Consultations menées auprès des clients - Discussions avec les clients

1. Évaluations
2. Autres points importants pour les clients
3. Maintien des droits acquis des fournisseurs
4. Points de vue des clients sur ProServices
5. Demande de propositions (DP)
6. Catégories
7. Système des services professionnels centralisés (SSPC)
8. Composante de collecte de données
9. Ententes-cadres d'utilisation
10. Prix et attribution de contrats à des fournisseurs exclusifs
11. Code de conduite
12. Suivi ou vérification par TPSGC
13. Sécurité
14. Formation
15. Autres questions posées par les clients

A. Évaluations

1. Les ministères clients intégreront des critères d'évaluation précis dans chaque demande de propositions (DP). Les éléments que les clients souhaitent voir évalués sont décrits en détail ci-après.

   1. Entreprise - Attestation de sécurité à la date d'établissement de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) et fiabilité minimale avec possibilité de parrainage par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'obtention des cotes de sécurité nécessaires
   2. Nombre minimal d'années d'existence de l'entreprise : aucune objection concernant les critères actuels des Services professionnels en ligne (SP en ligne)
   3. Détermination des catégories de personnel :
      • Définir les sous-catégories et demander aux fournisseurs de confirmer leur expérience (organisationnelle) dans la prestation du type de service voulu. Évaluer l'expérience individuelle dans la DP.
      • Rendre accessibles les spécialités des fournisseurs de sorte que les fonctions de recherche produisent des résultats pertinents, puisque certaines catégories sont très vastes. Pour ce faire, utiliser peut-être les numéros d'identification des biens et services (NIBS) ou permettre les recherches à l'aide de mots clés.
   4. Projets, valeur, numéro?Les attestations doivent être soumises afin de se qualifier pour la DP - les ressources ne se qualifient pas à l'étape de la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) - seulement les fournisseurs. L'approche proposée par le Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST) répondra aux attentes formulées par les clients, qui demandent que le processus ne soit pas lourd pour les fournisseurs et ni trop long (dans le temps).

      Réponse de TPSGC :

      De nouveaux fournisseurs ou de nouvelles catégories pourront être ajoutés chaque trimestre suivant un processus de « mise à jour continue ».

      1. Sécurité - Pour que des recherches puissent être lancées dans le système, la question des cotes de sécurité pour les fournisseurs devra avoir été réglée à la phase de présélection, qui est gérée par le SGAST. Par exemple, les fournisseurs doivent avoir une Vérification d'organisation désignée (VOD) au niveau de fiabilité au moment de l'attribution de l'AMA. Ils peuvent demander à TPSGC de les parrainer pour rehausser leur cote de sécurité d'un niveau.
      2. Les fournisseurs (et non les ressources) pourront être présélectionnés si leur entreprise existe depuis un an et s'ils ont de l'expérience dans une catégorie (exécution d'un projet, avec validation auprès des références).
      3. Catégories :
         • Dans ProServices, les catégories seront les mêmes que celles qui sont répertoriées dans les Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) et les Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT). Il n'y aura pas de sous-catégories, c'est-à-dire des spécialités. En fait, les sous-catégories (spécialités) seront définies dans chaque DP.
         • Dans ProServices, les 66 catégories générales et désuètes qui se trouvent actuellement dans les SP en ligne seront remplacées par 149 catégories (447 niveaux) mises à jour. De plus, dans ProServices, les catégories seront constamment actualisées suivant un processus de renouvellement.
      4. Projets - TPSGC propose de valider l'expérience d'un fournisseur pour un projet dans chaque catégorie pour laquelle un fournisseur souhaite être présélectionné, le projet devant avoir été réalisé dans les cinq dernières années.

2. Questions posées par les clients : Pourquoi l'entreprise doit-elle exister depuis un an pour que le fournisseur puisse se qualifier pour ProServices? Comment les fournisseurs devront-ils le démontrer?

   Réponse de TPSGC : C'est la durée requise pour s'assurer qu'une entreprise a traversé tout un « cycle annuel ». Le fournisseur doit le démontrer en fournissant un certificat de propriété ou une inscription d'entreprise ou une déclaration de revenus. Une coentreprise doit compter un membre qui est dans les affaires depuis un an, tel que requis.

3. Question posée par les clients : Les fournisseurs doivent-ils fournir des documents justificatifs pour se qualifier, par exemple un curriculum vitæ?

   Réponse de TPSGC : Puisque TPSGC ne présélectionne pas les ressources à l'étape de la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA), des curriculum vitæ n'ont pas à être fournis. Les clients les obtiendraient à l'étape de la DP.

4. Question posée par les clients : Une valeur minimale en dollars sera-t-elle exigée pour un projet?

   Réponse de TPSGC : Les projets présentent un large éventail de valeurs (p. ex., une période d'un jour seulement), mais l'essentiel est que le fournisseur présente la preuve qu'il a réalisé un projet dans la catégorie pertinente, ce qui sera validé auprès des références. Aucune valeur en dollars pour un projet n'est exigée.

5. Expérience des sous-traitants - Un client a présenté le scénario et la question suivants : Supposons que le fournisseur ABC a confié des travaux à un sous-traitant l'an dernier, mais que le sous-traitant ne travaille plus pour le fournisseur. Ces travaux peuvent-ils être pris en considération dans l'expérience globale du fournisseur pour une catégorie en particulier?

   Réponse de TPSGC : Oui, cette expérience peut être citée dans une catégorie.

6. Question posée par un client : Un fournisseur qui vient d'embaucher une personne qui a déjà travaillé pour un autre fournisseur peut-il citer l'expérience acquise par cette personne pour se préqualifier dans une catégorie donnée?

