Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013

Table des matières

Introduction

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l'avant-propos d'Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et à Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l'administration pangouvernementale de ces deux lois.

Renseignements généraux

Historique

Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.

En 1993, le Ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, de Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a officiellement donné naissance au Ministère, en plus d'en définir les pouvoirs pour les services qu'il offre. De plus, la Loi a désigné TPSGC comme l'organisme principal de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.

Aujourd'hui, le Ministère est devenu un important organisme opérationnel du gouvernement, regroupant plus de 12 200 employés dans l'ensemble du Canada et à l'administration centrale dans la région de la capitale nationale.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, une organisation indépendante à vocation horizontale faisant partie du portefeuille du ministre de TPSGC, a été créé le 5 mai 2008, comme étant une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité.

TPSGC rend compte directement au Parlement par la Ministre des Travaux publics et des Services Gouvernementaux.

Responsabilités

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. Il est son trésorier, comptable, acheteur central, spécialiste des questions linguistiques, gestionnaire de biens immobiliers et instrument d'accès aux services en direct du gouvernement. La vision du Ministère est d'exceller dans les opérations gouvernementales, et sa mission est de fournir des services et des programmes de grande qualité qui répondent aux besoins des organisations fédérales et qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne.

La ministre est la receveure générale du Canada et est responsable de la tenue des comptes du Canada et de la production des Comptes publics. La ministre est aussi responsable de l'administration des services liés aux avantages sociaux, aux régimes de pensions et à la rémunération des fonctionnaires fédéraux.

L'objectif du Ministère consiste à gérer ses activités de façon à faire preuve de responsabilisation et de transparence, et à offrir des services à valeur ajoutée à ses clients. Pour ce faire, TPSGC : injecte, par l'intermédiaire des marchés publics, plus de 14 milliards de dollars par année dans l'économie canadienne; traite, à titre de receveur général du Canada, des mouvements de trésorerie représentant plus de 2,2 billions de dollars; émet plus de 14 millions de paiements fédéraux de rémunération et de pension; fournit des locaux aux parlementaires et plus de 270 455 fonctionnaires dans 1 796 emplacements partout au Canada; et, fournit des services de traduction et d'interprétation pour plus de 1 700 séances du Parlement et réunions de comités parlementaires chaque année, et traduit plus d'un million de pages de texte pour le compte d'autres organisations fédérales;

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, qui se rapporte à la ministre et fonctionne de façon indépendante, examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir offrir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales et de leurs programmes. Voici les activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC : Approvisionnements; Gestion des locaux et des biens immobiliers; Receveur général du Canada; Services d'infrastructure des technologies de l'information; Administration de la paye et des pensions fédérales; Gestion et services linguistiques; Programmes et services spécialisés; Ombudsman de l'approvisionnement; et, Services internes.

Note : La création de Services partagés Canada a été annoncée en août 2011. Cette organisation assure maintenant la prestation des services d'infrastructure des technologies de l'information dont TPSGC était auparavant responsable.

Fonctions, programmes et activités de l'institution

Approvisionnements

Cette activité de programme présente Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en tant que le principal fournisseur de services d'achat du gouvernement offrant aux organisations fédérales une vaste gamme de solutions en matière d'approvisionnement, comme des contrats spécialisés, des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement. Le rôle de TPSGC dans ce domaine consiste à fournir à la population canadienne et au gouvernement fédéral des services d'achat et des services communs connexes à valeur ajoutée, en temps opportun.

Service d'approvisionnement

Cette activité de programme présente le rôle principal que joue TPSGC dans le domaine de l'approvisionnement pour les ministères fédéraux. Le Ministère fournit à la population canadienne et au gouvernement fédéral des services d'achat et des services communs connexes à valeur ajoutée, en temps opportun.

Gestion des transports
Description : Renseignements sur l'expédition ou le transport des biens, au moindre coût, par l'un ou l'autre des six modes de transport (aérien, routier, maritime, pipeline, rail et hors route).
Types de documents : Dispositions d'expédition (sur terre et outremer), services de voyage et de déménagement, vérification du fret et analyse des coûts.
Format : Microfiches.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 210

Réparation, révision, modification et entretien
Description : Renseignements sur la réparation, la révision, la modification ou l'entretien des aéronefs, des navires et des véhicules blindés de combat de façon à en faire le meilleur usage au moindre coût possible.
Types de documents : Spécifications et assurance de la qualité; analyses sur le choix entre faire (à même les ressources internes) ou acheter (par le secteur privé); rapports sur la gestion du cycle de réparation, la révision, la modification et l'entretien; répartition des travaux selon la région.
Format : Diapositives et films, microfilms et photographies
Numéro du dossier : TPSGC DGA 200

Services d'approvisionnement
Description : Renseignements sur l'approvisionnement de biens et de services offerts aux organismes du gouvernement, les clients, de la définition du besoin à la fermeture du contrat, en passant par une vaste gamme de solutions d'achat comme la planification des achats, la planification de l'appel d'offres, l'appel d'offres, la sélection des fournisseurs, des choix de stratégie d'approvisionnement et des outils qui permettent d'accélérer et de faciliter l'achat de biens et de services afin de répondre aux besoins de la clientèle de manière à élargir le choix des produits et à réduire autant que possible les dépenses d'exploitation et les frais imprévus, l'administration des contrats, des contrats spécialisés, des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des outils d'achat électroniques.
Types de documents : Énoncé de travail, énoncé des besoins, description technique, définition du matériel, spécifications et normes, modifications des écarts conceptuels, analyse des risques et de l'assurance de la qualité, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, demande de soumissions, demande de propositions, demande d'appel d'offres, demande de prix, demande d'intérêt, demande de contrats, demande de modification du contrat, avenant au contrat, formulaire d'approbation du contrat, propositions, de vérification et d'évaluation, compte-rendu aux soumissionnaires , contrats, offre à commandes, commandes subséquentes à une offre à commandes, arrangement en matière d'approvisionnement, attestations (équité en matière d'emploi, contenu canadien, etc.), source du financement, justification du prix, justification du fournisseur unique (marché non concurrentiel), avis du conseiller juridique, avis de l'analyse financier et de l'assurance de la qualité du contrat, avis, analyse et vérification des prix, notes de service, procès-verbaux de réunion, protocoles d'ententes, sondages, etc.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 300

  • Données d'inscription des fournisseurs (DIF)
    Description : Ce fichier décrit l'information sur les fournisseurs de biens et services. Il peut contenir des renseignements personnels : nom, coordonnées, numéro d'entreprise  - approvisionnement (NEA), données financières, renseignements biographiques, information sur les restrictions imposées au fournisseur (y compris des détails sur son rendement), nom et mot de passe d'utilisateur, renseignements sur les biens et les services offerts, ainsi que contrats antérieurs du fournisseur.
    Note : Le FRP a été mis à jour en 2010 et comprend de l'information décrite précédemment dans « Registre des Fournisseurs » PPU 025. L'information peut être consignée dans diverses bases de données et divers systèmes, dont : le Système de données d'inscription des fournisseurs (DIF), le Système d'information sur les fournisseurs (SIF), : SELECT, les Services professionnels en ligne (SP en ligne), l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) et le Système d'information sur les acquisitions (SIA)
    Catégorie de personnes : Les personnes ou les représentants de sociétés du secteur privé enregistrés comme fournisseurs de biens et de services.
    But : L'information personnelle est utilisée pour créer un inventaire de fournisseurs qualifiés et pour permettre l'accès à d'autres utilisateurs du gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.
    Usages compatibles : L'information peut être consultée par des fonctionnaires des institutions fédérales et de divers paliers du gouvernement du Canada à des fins d'approvisionnement et de facturation. Le numéro d'entreprise sera communiqué à l'Agence du revenu du Canada à des fins de vérification pour l'obtention d'un numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA). S'il y a lieu, les renseignements seront communiqués au ministère des Affaires indiennes et du Nord Canadien relativement au Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones (voir INA PPU 132, Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones). Les renseignements recueillis peuvent servir à la création d'inventaires par les institutions fédérales (voir le fichier de renseignements personnels ordinaire Marché de services professionnels, POU 912). Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d'évaluation ou de présentation de rapports. Les restrictions imposées à un fournisseur, notamment les mesures correctives associées à son rendement, pourraient limiter sa capacité de passer des contrats avec TPSGC.
    Normes de conservation et de destruction : L'information est conservée indéfiniment et est révisée tous les deux ans. Les comptes inactifs sont identifiés comme tel.
    Numéro d'ADD : 2006/008
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300
    Enregistrement SCT : 000709
    Numéro du fichier : TPSGC PPU 071

  • Dossiers des fournisseurs
    Description : Ce fichier décrit l'information de nature commerciale, notamment des données financières, des informations concernant les capacités de fabrication et de distribution des fournisseurs, des listes de produits, matériaux ou services principaux qu'ils produisent et des rapports de rendement. Peut également contenir des renseignements personnels tels que les noms et les adresses des fournisseurs, des renseignements sur les articles disponibles, des détails sur les achats antérieurs de l'institution, les caractéristiques et antécédents personnels, ainsi que des renseignements sur les études et le rendement des propriétaires uniques ou des partenaires.
    Catégorie de personnes : Les entreprises et fournisseurs désirant faire affaire avec le Ministère.
    But : Ce fichier a pour but de fournir des renseignements sur les fournisseurs éventuels.
    Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
    Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés sont conservés pendant cinq ans; après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits. Les dossiers manuels sont conservés pendant deux ans après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits.
    Numéro d'ADD : 69/048
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300
    Enregistrement (SCT) : 001367
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 005

  • Programme de l'évaluation de l'intégrité
    Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées  d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
    Catégorie de personnes : Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
    But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels - PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier ordinaire Marchés de services professionnels - POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs - TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels - POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou  révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée - PPU 015).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGBI 040, TPSGC NDP 912
    Inscription du SCT : 20120412
    Numéro du fichier : TPSGC PPU 184

Services d'approvisionnement unique/sur mesure

Cette sous-activité de programme présente TPSGC comme le fournisseur en approvisionnement du gouvernement en ce qui touche toutes les solutions d'approvisionnement personnalisées, y compris la consultation de l'industrie, les études de marché, la tenue de demandes concurrentielles complexes, de même que la négociation, l'adjudication et la gestion de contrats, notamment les accords juridiques. Ces solutions d'approvisionnement comprennent, la plupart du temps, une vaste gamme de systèmes et de services techniques complexes, sont uniques, mettent de fortes sommes en jeu et sont des accords à long terme. En raison de la complexité et de la nature de l'approvisionnement, les solutions requièrent généralement dès le départ, la participation des spécialistes en approvisionnement de TPSGC dans la phase de définition du programme et des équipes d'approvisionnement dévouées dans la phase de mise en œuvre des stratégies d'approvisionnement. Comme l'approvisionnement peut être de nature sensible ou exiger une approche à étapes multiples, la gestion du risque, la gestion du rendement, la gestion financière et la gestion du changement sont des facteurs importants du mode de gestion globale du projet.

Services d'approvisionnement unique / sur mesure
Description : Renseignements sur des services d'approvisionnement novateurs, personnalisés et uniques, des projets spéciaux de grande envergure offerts aux clients selon le principe du recouvrement des coûts, comme les achats de grande valeur et de nature militaire.
Types de documents : Documents contractuels, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, rapport sur les études de marché, rapport d'analyse du risque et de l'assurance de la qualité, rapport sur la gestion du rendement, rapport sur la gestion du changement, rapport d'étapes, sondages, et protocoles d'entente.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 320

Soutien stratégique des achats

Cette sous-activité de programme assure l'utilisation judicieuse des ressources du gouvernement fédéral, la poursuite de l'élaboration de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes et la vigilance continue de l'accès équitable aux marchés du gouvernement. Sont inclus dans cette sous-activité de programme : l'engagement des clients et des fournisseurs en fournissant de la connaissance, les outils et les pratiques exemplaires; un leadership stratégique et de gestion afin de développer de façon continue de nouvelles directions pour le renouvellement continu des achats du gouvernement et d'identifier les projets d'initiatives associées ; les conseils reliés aux achats et les lignes directrices et surveillance incluant le développement des politiques, des normes et des lignes directrices en soutien aux organismes clients en respectant les obligations commerciales du gouvernement et ses objectifs socio-économiques et environnementaux ; l'assurance de l'intégrité du processus d'approvisionnement par le contrôle de la qualité des contrats ; la prestation de services de conseil sur les risques et les assurances ; l'amélioration de la gestion des contrats ; les systèmes de mesure et de rapport qui offrent des rapports de niveau de gestion pour la planification ministérielle; l'amélioration des outils et des instruments en se fondant sur les pratiques exemplaires et des services de vérification par l'intermédiaire du Programme de vérification des coûts, dans le but d'aider la Direction générale des approvisionnements à se libérer de ses responsabilités et de veiller à ce que les paiements des contrats à frais remboursables soient effectués selon les modalités des contrats.

Gestion des conflits
Description : Services internes de résolution neutre des conflits pour les autorités contractantes de TPSGC, les ministères clients et les fournisseurs dans des cas où TPSGC est l'autorité signataire.
Types de documents : Renseignements touchant des plaintes ou des enquêtes; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, des renseignements des ministères clients, la nature du différend, y compris le montant potentiel en cause, les détails sur la version des faits de chaque partie, et les mesures ayant été prises par le Ministère; la chronologie des événements; les comptes rendus de décisions; les procès-verbaux; la correspondance; les plans d'action; les recommandations; et les détails des demandes et des mesures de suivi.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 002

  • Gestion des conflits - Marchés
    Description : Ce fichier comprend des renseignements liés aux conflits, qui font l'objet de discussions ou d'un processus d'appel ou d'examen touchant les acquisitions, ainsi qu'aux coûts supplémentaires découlant des contrats de biens et de services, des contrats de construction et des contrats de services d'architecture et de génie. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements opérationnels, des informations sur les plaintes ou les conflits de même que des numéros d'identification (p. ex. identificateur de cas de TPSGC).
    Catégorie de personnes : Les fournisseurs de services de TPSGC et/ou des ministères clients.
    But : L'information est recueillie pour que TPSGC puisse gérer et régler les plaintes et/ou les conflits, de manière officieuse au moyen de négociations ou de manière officielle par l'entremise des débats du Conseil, avec les fournisseurs ou les entrepreneurs.
    Usages compatibles : Si les plaintes sont complexes et dépassent 100 000 $, des consultants du secteur privé, un représentant indépendant du responsable du projet ainsi que le conseiller juridique du Conseil peuvent assister aux débats de ce dernier, et l'information leur est communiquée. Si le processus de négociation aboutit à une impasse, l'information peut être communiquée à des arbitres d'un institut provincial d'arbitres reconnu. Si le montant du règlement dépasse les autorisations ministérielles approuvées, il devra être approuvé par les ministres du Conseil du Trésor. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d'évaluations, de recherches et de statistiques.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGS 002
    Enregistrement (SCT) : 20090463
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 182

Services de soutien aux achats stratégiques
Description : Renseignements sur l'utilisation judicieuse des ressources du gouvernement fédéral, la poursuite de l'élaboration de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes et la vigilance continue de l'accès équitable aux marchés du gouvernement, y compris des outils et des pratiques exemplaires, un leadership stratégique et de gestion.
Types de documents : Rapports, sommaires, analyses sur des projets d'initiatives associées, conseils reliés aux achats, guidance, politiques, normes et lignes directrices en soutien aux organismes clients, directives sur le contrôle de la qualité des contrats, directives sur la prestation de services de conseil sur les risques et les assurances, et rapports de niveau de gestion pour la planification ministérielle.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 330

Surveillance de l'équité
Description : Ce programme fait appel à des tiers indépendants qui agissent à titre de surveillants de l'équité pour observer une partie ou l'ensemble d'une activité ministérielle afin de fournir une opinion impartiale sur l'équité de l'activité.
Types de documents : Renseignements sur le processus d'approvisionnement par un tiers; demandes de propositions; évaluations de soumissionnaires; dossiers terminés et dossiers en cours (renseignements sur le processus de sélection d'un surveillant de l'équité, y compris la demande de propositions, les coordonnées du soumissionnaire retenu, le contrat et les renseignements connexes); factures reçues des fournisseurs; produits livrables reçus dans le cadre du contrat; renseignements généraux concernant l'activité ministérielle; correspondance; et renseignements sur les activités de suivi.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 003

  • Surveillance de l'équité - Processus d'acquisition
    Description : Ce fichier comprend des renseignements sur les entrepreneurs tiers indépendants retenus pour surveiller l'équité liée aux activités de TPSGC. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des informations biographiques portant sur, notamment, les qualifications professionnelles, les aspects financiers et le type d'affaires, ainsi que des numéros d'identification (p. ex. identificateurs de fournisseur et/ou de cas de TPSGC).
    Catégorie de personnes : Les fournisseurs de services de TPSGC et/ou des ministères clients.
    But : L'information est recueillie dans les propositions et soumissions présentées par les fournisseurs potentiels de surveillance de l'équité (SE) cherchant à travailler pour TPSGC en tant que tiers indépendants surveillants de l'équité et elle est utilisée pour évaluer et coter la capacité du fournisseur.
    Usages compatibles : Les rapports finaux sur la surveillance de l'équité, qui sont publiés dans le site Internet de TPSGC, comprennent habituellement la raison sociale de l'entrepreneur pour la SE, le logo de l'entreprise et les noms des employés de l'entrepreneur qui ont effectué les travaux de SE. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, de statistiques et de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGS 003
    Enregistrement (SCT) : 20090462
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 183

Biens saisis

Cette sous-activité de programme a été créée pour s'acquitter des responsabilités dévolues au ministre à la suite de l'adoption de la Loi sur l'administration des biens saisis (LABS). Établie le 1er septembre 1993, la Direction de gestion bien saisis (DGBS) offre aux organismes canadiens d'application de la loi des services consultatifs et d'autres services relativement à la saisie et au blocage de propriétés saisies ou bloquées se rapportant à des délits criminels, assure la gestion des biens; est responsable de l'aliénation des biens confisqués par la Cour; partage les produits de l'aliénation avec les gouvernements provinciaux et étrangers, conformément aux dispositions de la LABS et à ses règlements. Les services offerts aux forces policières comprennent : le contrôle et l'entretien des biens saisis; la gestion des biens bloqués; les évaluations; les inspections; l'aliénation des biens; la répartition des profits; la tenue de registres.

