Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte-rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs
Façonnons l'approvisionnement ensemble

19 juin 2013
9 h 30 – 11 h 30
Place du Portage, Phase III, 11A1-101

Participants

Coprésidents :

• Pablo Sobrino, sous-ministre adjoint (SMA) délégué, Approvisionnements (pour Tom Ring)
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Shereen Benzvy Miller, directrice générale (DG), Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique (BPME-ES)
• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, analyste principal des politiques, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
• Betty Wood, stratège principale, Entreprise à propriété féminine, WEConnect
• Leslie Eisener, Procurement Leader End Use Canada, Alcatel-Lucent (pour WEConnect)
• Glen Yonemitsu, président-directeur général (PDG), Association canadienne des conseillers en management (ADMA)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour ADMA)
• Patrick Mann, président, Patlon Aircraft & Industries Ltd. (pour l'Association des industries aérospatiales du Canada (l'AIAC))
• Jason Di Tommaso, directeur, Business Development, StandardAero (pour l'AIAC)
• Janet Thorsteinson, vice-présidente (v.-p.), Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• David Stapley, ancien président de l'AICDS
• Linda MacLellan Oliver, (v.-p.), Politique et concurrence, Association canadienne de la technologie de l'information (ACTI)
• Debbie Robertson, (v.-p.), Gouvernement fédéral, HP Enterprise Services (pour l'ACTI)

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique :

• Lori Kibbee, gestionnaire, Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Susan MacKenzie, Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et d'ouverture

Pablo Sobrino a ouvert la réunion en souhaitant la bienvenue à tous les participants et en fournissant une mise à jour sur les présentations données au comité lors des réunions précédentes. Des informations sur le lancement du site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres comme source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement et les nouvelles fonctions du nouveau site et des statistiques relatives au site Web ont été fournies. Les membres recevront du matériel de communication qui les aidera à informer leurs membres. Ils ont été invités à fournir des commentaires ou faire part de leurs inquiétudes à Shereen Benzvy Miller pour considération dans les prochaines mises à jour du site.

Un projet pilote d'une durée de six mois appelé le service « Apprendre des soumissions », lequel a été mis au point à la suite des résultats de l'étude menée en 2012 sur les petites et moyennes entreprises a été annoncé et discuté. On a insisté sur le fait qu'il ne s'agissait pas de l'examen d'une soumission en particulier, mais plus une forme de coaching après quelques tentatives infructueuses des fournisseurs de se qualifier. Les membres ont convenu que ce service serait utile et mentionné qu'il pourrait également être utilisé comme source d'information pour reconnaitre et aborder les problèmes systémiques liés aux processus d'achat.

Enfin, Shereen Benzvy Miller a annoncé que le Programme canadien pour la commercialisation des innovations est devenu permanent et les membres devraient recevoir d'autres informations à ce sujet prochainement, notamment un éventuel changement de nom et de l'information sur la nouvelle composante militaire du programme.

Transformation des achats

Résumé de la présentation :

Vicki Ghadban, directrice générale responsable de l'Initiative de transformation du Programme des Approvisionnements, a recueilli les commentaires des membres sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre de l'Initiative d'approvisionnement éclairé.

Résumé de la discussion :

Les membres ont expliqué qu'ils ont vu les progrès accomplis touchant l'engagement au cours des dernières années, mais Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) devrait veiller à ce que la confiance soit bâtie sur la crédibilité et la cohérence, et que l'engagement se fasse suffisamment tôt dans le cours du processus pour être stratégique (lorsqu'il définit les exigences, plutôt que de consulter les fournisseurs avec un fait accompli). Ils ont évoqué leurs préoccupations concernant le regroupement des exigences en matière d'achat, à la fois ses répercussions sur les PME et d'essayer de reconnaitre les fournisseurs titulaires. Les membres ont soulevé la question du conflit qui survient dans les associations entre la nécessité d'assurer le caractère confidentiel lorsqu'elles sont consultées à titre d'expert et la nécessité d'un plus grand engagement. Les membres ont exprimé des opinions sur l'identification des fournisseurs comme « clients »; TPSGC examinera la question de l'usage du terme et reviendra au comité avec une réponse. Les membres ont été encouragés à communiquer avec Vicki pour lui faire part de tout commentaire additionnel.