   Réponse de TPSGC : Non. L'expérience que cite le fournisseur pour se préqualifier dans un volet ou une catégorie en particulier doit avoir été acquise par les ressources qui travaillaient pour lui pendant la période visée. Le fournisseur ne peut se servir de l'expérience des ressources si ces dernières ont acquis l'expérience pendant qu'elles travaillaient pour quelqu'un d'autre.

7. J'ai un besoin évalué à environ 65 000 $, mais mon expérience de ce type de besoin me fait dire que le contrat devrait être modifié considérablement, de sorte que le montant pourrait dépasser le seuil de l'ALENA. Une fois l'harmonisation de l'ensemble des méthodes d'approvisionnement terminée, aurai-je encore la possibilité de recourir aux méthodes d'achat de plus grande valeur pour ce besoin?

   Réponse de TPSGC : Si vous estimez que votre besoin dépassera le seuil prévu dans l'ALENA, vous devez recourir à des méthodes destinées aux achats de plus grande valeur (SPICT ou SPTS), également sur le portail électronique unique du Système des services professionnels centralisés (SSPC).

B. Autres points importants pour les clients

1. Facilité d'utilisation et possibilité de sélectionner une ou plusieurs entreprises à inviter à soumissionner (à l'instar des SPICT et des SPTS) en fonction des volets. Nota : Le nombre de fournisseurs s'élevant à plus de 2 000, le soumissionnaire le plus offrant répond rarement à nos exigences (voir des exemples des SPICT et des SPTS).

   Réponse de TPSGC : ProServices cadrera avec la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels et permettra aux clients de sélectionner au moins deux entreprises à partir d'une liste de fournisseurs affichée dans des résultats de recherche dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC). De plus, ProServices offrira aux clients la latitude nécessaire pour qu'ils puissent répondre aux besoins en conformité avec le Règlement sur les marchés de l'État (RME), c'est-à-dire choisir un fournisseur pour les besoins de moins de 25 000 $. Enfin, en conformité avec la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels, il n'y a pas de prix dans le système, puisqu'ils seront établis dans le cadre du processus de DP lancé par les clients.

2. Les clients doivent pouvoir accéder aux entreprises qui possèdent la combinaison de compétences nécessaires pour faire le travail, particulièrement dans les domaines plus techniques, et des utilisateurs craignent que les petites entreprises très spécialisées tombent dans l'oubli. Cela risque d'arriver aussi si les clients ne connaissent pas de fournisseurs qualifiés ou compétents.

   Réponse de TPSGC : La méthode d'approvisionnement de ProServices prévoira un processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs), suivi d'un processus de mise à jour continue (trimestrielle) pour une période, puis on reviendra à un cycle de renouvellement et à des mises à jour continues.

3. Subdiviser les volets en sous-volets dans certaines catégories. Compte tenu du nombre considérable de fournisseurs éventuels (plus de 2 000), les fournisseurs inscrits dans les grands volets risquent fort de ne pas posséder les connaissances, le savoir-faire ou l'expérience requis. En subdivisant les volets (ex. rédacteur), on permettra aux utilisateurs de transmettre des DP aux fournisseurs qui sont vraiment capables de faire le travail et qualifiés à cette fin. Pour le rédacteur, par exemple, il n'existait qu'une catégorie, soit celle de la rédaction technique/communication. Le domaine de la rédaction technique est excessivement large.

   Réponse de TPSGC : Dans ProServices, les 66 catégories générales et désuètes qui se trouvent actuellement dans les SP en ligne seront remplacées par 150 catégories mises à jour. Ces 150 catégories représentent les catégories actuelles des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) et des Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT). De plus, dans ProServices, les catégories continueront d'être actualisées suivant un processus de mise à jour. Il n'y aura pas de sous-catégories, c'est-à-dire des spécialités. En fait, les sous-catégories (spécialités) seront définies dans chaque DP.

4. Tenir l'information du site Web à jour. On perd souvent du temps à transmettre des DP à des fournisseurs qui ne souhaitent pas soumissionner ou parfois qui ne sont même plus en affaires.

   Réponse de TPSGC : Les données dans la méthode d'approvisionnement ProServices seront tenues à jour par l'entremise du processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs), suivi d'un processus de mise à jour continue (trimestrielle) pour une période, puis on reviendra à un cycle de renouvellement et à des mises à jour continues.

5. Ajouter ultérieurement des catégories qui ne sont pas assez précises à ce moment-ci (p. ex., économiste, rédacteur).

   Réponse de TPSGC : Initialement, les catégories de ProServices seront définies à partir de celles des SPTS et des SPICT. D'autres méthodes d'approvisionnement telles que celles des Services d'apprentissage et les services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) seront ajoutées à l'avenir.

6. Chaque fournisseur devrait avoir une page de profil où il peut présenter des renseignements sur son entreprise, y compris un lien vers son site Web. Cela pourrait se révéler particulièrement utile pour les clients qui souhaitent rechercher des fournisseurs qui offrent un type précis de services ou possèdent de l'expérience dans un domaine d'expertise donné.

   Réponse de TPSGC : Cette fonction est déjà accessible dans le portail en ligne unique (Système des services professionnels centralisés [SSPC]), dans le module du fournisseur. Remplir un profil fait partie du processus d'inscription.