Biens saisis
Description : Renseignements sur la prestation de services de gestion et d'aliénation pour les biens saisis, bloqués ou confisqués, par suite d'infractions à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes ou le Code criminel.
Types de documents : Conseils et consultations préalables à la saisie; rapports d'évaluation, d'inspection, de vente, de destruction, de remorquage, d'entreposage, et de réparation; gestion des biens, administration de baux et de différents types d'instruments commerciaux et financiers tels des certificats de placements garantis, des comptes de banque, des investissement, sans en exclure d'autres.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 215

  • Système d'information sur la gestion des biens saisis
    Description : Ces fichiers comprennent des renseignements recueillis en vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis, concernant la gestion et l'aliénation de tous les biens saisis, bloqués ou confisqués relativement à des infractions désignées ou à des biens qui sont ou pourraient être des biens infractionnels ou des produits de la criminalité. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, la date de naissance, les coordonnées, le numéro du dossier de police, des renseignements financiers, des informations sur les biens personnels comme les biens immobiliers et les véhicules, ainsi que les accusations selon les lois concernées.
    Catégorie de personnes : Les personnes touchées par des biens antérieurement et actuellement bloqués, saisis et confisqués.
    But : Selon la Loi sur l'administration des biens saisis, les renseignements personnels sont recueillis pour gérer les biens saisis ou bloqués relativement à une infraction, aliéner des biens confisqués et répartir le produit net.
    Usages compatibles : Les informations peuvent être utilisées pour communiquer avec la GRC et les autorités provinciales et municipales chargées de l'application des lois pour faciliter ou gérer le transfert de biens, et communiquer avec le ministère de la Justice du Canada pour qu'elles soient utilisées dans le cadre d'actions en justice (JUS PPU 015 - Poursuites et sujets connexes). L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérification, d'évaluation, de recherche et de statistiques.
    Normes de conservation et de destruction : L'information est conservée pendant deux ans à la Direction des biens saisis et pendant six ans à Bibliothèque et Archives Canada, sauf les fichiers sur l'aliénation des biens immobiliers, navires et aéronefs qui, eux, sont conservés indéfiniment à Bibliothèque et Archives Canada.
    Numéro d'ADD : 78/008
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 215
    Enregistrement (SCT) : 20090468
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 125

Inspections maritimes et services techniques

Cette sous-activité de programme a été lancée en 1977 à la suite de la présentation d'un décret du Conseil du Trésor. On a décidé qu'un groupe indépendant d'inspecteurs maritimes compétents relevant du ministère des Approvisionnements et Services (maintenant connu sous le nom de TPSGC) effectuerait les inspections liées aux contrats visant les constructions maritimes, les travaux de réparation navale et les matériels nautiques. L'opération actuelle comprend le service d'assurance de la qualité pour les autorités contractantes maritimes au moyen de l'inspection de tous les navires civils et du matériel connexe dans le but d'assurer l'harmonisation des travaux aux contrats. En outre, si les ressources le permettent, un service d'inspection technique peut offrir aux ministères clients, à des gouvernements étrangers ainsi qu'à d'autres organisations publiques ou commerciales une vaste gamme de services techniques, par exemple des services d'examen de l'état de navires, de préparation de spécifications, de conseils techniques, d'inspection de la construction de navires et de gestion de projets sur le principe du recouvrement des coûts.

Inspections maritimes et services techniques
Description : Renseignements sur l'achat et la construction de bateaux et de navires, de pièces de rechange ainsi que des travaux de réparation qui ont lieu dans les chantiers maritimes, dans les ateliers spécialisés et à bord des navires ainsi que des services d'inspection technique maritime principalement pour les navires non militaires. Les renseignements comprennent des rapports de révision de la conformité de l'exécution des contrats afin d'assurer que tous les travaux prévus dans les contrats de TPSGC octroyés sont conformes aux devis. Les renseignements portent également sur des services techniques fournis aux ministères qui n'ont pas l'expertise nécessaire dans le domaine maritime, notamment pour la rédaction de devis et l'évaluation des besoins.
Types de documents : Rapport sur les opérations et inspections des projets, devis et documents d'évaluation.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 350

Initiative de services de voyage partagés

Cette sous-activité de programme offre à d'autres ministères fédéraux une solution complète, efficace et rentable pour la gestion des voyages. Les services offerts comprennent  des services en ligne et des services traditionnels, une agence de voyages gouvernementale, une carte de voyage du gouvernement et un système de gestion des dépenses.

Services de voyage partagés
Description : Documentation sur l'enregistrements de transactions de voyage du gouvernement du Canada générées au sein des services contractés par les services de voyage partagés.
Types de documents : Demandes et réservations de voyages, gestion des dépenses, renseignements d'affaires et rapports personnalisés, Directive sur les voyages, résultats d’essais de développement et d'acceptation, évaluations de la menace et des risques, évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, questionnaire client, matériel de promotion, formation et trousses d'information.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 220

  • Services de voyage partagés (SVP) - Profil des voyageurs
    Description : Ce fichier décrit l'information contenue dans le profil des voyageurs de SVP et concerne les employés qui voyagent pour affaires. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom et les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence, des renseignements sur le crédit (facultatif), de l'information sur le passeport (facultatif) et sur le visa (facultatif) , des éléments d'identification associés au programme de fidélisation, la préférence pour la langue de communication, l'information d'authentification liée à la sécurité et de l'information sur la carte de voyage désignée American Express.
    Catégorie de personnes : Les fonctionnaires fédéraux en poste et les anciens fonctionnaires fédéraux, les employés occasionnels et les entrepreneurs.
    But : Les renseignements personnels sont recueillis en vue de faciliter les réservations de voyage des personnes employées par le gouvernement.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour fournir de l'aide dans les situations d'urgence et ils peuvent être communiqués à un fournisseur de services de voyage de l'extérieur et à American Express à des fins d'approbation de la carte de voyage. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d‘évaluations, de recherches et de statistiques.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 220
    Enregistrement (SCT) : 20090466
    Numéro de fichier : TPSGC PCE 706
    Notes : Vous trouverez des précisions sur le programme ISVP dans l'Internet, à l'adresse Services de voyage partagés. Vous pouvez aussi consulter le FRP normalisé POU 934 - Voyages.

Office des normes générales du Canada

Dans le cadre de cette sous-activité de programme, l'Office offre des services exhaustifs d'élaboration de normes et d'évaluation de la conformité axée sur les clients tout en appuyant les intérêts des intervenants (gouvernement, industrie et consommateurs) en ce qui concerne l'économie, la réglementation, l'approvisionnement, la santé, la sécurité et l'environnement. De plus, ces services comprennent des programmes d'attestation pour les fournisseurs qui respectent les normes visant les produits et les services, d'enregistrement des systèmes de gestion de la qualité et de gestion environnementale qui sont conformes aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO), d'enregistrement des systèmes de gestion de l'analyse des risques - point critique pour leur maîtrise (HACCP) et de la santé et de la sécurité au travail (OHSAS 18001), de même que d'accréditation du personnel des approvisionnements et de gestion du matériel. En outre, l'ONGC offre un programme d'enregistrement de systèmes de gestion de la qualité des plantes aquatiques pour l'Ontario.

Programme de certification du personnel
Description : Renseignements sur le Programme de certification pour les membres de la collectivité des approvisionnements et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral, qui est une composante du Programme de perfectionnement professionnel et de certification (PPPC) pangouvernemental administré par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Types de documents : Attestation professionnelle et normes.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 190

  • Programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral
    Description : Ce fichier décrit l'information au sujet des personnes qui s'inscrivent au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Le programme, fondé sur la norme ONGC-12.1-2005 - Compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral, permet aux personnes travaillant dans les domaines des achats et de la gestion du matériel d'obtenir une reconnaissance professionnelle de leur niveau de compétence. Pour obtenir cette reconnaissance professionnelle, les personnes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances qui sont énoncées dans la norme ONGC-12.1-2005. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, de l'information sur les études, le numéro d'identification de l'employé, le numéro du titre professionnel, de l'information liée à l'équité en matière d'emploi, la langue, des renseignements médicaux, la signature et les évaluations de l'employé. Ce fichier comprend aussi des renseignements sur le gestionnaire ou le superviseur requérant, ainsi que le nom, les coordonnées, la correspondance et les évaluations de l'employé.
    Catégorie de personnes : Les employés à temps plein et à temps partiel de l'institution ainsi que d'autre organisation privée et publique, qui s'inscrivent au programme de certification.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés afin de réaliser une évaluation impartiale des qualifications d'un candidat, d'administrer et de fournir des services au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir pour effectuer des évaluations, tenir un inventaire des spécialistes fédéraux agréés, présenter des rapports à la haute gestion et faire des suivis et peuvent servir à des fins statistiques (y compris fournir des statistiques globales au Secrétariat du Conseil du Trésor). Le superviseur ou le gestionnaire du programme participant, reçoit les renseignements personnels requis pour accepter l'inscription, le paiement, lancer les évaluations et surveiller les progrès de l'employé.  Si les personnes acceptent, leurs numéros des titres professionnels peuvent être affichés sur le site Web de l'Office des normes générales du Canada.
    Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant deux ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits.
    Numéro d'ADD : 2008/001
    Renvoi au document  nº : TPSGC DGA 190
    Enregistrement (SCT) : 20100132
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 195

Programmes de certification des produits et services
Description : Renseignements sur les programmes indépendants de certification/d'agrément et d'homologation de l'Office des normes générales du Canada relativement aux produits et services évalués pour leur rendement et leur qualité. Le programme de certification s'applique aux produits et services suivants : tapis et thibaudes; matériaux de construction; produits d'usage médical; mobilier de bureau; peintures et revêtements; vêtements de protection; personnel de sécurité; services d'essais (Programme d'acceptation des laboratoires) cartouches d'encre; et réseaux d'eau potable.
Types de documents : Documents relatifs à la certification/l'agrément et l'homologation y compris vérifications, évaluations, profils des fournisseurs, noms des représentants des fournisseurs, descriptions des produits et des services des fournisseurs et résultats des essais de produits.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 175

Services d'élaboration de normes
Description : Renseignements sur l'élaboration de Normes nationales du Canada (NNC), de normes de l'ONGC, de spécifications et de formulaires du gouvernement du Canada, et un soutien dans l'élaboration de normes internationales (ISO). Normes pour appuyer les secteurs de l'approvisionnement, de l'économie, de la réglementation, de l'environnement, de la santé et de la sécurité et couvrant une vaste gamme de produits et de services : bâtiment et construction; matériel et fourniture de bureau; produits alimentaires; formulaires du gouvernement du Canada; peintures; papier et produits de papier; qualifications et compétences du personnel; vêtements de protection; sécurité sociétale et préparatifs d'urgence; textiles; carburants; et transport de carburants et des marchandises dangereuses. Documents relatifs à la publication de catalogue Web pour des normes officielles que le gouvernement du Canada soutient et la fourniture de ces normes moyennant certains frais.
Types de documents : Normes, spécifications, formulaires
Numéro du dossier : TPSGC DGA 195

Services de gestion des enregistrements
Description : Renseignements sur l'évaluation et l'enregistrement des systèmes de gestion en ce qui a trait à la conformité aux diverses normes de l'Office des normes générales du Canada, notamment ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnemental), OHSAS 18001 (santé et sécurité au travail) et Avantage HACCP (salubrité des aliments).
Types de documents : Évaluation de la qualité et enregistrement.
Numéro du dossier : TPSGC DGA 205

Distribution des biens de la Couronne

Cette sous-activité de programme vise l'aliénation des biens mobiliers excédentaires du gouvernement fédéral effectuée par huit centres régionaux de la DBC à l'échelle du Canada et l'administration centrale, par l'entremise de ventes directes, et dans certains cas, de contrats conclus avec des fournisseurs de service. La vente est effectuée de diverses façons, notamment au moyen du système GCSurplus, le système de soumission en ligne de la DBC, et d'appels d'offres en ce qui a trait au surplus d'équipement militaire.

Distribution des biens de la Couronne
Description : Renseignements sur la gestion et l'élimination des biens excédentaires de la Couronne au nom des ministères et organismes fédéraux et des biens saisis pour le compte d'autres gouvernements provinciaux, d'organismes, d'application des lois et d'autres pays. Les dossiers comprennent tout renseignement relatif à l'élimination d'ordinateurs, de matériel de bureau, de véhicules, ainsi que de matériel militaire, comme les navires et les avions, mais pas les renseignements relatifs à l'élimination de bâtiments ou de terrains appartenant au gouvernement fédéral. Les dossiers portent aussi sur l'exécution d'un programme gratuit de recyclage de papier pour les ministères et organismes clients, dans la région de la capitale nationale, appelé « Épargne-Papier ».
Types de documents : Propositions, factures, description des articles, prix de vente.
Format : Photographies
Numéro du dossier : TPSGC DGA 340

  • Renseignements sur les acheteurs - Biens de la Couronne
    Description : Ce fichier décrit l'information sur les acheteurs éventuels de biens excédentaires de la Couronne. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le mot de passe, la langue, et des renseignements financiers (e.g. carte de crédit et autre information de paiement, le montant des soumissions et la quantité de biens achetés.
    Catégorie de personnes : Le grand public ou les représentants d'entreprises qui se sont enregistrés pour acheter des biens excédentaires de la Couronne ou qui présentent des offres à cette fin.
    But : Les renseignements sont utilisés pour créer un inventaire sur les acheteurs  à des fins de sollicitation pour la vente de biens excédentaires de la Couronne et pour l'administration de l'achat des biens excédentaire de la Couronne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et de la Loi sur les biens excédentaires de la Couronne.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins d'évaluation de programme et pour faire des rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements électroniques sont mis à jour chaque année et les comptes inactifs sont supprimés. Les renseignements imprimés sont conservés pendant trois ans, puis transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
    Numéro d'ADD : 99/003
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 340
    Enregistrement (SCT) : 003317
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 026

Services des locaux et des biens immobiliers

TPSGC fournit aux ministères et aux organismes fédéraux des locaux à bureaux sécuritaires, sains et abordables et des installations à utilisation commune qui appuient la prestation efficace de leurs programmes et services. Le ministère assure l'intendance de divers travaux publics, par exemple des immeubles, des ponts et des barrages, et de trésors nationaux tels que la Cité parlementaire ainsi que d'autres biens patrimoniaux dans l'ensemble du Canada. TPSGC fournit également aux ministères et aux organismes fédéraux des services immobiliers souples et économiques.

Gestion des locaux fédéraux

Cette sous-activité de programme voit à ce que les besoins en locaux des organisations fédérales soient comblés grâce à la constitution et à la maintenance d'un portefeuille rentable d'immeubles à bureaux et d'installations à utilisation commune. Cette sous-activité comprend deux activités principales : la fourniture, sur une base obligatoire, de locaux à usage général et de locaux à utilisation commune en vue d'appuyer l'exécution de programmes gouvernementaux; et l'optimisation des investissements immobiliers en appui direct de la fourniture de locaux.

