Instructions relatives au rapport d'utilisation trimestriel (v3.00)

Introduction

Le gouvernement du Canada (GC) exige que les fournisseurs présentent des rapports d'utilisation de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) et au responsable de l'offre à commandes (OC) sur une base trimestrielle.

Les fournisseurs recevront, par courriel, le modèle de rapport d'utilisation trimestriel le plus récent dans les trente (30) jours précédant la fin de chaque période visée par le rapport.

Date limite de soumission

L'achèvement du rapport est OBLIGATOIRE et vous êtes tenu de le soumettre avant la date d'échéance indiquée ci-dessous.

Trimestre	Période visée	À transmettre le ou
1e	du 1er avril au 30 juin	15 juillet
2e	du 1er juillet au 30 septembre	15 octobre
3e	du 1er octobre au 31 décembre	15 janvier
4e	du 1er janvier au 31 mars	15 avril

S'il vous plaît vous assurer que vous activez les macros pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de ce rapport.

Information à déclarer

Pour chaque OC ou AMA, ou les deux, attribués au fournisseur, le fournisseur doit déclarer :

1. toutes les commandes subséquentes émises pendant la période visée;
2. tous les contrats émis pendant la période visée;
3. toutes les modifications aux commandes subséquentes émises pendant la période visée, incluant les modifications dont la valeur est zéro, peu importe quand la commande subséquente initiale a été émise;
4. toutes les modifications aux contrats émises pendant la période visée, incluant les modifications dont la valeur est zéro, peu importe quand le contrat initial a été émis.

Achèvement du rapport

1. Les fournisseurs doivent soumettre un rapport d'utilisation complet à l'aide du modèle de rapport d'utilisation le plus récent. Les rapports d'utilisation soumis qui sont fondés sur des versions antérieures du modèle de rapport d'utilisation seront retournés au fournisseur pour qu'il les soumettent à nouveau au moyen du modèle de rapport d'utilisation le plus récent.
2. Lorsqu'ils sauvegardent le rapport d'utilisation, les fournisseurs doivent le sauvegarder sous la forme d'un « classeur Excel prenant en charge les macros » ou d'un « classeur Excel 97 ou 2003 ». Les rapports d'utilisation soumis dans tout autre format seront retournés aux fournisseurs à des fins de correction.
3. Les fournisseurs doivent remplir toutes les sections pertinentes du rapport. À défaut de remplir les feuilles intitulées « II. Profil de l'organisation », « III. Fiche d'information - OC » (s'il y a lieu) et « IV. Fiche d'information - AMA » (s'il y a lieu), le rapport d'utilisation sera retourné au fournisseur à des fins de correction.
4. Le rapport est divisé en quatre sections, identifiées par différents onglets. Les champs qui peuvent être modifiés sont en blanc. Utilisez votre souris pour vous déplacer d'un champ à un autre. Certains champs comportent des listes déroulantes – vous devez n'utiliser que les options figurant sur les listes.
5. Veuillez ne fournir aucune brochure ni aucun catalogue ou rapport annuel en guise de réponse aux questions.
6. Au moment de remplir les feuilles « Fiche d'information – OC » et « Fiche d'information – AMA », les fournisseurs doivent entrer seulement l'information sur l'utilisation se rapportant à la période visée par le rapport. Les rapports d'utilisation contenant de l'information qui ne date pas de la période visée seront renvoyés aux fournisseurs aux fins de correction.
7. Lorsqu'ils saisissent les valeurs des commandes subséquentes, des modifications aux commandes subséquentes, des contrats ou des modifications contractuelles, les fournisseurs doivent saisir les montants en dollars canadiens et inclure toutes les taxes applicables. Les rapports d'utilisation qui comprennent des valeurs qui ne sont pas en dollars canadiens, ou qui ne comprennent pas les taxes applicables seront retournés aux fournisseurs à des fins de correction.
8. Pour une OC ou un AMA précis, si aucune commande subséquente ou aucun contrat ne sont attribués au fournisseur au cours de la période visée, le fournisseur doit tout de même remplir le formulaire de rapport fourni. Dans la cellules E10/F10 des feuilles « Fiche d'information – OC » et « Fiche d'information – AMA », le modèle de rapport d'utilisation, le fournisseur doit sélectionner « aucun » dans la liste déroulante. Les fournisseurs doivent cliquer dans la cellule suivante pour s'assurer de remplir toutes les cellules. Le modèle remplira automatiquement toutes les cellules restantes dans le corps principal de la feuille de calcul.

Devise

Toutes les valeurs monétaires doivent être exprimées en dollars canadiens ($ CAN) et doivent comprendre toutes les taxes applicables.

