes les marchandises vendues à des sociétés d'État et destinées à être utilisées au Canada sont assujetties à la taxe de vente provinciale, conformément à la Loi de 1977 sur les accords fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces et sur le financement des programmes établis.

4B.8 T1204 Paiements contractuels de services du gouvernement

Conformément à l'alinéa 221 (1) d) de la Loi de l'impôt sur le revenu, les ministères et organismes sont tenus de déclarer à l'aide de feuillets T1204 Paiements contractuels de services du gouvernement, les paiements contractuels versés aux entrepreneurs en vertu de marchés de services pertinents (y compris les marchés composés à la fois de biens et de services). Afin de permettre aux ministères et organismes de se conformer à cette exigence, l entrepreneur est tenu de fournir son numéro d entreprise – approvisionnement (NEA) ou son numéro d assurance sociale. Lorsqu un entrepreneur donne son NEA, il doit s assurer de l exactitude des renseignements qui le concernent dans le système Données d inscription des fournisseurs.

4B.8.1 Information T1204 – demande directe d'utilisateur désigné

L'entrepreneur est tenu de fournir les renseignements indicateurs pour l'Agence du revenu du Canada mentionnés à la clause 4.8 ci-dessus, de la façon et au moment prescrits par l'utilisateur désigné (Les demandes peuvent être faites par lettre d'appel générale aux fournisseurs, ou par contact individuel, par écrit ou par téléphone.)

5B. Expiration, prolongation et résiliation

5B.1 Avis d'expiration

L'entrepreneur doit donner à l'utilisateur désigné un préavis d'au moins quatre-vingt-dix (90) jours l'informant de l'expiration du contrat. Ce délai permettra à l'utilisateur final de réévaluer ses besoins en photocopieurs/dispositifs multifonctionnels.

5B.2 Prolongation de la période d'engagement

Lorsque la période d'engagement originale était de 2, 3 ou 4 ans, le Canada peut la prolonger, à sa discrétion, au moyen d'un avenant, à n'importe quel moment pendant la durée de l'offre à commandes; le TMF total et le tarif indiqué associés à la période d'engagement révisée seront en vigueur le mois suivant l'avis de prolongation. La date d'installation de la nouvelle période d'engagement sera la même que la date d'installation de la période d'engagement d'origine.

5B.3 Prolongation de quatre-vingt-dix (90) jours à la fin de la période d'engagement et prorogation après la date d'expiration de l'offre à commandes

Lorsque la période d'engagement originale était de 2, 3, 4 ou 5 ans, le Canada peut, à sa discrétion, au moyen d'un avenant, la prolonger de quatre-vingt-dix (90) jours (maximum), selon un tarif égal ou inférieur au TMF total et au tarif indiqué associés à la période d'engagement avant la prolongation.

Si un offrant n'obtient pas, pour quelque raison que ce soit, une offre à commandes pour la période subséquente, et pour éviter la paperasserie administrative et les dérangements connexes, le Canada peut, grâce à un avenant (TPSGC 942), prolonger la période d'engagement pour une durée maximale d'un (1) an, et ce, selon un tarif égal ou inférieur au TMF total et au tarif indiqué pour la période d'engagement avant la prolongation.

5B.4 Résiliation

Le Canada peut, à sa discrétion, au moyen d'un préavis de deux semaines, mettre fin à l'utilisation d'une photocopieur/dispositif multifonctionnel installée. Une telle résiliation prend effet à la fin du mois suivant la période de préavis, sous réserve des conditions suivantes.

5B.4.1 Résiliation non assortie d'un remplacement

S'il n'y a pas d'photocopieur/dispositif multifonctionnel au même TMF, et lorsque la résiliation se produit avant la fin de la période d'engagement applicable, le Canada paiera des frais de résiliation fixes.

Ces frais de résiliation correspondront à la différence entre le montant payé à ce jour et une somme rajusté.Cette somme rajustée sera calculée comme suit :

1. lorsque la période d'engagement originale était de 2, 3, 4 ou 5 ans et que la période d'installation réelle a duré moins de 24 mois, la somme rajustée doit être basée sur le tarif associé à une période d'engagement de DEUX (2) ans, multiplié par 24; mais les frais de résiliation ne doivent en aucun cas dépasser le solde du TMF qui aurait été dû si le contrat de location n'avait pas été résilié;
2. lorsque la période d'engagement originale était de 3, 4 ou 5 ans et que la période d'installation réelle a duré moins de 36 mois, la somme rajustée doit être basée sur le tarif associé à une période d'engagement de DEUX (2) ans multiplié par le nombre réel de mois pendant lesquels l'équipement est demeuré sur place, mais les frais de résiliation ne doivent en aucun cas dépasser le solde qui aurait été dû pour 36 mois, sur la base du TMF pour une période d'engagement de TROIS (3) ans si le contrat de location n'avait pas été résilié.;
3. lorsque la période d'engagement originale était de 4 ou 5 ans et que la période d'installation réelle a duré plus que 36 mois mais moins de 48 mois, la somme rajustée doit être basée sur le tarif associé à une période d'engagement de TROIS (3) ans multiplié par le nombre réel de mois pendant lesquels l'équipement est demeuré sur place; cependant, les frais de résiliation ne doivent en aucun cas dépasser le solde qui aurait été dû pour 48 mois, sur la base du TMF pour une période d'engagement de QUATRE (4) ans si le contrat de location n'avait pas été résilié.
4. lorsque la période d'engagement originale était de 5 ans et que la période d'installation réelle a duré plus de 48 mois mais moins de 60 mois, la somme rajustée doit être basée sur le tarif associé à une période d'engagement de QUATRE (4) ans multiplié par le nombre réel de mois pendant lesquels l'équipement est demeuré sur place, mais les frais de résiliation ne doivent en aucun cas dépasser le solde qui aurait été dû pour 60 mois, sur la base du TMF pour une période d'engagement de CINQ (5) ans si le contrat de location n'avait pas été résilié.

5B.4.2 Retrait de l'équipement de configuration élargie et des accessoires

Si l'utilisateur désigné veut enlever l'équipement de configuration élargie ou les accessoires avant la fin de la période d'engagement applicable pour l'équipement en question, cette mesure ne sera pas considérée comme une résiliation du contrat relatif aux appareils de base. Toutefois, l'offrant peut exiger des frais de résiliation pour les accessoires enlevés, lesquels seront établis de la même façon que pour les appareils de base, mais le montant rajusté sera déterminé uniquement d'après le TMF des accessoires. Aucun honoraire additionnel ne doit être exigé pour l'enlèvement de l'équipement.

5B.4.3 Résiliation d'un contrat de location d'une photocopieur/dispositif multifonctionnel renouvelé

Si l'utilisateur désigné d'une photocopieur/dispositif multifonctionnel installée pour une durée de plus de cinq (5) ans démontre, preuves à l'appui, que l'appareil est fréquemment en panne ou que ses fonctionnalités sont réduites, il peut résilier le contrat renouvelé au moyen d'un préavis d'au moins trente jours. Aucune pénalité de résiliation ne pourra être imposée.

Annexe A – Exigences en matière d'équipement

A1. Spécifications techniques des nouveaux photocopieurs / dispositifs multifonctionnels

Caractéristiques générales obligatoires

Les caractéristiques techniques des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels de toutes les sous-catégories doivent être conformes ou supérieures aux caractéristiques générales obligatoires énoncées ci-dessous :

A 1.1 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent faire appel au procédé d'électrophotographie, la technologie d'impression à jet d'encre avec tête d'impression fixe, la technologie d'impression à encre solide, ou l'équivalent, et être utilisables dans les applications de bureautique normales et complexes, notamment le traitement de textes, les tableurs, les graphiques et la combinaison de texte et de graphiques sur la même page.

A 1.2 Les dispositifs multifonctionnels de l'OCPN doivent être configurés pour l'impression en réseau et être assortis d'un dispositif pour la copie en libre-service capable de produire des impressions multiples tant à partir du plateau d'alimentation des documents que de la plaque d'impression. Toutes les dispositifs multifonctionnels de l'OCPN doivent être dotés d'une interface Ethernet et d'au moins l'une des interfaces suivantes : parallèle, série, Apple Talk, Token Ring, USB, Bluetooth or 802.11b protocole pour les applications sans fil.

A 1.3 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être capables de copier et d'imprimer recto-verso à partir de tous les plateaux d'alimentation exigés et dans tous les formats de papier exigés. Les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être configurés soit en usine, soit au point de livraison chez l'utilisateur désigné, de façon à imprimer recto-verso par défaut et à produire des photocopies recto-verso de documents recto (impression recto-verso par défaut). Si l'utilisateur désigné ne veut pas, pour des raisons opérationnelles, que le dispositif soit configuré par défaut au mode d'impression recto-verso, soit pour l'impression, soit pour la photocopie, l'offrant (ou son agent ou sous-traitant) doit faire signer à l'utilisateur désigné un document attestant de ce que cette fonctionnalité a été offerte et refusée. L'offrant doit être en mesure de produire une liste des identificateurs désignés qui refusent cette fonctionnalité, sur demande, aux responsables de l'offre à commandes.

A 1.4 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent pouvoir être exploités à partir d'un logiciel de bureau permettant à l'utilisateur de commander toutes les fonctions de gestion des travaux, des files d'attente et des périphériques. Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être dotés d'un avertisseur ou d'un indicateur matériel ou logiciel pour signaler à l'utilisateur qu'il n'y a plus de papier.

A 1.5 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent pouvoir fournir le rendement et la qualité exigés dans les présentes, sans la présence d'un opérateur spécialisé et dans des conditions de surveillance minimale.

A 1.6 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, doivent être entièrement opérationnels dans des locaux à bureaux standards, à la température ambiante normale. Si les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être exploités dans un environnement spécial, le soumissionnaire doit l'indiquer clairement dans sa proposition.

A 1.7 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent imprimer sur du papier ordinaire de 8.5 po sur 11 po qui sert habituellement à la correspondance de bureau, par exemple le papier offset no 7 de 20 livres la rame ou du papier à en-tête, ou tout autre format de papier précisé dans la sous-catégorie.

A 1.8 Si les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels sont dotées d'une fonction de télécopie, celle-ci doit être conforme aux normes CCITT G3. Le sous-système de télécopie doit être distinct des sous-systèmes d'impression et de photocopie de façon à interdire toute communication avec les sous-systèmes d'impression et de photocopie par l'intermédiaire de la ligne de télécopie.

A 1.9 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent porter l'attestation du fabricant indiquant qu'ils sont conformes aux exigences de la catégorie A ou la catégorie B relativement à l'émission de bruits radioélectriques par des appareils numériques, tel qu'il est stipulé dans la définition ICES-003 d'Industrie Canada ou conformément aux exigences américaines équivalentes (catégorie A de la FCC) concernant les appareils numériques, tel qu'il est stipulé dans le Règlement sur le matériel brouilleur.

A 1.10 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent offrir des jeux complets de caractères bilingues (anglais et français), y compris les accents sur les majuscules et les minuscules, les caractères scientifiques et les caractères spéciaux binaires. Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être compatibles avec les fonctions bilingues (anglais et français) de tous les logiciels destinés aux micro-ordinateurs IBM ou compatibles.

A 1.11 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être accompagnées d'un manuel d'utilisation, en anglais et/ou en français, conformément à l'annexe A 4.3. Toutes les fonctions et les instructions doivent y être définies.

A 1.11.1 Les manuels doivent décrire en détail les exigences relatives à l'alimentation, aux conditions ambiantes ou à la préparation du lieu d'installation. Ils doivent contenir les documents nécessaires pour les diagnostics et l'autotest à la mise sous tension, les instructions d'installation et de configuration du matériel et du logiciel, et les directives d'emballage pour l'expédition et le transport.

A 1.11.2 Des manuels techniques doivent être disponibles pour Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, sur demande, et ils devront être fournis au cours des tests d'évaluation des performances.

« Spécifications souhaitables et cotées »

A 1.12 Spécifications du filtrage/nettoyage d'alimentation
L'État ne sera pas tenu responsable de la baisse de rendement ou des dommages causés au matériel fourni par des variations de tension électriques échappant à son contrôle. Il incombe exclusivement à l'offrant de fournir les dispositifs de filtrage d'alimentation et/ou de protection contre les surtensions qui pourraient être nécessaires pour protéger le matériel.

A 1.13 Exigences fonctionnelles de sécurité (EFS)
L'offrant recevra un crédit sous la forme d'une réduction de 2p.100 du prix estimatif de tout produit qui répond aux exigences fonctionnelles de sécurité suivantes dans la configuration OCPN. Cette information sera affichée sur le site Web du GGPFI.

TPSGC utilise les Critères communs (CC) d'évaluation de la sécurité de la technologie de l'information (ISO 15408), version 3.1, datée de septembre2006, comme fondement de ses exigences fonctionnelles de sécurité pour les besoins de l'offre à commandes.

Pour obtenir cette réduction du prix estimatif, il faut que l'équipement proposé obtienne une certification minimale EAL2 (Niveau2 d'assurance selon les Critères communs) pour les exigences ci-dessous (avec les numéros de référence CCEFS), et qu'il réponde aux « Exigences de sécurité supplémentaires » ci-après. La cible d'évaluation (TOE) doit être le photocopieur/dispositif multifonctionnel lui-même et/ou la trousse de sécurité éventuellement ajoutée au photocopieur/dispositif multifonctionnel à titre d'accessoire. Si la TOE est un accessoire tel qu'une trousse de sécurité, cet accessoire doit être inclus dans la configuration OCPN du photocopieur/dispositif multifonctionnel.

1. Protection de l'information résiduelle
   
   FDP_RIP.1.1 : Les FST (fonctions de sécurité TOE) permettent de faire en sorte que toute l'information contenue dans les ressources suivantes soient supprimées lors de leur retrait de service : disque dur et tout autre support de mémoire non volatile.
2. Identification et authentification de l'utilisateur
   
   FIA_UID.2.1 : Les FST (fonctions de sécurité TOE) exigent que chaque utilisateur soit dûment identifié avant de permettre toute action au nom de cet utilisateur.
   
   FIA_UAU.2.1 : Les FST (fonctions de sécurité TOE) exigent que chaque utilisateur soit dûment authentifié avant de permettre toute autre action au nom de cet utilisateur.
3. Production de données sur la vérification de sécurité
   
   FAU_GEN.1.1 : Les FST (fonctions de sécurité TOE) doivent être en mesure de produire une inscription de vérification des événements vérifiables suivants : ouverture et fermeture des fonctions de vérification.
   
   FAU_GEN.1.2 : Les FST (fonctions de sécurité TOE) consignent dans chaque inscription de vérification au moins les renseignements suivants : date et heure de l'événement, type d'événement, identité du sujet et résultat (réussite ou échec) de l'événement.
4. Exigences de sécurité supplémentaires (non obligatoires pour les besoins de la certification EAL :
   1. Triple écriture des données
      
      Chaque dispositif multifonctionnel proposé doit avoir une capacité de triple écriture des données pour les besoins de l'écrasement des données résiduelles qui doit être effectué à la satisfaction de l'utilisateur désigné avant le retrait du disque dur (et de tout autre support de mémoire non volatile susceptible de contenir les données des travaux de l'utilisateur désigné) hors des locaux de l'utilisateur désigné; à défaut, le disque dur (et les autres supports de mémoire non volatile) doivent être cédés à l'utilisateur désigné à des fins de destruction matérielle s'ils sont défectueux ou s'ils sont retirés du service dans les locaux de l'utilisateur désigné.
   2. Séparation du réseau et des ressources de télécopie analogique
      
      Il faut qu'il soit impossible d'accéder au réseau local ou au réseau général, et aux données qu'ils contiennent, par l'intermédiaire de l'interface ligne téléphonique/modem de télécopie.

L'offrant doit fournir les renseignements suivants pour obtenir la réduction de 2p.100 du prix estimatif :

1. Un exemplaire du document faisant état de la cible de sécurité (CS) des Critères communs.
2. Un exemplaire du rapport de validation des Critères communs.
3. Un document expliquant en quoi le produit répond aux « exigences de sécurité supplémentaires ».

Si le photocopieur/dispositif multifonctionnel proposé ne répond pas aux exigences fonctionnelles de sécurité au moment de l'offre initiale, mais obtient la certification adéquate après l'émission de l'offre à commandes, l'offrant peut déposer en tout temps, certification à l'appui, une demande de réduction supplémentaire en vue de la période suivante de réactualisation des données.

A2. Catégories noir et blanc

A 2.1 Autres caractéristiques techniques obligatoires pour toutes les catégories noir et blanc

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc offerts doivent répondre au moins aux spécifications générales obligatoires énoncées ci-dessus ainsi qu'aux spécifications obligatoires pour les catégories noir et blanc énoncées ci-dessous :

A 2.1.1 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent avoir à l'impression, une résolution de 600 x 600 points par pouce, et à la copie, une résolution de 600 x 600 points par pouce;

A 2.1.2  Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent offrir 256 échelles de gris;

A 2.1.3  Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels qui sont exploitées à l'aide d'un gestionnaire d'impression PCL doivent être entièrement compatibles avec la version PCL 6 ou les suivantes. Toutes les émulations PostScript doivent être entièrement compatibles avec le langage PostScript d'Adobe, la version PS version 3 ou les suivantes. Il doit être possible de passer de PCL à PostScript ou vice-versa sans intervention manuelle. La méthode de commutation doit être clairement indiquée dans la présentation du produit en plus d'être compatible avec le mode habituel de fonctionnement en réseau.

A 2.1.4 Il est permis d'offrir des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels dans l'une ou l'autre des sous-catégories noir et blanc dans la mesure où le produit répond aux spécifications de cette sous-catégorie. Le taux CCTI couleur doit offrir un bon rapport qualité/prix et être acceptable par TPSGC pour que le produit soit inclus dans la sous-catégorie. Le bon rapport qualité/prix du taux de CCTI couleur sera déterminé en le comparant avec les taux des produits de la sous-catégorie couleur équivalente.

Un offrant peut offrir le même produit dans une sous-catégorie noir et blanc ainsi que dans une sous-catégorie couleur ou dans deux sous-catégories noir et blanc, s'il répond aux spécifications des deux sous-catégories. Cependant, un produit ne peut être offert dans plus que deux sous-catégories. Des produits OCPN identiques doivent avoir des prix identiques.

A 2.2 Autres caractéristiques obligatoires, par catégorie

Catégorie A : photocopieurs / dispositifs multifonctionnels noir et blanc de base (regroupés)

Sous-catégorie A1 : Noir et blanc, minimum 30 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 30 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 25 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 32 Mo;
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie A2 : Noir et blanc, minimum 40 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 40 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 40 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 96 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 5 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie A3 : Noir et blanc, minimum 50 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 50 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 50 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 96 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 5 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 500 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 1 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Catégorie B : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc à gros débit (évalués séparément)

Sous-catégorie B1 : Noir et blanc, minimum 60 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 60 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 60 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 128 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 10 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 500 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle d'une capacité d'au moins 50 pages;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 1 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 50 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie B2 : Noir et blanc, minimum 70 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 70 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 75 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 128 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 10 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 3 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle d'une capacité d'au moins 50 pages;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 1 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 50 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie B3 : Noir et blanc, minimum 80 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 80 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 90 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 192 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 10 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 3 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle d'une capacité d'au moins 50 pages;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 2 000 feuilles (de MOD 003). Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 50 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie B4 : Noir et blanc, minimum 90 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 90 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 120 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 192 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 10 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 3 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle d'une capacité d'au moins 50 pages;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 3 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 50 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Catégorie C : Photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc à faible débit et à format légal/lettre seulement (évalués séparément)

Sous-catégorie C1 : Noir et blanc, minimum 20 ppm, jusqu'au format minimum lettre/légal

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 20 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 10 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 16 Mo;
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• avoir deux plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 500 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'au format standard de 8.5 x 14 po;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 20 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 250 feuilles.

Sous-catégorie C2 : Noir et blanc, minimum 30 ppm, jusqu'au format lettre/légal uniquement

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 30 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 25 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 32 Mo;
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 000 feuilles, dont l'un de format lettre;
• papier de dimension standard jusqu'à un minimum de 8,5 x 14 pouces, mais pas plus;
• ne doit pas accepter le papier de dimension 11 x 17 pouces (tabloïde) ou de plus grande dimension;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 20 feuilles

Sous-catégorie C3 : Noir et blanc, minimum 40 ppm, jusqu'au format lettre/légal uniquement

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 40 pages par minute à 600 points par pouce;
• avoir une capacité nominale, en volume, de 40 000 pages par mois;
• avoir une fonction zoom de 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotés d'une mémoire vive (RAM) de 96 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 5 Go
• être dotés d'un plateau d'alimentation des originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• avoir trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total 1 000 feuilles, dont l'un de format 8.5 x 11 po;
• papier de dimension standard jusqu'à un minimum de 8,5 x 14 pouces, mais pas plus;
• ne doit pas accepter le papier de dimension 11 x 17 pouces (tabloïde) ou de plus grande dimension;
• doivent pouvoir être configurés pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 20 feuilles

A3. Catégories couleur

A 3.1 Autres caractéristiques obligatoires pour toutes les catégories couleur

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts doivent comporter des caractéristiques techniques conformes ou supérieures aux caractéristiques générales obligatoires énoncées ci-dessus ainsi qu'aux caractéristiques générales obligatoires pour les catégories d'photocopieurs couleur énoncées ci-dessous :

A 3.1.1 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur doivent être fondées sur un processus de quadrichromie : cyan, magenta, jaune et noir (CMYK);

A 3.1.2 Le réapprovisionnement en toner de Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doit pouvoir être effectué pour chaque couleur individuellement;

A 3.1.3 Toutes les émulations PostScript doivent être entièrement compatibles avec le langage PostScript d'Adobe, la version PS version 3 ou les suivantes. Il doit être possible de passer de PCL à PostScript ou vice-versa sans intervention manuelle. La méthode de commutation doit être clairement indiquée dans la présentation du produit en plus d'être compatible avec le mode habituel de fonctionnement en réseau.

A 3.1.4 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels qui sont exploitées à l'aide d'un gestionnaire d'impression PCL doivent être entièrement compatibles avec la version PCL 5c ou les suivantes.

A 3.1.5 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent avoir, à l'impression et à la copie, une résolution d'au moins 600 x 600 points par pouce (couleur 4 bits);

A 3.1.6 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent offrir au moins 256 échelles de nuances par couleur;

A 3.1.7 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent avoir au moins 80 polices de caractères;

A 3.1.8 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent offrir des gestionnaires d'imprimantes ou des descriptions d'imprimantes PostScript (s'il y a lieu) en vue de contrôler les fonctions liées aux couleurs d'impression;

A 3.1.9 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent offrir des fonctions d'étalonnage automatique ou manuel des couleurs;

A 3.1.10 Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent offrir des fonctions d'ajustement abrégé des couleurs par l'entremise d'un panneau de l'photocopieur/dispositif multifonctionnel ou d'un logiciel; 

A 3.1.11 Supprimer

A 3.1.12 Un offrant peut offrir le même produit dans deux sous-catégories couleurs, s'il répond aux spécifications des deux sous-catégories. Cependant, un produit ne peut être offert dans plus que deux sous-catégories. Des produits OCPN identiques doivent avoir des prix identiques.

A 3.2 Spécifications obligatoires supplémentaires par sous-catégorie

Catégorie D : Photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur d'entreprise de base (évalués séparément)

Sous-catégorie D1 : Noir et blanc, susceptible de couleur, minimum 10 ppm couleur, minimum 40 ppm noir et blanc, jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression de 40 pages par minute à 600 points par pouce en noir et blanc;
• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 10 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 40 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 200 Mhz;
• avoir une fonction zoom d'au moins 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 96 Mo;
• avoir un disque dur d'au moins 5 Go;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• inclure au moins trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 1 000 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'à, au moins, un format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie D2 : Entreprise, couleur, minimum 20 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11X17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 20 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 15 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 200 Mhz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 128 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir une fonction zoom d'au moins 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• inclure au moins deux plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 500 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'à, au moins, un format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 250 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17. (de MOD 015)
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.

Sous-catégorie D3: Entreprise, couleur, minimum 30 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 30 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 20 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 433 Mhz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 256 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir un disque dur d'au moins 4 Go;
• avoir une fonction zoom d'au moins 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• inclure au moins trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 1 000 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'à, au moins, un format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie D4 : Entreprise, couleur, minimum 40 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11X17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 40 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 25 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 800 Mhz, ou de contrôleurs bicanaux de 400 MHz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 512 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir un disque dur d'au moins 40 Go;
• avoir une fonction zoom d'au moins 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• inclure au moins trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 1 000 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'à, au moins, un format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 1 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Sous-catégorie D5 : Entreprise, couleur, minimum 50 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11X 17 (tabloïde)

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 50 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 30 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 1 Ghz, ou de contrôleurs bicanaux de 500 MHz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 512 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir un disque dur d'au moins 40 Go;
• avoir une fonction zoom d'au moins 25 à 400 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 50 feuilles;
• inclure au moins trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 1 500 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• accepter des feuilles de papier jusqu'à, au moins, un format standard de 11 x 17 po;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 1 000 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 30 feuilles.
• doit pouvoir copier des feuilles de format 11x17 à partir du plateau d'alimentation et de la plaque d'impression, en plus de la capacité d'impression 11x17.