Biens immobiliers
Description : Renseignements sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux ministères et organismes du gouvernement, notamment les activités de location des secteurs public et privé.
Types de documents : Politiques, lignes directrices, normes, directives, pratiques exemplaires et cadres liés à l'attribution, à l'aménagement et à l'utilisation des locaux; documents relatifs à la gestion et à la planification des locaux, au stationnement et à l'accessibilité, et documents de location et d'appel d'offres.
Format : Plans d'étages, croquis et visites virtuelles.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 040

  • Programme de l'évaluation de l'intégrité
    Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées  d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
    Catégorie de personnes : Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
    But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels - PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier ordinaire Marchés de services professionnels - POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs - TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels - POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou  révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée - PPU 015).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGBI 040, TPSGC NDP 912
    Inscription du SCT : 20120412
    Numéro du fichier : TPSGC PPU 184

Conservation de l'énergie, développement durable et conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement
Description : Renseignements sur les programmes de conservation de l'énergie, de développement durable et de conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement de TPSGC.
Types de documents : Lignes directrices sur l'écologisation des immeubles, normes et politiques, échange de renseignements et collaboration, études, stratégies de développement durable, stratégies pour la réduction des gaz à effet de serre (c'est-à-dire occasions d'écologisation des immeubles).
Format : Photographies, dossiers cartographiques, microfilm et bandes vidéo
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 055

  • Programme de passeport d'écocivisme
    Description : Ce fichier décrit l'information concernant le Programme de passeport d'écocivisme, lequel sensibilise les employés du gouvernement fédéral au développement durable. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le mot de passe, les passe-temps et sujets d'intérêt, les points accumulés et les récompenses remises.
    Note : Ce programme n'existe plus depuis le 1er avril 2011.
    Catégorie de personnes : Les employés actuels du gouvernement fédéral.
    But : Les renseignements personnels servent à gérer le Programme de passeport d'écocivisme, y compris l'admissibilité aux primes et la distribution des récompenses.
    Usages compatibles : Les renseignements concernant les récompenses auxquelles peuvent avoir droit les employés, selon les points accumulés pour leur style de vie, peuvent être communiqués aux institutions gouvernementales partenaires pour remettre aux employés les récompenses méritées. Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins d'évaluation.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration.
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGBI 055
    Enregistrement (SCT) : 20091310
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 185

Enseignes et plaques
Description : Renseignements sur le Programme de coordination de l'image de marque, ainsi que sur la conception et l'établissement d'enseignes normalisées pour l'identification des installations du gouvernement fédéral.
Types de documents : Conception et normes pour les enseignes des immeubles.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 170
Répertoires immobiliers
Description : Documents sur les biens qui portent sur les propriétés appartenant à TPSGC ou louées par celui-ci, aux fins d'utilisation par le gouvernement fédéral et ses organismes.
Types de documents : Inventaires, descriptions légales, actes notariés, transferts administratifs, plans d'arpentage, ententes, licences, terrains loués et rapports de titre.
Format : Documents informatisés et sur papier, cartes, plans d'enquête, coordonnées géographiques, fichiers CDAO, descriptions écrites et photographies.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 060

Avoirs fédéraux

Cette sous-activité gère un portefeuille diversifié d'installations fédérales relevant de la compétence du ministre de TPSGC. Elle inclut diverses composantes qui ont été regroupées à des fins de reddition de compte. Elles comprennent l'intendance et la gestion de vingt et un ouvrages techniques majeurs et de quais ainsi que le développement de stratégies pour leur dessaisissement. Les autres composantes sont constituées : d'évaluations de toutes les acquisitions, dispositions et transferts de biens immobiliers ainsi que de la mise à  jour des lignes directrices et politiques s'y rattachant; d'une interprétation faisant autorité en ce qui a trait à la législation et aux régulations en matière d'expropriation et de la mise en œuvre du processus d'expropriation au nom du gouvernement fédéral; de la fourniture de locaux pour appuyer la prestation de programmes gouvernementaux par le biais de l'intendance et de la gestion de biens à vocation particulière (essentiellement des infrastructures pour les conférences et formations); de l'administration, la gestion des capitaux et des services de location d‘unités d'habitation résidentiels dans les territoires du nord-ouest et du Nunavut pour appuyer la prestation de programmes du gouvernement fédéral; d'un rôle de leader au sein du gouvernement fédéral pour ce qui est des conseils, formations et consultations en matière de biens immobiliers et de des impacts reliés aux enjeux des premières nations; et de l'Initiative visant à mettre des biens immobiliers excédentaires fédéraux à la disposition des sans-abri (IBIEFSA) dans le but de prévenir et de réduire l'itinérance à travers le Canada en fournissant des biens immobiliers excédentaires fédéraux comme une contribution non-monétaire.

Aménagement immobilier
Description : Renseignements sur la gestion et les stratégies pour une utilisation plus efficace des immeubles et des terrains fédéraux, y compris la mise en valeur future, des nouveaux investissements dans l'infrastructure et de l'aménagement urbain.
Types de documents : Stratégies et plans de réaménagement, options d'investissement et rationalisation du parc immobilier.
Format : Cartes, plans et photographies.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 150

Logements
Description : Renseignements sur les logements fournis et les employés fédéraux qui les occupent, les locateurs et d'éventuels locateurs, ainsi que les personnes qui achètent des biens auprès de TPSGC ou qui lui en vendent ou lui en fournissent la location.
Types de documents : Documents de location, d'achat et de vente; titres et actes; renseignements biographiques et répertoires.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 455

  • Logements appartenant à l'État et logements locatifs - Locataires
    Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les employés de l'administration fédérale qui occupent des logements appartenant à l'État ou des logements locatifs administrés par ce dernier, ou qui attendent de pouvoir les occuper. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques (y compris des renseignements sur les autres personnes qui résident dans l'unité de logement), de l'information financière, de l'information sur les véhicules (y compris le numéro d'immatriculation), des renseignements médicaux et la signature.
    Catégorie de personnes : Les employés d'institutions gouvernementales qui présentent une demande en vue d'occuper un logement appartenant à l'État ou un logement locatif.
    But : Ces renseignements servent à l'administration des logements fédéraux, y compris au traitement des demandes. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
    Usages compatibles : L'information est partagée avec les agents de logement des institutions gouvernementales aux fins de traitement des demandes présentées par leurs employés respectifs (voir les FRP propres à d'autres institutions, par exemple le fichier RNCan PPE 802 - Logements de la Couronne). Les renseignements peuvent servir à établir un répertoire des logements appartenant à l'État et des logements locatifs occupés. Les renseignements (par exemple, les photos des nouvelles unités, l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, ainsi que le nom du locateur) peuvent être diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer la valeur de base du gîte à TPSGC et aux ministères clients (locataires). Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant une période de cinq ans dans le cas des besoins en logements, et de trois ans après l'expiration du bail dans le cas de dossiers d'occupations particuliers, puis ils seront détruits.
    Numéro d'ADD : 79/008-1
    Renvoi au document nº : TPSGC DGBI 455
    Enregistrement (SCT) : 000713
    Numéro de fichier : TPSGC PCE 701
    Notes : Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Registre des logements de la Couronne.

  • Logements appartenant à l'État et logements locatifs - Locateurs
    Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les locateurs de logements locatifs avec lesquels TPSGC a signé des conventions de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, les antécédents en matière de crédit, de l'information financière, la signature et toute autre information contenue dans la convention de location.
    Catégorie de personnes : Les personnes qui possèdent des biens loués par TPSGC.
    But : Les renseignements personnels servent à l'administration des contrats de location pour le gouvernement du Canada dans le cadre de l'achat et de la vente de biens appartenant à l'État. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
    Usages compatibles : Les renseignements concernant les nouvelles unités louées, comme l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, le nom du locateur, ainsi que les photos de l'intérieur et de l'extérieur des unités sont diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer aux locataires la valeur de base du gîte. Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits deux ans après la dernière mesure administrative.
    Numéro d'ADD : 79/008-1
    Renvoi au document nº : TPSGC DGBI 455
    Enregistrement (SCT) : 000696
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 006
    Notes : Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Liste des propriétaires.

Recherche et innovation
Description : Renseignements sur des produits, des systèmes et des processus novateurs découlant d'activités de recherche, de démonstration et de transfert liés aux biens immobiliers.
Types de documents : Propriétés et performance de nouveaux matériaux; résultats d'essais des éléments constituants de l'immeuble effectués en laboratoire ou sur les lieux; méthodes et outils ayant trait à la diminution des risques liés aux risques, comme les tremblements de terre et les incendies, et analyses des données concernant des ouvrages spécialisés, comme le pont de l'Île-du-Prince-Édouard.
Format : Films
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 155

Services professionnels et techniques

Cette sous-activité de programme fournit les services dans le cadre du programme Locaux fédéraux et du programme Avoirs fédéraux de TPSGC. Le ministère fournit également des services à d'autres ministères selon le principe de la rémunération des services. Les services appartiennent à trois grandes catégories : conseils, réalisation de projets et gestion des immeubles et des installations.

Design et construction
Description : Programmes de construction.
Types de documents : Travaux de construction et plans d'assurance de la qualité; devis directeur de construction; experts-conseils - contrôle des projets; planification et estimation des coûts; analyse du milieu; aménagement paysager et normes d'aménagement des terrains; systèmes de contrôle des projets; rapports; propositions non sollicitées; questionnaires; guides techniques pour le génie électrique, mécanique, maritime, et civil.
Format : Diapositives et films, brochures, microfilms, et photographies.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 025

Devis
Description : Devis et devis directeur du gouvernement canadien.
Types de documents : Devis, architecture, structure, aménagement paysager, services alimentaires, transporteurs, génie mécanique, électrique et civil.
Format : Microfiches.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 020

Dossiers de projets
Description : Renseignements sur les projets, notamment les travaux de rénovation, de réfection, de modifications secondaires ou de réparation d'immeubles et d'ouvrages maritimes et civils; ou encore sur les travaux de dragage, d'aménagement paysager et d'asphaltage. L'information porte également sur l'initiative de modernisation de la Direction générale des biens immobiliers, entre autres les stratégies opérationnelles, les cadres et les infrastructures (processus et systèmes), les mécanismes et les outils à l'appui des nouveaux modèles de prestation de services.
Types de documents : Experts-conseils; documents d'appel d'offres et documents contractuels; construction-versements; réclamations; rapports; épreuves; documents techniques et documents relatifs aux projets; matériel; spécifications et politiques.
Format : Microfilms, microfiches, cartes, plans, photographies et devis.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 030

Gestion des biens
Description : Renseignements sur le fonctionnement et l'entretien général des biens, y compris les immeubles appartenant à l'État ou loués par ce dernier, et d'autres biens à vocation particulière.
Types de documents : Ententes sur la gestion des immeubles et des installations, évaluations du rendement et de l'état des biens et plans de gestion des immeubles.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 065
Immeubles et terrains
Description : Renseignements sur la vaste gamme de services d'analyse en immobilier offerts par TPSGC, tant aux clients internes qu'aux autres ministères et organismes. L'information porte entre autres sur l'acquisition de divers droits immobiliers nécessaires pour répondre aux besoins des ministères en matière de programmes, ainsi que sur les consultations des groupes d'autochtones et les services d'expropriation, d'évaluation et de comptabilité d'exercice. L'information a également trait aux services que TPSGC fournit généralement aux clients par l'entremise de tiers fournisseurs dans le cadre d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement.
Types de documents : Acquisition; évaluations; documents de location, de vente, de transfert et d'achat; titres et actes; documents d'expropriation; lignes directrices et normes; études; protocoles d'entente; servitudes; levés; biens patrimoniaux; documents sur les travaux maritimes; rapports; analyses de rentabilisation; analyse des risques; cadres de gestion des locaux et des biens immobiliers; plans et stratégies d'investissement.
Format : Microfiches, dessins, plans et cartes.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 045

  • Registre des évaluateurs immobiliers
    Description : TPSGC utilise le Répertoire des membres désignés publié annuellement par l'Institut des évaluateurs du Canada et celui de l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec à titre de référence pour ses listes d'évaluateurs professionnels.
    Catégorie de personnes : Les évaluateurs immobiliers.
    But : L'information permet de faire la sélection des évaluateurs immobiliers en vue de l'exécution des projets gérés par le Ministère.
    Usages compatibles : Le Répertoire des membres désignés est nécessaire pour veiller à ce que le Programme d'évaluation de la Direction des programmes d'évaluation et de paiements en remplacement d'impôts ait accès à un répertoire complet et à jour de façon à ce qu'elle puisse sélectionner les évaluateurs immobiliers qui participeront aux projets gérés par le Ministère.
    Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des firmes d'évaluation immobilière, par des évaluateurs indépendants et par des fonctionnaires du Ministère. Cette information est conservée pendant les trois années suivant sa suppression du registre ; elle est ensuite détruite.
    Numéro d'ADD : 79/008
    Renvoi au document nº : TPSGC DGBI 045
    Enregistrement (SCT) : 000701
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 030

  • Registre des arpenteurs-géomètres
    Description : Les Services de l'immobilier conservent les renseignements sur les arpenteurs immobiliers qualifiés qui peuvent travailler pour les organismes fédéraux. Ce registre comprend le nom, l'adresse, les compétences et, le cas échéant, les renseignements sur les projets exécutés antérieurement.
    Catégorie de personnes : Les arpenteurs-géomètres.
    But : L'information permet de faire la sélection des arpenteurs-géomètres.
    Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
    Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs d'arpenteurs géomètres. L'information est conservée pendant les trois années suivant sa suppression du registre.
    Numéro d'ADD : 79/008
    Renvoi au document nº : TPSGC DGBI 045
    Enregistrement (SCT) : 000700
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 070

Incitation à l'aliénation

Cette sous-activité de programme offre aux autres organisations fédérales une maximisation de la valeur pour l'aliénation de leurs biens fédéraux excédentaires. Cela s'effectue sur une base facultative avec des versements à l'avance comme mesures d'encouragement à déclarer leurs biens qui sont excédentaires par rapport à leurs exigences opérationnelles. De plus, elle donne le mandat à TPSGC de procéder aux aliénations de routine des biens immobiliers fédéraux excédentaires.

Biens excédentaires
Description : Renseignements sur l'aliénation des biens immobiliers ou structures dont les ministères et les organismes fédéraux n'ont plus besoin.
Types de documents : Avis de propriété excédentaire de la Couronne, rapports et plans d'activités, demandes de renseignements sur les biens immobiliers, évaluations, rapports techniques, levés et analyses, titres et actes, conventions d'inscription avec les agents immobiliers locaux, ententes légales et documents d'appel d'offres publics.
Format : Microfilms, photographies et cartes.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 050

Paiement en replacement d'impôts

Au nom du gouvernement du Canada, cette sous-activité de programme administre le Programme des paiements versés en remplacement d'impôts aux autorités taxatrices, en vertu de la Loi sur les paiements versés en remplacement d'impôts. Les autorités taxatrices tirent profit de ces paiements qui représentent une compensation pour les services qu'ils fournissent aux biens immobiliers fédéraux situés dans leurs juridictions.

Dossiers de programme - Paiements en remplacement d'impôts
Description : Renseignements sur le Programme des paiements en remplacement d'impôts (PERI), dans le cadre duquel le gouvernement du Canada verse volontairement des PERI aux autorités taxatrices (municipalités conseils scolaires) dans lesquelles sont situées des biens fédéraux, afin de payer une part des coûts assumés par les administrations municipales (municipalités, conseils scolaires et provinces).
Types de documents : Applications; évaluations; rapports détaillant les paiements versés aux autorités taxatrices partout au Canada au cours d'une année d'imposition donnée, rapports détaillant les paiements versés pour le compte de tous les ministères gardiens, et liste de tous les biens immobiliers fédéraux admissibles aux paiements en remplacement d'impôts.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 115

Cité parlementaire

Cette sous-activité de programme offre au Parlement du Canada des services de gestion des biens immobiliers et des installations. Les édifices et les terrains de la Cité parlementaire sont définis comme étant les lieux occupés par le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement, y compris ceux qui permettent aux sénateurs et aux députés de s'acquitter de leurs responsabilités parlementaires et les locaux et terrains qui appuient leur travail (à l'exception des bureaux de circonscription). Le ministre de TPSGC est le gardien officiel de ces édifices et terrains et est responsable de leur entretien, de leur intégrité structurale et de leur apparence. Il assure aussi la gestion des grands projets de rénovation et des projets de nouvelle construction, ainsi que la prestation de locaux à usage général.