C. Maintien des droits acquis des fournisseurs

1. Qu'entend-on par « maintien des droits acquis »?

   Réponse de TPSGC : Le maintien des droits acquis signifie qu'une fois qu'un fournisseur a été présélectionné relativement à une méthode d'approvisionnement, par exemple les Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT), le fournisseur n'est pas réévalué, et aucune justification n'est requise. Dans ProServices, les fournisseurs existants des SPTS et des SPICT (détenteurs d'offres à commandes [OC] et d'arrangement en matière d'approvisionnement [AMA]) ne seront pas réévalués. Ces fournisseurs indiqueront dans le module du fournisseur du Système des services professionnels centralisés (SSPC) – Composante de collecte de données qu'ils ont des droits acquis, et ils devront fournir certaines données dans la Composante de collecte de données, par exemple choisir des volets et des catégories, mais aucune justification ne sera requise (projets ou références).

2. Pourquoi ne peut-on pas accorder également de droits acquis aux fournisseurs des SP en ligne?

   Réponse de TPSGC : Il est impossible d'accorder des droits acquis aux fournisseurs actuels des SP en ligne pour les raisons suivantes :

   1. les catégories actuelles des SP en ligne seront toutes remplacées par de nouvelles catégories;
   2. il n'y a jamais eu de processus de validation pour les catégories choisies par les fournisseurs dans les SP en ligne, c'est-à-dire l'expérience réelle dans une catégorie;
   3. SP en ligne est un système désuet dont les données remontent au milieu des années 1990.

D. Points de vue des clients sur ProServices

1. Question posée par les clients : Pour élaborer les modèles d'énoncé des travaux (EDT), s'inspirera-t-on des modèles actuels?

   Réponse de TPSGC : Les modèles sont fondés sur les modèles normalisés de TPSGC. Ce dernier s'efforce actuellement de simplifier le modèle de DP pour les besoins de faible valeur. Des modèles seront établis pour l'énoncé des travaux, mais les clients pourront les adapter.

2.  Les clients ont mentionné la nécessité d'utiliser l'outil ProServices en situation d'urgence pour les contrats de 100 000 $ et moins (puisque ces contrats ne seraient pas assujettis aux accords commerciaux dans les véritables situations d'urgence). Les clients pourraient ainsi être concurrentiels et avoir accès à des fournisseurs présélectionnés, même en cas d'urgence.

   Réponse de TPSGC : Il existe des exemptions au recours obligatoire aux offres à commandes (OC) et aux arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) de TPSGC pour des situations telles que définies dans le Règlement sur les marchés de l'État (RME), ainsi que des exemptions lorsqu'une catégorie requise n'est pas offerte dans le cadre des OC ou des AMA obligatoires. Une exemption peut être obtenue de TPSGC en contactant le responsable de la méthode d'approvisionnement.

3. Les clients ont mentionné qu'étant donné qu'il n'y aura plus de prix plafonds, ce serait bien d'avoir un genre de tarif horaire ou journalier moyen pour les catégories. Ainsi, les clients pourraient plus facilement évaluer les coûts et négocier les prix en cas d'attribution d'un contrat à un seul fournisseur ou de soumission unique. Un ordre de prix par catégorie ou niveau pourrait être pratique.

   Réponse de TPSGC : L'établissement de prix moyens ne fait pas partie des fonctions accessibles actuellement à partir du portail en ligne unique. En effectuant une recherche à partir de la composante des OC des SPTS ou des SPICT, vous devriez pouvoir vous faire une idée générale des prix. De plus, il est prévu d'afficher le taux médian de chaque méthode d'approvisionnement dans le site Web du Système des services professionnels centralisés (SSPC).

4. La question des déplacements entre Ottawa et la Colombie-Britannique est une source de préoccupation chez les clients.

   Réponse de TPSGC : Les clients pourront limiter les recherches à six régions et douze zones métropolitaines. De plus, dans les résultats de recherche, les clients pourront obtenir des renseignements confirmant qu'un fournisseur a un bureau dans la région. Les frais de déplacement, le cas échéant, font partie du contrat subséquent.

5. Questions posées par les clients : Y aura-t-il un algorithme pour la rotation des fournisseurs? Comment les fournisseurs seront-ils choisis?

   Réponse de TPSGC : La recherche doit identifier au moins deux fournisseurs, mais TPSGC en recommande trois. Le client doit en choisir au moins un, et le Système des services professionnels centralisés (SSPC) en ajoutera un choisi au hasard (qui est différent chaque fois).

6. Question posée par les clients : Y aura-t-il une description claire des attentes rattachées aux rôles à confier aux fournisseurs dans ProServices, par exemple à celui de gestionnaire de projet?

   Réponse de TPSGC : Oui. Des descriptions et des niveaux seront établis pour chaque rôle.

7. Question posée par les clients : Comment attribuer un contrat à un fournisseur unique à Edmonton?

   Réponse de TPSGC : Vous pouvez limiter votre recherche à cette zone métropolitaine.

8. Question posée par un client : Y aura-t-il une fonction qui permettra de créer un contrat à partir d'un modèle comportant toutes les modalités pertinentes?

   Réponse de TPSGC : Il n'y a pas de modèles de contrats à ce moment-ci.

9. Question posée par un client : Comment le rendement des fournisseurs sera-t-il géré dans ProServices?

   Réponse de TPSGC : Il est prévu d'adopter le processus d'évaluation des SP en ligne pour le Système des services professionnels centralisés (SSPC). Des détails à ce sujet seront communiqués lorsqu'ils seront disponibles.

10. Question posée par les clients : Y aura-t-il un questionnaire permettant de vérifier la méthode d'approvisionnement et la catégorie à utiliser?

    Réponse de TPSGC : Dans ProServices, un questionnaire limité permettra de déterminer s'il s'agit d'un besoin en TI ou d'un autre besoin.