Catégorie E : Photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, couleur d'entreprise à faible débit et de format lettre/légal (évalués séparément)

Sous-catégorie E1: Entreprise, couleur, minimum 10 ppm couleur, jusqu'au format minimum lettre/légal

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 10 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 7 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 200 Mhz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 64 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir une fonction zoom d'au moins 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• inclure au moins deux plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 500 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• papier de dimension standard jusqu'à un minimum de 8,5 x 14 pouces, mais pas plus;
• ne doit pas accepter le papier de dimension 11 x 17 pouces (tabloïde) ou de plus grande dimension;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 250 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;

Sous-catégorie E2 : Entreprise, couleur, minimum 20 ppm couleur, jusqu'au format minimum lettre/légal uniquement

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 20 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 10 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 200 Mhz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 128 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir une fonction zoom d'au moins 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• inclure au moins deux plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 500 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• papier de dimension standard jusqu'à un minimum de 8,5 x 14 pouces, mais pas plus;
• ne doit pas accepter le papier de dimension 11 x 17 pouces (tabloïde) ou de plus grande dimension;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 250 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;

Sous-catégorie E3 : Entreprise, couleur, minimum 30 ppm couleur, jusqu'au format lettre/légal uniquement

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés doivent :

• avoir une vitesse nominale d'impression TOUT EN COULEUR d'au moins 30 pages par minute;
• avoir une capacité nominale, en volume, d'au moins 20 000 pages par mois;
• être dotées d'un contrôleur d'impression externe ou intégré avec processeur d'au moins 433 Mhz;
• être dotées d'une mémoire vive (RAM) d'au moins 256 Mo;
• comprendre une méthode de compression de la mémoire;
• avoir un disque dur d'au moins 4 Go;
• avoir une fonction zoom d'au moins 50 à 200 % pour la copie en libre-service;
• être dotées d'un alimentateur de documents originaux pouvant contenir au moins 30 feuilles;
• inclure au moins trois plateaux d'alimentation feuille à feuille, avec commutation automatique, pouvant contenir au total au moins 1 000 feuilles, dont au moins un de format 8.5 x 11 po;
• papier de dimension standard jusqu'à un minimum de 8,5 x 14 pouces, mais pas plus;
• ne doit pas accepter le papier de dimension 11 x 17 pouces (tabloïde) ou de plus grande dimension;
• avoir un plateau d'alimentation manuelle;
• pouvoir être configurées pour l'impression recto-verso standard; sans ramette ou avec un plateau de 50 feuilles;
• avoir un plateau de réception pouvant contenir 500 feuilles. Le rangement à la sortie doit se faire soit par décalage des feuilles, soit par tri;
• avoir une fonction d'agrafage automatique, d'une capacité de 25 feuilles.

A4. Équipement fourni

A 4.1 Matériel fourni

Les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés à titre de matériel neuf, de même que les accessoires et l'équipement de configuration élargie, doivent être de type courant, c'est-à-dire qu'ils doivent comporter des éléments standards qui ne nécessitent aucun travail supplémentaire de recherche et de développement, qu'ils doivent être en production à l'heure actuelle et correspondre à la version actuelle des spécifications pertinentes ou du numéro de pièce du fabricant.

Tout l'équipement doit être neuf, sauf l'équipement dont la location est renouvellée; en d'autres termes, il ne doit pas comprendre de matériel remis à neuf et il doit être de fabrication courante. Toutes les pièces fournies par l'offrant pour les besoins des services d'entretien doivent être neuves ou de qualité essentiellement égale.

Compte tenu du fait que les pièces et l'équipement de configuration élargie se rapportant à l'équipement dont la location est renouvelée ne sont pas toujours disponibles pendant toute la durée de vie utile des modèles abandonnés, ces articles doivent être neufs ou d'une qualité sensiblement équivalente. L'équipement de configuration élargie acheté pour les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels faisant l'objet d'un renouvellement de location doit être assorti d'une garantie d'au moins une année, qu'il s'agisse de matériel neuf ou remis en état.

Sauf indication contraire, tous les logiciels doivent être fournis dans leur version la plus récente, être d'usage courant et ne nécessiter aucun travail supplémentaire de recherche et de développement pour répondre aux présentes exigences. Les logiciels doivent être adaptés au matériel et être parfaitement compatibles avec celui-ci, jusqu'à concurrence de ses limites de capacité d'expansion. Tous les logiciels d'photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être parfaitement intégrés au matériel et reliés à ce dernier.

A 4.2 Étiquetage des fournitures

L'entrepreneur doit s'assurer que le plus petit contenant de fournitures (toner ou révélateur) soit étiqueté de manière à indiquer le nom de l'offrant, le numéro de lot de production et tout autre renseignement requis afin de trouver les problèmes concernant la qualité des biens et de régler rapidement les plaintes portant sur la qualité.

A 4.3 Guides d'utilisation

Les manuels d'utilisation des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être dans les deux langues officielles. L'entrepreneur doit être en mesure de fournir à l'utilisateur un jeu complet de guides d'utilisation pertinents, en français et en anglais, ou encore dans l'une ou l'autre des deux langues avec chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel livré dans le cadre de l'offre à commandes. Il incombe à l'offrant ou à ses agents autorisés de s'informer des exigences linguistiques relatives aux guides à fournir pour chaque commande subséquente. Si l'offrant ou ses agents autorisés ne fournissent pas les guides d'utilisation dans la ou les langues choisies par l'utilisateur désigné, ils devront alors en remettre des exemplaires dans la langue souhaitée en échange des guides dans leur emballage moulant, sans frais supplémentaires pour l'utilisateur désigné ni pour l'État. Les manuels d'utilisation doivent être fournis sur support électronique (CD ou DVD, ou par l'intermédiaire d'un site Web) si l'utilisateur désigné a donné son accord par écrit.

A 4.4 Langues officielles

Cette offre à commandes doit être utilisée dans les deux langues officielles; c'est pourquoi on demande que, dans l'ensemble, la terminologie, les étiquettes des appareils et les instructions sur le fonctionnement et la sécurité soient bilingues. Il doit être possible de faire passer le menu de l'photocopieur/dispositif multifonctionnel d'une langue officielle à l'autre au moyen d'une procédure simple et bien documentée.

A 4.5 Appareillage électrique

Tout appareillage électrique faisant l'objet du contrat doit être, avant la livraison, certifié ou approuvé aux fins d'utilisation selon les exigences du Code canadien de l'électricité, Partie 1, par un organisme accrédité par le Conseil canadien des normes (CCN).

Les fournisseurs doivent obtenir des renseignements supplémentaires auprès du Conseil canadien des normes au 613-238-3222.

A 4.6 Inscription ISO 9001:2000 ou 9001:1994

L'entrepreneur (ou le fabricant de l'équipement) doit être inscrit en vertu des normes ISO 9001:2000 auprès d'un registraire national accrédité dans le cadre du programme ISO 9001 pour l'établissement industriel où les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés dans la présente offre à commandes sont fabriqués.

A 4.7 Programmes de protection de l'environnement

A 4.7.1 Les programmes environnementaux suivants sont obligatoires :

1. Accréditation ISO 14001
   L'entrepreneur (ou le fabricant de l'équipement) doit être inscrit en vertu des normes ISO 14001auprès d'un registraire national accrédité dans le cadre du programme ISO 14001 pour l'établissement industriel où les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés dans la présente offre à commandes sont fabriqués.
2. Programmes de recyclage des biens non durables
   Pour tous les emplacements au Canada (sauf dans les régions visées par les ERFG) où des contenants non durables ne peuvent pas être recyclés par le biais d'un programme de recyclage à l'aide de boîtes de plastique locales, l'entrepreneur doit avoir son propre programme de recyclage des produits non durables :
   1. soit en fournissant des emballages de retour en port payé avec le produit non durable au moment de sa livraison originale;
   2. soit en ramassant les produits non durables utilisés, et ce, gratuitement.
3. Programme de récupération et de recyclage du matériel
   1. L'entrepreneur doit réduire les déchets électroniques en établissant un programme de récupération et de recyclage du matériel de façon permanente.
   2. À la fin de toute période de location, l'entrepreneur doit récupérer les produits donnés en location aux termes de toute commande subséquente, sans frais.
   3. L'entrepreneur doit recycler tout l'équipement récupéré ou en disposer, et ce, d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement. Au minimum, le recyclage de l'équipement devrait comprendre des processus de récupération des matières et des métaux.Les installations servant au traitement du matériel électronique périmé doivent être conformes à tous les règlements applicables concernant la santé, la sécurité, l'environnement, les transports et l'exportation. Ces installations doivent avoir tous les permis et toutes les assurances nécessaires.
      
      Les processus acceptables comprennent le démantèlement et le tri manuel en fonction des grandes catégories (matières non dangereuses, déchets électroniques, matières dangereuses) et les processus mécaniques de démantèlement et/ou de séparation des matières. Les processus doivent comporter le dépoussiérage ainsi que l' évaluation des risques pour les opérateurs et la protection de ceux-ci.
      
      Les grandes catégories de matériel sont définies comme suit :
      1. Les matières non dangereuses comprennent les métaux ferreux, les métaux non ferreux, les autres métaux (laiton, bronze, particules de métaux), les plastiques, la bois et le verre (sans plomb).
      2. Les déchets électroniques comprennent les câbles et fils, les cartes de circuits imprimés (haute, moyenne et faible qualité), les composants, incluant les disques durs, les puces et autres composants électroniques.
      3. Les matières dangereuses comprennent les écrans cathodiques, le verre de scellement d'écran cathodique, le verre d'écran au plasma de plomb et les autres autres verres de plomb, les piles rechargeables, les piles non rechargeables, y compris les piles alcalines, les piles au plomb et les piles miniatures sur les cartes de circuits imprimés, les lampes et interrupteurs au mercure, les composants comportant des diphényles polychlorés, et les cartouches d'encre et de toner.
      Les déchets électroniques et les matières dangereuses :
      • ne peuvent être enfouis, exportés vers des pays non membres de l'OCDE ou des pays membres de l'UE, ni transformés avec l'aide du travail en milieu carcéral.
      • ne peuvent être exportés qu'en conformité avec le Règlement sur l'exportation et l'importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses (REIDDMRD).
   4. Advenant qu'il soit déterminé par le Canada qu'un offrant refuse de reprendre un produit ou de recycler ce produit conformément aux exigences minimales de l'offre à commandes, le Canada prendra des dispositions pour faire récupérer le matériel en question et en disposer adéquatement, aux frais de l'offrant. De plus, l'autorisation de l'offre à commandes de l'offrant sera annulée et il sera interdit à l'offrant de détenir une offre à commandes similaire auprès du Canada pour une période minimale d'un an à partir de la date de détermination.
4. Recyclage de l'emballage
   1. Tous les matériaux dans lesquels les produits sont emballés et expédiés doivent être recyclables.
   2. L'entrepreneur doit récupérer tous les emballages des produits livrés au moment de leur installation dans les locaux de l'utilisateur désigné.
   3. L'entrepreneur doit récupérer ou recycler tous les emballages retirés des produits livrés en vertu de toute commande subséquente, ou en disposer, d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement.
5. Accréditation en vertu des programmes Energy Star
   Le produit de l'offrant est accrédité en vertu du programme Energy Star et est conforme aux normes connexes.

A 4.7.2 Le programme environnemental suivant est une exigence opérationnelle pour laquelle l'offrant verra son prix évalué réduit de 3 % et son nom mentionné dans le site Web du GGPFI.

1. Étiquetage sur le rendement écologique accordé par un tiers (3 %)
   Les télécopieurs ont été acceptés dans le cadre du programme d'étiquetage – certification écologique. Les programmes admissibles sont conformes à la norme « Marquage et déclaration environnementaux – Étiquetage environnemental de type I » (norme ISO 14024;adoptée en 1999), et sont reconnus par le Global Ecollabeling Network (GEN).
   
   Si le photocopieur/dispositif multifonctionnel proposé n'a pas un certificat pour fins d'écoétiquetage au moment de l'offre initiale mais obtient une certification après l'émission de l'offre à commandes, l'offrant peut déposer une demande et une preuve de certification pour bénéficier d'une réduction supplémentaire au cours d'une des périodes prévues pour l'actualisation des prix.

A5. Configuration réduite ou élargie

A 5.1 Configuration réduite de l'équipement

Lorsque l'utilisateur désigné est autorisé à utiliser une configuration réduite par rapport à la configuration de base des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels indiquée dans l'OCPN pour solliciter un photocopieur monofoncfionnel non connecté ou de l'équipement non connecté ayant des options différentes, la configuration de base est ventilée de façon à ce que les numéros des composantes et le prix des pièces modulaires compris dans la configuration mentionnée dans l'OCPN puissent être indiqués, la somme des parties devant être égale au taux mensuel ferme de base pour le modèle indiqué. Ces taux individuels doivent correspondre aux taux mentionnés dans la section Configuration élargie et accessoires – Achat ou location de l'annexe C, où ils doivent être disponibles pour la configuration élargie.

L'entrepreneur n'est pas tenu d'indiquer le prix de la configuration réduite, mais il ne doit pas fournir des produits dont la configuration est inférieure à la configuration de base des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels indiquée dans l'OCPN pour toute commande subséquente à la présente offre à commandes, à moins que les prix mentionnés dans l'offre n'aient été ventilés.

A 5.1.1 Disques durs

Lorsqu'il est possible de retirer le disque dur d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel et afin de permettre aux utilisateurs désignés qui doivent tenir compte de questions de sécurité de demander le retrait du disque dur à la fin de la location, les entrepreneurs doivent ventiler le prix de la configuration réduite et préciser le prix du disque dur; cette option doit être offerte selon un prix d'achat distinct dans la liste de matériel de configuration réduite ou élargie. Une entrée distincte doit apparaître après l'option relative au disque dur, dans la section portant sur les accessoires, afin d'indiquer le prix applicable au retrait du disque dur à la fin de la période de location, le cas échéant.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire que le disque dur soit amovible ni que l'offrant indique un prix pour le retrait et l'achat, les utilisateurs désignés pourraient utiliser ce facteur pour déterminer si le photocopieur/dispositif multifonctionnel répond à leurs exigences en matière de sécurité fonctionnelle lors de la détermination du meilleur rapport qualité/prix.

A 5.2 Configuration élargie de l'équipement

L'équipement modulaire ajouté pour constituer la configuration indiquée dans l'OCPN conformément aux caractéristiques techniques de la catégorie et dont les prix on été ventilés en fonction de la configuration indiquée dans l'OCPN sera également inscrit à la section Équipement neuf et renouvellement de location de l'annexe C afin de permettre à l'utilisateur désigné de procéder à une configuration élargie du photocopieur/dispositif multifonctionnel installé à une date ultérieure. Les taux mensuels fermes de la configuration élargie correspondent aux taux mensuels fixes ventilés dans le cadre de la configuration de base indiquée dans l'OCPN. Toutefois, des honoraires pour services professionnels peuvent s'appliquer lorsque la configuration élargie du matériel est effectuée sur place, conformément à l'Article A 5.6 ci-dessous. Un prix d'achat peut également être indiqué pour la configuration élargie.

A 5.3 Accessoires – Achat ou location

L'entrepreneur peut offrir des accessoires autres que ceux mentionnés dans le cahier des charges, qui sont directement reliés aux photocopieurs/dispositifs multifonctionnels neufs offerts ou qui sont utilisés par ces derniers. L'entrepreneur doit offrir les accessoires en question aux tarifs mensuels fermes établis à l'annexe C. Si l'offrant peut presenter une justification adéquate (licence d'utilisation de logiciel, article consommable tels que les produits de première nécessité ou le fil métallique à brocher, etc.), il doit indiquer le prix d'achat seulement de l'équipement neuf. Lorsque les prix d'achat sont indiqués, l'offrant ne peut fournir cet équipement ou ce logiciel sur une base de location dans le cadre d'une commande subséquente.

Le prix indiqué pour ces options ne fait pas partie du Coût évalué indiqué dans l'évaluation, quoique le Canada se réserve le droit de faire une vérification de prix de tout équipement optionnel et de rejeter tout équipement qui ne répond pas aux critères de rapport qualité/prix pour le Canada ou pour lesquels il n'existe pas de raison acceptable de n'indiquer que les prix d'achat.

Les offrants ne sont pas autorisés à offrir des contrôleurs d'impression supplémentaires pour la configuration élargie du matériel offert dans le cadre de l'OCPN.

L'offrant peut, en tout temps pendant la durée de l'offre à commandes, demander à ajouter de l'équipement supplémentaire à l'occasion d'une actualisation des prix, mais convient qu'aucune pièce d'équipement supplémentaire ne sera expédiée sans l'autorisation formelle et écrite de l'agent responsable de l'offre à commandes à TPSGC.

A 5.4 Commandes subséquentes d'accessoires ou d'équipement de configuration élargie

Des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie peuvent être commandés en tout temps dans le cadre de l'offre à commandes afin qu'ils soient installés sur les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels. Le matériel peut être acheté immédiatement si l'offrant a indiqué un prix d'achat à l'annexe D ou l'annexe DR de l'offre à commandes, ou il peut être loué aux taux indiqués à l'annexe D ou l'annexe DR.

L'équipement de configuration réduite et de configuration élargie proposé (ou l'équivalent) doit pouvoir être commandé pendant toute la période d'engagement de l'équipement commandé.

Tous les accessoires achetés doivent comporter une garantie à exécuter sur place minimale d'un an et seront installés et retirés par l'offrant à l'expiration de la période d'engagement des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels sur lesquels ils sont installés. Ces options demeureront la propriété de l'utilisateur désigné.

La période d'engagement pour la location des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie ne doit pas dépasser la période d'engagement des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels neuvs ou de renouvellement auxques ils seront fixés et ladite période d'engagement ne pourra être prorogée de la même façon que pour les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels (Partie 6 B, Section 5.2). Des frais de résiliation peuvent être exigés si les accessoires ou de l'équipement de configuration élargie sont retirés avant l'expiration de la période d'engagement, conformément à la Partie 6 B, Section 5.4.

A 5.5 Commandes subséquentes d'accessoires ou d'équipement de configuration élargie durant les périodes d'engagement non uniformisées

Durant les périodes autres que les périodes d'engagement mentionnées, l'offrant peut négocier avec l'utilisateur désigné afin de déterminer le prix le plus avantageux pour le Canada. Le taux qui s'applique aux options ou à l'équipement de configuration élargie ne doit à aucun moment excéder le taux de la période d'engagement complète la plus rapprochée pour l'équipement.

A 5.6 Honoraires relatifs à l'installation sur place des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie

Lorsque l'équipement de configuration élargie est ajouté à la configuration existante ou lorsque des accessoires sont installés après l'offre à commandes initiale (« installation sur place »), ou lorsque de l'équipement de configuration élargie est ajouté à un photocopieur/dispositif multifonctionnel dont la location est renouvelée, l'offrant pourra ajouter des frais additionnels correspondant à une période d'au plus une (1) heure d'installation ou de configuration, une (1) heure d'intégration des systèmes et de deux (2) heures de formation de l'utilisateur à la commande subséquente, aux taux indiqués à la section Services professionnels de l'annexe D.

Tout service professionnel additionnel doit être indiqué sur le bon de commande subséquente des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie. Aucun service professionnel additionnel ne sera fourni sans la permission écrite de l'utilisateur désigné.

Les taux indiqués pour ces services professionnels ne font pas partie du Coût évalué indiqué dans l'évaluation, quoique le Canada se réserve le droit de faire une vérification du prix de tout service professionnel et de rejeter tout tarif de services professionnels qui ne répond pas aux critères de rapport qualité/prix acceptables pour le Canada.

Annexe B – Énoncé des travaux

B1. Portée

L'offrant doit fournir sur demande, pendant la durée de l'offre à commandes et des périodes d'engagement précisées dans les éventuels documents de commandes subséquentes, à des utilisateurs désignés faisant partie du gouvernement fédéral, les photocopieurs et les dispositifs multifonctionnels tous usages visés par les présentes, y compris les fournitures, les biens non durables d'imagerie et les services d'entretien préventif et les services d'entretien correctif, et retirer les appareils à la fin de la période de location.

B2. Location / ventes et livraison

B 2.1 Agents de vente/location

L'offrant doit avoir les moyens de fournir tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts et de les entretenir sur tous les sites au Canada, sauf dans les régions visées par un ARRFG.

L'offrant fournira une liste d'agents de vente/location autorisés à prendre des arrangements de location aux termes de l'offre à commandes avec les utilisateurs désignés pour les besoins de cette offre à commandes, et la tiendra à jour. Ces agents sont autorisés à faire affaire au nom du proposant ou en leur nom commercial propre. Le service doit être offert au moins dans la(les) langue(s) officielle(s) en usage dans la region de service.

Une liste bilingue complete d'agents de vente/location sera préparée et tenue à jour par l'offrant conformément aux instructions énoncées ci-joint en Annexe F et placée sur le site Web du GGPFI à l'intention des utilisateurs désignés.

B 2.2.1 Liste d'agents de vente/location autorisés sur l'outil d'achat électronique

Pendant la durée de l'offre à commandes, TPSGC pourrait commencer à utiliser un outil d'achat électronique pour les besoins d'un ou plusieurs utilisateurs autorisés. L'offrant pourrait se voir demander de fournir la liste des agents de location/vente autorisés et des fournisseurs de services sous une forme conforme aux exigences de cet outil d'achat électronique.

B 2.2.2 Numéro d'entreprise–approvisionnement

Un numéro d'entreprise–approvisionnement (NEA) doit être indiqué pour tout bureau responsables de la facturation et des paiements.

B 2.2.3 Agents autochtones

L'offrant doit indiquer tous les agents des ventes et/ou les fournisseurs de service qui correspondent à la définition de fournisseur autochtone établie par le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC), de facon à ce que l'utilisateur désigné ait la possibilité de mettre de coté l'exigence relative aux fournisseurs autochtones.

Cette offre à commandes n'est PAS destinée à être utilisée dans les cas où les livraisons doivent être faites dans les régions visées par des accords de règlement de revendications foncières globales (ARRFG).

B 2.3 Niveau de prestation du service

L'offrant, ou son distributeur autorisé, doit livrer la marchandise demandée après réception de chaque commande subséquente,

1. dans un délai de 15 jours civils pour les lots de moins de 20 photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, ou dans un délai de
2. 20 jours civils pour les lots de 20 unités et plus, à moins que des dispositions formelles n'aient été prises avec l'utilisateur désigné. L'offrant doit indiquer clairement son MEILLEUR délai de livraison après réception de chaque commande.

Si l'offrant accuse un retard dans la livraison des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels et/ou des composantes commandées dans une commande subséquente, les dommages-intérêts fixés à l'avance s'appliqueront selon ce qui est précisé dans les présentes.

B 2.4 Dommages en cours de transport

Les frais relatifs au remplacement du matériel endommagé pendant le transport jusqu'au point de livraison sont à la charge de l'offrant, et le matériel ne sera pas réputé avoir été « livré », pour ce qui est des délais de livraison à respecter conformément aux précisions ci-dessus, s'il n'est pas en bon état ni prêt à subir les essais de réception. Les dommages-intérêts fixés à l'avance s'appliqueront au produit qui a été déterminé pour être endommagé avant la fin du délai de livraison obligatoire.

B 2.5  Rabais en cas de livraison tardive et remboursement des coûts de réapprovisionnement

1. Si l'entrepreneur omet de livrer tout produit à la date de livraison ou avant, et si le Canada ne résilie pas la commande subséquente pour défaut mais accorde plutôt un délai supplémentaire à l'entrepreneur pour qu'il fasse sa livraison, l'entrepreneur convient de réduire le prix des produits de 5 % de la valeur totale de la commande subséquente.
2. Si l'entrepreneur est en retard dans la livraison d'une partie seulement des produits commandés dans une commande subséquente, et si le Canada ne résilie pas la commande subséquente pour cause de défaut, mais accorde plutôt un délai supplémentaire à l'entrepreneur pour qu'il fasse le reste de la livraison, l'entrepreneur convient de donner un rabais de 15 % sur la valeur des produits livrés en retard, jusqu'à un maximum de 5 % de la valeur totale de la commande subséquente.
3. Les parties conviennent que les montants précités représentent la meilleure estimation de la perte qu'un tel manquement entraînerait pour le Canada et que cela ne vise pas à être une sanction ni à être interprété dans ce sens.
4. Si le présent contrat est résilié par le Canada pour cause de défaut, l'entrepreneur doit rembourser au Canada toute différence de coût entre le prix des produits et le coût de l'approvisionnement auprès d'un autre fournisseur.
5. Le Canada aura le droit de retenir, de recouvrer ou de déduire tout montant de dommages-intérêts dû et de défalquer ce montant de toute somme due à l'entrepreneur par le Canada.
6. Rien dans le présent article ne doit être interprété comme limitant les droits et recours dont le Canada peut par ailleurs se prévaloir en vertu du présent contrat, de l'offre à commandes ou de la loi.