Modification de la présentation

Les fournisseurs ne doivent pas modifier la présentation de ce rapport. Veuillez transmettre vos suggestions à ce sujet à l'adresse courriel :

Suggestions relatives aux services d'apprentissage : ServicesApprentissageOCAMA-LearningServicesSOSA@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Suggestions relatives à l'arrangement en matière d'approvisionnement pour des services professionnels de soutien à la vérification (AA-SPSV) : SPVSAAautorite.PASSSAAuthority@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Suggestions relatives aux services d'aide temporaire (SAT) : Rapportsdutilisation.UtilizationReports@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Soumission du rapport complété

Veuillez soumettre, par courriel, le rapport dûment rempli sur les services d'apprentissage à l'adresse : ServicesApprentissageOCAMA-LearningServicesSOSA@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Veuillez soumettre, par courriel, le rapport dûment rempli sur l'AA-SPSV à l'adresse : SPVSAAautorite.PASSSAAuthority@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Veuillez soumettre, par courriel, le rapport dûment rempli sur les SAT à l'adresse : Rapportsdutilisation.UtilizationReports@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Confidentialité

Le gouvernement du Canada traitera votre réponse de façon confidentielle.

Questions

Si vous avez besoin de précisions, veuillez transmettre vos questions par courriel à l'adresse suivante (n'oubliez pas d'inclure votre nom et votre numéro de téléphone) :

Questions portant sur les services d'apprentissage : ServicesApprentissageOCAMA-LearningServicesSOSA@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Questions portant sur l'arrangement en matière d'approvisionnement pour des services professionnels de soutien à la vérification (AA-SPSV) : SPVSAAautorite.PASSSAAuthority@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Questions portant sur les services d'aide temporaire (SAT) : Rapportsdutilisation.UtilizationReports@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Directives pour remplir le formulaire de rapport

1. Achèvement de la fiche de profil de l'organisation
   1. Les fournisseurs doivent, pour chaque OC ou AMA, ou les deux, choisir leur nom légal dans la liste déroulante. Les numéros de chaque OC ou AMA détenus par le fournisseur seront indiqués dans le modèle automatiquement.
   2. Les fournisseurs doivent indiquer les coordonnées de leur contact principal et secondaire (s'il y a lieu) qui étaient responsables de remplir le modèle de rapport d'utilisation.
   3. Les fournisseurs qui ne disposent pas d'une OC ou d'un AMA (selon le cas) doivent sélectionner S/O dans la liste déroulante « Nom légal ».
2. Remplir la fiche d'information – OC et la fiche d'information – AMA

Cellules E6 et F6 - « Période de rapport »

Le fournisseur doit sélectionner la période de rapport dans la liste déroulante.

Cellules E10 et F10 - « Nouvelle activité »

Si une commande subséquente, une modification à une commande subséquente, un contrat ou une modification à un contrat a été émis dans le cadre de chaque OC ou AMA pendant la période visée, le fournisseur doit sélectionner « oui » dans la liste déroulante.

Si une commande subséquente, une modification à une commande subséquente, un contrat ou une modification à un contrat n'a pas été établi dans le cadre de chaque OC ou AMA pendant la période visée, le fournisseur doit sélectionner « aucun » dans la liste déroulante et cliquer sur la cellule suivante de la même rangée. Le modèle remplira automatiquement toutes les cellules restantes dans le corps principal de la feuille de calcul.

Colonne C – Commande subséquente ou modification / Contrat ou modification

Le fournisseur doit faire son choix à partir de la liste déroulante. Le système permettra de copier-coller la référence à « commande subséquente », « contrat » et « modification » vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne D – Numéro de la commande subséquente / Numéro de contrat

Commandes subséquentes ou contrats – Le fournisseur doit entrer le numéro complet de la commande subséquente ou du contrat.

Modification à une commande subséquente ou à un contrat – Le fournisseur doit entrer le numéro complet de la commande subséquente ou du contrat qui a été modifié.

Le système permettre de copier-coller le numéro complet de la commande subséquente ou du contrat vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne E – Numéro de la modification

Le fournisseur doit entrer le numéro de la modification (c.-à-d. : 1, 2, 3, etc.)

Colonne F – Date de la commande subséquente/de la modification / Date du contrat/de la modification

Les fournisseurs utilisant Excel 2003 ou une version antérieure - La date à laquelle la commande subséquente, le contrat, la modification de la commande subséquente ou la modification du contrat a été émis doit être saisie sous la forme mois / jour / année.

Les fournisseurs utilisant Excel 2007 ou une version ultérieure - La date à laquelle la commande subséquente, le contrat, la modification de la commande subséquente ou la modification du contrat a été émis doit être saisie sous la forme JJ - MM - AAAA.

Colonne G - Date de début de la commande subséquente (du contrat)/de la modification

Les fournisseurs utilisant Excel 2003 ou une version antérieure - Date à laquelle le travail couvert par la commande subséquente ou du contrat est prévue pour commencer. Pour la modification d'une commande subséquente ou du contrat, la date est la nouvelle date de début pour le travail. Toutes les dates doivent être saisies sous le format de mois / jour / année.

Les fournisseurs utilisant Excel 2007 ou une version ultérieure - Date à laquelle le travail couvert par la commande subséquente ou du contrat est prévue pour commencer. Pour la modification d'une commande subséquente ou du contrat, la date est la nouvelle date de début pour le travail. Toutes les dates doivent être saisies sous le format de MM - JJ - AAAA.