11. Questions posées par les clients : Combien de temps les fournisseurs doivent-ils attendre avant d'être acceptés dans ProServices? Quelle est la fréquence de mise à jour du système?

    Réponse de TPSGC : Un processus de mise à jour continue (trimestrielle) sera mis en place à la suite du lancement de ProServices dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC), suivi d'un processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs). Le renouvellement sera effectué tous les 18 mois.

12. Question posée par les clients : Pourquoi les services d'évaluation ne constituent-ils pas une catégorie?

    Réponse de TPSGC : Les services d'évaluation constituent la catégorie 9.12 dans le Volet 9 - Services-conseils en affaires et services de gestion du changement.

13. Question posée par un client : Comment peut-on préciser des critères à l'intérieur d'une catégorie, par exemple passer aux descriptions de travail pour le rédacteur technique?

    Réponse de TPSGC : On peut préciser des critères par l'entremise du processus de DP, sous la rubrique « critères supplémentaires », après avoir fait une recherche de catégorie dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC).

14. Questions posées par les clients : Y aura-t-il quelqu'un à qui adresser les questions techniques? Existera-t-il une boîte aux lettres générique?

    Réponse de TPSGC : Le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement se chargera du processus et pourra répondre aux questions. Il y aura une boîte aux lettres générique ainsi qu'un service courant de soutien en matière d'approvisionnement à l'adresse suivante : RCNSpenligne.NCRPSOnline@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

15. Question posée par les clients : Les fournisseurs seront-ils tous présélectionnés?

    Réponse de TPSGC : Oui. Le processus commence avec tous les fournisseurs inscrits au module du fournisseur du Système de services professionnels centralisés (SSPC). Tous les fournisseurs consigneront des renseignements dans le module du fournisseur des SSPC - Composante de collecte de données. S'il s'agit d'un fournisseur existant des SPTS ou des SPICT, il pourra avoir des droits acquis, mais la consignation de données dans le module du fournisseur des SSPC - Composante de collecte de données est obligatoire.

16. Questions posées par les clients : Le nouveau ProServices comportera-t-il des OC et des AMA? Dans quelle mesure sera-t-il plus facile à utiliser pour les fournisseurs?

    Réponse de TPSGC : ProServices ne comporte que des AMA. Pour les offres à commandes, les autres méthodes d'approvisionnement dans le Système des services professionnels centralisés peuvent toujours être utilisées.

    Réponse de TPSGC : Le portail en ligne unique, les mises à jour continues (trimestrielles) et le module du fournisseur du Système des services professionnels centralisés (SSPC) - Composante de collecte de données simplifieront le processus pour les fournisseurs, et permettront également à ceux-ci d'accroître leurs occasions d'affaires (par exemple, mise à jour trimestrielle des renseignements).

17. Question posée par les clients : Les AMA fourniront-ils le nom des consultants?

    Réponse de TPSGC : Les noms des consultants ne seront pas fournis. Ils font partie du processus de DP exécuté par les clients, à la suite d'une recherche dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC).

18. Question posée par les clients : Comment peut-on trouver un consultant ou un fournisseur dans une région?

    Réponse de TPSGC : Avec le nouveau processus, vous pouvez faire des recherches dans six régions ou douze zones métropolitaines. Les résultats de la recherche indiquent également les fournisseurs qui ont un bureau local dans la région.

19. Question posée par les clients : Combien de temps faut-il pour l'inscription et l'évaluation des fournisseurs?

    Réponse de TPSGC : Une fois le système en marche, l'évaluation, s'effectuera tous les trimestres.

20. Question posée par les clients : ProServices sera-t-il réservé à la gestion du matériel ou aux biens immobiliers?

    Réponse de TPSGC : ProServices vise les besoins d'une valeur inférieure à 78 500 $. Par conséquent, ces services pourront être utilisés par la gestion du matériel.

21. Question posée par les clients : Sera-t-il possible d'effectuer des recherches en fonction du nombre d'années d'expérience?

    Réponse de TPSGC : Non. La recherche est fondée sur les catégories et les niveaux (p. ex., subalterne, intermédiaire ou supérieur). Les descriptions des niveaux seront accessibles sur le site Web.

22. Question posée par les clients : Les agents des achats devront-ils utiliser les modèles d'énoncé des travaux (EDT) et de critères d'évaluation?

    Réponse de TPSGC : Non. Toutefois, l'utilisation des modèles est encouragée, puisqu'ils aident à créer des renseignements complets.

23. Question posée par les clients : Les SP en ligne comportent une fonction d'inscription rapide pour les fournisseurs. ProServices offrira-t-il une pareille fonction?

    Réponse de TPSGC : Un des principaux changements est que ProServices n'inscrira pas les fournisseurs; ceux-ci devront déjà être inscrits et présélectionnés. Un processus de mise à jour continue (trimestrielle) sera mis en place à la suite du lancement de ProServices dans le Système de services professionnels centralisés (SSPC), suivi d'un processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs). Le renouvellement aura lieu tous les 18 mois.

24. Question posée par les clients : Pourquoi a-t-on supprimé les prix dans l'AMA? Cette information était très utile dans l'évaluation budgétaire de nos besoins.

    Réponse de TPSGC : À la suite des consultations dans le cadre de la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels, il a été déterminé que des taux plus élevés avaient été proposés en raison des taux fermes établis pour l'arrangement en matière d'approvisionnement. Des taux fermes doivent être établis dans le cadre du processus de DP effectué par les clients, après la recherche dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC). En effectuant une recherche à partir de la composante des OC des SPTS ou des SPICT, vous devriez pouvoir vous faire une idée générale des prix. De plus, il est prévu d'afficher le taux médian de chaque méthode d'approvisionnement dans le site Web du Système des services professionnels centralisés (SSPC).