B 2.6 Capacité de fournir

Si le volume commandé de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, d'accessoires ou de pièces d'équipement de configuration élargie, de services, ou de plusieurs de ces éléments, dépasse ou risque de dépasser la capacité de l'offrant, celui-ci doit en informer immédiatement l'autorité contractante de TPSGC pour que les mesures pertinentes puissent être prises. Cette mesure pourrait inclure la désignation des produits comme inactifs ou le retrait temporaire ou permanent des produits ou services en cause de la grille du meilleur rapport qualité/prix. Dans le cas de la catégorie polyvalente A, cela pourrait nécessiter de retirer tous les produits de l'offrant dans cette catégorie.

B 2.7 Livraison et FAB point d'expédition

Toutes les livraisons doivent être effectuées FAB à l'adresse du destinataire indiquée sur le formulaire de commande, y compris tous les frais de livraison.

Dans le cas de toutes les commandes, les frais de livraison, y compris les frais d'emballage et de transport, jusqu'à un point de destination au Canada, à l'exception des zones visées par un ARRFG, est inclu dans les frais de location du photocopieur/dispositif multifonctionnel et/ou dans le coût de location ou d'achat des pièces d'équipement supplémentaires ou de configuration élargie.

B 2.8  Emballage et expédition des articles achetés

Pour tout article acheté, l'emballage et l'expédition doivent être effectués conformément aux normes utilisées dans l'industrie pour le type d'articles en question de sorte que ceux-ci arrivent en bon état à destination. Des bordereaux d'emballage doivent accompagner chaque livraison. L'offrant est responsable de la bonne livraison et de l'installation (au besoin) de l'équipement et doit obtenir un accusé de réception pour les accessoires ou l'équipement de configuration élargie à destination.

L'offrant demeure responsable de tous les articles achetés jusqu'à ce qu'ils soient livrés et installés (au besoin), puis acceptés par un représentant autorisé de l'État. Après la réception des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie, tous les frais engagés pour le remplacement du matériel défectueux sous garantie sont à la charge de l'offrant.

B 2.9 Besoins relatifs à l'installation

L'offrant doit indiquer à l'utilisateur désigné, avant l'installation en vertu du contrat attribué, les spécifications relatives à l'installation électrique et les conditions environnementales particulières, s'il y a lieu, pour l'équipement. L'utilisateur désigné assume la responsabilité de toutes les modifications à apporter au lieu d'installation. L'équipement de suppression de surtension et de filtrage d'alimentation devrait être fourni avec tout photocopieur/dispositif multifonctionnel.

B 2.10 Enlèvement de l'emballage

L'offrant est tenu de récupérer les emballages sur les lieux et de les éliminer de façon responsable (recycler).

B3. Personnel de service

B 3.1  Personnel de service pour l'offre à commandes

Tous les employés d'entretien doivent recevoir une formation spécifique, approuvée par le constructeur de matériel, pour travailler sur les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels qu'ils seront chargés d'entretenir. L'offrant doit veiller à ce que tous les employés affectés connaissent les modalités et conditions de l'offre à commandes et certifier que les exigences du niveau de service requis sont satisfaites.

L'offrant doit fournir et entretenir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts dans toutes les régions du Canada, sauf les régions visées par les accords de règlement des revendications foncières globales (ARRFG). Les délais d'intervention, qui diffèrent selon les régions, sont indiqués à la Section B 5.6 ci-dessous.

L'offrant doit fournir les services d'entretien dans la ou les langues officielles en usage dans la zone de service.

L'offrant doit fournir une liste des agents fournisseurs de services. Ces agents peuvent faire affaire sous la dénomination sociale de l'offrant ou sous leur propre dénomination sociale. Le service doit être offert au moins dans la ou les langues officielles en usage dans la zone de service.

Une liste bilingue complète d'agents fournisseurs de services sera préparée et tenue à jour par l'entrepreneur conformément aux instructions énoncées ci-joint en Annexe F et placée sur le site Web du GGPFI à l'intention des utilisateurs désignés.

B 3.2  Attestation de service des tiers

L'offrant doit certifier que les tiers fournisseurs et sous-traitants connaissent les modalités et conditions de l'offre à commandes et qu'ils répondent aux exigences du niveau de service requis.

B 3.3 Situation du personnel

Il est entendu et convenu que les personnes appelées à fournir les services énoncés dans l'offre à commandes sont et demeureront les employés de l'offrant, les employés de l'agent autorisé de l'offrant pour l'OCPN, ou les sous-traitants de l'offrant, afin d'assurer des services indépendants à l'État, et que rien, dans l'offre à commandes, ne sera interprété comme faisant de ces personnes des employés ou des fonctionnaires de l'État.

Une partie de l'offre à commandes porte sur des services, et il est entendu et convenu qu'on fait appel à l'offrant de ces services à titre d'offrant indépendant, et non d'employé ou de mandataire de l'État. L'offrant et ses employés n'ont pas droit à d'autres avantages que ceux qui sont précisés dans l'offre à commandes.

L'État ne s'acquittera pas des fonctions ou des obligations d'un employeur, notamment le prélèvement de retenues à la source pour les impôts sur le revenu, le Régime de pensions du Canada, l'assurance-chômage ou des programmes gouvernementaux analogues prescrits par la loi, à partir des sommes à verser à l'offrant selon les conditions de la présente entente. L'offrant est seul responsable du paiement de ces montants.

B 3.4 Lésions corporelles

Il est entendu et convenu que Sa Majesté, ses représentants, ses fonctionnaires, ses employés et ses agents ne peuvent être tenus responsables en ce qui a trait aux réclamations pour décès, maladie, blessure ou invalidité pouvant survenir au cours de la prestation des services définis dans les présentes. L'offrant convient de ne pas déposer de réclamation à l'endroit de Sa Majesté et de ses représentants, de ses fonctionnaires, de ses employés et de ses agents relativement aux éventualités qui précèdent.

B 3.5 Gestion de la qualité

L'offrant doit mettre en oeuvre un processus de gestion de la qualité afin de s'assurer que les exigences de l'offre à commandes sont respectées. Le processus doit être axé sur la livraison du matériel, l'entretien préventif, les réparations et la présentation des rapports requis dans les délais prévus. Le processus de gestion de la qualité doit respecter ou dépasser les critères du processus décrit dans l'offre de l'offrant.

B4. Installation et formation

B 4.1  Configuration et installation

L'offrant doit configurer l'équipement et installer les accessoires, conformément aux précisions énoncées dans toute commande subséquente, avant de livrer l'équipement au point de destination.

L'offrant doit installer le matériel sur place. L'installation sur place comprend (au besoin) l'installation et la configuration (maximum de deux heures) des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels dans les locaux de l'utilisateur désigné, et les services d'intégration des systèmes (maximum d'une heure). L'offrant est responsable du bon fonctionnement de l'équipement dans les locaux de l'utilisateur désigné. La correction de toutes les lacunes ou de tous les problèmes constatés pendant l'installation et l'essai des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels incombe à l'offrant et doit être effectuée avant le début de la période d'engagement demandée pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel.

B 4.2 Formation

L'offrant doit assurer la formation, d'une durée maximale de quatre heures, des utilisateurs et des opérateurs clés afin que les employés puissent faire fonctionner l'équipement fourni par l'offrant avec efficience et efficacité, sans coût supplémentaire. L'utilisateur désigné doit fournir les installations ou les locaux requis pour la formation. Tous les cours de formation doivent faire l'objet d'une confirmation écrite de l'utilisateur désigné. Les dispositions relatives à une formation ultérieure aux quatre heures prévues initialement doivent être prises conjointement par l'offrant et l'utilisateur désigné, et les frais relatifs à cette formation ne doivent pas dépasser les taux indiqués à l'Annexe D ou l'Annexe DR. L'utilisateur désigné ne sera pas facturé pour toute formation ultérieure qu'il n'aura pas autorisée par écrit.

B 4.3 Services professionnels supplémentaires

Les honoraires pour les services professionnels supplémentaires offerts sur place seront calculés aux taux indiqués à l'Annexe D ou l'Annexe DR ci-jointe. Les taux indiqués comprennent tous les frais de déplacement, de main d'oeuvre et de matériel ainsi que les autres frais connexes pour toute destination au Canada sauf dans une zone visée par un ARRFG. L'offrant, ou son agent autorisé, informera l'utilisateur désigné, au moment de la soumission de l'offre à commandes, que ces frais s'appliqueront si des services professionnels supplémentaires sont exigés.

Des frais pourront être exigés pour l'installation et la configuration des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie, de même que pour l'intégration d'autres systèmes ou pour la formation supplémentaire. Toutefois, ces coûts s'appliqueront habituellement, si des accessoires ou de l'équipement de configuration élargie doivent être installés dans les locaux de l'utilisateur désigné (installation sur place), et qu'ils ne sont pas installés au moment de la livraison des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ou lorsque les services professionnels requis excèdent ceux énoncés à l'Annexe B 4.1 et 4.2.

Aucun service professionnel supplémentaire ne doit être fourni sans la permission écrite de l'utilisateur désigné.

B5. Services d'entretien

Les services d'entretien fournis doivent permettre de conserver les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels et tout accessoire en bon état, en tout temps. Les services d'entretien doivent être fournis pour les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels à compter de leur date d'installation.

B 5.1 Entretien préventif

L'offrant est tenu de conserver l'équipement en bon état de marche.

L'entretien préventif (inspection, lubrification et réglage de l'équipement) doit être effectué pendant la période principale d'entretien (PPE), conformément aux spécifications du FEO ou selon l'entente conclue à cet égard entre l'utilisateur désigné et l'offrant. Les coûts de cet entretien sont inclus dans le TMF de base des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels et de tout accessoire. L'offrant doit tenir un journal d'entretien préventif pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel et accessoire, et s'assurer qu'il est à la disposition du responsable de l'offre à commandes ou de l'utilisateur désigné de l'appareil, conformément aux dispositions de l'Annexe B 5.7 du présent document.

B 5.2 Réparations

L'offrant doit fournir, en plus des services d'entretien préventif susmentionnés, des services d'entretien correctif sur appel, dont les coûts sont inclus dans le TMF de base d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel ou de tout accessoire connexe. L'entretien préventif des accessoires et de l'équipement de configuration élargie doit être conforme aux dispositions des garanties courantes ou des garanties sur place.

Les services d'entretien correctif ou de réparations d'urgence des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, y compris le remplacement de pièces qui ne peuvent être réparées et la main-d'oeuvre, pendant la période principale d'entretien, doivent être terminés dans les délais prescrits à l'Annexe B 5.6 (Temps de réponse et période principale d'entretien).

B 5.3 Pièces de rechange

Les pièces de rechange des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offertes doivent être disponibles pendant toute la durée des contrats découlant d'une commande subséquente à l'offre à commandes. Toutes les pièces fournies par l'offrant dans le cadre des services d'entretien doivent être neuves ou d'égale qualité. La fourniture des pièces nécessaires à l'entretien des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels est comprise dans le TMF de base. Les pièces retirées deviennent la propriété de l'offrant. Sauf indication contraire, la version des logiciels doit être la plus récente et être accompagnée de la garantie et du service de soutien à la clientèle courants du fabricant. L'offrant doit préciser la durée et le niveau de la protection de la garantie courante du fabricant du logiciel.

B 5.4 Personnel affecté

L'offrant doit fournir le personnel nécessaire pour assurer les services décrits ci-haut.

B 5.5  Affectation du personnel

L'offrant doit établir une marche à suivre pour enregistrer les demandes de services et affecter le personnel formé. Cette marche à suivre doit être mise à la disposition du responsable de l'offre à commandes sur demande. L'offrant doit indiquer clairement comment l'utilisateur désigné doit contacter le personnel d'entretien du proposant en cas de perturbation du service.

B 5.5.1 Numéro (sans frais) bilingue des services d'entretien

Conformément à l'Annexe K 4.6.3,, l'offrant peut, à défaut d'afficher la liste du personnel d'entretien, fournir le numéro des services d'entretien (sans frais et bilingue anglais/français) pour permettre aux utilisateurs désignés de demander de l'aide en cas de besoin.

Au minimum, le numéro de téléphone des services d'entretien doit être en opération pour les utilisateurs de 8 h 00 à 17 h 00 (heure locale dans tous les fuseaux horaires canadiens), du lundi au vendredi, à l'exclusion des jours fériés. Ce numéro doit être disponible pour tout utilisateur désigné, partout au Canada, dans la langue officielle canadienne de son choix, pendant toute la durée de l'offre à commandes.

B 5.6 Délai d'intervention pour le service et période principale d'entretien

B 5.6.1 La période principale d'entretien (PPE) s'entend de la période d'heures consécutives d'une journée comprise entre 8 h et 17 h (heure locale), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés.

B 5.6.2 Délais d'intervention

Zone A – Grands centres

Les grands centres sont définis comme étant les régions métropolitaines du Canada où la population des fonctionnaires fédéraux est d'au moins 1 000 personnes selon le recensement des employés fédéraux de 2006 de Statistique Canada. Les grands centres comprennent les villes indiquées au tableau ci-dessous.

Recensement des employés fédéraux de 2006 de Statistique Canada

Région métropolitaine	Nombre d'employés
Ottawa–Gatineau (Ont.–Qué.)	117 826
Montréal (Qué.)	25 726
Toronto (Ont.)	22 448
Vancouver (C.-B.)	17 101
Halifax (N.-É.)	16 336
Québec (Qué.)	13 773
Winnipeg (Man.)	12 515
Edmonton (Alb.)	9 218
Victoria (C.-B.)	8 833
Calgary (Alb.)	6 637
St. John (T.-N.-L.)	4 544
Regina (Sask.)	3 125
Hamilton (Ont.)	2 859
Saskatoon (Sask.)	2 519
London (Ont.)	2 352
Sudbury (Ont.)	2 066
Windsor (Ont.)	2 040
Saguenay (Qué.)	1 241
Sherbrooke (Qué.)	1 140
St. Catharines–Niagara (Ont.)	1 132
Saint John (N.-B.)	1 101
Kitchener (Ont.)	1 047

Le délai d'intervention dans la zone A ne doit pas dépasser quatre (4) heures à partir du moment où un utilisateur désigné a donné un avis à l'offrant, peu importe le lieu à partir duquel les services d'entretien sont assurés, sauf sur approbation écrite de l'utilisateur désigné. Dans le calcul du délai d'intervention pour l'entretien, on ne tient pas compte des samedis, des dimanches ni des jours fériés. Le délai d'intervention se calcule à partir du moment où l'offrant reçoit l'avis de l'utilisateur désigné, jusqu'au moment où prend fin le service de réparation fourni par l'offrant. Si la non-disponibilité imprévue de l'équipement (voir la définition dans l'Annexe B 6.3) excède la période de quatre (4) heures, l'utilisateur désigné pourra demander que des mesures correctives soient prises aux termes des dispositions de l'Annexe B 6.4.

Zone B – Régions extérieures aux grands centres

Les régions extérieures aux grands centres sont définies comme étant tous les lieux au Canada qui ne font pas partie des grands centres (tels que définis ci-dessus) à l'exception des lieux éloignés (tels que définis ci-dessous).

Le délai d'intervention dans la zone B ne doit pas dépasser huit (8) heures à partir du moment où un utilisateur désigné a donné avis à l'offrant, peu importe le lieu à partir duquel les services d'entretien sont assurés, sauf sur approbation écrite de l'utilisateur désigné. Dans le calcul du délai d'intervention pour l'entretien, on ne tient pas compte des samedis, des dimanches ni des jours fériés. Le délai d'intervention se calcule à partir du moment où l'offrant reçoit l'avis de l'utilisateur désigné, jusqu'au moment où prend fin le service de réparation fourni par l'offrant. Si la non-disponibilité imprévue de l'équipement (voir la définition à l'Annexe B 6.3) excède huit (8) heures, l'utilisateur désigné pourra demander que des mesures correctives soient prises conformément à l'Annexe B 6.4.

Zone C – Lieux éloignés

Les lieux éloignés sont définis comme étant les agglomérations ayant une population de moins de 5 000 personnes et situés à plus de 100km de l'agglomération la plus proche ayant une population de plus de 5 000 personnes.

Le délai d'intervention dans les lieux éloignés ne doit pas dépasser vingt-quatre (24) heures à partir du moment où un utilisateur désigné donne un avis à l'offrant, peu importe le lieu à partir duquel les services d'entretien sont assurés, sauf sur approbation écrite de l'utilisateur désigné. Dans le calcul du délai d'intervention pour l'entretien, on ne tient pas compte des samedis, des dimanches ni des jours fériés. Le délai d'intervention se calcule à partir du moment où l'offrant reçoit l'avis de l'utilisateur désigné jusqu'au moment où prend fin le service de réparation fourni par l'offrant. Si la non-disponibilité imprévue de l'équipement (voir la définition à l'Annexe B 6.3) excède la période de vingt-quatre (24) heures, l'utilisateur désigné peut demander que des mesures correctives soient prises conformément aux dispositions de l'Annexe B 6.4.

B 5.6.3 Dès qu'il entreprend des travaux d'entretien, l'offrant doit continuer de les exécuter jusqu'à ce que le photocopieur/dispositif multifonctionnel ou les accessoires connexes soient en état de fonctionner ou que l'utilisateur final donne à l'offrant un avis lui demandant de suspendre les travaux.

B 5.6.4 Si, après l'arrivée sur les lieux du personnel d'entretien de l'offrant, il est établi que ce dernier ne peut réparer les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ni les accessoires connexes défectueux dans un délai de deux (2) jours ouvrables, l'offrant doit prêter une machine offrant les mêmes possibilités que l'appareil à réparer, sans frais, dans les vingt-quatre (24) heures suivant la découverte par le personnel d'entretien de l'offrant. L'utilisateur désigné conservera la machine prêtée jusqu'à ce que l'appareil d'origine soit réparé et lui soit restitué en bon état de marche.

B 5.6.5 Le coût de la fourniture des pièces et de la main-d'oeuvre pour l'entretien des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ou des accessoires connexes visés par le contrat de location doit être compris dans le coût de location total. L'offrant n'est pas autorisé à facturer des frais supplémentaires de temps, de matériel ni autres frais connexes.

B 5.6.6 Aucuns frais de déplacement ne doivent être exigés pour la livraison, l'installation et l'entretien d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel ou d'un accessoire en place dans l'établissement d'un utilisateur désigné, quel que soit le lieu à partir duquel les services d'entretien sont assurés.

B 5.7 Rapport récapitulatif d'entretien des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels

Pour chaque visite d'entretien, un rapport récapitulatif d'entretien doit être préparé par l'offrant et signé par l'utilisateur désigné. Ce rapport, dont un (1) exemplaire au moins doit être envoyé à l'utilisateur désigné, doit comprendre au moins les éléments suivants :

1. numéro de l'offre à commandes et de la commande subséquente;
2. nom, numéro de téléphone et adresse du client;
3. date et heure de réception de la demande de service et nom du centre de service qui en a accusé réception;
4. date et heure du départ du préposé à l'entretien;
5. date et heure des arrivée/départ sur place;
6. durée totale de la panne;
7. raison de l'appel;
8. type et numéro de série du photocopieur/dispositif multifonctionnel;
9. mesure prise/service fourni, y compris la liste des pièces remplacées/installées;
10. nom et signature du technicien;
11. remarques.

Des exemplaires de ces rapports doivent être remis sur demande à l'autorité contractante dans un délai de trente (30) après la demande.

B 5.8 Niveau de service

L'offrant garantit que le rendement du matériel fourni dans le cadre de l'offre à commandes correspondra au volume mensuel moyen prévu au contrat, l'interruption des services d'impression et de photocopie ne devant pas dépasser l'équivalent de :

Pour la zone A – Grands centres : huit (8) heures de travail normales par mois de l'utilisateur désigné, soit vingt-huit (28) jours-heures, en raison des pannes ou de l'entretien préventif. Cette garantie permettra d'assurer une accessibilité du matériel de l'ordre de 95p.100 au cours d'un mois d'utilisation normale. Lorsque les clients utilisent le matériel au cours de journées de travail plus longues, la proportion de 95p.100 doit également être respectée.

Pour la zone B – Régions extérieures aux grands centres : seize (16) heures de travail normales par mois de l'utilisateur désigné, soit vingt-huit (28) jours-heures, en raison des pannes ou de l'entretien préventif. Cette garantie permettra d'assurer une accessibilité du matériel de l'ordre de 90p.100 au cours d'un mois d'utilisation normale. Lorsque les clients utilisent le matériel au cours de journées de travail plus longues, la proportion de 90p.100 doit également être respectée.

Pour la zone C – Lieux éloignés : vingt-quatre (24) heures de travail normales par mois de l'utilisateur désigné, soit vingt-huit (28) jours-heures, en raison des pannes ou de l'entretien préventif. Cette garantie permettra d'assurer une accessibilité du matériel de l'ordre de 85p.100 au cours d'un mois d'utilisation normale. Lorsque les clients utilisent le matériel au cours de journées de travail plus longues, la proportion de 85p.100 doit également être respectée.

L'utilisateur désigné doit informer l'offrant des exigences en cas de dépassement des heures de travail normales.

Ces périodes de défaillance du matériel doivent commencer à partir du moment où l'offrant est informé d'un problème ou au moment de la fermeture des appareils, en cas d'entretien préventif, et doivent prendre fin lorsque le service d'impression et de photocopie est rétabli. Lorsque l'utilisateur demande, reçoit et paie un service d'entretien en heures supplémentaires, ces heures sont excluses. Lorsque l'interruption du service dépasse la norme au cours d'un mois donné, et se traduit par des arrêts de travail importants, elle doit être portée à l'attention du responsable de l'offre à commandes de TPSGC mentionné à la Partie 6 A, Article 6.5.1, et l'offrant doit prendre les mesures nécessaires pour corriger le problème. Si, de l'avis de l'utilisateur désigné, l'offrant n'adopte pas les mesures satisfaisantes dans les deux (2) semaines suivant l'interruption excessive, on jugera que l'offrant est en défaut et le Ministre sera autorisé à prendre les mesures correctives indiquées à l'Annexe B 6.4.

B 5.9 Emplacement – règlements (Service sur place)

L'offrant s'engage à se conformer à tous les règlements permanents ou autres en vigueur à l'emplacement où les travaux doivent être exécutés, en ce qui concerne la sécurité des personnes sur place ou la protection des biens contre les pertes ou les dommages, peu importe la cause, y compris en cas d'incendie.

B 5.10 Autorisations

Il incombe à l'offrant d'obtenir et de garder à jour tous les permis, licences ou certificats d'approbation requis pour exécuter les travaux en vertu des lois fédérales, provinciales ou municipales pertinentes. Tous les frais imposés en vertu de ces lois et règlements seront à la charge de l'offrant. L'offrant fournira sur demande au gouvernement du Canada une copie des permis, licences ou certificats susmentionnés.

B 5.11 Normes de sécurité et codes du travail

L'offrant devra se conformer à toutes les règles et normes de sécurité et aux codes du travail en vigueur dans les juridictions où le travail doit être exécuté.

B6. Mesures correctives adoptées en raison d'un niveau de service inacceptable

B 6.1  Généralités

Afin d'assurer un niveau de service acceptable selon la charge de travail de l'utilisateur désigné, l'offrant reconnaît que l'État peut appliquer les mesures correctives suivantes.

Le fait que l'État n'applique pas ces mesures correctives, en tout ou en partie, ne signifie pas que le service obtenu répond aux conditions essentielles applicables et n'abaisse pas le niveau de service acceptable pour toute partie de l'offre à commandes.

L'offrant ne sera tenu responsable d'aucune défectuosité découlant de l'utilisation de l'équipement par l'utilisateur désigné, utilisation ne correspondant pas aux pratiques et aux procédures publiées par le FEO ou à toute autre procédure publiée antérieurement par l'offrant et acceptée par l'utilisateur désigné.

L'État n'a pas l'intention d'appliquer les mesures correctives suivantes dans les cas de force majeure, d'insurrection civile ou, de façon générale, dans les cas échappant au contrôle de l'offrant.

L'application des mesures correctives décrites ci-après, dans un ou plusieurs cas, n'empêche pas l'État de résilier le contrat pour inexécution, lorsque les conditions de l'offre à commandes ne sont pas respectées.

L'application de toute mesure corrective n'accroît pas les responsabilités du Canada.

B 6.2 Demande de mesures correctives – marche à suivre

L'utilisateur désigné doit demander l'application de mesures correctives, par écrit, dans les 30 jours suivant la date à laquelle il a noté la défectuosité nécessitant des mesures correctives.

Toute réclamation de cette nature doit être accompagnée de documentation raisonnable à l'appui.

Lorsque l'application de mesures correctives se traduit par des avantages financiers pour l'État, ces avantages doivent être comptés comme un crédit à facture applicable à la période de facturation suivant la période de facturation pendant laquelle l'offrant a reçu la réclamation.

Lorsqu'en raison des mesures correctives appliquées, l'offrant doit remplacer l'équipement, il doit le faire dans les 24 heures suivant la réception de la réclamation.

Lorsqu'en raison des mesures correctives appliquées, l'offrant doit fournir des rapports additionnels ou d'autres documents, cette documentation doit être fournie dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'offrant a reçu la réclamation.

B 6.3  Définitions

Panne donnant lieu à un entretien correctif : toute défectuosité de l'équipement à laquelle l'offrant doit remédier afin de rendre l'équipement fonctionnel.