Achats militaires – mise à jour

Résumé de la présentation :

Cathy Sabiston et Chris Boyle ont présenté des rapports d'étape sur les grands projets de défense en cours à TPSGC.

Résumé de la discussion :

Les membres ont discuté du projet pilote pour l'évaluation des soumissions en deux étapes, lequel a été élaboré en raison du manque de soumissions recevables pour l'approvisionnement d'équipement intégré du soldat, et ont signalé qu'à tout le moins, compte tenu du coût pour soumissionner, il faut en faire plus pour informer les fournisseurs des raisons pour lesquelles leurs soumissions ont été rejetées. Les membres ont en général exprimé leur soutien et comprennent la position de TPSGC selon laquelle il est nécessaire de développer le concept avec soin afin de trouver un équilibre entre être juste et l'approvisionnement éclairé (un processus qui permettrait une plus grande flexibilité mais éviterait d'apporter des modifications aux soumissions).

En ce qui concerne la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de construction navale (SNACN), il a été souligné que l'ordre des étapes à suivre est important afin de garantir du travail à long terme pour les chantiers navals canadiens et éviter les cycles d'expansion et de ralentissement. On a mentionné que l'industrie ne sait pas au juste comment les PME pourront accéder aux quelque 70 à 80 % des marchés liés à la SNACN, lesquels ne seront pas exécutés par les chantiers navals. Les membres ont découvert des problèmes avec les données fournies sur les dépenses militaires, et TPSGC a convenu d'examiner la question et reviendra au comité avec une réponse.

Approvisionnement militaire - exploitation

Sommaire de la présentation et de la discussion :

Pablo Sobrino et Chris Baird ont fait le point sur l'initiative « Exploiter les achats militaires », laquelle découle des engagements pris dans le budget 2013 et qui reposent sur les recommandations formulées dans un rapport préparé par Tom Jenkins en sa qualité de conseiller spécial au ministre de TPSGC concernant l'élaboration de la Stratégie des achats militaires. Ce rapport s'intitule « Le Canada d'abord - Exploiter l'approvisionnement militaire en s'appuyant sur les capacités industrielles clés » (PDF 3.3Mo) (Aide avec les médias substituts). TPSGC, en collaboration avec le ministère de la Défense nationale, Industrie Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère du Commerce international, procède actuellement à l'élaboration d'une proposition sur la meilleure façon de mettre en œuvre la stratégie.

Dans le cadre du processus d'évaluation des soumissions, on s'attend à ce qu'un critère coté d'évaluation « propositions de valeur » fasse partie de la proposition. Les propositions de valeur porteront sur les avantages envisagés par le Canada liés à un achat donné prévu. Les rapports et les mesures sur le rendement des programmes des différents ministères ont également été identifiés comme un défi lorsqu'il s'agit de calculer pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada (les avantages qui découlent d'un achat donné nécessiteraient d'arriver à un accord commun et centralisé sur la valeur). Il a été convenu que cette approche n'occasionnerait pas de frais supplémentaires, car l'industrie s'adapterait au changement.

Les membres ont également discuté comment le processus d'achat devrait être conçu différemment. Un engagement tôt dans le processus permettrait de découvrir quel besoin l'achat vise à répondre, au lieu de déterminer les besoins à satisfaire en se basant sur le budget. Cette approche permettrait d'innover davantage et d'assurer des prix plus concurrentiels. L'exploitation des achats peut également être envisagée pour d'autres biens et services.

TPSGC veut engager les industries dans les mois à venir. Les membres sont invités à fournir leurs commentaires ou rétroaction à Chris Baird.

Ordre du jour de la prochaine réunion

Les membres ont demandé une discussion portant sur l'approche de la gestion du risque lié aux achats au sein du gouvernement ainsi qu'une discussion portant sur la prestation de services professionnels, en utilisant la même approche que celle utilisée pour les achats militaires au cours de cette réunion (aperçu général et discussion du processus mental sous-jacent).

Prochaines étapes

TPSGC s'est engagé à envoyer le compte-rendu des discussions en juillet.

La prochaine réunion aura lieu à l'automne 2013.