25. Question posée par les clients : TPSGC aura-t-il le temps de vérifier si les prix soumis par les fournisseurs pour un besoin dépassent les prix plafonds? On dirait une étape de plus à gérer pour lui.

    Réponse de TPSGC : Aucun tarif plafond ne sera fixé dans le cadre du processus de DAMA. Puisque les besoins soumis par l'intermédiaire de ProServices seront concurrentiels, les fournisseurs vous proposeront des prix concurrentiels (juste valeur marchande) après avoir reçu une DP.

26. Question posée par les clients : Dans les SP en ligne, on pouvait modifier le contrat attribué jusqu'à concurrence de 50 % du montant initial. Est-ce que cela sera possible dans ProServices?

    Réponse de TPSGC : Dans ProServices, vous pourrez modifier les contrats dans la mesure où vous ne dépassez pas le seuil de l'ALENA établi à 78 500 $ (taxes, frais de déplacement et de subsistance, TPS/TVH, etc., compris).

27. Question posée par les clients : Pourra-t-on préciser notre besoin à l'aide de critères supplémentaires?

    Réponse de TPSGC : Oui, mais vous devez faire en sorte que les critères correspondent à la description de cette catégorie en particulier, et éviter de réévaluer l'expérience de l'entreprise, celle-ci ayant déjà été évaluée dans le cadre du processus de présélection pour ProServices.

28. Question posée par les clients : ProServices s'appliquera-t-il dans les régions visées par des ententes sur la revendication territoriale globale (ERTG)?

    Réponse de TPSGC : ProServices permettra aux clients de chercher des fournisseurs autochtones. À l'heure actuelle, ProServices ne répond pas aux besoins liés aux ERTG.

E. Demande de propositions (DP) préparée par les clients

1. La question des déplacements entre Ottawa et la Colombie-Britannique est une source de préoccupation chez les clients, qui s'interrogent à ce sujet.

   Réponse de TPSGC : Les clients pourront limiter les recherches à six régions et douze zones métropolitaines. De plus, dans les résultats de recherche, les clients pourront obtenir des renseignements confirmant qu'un fournisseur a un bureau dans la région. Les frais de déplacement, le cas échéant, font partie du contrat subséquent.

2. Les clients craignent que les ressources ne soient pas disponibles au moment d'émettre une DP.

   Réponse de TPSGC : ProServices présélectionne l'expérience du fournisseur dans une catégorie. Les ressources possédant les compétences et l'expérience demandées par un client sont présentées à l'étape de la DP, et évaluées par le client. La clause relative au remplacement du personnel s'applique au moment de l'attribution du contrat.

3. Question posée par les clients : Sur quoi les modèles de DP prendront-ils appui?

   Réponse de TPSGC : Ils prendront appui sur les modèles normalisés de TPSGC. Cependant, TPSGC cherche actuellement à simplifier la DP.

F. Catégories

1. Comment pourrons-nous, dans les régions, proposer des changements aux catégories, par exemple si nous jugeons nécessaire d'ajouter un rôle dans une catégorie?

   Réponse de TPSGC : L'ajout d'une catégorie commence à un niveau plus élevé, soit à celui de la méthode d'approvisionnement, c'est-à-dire les SPICT. La nouvelle catégorie serait incluse dans ProServices dans le cadre d'un processus de renouvellement de ProServices. Vous pourrez proposer des modifications en communiquant avec le responsable de la méthode d'approvisionnement en question. Si elle est acceptée, la nouvelle catégorie sera ajoutée dans le cadre du processus de renouvellement.

2. Question posée par les clients : Le volet de la vérification judiciaire de l'AMA des SPSV permettra-t-il l'attribution de contrats à un fournisseur exclusif une fois cet AMA intégré à ProServices?

   Réponse de TPSGC : Il est très peu probable que le montant de tout besoin du volet de la vérification judiciaire soit inférieur au seuil de l'ALENA mais, si tel était le cas, oui, vous pourriez attribuer un contrat à un fournisseur exclusif. Il faudrait néanmoins tenir compte des autres particularités du besoin.

3. Question posée par un client : J'ai souvent besoin de spécialistes dans le domaine nucléaire. Comment dois-je utiliser vos outils obligatoires pour ce type de besoin?

   Réponse de TPSGC : Si votre besoin ne correspond actuellement à aucune méthode d'approvisionnement de services professionnels, alors vous devrez continuer d'attribuer un contrat suivant les procédures de votre ministère.

4. Question posée par les clients : À quelle fréquence les catégories seront-elles mises à jour?

   Réponse de TPSGC : Les mises à jour sont continues, c'est-à-dire qu'elles sont faites tous les trimestres. Les fournisseurs peuvent présenter une proposition en tout temps, avec de nouvelles données pour le fournisseur ou les nouveaux fournisseurs ajoutés trimestriellement dans ProServices.

G. Système des services professionnels centralisés (SSPC)

1. Question posée par les clients : Pouvons-nous créer un raccourci vers le SSPC?

   Réponse de TPSGC : Oui. Toutefois, vous devrez tout de même entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe.

2. Question posée par les clients : Quand pourra-t-on utiliser les modèles d'EDT et de critères d'évaluation?

   Réponse de TPSGC : Les modèles d'énoncé des travaux et de critères d'évaluation sont actuellement mis au point. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Daniel Paquet, à l'adresse Daniel.paquet@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3. Question posée par les clients : Existera-t-il une liste de vérification répertoriant toutes les tâches du processus à exécuter?