Non-disponibilité imprévue de l'équipement : période pendant laquelle l'usager désigné ne peut se servir de l'équipement en raison d'une défaillance de ce dernier, période commençant lorsque l'offrant est informé de la défaillance conformément à l'offre à commandes.

B 6.4  Solutions

B 6.4.1 Pannes excessives de l'équipement

Si un photocopieur/dispositif multifonctionnel a au moins trois pannes donnant lieu à un entretien correctif pendant une période de 30 jours, l'offrant doit la remplacer par un appareil identique ou équivalent.

B 6.4.2 Incapacité de réparer l'équipement

Lorsque la période de non-disponibilité imprévue de l'équipement dépasse 48 heures, l'offrant doit remplacer l'équipement.

B 6.4.3 Période de non-disponibilité excessive

Si la période de non-disponibilité imprévue de l'équipement dépasse le delai d'intervention prévue poour la zone concernée pendant la PPE, au cours d'un mois donné, pour n'importe quelle photocopieur/dispositif multifonctionnel, les frais associés à cette photocopieur/dispositif multifonctionnel seront réduits conformément à la formule suivante :

(PNDIE/8)*.1* TMF total; PNDIE signifiant période de non-disponibilité imprévue de l'équipement en heures, pendant la PPE, au cours du mois indiqué). Cette solution ne doit pas dépasser deux fois le TMF total pour un mois donné.

B 6.4.4 Incapacité de corriger les pannes donnant lieu à l'entretien correctif

Si l'offrant ne fournit pas les techniciens compétents pour effectuer les réparations nécessaires dans les délais précisés dans l'offre à commandes, pour plus de 10 % du nombre de fois où ces services ont été demandés conformément au contrat individuel, sur une période de 30 jours, l'offrant doit fournir à l'usager désigné un plan de mesures correctives indiquant les mesures qu'il prendra pour remédier à la situation.

B 6.4.5 Gaspillage de copies

Un crédit de cent pour cent (100 %) doit être accordé lorsque les copies sont gaspillées en raison du mauvais fonctionnement de la machine ou de la qualité insatisfaisante de fournitures de l'offrant.

Annexe C – Détails techniques – Nouvel équipment seulement

Les détails techniques se trouvent ici :

• Produits, prix et tarifs – Photocopieurs / dispositifs multifonctionnels de l'OCPN

Annexes D et DR – Détails financiers

Les détails financiers se trouvent ici :

• Produits, prix et tarifs – Photocopieurs / dispositifs multifonctionnels de l'OCPN

Annexe E – Procédures de remplacement et instructions relatives au test provisoire d'évaluation des performances

E 1.0 Remplacement d'équipement

Les remplacements d'équipement et les livraisons de pièces d'équipement autres que celles qui sont précisées dans l'offre à commandes ne seront pas acceptées et pourraient entraîner le retrait de l'autorisation faite aux utilisateurs désignés d'utiliser l'offre à commandes aux termes de la Partie 6 A 12.2 des présentes.

E 1.1 Remplacement de composantes internes

Si l'offrant souhaite remplacer les composantes internes d'un produit visé par l'OCPN, la pièce de remplacement doit avoir fait l'objet des tests d'évaluation des performances requis et être approuvée par le responsable de l'offre à commandes avant que soient acceptées les commandes subséquentes de cette pièce et avant qu'elle soit livrée à un utilisateur désigné.

E 1.2 Remplacement de produits

Dans les cas où l'offrant souhaite proposer le remplacement d'un produit visé par l'OCPN, actif ou inactif, l'offrant doit déposer une demande de remplacement, conformément à l'Annex E 2.0 ci-dessous, au responsable de l'offre à commandes de TPSGC. L'offrant comprend et convient que le produit de remplacement proposé doit être un nouveau produit, qui n'était pas disponible pour être offert ou évalué à la date de clôture de la DOC initiale, que le photocopieur/dispositif multifonctionnel doit répondre ou dépasser les spécifications de base de la sous-catégorie visée par le remplacement, et qu'il doit avoir un ratio de coût par point d'évaluation égal ou inférieur à celui du produit qu'il remplace.

Un photocopieur/dispositif multifonctionnel ne peut être proposé en remplacement que dans une sous-catégorie dans laquelle l'offrant a déjà proposé un photocopieur/dispositif multifonctionnel. Si le remplacement proposé est accepté, le photocopieur/dispositif multifonctionnel remplacé sera retiré.

Le remplacement proposé fera l'objet d'une évaluation des performances et tous les frais connexes (p.ex. transport, frais des tests, etc.) seront assumés par l'offrant. Les offrants qui remplacent des produits visés par l'OCPN doivent respecter les lignes directrices concernant les tests énoncées en Annexe J.

Lorsqu'un produit est remplacé, le taux mensuel fixe ferme et le taux CCTI ferme de tout produit accepté deviendront les nouveaux taux plafonds.

L'offrant comprend et convient que l'État se réserve le droit d'accepter ou de rejeter tout remplacement proposé. L'offrant convient qu'aucun article de remplacement ne sera expédié sans avoir été officiellement autorisé par écrit par TPSGC.

E 1.3 Calendrier des tests provisoires d'évaluation des performances

Les tests provisoires d'évaluation des performances seront effectués sur demande. NSTL acceptera les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels à tester à la demande du responsable de l'offre à commandes, moyennant un préavis d'au moins 15jours civils. NSTL effectuera les tests et fournira les résultats sur tableur à TPSGC dans les 20jours civils qui suivront. TPSGC informera NSTL de sa décision d'accepter ou de refuser le produit de remplacement dans le cadre de l'OCPN et affichera la nouvelle tarification des produits acceptés à la date suivante de réactualisation des produits et de la tarification. NSTL acceptera les données du Rapport d'évaluation des performances en vue de les diffuser sur le site Web de NSTL/GGPFI et les affichera à la date de réactualisation des produits et de la tarification qui suivra la date de l'avis d'acceptation.

E 1.4 Interdiction d'ajouter de nouveaux photocopieurs/dispositifs multifonctionnels

Les offrants ne sont pas autorisés à accroître le nombre total de nouveaux photocopieurs/dispositifs multifonctionnels figurant dans leur OCPN. De nouveaux produits ne peuvent être introduits dans l'OCPN que par voie de substitution à un produit existant, le nouveau produit étant proposé dans la même sous-catégorie que le produit retiré. L'ajout de produits de renouvellement est autorisé.

E 2.0  Procédure de remplacement

E 2.1 Avis de demande de remplacement

Pour activer la procédure de remplacement, le représentant autorisé de l'offrant doit présenter au responsable de l'offre à commandes de TPSGC (ou au fondé de pouvoir de celui-ci) une Demande de remplacement, par courriel ou version papier, contenant tous les renseignements sur le changement proposé, y compris :

1. le nom et le numéro de pièce du nouveau produit,
2. la sous-catégorie dans laquelle il est offert,
3. le nom et le numéro du produit qui doit être remplacé,
4. la date à partir de laquelle le produit sera prêt à être testé,
5. la date souhaitée de réactualisation du produit et de la tarification, si la demande est acceptée.

E 2.2  Demande de remplacement

Les documents imprimés ou électroniques suivants doivent être joints à la demande ou présentés peu après celle-ci :

1. un imprimé (extrait du site de présentation de NSTL) de l'Annexe C – Proposition technique pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel offert, y compris une attestation signée confirmant que le photocopieur/dispositif multifonctionnel respecte ou dépasse les spécifications de base de la sous-catégorie d'équipement où le remplacement est effectué;
2. un imprimé (extrait du site de présentation de NSTL) de l'Annexe D – Proposition financière pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel offert, conformément aux lignes directrices de la DOC originale.
3. des copies des attestations ou des inscriptions requises (CSA, cUL, ISO, etc.), y compris celles qui sont exigées pour l'obtention de tout rabais;
4. des documents techniques et descriptifs sur chaque produit proposé, y compris un exemplaire des documents promotionnels et techniques, en anglais, en français, ou dans les deux langues, pour chaque modèle proposé. Si la documentation est accessible par Internet, l'adresse précise du site doit être fournie avec des copies imprimées des renseignements disponibles.
5. une preuve de l'existance de manuels d'utilisation anglais et français ou bilingues (anglais/français) (l'index ou la table des matières suffisent).

E 3.0  Instructions sur les test provisoires d'évaluation des performances

E 3.1 Dispositions générales

L'offrant convient que les tests d'évaluation des performances de l'équipement proposé sont obligatoires et qu'ils seront effectués avant l'évaluation financière finale.

E 3.2  Les tests d'évaluation des performances seront effectués par NSTL (Canada) Inc. Tous les coûts relatifs aux tests sont à la charge du offrant. l'offrant convient que le coût de chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel faisant l'objet des tests doit être conforme au Barème des frais relatifs aux tests d'évaluation des performances, qui se trouve à l'Annexe P et qu'il doit être payé par chèque certifié établi à l'ordre de NSTL Canada Corp.

E 3.3  Lieu des tests provisoires d'évaluation des performances

NSTL Canada Inc.
a/s de TPSGC/Acquisitions, Section EJ
11, rue Laurier, Place du Portage, 4C2 
Hull (Québec) K1A 0S5

Personne-ressource : Jon Drummond
jon.drummond@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Téléphone : 819-956-8355 
Télécopier : 819-956-1156

E 3.4  Entente conclue entre NSTL et le fournisseur

L'offrant doit soumettre une entente signée au moment des tests d'évaluation des performances initiaux. Ce document constitue un accord juridique entre l'offrant et NSTL. Les tests provisoires ne nécessiteront pas la conclusion d'un nouvel accord, à moins que des changements ne soient effectués.

E 3.5  Frais relatifs aux tests d'évaluation des performances

Tous les coûts relatifs aux tests d'évaluation des performances sont à la charge de l'offrant. Un chèque certifié au montant requis, conformément au Barème de tarifs (Annexe P) et établi à l'ordre de NSTL Canada Corp., doit être remis aux responsables des tests avant le début des tests d'évaluation. Les offrants qui soumettent plus d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel peuvent émettre un chèque pour tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ou pour chaque groupe de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels qui doivent subir les tests d'évaluation. Les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels pour lesquelles les coûts n'auront pas été payés dans les vingt-quatre (24) heures précédant leur préparation aux fins des tests ne seront pas testés.

E 3.6  Données sur les tests antérieurs

E 3.6.1 Si un photocopieur/dispositif multifonctionnel offert dans le cadre de cette DOC a déjà été testée par NSTL pour les besoins d'autres marchés, les données recueillies pertinentes peuvent être utilisées. La pertinence des données produites par les tests antérieurs doit être déterminée par NSTL. La décision de NSTL à cet égard sera sans appel.

E 3.6.2 Des frais de service seront facturés pour la recompilation et l'affichage des données pour les besoins du nouveau marché. Les frais facturés ne dépasseront en aucun cas le tarif fixé pour l'essai des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels en Annexe P.

E 4.0  Procédures relatives aux tests d'évaluation des performances

E 4.1 Demande de test d'évaluation des performances

Les offrants qui désirent remplacer un produit visé par leur OCPN doivent présenter le produit de rechange à NSTL afin qu'il subisse un test d'évaluation. Ils doivent se conformer à ce qui suit :

E 4.1.1 L'offrant doit informer le responsable de l'offre à commandes (GGPFI) de son intention de remplacer ou de tester un nouveau produit et fournir au GGPFI tous les documents nécessaires (voir E 2.0 ci-dessus).

E 4.1.2 Après avoir informé le GGPFI, l'offrant doit communiquer avec NSTL au sujet du calendrier d'essais et pour fixer la date et l'heure de livraison et d'installation du produit.

E4.1.3 L'offrant doit livrer et installer le produit à l'heure et à la date convenues, conformément aux dispositions de l'Article E 4.5 de la présente Annexe (ci-après).

E 4.1.4 Le produit ne sera testé qu'une fois que tous les produits livrables auront été fournis.

E 4.1.5 Après avoir testé le produit de rechange, NSTL communiquera avec l'offrant afin de lui indiquer la date et l'heure où il pourra récupérer le produit sur le lieu des essais.

E 4.1.6 L'offrant doit récupérer le produit et les articles qui l'accompagnent dans les bureaux de NSTL dans l'heure qui suit l'heure prévues de la récupération à la date prévue.

E 4.1.7 Il est fortement recommandé à l'offrant de prévenir NSTL s'il constate qu'il ne pourra pas respecter le rendez-vous fixé pour la livraison ou la récupération des produits.

E 4.2  Produit à livrer aux fins du test

L'équipement livré aux fins des tests doit être accompagné

1. du montant total du paiement couvrant les frais de tous les tests;
2. de l'Annexe C – Détails techniques dûment remplie (disponible sur Internet avant le debut de la période du test);
3. d'un technicien qualifié pour préparer et configurer l'équipement;
4. de tous les manuels techniques (s'il y a lieu) et d'utilisation (en anglais).

E 4.3  L'équipement soumis aux fins des test d'évaluation peut être requis pour une période pouvant aller jusqu'à 60 jours ouvrables. Chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel proposéedoit être muni d'une carte Ethernet et d'un câble de connexion 10 Base T. l'offrant doit également fournir un (1) jeu de biens non durables nécessaires (à l'exclusion du papier).

E 4.4  L'équipement qui doit subir les tests d'évaluation des performances doit respecter les spécifications des configurations de base indiquées dans la présente DOC ou les dépasser, et doit être identique à l'équipement décrit à l'Annexe C de l'offre à commandes, à moins qu'il ne soit officiellement demandé que la configuration du modèle offert soit supérieure aux spécifications de du modèle offert. L'appareil testé doit être identique à l'appareil dont le prix est indiqué dans l'Annexe D de l'offre, à moins qu'il ne soit officiellement demandé que la configuration du modèle offert soit supérieure aux spécifications du modèle offert au même prix. Aucun remplacement ne sera accepté, sauf sur approbation de TPSGC avant le début des tests d'évaluations des performances.

E 4.5. Installation de l'équipement

L'offrant a la responsabilité d'installer, de préparer et de tester l'équipement dans ses locaux avant l'exécution des tests d'évaluation des performances. De plus, il doit respecter les conditions suivantes :

E 4.5.1  L'offrant ne disposera pas de plus de trois (3) heures pour installer chaque appareil.

E 4.5.2 Les offrants qui doivent installer plus d'un appareil doivent faire appel au personnel nécessaire afin d'effectuer la préparation des appareils conformément aux lignes directrices suivantes :

• 4 heures pour un nombre maximal de huit (8) appareils
• 8 heures pour un nombre maximal de seize (16) appareils
• 12 heures pour plus de seize (16) appareils.

E 4.5.3 NSTL se réserve le droit de prolonger ces délais.

E 4.5.4 Il incombe à l'offrant de s'assurer que l'équipement est livré à l'endroit prévu pour y subir les tests d'évaluation à la date convenue, plus de trois (3) heures avant l'heure de fermeture des installations d'essai, soit 17 h, heure normale de l'Est.

E 4.6 Cas de défaillances

E 4.6.1 Si l'offrant ne peut faire fonctionner l'équipement correctement ou si l'équipement diffère des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels décrits à l'Annexe C, il doit retirer l'équipement et prendre un autre rendez-vous afin de livrer un photocopieur/dispositif multifonctionnel qui fonctionne et est conforme aux exigences dans les deux (2) jours ouvrables suivants.

E 4.6.2 Si l'équipement livré dépasse les spécifications du photocopieur/dispositif multifonctionnel décrites aux Annexes C et/ou D, l'offrant doit reconfigurer l'équipement de façon à ce qu'il respecte la description de l'équipement offert, ou encore demander un changement officiel en vue de fournir la configuration testée aux tarifs établis en Annexe D. L'offrant doit également fournir à NSTL une Annexe C mise à jour avec les spécifications révisées du produit.

E 4.6.3 Si l'offrant ne peut livrer un photocopieur/dispositif multifonctionnel en bon état dans les délais prescrits pour le deuxième rendez-vous, ou si le photocopieur/dispositif multifonctionnel livré et préparé ne fonctionne pas correctement ou que l'équipement livré ne respecte ou ne dépasse pas la description contenue à l'Annexe C, le photocopieur/dispositif multifonctionnel sera disqualifié.

E 4.6.4 Si l'équipement ne fonctionne pas conformément aux exigences stipulées dans les procédures relatives aux tests d'évaluation des performances, l'offrant sera tenu de réparer ou de remplacer l'équipement détaillant (par l'équipement proposé) suivant un préavis de deux (2) jours ouvrables.

E 4.6.5 Si, à l'expiration de ce préavis de deux (2) jours ouvrables, l'équipement ou l'équipement de rechange présente la même défaillance ou si une autre défaillance est relevée, ou si l'offrant ne respecte pas le délai de deux (2) jours ouvrables, l'équipement ne sera plus pris en considération.

E 4.6.6 NSTL, sur demande, apportera la preuve de toute défaillance relevée au cours des tests d'évaluation.

E 4.7  L'État n'est pas tenu d'évaluer tout ou partie des pièces d'équipement proposées.

E 4.8  Les offrants qui ne respecteront pas les procédures relatives aux tests d'évaluation des performances précisées dans la présente pourraient voir leur produit rejeté sans autre préavis.

E 5.0  Acceptation à titre de remplacement

E 5.1 Pour être accepté à titre d'article de remplacement conformément aux stipulations de l'Article E 1.2 ci-dessus, le photocopieur/dispositif multifonctionnel doit égaler ou dépasser le rapport qualité/coût du produit remplacé, conformément aux critères de l'évaluation initiale.

E 5.2 L'acceptation d'un produit de remplacement est discrétionnaire : la décision d'accepter ou de ne pas accepter une proposition de remplacement est laissée entièrement à la discrétion de l'État. Si l'État n'accepte pas une proposition de remplacement, le produit d'origine continuera d'être autorisé dans le cadre de cette offre à commandes, à moins que l'offrant ne retire ce produit de l'offre à commandes; l'offrant reconnaît que le retrait de tout produit d'une sous-catégorie de la catégorie 1 peut entraîner son retrait complet du groupe1. L'offrant convient qu'aucun article de remplacement ne peut être expédié dans le cadre d'une commande subséquente sans avoir été officiellement autorisé par TPSGC par écrit et affiché dans la grille du meilleur rapport qualité/coût sur le site Web du GGPFI.

E 5.3 Documentation relative aux remplacements acceptés : si un produit de remplacement est approuvé dans le cadre de la présente offre à commandes, il sera inscrit dans la grille du meilleur rapport qualité/coût et sera disponible pour location dans le cadre de commandes subséquentes. Les produits de remplacement approuvés ne peuvent être fournis dans le cadre d'une commande subséquente tant qu'ils n'ont pas été inscrits dans la grille du meilleur rapport qualité/coût. En cas de commande subséquente, le produit de remplacement doit être inscrit au moment où la commande subséquente est émise; autrement, l'article inscrit dans la grille du meilleur rapport qualité/coût au moment où est émise la commande subséquente doit être fourni.

E 6.0  Publication des résultats

Les résultats des tests d'évaluation seront publiés sur le site Web de GGPFI/NSTL.

E 6.1 Tout est mis en oeuvre pour que l'information publiée soit exacte. Veuillez signaler les éventuelles défectuosités à Sachin Sobhee par courrier électronique (sachin.sobhee@tpsgc-pwgsc.gc.ca) ou par télécopieur (604-775-7526).

Annexe F – Agents de location / vente et fournisseurs de services de l'OCPN

F 1.0  Conformément à l'Annex K 4.3, Agents de location/vente et fournisseurs de services, l'offrant doit avoir les moyens de fournir et d'entretenir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels sur tous les sites à l'exception des régions visées par des Accords de réglements de revendications foncières globales.

F 1.1 Listes des agents de location/vente et fournisseurs de service

L'entrepreneur doit fournir et tenir à jour une liste bilingue d'agents de location/vente autorisés à prendre des arrangements de location aux termes de l'offre à commandes avec les utilisateurs désignés pour les besoins de cette offre à commandes, et une liste bilingue de fournisseurs de service aptes à fournir des services d'entretien préventif et correctif, ou encore une liste globale de tous les employés liés à l'offre. Ces agents autorisés et fournisseurs de service peuvent être des employés ou des gens d'affaires établis à leur compte ou sous le nom de l'entrepreneur. Les services de location/vente ou d'entretien doivent être disponibles dans au moins une des langues officielles en usage dans la region de service.

F 1.1.1 L'offrant doit, pour chacun des agents de location/vente et fournisseurs de services, préciser ce qui suit :

1. le nom de l'entreprise (s'il diffère ce celui de l'offrant);
2. le numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA) (si l'entreprise doit envoyer des factures et recevoir des paiements)
3. l'adresse complète, code postal compris;
4. le nom de la personne-ressource sur place, de même que ses numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que son adresse électronique, s'il y a lieu;
5. si le point de location ou de service est un agent de location/vente ou un fournisseur de services, ou des deux, et, dans le cas des agents de location/vente, si le point de location ou de service est désigné par l'offrant à titre d'agent autorisé aux fins de la réception et de l'exécution des commandes subséquentes et aux fins de la réception des paiements.
6. si le point de location ou de service répond aux critères d'entreprise autochtone d'AINC;
7. si le point de location ou de service offre des services en anglais et/ou en français.

F 1.1.2 Les listes des agents de location/vente et des fournisseurs de service doivent être fournies sous la forme prévue par le Formulaire 3.

F 1.2  Mise à jour des listes d'agent
Si, pendant la durée de l'offre à commandes, des changements sont apportés aux points de location et/ou de service, l'offrant doit en aviser immédiatement, par écrit, le responsable de l'offre à commande de TPSGC nommé à la Partie 6 A 5.1 et fournir des listes actualisées dans les formes convenues.

L'offrant comprend et admet que l'État mettra de coté la présente offre à commandes s'il cesse d'offrir des points de location/vente ou des points de service partout au Canada. L'offrant aura la responsabilité de tenir à jour les listes électroniques pertinentes sur le site Web de TPSGC, conformément aux modalités de l'Annexe F. L'offrant aura également la responsabilité de préparer et de mettre à jour une liste de ses agents autorisés (s'il y a lieu) sous la forme requise pour les besoins du sytème de commande en ligne, Achats en direct.

Annexe G – Demande de rabais sur volume (DRV) et procédures et traitement special

G 1.0 Demande

Tout marché de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels de plus de 400 000 $, TPS/TVH incluse, mais de moins de 5 000 000 $, ou tout marché plus complexe tels que ceux qui recoupent plusieurs sous-catégories, ou tout marché de grandes quantités d'article de faible valeur monétaire, peut être soumis à TPSGC sous la forme du formulaire TPSGC 9200, « Demande d'achat de biens et de services », assorti des fonds nécessaires, pour être traité à titre de Demande de rabais pour volume (DRV).

La demande doit contenir les renseignements suivants :

1. les spécifications génériques minimales du ou des photocopieur(s)/dispositif(s) multifonctionnel(s), y compris les options et l'équipement additionnel;
2. le nombre de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels requis pour chaque série de spécifications minimales;
3. des renseignements détaillés sur les services ou les rapports supplémentaires, s'il y a lieu;
4. des renseignements détaillés sur la destination des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, y compris les instructions de livraison spéciales;
5. la période d'engagement demandée pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel;
6. des renseignements détaillés sur le financement engagé;
7. une analyse de rentabilité signée, s'il y a lieu;
8. les signatures et les coordonnées des autorités compétentes.

G 2.0 Traitement

G 2.1 Demande de rabais sur volume

En cas de Demande de rabais sur volume, TPSGC examinera les spécifications pour déterminer quels photocopieurs/dispositifs multifonctionnels visés par l'OCPN sont conformes aux spécifications génériques minimales. Il faut qu'au moins trois fournisseurs titulaires d'une OCPN proposent des produits admissibles pour qu'une DRV soit présentée. Si moins de trois fournisseurs proposent des produits admissibles, le besoin devrait être traité comme s'il s'agissait d'une DDP ouverte, conformément aux politiques et règlements de TPSGC en matière de marchés.

Les DRV ne seront adressées qu'aux entreprises titulaires d'une offre à commandes dans les sous-catégories pertinentes, actives ou inactive.

TPSGC communiquera avec l'auteur de la demande pour discuter de l'échéancier et des critères d'évaluation de la DRV.

Il est recommandé que le personnel de négociation des contrats de TPSGC s'adresse au Groupe de gestion des produits de formation d'images au 604-775-7022 pour recevoir des orientations, si nécessaire.

G 3.0  Produits admissibles

Tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés en réponse à une DRV doivent avoir fait l'objet du test d'évaluation des performances et être inscrits dans les OCPN comme actifs ou inactifs, quoique la version non réseautée et déconfigurée d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel inscrit puisse être offerte si les tarifs de déconfiguration/configuration élargie ont été fournis au moment de l'offre d'origine et si le besoin concerne un appareil non connecté.

Les produits non inscrits dans l'offre à commandes en vigueur ne seront PAS pris en considération quoique des options non inscrites nécessaires pour obtenir la configuration visée par la DRV puissent l'être si ces options sont directement connectées à l'équipement proposé dans l'OCPN ou utilisées par celui-ci.

L'État se réserve le droit d'adjuger la totalité ou une partie seulement du marché visé par la DRV à l'offrant retenu, selon ce qui est avantageux pour l'État. Le marché peut être divisé entre deux soumissionnaires ou plus.