Biens immobiliers - Cité parlementaire
Description : Information sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux des organisations législatives, au Bureau du Conseil privé, au Cabinet du Premier ministre et à des tiers locataires, incluant les activités de location.
Types de documents : Attribution, aménagement et utilisation de locaux; gestion des locaux ; planification ; stationnement; accessibilité ; ententes ; documents liés à l'attribution et à la location de locaux.
Format : Plans d'étage
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 022

Commerce de détail et louage - Cité parlementaire
Description : Autorisation de l'utilisation/occupation de locaux appartenant à lÉtat par des partis autre que des ministères ou organismes fédéraux : valeur de marché des locaux vacants, négociations de bail, préparation de bail pour exécution.
Types de documents : Documents d'appels d'offres. Contrats de location et licences
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 024

  • Programme de l'évaluation de l'intégrité
    Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées  d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
    Catégorie de personnes : Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
    But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels - PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier ordinaire Marchés de services professionnels - POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs - TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels - POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou  révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée - PPU 015).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGBI 040, TPSGC NDP 912
    Inscription du SCT : 20120412
    Numéro du fichier : TPSGC PPU 184

Dossiers de programme - Cité parlementaire
Description : Renseignements sur les programmes liés à la planification à long terme de la Cité parlementaire pour les travaux de réhabilitation, de rénovation et de réfection en ce qui a trait aux immeubles, aux terrains et à la connectivité. Ces renseignements portent notamment sur la planification et la conception des programmes, l'établissement des calendriers globaux des projets et la structure de gouvernance des programmes.
Types de documents : Documents de planification et de conception; cadres de référence; documents liés aux appels d'offres et à l'attribution des contrats; autorisations de modifications; ordres du jour et comptes rendus de réunions; programmes de travaux; chartes; gouvernance; ordonnancement des projets; cadres; rapports; images et dossiers graphiques de projets.
Format : Vidéo, CD, cassettes, cartes, plans, CADD, photos et spécifications
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 023

Dossiers de projet - Cité parlementaire
Description : Information sur les projets entrepris, comme des travaux de réfection, des projets d'envergure, des rénovations, des travaux de modification, des travaux mineurs, des travaux de réparation des immeubles, l'aménagement paysager et l'asphaltage.
Types de documents : Documents de planification et de conception; documents d'approbation; estimation des coûts de projet; dessins et devis, documents liés à l'attribution de contrat à des consultants; à l'attribution de contrat de construction, ainsi qu'aux appels d'offres et à l'attribution des contrats; paiements de construction; réclamations ; autorisation de modifications; ordres du jour et comptes rendus de réunion; établissement des calendriers des projets; rapports; évaluations; mandats; leçons apprises; études; énoncé des travaux; mise à l'épreuve; beaux-arts; représentations graphiques ayant une incidence historique et relevés des richesses du patrimoine; dossiers graphiques de la gestion des biens immobiliers; matériel et équipement; spécifications.
Format : Microfilm, microfiche, vidéo, cassettes, cartes, plans, CADD, et photos.
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 021

Gestion des biens - Cité parlementaire
Description : Information sur le fonctionnement et l'entretien général des biens, y compris les immeubles appartenant à l'État ou loués par ce dernier, et d'autres biens à motifs particuliers.
Types de documents : Documents de gestion des installations ; ententes de gestion des installations et des immeubles ; plans de gestion ; plans de gestion des locaux; plans des stationnements ; répercussions historiques et relevés du patrimoine; contrats; ordres des travaux; demandes de services; bons de commande; factures; évaluations de l'état; rapports; ordres du jour et comptes rendus de réunions; notes d'information; activités d'exploitation et d'entretien couvrant le comptage des services publics; inspections pour entretien préventif et registres de divers systèmes mécaniques/électriques et de transport vertical; entretien et aménagement paysager; enveloppe des immeubles incluant les portes, les fenêtres, la maçonnerie, les constructions en fer et les toitures, programme environnemental incluant la gestion des déchets et le recyclage, la lutte antiparasitaire intégrée, l'évaluation de la qualité de l'air intérieur et des rapports sur les substances désignées.
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 066

Signalisation et plaques - Cité parlementaire
Description : Information sur les lignes directrices relatives à la signalisation intérieure pour les édifices du Parlement, y compris les normes en matière de signalisation.
Types de documents : Normes et lignes directrices
Numéro du dossier : TPSGC DGCP 171

Assainissement des étangs de goudron de Sydney

Cette sous-activité de programme répond à l'engagement du Canada d'assurer la gestion rentable et écologique des biens relevant à la fois du gouvernement fédéral et du gouvernement provincial. Elle découle du protocole d'entente signé le 12 mai 2004 par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le premier ministre de la Nouvelle-Écosse, en vertu duquel les deux parties s'engageaient à partager les coûts (400 M $) du Projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney.

Projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney
Description : Renseignements sur la gestion, la direction et la coordination du projet. Information concernant la gestion environnementale et l'élaboration d'ententes ainsi que les aspects juridiques et techniques du projet et les aspects liés aux communications et à l'administration. Renseignements sur le fonctionnement de l'organisme d'exécution, l'ingénieur indépendant, l'ingénieur concepteur et la conception ou la mise en ouvre de la surveillance à long terme et les divers éléments du projet liés à la construction.
Types de documents : Correspondance générale, communications internes et externes, rapports, contrats, politiques relatives aux sites, ententes, protocoles d'entente, évaluations environnementales, cadre de gestion du projet, calendriers, vérifications touchant les examens opérationnels et données des systèmes d'information géographique.
Numéro du dossier : TPSGC DGBI 095
Notes : Le système de classement est fondé sur la gestion du projet selon la norme ISO

Receveur général du Canada

Cette activité de programme vise à gérer les opérations du Trésor fédéral et à tenir à jour les Comptes du Canada. Elle vise également à offrir aux ministères fédéraux un système facultatif de gestion financière de même que des services facultatifs de paiement de factures et d'imagerie documentaire.

Intendance de fonds publics et des comptes du Canada

Cette sous-activité de programme vise à assurer l'intégrité du Trésor et des comptes du Canada (réception, transfert, intendance et décaissement de fonds publics, remboursement et règlement de tous les paiements, production des comptes publics et des états mensuels des opérations financières) ainsi que la conception et la maintenance de systèmes de gestion de trésorerie, de comptabilité et d'établissement de rapports du receveur général.

Comptabilité et rapports financiers pangouvernementaux
Description : Le receveur général tient les comptes du Canada, recueille tous les mois les balances de vérification des ministères et produit les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels à l'échelle de l'administration fédérale.
Types de documents : Sommaire des données financières à l'échelle de l'administration fédérale sur dix ans; rapports financiers pangouvernementaux (Comptes publics du Canada, états mensuels des opérations financières et sommaire des états financiers trimestriels des sociétés d'État et d'autres entités); conseils et directives sur la comptabilité à l'intention des ministères, des organismes et des autres entités en ce qui concerne les comptes du Canada et les autres rapports financiers.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 145
Notes : Les ministères sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité et de l'intégralité des données financières soumises au receveur général.

Fonds publics et gestion bancaire
Description : Renseignements sur les dispositions prises par le receveur général pour l'établissement de comptes bancaires et d'autres services connexes, mise en place des services bancaires du gouvernement; tenue à jour des systèmes de trésorerie; réception, transfert, garde, émission et contrôle des paiements de fonds publics et production d'intérêts y afférents ; contrôle du remboursement et du règlement de tous les paiements.
Types de documents : Relevés bancaires, cartes de spécimen de signature, avis de rétrofacturation, pièces de remise aller-retour; énoncé de travaux, demandes de propositions, attestations ou contrôles de sécurité, contrats de services, factures de fournisseurs; cahiers des charges informatiques, évaluations des menaces et des risques, analyses des facteurs relatifs à la vie privée, stratégies sur les essais et résultats connexes, registres et rapports sur la gestion du changement, manuels et guides de l'utilisateur; chèques; correspondance concernant les demandes de renseignements et les enquêtes.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 140
Notes : Les demandes concernant des dépôts et des paiements particuliers devraient être adressées aux responsables du programme ou à l'organisation qui les a reçus ou émis.

  • Dépôts du receveur général
    Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui versent des montants au receveur général du Canada selon différents modes de paiements. Voici des types de remises : paiements au titre de biens et de services et remboursements de prestations en vertu de programmes sociaux fédéraux et de certains programmes sociaux provinciaux. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements sur la carte de crédit, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements financiers, la nature du paiement, la signature, le numéro d'assurance sociale (pour les paiements reçus pour le compte de Ressources humaines et Développement des compétences Canada) et d'autres numéros d'identification.
    Catégorie de personnes : Les personnes qui versent des montants au gouvernement fédéral, dont les représentants de sociétés et d'organisations ainsi que les employés actuels et anciens d'institutions gouvernementales.
    But : Les renseignements personnels, qui servent à traiter les opérations visant des biens et des services, sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et d'autres lois particulières aux institutions gouvernementales qui acceptent les paiements. L'enregistrement du numéro d'assurance sociale en ce qui concerne les paiements reçus pour le compte de Ressources humaines et Développement des compétences Canada est autorisé en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences et de la Loi sur le ministère du Développement social.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués aux fournisseurs de services du secteur privé (nommément les institutions financières) aux fins du traitement des opérations ainsi qu'à des organismes de recouvrement aux fins du recouvrement de créances. Il est également possible que les renseignements soient divulgués à l'institution gouvernementale visée par le paiement, aux fins de remboursement, d'établissement de rapports et de rapprochement.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant six ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.
    Numéro d'ADD : 99/004
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 140
    Enregistrement (SCT) : 20100323
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 717
    Notes : Ce FRP remplace les FRP du Bouton d'achat du receveur général propres aux institutions financières (TPSGC PPU 100). Les demandes concernant des dépôts précis devraient être adressées au ministère ayant accepté les paiements.

  • Paiements du receveur général
    Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait aux personnes à qui le receveur général du Canada émet des paiements. Voici des modes de paiement : chèque, dépôt direct, transfert électronique de données et règlement interministériel; ils peuvent porter sur les demandes de remboursement de frais de déplacement et d'accueil, les frais de cours de formation, les paiements versés en vertu de programmes, les indemnités d'isolement, les frais d'adhésion, les montants adjugés par une cour, les paiements à titre gracieux et d'autres paiements divers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, les numéros de compte bancaire, les numéros de transit bancaire et la nature des frais ou des réclamations, le numéro d'identification de l'employé, d'autres numéros d'identité, la signature électronique, la signature manuscrite et le numéro d'assurance sociale (NAS).
    Catégorie de personnes : Les employés anciens ou actuels d'institutions gouvernementales, les demandeurs dans le grand public, les entrepreneurs et les représentants de société de même que les organismes auxquels le receveur général du Canada émet des paiements.
    But : Les renseignements personnels servent à appuyer l'émission et la gestion des paiements de prestations et des versements relativement aux frais, aux honoraires, aux réclamations et à d'autres paiements autres que de la paye. Des renseignements personnels sont recueillis en vertu de différentes lois, dont la Loi sur la gestion des finances publiques (et comme l'exigent le Règlement sur les demandes de paiement, le Règlement sur l'émission des chèques et le Règlement sur le paiement électronique), le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements décrits ci-haut sont nécessaires pour permettre à TPSGC d'émettre des feuillets T1204 supplémentaires à ses fournisseurs selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Le NAS est recueilli en vertu de différents textes législatifs, dont la Loi sur l'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu, le Règlement sur la sécurité de la vieillesse (Loi sur la sécurité de la vieillesse) et le Règlement sur les allocations aux anciens combattants (Loi sur les allocations aux anciens combattants).
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à prendre des mesures de suivi administratif, en cas de paiements ou feuillets de renseignements retournés, perdus, volés ou endommagés et à répondre aux demandes de renseignements. Les renseignements reçus des ministères clients servent à effectuer des opérations de paiement et sont donc communiqués aux institutions fédérales clientes d'origine comme : 1) l'Agence du revenu du Canada (ARC) en ce qui concerne les remboursements d'impôt, les prestations fiscales canadiennes pour enfants, les prestations fiscales pour le revenu de travail, les crédits pour la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) et les prestations universelles pour la garde d'enfants - voir les fichiers de renseignements personnels (FRP) spécifiques à l'institution : banque de données sur la prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), crédits pour la TPS et la TVH (ARC PPU 140); 2) Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) en ce qui a trait aux prestations de la Sécurité de la vieillesse et aux rentes - voir les FRP spécifiques à l'institution : Suppléments de revenu garanti, allocation (RHDCC PPU 116), prestations de sécurité sociale internationale et prestations internes et étrangères pour les particuliers (RHDCC PPU 175) et Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès (particuliers) (RHDCC PPU 146).
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant six ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.
    Numéro d'ADD : 99/004
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 140
    Enregistrement (SCT) : 20100138
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 712
    Notes : Les demandes concernant des paiements particuliers devraient être adressées au ministère qui est responsable des montants versés. Ce fichier de renseignements personnels a été révisé en 2010, et remplace les fichiers de renseignements personnels suivants : Système d'interface de dépôt direct - TPSGC PPU 040; Feuillet T1204 de TPSGC - Renseignements de base - TPSGC PPU 051; Demandes de paiement à titre gracieux - TPSGC PPU 052; et, Système normalisé de paiement - TPSGC PPU 085.

Services du receveur général

Cette sous-activité de programme vise à offrir des services facultatifs de paiement de factures aux organisations fédérales et à assurer la maintenance des opérations d'un système ministériel de gestion financière. Les services facultatifs sont offerts selon le principe du recouvrement des coûts.

Système financier ministériel commun (SFMC)
Description : À titre de gestionnaire de produits pour le SFMC, le receveur général tient aussi des documents sur les fonctions se rapportant au cycle de vie de la gestion du système, c'est à dire l'exploitation, la tenue à jour et le et contrôle, le développement, la gestion des composantes techniques et les services à la clientèle (centre d'assistance, documentation, continuité des activités et formation).
Types de documents : Accords sur les niveaux de service, rapports d'incident, demandes de changement, définition des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, documents de formation, plans de projet.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 130
Notes : Les ministères utilisent le SFMC pour traiter les opérations financières; les données financières saisies par les ministères et organismes clients appartiennent aux clients.

Services d'imagerie documentaire

Cette sous-activité de programme vise à offrir des services d'imagerie et des solutions d'entrée de données, dont une gestion de la qualité conforme à la norme ISO 9001:2008 et un traitement des images certifié ainsi que l'indexation et l'archivage sécurisés de dossiers électroniques ou papier, aux organisations fédérales selon le principe de recouvrement des coûts

Solutions d'imagerie documentaire
Description : À titre de fournisseur de services d'imagerie documentaire pour les autres ministères et organismes fédéraux, la Direction du contrôle du remboursement des chèques tient des dossiers concernant les programmes et les services administrés par d'autres ministères et organismes. TPSGC offre une solution opérationnelle intégrée de bout en bout pour l'imagerie documentaire, laquelle permet l'expédition, le suivi, la réception, la préparation des documents et la conversion de tous les documents en images numériques.
Types de documents : Formulaires, correspondance, courrier ordinaire, renseignements personnels et remises.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 085
Notes : Les ministères et organismes utilisent les services d'imagerie documentaire pour traiter des documents financiers et autres; les données et les images saisies par la DCRC pour le compte des ministères et organismes clients sont utilisées par les clients et leur appartiennent.

  • Solutions d'imagerie documentaire
    Description : Ce fichier décrit les renseignements qui figurent dans les dossiers transmis par les institutions clientes à TPSGC aux fins de traitement de bout en bout dans le cadre de solutions opérationnelles d'imagerie documentaire, ce qui comprend l'expédition, le traçage, la réception, la préparation de documents, la conversion de documents en images numériques, l'assurance de la qualité ainsi que l'archivage et la destruction de documents. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identité, la signature, le NAS et de l'information juridique.
    Catégorie de personnes : Le grand public, les employés à temps plein et à temps partiel et les entrepreneurs.
    But : Les renseignements servent à administrer les services de base aux clients en matière d'imagerie documentaire, dont l'archivage (pour certains clients). Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 5 et 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, qui autorise le Ministère à exécuter de tels services pour d'autres institutions. Le NAS peut être recueilli pour soutenir les programmes et les services de base des clients et est utilisé par le ministère client pour demander des renseignements. L'autorisation de collecter des renseignements est accordée en vertu de diverses lois du Parlement, y compris l'article 33.03 de la Loi sur la sécurité de la vieillesse, de l'article 104.03 du Régime de pensions du Canada et de l'article 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les images de document et les renseignements sur les documents peuvent être communiqués aux autres ministères fédéraux auxquels sont fournis les services d'imagerie documentaire, comme Citoyenneté et Immigration Canada, Pêches et Océans Canada, Service Canada et TPSGC (dont le receveur général). Les renseignements peuvent aussi servir à la réalisation d'évaluations ou à l'établissement de rapports, ou être divulgués à ces fins.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 085
    Enregistrement (SCT) : 20100322
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 709
    Notes : Les personnes doivent fournir des éléments de données ou des détails propres à leur requête pour que les renseignements puissent être accessibles. Dans certains cas, ce peut être le NAS alors que dans d'autres, il faut donner des détails sur la demande.