   Réponse de TPSGC : Oui, des renseignements à l'intention des clients seront affichés sur le site Web du Système des services professionnels centralisés (SSPC), et de la formation en ligne sera également offerte. De plus amples renseignements seront fournis à ce sujet dans les prochains mois.

   De plus, un questionnaire dans le SSPC permettra de déterminer s'il s'agit d'un besoin en TI ou d'un autre besoin.

4. Questions posées par les clients : Les fournisseurs auront-ils plus de difficulté à s'inscrire ou à accéder au système? Quand les fournisseurs pourront-ils s'inscrire?

   Réponse de TPSGC : Un des principaux changements est que ProServices n'inscrira pas les fournisseurs; ceux-ci devront déjà être inscrits et présélectionnés. Un processus de mise à jour continue (trimestrielle) sera mis en place à la suite du lancement de ProServices dans le Système de services professionnels centralisés (SSPC), suivi d'un processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs). Le renouvellement aura lieu tous les 18 mois.

5. Question posée par les clients : Le portail en ligne comportera-t-il un lien vers les Données d'inscription des fournisseurs (DIF)?

   Réponse de TPSGC : Oui, il y aura un lien vers le DIF (numéro d'entreprise – approvisionnement).

6. Question posée par les clients : Pourrons-nous accéder à la liste de fournisseurs dans le portail en ligne des SSPC?

   Réponse de TPSGC : La liste des fournisseurs pourra seulement être obtenue en faisant une recherche dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC).

7. Question posée par les clients : Comment trouverons-nous un fournisseur pour l'attribution d'un marché prescrit?

   Réponse de TPSGC : Vous devrez faire une recherche dans les catégories voulues, puis produire une liste de fournisseurs à partir de laquelle vous sélectionnerez celui que vous voulez.

8. Question posée par les clients : Qui attribue le droit d'accès au portail électronique du SSPC?

   Réponse de TPSGC : La première étape est l'inscription. L'employé d'un ministère fédéral s'inscrira par l'entremise du module du fournisseur du Système des services professionnels centralisés (SSPC). Le superviseur de l'employé devra approuver la demande. L'employé d'un ministère fédéral devra suivre la formation obligatoire en ligne, après quoi les justificatifs attribués leur permettront d'accéder au SSPC.

H. Composante de collecte de données

1. Question posée par les clients : L'outil de collecte de données permettra-t-il de répertorier les niveaux d'une catégorie des fournisseurs?

   Réponse de TPSGC : Oui, il le permettra.

2. Question posée par les clients : Comment ferai-je pour connaître les niveaux d'une entreprise?

   Réponse de TPSGC : Les fournisseurs seront présélectionnés pour tous les niveaux d'une catégorie. L'expérience exigée pour le travail sera établie par le client et évaluée dans le cadre du processus de DP.

3. Question posée par les clients : L'inscription dans ProServices se fera-t-elle sur papier?

   Réponse de TPSGC : Non, le processus ne se fera pas sur papier. Un des principaux changements est que ProServices n'inscrira pas les fournisseurs; ceux-ci devront déjà être inscrits et présélectionnés. Un processus de mise à jour continue (trimestrielle) sera mis en place à la suite du lancement ProServices dans le Système de services professionnels centralisés (SSPC), suivi d'un processus de renouvellement (nouvelle validation ou saisie de données provenant de tous les fournisseurs). Le renouvellement sera effectué tous les 18 mois.

4. Question posée par les clients : Effectuera-t-on une vérification des renseignements soumis par les fournisseurs pour en examiner l'exactitude?

   Réponse de TPSGC : Oui, dans le cadre de l'évaluation des propositions, l'expérience et les qualifications des fournisseurs seront vérifiées.

I. Ententes-cadres d'utilisation

1. Question posée par les clients : Si nous avons déjà conclu une entente, devrons-nous tout de même en signer une autre?

   Réponse de TPSGC : On s'efforcera de faire signer une entente-cadre d'utilisation à tous les ministères pour qu'ils puissent accéder au Système des services professionnels centralisés (SSPC). Tôt ou tard, la nouvelle entente-cadre d'utilisation remplacera toutes les ententes en vigueur.

2. Question posée par les clients : Établira-t-on une liste des utilisateurs dans l'entente‑cadre?

   Réponse de TPSGC : Non, on n'en établira pas. Tous les utilisateurs au sein du ministère pourront obtenir un accès à ProServices.

3. Question posée par les clients : Dans les ententes-cadres d'utilisation, tiendra-t-on compte du fait que certains ministères détiennent des pouvoirs délégués de l'ordre de 4 millions de dollars?

   Réponse de TPSGC : Aucun montant n'est précisé dans l'entente-cadre d'utilisation.

4. Question posée par les clients internes de TPSGC : Comment l'entente-cadre d'utilisation fonctionnera-t-elle?

   Réponse de TPSGC : Les clients internes n'auront pas à signer d'entente-cadre d'utilisation.

J. Prix et attribution de contrats à des fournisseurs exclusifs

1. Question posée par les clients : Pouvons-nous utiliser notre propre modèle de contrat pour l'attribution de contrats à des fournisseurs exclusifs à l'intérieur de notre ministère?

   Réponse de TPSGC : Puisque ProServices est un outil obligatoire, les modèles de TPSGC comportant les clauses pertinentes tenant compte du montant de votre besoin (confié à un fournisseur exclusif) doivent être utilisés. En signant l'entente-cadre d'utilisation, votre ministère consentira à utiliser nos modèles.