G 4.0  Période de validité de la DRV

La durée de la DRV dependra de la complexité du marché et de la nécessité éventuelle d'une conférence des soumissionnaires ou d'une visite des installations. Le délai minimal pour soumettre une réponse à une DRV est de 5 jours ouvrables.

G 5.0  Modalités et conditions

Les modalités et conditions de l'OCPN concernée s'appliqueront à tout contrat conclu à la suite d'une DRV et en feront partie intégrante. Il se peut que des modalités et conditions supplémentaires propres au client concerné s'appliquent également.

G 6.0  Critères d'évaluation

La méthode d'évaluation recommandée pour les DRV est la sélection du produit offrant le coût le plus bas par point d'évaluation en utilisant le plus grand nombre possible d'éléments pertinents de l'évaluation d'origine. Cette méthode ne convient pas si des produits de sous-catégories différentes sont conformes aux spécifications, puisque les résultats des tests d'évaluation des performances ne peuvent pas être comparés équitablement entre sous-catégories différentes.

Les clients peuvent également sélectionner des produits qui répondent aux spécifications établies et qui comportent les tarifs individuels ou globaux les plus bas.

Toutes les questions concernant les DRV applicables aux OCPN de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent être adressées au Responsable de l'offre à commandes.

Annexe H – Modèle du précis des rapports d'activité – OCPN

MODÈLE DU PRÉCIS DES RAPPORTS D'ACTIVITÉ – OCPN
(à présenter sous forme de tableur)

Compagnie de l'offrant : __________

Numéro de l'OC : EZ107-070001/____/VAN

Personne-ressource de l'offrant : __________

No de tél. # : __________

No de télécopieur : __________

Période visée : Du ____/____/____ au ____/____/____

Sous catégorie	Nombre de commandes subsé-quentes	Nombre d'unités	Valeur estimative totale (TMF)	Valeur estimative totale (CCTI)	Ventes à ce jour pour l'OCPN
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Annexe I – Terminologie

Période d'achat :

a la même signification que la période de l'offre à commandes.

Accessoire TMF :

tarif mensuel ferme pour un accessoire.

TMF de base :

tarif mensuel ferme pour une imprimante ou un copieur donné, y compris les options nécessaires pour qu'ils soient conformes aux exigences obligatoires, mais à l'exclusion de toute autre option disponible qui figure dans la liste des tarifs relatifs aux accessoires.

Bon de commande :

formule autorisée intitulée « Commande subséquente à une offre à commandes » (TPSGC 942), dont l'utilisateur désigné se sert pour faire une commande subséquente à une offre à commandes.

Période d'engagement :

période pendant laquelle l'usager désigné s'engage à conserver, pour son usage, une pièce d'équipement donnée, à la condition que cette période corresponde à la période d'engagement prévue par le proposant en vertu de l'offre à commandes.

Contrat ou le contrat :

contrat individuel établi entre le gouvernement et le proposant chaque fois qu'une commande subséquente est passée en réponse à la présente offre à commandes. Chaque contrat est constitué de l'offre à commandes, de toutes les clauses et conditions qu'il contient et du bon de commande utilisé pour commander l'équipement de photocopie et les fournitures connexes.

Coût par copie/travail d'impression (CCTI) :

tarif ferme par copie, y compris les fournitures et les produits non durables connexes (vireur et révélateur) de même que le service à titre préventif et les réparations.

Copieur/imprimante à valeur moins élevée :

s'entend d'une situation où de l'équipement supplémentaire et/ou de configuration élargie est retiré du photocopieur/dispositif multifonctionnel installé et NON d'une situation où le photocopieur/dispositif multifonctionnel installé est remplacé par un autre modèle du même fournisseur ayant un TMF moins élevé (ce qui exigerait une annulation et une nouvelle offre à commandes).

Avis concernant la fin du contrat :

avis que le proposant doit transmettre à l'utilisateur désigné avant la date d'expiration du contrat. Ce rappel permet de réévaluer à temps les besoins en reprographie de l'utilisateur.

Utilisateur désignés, clients ou usagers :

usagers désignés autorisés par le Ministre à faire des commandes subséquentes à l'offre à commandes. L'opérateur clé est la personne choisie par l'utilisateur désigné pour gérer une commande subséquente d'imprimante ou de copieur donnée et pour agir en qualité d'agent de liaison auprès du représentant du proposant.

Date d'installation :

date à laquelle une imprimante ou un copieur est installé.

Imprimante ou copieur installé :

toute imprimante ou tout copieur installé conformément à une offre à commandes subséquentes.

Opérateur clé :

personne affectée par un utilisateur désigné pour gérer et coordonner les activités associées aux imprimantes/copieurs fournis par le proposant, tel que précisé dans le présent document.

Points de location, de vente ou de service :

liste, fournie par le proposant, des nom et adresse incluant le code postal et le numéro de téléphone des entreprises qui fourniront des services à l'utilisateur désigné.

Fiche :

fiche fournie par le proposant, à remplir chaque mois par l'employé désigné opérateur clé identifiant le nombre de copies faites chaque mois et à retourner au bureau du proposant.

Tarif indiqué :

identique au coût par copie/travail d'impression ci-dessus.

Utilisation mensuelle :

nombre d'impressions ou de copies par mois.

FEO :

fabricant de l'équipement original.

Proposant :

l'entreprise qui propose l'offre à commandes.

Représentant autorisé de l'offrant :

le principal point de contact de l'offrant pour les questions concernant le contrat, le service, la formation et les déclarations.

Période principale d'entretien (PPE) :

période de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, à l'exclusion des jours fériés du gouvernement fédéral dans la ville où se trouve l'équipement spécifié.

TMF de l'équipement de configuration élargie :

taux mensuel fixe associé à tout matériel de configuration élargie.

Date de réactualisation :

Date, environ tous les deux mois, à laquelle des changements de produits et de prix sont faits à l'offre à commandes.

Panne donnant lieu à un entretien correctif :

toute défectuosité de l'équipement à laquelle le proposant doit remédier afin de rendre l'équipement fonctionnel.

Équipement de renouvellement :

tout photocopieur/dispositif multifonctionnel pour lequel des tarifs de renouvelllement sont indiqués, marqués par un (R) après le numéro de modèle « p. ex. Modèle ABC (R) ».

Auteur de la demande :

tout représentant autorisé du gouvernement canadien, d'un ministère du gouvernement ou d'une agence, tel que défini dans la Loi sur la gestion des finances publiques a la permission de faire une demande de services, conformément aux clauses et aux conditions de la présente offre.

Révision et révision d'une offre à commandes :

révision officielle d'une offre à commandes dûment autorisée par l'autorité contractante.

Durée de l'offre à commandes :

période à laquelle les commandes subséquentes à l'offre à commandes peuvent être effectuées.

Tarif total indiqué :

nombre de copies par mois, multiplié par le tarif indiqué.

TMF total :

tarif mensuel ferme pour une imprimante ou copieur donné, y compris le TMF de base et tous les TMF de versions améliorées associées à toute option choisie.

Tarif mensuel total :

total des frais mensuels pour une imprimante ou un copieur donné, y compris le TMF total et le tarif total indiqué.

Non disponibilité de l'équipement imprévue :

période pendant laquelle l'usager désigné ne peut se servir de l'équipement en raison d'une défaillance de ce dernier, période commençant lorsque le proposant est informé de la défaillance conformément à l'offre à commandes.

Copieur/imprimante de valeur supérieure :

s'entend d'une situation où de l'équipement supplémentaire et/ou de configuration élargie est retiré du photocopieur/dispositif multifonctionnel installé et NON d'une situation où le photocopieur/dispositif multifonctionnel installé est remplacé par un autre modèle du même fournisseur ayant un TMF plus élevé (ce qui exigerait une annulation et une nouvelle offre à commandes).

Avis écrit :

tout avis écrit transmis au proposant par l'utilisateur désigné ou l'autorité contractante.

Annexe J - Test d'évaluation des performances de la DOC

J 1.0 Aperçu

La procédure du test d'évaluation des performances n'est pas une évaluation selon le principe réussite/échec. Elle sert plutôt à noter le produit sur la base de sa performance (rapidité), de la qualité de la production, des caractéristiques et de la convivialité du photocopieur/dispositif multifonctionnel. La note sert à déterminer le rapport qualité/coût dans l'évaluation financière. Les données produites par le test d'évaluation des performances seront affichées sur le site Internet des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels réseautés numériques pour aider les utilisateurs désignés à décider de leurs achats.

Quoique de façon générale, seul l'équipement techniquement conforme d'offrants techniquement conformes soit testé, les offrants qui ont des problèmes de conformité peuvent demander que leur(s) produit(s) soit(soient) testé(s), mais si les problèmes ne sont pas réglés à la fin de la période d'essai, le ou les produits seront éliminés et les frais des tests d'évaluation ne seront pas remboursés.

J 2.0 Dispositions générales sur le test d'évaluation des performances

J 2.1 Les procédures d'évaluation des performances ci-dessous ont été établies en coopération avec l'entité responsable des tests, NSTL Canada Corp. Toute question ou expression de préoccupation concernant ces procédures doit être adressée au responsable de l'offre à commandes de TPSGC nommé dans la DOC.

J 2.2 L'offrant comprend et admet que les tests d'évaluation des performances de l'équipement offert sont obligatoires et qu'ils seront effectués avant l'évaluation financière finale.

J 3.0 Frais des tests d'évaluation des performances

J 3.1  Les tests d'évaluation des performances seront effectués par NSTL Canada Corp. Tous les coûts liés aux tests seront supportés par l'offrant.

J 3.2 L'offrant comprend et admet que le coût des tests concernant chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel soumis sera conforme au barème des frais des tests d'évaluation des performances Indiqué dans les présentes, et que ces frais doivent être payés par chèque certifié à l'ordre de NSTL.

J 4.0 Données sur les tests antérieurs

J 4.1 Si un photocopieur/dispositif multifonctionnel offert dans le cadre de cette DOC a déjà été testée par NSTL pour les besoins d'autres marchés, les données recueillies pertinentes peuvent être utilisées. La pertinence des données produites par les tests antérieurs doit être déterminée par NSTL. La décision de NSTL à cet égard sera sans appel.

J 4.2  Des frais de service seront facturés pour la recompilation et l'affichage des données pour les besoins du nouveau marché. Les frais facturés ne dépasseront en aucun cas le tarif fixé pour l'essai des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels en Annexe P.

J 5.0 Convocation aux tests d'évaluation des performances

Les tests d'évaluation des performances seront effectués dans les laboratoires de NSTL, situés dans le Secteur de la capitale nationale (Ontario) Canada.

J 6.0 Calendrier des tests d'évaluation des performances

J 6.1 Les offrants seront avisés par courriel et/ou télécopie du calendrier des tests d'évaluation des performances, avec un préavis d'au moins sept (7) jours civils.

J 6.2 Le préavis précisera les dates de livraison du matériel de chaque sous-catégorie à tester, et contiendra des instructions détaillées sur la livraison des appareils, des fournitures et des documents et sur le paiement des tests.

J 6.3 Le fait de ne pas livrer l'équipement et les autres articles nécessaires aux date et heure précisées pourrait entraîner une disqualification.

J 7.0 Équipement à livrer aux fins du test

J 7.1  L'équipement livré aux fins du test doit être accompagné

1. du paiement intégral des frais de tous les tests;
2. (d'une copie imprimée de l'annexe B – Détails techniques, dûment remplie (disponible sur Internet avant le début de la période des tests),
3. d'un technicien qualifié pour mettre en place et configurer l'équipement;
4. des manuels d'utilisation, en anglais. Les manuels techniques pourraient également être demandés par NSTL pour les besoins des tests. L'offrant pourrait également se voir demander de fournir les manuels français pour vérification.

J 7.2  L'offrant doit également fournir un (1) jeu de biens non durables d'imagerie pertinents (papier exclu).

J 7.3  Les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels doivent comprendre une carte et un câble pour une connexion Ethernet 10/100 ou 100 Base T.

J 7.4 L'équipement soumis aux fins des tests d'évaluation pourrait être requis pour une période pouvant aller jusqu'à 60 jours ouvrables.

J 7.5 L'équipement qui doit subir les tests d'évaluation des performances doit respecter ou dépasser les spécifications des configurations de base indiquées dans la présente DOC, et doit être identique à l'équipement décrit à l'Annexe C de l'offre à commandes, Détails techniques, à moins qu'un changement officiel ne soit demandé de façon à ce que la configuration du modèle offert soit supérieure aux spécifications du modèle offert.

J 7.6  L'appareil testé doit être identique au prix indiqué en Annexe C – Détails financiers, à moins qu'un changement officiel ne soit demandé de façon à ce que la configuration du modèle offert soit supérieure aux spécifications du modèle offert AUX MÊMES TARIFS.

J 7.7  Aucun remplacement ne sera accepté sauf autorisation de TPSGC avant le début des tests d'évaluation des performances.

J 8.0 Installation et configuration – Test d'évaluation des performances

J 8.1  L'offrant a la responsabilité d'installer, de préparer et de tester l'équipement dans ses locaux avant l'exécution des tests d'évaluation des performances. De plus, il doit respecter les conditions suivantes :

J 8.2  L'offrant a la responsabilité de faire en sorte que l'équipement soit livré sur le site des tests d'évaluation des performances à la date prévue, plus de trois (3) heures avant 17h, heure normale de l'est.

J 9.0 Durée de l'installation

J 9.1  L'offrant ne disposera pas de plus de trois (3) heures pour installer chaque appareil.

J 9.2 Les offrants qui doivent installer plus d'un appareil doivent faire appel au personnel nécessaire afin d'effectuer la préparation des appareils conformément aux lignes directrices suivantes :

• quatre (4) heures pour un nombre maximal de huit (8) appareils,
• huit (8) heures pour un nombre maximal de seize (16) appareils, et
• douze (12) heures pour plus de seize (16) appareils.

J 9.3  NSTL se réserve le droit de modifier la durée de l'installation.

J 10.0 Equipement inadéquat ou défaillant

J 10.1 Si l'offrant ne peut faire fonctionner l'équipement correctement ou si l'équipement diffère des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels décrits à l'Annexe C, il doit retirer l'équipement et prendre un autre rendez-vous afin de livrer un appareil qui fonctionne et est conforme aux exigences dans les 2 jours ouvrables suivants.

J 10.2  Si l'équipement livré dépasse les spécifications décrites en Annexe C et/ou en Annexe D, l'offrant doit reconfigurer l'équipement de façon à ce qu'il respecte la description de l'équipement offert, ou encore demander un changement officiel en vue de fournir la configuration testée aux tarifs énoncés à l'annexe D. L'offrant doit alors aussi fournir à NSTL une Annexe C corrigée comprenant les spécifications révisées du produit.

J 10.3 Si l'offrant ne peut livrer un photocopieur/dispositif multifonctionnel en bon état dans les délais prescrits pour le deuxième rendez-vous, ou si le photocopieur/dispositif multifonctionnel livré et installé ne fonctionne pas correctement, ou si l'équipement livré ne respecte ou ne dépasse pas la description contenue à l'Annexe C, le photocopieur/dispositif multifonctionnel sera disqualifié.

J 10.4  Si l'équipement ne fonctionne pas conformément aux exigences stipulées dans les procédures relatives aux tests d'évaluation des performances, l'offrant sera tenu de réparer ou de remplacer l'équipement défaillant (par l'équipement proposé) dans un délai de 2 jours ouvrables après avoir été avisé de la faire.

J 10.5 Si, à l'expiration de ce délai de 2 jours ouvrables, l'équipement ou l'équipement de rechange présentent la même défaillance ou si une autre défaillance est relevée, ou si le proposant ne respecte pas le délai de 2 jours ouvrables, l'équipement ne sera plus pris en considération.

J 10.6 NSTL fera, sur demande, la démonstration de toute défaillance relevée au cours des tests d'évaluation des performances.

J 10.7 L'État n'est pas tenu d'accepter les données relatives aux tests d'évaluation des performances de l'une ou l'autre, ou de la totalité, des pièces d'équipement proposées.

J 10.8 Les offrants qui ne respecteront pas les procédures relatives aux tests d'évaluation des performances précisées dans les présentes pourraient voir leurs produits rejetés sans autre préavis.

Annexe K – Offre technique

K 1.0 Formulaires

Les offrants doivent remettre les formulaires suivants avec leur offre, au plus tard à la clôture des soumissions :

1. Formulaire 1 – Formulaire de présentation de l'offre : Le formulaire de présentation de l'offre est un formulaire type que les offrants peuvent utiliser pour fournir les renseignements nécessaires dans le cadre de l'émission de l'offre à commandes, notamment le nom de ses personnes-ressources, son Numéro d'entreprise – approvisionnement, ainsi que sa situation relativement au Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.
2. Formulaire 2 – Certificats du fabricant OEM :
   1. Tout offrant qui n'est pas le fabricant OEM de chacune des pièces de matériel proposées dans le cadre de son offre est tenu de présenter le certificat prévu au formulaire2, qui doit être signé par le fabricant OEM (et non par l'offrant, sauf s'il est le fabricant OEM).
   2. Si le matériel proposé par l'offrant provient de plusieurs fabricants OEM, un certificat du fabricant OEM distinct est exigé pour chaque fabricant OEM.
   3. Aux fins de la présente invitation, on entend par « fabricant OEM », le fabricant du matériel, comme en témoigne le nom qui figure sur le matériel et dans toute la documentation d'accompagnement.
3. Formulaire 3 – Liste des agents de location/vente et des fournisseurs de services : liste contenant uniquement les agents de location/vente et de services pertinents pour la présente offre à commandes – c.-à-d. que les offrants ne doivent PAS inclure dans la liste les agents de location/ventes et des fournisseurs de services qui n'interviendront pas dans l'exécution de la présente offre à commande.
4. Formulaire 4 – Formulaire d'offre de coentreprise (uniquement s'il y a lieu)
5. Formulaire 5 : Attestation de services du tiers fournisseur (uniquement s'il y a lieu)
6. Formulaire 6 : Paiement par carte de crédit

Si TPSGC relève des erreurs ou des omissions dans les formulaires, les offrants auront l'occasion de corriger cette erreur ou de fournir les renseignements omis. Le délai pour apporter des corrections et remplir les formulaires sera le même que celui qui s'applique aux éclaircissements (Annexe M 1.4).

K 2.0  Forme de l'offre technique

L'offre technique doit comprendre trois sections :

1. la proposition concernant l'entreprise, l'organisation et la gestion
2. la proposition de location et de service
3. la proposition d'équipement

Chaque partie de l'offre technique doit contenir la solution proposée en réponse aux besoins précis présentés dans chaque section. L'information fournie doit être assez détaillée pour permettre à l'équipe d'évaluation de faire une analyse et une évaluation complètes.

Chaque partie doit être structurée de façon à correspondre, au minimum, aux sections ventilées. Les offrants peuvent ajouter d'autres sections ou d'autres renseignements qu'ils jugent pertinents mais doivent respecter l'ordre de numérotation fourni.

Lorsqu'il répond aux besoins d'information précisés ci-dessous, l'offrant peut inclure un renvoi précis au paragraphe de son offre contenant l'information requise, si cette information se trouve dans une autre section de l'offre.

K 3.0 Proposition concernant l'entreprise, l'organisation et la gestion

K 3.1 Expérience d'entreprise de l'offrant

L'offrant doit avoir travaillé dans le domaine de l'impression, des photocopieurs tous usages ou des dispositifs multifonctionnels pendant les trois (3) dernières années au moins et doit montrer qu'il a les compétences et les moyens nécessaires pour fournir les produits et services conformément aux modalités et conditions de toute offre à commandes conséquente.

Cette section doit contenir un aperçu de l'entreprise, y compris une brève description de sa taille, de ses activités et de ses lieux d'affaires. Cet aperçu doit en outre contenir une description pertinente des capacités et des installations de l'entreprise et fournir la preuve que l'offrant a travaillé dans le domaine de l'impression, des photocopieurs tous usages et des dispositifs multifonctionnels pendant au moins les trois (3) dernières années.

Les offres seront évaluées en fonction de la manière dont l'offrant, en tant qu'entreprise, a réussi à gérer et/ou à rendre des services semblables au Canada.

L'offrant sera évalué en fonction du nombre et de l'expérience des membres de son personnel, des ressources d'équipement mises à la disposition de celui-ci, de sa capacité de fournir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels et les services connexes dans les délais prévus, et des capacités et services particuliers qu'ils peuvent fournir.

K 3.2 Capacité financière

L'offrant doit disposer des ressources financières nécessaires pour effectuer tout travail lié à la présente offre à commandes conformément aux exigences énoncées dans la Partie6 de la présente DOC. TPSGC pourrait demander à l'offrant, si cette information n'est pas déjà dans ses dossiers, de fournir une preuve de sa capacité financière selon les modalités de l'Annexe N, Preuve de capacité financière.

K 3.3  Agrément du fabricant OEM

Il n'est pas nécessaire que l'offrant soit le fabricant OEM. L'offrant doit néanmoins être agréé par le fabricant OEM pour vendre et entretenir l'équipement offert en réponse à la présente DOC.

Le formulaire2 doit être rempli et remis de pair avec l'offre.

K 4.0  Proposition de location et de service

L'offrant doit soumettre une proposition complète répondant à toutes les sections énumérées ci-dessous et fournir les renseignements supplémentaires qui pourraient être pertinents.

La proposition de l'offrant sera évaluée en fonction de la clarté et de la faisabilité de la structure et du processus de gestion qu'il propose pour garantir la prestation d'un service d'une qualité conforme aux exigences de l'offre à commandes. Dans cette évaluation, il sera tenu compte de l'expérience pertinente du personnel de gestion clé.

K 4.1 Représentant autorisé de l'offrant

L'offrant doit designer une personne-ressource pour tous les travaux fournis dans le cadre de l'offre à commandes (représentant autorisé de l'offrant). Cette personne doit être la personne-ressource principale de l'offrant pour toutes les questions concernant le contrat, les services, la formation et les déclarations. Le nom du représentant autorisé de l'offrant sera publié sur le site Internet de l'Index des offres à commandes en tant que personne-ressource principale pour les utilisateurs désignés.

L'offrant doit désigner une (1) personne qui sera le principal correspondant du responsable de l'offre à commandes pour toute question contractuelle concernant chaque commande subséquente, y compris les avis émis par un utilisateur désigné pour la réception des rapports récapitulatifs d'entretien des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels; et l'administration des modalités et conditions de l'offre à commandes, y compris la présentation des rapports d'activité trimestriels et du résumé d'activité trimestriel.

Le nom du représentant autorisé de l'offrant doit être indiqué sur le Formulaire1.

K 4.2 Gestion de la qualité

L'offrant doit mettre en place un processus de gestion de la qualité pour garantir que toutes les exigences de l'offre à commandes sont satisfaites. Ce processus doit mettre l'accent sur la livraison de l'équipement, sur l'entretien préventif et correctif et sur la présentation des rapports requis dans les délais prévus.

L'offrant doit fournir une description du processus vérifiable de gestion de la qualité qui sera adopté pour garantir que les exigences de l'offre à commandes et de chaque commande subséquente seront respectées.

Cette description doit comprendre au moins ce qui suit :

1. l'approche proposée pour surveiller et déclarer la disponibilité et le rendement du matériel de l'offrant, y compris la satisfaction d'ensemble de la clientèle;
2. l'approche envisagée pour cerner, consigner, déclarer et régler les suites données aux problèmes relatifs au contrat en général;
3. le processus utilisé pour transmettre les problèmes de services aux échellons supérieurs et résoudre les problèmes liés aux contrats;
4. le processus qui sera utilisé pour garantir que le personnel affecté recevra la formation nécessaire pour entretenir tout l'équipement installé dans le cadre de l'offre à commandes;
5. le processus utilisé pour garantir la disponibilité des pièces de rechange dans des délais adéquats, y compris le nom des villes où ces pièces sont conservées et/ou stockées; et
6. des échantillons de tous les rapports exigés par l'OCPN ainsi que de tout autre rapport jugé par l'offrant comme utile à l'amélioration de la gestion d'ensemble du service.

K 4.3  Administration de l'offre à commandes

Le personnel de gestion et les personnes-ressources de l'offrant doivent avoir l'expérience nécessaire pour gérer un besoin de cette complexité.

Cette section doit contenir un organigramme définissant les principaux responsables de la gestion et les personnes-ressources ainsi qu'une description des fonctions et des responsabilités de gestion de chaque poste. Cette proposition doit inclure un résumé de l'expérience pertinente de tous les membres du personnel de gestion clé.

K 4.4  Agent de location/vente et fournisseurs de services

L'offrant doit avoir les moyens de fournir et d'entretenir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts dans toutes les régions du Canada, sauf les régions visées par un Accord de règlement d'une revendication foncière globale. Les niveaux de services diffèrent selon les différentes régions, conformément à l'Annexe B ci-jointe.

K 4.5 Liste des agents de location/vente et des fournisseurs de services

L'offrant doit fournir une liste des agents de location/vente et des fournisseurs de services. Ces agents peuvent faire affaire sous la dénomination sociale de l'offrant ou sous leur propre dénomination sociale. Le service doit être offert au moins dans la ou les langues officielles en usage dans la zone de service.

