Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte-rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs
Façonnons l'approvisionnement ensemble

20 novembre 2013
13 h à 16 h 30
Place du Portage, Phase III, 11A1-101

Participants

Coprésidents :

• Pablo Sobrino, sous-ministre adjoint (SMA) délégué, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Desmond Gray, directeur général (DG) int., Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique (BPME-ES)
• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Mary Anderson, directrice administrative, WEConnect
• Ema Dantas, présidente et présidente-directrice générale (PDG), Language Marketplace Inc. (pour WEConnect)
• Glen Yonemitsu, PDG, Association canadienne des conseillers en management (ADMA)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour ADMA)
• Iain Christie, vice-président (v.-p.) directeur, l'Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, l'Association des industries aérospatiales du Canada (AICDS)
• David Stapley, ancien président de l'AICDS
• Cindy Baker, v.-p., Relations gouvernementales et politique, Association canadienne de la technologie de l'information (ACTI)

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique :

• Lori Kibbee, gestionnaire intérimaire, Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Susan MacKenzie, Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et d'ouverture

Pablo Sobrino a souhaité la bienvenue aux participants et a ouvert la réunion en expliquant que lors d'un entretien avec le coprésident, ils ont convenu de rechercher des moyens pour tirer profit du comité et de travailler ensemble pour trouver des solutions aux problèmes horizontaux et intersectoriels liés aux achats fédéraux. Il a constaté que le comité s'était mis d'accord sur les domaines prioritaires à traiter, débutant avec ceux dans lesquels il est possible de progresser plus rapidement, et éventuellement de créer des sous-comités qui relèveraient du Comité consultatif des fournisseurs (CCF) pour travailler sur ceux-ci pouvant mener à une recommandation finale à l'ensemble du groupe. Hicham Adra a mentionné que les représentants de l'industrie ont articulé la même idée lors d'une réunion préliminaire.

Achats de services professionnels

Résumé de la présentation :

Normand Masse, directeur général du Secteur de l'approvisionnement en services et en technologies, et Richard Goodfellow, directeur principal de la Direction de l'acquisition des services professionnels, ont fait le point sur la mise en œuvre de la stratégie nationale d'approvisionnement en services professionnels, y compris les nouveaux outils d'approvisionnement et les nouvelles règles et méthodes opérationnelles normalisées. Ils ont sollicité les commentaires des membres sur les façons d'établir un engagement continu avec l'industrie et les ministères clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Résumé de la discussion :

Les membres ont souligné que du point de vue de l'industrie les efforts jusqu'ici n'ont pas porté sur les questions plus concrètes touchant les achats de services professionnels, telles que les critères d'évaluation, les équivalences en matière de certification et l'obtention du meilleur prix mais non le plus bas, et se demandent si des progrès ont été réalisés à ce sujet étant donné que ces questions ont été soulevées par le passé. Il y a également eu une discussion sur l'incidence des offres à commandes sur l'industrie et la pression à la baisse qu'elles exercent sur les prix, et que les arrangements en matière d'approvisionnement semblent être un meilleur instrument pour atteindre un équilibre qualité/prix au moment d'acheter des services professionnels. Des éclaircissements ont été demandés et fournis en ce qui concerne les pouvoirs de TPSGC dans l'utilisation par les ministères clients des instruments et processus d'achat établis, qui soutient l'idée d'impliquer les ministères clients dans le projet de gouvernance. Les membres ont également recommandé que les données volumétriques soient divisées par le nombre de contrats v. les modifications, de même que les petites v. les moyennes entreprises, pour qu'elles soient ainsi plus utiles. Il a également été mentionné que l'usage du terme PME s'avère également en général parfois problématique parce qu'il est utilisé pour désigner les petites entreprises seulement, ce qui peut donner lieu à des prises de décisions politiques inefficaces.

Il a été convenu qu'un forum d'engagement de l'industrie était nécessaire pour échanger et s'attaquer à ces types de questions en procurant une vue d'ensemble et les commentaires du secteur privé. Le BPME-ES a été chargé de travailler avec les Bureaux de première responsabilité (BPR) pour former un sous-comité qui relèverait du CCF aux fins d'identifier et d'étudier trois problèmes gérables liés à l'achat de services professionnels, et de soumettre ultérieurement au comité plénier des solutions novatrices.

