Rappels de décembre

Les sessions, de groupe, d'hiver débuteront bientôt (en janvier). Veuillez consulter les calendriers de formation pour la formation de groupe sur notre site web afin d'envoyer vos commandes subséquentes d'ici le 20 décembre. Cela permettra de tenir compte des jours fériés de la période des fêtes et de faire la mise en cours pour la formation débutant en janvier 2014.

Nous vous rappelons qu'il est de la responsabilité des institutions fédérales de consulter les calendriers de formation sur le site Web de TPSGC afin de s'assurer que les commandes subséquentes sont envoyées à temps. Les institutions fédérales ne doivent pas attendre un rappel de TPSGC pour émettre leurs commandes subséquentes.

Liste des offrants et taux horaires

Veuillez utiliser la liste des offrants et des taux horaires par apprenant. Nous demandons votre collaboration afin d'envoyer vos commandes subséquentes aux adresses courriel indiquées sous chaque offrant. Il semblerait que plusieurs institutions fédérales utilisent encore d'anciennes adresses courriel.

Demande de soumission de prix

Plusieurs fournisseurs nous informent que les institutions fédérales demandent des estimations ou des soumissions de prix pour leurs besoins en formation linguistique. Nous vous rappelons que si vous utilisez les offres à commandes de la série EN578-093429, vous n'avez pas à demander de soumission puisque les taux sont affichés sur notre site Web.

Auto-évaluation et plan d'apprentissage

Nous vous rappelons que le plan d'apprentissage pour le temps plein ou l'auto-évaluation et les résultats de tests ELS pour le temps partiel doivent en tout temps accompagner la commande subséquente.

Différence entre les champs A, B, C et D

Plusieurs institutions fédérales se demandent quelle est la différence entre les lettres A, B, C et D pour les champs de travail 3 et 9.

La différence entre ces lettres est tout simplement le lieu où les locaux du fournisseur sont situés. Les institutions fédérales dont les locaux se trouvent dans le territoire B, C ou D ont donc la possibilité d'utiliser un fournisseur situé à proximité.

Champ A : Territoire Centre-ville Ottawa/Gatineau compris entre la rue Wellington, la rue Maclaren, la rue Baya et la rue Elgin à Ottawa, Ontario et entre la rue Laurier, le boulevard Sacré-Cœur et la rue St-Rédempteur à Gatineau, Québec.

Champ B : Territoire de l'Outaouais à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté de l'Outaouais, province du Québec à l'extérieur du territoire A.

Champ C : Territoire Est/Ottawa : à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté Est de la province de l'Ontario à l'extérieur du territoire A.

Champ D : Territoire Ouest/Ottawa à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté Ouest de la province de l'Ontario à l'extérieur du territoire A.

Formation individuelle demandée dans les locaux de l'institution fédérale

Bien qu'il n'y ait pas un nombre minimum d'heures de formation par semaine exigé dans les énoncés des travaux des offres à commandes pour la formation individuelle, nous demandons la collaboration des institutions fédérales pour ne pas demander à un fournisseur d'envoyer une ressource enseignante dans vos locaux pour seulement 1h de formation. Il n'est pas rentable pour un fournisseur de fournir une ressource enseignante pour une période aussi courte, spécialement lorsque la ressource doit se déplacer assez loin. Nous recommandons, dans la mesure du possible, de regrouper les cours des apprenants nécessitant moins de 3h de formation dans la même journée (l'un après l'autre) ou du moins, sur des blocs de temps exigeant plus d'une heure d'enseignement pour la ressource enseignante.

Facturation et paiement

1. Veuillez vous assurer que l'adresse de facturation est clairement indiquée sur votre commande subséquente. Si celle-ci n'est pas indiquée, le fournisseur expédiera la facture au coordonnateur inscrit sur la commande subséquente.
2. Les offres à commandes ont été émises suite aux besoins exprimés par les institutions fédérales lors des consultations. L'une des exigences fut de recevoir des factures mensuelles. Les fournisseurs doivent donc fournir des factures mensuelles aux institutions fédérales et celles-ci ont l'obligation de payer ces factures dans les 30 jours suivant la réception et l'acceptation des travaux.
3. Lorsque vous optez de payer par dépôt direct, prière de vous assurer d'informer le fournisseur par courriel qu'une requête de transfert électronique de fonds a été transmise à son institution financière. Le courriel doit clairement comporter le numéro de la facture, le montant payé et la date de transfert de fonds.
4. Certaines institutions fédérales imposent le paiement par carte de crédit. Pour votre gouverne, il est strictement interdit d'exiger un tel mode de paiement si le fournisseur ne l'a pas permis dans le cadre de son offre. Le document Liste des offrants et taux horaires fait clairement état du mode de paiement accepté par chaque fournisseur. Veuillez vous assurer que votre institution s'y conforme.

Commandes subséquentes

1. Délai maximal pour l'envoi des commandes subséquentes :

   Formation de groupe : Nous vous rappelons que vous devez envoyer vos commandes subséquentes dans un délai maximal de 10 jours ouvrables avant le début de la formation afin de laisser suffisamment de temps au fournisseur pour faire la mise en cours des groupes. Si une institution fédérale émet sa commandes subséquente moins de 10 jours ouvrables avant le début de la formation, le fournisseur a le droit de la refuser sans mesures correctives. Si le fournisseur l'accepte et que vous annulez la formation avant qu'elle ne débute, vous devrez respecter la politique d'annulation applicable, c'est-à-dire payer 100 % du coût de la formation prévue dans la commande subséquente pour la session en cours.