L'offrant doit fournir une liste complète des agents de location/vente et des fournisseurs de services pertinents pour les besoins de son offre de pair avec sa présentation, sous forme de tableur (.xls or .123), à la fois en version imprimée et en version électronique sur une disquette 3.5" ou sur CD-ROM. Si les produits des offrants sont acceptés pour les besoins d'une offre à commandes, cette liste sera publiée sur le site Web du GGPFI, et elle doit donc être préparée et entretenue dans les deux langues officielles, conformément aux instructions énoncées en Annexe F.

L'offrant doit avoir la capacité d'entretenir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts selon le niveau de service défini dans les présentes en Annexe B et de former le personnel de l'utilisateur désigné sur tous les points d'installation au Canada, et doit, au minimum, disposer d'un point de service dans chacune des villes de la zone A (voir l'Annexe B).

L'offrant doit fournir la preuve que le service sera disponible dans l'ensemble du pays par l'intermédiaire d'au moins un (1) bureau dans chacune des villes citées, et dans d'autres s'il y a lieu.

K 4.5.1 Numéro d'entreprise d'approvisionnement

Un numéro d'entreprise d'approvisionnement (NEA) sera exigé pour tout bureau chargé d'établir la facturation ou de recevoir des paiements.

Tout point de vente qui établira une facture à l'égard d'un bureau du gouvernement fédéral doit avoir un numéro d'entreprise d'approvisionnement pour recevoir un paiement. Ces numéros doivent être indiqués sur la liste des agents de location/vente autorisés.

K 4.5.2 Agents autochtones

L'offrant doit identifier les agents de location/vente et/ou le personnel de service qui répond à la définition des entreprises autochtones du ministère des Affaires indienne et du Nord canadien (MAINC), de façon à ce que l'utilisateur désigné ait la possibilité de mettre de côté le besoin pour une entreprise autochtone. On trouvera des renseignements sur la définition du MAINC à l'adresse Internet suivante :

http://www.aadnc-aandc.gc.ca/fra/1100100033060

Cette exigence ne s'applique PAS aux cas où les livraisons seront faites dans des régions visées par des Accords de règlement d'une revendication foncière globale (ARRFG).

K 4.6  Fournisseurs de services pour les besoins de l'offre à commandes

K 4.6.1 Personnel qualifié

Le personnel chargé du service doit avoir reçu la formation nécessaire pour travailler sur les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels qui lui seront assignés. Cette formation doit avoir été autorisée par le fabricant OEM. L'offrant doit veiller à ce que tout le personnel affecté connaisse les modalités et conditions de toute offre à commandes conséquente et certifiera l'observation du niveau de service prévu.

L'offrant doit décrire la formation reçue par le personnel de service, y compris les programmes de formation fournis par le fabricant OEM (le cas échéant) et les autorisations reçues.

K 4.6.2 Attestation du tiers fournisseur

Tous les tiers fournisseurs de services doivent recevoir de l'offrant une attestation certifiant qu'ils connaissent les modalités et conditions de toute offre à commandes conséquente et qu'ils se conforment au niveau de service requis.

S'il y a lieu, l'offrant remplira et remettra, dûment signé, le Formulaire5, Attestation de service, (ci-joint) pour chaque tiers fournisseur de services, pour indiquer qu'il connaît les modalités et conditions de toute offre à commandes conséquente et qu'il respecte le niveau de service prévu.

K 4.6.3 Numéro de commande de service d'entretien

La liste complète des fournisseurs de services doit être fournie en réponse à la présente DOC, mais l'offrant peut, comme solution de rechange, afficher uniquement un numéro sans frais de commande de services d'entretien (selon la définition de l'ArticleB 5.5.1 fournie en Annexe B) dans toute offre à commandes conséquente.

K 4.7  Formation

L'offrant doit fournir sur place de la formation à l'utilisation du ou des produits aux opérateurs clés et aux utilisateurs.

Cette section doit contenir une description du plan de formation et des cours destinés aux opérateurs clés et aux autres utilisateurs. En outre, cette section doit décrire l'organisation et le personnel chargé de la formation en rapport avec ce besoin.

La formation proposée sera évaluée selon qu'elle répond aux besoins de formation des utilisateurs et des principaux opérateurs.

K 4.8  Calendriers de l'entretien préventif

Le service d'entretien doit être tel que les machines sont en bonne condition de marche en tout temps. L'offrant fournira des services d'entretien préventif pour chaque modèle offert conformément aux spécifications du fabricant OEM ou selon ce qui aura été convenu avec l'utilisateur désigné, conformément à l'Annexe B 5.1, de la présente DOC. Le coût de ce service sera inclus dans le taux mensuel fixe de base et/ou le taux CCTI lié à tout photocopieur/dispositif multifonctionnel.

Cette section doit inclure un calendrier et une description des services d'entretien préventifs (préconisés par le fabricant OEM) pour chaque modèle offert. Lorsque des services d'entretien préventif sont fournis dans le cadre de services d'entretien correctif, la chose doit être précisée.

Les services d'entretien proposés seront évalués selon que l'approche qu'ils comportent permettra de respecter les critères de disponibilité de l'équipement.

K 4.9  Entretien correctif

En plus de l'entretien préventif, l'offrant doit fournir des services d'entretien correctifs sur demande conformément aux échéanciers énoncés dans l'Annexe B 5.2, de la présente DOC. L'offrant doit disposer d'un processus vérifiable d'enregistrement et de suivi des commandes de services.

Cette section doit décrire le rendement passé de l'offrant, sur la base de dossiers d'entreprise vérifiables, en matière de commandes de services d'entretien correctifs pour des imprimantes et/ou des photocopieurs, et doit indiquer le temps de réparation moyen de chaque modèle offert et/ou de son équivalent.

Cette section doit également décrire le processus qui sera suivi par l'offrant pour consigner les commandes de services et y donner suite. Elle doit contenir les numéros sans frais de commande de service d'entretien, s'il y a lieu.

K 4.10  Procédures de facturation

L'offrant doit avoir en place un processus vérifiable répondant aux exigences minimales en matière de facturation décrites dans la Partie 6 B 4.5, de la présente DOC.

Les procédures de facturation seront évaluées en fonction de la mesure dans laquelle elles répondent aux exigences obligatoires. Cette section doit comprendre un échantillon de facture répondant aux exigences obligatoires en matière de facturation énoncées dans la DOC.

K 4.11  Rapports

L'offrant doit avoir en place un processus vérifiable d'établissement des rapports d'entretien et d'activité décrits à la Partie 6 A 3.2 et Annexe B 5.7, de la présente DOC. Les éventuels antécédents de l'offrant en matière d'offres à commandes doivent faire état de son bon rendement en matière d'établissement des rapports.

Cette section doit décrire en détail le processus que l'offrant utilisera pour collecter les données nécessaires à l'établissement des rapports prévus à la Partie 6 A 3.2 et Annexe B 5.7, de la présente DOC, et fournir des échantillons de rapports établis dans les formes requises.

Si les antécédents de l'offrant en matière d'offres à commandes font état d'un mauvais rendement en matière d'établissement des rapports, l'offre pourrait être jugée non recevable.

K 5.0 Proposition d'équipment

L'INFORMATION SUR LES PRIX NE DOIT PAS ÊTRE INCLUSE DANS LA PROPOSITION D'ÉQUIPEMENT. L'information financière ne doit être soumise que dans le cadre de la PROPOSITION FINANCIÈRE, dans un dossier séparé.

La proposition d'équipement pour les besoins de la présente DOC doit contenir tous les formulaires, attestations, enregistrements et preuves décrits ci-dessous.

K 5.1  Équipement offert

L'offrant doit offrir des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels répondant aux diverses spécifications nécessaires pour exécuter les services prévus d'impression et/ou de photocopie numérique en réseau.

L'offrant n'est autorisé à offrir qu'un seul modèle de photocopieur/dispositif multifonctionnel par sous-catégorie précise de nouvel équipement. En d'autres termes, l'offrant n'est pas autorisé à offrir plus d'un modèle dans l'une ou l'autre sous-catégorie de nouvel équipement.

Un modèle de photocopieur/dispositif multifonctionnel ne peut être offert que dans une seule sous-catégorie. L'offrant n'est pas autorisé à offrir le même modèle dans plus d'une sous-catégorie.

La catégorie A sera évaluée sur une base polyvalente si bien que l'offrant doit offrir un produit dans chaque sous-catégorie de la Catégorie A pour être pris en considération pour cette catégorie. Toutes les autres sous-catégories seront évaluées sur une base individuelle si bien que l'offrant n'est pas tenu d'offrir un produit dans toutes les autres sous-catégories.

Un produit ne peut être offert à titre de produit de renouvellement que s'il a déjà été offert dans une DOC antérieure.

K 5.2 Détails de la proposition d'équipement

La proposition d'équipement de l'offrant doit contenir ce qui suit pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel offert :

K 5.2.1 (à partir du site Web protégé) l'Annexe C – Détails techniques – remplie et imprimée, pour la sous-catégorie dans laquelle le photocopieur/dispositif multifonctionnel est offert, avec une description complète du photocopieur/dispositif multifonctionnel et la liste complète des produits à livrer (sans les prix), y compris le ou les noms du ou des fabricants et le numéro de pièce OEM. L'offrant doit indiquer le nom du fabricant OEM et le numéro de pièce OEM même si l'offrant utilise normalement son propre numéro de pièce pour le produit proposé.

K 5.2.2 (sur l'Annexe C imprimée) la déclaration signée de l'offrant quant à la conformité du ou des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels avec toutes les spécifications techniques énoncées en Annexe A – Spécifications techniques, pertinentes pour la sous-catégorie en cause. Les produits jugés non conformes aux spécifications à la suite d'un test d'évaluation des performances seront éliminés et les frais d'évaluation éventuels ne seront pas remboursés. S'il y a lieu, l'offrant doit fournir la preuve de la conformité de ses produits, y compris des copies de toutes les certifications requises.

K 5.2.3 un jeu complet de documents techniques pertinents (fiches de spécifications et brochures techniques, etc.) décrivant le photocopieur/dispositif multifonctionnel et ses composantes tels que proposés dans les Détails techniques. Cela doit comprendre un (1) exemplaire de la documentation publicitaire et technique (pour chaque copie de l'offre), soit sous forme bilingue (anglais et français), soit sous la forme de documents distincts unilingues anglais et français, pour chaque modèle offert.

Si cette documentation est disponible sur un site Internet, l'adresse Internet actuelle complète doit être fournie de pair avec les imprimés des documents disponibles.

L'offrant a la responsabilité de faire en sorte que la documentation technique fournie soit assez détaillée pour appuyer la certification que le produit proposé répond aux exigences des spécifications techniques. Si le lieu de l'information pertinente dans la documentation technique n'est pas immédiatement évident, l'offrant doit la mettre en évidence ou attirer de quelque manière l'attention de l'équipe d'évaluation sur cette information pertinente dans la feuille de spécification.

Dans le cas des produits récemment mis sur le marché ou mis sur le marché par anticipation, et dont la documentation n'a pas encore été créée, l'offrant doit fournir autant de détails techniques que possible au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles. Il incombe au vendeur de faire en sorte que des exemplaires ou des imprimés de tous les documents publicitaires et techniques concernant tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ont été reçus par le responsable de l'offre à commandes avant la fin de la période d'évaluation. Les produits à l'égard desquels cette information n'aura pas été reçue dans les délais prévus seront considérés comme non conformes et rejetés.

K 5.2.4 pour chaque produit offert, l'offrant doit fournir une preuve de toutes les certifications ou de tous les enregistrements requis, y compris :

1. une preuve de certification en électricité par un organisme agréé par le Conseil canadien des normes (voir Annexe A 4.5) pour tous les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés;
2. une preuve de la conformité aux normes sur le matériel brouilleur d'Industrie Canada (ICES-03) ou de la certification de catégorie A ou de catégorie B de la FCC américaine, pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel proposé;
3. une preuve de l'enregistrement auprès de l'ISO (International Standardization Organization) 9001:2000 pour l'installation de fabrication de l'offrant (ou du fabricant OEM de l'offrant) si le photocopieur/dispositif multifonctionnel est fabriqué/assemblé.

Un enregistrement peut servir pour plus d'un modèle dans la mesure où l'offrant précise clairement quels modèles ont été produits dans chaque installation.

K 5.2.5 une preuve de l'existence de manuels d'utilisation et (s'il y a lieu) de manuels techniques anglais et français ou bilingues (anglais/français). Cette preuve doit être soumise sous la forme de copies des index des manuels requis.

Les manuels d'utilisation et/(s'il y a lieu) techniques anglais seront vérifiés sur le site du test d'évaluation des performances.

Il est obligatoire que l'offrant fournisse tous les manuels fournis avec l'équipement proposé lorsqu'il est convoqué à un test d'évaluation des performances, car ces manuels font partie intégrante de l'évaluation de l'aptitude du matériel à être utilisé.

Pendant la période d'évaluation, sur demande, l'offrant doit produire la version française ou bilingue (anglaise et française) de toute documentation requise. L'incapacité de l'offrant de fournir les manuels français dans un délai de trois (3) jours ouvrables après la date de la demande pourrait entraîner la disqualification du photocopieur/dispositif multifonctionnel dont les manuels sont manquants. Les frais du test d'évaluation des performances ne seront pas remboursés.

Les manuels d'utilisation traduits dont le contenu, la qualité et la finition diffèrent de l'original pourraient être considérés comme non conformes et le photocopieur/dispositif multifonctionnel auquel ils se rapportent pourrait être rejeté.

K 5.3  Considérations environnementales

K 5.3.1 Programmes environnementaux obligatoires

Les programmes environnementaux suivants sont des exigences obligatoires.

1. Accréditation ISO 14001
   L'entrepreneur (ou le fabricant de l'équipement) doit être inscrit en vertu des normes ISO 14001auprès d'un registraire national accrédité dans le cadre du programme ISO 14001 pour l'établissement industriel où les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels proposés dans la présente offre à commandes sont fabriqués.
2. Programmes de recyclage des biens non durables
   Pour tous les emplacements au Canada (sauf dans les régions visées par les ERFG) où des contenants non durables ne peuvent pas être recyclés par le biais d'un programme de recyclage à l'aide de boîtes de plastique locales, l'entrepreneur doit avoir son propre programme de recyclage des produits non durables :
   1. soit en fournissant des emballages de retour en port payé avec le produit non durable au moment de sa livraison originale;
   2. soit en ramassant les produits non durables utilisés, et ce, gratuitement.
3. Programme de récupération et de recyclage du matériel
   1. L'entrepreneur doit réduire les déchets électroniques en établissant un programme de récupération et de recyclage du matériel de façon permanente.
   2. À la fin de toute période de location, l'entrepreneur doit récupérer les produits donnés en location aux termes de toute commande subséquente, sans frais.
   3. L'entrepreneur doit recycler tout l'équipement récupéré ou en disposer, et ce, d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement. Au minimum, le recyclage de l'équipement devrait comprendre des processus de récupération des matières et des métaux.Les installations servant au traitement du matériel électronique périmé doivent être conformes à tous les règlements applicables concernant la santé, la sécurité, l'environnement, les transports et l'exportation. Ces installations doivent avoir tous les permis et toutes les assurances nécessaires.
      
      Les processus acceptables comprennent le démantèlement et le tri manuel en fonction des grandes catégories (matières non dangereuses, déchets électroniques, matières dangereuses) et les processus mécaniques de démantèlement et/ou de séparation des matières. Les processus doivent comporter le dépoussiérage ainsi que l' évaluation des risques pour les opérateurs et la protection de ceux-ci.
      
      Les grandes catégories de matériel sont définies comme suit :
      1. Les matières non dangereuses comprennent les métaux ferreux, les métaux non ferreux, les autres métaux (laiton, bronze, particules de métaux), les plastiques, la bois et le verre (sans plomb).
      2. Les déchets électroniques comprennent les câbles et fils, les cartes de circuits imprimés (haute, moyenne et faible qualité), les composants, incluant les disques durs, les puces et autres composants électroniques.
      3. Les matières dangereuses comprennent les écrans cathodiques, le verre de scellement d'écran cathodique, le verre d'écran au plasma de plomb et les autres autres verres de plomb, les piles rechargeables, les piles non rechargeables, y compris les piles alcalines, les piles au plomb et les piles miniatures sur les cartes de circuits imprimés, les lampes et interrupteurs au mercure, les composants comportant des diphényles polychlorés, et les cartouches d'encre et de toner.
      Les déchets électroniques et les matières dangereuses :
      • ne peuvent être enfouis, exportés vers des pays non membres de l'OCDE ou des pays membres de l'UE, ni transformés avec l'aide du travail en milieu carcéral.
      • ne peuvent être exportés qu'en conformité avec le Règlement sur l'exportation et l'importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses (REIDDMRD).
   4. Advenant qu'il soit déterminé par le Canada qu'un offrant refuse de reprendre un produit ou de recycler ce produit conformément aux exigences minimales de l'offre à commandes, le Canada prendra des dispositions pour faire récupérer le matériel en question et en disposer adéquatement, aux frais de l'offrant. De plus, l'autorisation de l'offre à commandes de l'offrant sera annulée et il sera interdit à l'offrant de détenir une offre à commandes similaire auprès du Canada pour une période minimale d'un an à partir de la date de détermination.
4. Recyclage de l'emballage
   1. Tous les matériaux dans lesquels les produits sont emballés et expédiés doivent être recyclables.
   2. L'entrepreneur doit récupérer tous les emballages des produits livrés au moment de leur installation dans les locaux de l'utilisateur désigné.
   3. L'entrepreneur doit récupérer ou recycler tous les emballages retirés des produits livrés en vertu de toute commande subséquente, ou en disposer, d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement.
5. Accréditation en vertu des programmes Energy Star
   Le produit de l'offrant est accrédité en vertu du programme Energy Star et est conforme aux normes connexes.

La documentation d'appui concernant les programmes environnementaux obligatoires doit être fournie de pair avec l'offre.

K 5.3.2 Programmes environnementaux cotés

Une réduction en pourcentage du coût d'évaluation de chaque produit sera portée au crédit de l'offrant pour avoir adopté certains programmes environnementaux.

Ces programmes sont notamment les suivants :

1. Étiquetage sur le rendement écologique accordé par un tiers (3 p. 100)
   Chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel doit avoir été approuvé pour les besoins du programme d'étiquetage – certification écologique. Les programmes admissibles sont ceux qui sont conformes à la norme « Marquage et déclaration environnementaux – Étiquetage environnemental de type I » (norme ISO 14024:1999), et sont reconnus par le Global Ecolabeling Network (GEN).

Pour demander les réductions applicables, l'offrant doit remplir les champs Programmes environnementaux de l'Annexe C – Détails techniques et de l'Annexe D – Détails financiers. Un pourcentage de réduction du prix évalué sera calculé en fonction de cette information et intégré à l'évaluation financière.

L'offrant doit veiller à ce que les certificats/enregistrements soient valides.

Les offrants engagés dans un processus d'acquisition des certifications et des enregistrements relatifs aux programmes environnementaux cotés ne sont pas tenus de soumettre leur certification à l'égard de ces programmes au moment où ils déposent leur offre. Ils doivent toutefois indiquer qu'ils sont engagés dans le processus de certification ou d'enregistrement et ils auront jusqu'à la fin de la période d'évaluation des performances pour fournir les attestations pertinentes à l'appui de leur demande de réduction. Cela situe l'expiration du délai à environ cinq semaines après la clôture de l'appel d'offres. L'offrant recevra un préavis de trois (3) jours ouvrables avant la date de production des certificats en suspens.

Si l'offrant ne remet pas la documentation concernant les programmes environnementaux cotés ou si cette documentation est jugée inacceptable, aucune réduction ne sera faite à l'égard de ce programme tant qu'une preuve adéquate ne sera pas fournie. Lorsque les offres à commandes seront établies, les offrants pourront déposer des demandes de réduction supplémentaire sur la base de leur conformité aux programmes susmentionnés, en tout temps.

K 5.4  Exigence de sécurité cotée

L'offrant recevra un crédit sous la forme d'une réduction de 2 % du coût d'évaluation de chaque produit répondant aux spécifications de sécurité énoncées en Annexe A 1.13.

Annexe L – Offre financière

Aucune documentation technique n'est requise pour l'offre financière

L 1.0 Soumission de prix – Information générale

Tous les prix doivent être libellés en dollars canadiens, expédition FAB destination, y compris les frais de livraison et les services d'entretien connexes décrits dans les présentes, droits inclus s'il y a lieu, TPS/TVH exclue, TVP exemptée.

L'offrant doit fournir tous les détails sur l'établissement des prix précisés en Annexe D – Détails financiers. L'offrant doit inclure tous les services requis dans la base de paiement précisée. Aucune base de paiement additionnelle ou de substitution ne sera acceptée. Le prix du renouvellement d'équipement doit être présenté dans l'Annexe DR.

Le prix doit inclure tous les frais de stationnement, de déplacement et de subsistance liés aux travaux effectués dans les locaux d'un utilisateur désigné au Canada, à l'exception des zones visées par des ARRFG.

Aucun autre engagement n'est pris nonobstant le prix évalué et les facteurs utilisés dans l'évaluation. De même, il n'est nullement entendu que les services/travaux requis auront les mêmes proportions relatives que les facteurs d'évaluation correspondant.

Aucuns frais ne s'appliqueront à un photocopieur/dispositif multifonctionnel avant la date d'installation visée.

Il n'est pas nécessaire de soumettre le prix du nouvel équipement lorsqu'on soumet le prix du renouvellement d'équipement, mais toutes les autres exigences de l'OCPN doivent être respectées.

L 2.0 Présentation détaillée des taux – NOUVEL ÉQUIPEMENT

L 2.1 Forme

Les offrants doivent remplir, sur le site Internet protégé désigné, l'appendice pertient des Détails financiers (Annexe D) pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel conformément aux lignes directrices suivantes. Une copie imprimée et signée de l'Annexe D – Détails financiers doit être soumise pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel offert, comme partie intégrante de l'offre. En cas de différend, la version imprimée l'emportera sur la version électronique.

La version électronique des appendices de l'Annexe D servant à recueillir l'information sur l'établissement des prix qui doit être fournie comme partie intégrante de l'offre est disponible sur le site Internet protégé où sont introduites les données relatives à la proposition technique. Pour recevoir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Web, veuillez contacter JonDrummond, du NSTL, par courrier électronique à l'adresse jon.drummond@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

L 2.2 Prix de la configuration OCPN de base des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels

Pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel, l'offrant doit fournir les renseignements suivants quant aux prix :

1. Taux mensuel fixe de la configuration OCPN de base (TMF)
   Taux fixe de la configuration OCPN du photocopieur/dispositif multifonctionnel pour chacune des quatre périodes d'engagement (24, 36, 48 et 60 mois), chaque taux constituant le tarif maximal pour la période d'engagement du matériel. Des réductions de tarif peuvent être soumises à l'agent responsable de l'offre à commandes à TPSGC pour être publiées sur le site Web du GGPFI. Le TMF de l'OCPN doit inclure tout le matériel requis pour répondre aux spécifications détaillées en Annexe A pour la sous-catégorie visée de photocopieur/dispositif multifonctionnel configuré, et la configuration pour laquelle le prix est établi doit être identique à la configuration OCPN décrite en Annexe C – Détails techniques, y compris les capacités d'entrée/sortie média, les capacités de finition et les capacités de mémoire vive et de disque dur.
   
   L'offrant doit indiquer un taux inclusif par période d'engagement pour l'unité configurée OCPN, à l'exception suivante.
2. Équipement déconfiguré/Ventilation
   Dans les cas où l'utilisateur désigné est autorisé à s'écarter de la configuration OCPN du photocopieur/dispositif multifonctionnel, cette configuration doit être ventilée de façon à indiquer les numéros de parties et le prix de chaque composante modulaire de la configuration, la somme des composantes ventilée devant équivaloir au total du TMF de l'OCPN pour le modèle coté. Ces taux ventilés doivent être identiques aux taux indiqués dans la section Équipement de configuration élargie. L'offrant n'est pas tenu d'indiquer le prix de la déconfiguration mais ne doit pas fournir moins que la configuration OCPN de photocopieur/dispositif multifonctionnel pour toute commande subséquente dans le cadre de toute offre à commandes conséquente à moins que les prix ne soient ventilés dans son offre.
3. Disques durs amovibles dans le cas des marchés ayant des exigences de sécurité
   Lorsque le disque dur d'un photocopieur est amovible, pour que les utilisateurs désignés puissent demander que soit retiré le disque dur à la fin de la période de location ou pour qu'ils puissent l'acheter purement et simplement au début de la période de location, les offrants doivent préciser ce détail dans les parties pertinentes de l'Annexe C et de l'Annexe D. Le prix du disque dur, y compris tous les frais liés à son retrait, doit être indiqué dans l'Annexe D, ainsi que toute stipulation supplémentaire.
4. Taux CCTI
   Défini comme étant le coût par page imprimée ou copiée, et fixé pour la configuration OCPN de base d'un photocopieur/dispositif multifonctionnel réseauté, pour les quatre périodes d'engagement (24, 36, 48 et 60 mois), ces taux constituant des tarifs maximum fermes pour le matériel en cause.
   