2. Question posée par les clients : Pour tout besoin confié à un fournisseur exclusif (d'un montant inférieur à 25 000 $), devrons-nous utiliser ProServices?

   Réponse de TPSGC : Oui, les ministères doivent utiliser ProServices.

K. Code de conduite

1. Question posée par les clients : Les fournisseurs devront-ils remplir le formulaire relatif à l'existence d'un casier judiciaire pour s'inscrire à ProServices? Le code de conduite s'applique-t-il dans ProServices?

   Réponse de TPSGC : Oui, ProServices comprend des attestations pour la vérification de l'existence d'un casier judiciaire et le code de conduite, ainsi que les modèles de TPSGC. À l'heure actuelle, les fournisseurs doivent présenter une liste des membres du conseil d'administration de l'entreprise.

   Il s'agit de l'un des avantages de ProServices.

2. Question posée par les clients : Les ministères fédéraux devront-ils consulter TPSGC pour connaître le nom des membres du conseil d'administration?

   Réponse de TPSGC : Non, TPSGC veillera à ce que cette information fasse partie de notre documentation.

L. Suivi ou vérification par TPSGC

1. Demande des clients : En prévision des vérifications auxquelles seront soumis ultérieurement les clients de ProServices, nous aimerions avoir une idée (d'avance) des attentes que l'on aura à notre égard pour nous assurer de verser l'information pertinente au dossier.

   Réponse de TPSGC : Le cadre d'évaluation de ProServices s'inspirera de celui des SP en ligne. Les modifications à apporter au cadre des SP en ligne sont en cours de validation dans le cadre d'un projet pilote. En résumé, la principale modification consistera à éliminer le rapport sur les mesures correctives préparé par le Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST) et le client. La liste de vérification est celle qui figure présentement dans le site Web des SP en ligne.

2. Observation formulée par les clients : Il est nécessaire d'obtenir une rétroaction ou des conseils uniformes de la part de l'équipe de ProServices de TPSGC.

   Réponse de TPSGC : Une rétroaction et des conseils uniformes passent d'abord par une formation normalisée, c'est-à-dire une seule séance de formation pour tous les services professionnels, à l'exception des services d'aide temporaire, offerte à partir du portail en ligne unique du SSPC. Cela nécessite ensuite l'application de règles administratives communes pour l'ensemble des services professionnels, à l'exception des services d'aide temporaire.

3. Observation formulée par les clients : Il est nécessaire de pouvoir prendre des décisions opérationnelles en matière d'approvisionnement, au besoin, à mesure que les problèmes se font jour. Il est arrivé par le passé aux conseillers des SP en ligne de donner des conseils sur les rudiments des approvisionnements plutôt que sur l'outil même.

   Réponse de TPSGC : L'objectif de la séance de formation unique et des règles administratives communes décrites ci-dessus est d'éliminer ce genre de situation, ce qui ne doit pas empêcher les clients de demander conseil à TPSGC pour les besoins qui sont plus complexes, ne conviennent pas à ProServices ou sont exemptés de l'utilisation obligatoire des OC et des AMA de TPSGC.

4. Questions posées par les clients : Quelles sont les modalités concernant les rapports à présenter? Des évaluations seront-elles effectuées à des fins de vérification? Les clients devront-ils présenter des rapports?

   Réponse de TPSGC : Les clients ne seront pas tenus de présenter des rapports dans le nouvel outil harmonisé ProServices. Il y aura un cadre d'évaluation pour le SSPC, qui prendra appui sur un échantillonnage aléatoire. Des rapports sur les fournisseurs continueront toutefois d'être présentés.

5. Question posée par un client : Devrais-je répondre à des questions (dans le cadre d'une vérification) après avoir utilisé le SSPC?

   Réponse de TPSGC : On sélectionnera des projets d'approvisionnement de façon aléatoire pour vérifier si les règles sont suivies.

M. Sécurité

1. Observation formulée par les clients : Les fournisseurs doivent détenir au préalable une cote de fiabilité ou une cote supérieure (pas de déclaration) pour se qualifier. TPSGC doit aussi préciser qu'il y a une différence entre la vérification individuelle et la vérification d'organisation.

   Réponse de TPSGC : Tous les fournisseurs dans ProServices détiendront à tout le moins une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD) à la suite du processus de renouvellement ou de mise à jour. Une fois présélectionnés, s'il y a lieu, ils pourront être parrainés par TPSGC pour augmenter leur cote d'un niveau. Ces modalités ont été transmises à tous les fournisseurs dans SP en ligne, par l'entremise de courriels et dans le cadre de consultations.

2. Question posée par les clients : Un ministère client pourra-t-il établir sa propre attestation de sécurité pour un fournisseur de ProServices?

   Réponse de TPSGC : Non. C'est TPSGC qui doit accorder l'attestation de sécurité, puisque les ministères clients utilisent l'outil de TPSGC. Toutefois, certains ministères doivent tout de même effectuer leurs propres vérifications, comme c'est le cas pour la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

3. Questions posées par les clients : Combien en coûte-t-il aux ministères clients pour qu'un fournisseur obtienne une cote de sécurité? L'attribuera-t-on désormais suivant le principe de récupération des coûts?

   Réponse de TPSGC : Il n'y a pas de frais pour le ministère client, puisque chaque fournisseur doit détenir à tout le moins une VOD pour ProServices.

N. Formation

1. Question posée par les clients : Peut-on suivre la formation sur les modèles d'EDT sans suivre les autres cours obligatoires destinés aux clients?

   Réponse de TPSGC : Actuellement, il n'y a pas de formation pour le modèle d'énoncé des travaux; cependant, il faut suivre de la formation obligatoire pour pouvoir utiliser le Système des services professionnels centralisés (SSPC).