Services d'infrastructure et de technologie de l'information

Cette activité de programme assure un leadership pour appuyer les initiatives pangouvernementales en matière de technologie de l'information (TI). Dans le cadre de cette activité de programme, le Ministère collabore étroitement avec les organisations fédérales clientes en vue de comprendre leurs besoins en matière de TI et d'y donner suite, et d'assurer en même temps la prestation de services et de solutions en TI sécurisés. Elle inclut le courtage, le développement et/ou la gestion de produits et de services pour les environnements d'informatique répartie, les centres de données, les télécommunications et la sécurité de la TI.

La création de Services partagés Canada a été annoncée en août 2011. Cette organisation assure maintenant la prestation des services d'infrastructure des technologies de l'information dont TPSGC était auparavant responsable. Voir le chapitre d'Info Source pour Services partagés Canada.

Administration de la paye et des pensions fédérales

Cette activité de programme vise à offrir aux autres ministères et organismes fédéraux des systèmes et des processus centraux fiables pour l'administration de la paye et des pensions. Les services d'administration de la paye et des pensions de TPSGC permettent au Ministère de s'assurer que les employés et les pensionnés du gouvernement du Canada reçoivent en temps opportun les montants qui leur sont dus.

Paye

Cette sous-activité de programme vise à administrer les processus de la paye et des avantages sociaux des employés de la fonction publique du Canada ainsi qu'à assurer la conception et la maintenance de systèmes informatiques et d'une infrastructure nationale de bureaux de services. De plus, elle vise à offrir de la formation et des conseils aux conseillers en rémunération des ministères. Cela permet aux ministères d'administrer la paye et les avantages sociaux des employés conformément aux conventions collectives et aux politiques sur la rémunération.

Gestion du Code d'identification de dossier personnel
Description : Information des renseignements de base liés aux dossiers de la fonction publique qui sont utilisés pour créer ou modifier le CIDP (code d'identification de dossier personnel) et le NIO (numéro individuel de l'organisme).
Types de documents : Extractions de systèmes, rapports
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 271

  • Fichier central
    Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des CIDP (le principal numéro d'identification interne des fonctionnaires fédéraux) et les numéros individuels d'organisme (le principal numéro d'identification externe des fonctionnaires fédéraux). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et le NAS des personnes, d'autres numéros d'identité (comme le numéro de pension) et des renseignements financiers.
    Catégorie de personnes : Tous les employés des institutions gouvernementales qui sont assujettis à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques.
    But : Les renseignements personnels servent à émettre et à gérer les CIDP et les numéros individuels d'organisme. Certains renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être transmis ou décrits dans les fichiers de renseignements personnels normalisés : dossiers personnels des employés (POE 901) et rémunération et avantages sociaux (POE 904). Le NAS peut être communiqué à l'ARC et au ministère du Revenu du Québec, pour l'impôt sur le revenu. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements doivent être conservés indéfiniment; il n'y a donc aucun mécanisme d'archivage ni de destruction en place. Afin d'éviter tout dédoublement au moment de l'émission de CIDP, le fichier central est modifié et le CIDP est désactivé lorsque la personne atteint l'âge de 80 ans ou après son décès.
    Numéro d'ADD : 98/005
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 271
    Enregistrement (SCT) : 20100131
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 715
    Notes : Les personnes qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données devraient fournir le CIDP, le numéro individuel d'organisme ou leur nom. Certains renseignements peuvent être stockés dans des bases de données électroniques, dont les suivantes : le Système central d'indexation, le Système régional de paye, le Système des cotisants, l'impression électronique SNA, le Système de contrôle des charges sociales et le Régime des soins de santé de la fonction publique.

Produits de l'administration de la paye
Description : Renseignements ayant trait aux services administratifs nécessaires au versement de la paye et diffusion de données sur la paye aux employés, comme la saisie, la compilation, le calcul et la distribution de la paye; à l'élaboration et au fonctionnement des contrôles, incluant les contrôles de validation, les messages d'erreurs et changements législatifs requis, la validation et les contrôles comptables de la paye; à la tenue des enregistrements de salaire et des applications Web; à la distribution d'états de rémunération et de rapports sur les fonctionnaires.
Types de documents : Paiements et états des gains; relevés d'impôt de fin d'année; rapports sur les erreurs liées à la paye, rapports statistiques sur la paye; relevé de données; instructions et procédures à l'intention des utilisateurs, et applications Web.
Format : Cartouches, microfilms, base de données.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 090

  • Système de rémunération de la fonction publique
    Description : Ce fichier contient des renseignements recueillis aux fins de la rémunération des employés et des pensionnés de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le salaire et l'information sur la pension, le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et les numéros de contrats utilisés afin de faire différents prélèvements sur le salaire, de même que des ordonnances afin de procéder à la saisie-arrêt et au détournement des fonds.
    Catégorie de personnes : Les employés et pensionnés de la fonction publique fédérale.
    But : Ce fichier sert à effectuer la rémunération, le versement des indemnités, ainsi qu'à faire des retenues. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de certaines parties du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.
    Usages compatibles : Ce fichier permet le rapprochement et la validation des comptes. Il sert aussi à rédiger des rapports, à vérifier les relevés de rémunération et les autres relevés connexes et à étayer le recouvrement des dettes envers la Couronne. Les données servent aussi à l'établissement des rapports statistiques et des fiches de renseignements requis par les systèmes connexes. Le CIDP et les numéros de certificat de l'infrastructure à clés publiques sont utilisés à des fins de mappage en vue de l'inscription dans les applications Web relatives à la paye. Le CIDP est entré dans la base de données de mappage sous forme de renseignements chiffrés qui peuvent être déchiffrés par les applications seulement. Le CIDP, la date de naissance et le total des retenues faites sur la dernière paye, ainsi que le numéro de pension de retraite, sont également utilisés à des fins d'authentification au moment de l'inscription dans les applications Web. Le fichier peut être utilisé à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou de statistiques.
    Normes de conservation et de destruction : Le dossier de rémunération d'un employé est détruit lorsque l'employé atteint l'âge de 80 ans, lorsque la dernière mesure administrative remonte à au moins deux ans ou un an après le décès de l'employé.
    Numéro d'ADD : 98/005
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 090
    Enregistrement (SCT) : 002596
    Numéro de fichier : TPSGC PCE 705

Produits relatifs à l'administration des assurances
Description : Renseignements concernant l'administration des régimes d'assurances, des employés et des pensionnés de la fonction publique, comprenant l'admissibilité, la tenue des dossiers ainsi que la rédaction et la diffusion d'instructions à l'intention des utilisateurs.
Types de documents : Renseignements sur la protection en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, du Régime d'assurance-invalidité, du Régime de soins dentaires de la fonction publique, du Régime d'assurance-vie à la retraite et du Régime de services dentaires pour les pensionnés.
Format : Microfilm et cartes.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 080

  • Fonctionnaires, pensionnés et survivants - Renseignements sur les assurances
    Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des régimes d'avantages sociaux des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, dont le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et le Régime de services dentaires pour les pensionnés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements personnels sur l'employé, la date de naissance, des données biographiques, le degré de protection d'assurance et les cotisations mensuelles, les numéros d'identification personnels (comme le code d'identification de dossier personnel, le numéro individuel de l'organisme, le numéro de pension, le matricule et la division de la GRC, le numéro du régime précédent), la date d'entrée au Canada ou de départ du Canada (dans le cas d'une protection à l'extérieur du Canada).
    Catégorie de personnes : Les fonctionnaires actuels et anciens et leurs personnes à charge.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés pour les besoins suivants : attester de l'admissibilité à la protection et à l'inscription, déterminer et modifier la situation et la protection, obtenir l'autorisation de paiement ou de retenues sur la pension, fournir des données sur l'admissibilité aux administrateurs de régime et prélever des retenues sur la paye et sur la pension. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
    Usages compatibles : Certains renseignements sont transmis aux administrateurs agréés de régime d'assurance du secteur privé (comme la Sun Life et Great-West) pour les besoins des paiements. Les renseignements peuvent être insérés dans les banques centrales de renseignements personnels ou en être extraits, dont la banque de données de l'Administration de la paye de la fonction publique (TPSGC PCE 705) et la banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702) et dans les fichiers de renseignements personnels normalisés, comme ceux qui portent sur les dossiers personnels des employés (POE 901) et la rémunération et les avantages sociaux (POE 904). S'il y a lieu, des renseignements peuvent être communiqués à l'institution d'attache de l'employé et, s'il s'agit d'un membre des Forces canadiennes, au ministère de la Défense nationale (PPE 859, dossier de pension) ou s'il s'agit d'un membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), à la GRC (GRC PPE 802 GRC, dossiers de service du membre) pour les besoins de la vérification. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après le décès de l'employé ou de l'ancien employé, puis ils sont détruits.
    Numéro d'ADD : 98/005
    Renvoi au document  nº : TPSGC CGBR 080, TPSGC CGBR 075
    Enregistrement (SCT) : 001375
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 703
    Notes : Outre les exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les particuliers qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données doivent fournir leur code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010 ; il s'appelait auparavant « carte de demande d'assurance ». À compter du 3 mai 2010, tous les renseignements personnels concernant le formulaire du Régime des soins de santé de la fonction publique et les demandes de règlements des régimes d'assurance invalidité et d'assurance invalidité de longue durée pour les employés actuels seront sous la garde et le contrôle du ministère d'accueil.

Produits relatifs aux renseignements sur le personnel
Description : Renseignements visant à aider les ministères et organismes clients en ce qui concerne les questions et les procédés touchant le personnel.
Types de documents : Extraits de la paye de la fonction publique; renseignements relatifs aux fonctions du personnel, y compris les congés, la classification, la paye et les avantages sociaux, la dotation, les exclusions, l'accès à l'information, les versements et retenues de même que le réaménagement des effectifs. Ces renseignements peuvent porter sur l'ensemble du gouvernement ou sur des ministères en particulier.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 160

Questionnaires sur la rémunération
Description : Renseignements recueillis par TPSGC au moyen de questionnaires s'adressant aux employés du gouvernement fédéral travaillant dans le domaine de la rémunération. Les questionnaires sont fondés sur la satisfaction de la clientèle en ce qui concerne les services et produits de paye et de pensions. Les données sur les profils de l'effectif de la rémunération au sein des ministères, des organismes et des sociétés d'État sont rassemblées et tenues à jour.
Types de documents : Évaluation des produits de la paye et des pensions ainsi que des services de conseils et de formation connexes; résultats compilés par région et à l'échelle nationale; plans d'action internes élaborés et surveillance continue des niveaux de service et du rendement.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 100
Notes : Les renseignements sont recueillis sur une base annuelle et biannuelle.

Pension

Cette sous-activité de programme vise à administrer le processus de pension de la fonction publique du Canada, y compris l'établissement et l'entretien des services, des processus et des systèmes, la prestation de formation et de conseils au personnel de la rémunération et aux employés, et la prestation de conseils aux pensionnés. Cela permet aux ministères d'administrer les pensions et les avantages sociaux des employés conformément aux conventions collectives et aux politiques sur la rémunération et de s'acquitter de leurs devoirs aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique.

Produits relatifs à l'administration des pensions
Description : Renseignements sur l'administration des régimes de pension des fonctionnaires, tels que la détermination de l'admissibilité des employés, le calcul des prestations, la tenue des dossiers et des applications Web, la production de rapports statistiques et de directives, pour les régimes visés par la Loi sur la pension dans la fonction publique et d'autres lois connexes.
Types de documents : Relevés des prestations de retraite, relevés de paiement et d'impôt de fin d'année, rapports statistiques et rapports sur les paiements de pension et directives et procédures à l'intention des utilisateurs.
Format : Cartouches, microfilms et base de données.
Numéro du dossier : TPSGC CGBR 075
Notes : Les demandes d'accès concernant des chèques ou des paiements particuliers doivent être adressées aux responsables du programme ou au ministère concerné.

  • Administration des pensions fédérales
    Description : Le fichier décrit les renseignements liés aux régimes fédéraux de pensions et de prestations supplémentaires de décès. Parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer, on compte : renseignements personnels de l'employé, renseignements biographiques, code d'identification de dossier personnel, coordonnées, renseignements relatifs à l'assurance, date de naissance, date de décès, renseignements financiers, numéro d'assurance sociale, numéro d'identification de l'employé et autres numéros d'identification (c.-à-d. numéro de pension, numéro de dossier), signature.
    Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements figurant dans le fichier doivent fournir un code d'identification de dossier personnel ou un numéro de pension. Fichier mis à jour en 2011 et auparavant appelé « Banque de données sur les pensions de la fonction publique » (TPSGC PCE 702).
    Catégorie de personnes : Participants actifs, anciens participants ainsi que pensionnés des régimes de pensions qu'administre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou dont il assure le service. Il est possible que certaines données se rapportent aux personnes cotisant aux régimes de pensions et de prestations supplémentaires de décès, aux employés décédés depuis moins de 20 ans, aux conjoints, aux personnes à charge, aux bénéficiaires et aux représentants autorisés.
    But : Les renseignements personnels, y compris le numéro d'assurance sociale, servent à l'administration des prestations supplémentaires de décès et prestations de retraite fédérales. La collecte des renseignements personnels se fait en vertu des pouvoirs conférés par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, de la Loi sur la pension de la fonction publique et d'autres lois à l'égard de la pension administrées par TPSGC.
    Usages compatibles : Les renseignements sont communiqués au ministère de la Défense nationale (MDN), à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) et à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aux fins de vérification de la protection en matière de pensions. À cet égard, consulter ces fichiers de renseignements personnels propres aux établissements : MDN PPE 859 (dossier de pension); GRC PPE 802 (dossiers de service du membre); RHDCC PPU 146 (Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès [particuliers]); RHDCC PPU 140 (Régime de pensions du Canada, état des gains). S'il y lieu, faire une vérification auprès du Québec relativement à son régime de rentes. Il n'est pas exclu que les renseignements servent au mappage et à l'authentification (par certificats d'infrastructure à clés publiques) nécessaires pour accéder à diverses applications Web de la rémunération, comme le précise le fichier TPSGC PCU 606 (Certificats de l'Infrastructure à clés publiques [ICP] du gouvernement du Canada). Il est aussi possible qu'il y ait partage de renseignements avec les fichiers normalisés POE 904 (rémunération et avantages sociaux) et POE 901 (dossiers personnels des employés). Sous réserve du consentement, les renseignements sont aussi communicables aux fins de souscription aux obligations d'épargne du Canada et de versement de dons à l'occasion de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. Les renseignements peuvent servir aux fins suivantes : statistiques, recherche, évaluation de programmes, planification, envoi postal, production de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Un nouveau calendrier de conservation est en cours de préparation.
    Numéro d'ADD : 2006/008
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 075
    Enregistrement (SCT) : 001374
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 702
    Note : En plus de respecter les exigences précisées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements figurant dans le fichier doivent fournir un code d'identification de dossier personnel ou un numéro de pension. Fichier mis à jour en 2011 et auparavant appelé « Banque de données sur les pensions de la fonction publique » (TPSGC PCE 702).

  • Fonctionnaires, pensionnés et survivants - Renseignements sur les assurances
    Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des régimes d'avantages sociaux des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, dont le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et le Régime de services dentaires pour les pensionnés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements personnels sur l'employé, la date de naissance, des données biographiques, le degré de protection d'assurance et les cotisations mensuelles, les numéros d'identification personnels (comme le code d'identification de dossier personnel, le numéro individuel de l'organisme, le numéro de pension, le matricule et la division de la GRC, le numéro du régime précédent), ainsi que la date d'entrée au Canada ou de départ du Canada (dans le cas d'une protection à l'extérieur du Canada).
    Catégorie de personnes : Les fonctionnaires actuels et anciens et leurs personnes à charge.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés pour les besoins suivants : attester de l'admissibilité à la protection et à l'inscription, déterminer et modifier la situation et la protection, obtenir l'autorisation de paiement ou de retenues sur la pension, fournir des données sur l'admissibilité aux administrateurs de régime et prélever des retenues sur la paye et sur la pension. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
    Usages compatibles : Certains renseignements sont transmis aux administrateurs agréés de régime d'assurance du secteur privé (comme la Sun Life et Great-West) pour les besoins des paiements. Les renseignements peuvent être insérés dans les banques centrales de renseignements personnels ou en être extraits, dont la banque de données de l'Administration de la paye de la fonction publique (TPSGC PCE 705) et la banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702) et dans les fichiers de renseignements personnels normalisés, comme ceux qui portent sur les dossiers personnels des employés (POE 901) et la rémunération et les avantages sociaux (POE 904). S'il y a lieu, des renseignements peuvent être communiqués à l'institution d'attache de l'employé et, s'il s'agit d'un membre des Forces canadiennes, au ministère de la Défense nationale (PPE 859, dossier de pension) ou s'il s'agit d'un membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), à la GRC (GRC PPE 802 GRC, dossiers de service du membre) pour les besoins de la vérification. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
    Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après le décès de l'employé ou de l'ancien employé, puis ils sont détruits.
    Numéro d'ADD : 98/005
    Renvoi au document nº : TPSGC CGBR 080, TPSGC CGBR 075
    Enregistrement (SCT) : 001375
    Numéro de fichier : TPSGC PCU 703
    Notes : Outre les exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les particuliers qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données doivent fournir leur code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010 ; il s'appelait auparavant « carte de demande d'assurance ». À compter du 3 mai 2010, tous les renseignements personnels concernant le formulaire du Régime des soins de santé de la fonction publique et les demandes de règlements des régimes d'assurance invalidité et d'assurance invalidité de longue durée pour les employés actuels seront sous la garde et le contrôle du ministère d'accueil.