   Le total des deux taux ci-dessus (taux TMF et taux CCTI) s'appliquera à la fourniture et à la livraison du photocopieur/dispositif multifonctionnel de la configuration précisée dans le cadre d'un contrat de location, à l'installation, y compris deux (2) heures maximum pour la mise en place et/ou le réglage (s'il y a lieu), une (1) heure maximum pour l'intégration des systèmes (s'il y a lieu) et quatre (4) heures maximum pour la formation des utilisateurs. Ces taux doivent également inclure tous les services d'entretien préventif et correctif (pièces et main-d'oeuvre) selon les modalités de l'Annexe A, les frais de retrait du matériel à la fin de la location, et la présentation de tous les rapports requis.
   
   Dans le cas des nouveaux photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, les offrants doivent indiquer deux taux CCTI, un pour les impressions couleur intégrale et un pour les impressions noir et blanc.
5. Prix des biens non durables d'imagerie
   Dans le cas des sous-catégories noir et blanc et couleur, le coût de tous les biens non durables d'imagerie (y compris, mais non exclusivement, les toners et révélateurs, s'il y a lieu) doit être inclus dans les taux CCTI.
6. Taux de services professionnels
   Définis comme étant les taux des divers services professionnels additionnels, y compris la mise en place et/ou le réglage, l'intégration des systèmes et la formation des utilisateurs, ces taux constitueront des tarifs maximum fermes pour les services visés. Les taux indiqués doivent inclure tous les frais de déplacement, de main-d'oeuvre et de matériaux et les autres frais connexes pour tous les lieux d'installation, à l'exception de ceux qui se trouvent à l'intérieur d'une zone visée par un ARRFG. Une provision d'au moins sept (7) heures de services professionnels (selon ce qui est précisé à l'Annex L 2.2 (d) ci-dessus) doit être incluse dans le TMF et le taux CCTI de base de chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel fourni, et tout service professionnel supplémentaire requis doit être entièrement justifié dans la documentation relative à la commande subséquente. Ces taux doivent être indiqués sur une base horaire seulement. La même structure de tarification doit être utilisée pour l'équipement nouveau et l'équipement renouvelé.
   
   Les taux indiqués pour ces services professionnels ne font pas partie du coût évalué dans l'évaluation, quoique l'État se réserve le droit de faire une vérification de l'établissement du prix de tout tarif de service professionnel et de rejeter tout tarif de services professionnels qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité-coût pour le Canada.

L 2.3 Prix de l'équipement de configuration élargie/supplémentaire

1. Équipement de configuration élargie
   Le prix de l'équipement ajouté pour respecter la configuration OCPN conformément aux spécifications de la sous-catégorie en cause, et ventilé dans l'établissement du prix de la configuration OCPN, doit également être indiqué à titre d'équipement de configuration élargie pour permettre aux utilisateurs désignés qui ne passent pas une commande subséquente visant la totalité de la configuration OCPN d'élargir la configuration à une date ultérieure. Les taux mensuels fixes applicables à l'équipement de configuration élargie doivent être les mêmes que le TMF ventilé de la configuration OCPN de base, mais avec l'ajout d'un taux de 12 mois.
   
   L'équipement de déconfiguration/configuration élargie pour lequel un prix est indiqué doit être disponible pour une commande subséquente pendant la durée complète de la période d'acquisition visée par l'offre à commandes. Des frais de services professionnels pourraient s'appliquer à la configuration élargie, effectuée sur place, de toute pièce d'équipement conformément à l'Annex L 2.4 ci-dessous.
2. Équipement supplémentaire
   L'offrant peut indiquer le prix de pièces d'équipement supplémentaires autres que celles qui sont requises par les spécifications, et qui sont directement liées au modèle de photocopieur/dispositif multifonctionnel offert ou qui servent à celui-ci. Les prix indiqués pour ces options ne font pas partie du coût évalué dans l'évaluation, quoique le Canada se réserve le droit de faire une vérification du prix de toute pièce d'équipement ou de tout service optionnel et de rejeter toute pièce d'équipement facultative qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité-coût pour le Canada.
   
   Une liste raisonnable d'options susceptibles d'être offertes dans le cadre de l'offre à commandes subséquente sera négociée avec l'offrant retenu. L'acceptation de tout ou partie des options sera à la seule discrétion du responsable de l'offre à commandes sur la base du meilleur rapport qualité/prix pour le Canada. Seul de l'équipement supplémentaire qui a été accepté pour l'offre à commandes peut être acquis par l'intermédiaire du processus de commande subséquente, si bien que les offrants doivent veiller à ce que tout le matériel pertinent soit proposé et inscrit.
   
   L'offrant doit indiquer les taux mensuels fixes de l'équipement de configuration élargie et de l'équipement supplémentaire disponible pour chaque produit pour chaque période d'engagement de 12, 24, 36, 48 et 60 mois, ces taux constituant des tarifs maximum fermes pour la durée de la période d'engagement applicable à l'équipement en cause.
   
   En plus des taux mensuels fixes, l'offrant peut indiquer un prix d'achat maximum ferme pour l'équipement de configuration élargie ou supplémentaire. Si l'offrant peut présenter une justification adéquate (licence de logiciels de tierces parties, etc.), il peut indiquer, pour l'équipement supplémentaire, le prix d'achat seulement.
   
   Pour les périodes autres que les périodes d'engagement déclarées, l'offrant doit négocier avec l'utilisateur désigné pour déterminer le taux le plus avantageux pour le Canada. En aucun cas le taux applicable à l'équipement supplémentaire ou de configuration élargie ne doit dépasser le taux de l'équipement pour la période d'engagement complète la plus proche.

L 2.4 Installation sur place de l'équipement de configuration élargie ou supplémentaire

Lorsque de l'équipement de configuration élargie est ajouté à la configuration en place ou lorsque de l'équipement supplémentaire est installé après la première commande subséquente ou, dans de rares cas, dans le cadre de la première commande subséquente, l'offrant aura le droit de préciser un tarif supplémentaire d'une heure (1) maximum pour la mise en place et/ou le réglage (s'il y a lieu) et/ou d'une (1) heure maximum pour l'intégration des systèmes (s'il y a lieu) et/ou de deux (2) heures pour la formation des utilisateurs (s'il y a lieu), aux taux indiqués dans la section Services professionnels.

Le nombre d'heures de services professionnels nécessaires pour mettre à niveau sur place une pièce d'équipement doit être précisé en détail dans le cadre de la description de l'équipement et il doit s'agir exclusivement d'un coût non récurrent. Le Canada a le droit de vérifier le nombre d'heures de services professionnels requis pour toute mise à niveau sur place. L'acceptation de tout ou partie des frais de mise à niveau sur place sera à la discrétion du responsable de l'offre à commandes.

L 3.0 Prix d'achat à l'usage de TPSGC seulement

En plus des taux et prix ci-dessus, l'offrant doit indiquer le prix d'achat du photocopieur/dispositif multifonctionnel de configuration OCPN et, s'il y a lieu, de la version photocopieur uniquement, analogue et non réseauté. Ce prix doit servir à l'analyse de coût interne de TPSGC et ne sera pas divulgué au public ni aux autres vendeurs, ni communiqué aux utilisateurs désignés.

Ces prix doivent être inscrits dans les parties pertinentes de l'Annexe D – Détails financiers, et ils seront retirés avant la publication des offres acceptées.

L 4.0 Présentation de prix détaillée – ÉQUIPEMENT DE RENOUVELLEMENT

Le prix de l'équipement renouvelé doit être indiqué en tant que pourcentage de ce que l'utilisateur désigné paie actuellement.

Le taux mensuel fixe (TMF) et le taux CCTI du matériel renouvelé pour la première fois doivent être indiqués en tant que pourcentages des taux TMF et CCTI d'origine. Les taux TMF et CCTI du matériel renouvelé pour la seconde fois doivent être indiqués en tant que pourcentages des taux TMF et CCTI de l'équipement renouvelé pour la première fois. Les taux de premier et de deuxième renouvellements doivent être fournis pour un produit renouvelé.

L 4.1 Forme

Les offrants doivent remplir, sur le site Internet protégé désigné, l'Annexe Détails Financiers (Annexe DR) pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel renouvelé conformément aux lignes directrices suivantes. Une version imprimée et signée de l'Annexe DR – Détails de l'établissement du prix de renouvellement, doit être soumise pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel renouvelé offert, comme partie intégrante de l'offre. En cas de différend, la version imprimée l'emportera sur la version électronique.

La version électronique des appendices de l'Annexe DR servant à recueillir l'information sur l'établissement des prix qui doit être fournie comme partie intégrante de l'offre est disponible sur le site Internet protégé où vous introduisez les données relatives à la proposition technique. Pour recevoir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Web, veuillez contacter JonDrummond, de NSTL, par courrier électronique à l'adresse jon.drummond@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

L 4.2 Prix de base du photocopieur/dispositif multifonctionnel renouvelé

Pour chaque offre de renouvellement de photocopieur/dispositif multifonctionnel, l'information ci-dessous doit être fournie quant au prix :

1. Taux mensuel fixe de renouvellement (TMF)
   
   Le TMF applicable au premier renouvellement doit être soumis à titre de pourcentage du TMF d'origine que l'utilisateur désigné paie, jusqu'à concurrence de 80p.100 du TMF d'origine.
   
   Le TMF du deuxième renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du TMF du premier renouvellement que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 80p.100 du TMF du premier renouvellement.
   
   Les taux mensuels fixes de renouvellement pour chacune des trois périodes d'engagement de renouvellement (12, 24 et 36 mois) doivent être soumis pour chaque article pour lequel des taux ont été présentés lors d'OCPN antérieures concernant des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels numériques de réseau.
   
   Ces taux seront des tarifs maximum fermes pendant la durée de la période d'engagement de renouvellement de l'équipement en cause, et seules les révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de taux peuvent être soumises à l'agent responsable de TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.
   
   Le Canada se réserve le droit de vérifier les prix pour tout TMF de renouvellement et de rejeter tout TMF de renouvellement qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité/coût pour le Canada.
   
   Si l'offrant et le Canada ne parviennent pas à négocier un taux acceptable, le prix du renouvellement ne sera pas affiché pour le photocopieur/dispositif multifonctionnel en cause.
2. Renouvellement des taux CCTI
   
   Le taux CCTI applicable au premier renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du taux CCTI d'origine que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 125 p. 100 du taux CCTI d'origine.
   
   Le taux CCTI du deuxième renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du premier taux CCTI de renouvellement que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 125p.100 du taux CCTI du premier renouvellement.
   
   Le taux CCTI est défini comme étant le coût par page imprimée ou copiée, et est fixé pour la configuration OCPN de base du photocopieur/dispositif multifonctionnel réseauté pour chacune des trois périodes d'engagement de renouvellement (12, 24 et 36 mois), ces taux constituant des tarifs maximum fermes pendant la période d'engagement applicable à l'équipement en cause. Seules des révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de taux peuvent être soumises à l'agent responsable de l'offre à commandes à TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.
   
   Le total des deux taux ci-dessus (TMF et CCTI) s'appliquera à la fourniture continue du photocopieur/dispositif multifonctionnel, y compris tous les services d'entretien préventif et correctif (pièces et main-d'oeuvre) selon les modalités de l'Annex B, aux frais de retrait du matériel à la fin de la période de location et à la présentation de tous les rapports requis.
   
   Dans le cas des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels, les offrants doivent indiquer deux taux CCTI, un pour les impressions couleur intégrale et un pour les impressions noir et blanc.
   
   Le Canada se réserve le droit de faire une vérification des prix liés à tout taux CCTI de renouvellement et de rejeter tout taux CCTI de renouvellement qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité/coût pour le Canada.
   
   Si l'offrant et le Canada ne parviennent pas à négocier un taux acceptable, le prix du renouvellement ne sera pas affiché pour le photocopieur/dispositif multifonctionnel en cause.
3. Prix des biens non durables d'imagerie
   
   Pour les catégories noir et blanc seulement, le coût de tous les biens non durables d'imagerie (toner et révélateur, s'il y a lieu) doit être inclus dans les taux CCTI.
   
   Pour les catégories couleur, lorsque les taux OCPN d'origine du photocopieur/dispositif multifonctionnel ont été indiqués sans le toner, le coût du toner ne doit pas être inclus dans les taux CCTI, quoique le coût de tous les autres biens non durables d'imagerie doit y être intégré.
   
   Lorsque le coût du toner couleur n'a pas été inclus dans le taux CCTI d'un photocopieur existant, le coût du toner couleur doit être soumis en tant que pourcentage du prix du toner couleur de la dernière OCPN dans laquelle le photocopieur était présent, sans dépasser 125p.100 de ce prix. Lorsque le coût du toner couleur était inclus dans le taux CCTI d'un photocopieur existant, l'offrant doit indiquer « S/O » pour le prix du toner couleur.
   
   Le prix du toner couleur pour toute commande subséquente doit être le plus bas des deux prix possibles suivants : le prix calculé sur la base du pourcentage ci-dessus, ou le prix de catalogue le plus récent de ce toner moins le rabais du gouvernement, s'il en est.
   
   Ces prix seront des prix maximum fermes pendant la durée de la période d'engagement de renouvellement applicable à l'équipement en cause, et seules les révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de prix peuvent être soumises à l'agent responsable de l'offre à commandes de TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.
   
   Le Canada se réserve le droit de faire une vérification du prix de tout bien non durable d'imagerie et de rejeter le prix d'un bien non durable d'imagerie qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité/coût pour le Canada.

L 4.3  Prix de l'équipement supplémentaire/de configuration élargie

Le prix de l'équipement supplémentaire et de configuration élargie pour les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels renouvelés sera négocié avec l'offrant. Cet équipement peut faire l'objet d'une commande subséquente dans le cadre de la présente OCPN s'il était inclus dans l'OCPN dans laquelle le photocopieur/dispositif multifonctionnel était catalogué pour la dernière fois.

Le Canada se réserve le droit de faire une vérification du prix de toute pièce d'équipement ou de tout service optionnel. L'acceptation de tout ou partie des options sera à la discrétion de l'agent responsable de l'offre à commandes.

La période d'engagement de tout équipement supplémentaire/de configuration élargie qui fait l'objet d'une commande subséquente pour être ajouté à de l'équipement déjà loué ne doit pas dépasser la période d'engagement de ce dernier.

L 4.3.1 Attestation de prix

L'offrant certifie par les présentes que le prix indiqué n'est pas supérieur au plus bas prix demandé à tout autre client, y compris à son meilleur client, pour une qualité et une quantité semblable de produits ou services, que ce prix ne comprend aucun élément de bénéfice sur la vente qui soit supérieur à celui que l'offrant réalise normalement sur la vente de produits ou services de qualité et de quantité semblables et que ce prix ne comprend aucune disposition prévoyant des remises à des vendeurs.

L 4.3.2 Vérification discrétionnaire

La certification par l'entrepreneur que le prix indiqué n'est pas supérieur au plus bas prix demandé à tout autre client, y compris à son meilleur client, pour une qualité et une quantité semblable de produits ou services, peut faire l'objet d'une vérification par les services compétents du gouvernement, à la discrétion du ministre, avant ou après que le paiement est versé à l'entrepreneur aux termes des modalités et conditions du contrat. S'il ressort de la vérification que la certification est erronée, il est entendu que l'entrepreneur remboursera au Canada le montant dépassant le plus bas prix.

L 5.0 Paiement par carte de crédit

L'offrant doit préciser sur le Formulaire 6 s'il accepte les cartes de crédit, et lesquelles.

Annexe M – Évaluation et base de la sélection

M 1.0 Information générale

Les offrants doivent démontrer à la satisfaction du responsable de l'offre à commandes de TPSGC qu'ils répondent aux critères énoncés dans cet appel d'offres. Les offrants pourraient se voir demander de fournir, avant l'adjudication de l'offre à commandes, des renseignements précis sur leur situation légale et financière, et sur leur capacité technique de satisfaire aux exigences stipulées dans l'appel d'offres.

Les tarifs seront des tarifs maximums fermes en dollars canadiens, droits de douane et taxes d'accise canadiens applicables inclus, et taxe sur les produits et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH) exclue. Les prix d'achat éventuellement indiqués pour l'équipement supplémentaire seront des prix maximums fermes.

Les dispositions sur l'équité en emploi mentionnées dans les présentes s'appliquent aux fournisseurs canadiens uniquement.

M 1.1 Exigences obligatoires

Les énoncés contenus dans le présent document et dans ses annexes qui contiennent le mot « doit » et des verbes à la forme future doivent être interprétés comme exprimant une obligation. Au moment de l'émission de l'offre à commandes, une offre ne doit pas s'écarter d'un élément obligatoire et toute la documentation obligatoire doit avoir été fournie.

M 1.2 Exigences cotées

Certains aspects de ce marché seront cotés. Ces exigences cotés seront clairement identifiées et serviront à l'évaluation de l'OCPN.

M 1.3 Équipe d'évaluation

Après la date de clôture de l'appel d'offres, un comité composé de représentants de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada évaluera les offres. L'évaluation commencera après la date de clôture des appels d'offres et se poursuivra jusqu'à ce que l'équipe d'évaluation ait terminé l'évaluation de toutes les offres présentées. Les offrants ne seront pas informés de l'état de leur offre tant que l'évaluation de toutes les offres n'aura pas été terminée.

L'équipe d'évaluation se réserve le droit :

1. de rejeter tout ou partie des offres soumises en réponse à la présente DOC;
2. d'autoriser toute offre, en tout ou en partie, sans négociation.

Tout ou partie de la présente DOC et de la ou des offres retenues est susceptible d'être incorporé dans une ou plusieurs offres à commandes.

Les offres soumises en réponse à la présente DOC seront évaluées selon la procédure décrite ci-dessous; l'État se réserve le droit d'interroger le personnel clé et/ou d'obtenir des présentations concernant l'offre de l'offrant, et ce, sans frais pour l'État.

M 1.4 Éclaircissements

Une offre peut être considérée comme irrecevable si elle n'est pas appuyée des renseignements adéquats, en particulier dans le cas d'un élément obligatoire.

L'État avisera par écrit les offrants de l'absence de renseignements nécessaires constatée dans leur offre après l'examen préliminaire de toutes les offres. Les offrants auront 48heures (fins de semaine et jours fériés exclus) après le moment où avis est donné par le responsable de l'offre à commandes de TPSGC, pour fournir les renseignements manquants. L'offre sera considérée comme irrecevable si l'information requise n'est pas fournie dans ce délai de 48heures.

M 1.4.1 Éclaircissements fournis par un particulier

« Nous reconnaissons qu'il est impératif que la personne autorisée à clarifier notre offre au nom de notre entreprise soit disponible pendant cette période si ses services sont requis ». Il incombe entièrement à l'offrant de veiller à ce que cette personne soit disponible.

NOM DE LA PERSONNE AUTORISÉE À CLARIFIER L'OFFRE À COMMANDES :

Nom : __________

Tél. : __________

Courriel : __________

Téléc. : __________

M 1.5 L'offrant comprend et reconnaît que toutes les décisions quant à savoir si une offre répond, dans une mesure ou dans une autre, aux exigences énoncées, relève exclusivement jugement de l'équipe d'évaluation.

Après la clôture de la période de soumission, l'interprétation faite par l'État des questions contractuelles, des spécifications techniques et des éclaircissements éventuels prévaudra.

M 1.6 Des négociations pourraient avoir lieu avant l'adjudication de toute offre à commandes à l'offrant ou aux offrants retenu(s).

M 2.0 Structure de l'évaluation

Les offres soumises seront évaluées de la façon suivante :

M 2.1 Évaluation préliminaire

En raison de la complexité de ce marché, l'équipe d'évaluation fera un examen préliminaire de toutes les offres pour vérifier que tous les renseignements nécessaires et la documentation d'appui ont été fournis.

L'État traitera tous les offrants sur un pied d'égalité mais il ne peut garantir que son examen préliminaire permettra de mettre en lumière toutes les lacunes et il ne saurait être tenu responsable si une déficience échappe à l'examen préliminaire. Il est possible que l'absence d'un élément obligatoire échappe à l'observation et en ce cas, l'offre sera ultérieurement (c.-à-d. après la période prévue pour les corrections) jugée irrecevable par l'État.

Les offrants seront avisés par écrit de toute absence de renseignement et/ou de documentation d'appui constatée dans leur offre. Les renseignements/documentation manquants doivent être fournis dans un délai de 48heures (fins de semaine et jours fériés exclus) après l'heure de fermeture des affaires à la date où l'avis est émis par le responsable de l'offre à commandes de TPSGC. Si les renseignements/la documentation manquants ne sont pas fournis dans ce délai de 48heures, l'offre sera considérée comme irrecevable et rejetée.

M 2.2 Évaluation de la conformité

L'évaluation de la conformité, dont les détails figurent en Section M 3.0 ci-dessous, sera effectuée avant la convocation aux tests d'évaluation des performances.

M 2.3 Test d'évaluation des performances de l'OCPN

Les tests d'évaluation des performances décrits en Annexe J – Test d'évaluation des performances de l'OCPN, seront effectués avant l'évaluation financière, à une seule exception près, décrite dans l'Annex N 3.0 – l'Évaluation de la conformité.

Au cours de l'étape de l'évaluation et à la demande de l'État, l'offrant permettra à l'État de faire une évaluation portant notamment, mais non exclusivement, sur les éléments suivants : le statut légal de l'offrant, ses installations et les moyens dont il dispose sur les plans de la technique, des finances et de la gestion pour satisfaire les exigence énoncées dans l'appel d'offres.

M 2.4 Évaluation financière

M 2.4.1 L'évaluation financière décrite à l'Annex M 5.0 ci-dessous sera effectuée dès la réception des résultats du test.

M 2.4.2 La proposition financière sera conservée en un lieu sûr, et elle ne sera pas évaluée tant que les résultats du test d'évaluation des performances ne seront pas reçus par TPSGC.

M 2.4.3 La seule exception à cette règle se produira lorsque plusieurs parties feront des offres de produits identiques. Dans ce cas, l'évaluation financière servira à déterminer quel offrant sera invité à soumettre son produit au test d'évaluation des performances.

M 3.0 Évaluation de la conformité

M 3.1 Aperçu

Pour qu'une offre soit considérée comme acceptable, il faut que l'offrant ait rempli tous les formulaires pertinents et qu'il ait fourni toute la documentation demandée selon les modalités de la DOC. La conformité de chaque offre et de chaque produit offert aux exigences obligatoires et aux spécifications sera vérifiée ou confirmée avant l'émission de toute offre à commandes conséquente.

Les offres seront évaluées en fonction de la conformité aux exigences obligatoires définies à l'égard de la structure et de l'expérience organisationnelles de l'offrant, des services qu'il propose, et de son acceptation de toutes les modalités et conditions obligatoires. Les offres qui ne répondent pas à ces exigences obligatoires seront éliminées sans autre examen.

Les offres reçues seront évaluées séparément en fonction des exigences de la DOC et des spécifications techniques pertinentes, et non comparées les unes aux autres. Les offres seront évaluées en fonction des critères exposés en détail dans les instructions ci-dessus relatives à la forme de la proposition. L'équipe d'évaluation déterminera la mesure dans laquelle l'offrant répond à chaque facteur d'évaluation.

L'équipe d'évaluation se réserve le droit d'interroger l'un ou l'autre membre du personnel proposé pour vérifier les antécédents professionnels déclarés en réponse à la DOC et/ou de faire une inspection/vérification des installations et des capacités techniques de l'offrant.

L'offrant doit non seulement satisfaire aux autres conditions obligatoires énoncées dans les présentes, mais encore convaincre l'État qu'il a la capacité financière d'exécuter les travaux conformément au contrat et que les dispositions sur la gestion du risque sont appuyées par une assurance adéquate.

M 3.2 Évaluation de la proposition relative à l'entreprise, à son organisation et à sa gestion

L'équipe d'évaluation :

M 3.2.1 vérifiera les antécédents corporatifs de l'offrant (Annexe K 3.1) pour déterminer s'il a les compétences et les capacités nécessaires pour fournir les produits et les services conformément aux modalités et conditions de toute offre à commande conséquente;

M 3.2.4 soumettra la documentation fournie par l'offrant relativement à sa capacité financière (Annexe K 3.2) à la vérification d'un analyste des coûts;

M 3.2.5 vérifiera que l'offrant a reçu la certification d'un fabricant OEM, s'il y a lieu, ou qu'il est l'agent autorisé d'un fabricant OEM (Annexe K 3.3).

M 3.3 Évaluation de la proposition de location et de services

Cette proposition sera évaluée en fonction de la clarté, de la faisabilité et de la complétude de la structure et du processus de gestion proposés pour garantir la prestation d'un service d'une qualité conforme aux exigences de l'offre à commandes. L'équipe d'évaluation examinera la façon dont l'offrant répond aux éléments requis et s'acquitte de toutes les obligations en matirère d'attestations. L'équipe d'évaluation tiendra compte en outre de l'expérience pertinente du personnel de gestion clé et demandera confirmation, si nécessaire, de l'attestation de l'agent autorisé.

Les rapports de gestion éventuellement requis seront évalués sous les aspects de la complétude et de la clarté.