Colonne H - Date de fin de la commande subséquente (du contrat)/de la modification

Les fournisseurs utilisant Excel 2003 ou une version antérieure - Date à laquelle le travail couvert par la commande subséquente ou du contrat est prévue pour compléter. Pour la modification d'une commande subséquente ou du contrat, la date est la nouvelle date de fin pour le travail. Toutes les dates doivent être saisies sous le format de mois / jour / année.

Les fournisseurs utilisant Excel 2007 ou une version ultérieure - Date à laquelle le travail couvert par la commande subséquente ou du contrat est prévue pour compléter. Pour la modification d'une commande subséquente ou du contrat, la date est la nouvelle date de fin pour le travail. Toutes les dates doivent être saisies sous le format de MM - JJ - AAAA.

Colonne I – Ministère client

Le fournisseur doit sélectionner, à partir de la liste déroulante, le ministère ou l'organisme approprié. Le système permettra de copier-coller le nom du ministère client vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne J – Nom de la personne-ressource

Le fournisseur doit indiquer le nom complet de la personne-ressource (c.-à-d. la personne ayant envoyé la demande au fournisseur) du ministère client. Le système permettra de copier-coller le nom de la personne-ressource vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne K – Adresse courriel de la personne-ressource

Le fournisseur doit indiquer l'adresse courriel complète de la personne-ressource ressource (c.-à-d. la personne ayant envoyé la demande au fournisseur) du ministère client. Le système permettra de copier-coller l'adresse courriel de la personne-ressource vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne L – Lieu de livraison

Le fournisseur doit sélectionner dans la liste déroulante la région ou la région métropolitaine appropriée où les travaux sont réalisés. Si les travaux sont réalisés à divers endroits, veuillez sélectionner « Multiples endroits ». Le système permettra de copier-coller le lieu de livraison vers une autre cellule de cette colonne.

Colonne M – Valeur totale de la commande subséquente ou de la modification/Valeur totale du contrat ou de la modification

S'ils déclarent la valeur d'une commande subséquente ou d'un contrat, les fournisseurs doivent déclarer la valeur totale de la commande subséquente ou du contrat, en dollars canadiens (incluant toutes les taxes applicables), pour toutes les classifications ou catégories visées par la commande subséquente ou le contrat. S'ils déclarent la valeur d'une modification apportée à une commande subséquente ou à un contrat, les fournisseurs doivent déclarer uniquement la valeur totale de la modification, pour toutes les classifications ou catégories visées par la modification, et non la valeur révisée de la commande subséquente ou du contrat. Toutes les valeurs doivent être déclarées en dollars canadiens.

Colonnes N à W (Fiche d'information – OC) – Classification ou catégorie

En ce qui concerne les commandes subséquentes ou les contrats visant une seule classification ou catégorie, les fournisseurs doivent sélectionner la classification ou la catégorie appropriée à partir du menu déroulant de la colonne. En ce qui concerne les commandes subséquentes ou les contrats visant plusieurs classifications ou catégories, les fournisseurs doivent saisir chaque classification ou catégorie dans une colonne distincte en sélectionnant la classification ou la catégorie appropriée à partir du menu déroulant. Le système permettra de copier-coller l'information sur la classification/catégorie vers une autre cellule de ces colonnes.

Lors qu'un fournisseur fait rapport d'une modification à une commande subséquente, le fournisseur ne doit pas signaler la classification ou la catégorie touchée. Lorsque l'option « modification » dans la liste déroulante de la colonne C est sélectionnée, une macro est automatiquement activée et remplira les colonnes avec « S/O_N/A ». Le système ne permet pas aux fournisseurs de remplacer la référence à « S/O_N/A ».

Colonne N à AB (Fiche d'information – AMA) – Classification ou catégorie

En ce qui concerne les commandes subséquentes ou les contrats visant une seule classification ou catégorie, les fournisseurs doivent sélectionner la classification ou la catégorie appropriée à partir du menu déroulant de la colonne. En ce qui concerne les commandes subséquentes ou les contrats visant plusieurs classifications ou catégories, les fournisseurs doivent saisir chaque classification ou catégorie dans une colonne distincte en sélectionnant la classification ou la catégorie appropriée à partir du menu déroulant. Le système permettra de copier-coller l'information sur la classification/catégorie vers une autre cellule de ces colonnes.

Lors qu'un fournisseur fait rapport d'une modification à un contrat, le fournisseur ne doit pas signaler la classification ou la catégorie touchée. Lorsque l'option « modification » dans la liste déroulante de la colonne C est sélectionnée, une macro est automatiquement activée et remplira les colonnes avec « S/O_N/A ». Le système ne permet pas aux fournisseurs de remplacer la référence à « S/O_N/A ».

Colonne X (Fiche d'information – OC) – Commentaires

Les fournisseurs peuvent ajouter du texte supplémentaire dans cette colonne, au besoin.

Colonne AC (Fiche d'information – AMA) – Commentaires

Les fournisseurs peuvent ajouter du texte supplémentaire dans cette colonne, au besoin.