Gestion linguistique et services connexes

Cette activité de programme présente le Bureau de traduction en sa qualité d'autorité du gouvernement en matière de terminologie et de services linguistiques ayant le mandat d'établir, de normaliser et de diffuser la terminologie. En outre, il s'assure qu'un bassin durable et fiable de ressources linguistiques compétentes est en place pour répondre aux besoins linguistiques du gouvernement et pour appuyer le programme économique et social du Canada. Le Bureau de la traduction, seul fournisseur interne de services linguistiques, offre aux organisations fédérales une vaste gamme de solutions linguistiques, comme des services de traduction, d'interprétation et de terminologie. Le programme découle de la Loi sur le Bureau de la traduction.

Gestion de la fonction de traduction

Cette sous-activité de programme a pour objectif d'assurer une source durable de services linguistiques aux organisations fédérales par l'établissement de pratiques professionnelles et de mécanismes d'assurance de la qualité à l'égard des services de traduction. Elle aide à établir et à accroître les capacités de traduction en langues officielles ainsi qu'en langues autochtones et étrangères dont le gouvernement et le Canada ont besoin pour réaliser les objectifs sociaux, économiques et diplomatiques du pays ainsi que les objectifs liés à la sécurité.

Analyse de l'industrie linguistique
Description : Renseignements sur l'évolution de l'industrie langagière, la disponibilité de la main-d'œuvre, la relève, les tendances du marché linguistique et l'évolution de la technologie langagière.
Types de documents : Rapports et analyses, recommandations, études de marchés et plan d'action.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 234

Contrats linguistiques
Description : Renseignements sur le processus d'approvisionnement et de passation de marchés du Bureau de la traduction qui sert à obtenir des services professionnels linguistiques. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements sur la détermination des services à acquérir; les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des marchés; les négociations contractuelles; l'administration des contrats accordés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l'entrepreneur tels que le profil de son entreprise, les curriculum vitæ, les diplômes, l'expérience de travail, les marchés antérieurs qu'il a réalisés et ses clients.
Types de documents : Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d'attribution de contrats, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents d'appel d'offres ou de soumissions, rapports d'appels d'offres ou de soumissions, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justification de marchés à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, communications avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 245

  • Programme de l'évaluation de l'intégrité
    Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées  d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
    Catégorie de personnes : Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
    But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels - PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier ordinaire Marchés de services professionnels - POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs - TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels - POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou  révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée - PPU 015).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGA 300, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGBI 040, TPSGC NDP 912
    Inscription du SCT : 20120412
    Numéro du fichier : TPSGC PPU 184

Formation et perfectionnement des TR
Description : Renseignements sur la formation des employés du Bureau de la traduction pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l'information sur les programmes de formations langagière et terminologique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les politiques sur l'apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et de rapports, l'apprentissage continu et l'orientation professionnelle. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers portant sur les relations avec les clients.
Types de documents : Rapports annuels sur la formation, matériel d'orientation des employés, documents d'analyse des besoins en formation et en compétences, dossier de l'évaluation des compétences professionnelles, descriptions, critères, évaluations, plan de cours, examens maison.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 260

Normes et politiques
Description : Renseignements sur les normes et politiques liées à l'embauche de professionnels linguistiques, aux normes de qualité des services offerts par le Bureau de la traduction ainsi que le développement professionnel des langagiers.
Types de documents : Rapports et analyses démographiques, projection des besoins en matière de ressources humaines, analyse de la performance professionnelle, analyses et rapports sur la qualité des services du Bureau de la traduction, recommandations.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 250

Programme de normalisation de la technologie

Cette sous-activité de programme établit des normes terminologiques et linguistiques de façon à favoriser la cohérence et la qualité des communications du gouvernement avec la population canadienne, à optimiser la gestion de l'expertise terminologique de l'appareil gouvernemental, à consolider la place du gouvernement sur les scènes nationale et internationale dans le domaine langagier et à démontrer la richesse collective du savoir linguistique et terminologique au Canada.

Services de normalisation
Description : Renseignements sur la recherche terminologique portant notamment sur la normalisation terminologique, la préparation de lexiques, la révision de lexiques produits par les clients, le stockage, la gestion et la diffusion des données terminologiques. Les recherches terminologiques visent à assurer la normalisation et la diffusion de la terminologie utilisée dans la fonction publique et à coordonner les activités de normalisation terminologique des organismes de l'État. Peut aussi inclure l'élaboration de lexiques portant sur des thèmes particuliers ou sur l'ensemble de la terminologie d'un ministère en particulier. Pour ce faire, le Bureau de la traduction exploite et gère le Portail linguistique du Canada qui inclut TERMIUM® la base de données linguistique du gouvernement fédéral. Peut aussi comprendre des données sur l'établissement, l'organisation, les fonctions, les activités et la gestion des comités propres au Bureau de la traduction. Les données peuvent comprendre de l'information sur les membres des comités liés à la terminologie, leur rôle et leurs responsabilités et de la documentation sur le soutien administratif.
Types de documents : Fiches de documentation terminologiques, bulletins et mises à jour, feuilles de renseignements terminologiques, questions et réponses, calendrier d'événements prévus, liste de comités, liste des représentants du Bureau de la traduction aux divers comités (fédéraux, nationaux, internationaux), mandats, ordres du jour, dossiers de réunions, dossiers de correspondance, procès-verbaux de réunions, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, dossiers de voyage et dossiers d'accueil.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 240

Services de traduction et autres services linguistiques

Cette sous-activité de programme vise à assurer la prestation de services de traduction, de révision et d'infolangagerie et d'autres services linguistiques de qualité et à un coût raisonnable aux tribunaux ainsi qu'aux ministères et aux organismes fédéraux, selon le principe du recouvrement des coûts. Le programme découle de la Loi sur le Bureau de la traduction.

Autres services linguistiques
Description : Renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques tels que les services de révision, d'aide à la rédaction, de correction d'épreuves et d'évaluation de la qualité.
Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du Bureau auprès du client et nom de la personne-ressource du client, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, fiches clients, recherche documentaire, documents de facturation.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 233

Services linguistiques
Description : Renseignements sur la prestation de services de traduction aux ministères et organismes fédéraux. Renseignements liés à la prestation de services de traduction qui consistent à traduire, en langues officielles, en langues autochtones et en langues étrangères, des textes très variés dans toutes les sphères d'activité de l'administration fédérale. Ces documents sont tantôt de nature générale, tantôt spécialisés et même ultra spécialisés.
Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du Bureau auprès du client et nom de la personne-ressource du client, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, fiches clients, recherche documentaire, documents de facturation, données sur les projets, produits informatisés et multimédias en localisation Web et multimédia.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 230

Traduction et interprétation au Parlement

Cette sous-activité de programme offre au Parlement des services de traduction et d'interprétation ainsi que d'autres services linguistiques en temps opportun pour lui permettre de fonctionner dans les deux langues officielles et, au besoin, dans d'autres langues. Elle est gérée à partir d'une affectation à but spécial exclue du fonds renouvelable.

Services linguistiques au Parlement
Description : Renseignements sur la prestation de services de traduction, d'interprétation et d'autres services linguistiques au Parlement.
Types de documents : Demandes de services, entente de services.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 232

Interprétation des conférences

Cette sous-activité de programme offre des services d'interprétation de conférences dans les deux langues officielles et dans d'autres langues aux tribunaux et aux ministères et organismes fédéraux à l'appui des opérations gouvernementales, des événements officiels et des missions à l'étranger.

Services d'interprétation des conférences
Description : Renseignements sur la prestation de services d'interprétation lors de conférences.
Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, copie des demandes de services, fiches clients, documents de facturation, et frais de déplacement, liste des priorités.
Numéro du dossier : TPSGC TRA 231

Programmes des services spécialisés

Cette activité de programme assure la prestation en temps opportun de programmes et de services spécialisés de haute qualité et accessibles aux institutions fédérales pour appuyer une gestion et des opérations saines, prudents et éthiques.

Services d'information du gouvernement

Cette sous-activité de programme fournit de l'information aux Canadiennes et aux Canadiens sur les programmes et les publications du gouvernement du Canada et appuie l'efficacité des activités de communications du gouvernement du Canada par l'entremise des services suivants : Programme des expositions du gouvernement du Canada; Programme des services de dépôt; Droit d'auteur de la Couronne et l'octroi de licences; Éditions du gouvernement du Canada; Coordination de la recherche sur l'opinion publique; Coordination de la publicité et des partenariats; La Gazette du Canada et le suivi électronique des médias.

Éditions et Services de dépôt
Description : Renseignements sur les publications produites par les ministères et organismes du gouvernement fédéral, et accès à ces publications; information sur la communauté des bibliothèques de dépôt incluant une base de données Publications du gouvernement du Canada. Protège et administre le droit d'auteur de la Couronne des publications du gouvernement du Canada.
Types de documents : Publications fédérales, bibliothèques de dépositaire, sources d'information gouvernementale
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 420

Gazette du Canada
Description : Parties I, Partie II et  Partie III de la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada.
Types de documents : Publiée tous les samedis (mais disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 14 h le vendredi), la Partie I comprend des règlements projetés, des avis des ministères et des organismes, et des décisions d‘instances administratives du gouvernement fédéral ainsi que divers avis publics provenant du secteur privé. Publiée tous les deux mercredis (et disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 9 h), la Partie II comprend des règlements adoptés et certains textes réglementaires d'autres catégories tels les décrets et les proclamations. Publiée en moyenne entre trois et cinq fois par année, la Partie III comprend les nouvelles lois et proclamations énonçant leur entrée en vigueur.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 400
Notes : La version PDF officielle, disponible en ligne depuis 2003, est accessible sur le site Web de la Gazette du Canada à l'adresse Gazette du Canada. Les abonnements à la version imprimée, publiée depuis 1841, peuvent être achetés du gouvernement du Canada par l'entremise de leur site Web à l'adresse Publications du gouvernement du Canada. Les exemplaires imprimés peuvent également être consultés dans les bibliothèques dans l'ensemble du Canada par le biais du Programme des services de dépôt.

Programme des expositions du gouvernement du Canada
Description : Renseignements sur le Pavillon du Canada et les activités associées aux expositions.
Types de documents : Documents sur les événements auxquels le gouvernement est représenté avec le Pavillon du Canada, la coordination des plans d'expositions des institutions ainsi que la coordination de leur présence à un événement.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 430

Services de coordination de la publicité
Description : Information sur les campagnes de publicités gérées par des institutions fédérales.
Types de documents : Plans de campagnes, documents relatifs aux achats de médias du gouvernement du Canada et Rapports annuels sur la publicité du GC.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 124

Services de recherche sur l'opinion publique
Description : Renseignements concernant les recherches sur l'opinion publique commandées par les ministères et organismes du gouvernement fédéral.
Types de documents : Description des activités ou des événements au sujet desquels le gouvernement pourrait être intéressé à sonder l'opinion publique, tels que la santé publique, l'environnement, les communications gouvernementales et la sécurité.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 445
Notes : Les rapports finaux de recherche sur l'opinion publique sont acheminés et conservés par institution à la Bibliothèque et Archives Canada et à la Bibliothèque du Parlement.

Intégration des services partagés

Cette sous-activité des programmes fournit des services ministériels administratifs partagés de soutien, selon le principe de la rémunération des services, pour permettre aux organisations fédérales de réaliser des économies. Intégration des services partagés (ISP) simplifie les opérations de services internes et permet un important évitement de coûts et de risques. ISP réduit le nombre de systèmes administratifs de TI dans l'ensemble du gouvernement, et achète, crée, modifie et entretien des versions communes de produits du GC, éliminant ainsi le chevauchement dans les ministères individuels et en permettant à ces derniers de dédier des ressources aux programmes clés. ISP fournit la gamme complète de services et d'expertise en matière de RH aux petits ministères et organismes fédéraux.

Intégration des services partagés
Description : Information sur les services de ressources humaines partagés et le maintien et l'amélioration de systèmes de gestion de l'information partagés du gouvernement du Canada : le Système intégré des finances et du matériel, le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada, FreeBalance, SAIGM, un système de gestion du matériel, et le Système d'information sur les ressources humaines.
Types de documents : Contrats, énoncés de travail, ententes de services interministérielles, comptes rendus de décisions et plans opérationnels annuels.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 110

Services conseils du gouvernement

Cette sous-activité de programme est le noyau interne du gouvernement fédéral en matière de connaissance et d'expertise du secteur public qui aide les ministères et les organismes à résoudre des enjeux relatifs à la gestion dans le secteur public. Le mandat des Services conseils du gouvernement (SCG) est de faire avancer les priorités du gouvernement et de favoriser une fonction publique gérée de façon plus efficace en fournissant de l'expertise selon le principe de la rémunération des services (service facultatif). Ce faisant, les SCG permettent à leurs clients d'offrir leurs programmes essentiels de manière plus efficace et efficiente, et, de ce fait, de réaliser des économies de coûts et d'offrir une plus grande valeur aux contribuables canadiens. Le mandat des SCG, lequel est établi par la loi, stipule que ces derniers doivent servir, sur demande, tous les paliers de gouvernement au Canada, en plus des gouvernements étrangers et des organisations internationales.

Services conseils du gouvernement
Description : L'information relative à la livraison des mandats pour ses clients.
Note : TPSGC a cessé de fournir des services de conseils de gestion en mars 2012.
Types de documents : Protocole d'entente et modifications, plans de travail, données financières concernant le projet, correspondance clé concernant le projet et produits livrables définitifs.
Numéro du dossier : TPSGC DGSI 135

  • Système d'inventaire des compétences
    Description : Le système fournit de l'information concernant les ensembles de compétences des personnes-ressources du secteur privé inscrites
    Catégorie de personnes : Les personnes et sociétés du secteur privé qui veulent être considérées pour des affectations avec Services conseils du gouvernement.
    But : Pour l'enregistrement des personnes-ressources du secteur privé, ex. les compétences, les taux et disponibilité.
    Usages compatibles : Pour extraire et classer l'information des compétences.
    Normes de conservation et de destruction : Révision et mise à jour tous les cinq ans.
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGSI 135
    Enregistrement (SCT) : 005018
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 027

Programme de la sécurité industrielle

Cette sous-activité de programme appuie l'obligation du gouvernement de protéger l'information classifiée et de nature délicate confiée au secteur privé par l'entremise de contrats du gouvernement octroyés par TPSGC, et de protéger les marchandises contrôlées à l'intérieur du Canada contre la possession, la vérification ou le transfert non autorisé. Il s'agit du principal fournisseur de service du gouvernement pour ce qui est des activités liées à la sécurité des contrats et aux marchandises contrôlées. Elle appuie également la croissance économique du Canada en assurant la sécurité des contrats du gouvernement et en permettant à l'industrie canadienne d'avoir accès à des débouchés nationaux et internationaux classifiés et de nature délicate

Coopération internationale et intergouvernementale
Description : TPSGC détient de l'information sur les visites étrangères et les activités intergouvernementales à l'échelle internationale, comme la communication d'information et des meilleures pratiques, qui est utilisée pour assurer le respect des normes en matière de sécurité internationale. L'information touche également le protocole d'entente sur la sécurité industrielle internationale et la communication de renseignements contrôlés classifiés ou de nature délicate entre les pays de l'OTAN et les autres pays avec lesquels le Canada a conclu une entente sur la sécurité industrielle.
Types de documents : Planification des visites étrangères, dispositions  intergouvernementales à l'échelle nationale sur la sécurité industrielle, documents et rapports, décisions et processus de mise en œuvre, procédures de gestion, préparation de la logistique, activités fédérales, provinciales et territoriales.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 035