L'équipe d'évaluation :

M 3.3.1 vérifiera si l'information relative au représentant autorisé de l'offrant est complète (Annexe K 4.1).

M 3.3.2 vérifiera la description du processus vérifiable de gestion de la qualité qui sera adopté pour garantir que les exigences de l'offre à commandes et de chaque commande subséquente sont respectés, y compris

1. l'approche proposée pour surveiller et déclarer la disponibilité et le rendement du matériel de l'offrant;
2. l'approche envisagée pour cerner, consigner, déclarer et régler les problèmes relatifs aux contrats, et leurs suites;
3. le processus utilisé pour transmettre les problèmes de services aux échelons supérieurs et résoudre les problèmes relatifs aux contrats;
4. le processus utilisé pour garantir que le personnel affecté recevra la formation nécessaire pour entretenir l'équipement installé dans le cadre de l'offre à commandes;
5. le processus utilisé pour garantir la disponibilité des pièces de rechange dans des délais adéquats, y compris le nom des villes où ces pièces sont conservées et/ou stockées;
6. des échantillons de tous les rapports exigés dans le cadre l'OCPN ainsi que de tout autre rapport que l'offrant juge utile à l'amélioration de la gestion d'ensemble du service.

M 3.3.3 vérifiera que l'offrant a fourni les détails demandés sur l'administration de l'offre à commandes, y compris l'organigramme définissant les principaux responsables de la gestion et les personnes-ressources, une description des fonctions et des responsabilités de gestion de chaque poste, et un résumé de l'expérience pertinente de tous les membres du personnel de gestion clé.

M 3.3.4 vérifiera la liste des agents de location/vente et des fournisseurs de services fournie pour s'assurer que l'offrant a la capacité de fournir et d'entretenir les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts dans toutes les régions du Canada, sauf celles visées par des accords de règlement de revendications foncières globales.

Il s'agit des listes préparées et mises à jour dans les deux langues officielles conformément aux instructions de l'Annexe F.

M 3.3.5 vérifiera que l'offrant a fourni les numéros d'entreprise d'approvisionnement des bureaux qui établiront les factures ou recevront les paiements.

M 3.3.6 vérifiera que l'offrant a fourni la liste des agents autochtones éventuels

M 3.3.7 vérifiera la formation du personnel de service qualifié;

M 3.3.8 vérifiera la Formulaire5 – Attestation du tiers fournisseur, au cas où il y aurait des tiers fournisseurs;

M 3.3.9 vérifiera que l'offrant a fourni le numéro sans frais de commande de service d'entretien à afficher à la place de la liste de fournisseurs de services;

M 3.3.10 vérifiera le plan et les cours de formation prévus pour les opérateurs clés et les autres utilisateurs.

M 3.3.11 vérifiera les calendriers d'entretien préventif fournis pour chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel offert;

M 3.3.12 examinera les documents fournis quant au rendement passé de l'offrant en matière d'entretien correctif, y compris le processus suivi par l'offrant pour consigner les commandes de service et y donner suite.

M 3.3.13 vérifiera le processus de facturation de l'offrant et examinera l'échantillon de facture fourni;

M 3.3.14 vérifiera le processus vérifiable proposé pour fournir les rapports d'entretien et d'activité prévus par l'OCPN.

M 3.4 Évaluation de la proposition d'équipement

Lorsqu'un offrant est reconnu conforme, la conformité de chacun des produits qu'il propose est examinée et cette conformité aux exigences obligatoires et aux spécifications est vérifiée ou confirmée.

L'équipe d'évaluation :

1. vérifiera les déclarations de conformité aux spécifications techniques de l'Annexe A inscrites dans les Annexe C remplies et soumises. Les produits jugés non conformes aux spécifications seront éliminés à cette étape et les éventuels frais de tests d'évaluation des performances ne seront pas remboursés;
2. vérifiera les preuves soumises pour
   • la certification en électricité (CCN, cUL ou autre);
   • l'attestation de conformité à la norme sur le matériel brouilleur d'Industrie Canada (NMB);
   • l'enregistrement ISO 9001:2000.
   demandées à l'Annexe K 5.2.4 des présentes, et dans l'Annexe A ci-jointe;
3. vérifiera l'information soumise en rapport avec l'Annexe K 5.3, Considérations environnementales;
4. vérifiera la documentation bilingue (brochures et fiches techniques) fournie en rapport avec l'Annexe K 5.2.5, Documentation bilingue;

Les manuels techniques et d'utilisation seront examinés sur le site du test d'évaluation des performances. Si les manuels d'utilisation sont jugés non conformes aux exigences de l'Annexe K 5.2.5., Manuels d'utilisation, le photocopieur/dispositif multifonctionnel concerné pourra être éliminé sans autre examen et les éventuels frais du test d'évaluation des performances ne seront pas remboursés.

M 4.0 Test d'évaluation des performances du produit

M 4.1 Test d'évaluation des performances

Au cours de l'étape de l'évaluation et à la demande du Canada, l'offrant permettra à l'État de faire une évaluation portant notamment, mais non exclusivement, sur les éléments suivants : le statut légal de l'offrant, ses installations et les moyens dont il dispose sur les plans de la technique, des finances et de la gestion pour satisfaire les exigence énoncées dans l'appel d'offres.

Une fois qu'il est déterminé que les offrants répondent aux exigences obligatoires de la DOC, et que les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offerts par ces offrants répondent aux spécifications techniques minimales, une liste de ces produits sera soumise à NSTL Canada Corp. (NSTL). NSTL, en coopération avec le responsable de l'offre à commandes de TPSGC, établira alors le calendrier des tests d'évaluation des performances et TPSGC avisera les offrants de la date à laquelle ils doivent soumettre leurs produits aux essais. Des renseignements supplémentaires sur la procédure d'essai et sur l'adresse du lieu des tests d'évaluation seront fournis à ce moment-là.

La procédure du test d'évaluation des performances n'est pas une évaluation de type réussite/échec. Elle sert plutôt à noter le produit sur la base de sa performance (rapidité), de la qualité de la production, des caractéristiques et de la convivialité du photocopieur/dispositif multifonctionnel. La note sert à déterminer le rapport qualité/coût dans l'évaluation financière. Les données produites par le test d'évaluation des performances seront affichées sur le site Internet des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels réseautés numériques pour aider les utilisateurs désignés à décider de leurs achats.

Les offrants qui ont des problèmes de conformité peuvent demander que leur(s) produit(s) soit(soient) testé(s) mais si les problèmes ne sont pas réglés à la fin de la période d'essai, le ou les produits seront éliminés et les frais des tests d'évaluation ne seront pas remboursés.

M 4.2 Procédure applicable au test d'évaluation des performances

Les tests d'évaluation détaillés en Annexe J – Test d'évaluation des performances, seront effectués avant l'évaluation financière, à la seule exception expliquée à l'Annexe M 2.4.3.

M 5.0 Évaluation financière – Nouvel équipment

Après le test d'évaluation des performances, l'offre financière de l'offrant sera évaluée et un coût estimatif sera calculé pour chaque produit qui aura réussi le test. Ce coût estimatif sera calculé sur la base des taux mensuels fixes et des taux CCTI proposés en Annexe C, moins les éventuelles réductions au titre des programmes environnementaux et du degré de sécurité du photocopieur.

SEULES LES SOUMISSIONS TECHNIQUEMENT CONFORMES DE PRODUITS QUI ONT ACHEVÉ LE TEST D'ÉVALUATION DES PERFORMANCES SERONT UTILISÉES DANS L'ÉVALUATION FINANCIÈRE

M 5.1 Évaluation de coût détaillée – Nouvel équipement

Le coût estimatif moyen de chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel noir et blanc, tel qu'exposé en Annexe D, est fondé sur la somme des montants calculés selon l'Annexe M 5.1.1 (Coût total du tarif mensuel) et l'Annexe M 5.1.2 (Coût total du tarif CCTI) pour produire le coût estimatif de base.

Dans le cas des sous-catégories de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur seulement, le coût estimatif de base est calculé selon l'Annexe M 5.1.3 sur la base de deux tarifs CCTI.

Le coût estimatif de base des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc ainsi que couleur est ensuite réduit du montant du rabais au titre des programmes environnementaux et du degré de sécurité du photocopieur/dispositif multifonctionnel (jusqu'à concurrence de 5p.100 conformément à l'Annexe K 5.3.2 et K 5.4), s'il y a lieu, afin de produire le coût estimatif total.

M 5.1.1 Calcul du coût total du tarif mensuel 

• le TMF de base applicable associé à une période d'engagement de 24 mois multiplié par 24, plus
• le TMF de base applicable associé à une période d'engagement de 36 mois multiplié par 36, plus
• le TMF de base applicable associé à une période d'engagement de 48 mois multiplié par 48, plus
• le TMF de base applicable associé à une période d'engagement de 60 mois multiplié par 60.
• Le total sera divisé par 4.

M 5.1.2 Calcul du coût total du tarif CCTI – photocopieurs/dispositifs multifonctionnels (catégories A à C)

• le tarif CCTI multiplié par l'utilisation mensuelle applicable, telle que définie dans les présentes, multiplié par 24, plus
• le tarif CCTI multiplié par l'utilisation mensuelle applicable, telle que définie dans les présentes, multiplié par 36, plus
• le tarif CCTI multiplié par l'utilisation mensuelle applicable, telle que définie dans les présentes, multiplié par 48, plus
• le tarif CCTI multiplié par l'utilisation mensuelle applicable, telle que définie dans les présentes, multiplié par 60.
• Le total sera divisé par 4.

M 5.1.3 Calcul du coût total du tarif CCTI – Photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur (catégories D et E)

Le calcul du tarif CCTI des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur sera établi comme suit :

• Le total du CCTI applicable aux pages couleur pour une période d'engagement de 24 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages couleur, telle que définie dans les présentes, multiplié par 24, plus le tarif CCTI applicable aux pages noir et blanc pour une période d'engagement de 24 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages noir et blanc, telle que définie dans les présentes, multiplié par 24; plus
• Le total du CCTI applicable aux pages couleur pour une période d'engagement de 36 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages couleur, telle que définie dans les présentes, multiplié par 36, plus le tarif CCTI applicable aux pages noir et blanc pour une période d'engagement de 36 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages noir et blanc, telle que définie dans les présentes, multiplié par 36; plus
• Le total du CCTI applicable aux pages couleur pour une période d'engagement de 48 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages couleur, telle que définie dans les présentes, multiplié par 48, plus le tarif CCTI applicable aux pages noir et blanc pour une période d'engagement de 48 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages noir et blanc, telle que définie dans les présentes, multiplié par 48; plus
• Le total du CCTI applicable aux pages couleur pour une période d'engagement de 60 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages couleur, telle que définie dans les présentes, multiplié par 60, plus le tarif CCTI applicable aux pages noir et blanc pour une période d'engagement de 60 mois multiplié par l'utilisation mensuelle applicable aux pages noir et blanc, telle que définie dans les présentes, multiplié par 60;
• Le total sera divisé par 4.

POUR LES BESOINS DE L'ÉVALUATION DU COÛT, LES VOLUMES D'UTILISATION MENSUELLE APPLICABLES SONT LES SUIVANTS :

Catégorie A : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc de base (évaluation globale)

• Sous-catégorie A1 : noir et blanc, minimum 30 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 10 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie A2 : noir et blanc, minimum 40 ppm,jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 15 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie A3 : noir et blanc, minimum 50 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 20 000 pages noir et blanc

Catégorie B : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels noir et blanc à gros débit (évaluation séparée)

• Sous-catégorie B1 : noir et blanc, minimum 60 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 30 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie B2 : noir et blanc, minimum 70 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 40 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie B3 : noir et blanc, minimum 80 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 45 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie B4 : noir et blanc, minimum 90 ppm, jusqu'au format minimum 11 X 17 (tabloïde) 50 000 pages noir et blanc

Catégorie C : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels de faible débit et de format légal/lettre seulement (évaluation séparée)

• Sous-catégorie C1 : noir et blanc, minimum 20 ppm, jusqu'au format minimum lettre/légal 5 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie C2 : noir et blanc, minimum 30 ppm, jusqu'au format minimum lettre/légal uniquement 10 000 pages noir et blanc
• Sous-catégorie C3 : noir et blanc, minimum 40 ppm, jusqu'au format minimum lettre/légal uniquement 15 000 pages noir et blanc

Catégorie D : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels d'entreprise de base (évaluation séparée)

• Sous-catégorie D1 : noir et blanc, susceptible de couleur, minimum 10 ppm couleur, minimum 40 ppm noir et blanc, jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde) 12 000 pages noir et blanc; 3 000 pages couleur
• Sous-catégorie D2 : entreprise couleur, minimum 20 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde) 3 000 pages noir et blanc; 2 000 pages couleur
• Sous-catégorie D3 : entreprise couleur, minimum 30 ppm couleur, jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde) 6 000 pages noir et blanc; 4 000 pages couleur
• Sous-catégorie D4 : entreprise couleur, minimum 40 ppm couleur,jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde) 9 000 monochrome pages; 6 000 pages couleur
• Sous-catégorie D5 : entreprise couleur, minimum 50 ppm couleur,jusqu'au format minimum 11x17 (tabloïde) 12 000 pages noir et blanc; 8 000 pages couleur

Catégorie E : photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur d'entreprise à faible débit et de format lettre/légal (évaluation séparée)

• Sous-catégorie E1 : entreprise couleur, minimum 10 ppm couleur, jusqu'au format minimum lettre/légal 2400 pages noir et blanc; 1600 pages couleur
• Sous-catégorie E2 : entreprise couleur, minimum 20 ppm couleur, jusqu'au format minimum lettre/légal uniquement 3 000 pages noir et blanc; 2 000 pages couleur
• Sous-catégorie E3 : entreprise couleur, minimum 30 ppm couleur, jusqu'au format minimum lettre/légal uniquement 6 000 pages noir et blanc; 4 000 pages couleur

M 5.2 Sélection des produits – Nouvel équipement

Une fois que le coût estimatif total de chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel proposé à titre de nouvel équipement est calculé et que le total des points pondérés de chaque photocopieur/dispositif multifonctionnel a été reçu de l'autorité responsable du test, un facteur de valeur fondé sur le coût par point d'évaluation est calculé en divisant le coût estimatif total par la note globale totale obtenue aux tests d'évaluation des performances.

M 5.2.1 Catégorie A – Évaluation globale

Les produits d'un même offrant figurant dans les sous-catégories de la Catégorie A seront sélectionnés sur une base globale.

Le facteur de valeur de chaque produit de la Catégorie A sera pondéré comme suit :

• Sous-catégorie A1 : 35 %
• Sous-catégorie A2 : 20 %
• Sous-catégorie A3 : 45 %

Les facteurs de valeur pondérés seront additionnés pour obtenir le facteur de valeur global de la Catégorie A.

Des offres à commandes seront établies pour les offrants dont les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels offrent un facteur de valeur global qui n'est pas de plus de 50 % supérieur à celui de l'offrant présentant le facteur de valeur le plus bas dans la Catégorie A. Un offrant recevra une offre à commandes pour toutes les sous-catégories de la Catégorie A, ou pour aucune. Les offres à commandes ne viseront pas moins que les trois sous-catégories de la Catégorie A.

M 5.2.2 Catégories B à E – Sous-catégories évaluées séparément

Dans le cas des Catégories B à E, les sous-catégories seront évaluées séparément. Des offres à commandes seront établies pour les offrants dont le photocopieur/dispositif multifonctionnel présente un facteur de valeur qui n'est pas de plus de 50 % supérieur à celui du photocopieur/dispositif multifonctionnel ayant le facteur de valeur le plus bas dans cette sous-catégorie.

Le photocopieur/dispositif multifonctionnel de chaque sous-catégorie offrant le facteur de valeur comportant le plus bas coût par point d'évaluation sera mis en évidence comme étant celui qui offre le meilleur rapport qualité/coût pour l'État dans la configuration OCPN.

Dans le cas des sous-catégories où seul un produit est offert, la sélection sera faite par le comité d'évaluation sur la base du meilleur rapport qualité/coût pour l'État sur la base de la documentation relative aux tarifs.

Seul les modèles identiques de photocopieurs/dispositifs multifonctionnels ayant le prix le plus bas seront évalués et acceptés.

M 5.2.3 Produits actifs et inactifs

Au cours de l'évaluation des offres initiales, avant que soit émise l'OCPN et lors de chaque réactualisation ultérieure des produits et des tarifs, un produit qui obtient un facteur de valeur qui n'est pas de plus de 20 % supérieur à celui du produit ayant le plus bas facteur de valeur dans une sous-catégorie donnée, sera inscrit à titre de produit actif dans l'OCPN de l'offrant. Si, à un moment ou à un autre pendant la durée de l'OCPN, le facteur de valeur d'un produit sort de cette marge de 20 %, le produit sera inscrit à titre de produit inactif.

Dans le cas de la Catégorie A, le facteur de valeur global sera utilisé.

M 5.2.4 Réactualisation des produits et des tarifs

Les produits et les tarifs de l'OCPN seront réactualisés par TPSGC environ tous les deux mois après l'émission de l'OCPN. Le calendrier précis de réactualisation du produit et des tarifs fera partie intégrante de la Convention d'offres à commandes.

Lorsque les tarifs et les nouveaux produits sont modifiés, tous les changements d'écritures nécessaires doivent être soumis sur le site Web du GGPFI/NSTL au plus tard trois jours ouvrables avant la date de réactualisation.

Dans les cas de remplacement de produits, toute la documentation d'appui nécessaire doit être soumise au responsable de l'offre à commandes de TPSGC au plus tard cinq jours ouvrables avant la date de réactualisation. Il faut en outre que les tests d'évaluation des performances aient été effectués et que les notes aient été communiquées au responsable de l'offre à commandes de TPSGC au plus tard cinq jours ouvrables avant la date de réactualisation.

Les changements concernant l'équipement de renouvellement de l'OCPN peuvent être soumis au responsable de l'offre à commandes de TPSGC en tout temps.

Aucun produit ne sera éliminé systématiquement après l'émission de l'OCPN s'il dépasse le seuil des 50 %. Cependent l'élimination du produit qui dépasse le seuil des 50 % s'appliquera au moment où le facteur de valeur du produit dépasse le seuil des 50 % pour plus qu'une période de réactualisation.

Autrement dit, le produit sera éliminé si son facteur de valeur ne franchit pas le seuil des 50 % a la prochaine période de réactualisation.

M 6.0 Évaluation financière – Équipment de renouvellement

M 6.1 Évaluation de coût détaillée – Équipement de renouvellement

1. Tarif mensuel fixe de renouvellement (TMF)

   Le TMF applicable au premier renouvellement doit être soumis à titre de pourcentage du TMF d'origine que l'utilisateur désigné paie, jusqu'à concurrence de 80 % du TMF d'origine.

   Le TMF du deuxième renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du TMF du premier renouvellement que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 80 % du TMF du premier renouvellement.

   Les tarifs mensuels fixes de renouvellement pour chacune des trois périodes d'engagement de renouvellement (12, 24 et 36 mois) doivent être soumis pour chaque article pour lequel des tarifs ont été présentés lors d'OCPN antérieures pour des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels numériques de réseau.

   Ces tarifs seront des tarifs maximum fermes pendant la durée de la période d'engagement de renouvellement de l'équipement en cause, et seules les révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de tarifs peuvent être soumises à l'agent responsable de TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.

   L'État se réserve le droit de vérifier les prix pour tout TMF de renouvellement et de rejeter tout TMF de renouvellement qui ne répond pas aux critères de qualité/coût pour l'État.

   Si l'offrant et l'État ne parviennent pas à négocier un taux acceptable, le prix du renouvellement ne sera pas affiché pour le photocopieur/dispositif multifonctionnel en cause.

2. Renouvellement des tarifs CCTI

   Le tarif CCTI applicable au premier renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du tarif CCTI d'origine que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 125 % du tarif CCTI d'origine.

   Le tarif CCTI du deuxième renouvellement doit être soumis en tant que pourcentage du premier tarif CCTI de renouvellement que l'utilisateur désigné paie, sans dépasser 125 % du tarif CCTI du premier renouvellement.

   Le tarif CCTI, défini comme étant le coût par page imprimée ou copiée, est fixé pour la configuration OCPN de base du photocopieur/dispositif multifonctionnel réseauté pour chacune des trois périodes d'engagement de renouvellement (12, 24 et 36 mois), ces tarifs constituant des tarifs maximum fermes pendant la période d'engagement applicable à l'équipement en cause. Seules les révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de tarifs peuvent être soumises à l'agent responsable de l'offre à commandes de TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.

   Le total des deux tarifs ci-dessus (TMF et CCTI) s'appliquera à la fourniture continue du photocopieur/dispositif multifonctionnel, y compris tous les services d'entretien préventif et correctif (pièces et main-d'oeuvre) selon les modalités de l'Annexe B, aux frais de retrait du matériel à la fin de la période de location, et à la présentation de tous les rapports requis.

   Dans le cas des photocopieurs/dispositifs multifonctionnels couleur de renouvellement, les offrants doivent indiquer deux taux CCTI, un pour les impressions couleur intégrale et un pour les impressions noir et blanc.

   L'État se réserve le droit de faire une vérification des prix liés à tout tarif CCTI de renouvellement et de rejeter tout tarif CCTI de renouvellement qui ne répond pas aux critères de bon rapport qualité/coût pour l'État.

   Si l'offrant et l'État ne parviennent pas à négocier un tarif acceptable, le prix du renouvellement ne sera pas affiché pour le photocopieur/dispositif multifonctionnel en cause.

3. Prix des biens non durables d'imagerie

   Pour les catégories noir et blanc seulement, le coût de tous les biens non durable d'imagerie (toner et révélateur, s'il y a lieu) doit être inclus dans les tarifs CCTI.

   Pour les catégories couleur, lorsque les tarifs OCPN d'origine du photocopieur/dispositif multifonctionnel ont été indiqués sans le toner, le coût du toner ne devrait pas être inclus dans les tarifs CCTI, quoique le coût de tous les autres biens non durables d'imagerie doive y être intégré.

   Lorsque le coût du toner couleur n'a pas été inclus dans le tarif CCTI d'un photocopieur existant, le coût du toner couleur doit être soumis en tant que pourcentage du prix du toner couleur de la dernière OCPN dans laquelle le photocopieur était présent, sans dépasser 125 % de ce prix. Lorsque le coût du toner couleur était inclus dans le tarif CCTI d'un photocopieur existant, l'offrant doit indiquer « inclus dans le CCTI » pour le prix du toner couleur.

   Le prix du toner couleur pour toute commande subséquente doit être le plus bas des deux prix possibles suivants : le prix calculé sur la base du pourcentage ci-dessus, ou le prix de catalogue le plus récent de ce toner moins le rabais du gouvernement, s'il en est.

   Ces prix de toner seront des prix maximum fermes pendant la durée de la période d'engagement de renouvellement applicable à l'équipement en cause, et seules les révisions à la baisse seront acceptées. Des réductions de prix peuvent être soumises à l'agent responsable de l'offre à commandes de TPSGC pour être publiées sur le site du GGPFI.

   L'État se réserve le droit de faire une vérification du prix de tout bien non durable d'imagerie et de rejeter le prix d'un bien non durable d'imagerie qui ne répond pas aux critères de rapport qualité/coût pour l'État.

M 6.2 Sélection de produits – Équipement de renouvellement

Un produit de renouvellement sera accepté s'il répond aux conditions énoncées a l'Annexe M 6.1.

L'équipe d'évaluation déterminera quelles sont les offres qui répondent aux critères du rapport qualité/coût pour l'État et ses décisions seront sans appel à cet égard.

Les taux de renouvellement seront affichés pour tous les produits approuvés par l'équipe d'évaluation.

M 7.0 Recommandation d'adjudication d'offres à commandes

Des offres à commandes seront établies pour tous les offrants dont les photocopieurs/dispositifs multifonctionnels répondent aux critères susmentionnés de sélection des produits. La ou les offres à commandes finales seront approuvées sous réserve des politiques et procédures du gouvernement.

Annexe N

Omis – une partie de DOC seulement

Annexe O

Omis – une partie de DOC seulement

Annexe P – Barème de tarifs pour des évaluations de performance

Tous les tarifs comprennent la TPS

Sous-catégories de noir et blanc

Sous-catégorie	Tarif pour de évaluation de performance
A1	3 937,50 $ / unité évaluée
A2	3 937,50 $ / unité évaluée
A3	3 937,50 $ / unité évaluée
B1	3 937,50 $ / unité évaluée
B2	3 937,50 $ / unité évaluée
B3	3 937,50 $ / unité évaluée
B4	3 937,50 $ / unité évaluée
C1	3 937,50 $ / unité évaluée
C2	3 937,50 $ / unité évaluée
C3	3 937,50 $ / unité évaluée

Sous-catégories couleur

Sous-catégorie	Tarif pour de évaluation de performance
D1	4 462,50 $ / unité évaluée
D2	4 462,50 $ / unité évaluée
D3	4 462,50 $ / unité évaluée
D4	4 462,50 $ / unité évaluée
D5	4 462,50 $ / unité évaluée
E1	4 462,50 $ / unité évaluée
E1	4 462,50 $ / unité évaluée
E1	4 462,50 $ / unité évaluée