2. Question posée par un client : Comment pourrai-je accéder à la formation si je ne suis pas dans le secteur des approvisionnements?

   Réponse de TPSGC : Lorsque vous vous inscrirez au Système des services professionnels centralisés (SSPC), vous devrez suivre la formation en ligne pour pouvoir obtenir les attestations vous permettant d'accéder au SSPC.

3. Préférence exprimée par les clients : Pouvoir faire un retour sur un domaine précis, sans repasser tout le document. La formation devrait être accessible dans GCPEDIA ou Achatsetventes.

   Réponse de TPSGC : Les clients devront suivre tous les modules. Ils pourront revenir aux documents pour les consulter. On examine actuellement la localisation des cours de formation en ligne. Des renseignements supplémentaires seront fournis.

4. Question posée par les clients : Quand offrira-t-on une formation en ligne sur le système?

   Un lien vers des renseignements sur la formation harmonisée se trouve sur le site du SSPC. Cette formation est assurée par le système de gestion de l'apprentissage de production, qui est un logiciel d'apprentissage en ligne. Voici le lien vers le site Web du Système des services professionnels centralisés et pour la Formation en ligne.

5. Question posée par les clients : La formation en ligne est-elle obligatoire si l'on est déjà inscrit dans le SSPC?

   Réponse de TPSGC : Oui. La formation en ligne est obligatoire, et tous les utilisateurs doivent la suivre de nouveau. Cette formation est actuellement mise en œuvre dans le cadre d'un projet pilote mené au ministère de la Défense nationale (MDN). Une fois le projet pilote terminé, la mise en place se fera dans tous les autres ministères fédéraux. Les utilisateurs auront un certain temps pour suivre la formation en ligne (par exemple, trois mois). Les utilisateurs qui n'auront pas suivi la formation recevront un rappel. Si, par la suite, ils ne suivent toujours pas la formation, leur accès au SSPC sera révoqué jusqu'à ce qu'ils aient terminé le cours.

   Pour ProServices, la formation à l'intention des utilisateurs actuels des ministères fédéraux de SP en ligne aura lieu en octobre 2013. Voici les diverses étapes :

   • Réception d'un courriel avec les coordonnées pour s'inscrire au SSPC et à la formation
   • Formation en ligne (les deux volets : offre à commandes et arrangement en matière d'approvisionnement)
   • Une fois la formation terminée, envoi de l'attestation (version PDF) dans la boîte générique du SSPC.
   • Justificatifs pour accéder au SSPC.

O. Autres questions posées par les clients

1. Question posée par les clients : Que signifie services d'apprentissage de « bout en bout »?

   Réponse de TPSGC : « Bout en bout » renvoie à toutes les étapes, soient l'analyse stratégique, la conception, le développement, la programmation, le multimédia, la gestion de projet et la prestation des services.

2. Question posée par les clients : Pourquoi n'intègre-t-on pas le Système SELECT dans ProServices?

   Réponse de TPSGC : Cela n'est pas prévu dans la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels.

3. Question posée par les clients : Y aura-t-il un lien permettant aux acheteurs d'accéder aux documents de soumission, aux OC et aux AMA?

   Réponse de TPSGC : La possibilité d'ajouter des liens dans le site Web du Système des services professionnels centralisé (SSPC) sera examinée.

4. Question posée par les clients : Les fournisseurs peuvent-ils toujours se faire connaître auprès du gouvernement du Canada?

   Réponse de TPSGC : Oui.

5. Question posée par les clients : Les services d'aide temporaire seront-ils offerts par l'intermédiaire du SSPC et de ProServices?

   Réponse de TPSGC : Non, les services d'aide temporaire ne feront pas partie de ProServices, mais du portail en ligne unique du Système des services professionnels centralisés (SSPC).

6. Question posée par les clients : Les services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS) seront-ils offerts dans ProServices?

   Réponse de TPSGC : Non, puisque la valeur de la plupart de ces services dépasse généralement le seuil de l'ALENA. Toutefois, ils seront harmonisés (règles administratives communes).

7. Question posée par les clients : Peut-on toujours avoir recours aux OC des SPTS ou des SPICT?

   Réponse de TPSGC : Oui, les OC couvrant des catégories dans ProServices peuvent toujours être utilisées.

8. Question posée par les clients : Les fournisseurs ayant un piètre rendement peuvent-ils être mis sur une liste noire?

   Réponse de TPSGC : Ils ne peuvent pas être mis sur une liste noire. On examinera la suggestion concernant la rétroaction sur le rendement des fournisseurs comme élément de vérification.

9. Question posée par les clients : L'Entente de partenariat commercial (EPC) sera-t-elle supprimée?

   Réponse de TPSGC : Oui, l'EPC sera supprimée et ne fera pas partie de ProServices. Elle sera remplacée par un AMA.

10. Observation formulée par les clients : Les clients aimeraient pouvoir établir un onglet précisant que la recherche est effectuée à titre indicatif seulement.

    Réponse de TPSGC : Cela pourrait être une amélioration future du SSPC.

11. Question posée par les clients : D'autres méthodes d'approvisionnement peuvent-elles être utilisées lorsqu'on prévoit qu'un besoin évalué à 65 000 $ pourrait être modifié considérablement, de sorte que le montant pourrait dépasser le seuil de l'ALENA?

    Réponse de TPSGC : Si vous estimez que votre besoin dépassera le seuil prévu dans l'ALENA, vous devez recourir à des méthodes destinées aux achats de plus grande valeur (SPICT ou SPTS) (à l'heure actuelle).