Liste des grands projets de marché prévus de TPSGC

Résumé de la présentation :

Michel Ruest, directeur de la Gouvernance stratégique et administration au sein de la Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques de TPSGC a expliqué l'origine de la liste de principales activités prévues d'une valeur de plus de 1 M$, laquelle est affichée en ligne. Il a sollicité des commentaires sur la façon d'accroitre la sensibilisation de l'industrie à la liste et sur son utilité.

Résumé de la discussion :

Les membres se sont montrés très réceptifs à la liste et ont formulé des recommandations en vue de l'améliorer, notamment une planification pluriannuelle et une meilleure description des projets, l'ajout de liens vers des sites Web où de l'information supplémentaire ou actualisée serait disponible tout au long de l'année. Tous étaient d'accord pour dire que ce genre d'information permettrait aux fournisseurs de mieux planifier et entrainerait à la longue de meilleurs prix pour le gouvernement. De plus, il a été suggéré que ce genre d'information devrait être disponible à partir de tous les ministères afin d'optimiser son impact. Le BPME-ES a été chargé de mettre sur pied un site Web pour le CCF où ce genre d'information peut être partagé.

Gestion des risques

Résumé de la présentation :

Doug Taggart, gestionnaire du Projet sur la gestion du risque, a présenté le contexte actuel dans lequel le gouvernement établit les limites de la responsabilité de l'entrepreneur.

Résumé de la discussion :

Les membres ont souligné qu'il s'agit d'une question très importante pour l'industrie, et que d'avoir les fournisseurs à assumer tous les risques peut se solder par une baisse de soumissionnaires ou des prix plus élevés pour tenir compte du risque accru. On s'est inquiété particulièrement de l'approche prise par les Services partagés Canada (SPC); TPSGC les contactera pour discuter de la question. L'ACTI s'est offert de partager des documents qu'ils ont élaborés à l'intention des SPC, dans lesquels il souligne leurs préoccupations.

Plusieurs points ont été soulevés par les membres, notamment l'établissement de plafonds, l'invocation de la clause d'indemnisation, l'identification inappropriée du besoin comme achat de faible valeur permettant d'attribuer des contrats à prix fixes aux entreprises, l'exigence d'obtenir l'approbation du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) pour apporter tout changement à la politique gouvernementale connexe, et l'incidence estimée sur les prix et la rapidité si le gouvernement était prêt à partager les risques (comme cela se fait dans d'autres pays et administrations).

Un groupe de travail relevant du sous-comité du CCF, qui fera appel à des experts en gestion des risques, sera créé dans le but de préparer un exposé de position qui encadre clairement le problème, identifie où les résultats obtenus ne répondent pas à l'objectif initial de la politique, et qui proposera une approche équilibrée de la gestion des risques.

Contrôle du CCF - un an plus tard

Résumé de la discussion :

Les membres ont convenu que le comité avait maintenant passé sa phase d'apprentissage et devrait entrer dans une nouvelle phase, une avec une approche plus structurée pour s'attaquer aux problèmes horizontaux et intersectoriels. Ils sont maintenant prêts à y collaborer en vue d'identifier les domaines prioritaires et tenter de les résoudre. Les membres se sont montrés disposés à investir du temps et des ressources, car selon eux, il y a une bonne combinaison de secteurs autour de la table pour trouver des solutions communes aux problèmes qui touchent l'ensemble de l'industrie. Ils ont convenu de former de plus petits groupes afin de se concentrer sur les problèmes spécifiques et d'arriver avec des propositions concrètes (p. ex. un exposé de position).

Deux de ces problèmes ont été identifiés au cours de la réunion : l'achat de services professionnels et la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur. Le BPME-ES a été chargé de travailler avec les BPR afin de formuler les questions (trois à cinq questions ouvertes) en vue de concentrer les efforts, d'élaborer un calendrier de planification et d'organiser les premières réunions. Les membres du CCF demanderont à leur clientèle de cerner les défis qui pourraient influer sur les travaux futurs.

Ordre du jour des prochaines réunions

Le BPME-ES soumettra au comité plénier des suggestions de travaux pour les sous-comités. Les sous-comités feront rapport à l'ensemble du groupe concernant leur approche et l'état des progrès accomplis à ce jour à la prochaine réunion.

Prochaines étapes

La prochaine réunion aura lieu au printemps 2014.