   Formation individuelle : Nous demandons aux institutions fédérales d'envoyer leurs commandes subséquentes au moins 5 jours ouvrables avant le début de la formation. Ces délais aideront les fournisseurs dans leur recherche de ressources enseignantes qualifiées et d'expérience tout en respectant les exigences relatives à la sécurité. Nous vous rappelons que le fournisseur a, suite à votre demande, 1 jour ouvrable pour vous indiquer s'il sera en mesure d'offrir les services demandés et 2 jours ouvrables pour vous confirmer le lieu et la date de début de la formation.

2. Champ de travail 4 – formation de groupe à temps partiel en institution fédérale.

   Certaines institutions fédérales utilisent encore l'ancien calendrier pour le champ de travail 4. Hors, en juin 2013, je vous ai envoyé un courriel vous avisant qu'il n'y avait plus de calendrier pour ce champ de travail. D'ailleurs, notre site Web en fait clairement mention. Veuillez donc, suivre les procédures établies par TPSGC pour ce champ de travail en communiquant à l'adresse générique achatsformationlinguistique.languagetrainingprocurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca afin d'obtenir le nom d'un fournisseur.

Rappels et publicité envoyés par les fournisseurs

Nous avons reçu plusieurs plaintes à l'effet que les institutions fédérales reçoivent des rappels ou de la publicité liés à la formation linguistique de la part des fournisseurs ce qui génère de la confusion pour les institutions fédérales. Sachez que nous aviserons les fournisseurs que dorénavant nous n'accepterons plus ce genre de publicité ou rappel.

Questions fréquemment posées

Cette foire aux questions sera affichée dans les jours qui suivent.

Exigences de l'énoncé des travaux :

1. Temps de préparation pour les ressources enseignantes et période d'auto-apprentissage : 

   Nous vous rappelons que selon la clause 8.2.2 de l'annexe A – Énoncé des travaux, pour la formation de groupe et individuelle à temps plein, la ressource enseignante doit consacrer 1 heure de préparation de cours par tranche de 6 heures d'enseignement, donc, 1 heure de préparation par journée de 7 heures de formation. Pendant cette heure, les apprenants feront des activités d'auto-apprentissage. Ces périodes d'auto-apprentissage font parties des activités de formation des programmes PFL2 et CEWP.

   Pour la formation à temps partiel, il n'y a aucune période de préparation prévue dans l'énoncé des travaux. La ressource enseignante doit donc gérer son temps afin de s'assurer qu'elle consacre suffisamment de temps pour la préparation de ses cours. Pour les institutions fédérales qui utilisent le temps partagé (block time) pour la formation individuelle à temps partiel afin d'obtenir les services d'une ressource enseignante sur place, nous recommandons fortement que vous ne dépassiez pas 30 heures de formation par semaine pour cette ressource afin de lui permettre de consacrer au moins 1 heure / 6 heures de formation à la préparation des cours.

Comité consultatif

TPSGC, en collaboration avec l'École de la fonction publique, a l'intention de mettre en place un comité consultatif afin que les utilisateurs des offres à commandes de la série EN578-093429 puissent se rencontrer et discuter des enjeux rencontrés, des solutions possibles, des meilleures pratiques, et échanger des idées pour améliorer les procédures actuelles tant du côté de TPSGC et de l'EFPC que de leurs institutions fédérales.

Ces rencontres pourraient avoir lieu sur une base régulière (mensuelle, trimestrielle, etc.) ou sur une base « au fur et à mesure des besoins ». Malheureusement, nous ne pouvons accepter qu'un seul représentant par institution fédérale puisqu'il nous est difficile d'avoir des salles disponibles pour un grand nombre de personnes. Ce représentant devra avoir de bonnes connaissances de nos offres à commandes ainsi qu'une bonne connaissance des procédures administratives reliées aux langues officielles en institution fédérales.

Également, nous mettrons en place un comité consultatif similaire avec les fournisseurs. Éventuellement, vous serez appelé à vous joindre à des réunions réunissant les deux parties (institutions fédérales et fournisseurs).

Si vous êtes intéressés, nous vous prions de bien vouloir vous inscrire à l'adresse générique suivante : achatsformationlinguistique.languagetrainingprocurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca, en fournissant les renseignements suivants :

1. Votre nom complet
2. L'institution fédérale représentée
3. Votre adresse courriel et votre numéro de téléphone.

Sessions d'information

Les dernières sessions d'information ont eu lieu en septembre dernier. Il n'y a aucune session prévue à l'horaire. Toutefois, nous sommes prêts à en offrir, sur demande, si nous avons un minimum de 5 participants. Si vous êtes intéressés, veuillez nous en faire part via notre courriel générique susmentionné. Nous désirons vous informer que nous regardons actuellement la possibilité de développer une formation sur DVD ou en ligne qui pourrait être disponible en tout temps.