Inscription des marchandises contrôlées
Description : Information sur toutes les personnes inscrites ou exemptées de l'inscription (p. ex., les visiteurs et les travailleurs temporaires) qui examinent, possèdent et transfèrent des marchandises contrôlées au Canada. L'information personnelle peut inclure ce qui suit : nom, coordonnées, autre numéro d'identification (p. ex., numéro d'inscription); renseignements biographiques, date de naissance, sexe; information sur les antécédents criminels, empreintes digitales fournies par la GRC; information sur le genre d'affaires; date d'expiration; certification.
Types de documents : Entente et échanges (information entre TPSGC et d'autres organismes du gouvernement); inscriptions (comprend également les renouvellements et les amendements); évaluations de sécurité ou vérifications; demande d'exemption; approbation pour utiliser une habilitation de sécurité du gouvernement du Canada.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 415

  • Programme des marchandises contrôlées (PMC)
    Description : En vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et du règlement sur les marchandises contrôlées, le programme est chargé de mener une évaluation de sécurité, dans la mesure où il y a une risque que la personne transfère des marchandises contrôlées à une personne qui n'est pas enregistrée ou exemptée. Ce fichier contient des renseignements sur toute personne, demandant une inscription, une modification ou une exemption, inscrite, exemptée, refusée, suspendue ou révoquée, examinant, possédant ou transférant des marchandises contrôlées au Canada. Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, des renseignements sur les contacts, le numéro de téléphone, des renseignements biographiques, des renseignements biométriques (empreintes digitales), le lieu et la date de naissance, la citoyenneté, de l'information sur les antécédents criminels, les études, voyages, et les emplois actuels et précédents.
    Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent des activités commerciales au Canada tel que le définit l'art. 2 du RMC, qui font une demande d'inscription ou qui soumettent une demande d'exemption à examiner légalement, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées au Canada (art. 37 de la LPD). Les personnes peuvent inclure des propriétaires uniques, copropriétaires, cadres, administrateurs, représentants désignés au sein des entreprises selon l'art. 10 d) du RMC, ainsi que les visiteurs et travailleurs temporaires définis à l'art. 1 pour l'exemption et selon l'art. 17.
    But : Avant d'examiner, posséder ou transférer toute marchandise contrôlée au Canada, les personnes doivent être évaluées en fonction des risques de sécurité et être inscrites ou exemptées de l'inscription  conformément à la LPD et au Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC). Basé sur les renseignements personnels obtenus par le demandeur, une évaluation du risque de transférer des marchandises contrôlées par le demandeur pour quelqu'un qui n'est pas inscrit ou exempté est faite et l'inscription ou l'exemption est accordée ou refusée. Les renseignements sont également passés en revue sur la base d'une évaluation de sécurité pour refuser, suspendre, modifier ou révoquer l'inscription ou l'exemption existante. Le nom et les informations sur le contact peuvent être utilisés ou divulgués pour communiquer avec les personnes inscrites ou pour la validation aux fins de recherche sur le site Web du Programme des marchandises contrôlées.
    Usages compatibles : Le Programme des marchandises contrôlées peut communiquer des renseignements à d'autres institutions fédérales pour aider à évaluer le risque des personnes qui souhaitent s'inscrire au programme de transférer des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas enregistrées ou exemptées. Comme le ministère de la Défense nationale a un intérêt de première importance concernant la LPD, le PMC peut échanger des renseignements personnels fournis dans le FRP MDN PPE 835, du ministère de la Défense nationale. Dans le but de vérifier que les individus et les entreprises qu'elles représentent possèdent les permis d'importation et d'exportation nécessaires ainsi que l'autorité identifiée sur la Liste d'exportation contrôlée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) utilisée pour déterminer la liste des marchandises contrôlées, certaines données sont communiquées au MAECI. Dans le but de valider et d'évaluer les risques de transferts illégaux des importateurs et des exportateurs et de valider le risque de transfert illégal de marchandises contrôlées par des visiteurs étrangers et des travailleurs temporaires, les données peuvent être échangées avec l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC),  dans le FRP ASFC PPU 016. Les rapports de la Division de l'analyse du renseignement de sécurité (DARS) sont communiqués au Service canadien du renseignement de sécurité dans le FRP SCRS PPU 016. Aux fins de l'article 30 de la LPD, les renseignements peuvent être communiqués à d'autres ministères, ou à toute personne autorisée par un ministère du gouvernement, exigeant l'information pour la décharge des fonctions de ce ministère. Dans le but de mener des enquêtes en vertu de la LPD ou de toute autre infraction contre une loi canadienne qui exige cette information, le PMG peut communiquer avec la GRC, PPU 005, ou la Défense nationale, PPE 835.
    Normes de conservation et de destruction : Présentement en élaboration. La Direction des marchandises contrôlées conserve les documents opérationnels jusqu'à ce qu'une autorisation de disposition de documents (ADD) soit approuvée.
    Numéro d'ADD : Présentement en élaboration.
    Renvoi au document nº : TPSGC DGS 415
    Enregistrement (SCT) : 005093
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 045

Sécurité de l'industrie
Description : Information sur les programmes de sécurité visant à protéger les renseignements et biens classifiés ou confidentiels de nature nationale ou internationale ayant trait aux contrats du gouvernement et aux projets qu'offrent les ministères fédéraux à l'industrie, et les dossiers d'attestation sécuritaire des employés de l'industrie et les employés de TPSGC.
Types de documents : Accords et échanges entre le Canada et d'autres pays; contrats industriels; vérifications ou attestations sécuritaires des renseignements industriels; protection des renseignements industriels ; contrôle du matériel et des documents classifiés ou d'autres documents de nature délicate; sécurité de l'Organisation de Traité de l'Atlantique Nord (OTAN); formation en sécurité industrielle.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 105

  • Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel du secteur privé
    Description : Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux évaluations de sécurité effectuées sur des personnes travaillant ou voulant travailler dans une institution fédérale ou dans le secteur privé par voie de nomination, d'affectation ou d'accord contractuel. Les renseignements personnels peuvent être recueillis à l'aide de ce qui suit : Formulaire de vérification de sécurité rempli, formulaires de consentement et d'autorisation, documents pertinents relatifs à l'autorisation de sécurité et aux antécédents personnels, et le formulaire « Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité » rempli. De plus, les renseignements personnels peuvent comprendre les données biographiques et les renseignements biométriques (p. ex. : empreintes digitales, photos numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (p. ex. : loyauté, fiabilité, etc.), le statut de citoyen, les renseignements de solvabilité, les vérifications et les antécédents judiciaires, la date de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels d'employé, l'information financière, d'autres numéros d'identification, des opinions ou des points de vue de personnes ou sur des personnes, les signes distinctifs, le lieu de naissance, la signature et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire des renseignements personnels sur les parents immédiats, notamment le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès et la relation avec le demandeur.
    Remarque : La collecte des renseignements inscrits dans le Formulaire de vérification de sécurité peut être effectuée par une source autre que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), notamment par des employés ministériels ou du secteur privé qui ont été désignés responsables de la sécurité, conformément au Programme de sécurité industrielle. La collecte des renseignements personnels par un responsable de la sécurité autorisé au gouvernement et dans le secteur privé est effectuée moyennant le consentement de la personne concernée.
    Catégorie de personnes : Le grand public, notamment les bénévoles, tous les employés, actuels et anciens, les entrepreneurs, les parents immédiats, les époux ou conjoints de fait actuels et anciens, les organismes, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (notamment auprès de voisins), les employeurs, anciens et actuels.
    But : On utilise les renseignements personnels pour étayer la décision d'accorder la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux, ou d'examiner les causes justifiant leur attribution, relativement aux personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation ou de contrat. Un examen des causes justifiant l'attribution peut donner lieu au refus ou à la révocation de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'accès aux lieux. Pour de nombreuses institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et, au besoin, en vertu de la Politique sur la sécurité du gouvernement. Pour les institutions qui ne sont pas assujetties à la Politique sur la sécurité du gouvernement, consulter le coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution pour déterminer l'autorité responsable de la collecte.
    Usages compatibles : Le cas échéant, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être communiqués à la GRC et au SCRS afin d'effectuer les vérifications ou les enquêtes requises conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement (veuillez consulter les fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions suivants : pour la GRC, « Services des sciences judiciaires et de l'identité et les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel » - GRC PPU 030, et pour le SCRS, « Évaluations de sécurité/avis » - SRS PPU 005. La cote de sécurité peut être communiquée aux représentants des ressources humaines afin de mettre à jour le dossier personnel d'une personne (veuillez consulter le ficher de renseignements personnels « Dossier personnel d'un employé » - POE 901). Les renseignements peuvent également être communiqués à des agences d'évaluation du crédit pour obtenir la cote de crédit de la personne en vue d'étayer les décisions d'accorder ou d'examiner une cote de fiabilité, une autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes. La divulgation de certains renseignements personnels est effectuée dans le but de satisfaire aux exigences relatives aux cotes de sécurité du personnel, telles qu'elles sont définies dans les contrats du gouvernement. Lorsqu'une personne présente pour la première fois une demande pour obtenir une cote de sécurité, elle consent à ce que ses renseignements personnels soient divulgués. Les renseignements de nature personnelle qui sont divulgués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) portent sur le nom, la date de naissance et les empreintes digitales de la personne. À l'instar des renseignements divulgués à la GRC, les renseignements de nature personnelle suivants, transmis au Service canadien du renseignement de sécurité, peuvent porter, entre autres, sur le lieu de résidence, la fratrie, les voyages, les emplois ainsi que sur les références personnelles de la personne. Au cas où des renseignements défavorables seraient reçus, le centre de responsabilité (Direction de la sécurité industrielle canadienne) demandera les recommandations d'un conseiller juridique de TPSGC afin de clarifier toute ambiguïté et de fournir un avis juridique concernant la décision d'accorder ou non l'autorisation de sécurité demandée.
    Certains renseignements personnels peuvent être divulgués à des employés à l'intérieur ou à l'extérieur du gouvernement. En ce qui concerne les employés autorisés à l'extérieur du gouvernement, les renseignements personnels peuvent être divulgués, au besoin, à des responsables de la sécurité autorisés de toute organisation certifiée par le Programme de sécurité industrielle. La personne doit signer un formulaire de consentement avant que ses renseignements personnels soient fournis à une organisation certifiée. Pour ce qui est des employés gouvernementaux, les renseignements personnels peuvent être divulgués aux agents de sécurité ministériels, aux agents d'approvisionnement et aux chargés de projet. Des activités périodiques de couplage de données peuvent être mises en œuvre pour valider les renseignements personnels recueillis.
    Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant les deux années qui suivent la fin du processus d'autorisation de sécurité. Si aucune mesure n'a lieu durant ces deux années, la version papier du dossier est transmise à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de destruction, conformément à la norme; le dossier électronique est éliminé, à l'exception de renseignements de base minimaux, qui eux sont archivés
    Numéro d'ADD : 79/018.
    Renvoi au document nº : TPSGC DGS 105
    Enregistrement (SCT) : 001369
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 015

Services de gestion juricomptable

Cette sous-activité de programme offre des services de juricomptabilité au gouvernement canadien, aux instances internationales et aux organismes d'application de la loi et des services de poursuite dans le cadre d'enquêtes criminelles touchant des domaines comme les crimes économiques, les produits de la criminalité, les crimes commerciaux, le blanchiment d'argent, la fraude dans le marché des valeurs mobilières, le crime organisé, le marché des drogues illicites et les activités terroristes. Le programme appuie les enquêtes policières et les poursuites en offrant des conseils spécialisés, des rapports détaillés de juricomptabilité et le témoignage d'experts sur les aspects financiers des enquêtes criminelles. L'objectif ultime du programme est d'appuyer le système de justice pénale du Canada en définissant, en analysant et en expliquant les éléments comptables et financiers complexes des activités criminelles de manière objective, indépendante et non technique, permettant ainsi aux juges et aux jurés de prendre des décisions éclairées.

Dossiers juricomptables
Description : Renseignements utilisés pour préparer des rapports juricomptables et pour donner des conseils et des témoignages juricomptables dans le cadre d'enquêtes et de poursuites touchant des activités criminelles comprenant des composantes financières. Les renseignements sont obtenus par d'autres parties (p. ex., la Gendarmerie royale du Canada, la Police provinciale de l'Ontario ou le Service de police de la Ville de Montréal) et fournis à l'organisation afin qu'elle puisse préparer des analyses juricomptables et des rapports écrits à l'appui de l'enquête et de la poursuite touchant des activités criminelles qui comprennent des composantes financières.
Types de documents : Copie papier et version électronique de rapports juricomptables provisoires et finaux, notes de service, diagrammes, graphiques, tableaux, sommaires et notes à l'appui. Les documents peuvent aussi comprendre, s'ils sont pertinents, en partie ou en totalité, des brefs, des transcriptions de témoignage, des déclarations et/ou des affidavits.
Numéro du dossier : TPSGC DGS 007

  • Services de juricomptabilité
    Description : Ce fichier contient des renseignements auxquels TPSGC a accès et qu'il utilise dans les demandes provenant des autres gouvernements et administrations (provinces, territoires, municipalités, Autochtones) et des services de police compétents en vue de fournir des services de juricomptabilité relativement à la détection de fraude dans le marché des valeurs mobilières, des produits de la criminalité et du blanchiment d'argent. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les données biographiques, le statut de citoyenneté, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, des informations financières, d'autres numéros d'identification, le lieu de naissance, le lieu de décès, la signature, les opinions et points de vue de personnes ou au sujet de personnes, et les vérifications judiciaires.
    Catégorie de personnes : Les personnes ou entités légales (y compris les entreprises, les fiduciaires d'une succession, etc.) faisant l'objet d'une enquête menée par des organismes chargés de l'application de la loi, leurs représentants légaux, des représentants d'autres gouvernements et les services de police, et toutes les autres personnes participant à l'enquête.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés en vue d'établir des rapports de juricomptabilité et d'appuyer le témoignage d'experts dans le cadre d'enquêtes criminelles menées par des organismes nationaux, provinciaux et municipaux chargés de l'application de la loi.
    Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'application de la loi. Les renseignements inclus dans les rapports de juricomptabilité peuvent être transmis à l'entité qui a demandé les services à TPSGC, ce qui peut comprendre la Gendarmerie royale du Canada, le Service des poursuites pénales du Canada, la Police provinciale de l'Ontario et le Service de Police de la Ville de Montréal.
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC DGS 007
    Enregistrement (SCT) : 20100308
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 210
    Notes : En plus des exigences énoncées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les personnes qui demandent à accéder aux renseignements figurant dans ce fichier doivent préciser l'incident ainsi que le lieu et l'autorisation légale des personnes agissant au nom d'un titulaire de compte ou d'une succession. Les renseignements personnels sont recueillis et conservés par les clients et les partenaires. Les juricomptables et les adjoints juricomptables de TPSGC peuvent accéder aux renseignements personnels afin de pouvoir exercer leur expertise dans l'analyse financière relativement aux produits de la criminalité, au blanchiment d'argent, au crime économique et à la fraude dans le marché des valeurs mobilières.

Services de vérification Canada

Par l'entremise de cette sous-activité de programme, les organismes fédéraux ont accès à des services professionnels de vérification qui leur permettent de veiller à ce que leurs programmes, leurs politiques et leurs procédures aient été vérifiés en fonction des normes pertinentes.

Services de vérification
Description : Opinions de vérificateur, évaluations, recommandations et/ou renseignements relatifs aux missions de vérification menées pour des clients.
Note : Services de vérification Canada a cessé de fournir ses services en mars 2012.
Types de documents : Protocoles d'entente pour des missions de vérification; plans de mission; programmes de réalisation d'examens; correspondance; rapports provisoires; rapports finaux; notes d'information; documents de travail à l'appui de rapports.
Numéro du dossier : TPSGC SVC 010
Notes : Les demandes d'accès à des titres de rapport peuvent être adressées à TPSGC, tandis que les demandes d'accès à des rapports particuliers et aux documents à l'appui devraient être adressées aux ministères clients fédéraux concernés.

Écologisation des opérations gouvernementales

Avec cette sous-activité de programme, TPSGC fournit un leadership pour l'ensemble du gouvernement dans l'écologisation des opérations gouvernementales en veillant à l'écologisation efficace de ses opérations et en offrant un leadership à l'échelle du gouvernement pour réduire considérablement l'incidence que les opérations du gouvernement fédéral ont sur l'environnement. Pour ce faire, l'organisation établit des politiques et des lignes directrices relatives à l'intendance de l'environnement
Écologisation des opérations gouvernementales
Description : Renseignements sur l'écologisation des opérations gouvernementales incluant les politiques, les stratégies, les lignes directrices, les publications ou la planification et l'établissement de rapports sur le développement durable, ayant trait à l'écologisation des opérations gouvernementales.
Types de documents : Documentation relative aux projets, notes d'information, présentations, correspondance, rapports, politiques, stratégies, lignes directrices, publications.
Numéro du dossier : TPSGC DGSMPS 071

Bureaux régionaux des Ministres (BRM)

Cette sous-activité de programme favorise l'efficacité administrative et l'accès au public en soutenant tous les ministres fédéraux et leur employés en leur fournissant des bureaux et des services de soutien administratif sécurisés dans les régions, ce qui leur permet de travailler pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Bureaux régionaux des ministres
Description : Renseignements sur les locaux et le service fourni aux ministres fédéraux et leurs employés lorsqu'ils travaillent pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
Types de documents : Liste des clients, protocole d'entente, demande de services, lignes directrices, documents de facturation et rapports statistiques.
Numéro du dossier : TPSGC DGSMPS 270

Ombudsman de l'approvisionnement

Cette activité de programme, qui fonctionne de façon indépendante du gouvernement, examine les pratiques d'approvisionnement pour l'ensemble des ministères et des organismes fédéraux, enquête sur les plaintes des fournisseurs éventuels concernant l'adjudication des contrats d'achat de biens et de services selon des critères préétablis, et enquête sur les plaintes au sujet de l'administration des contrats. Elle assure la fourniture d'une solution de rechange dans le règlement des différends liés aux contrats, ce qui permet de promouvoir l'équité et la transparence du processus d'approvisionnement.

Examen des pratiques en matière d'approvisionnement

Dans le cadre de cette sous-activité de programme, une tierce partie indépendante examine les pratiques d'approvisionnement à l'échelle du gouvernement et elle formule des recommandations aux fins d'amélioration. Cette sous-activité permet de veiller à l'intégrité, à la transparence et à la saine gestion des activités d'approvisionnement du gouvernement.

Examen des processus d'approvisionnement
Description : Afin de répondre aux exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, établi en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, on tient des dossiers sur les renseignements recueillis par les ministères et organismes gouvernementaux ainsi que les fournisseurs sur les pratiques et/ou les procédures d'approvisionnement.
Types de documents : Exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement liées aux examens des pratiques d'approvisionnements, aux recommandations, et à l'établissement de rapports définitifs.
Numéro du dossier : TPSGC BOA 015

  • Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement : Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs
    Description : Ce fichier décrit des renseignements se rapportant à des plaintes formulées par des fournisseurs éventuels, concernant l'attribution et la gestion des contrats fédéraux pour des biens et des services. Ce type d'information personnelle peut comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom de l'entreprise), des informations financières, des numéros d'identification, des opinions sur des personnes et des signatures.
    Catégorie de personnes : Des personnes ou des représentants des entreprises qui ont présentés une plainte au BOA, et les répondants à la plainte, qui peuvent comprendre des employés des institutions fédérales et/ou des membres du public.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur des plaintes des fournisseurs présentées au BOA et ces derniers sont recueillis en vertu des articles 22.1 à 22.3 et 23.1 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
    Usages compatibles : Les constatations et les recommandations de l'ombudsman peuvent être fournies aux plaignants, aux répondants, au ministre fédéral concerné et à la ministre de TPSGC. De l'information peut être divulguée à toute institution fédérale visée par la plainte, et certains renseignements peuvent être décrits dans le FRP normalisé pour les contrats de services professionnels, POU 912. De l'information peut aussi être utilisée ou divulguée pour établir un répertoire des plaintes ou à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports (y compris le rapport annuel du BOA au Parlement).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC BOA 015, TPSGC BOA 011
    Enregistrement (SCT) : 20100136
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 001
    Notes : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements du FRP, les personnes demandant des renseignements contenus dans ledit fichier doivent fournir l'objet et la date de la pièce de correspondance et le numéro du contrat ou de la demande de propositions. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement est une nouvelle activité de programme, entrée en vigueur le 5 mai 2008.

Plaintes des fournisseurs

Cette sous-activité de programme permet de faire en sorte que les plaintes visant la gestion et l'attribution des contrats qui sont formulées par des fournisseurs éventuels et la population canadienne soient traitées de manière juste, équitable et opportune. Elle établit également un processus de règlement des différends ayant trait aux contrats.

Plaintes des fournisseurs
Description : Afin de répondre aux exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, établi en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, on tient des dossiers sur les renseignements concernant les demandes et les plaintes formulées par les fournisseurs canadiens et le public ainsi que sur les renseignements liés au règlement extrajudiciaire des différends.
Types de documents : Exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, liées aux plaintes concernant l'attribution et l'administration des contrats, aux enquêtes, à l'établissement des rapports définitifs et au processus de règlement extrajudiciare des différends.
Numéro du dossier : TPSGC BOA 011

  • Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement : Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs
    Description : Ce fichier décrit des renseignements se rapportant à des plaintes formulées par des fournisseurs éventuels, concernant l'attribution et la gestion des contrats fédéraux pour des biens et des services. Ce type d'information personnelle peut comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom de l'entreprise), des informations financières, des numéros d'identification, des opinions sur des personnes et des signatures.
    Catégorie de personnes : Des personnes ou des représentants des entreprises qui ont présentés une plainte au BOA; et les répondants à la plainte, qui peuvent comprendre des employés des institutions fédérales et/ou des membres du public.
    But : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur des plaintes des fournisseurs présentées au BOA et ces derniers sont recueillis en vertu des articles 22.1 à 22.3 et 23.1 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
    Usages compatibles : Les constatations et les recommandations de l'ombudsman peuvent être fournies aux plaignants, aux répondants, au ministre fédéral concerné et à la ministre de TPSGC. De l'information peut être divulguée à toute institution fédérale visée par la plainte, et certains renseignements peuvent être décrits dans le FRP normalisé pour les contrats de services professionnels, POU 912. De l'information peut aussi être utilisée ou divulguée pour établir un répertoire des plaintes ou à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports (y compris le rapport annuel du BOA au Parlement).
    Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration
    Numéro d'ADD : En cours d'élaboration
    Renvoi au document nº : TPSGC BOA 015, TPSGC BOA 011
    Enregistrement (SCT) : 20100136
    Numéro de fichier : TPSGC PPU 001
    Notes : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements du FRP, les personnes demandant des renseignements contenus dans ledit fichier doivent fournir l'objet et la date de la pièce de correspondance et le numéro du contrat ou de la demande de propositions. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement est une nouvelle activité de programme, entrée en vigueur le 5 mai 2008.

Services internes

Les services internes constituent des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Services d'acquisitions

Activités mises en œuvre dans de but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu'à la passation ou à la modification d'un marché.

Services de communications

Activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d'information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l'évaluation de politiques, de programmes, de services et d'initiatives.

Services de gestion financière

Activités visant à assurer l'utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Services de gestion des ressources humaines

Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

Services de gestion de l'information

Activités visant à assurer une gestion efficiente et efficace de l'information à l'appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu'à conserver l'information et les documents pour le bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu'ils demeurent accessibles.

Services de technologie de l'information

Activités dont le but est d'assurer l'utilisation efficiente et efficace de la technologie de l'information, à l'appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes afin d'accroître la productivité et d'améliorer les services offerts au public.

Services juridiques

Activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d'atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Services de gestion et de surveillance

Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s'appliquent.

Services du matériel

Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin d'appuyer l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services des biens immobiliers

Activités ayant pour objet d'assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin d'appuyer l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services de voyage et autres services administratifs

Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes.

Catégories de renseignements personnels

Publications du gouvernement du Canada
Cette catégorie de renseignements personnels contient de l'information au sujet des personnes qui ont commandés des publications du gouvernement du Canada des Éditions du gouvernement du Canada par le biais du service à la clientèle ou en ligne. L'information sert au traitement des commandes des publications du gouvernement du Canada. L'information comprend les noms, adresses et numéros des clients.

Cette catégorie de renseignements personnels comprend les membres du public, les employés fédéraux et les personnes représentant des firmes, des bibliothèques, des écoles (tous les niveaux), ainsi que des organismes de santé et communautaires qui ont commandé des publications du gouvernement du Canada.

Le nom et l'adresse de ces personnes sont transmis au fournisseur des services d'entrepôt et de distribution pour fins de traitement des commandes, incluant les envois postaux.

Registre des projets
Dans l'exercice des fonctions qui lui ont été attribuées, le Ministère demande et reçoit une grande quantité de renseignements et de lettres liés aux projets de travaux. Ces projets comprennent notamment l'acquisition, l'aliénation, l'expropriation et la gestion de biens immobiliers; la construction, la réparation et la démolition d'immeubles, de routes et d'ouvrages maritimes, les services de dragage et la gestion de la flotte; la prestation de services de recherche, de développement et de consultation qui s'y rattachent.

Cette catégorie renferme souvent les opinions et points de vue personnels de certaines personnes; l'évaluation des entrepreneurs et du rendement des experts-conseils; des renseignements d'ordre financier liés à la gestion des projets; ainsi que toute autre correspondance relative à des projets particuliers. Ces renseignements personnels sont conservés pendant les périodes qui s'appliquent aux fichiers généraux dans lesquels ils sont classés.
Les dossiers des projets sont classés selon le lieu. Par conséquent, toute demande de consultation de renseignements personnels versés dans les dossiers exige que la personne intéressée fournisse le lieu de réalisation du projet en particulier ainsi que la nature du projet.

Manuels

  • Aménagement pour accès facile : directives sur les coûts
  • Ascenseurs, monte-charges, escaliers roulants et tapis roulants
  • Chauffage, ventilation et climatisation de l'air (CVCA) : filtres à air, MD 15600-5
  • Chauffage, ventilation et climatisation de l'air (CVCA) : prises d'air et éléments terminaux d'évacuation d'air
  • Devis directeur national (DDN) - guide d'utilisation
  • Directive sur l'inscription des fournisseurs de services linguistiques
  • Évaluation finale de l'Initiative de l'industrie de la langue (Industrie Canada 2008)
  • Exécution de projets écologiques
  • Gestion de l'énergie
  • Guide concernant les champs magnétiques à fréquence industrielle
  • Guide d'évaluation de l'accessibilité
  • Guide d'urbanisme, édition révisée
  • Guide de Gestion des AFPS Procédure d'exploitation Uniformisée : Location Commerciale et au Détail
  • Guide de la politique et des procédures du programme d'allocations familiales
  • Guide de l'architecte pour la conception d'immeubles de bureaux en fonction du développement durable
  • Guide de l'utilisateur - Transfert électronique de fonds
  • Guide de l'utilisateur ministériel pour l'acceptation des cartes au gouvernement fédéral
  • Guide de l'utilisateur ministériel pour le service de paiements de factures (SPF) du gouvernement fédéral
  • Guide de procédures contractuelles - Marchés de services linguistiques
  • Guide de procédures des pensions de retraite - Comptabilité
  • Guide de procédures des pensions de retraite - Sociétés d'État (PSE)
  • Guide de procédures des pensions de retraite - Système de contrôle des dossiers/contrôle de la production (SCDCP)
  • Guide d'entrée personnel-paye (Manuel et système en direct)
  • Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA)
  • Guide des opérations d'affaires (GOA)
  • Guide des procédures opérationnelles - Bureau de comptabilité de la paye (BCP)
  • Guide des procédures opérationnelles de la paye - GRC
  • Guide du client de TPSGC
  • Guide du DDN pour la rédaction de devis de construction et de rénovation respectueux de l'environnement
  • Guide en matière de stockage saisonnier de la chaleur
  • Guide pour une construction et une rénovation respectueuses de l'environnement, deuxième édition
  • Guide sur l'administration des pensions de retraite
  • Guide sur l'administration des régimes d'assurances
  • Guide TPSGC de l'éclairage lumière du jour : évaluation préliminaire de l'éclairage lumière du jour dans les immeubles à bureaux
  • Hottes à acide perchlorique et systèmes d'évacuation connexes : lignes directrices pour l'utilisation des hottes à acide perchlorique dans les installations de TPSGC et d'autres ministères du gouvernement du Canada, IM 15129
  • Lignes directrices concernant la durabilité des complexes de couvertures
  • Lignes directrices concernant l'écologisation des achats de services
  • Lignes directrices en matière d'économie d'énergie dans les bureaux du gouvernement : amélioration du facteur de puissance
  • Lignes directrices Intégration de facteurs environnementaux dans les cadres de gestion des achats ministériels
  • Lignes directrices pour l'évaluation sismique des structures en maçonnerie de pierre
  • Lignes directrices pour l'évaluation sismique et la protection parasismique des éléments non structuraux des bâtiments
  • Lignes directrices pour la conception de fondations dans l'Arctique
  • Lignes directrices pour la conception et la mise en service de systèmes de gestion de la fumée
  • Lignes directrices pour la conception, la construction, la réfection et l'entretien d'ouvrages de stationnement durables
  • Lignes directrices pour la protection parasismique des structures en maçonnerie de pierre
  • Lignes directrices relatives à l'étude géotechnique concernant les immeubles
  • Lignes directrices relatives à la durabilité des bâtiments, version 10
  • Lignes directrices relatives à la mise en service d'un système acoustique
  • Lignes directrices relatives aux ancrages lors du nettoyage des fenêtres
  • Lignes directrices sur l'élimination des équipements électroniques et électriques excédentaires du gouvernement fédéral
  • Manuel d'inspection des barrages
  • Manuel d'inspection des ponts (MIP)
  • Manuel de conception-construction
  • Manuel de conversion métrique pour les ingénieurs en mécanique du domaine de la construction
  • Manuel de la sécurité industrielle
  • Manuel de procédures courantes de bureau en ligne - Centre des pensions de la fonction publique
  • Manuel de procédures et de politique de la paye
  • Manuel de procédures pension pour le bureau des pensions de retraite des Forces Armées Canadiennes
  • Manuel de procédures pour le Bureau Régional de la paye
  • Manuel sur la location commerciale et au détail
  • Manuel, directives et avis d'information du receveur général
  • Méthodologie recommandée en matière d'études géotechniques routières
  • Norme de qualification du groupe TR
  • Norme sur l'environnement intérieur des locaux à bureaux, MD 15000
  • Normes de services et de qualité
  • Normes et directives concernant les routes
  • Normes relatives aux publications de TPSGC
  • Orienter dans les édifices publics (S') : une ligne directrice
  • Outil d'aide à la rémunération
  • Planification d'un édifice à bureaux écologique respectueuse de l'environnement (La)
  • Pose et essais des réseaux de câbles
  • Procédure d'accessibilité de la Direction générale des biens immobiliers
  • Procédures de bureau de la Direction de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
  • Profil professionnels dans l'industrie de la langue canadienne (AILIA 2007)
  • Programme Coop (Protocole d'entente)
  • Programme de perfectionnement ciblé TR-3
  • Protection des bâtiments contre les événements chimiques, biologiques et radiologiques (épreuve)
  • Protocole de gestion de l'eau en cinq phases (guide de travail)
  • Protocole de gestion de l'eau en cinq phases (théorie)
  • Protocole nationale de gestion des déchets solides non dangereux des travaux de construction, de rénovation et de démolition
  • Rapport sur les caractéristiques acoustiques des salles de réunion
  • Réduction des fuites d'air : Lignes directrices pour la prise de mesures de réduction des fuites d'air dans les immeubles commerciaux
  • Service de transfert électronique de fonds (TEF) du gouvernement fédéral
  • Stockage souterrain de l'énergie thermique (SSET) : procédure d'évaluation de l'incidence sur l'environnement, rapport de travail
  • Stratégie pour la mise en œuvre de techniques énergétiques dans les immeubles de Travaux publics et services gouvernementaux Canada (Une)
  • Système d'information des marchés de services (SIMS)
  • TPSGC lignes directrices sur la mise en service (CO.3 - CP.13 inclus)
  • TPSGC manuel de mise en service (CP.1)
  • TPSGC norme nationale CDAO (Conception et dessin assisté par ordinateur)
  • Trousse de documentation générique pour la location
  • Utilisation de cendres volantes et de laitier dans le béton : guide des règles de l'art

Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la publication d'information par l'intermédiaire de demandes informelles. Vous pouvez consulter les sommaires des demandes d'accès à l'information complétées et les données ouvertes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Pour présenter une demande informelle ou formelle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez contacter la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Pour de plus amples renseignements d'information sur Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, veuillez visiter le site Web du Ministère à : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada mène des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) dans le but de bien définir, d'évaluer et de minimiser les incidences sur la vie privée avant la mise en œuvre d'une activité ou d'un programme nouveau (nouvelle) ou modifié(e) de façon substantielle touchant les renseignements personnels. Des sommaires d'ÉFVP sont accessibles à partir de l'adresse suivante : Publications et rapports.

Salle de lecture

Conformément à Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, un espace sera mis à la disposition du demandeur, s'il souhaite consulter du matériel sur place. L'adresse est la suivante :

Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Place du Portage, Phase III
11, rue Laurier, 5C1
Gatineau (Québec)