Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte-rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs
Façonnons l'approvisionnement ensemble

11 juin 2014
13 h à 16 h 30
Place du Portage, Phase III, 11A1-101

Participants

Coprésidents :

• Pablo Sobrino, sous-ministre adjoint (SMA) délégué, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Claire Caloren, sous-ministre adjointe (SMA) déléguée, Direction générale de la comptabilité, gestion bancaire et rémunération
• Desmond Gray, directeur général (DG), Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique (BPME-ES)
• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Jeffrey Pierce, analyste des politiques, Manufacturiers et exportateurs du Canada
• Louis-Martin Parent, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
• Mary Anderson, présidente, WBE Canada (**anciennement WEConnect**)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour CMC)
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• David Stapley, ancien président de l'AICDS
• Cindy Baker, v.-p., Relations gouvernementales et politique, Association canadienne de la technologie de l'information (ACTI)
• Kai Olson, Association canadienne de la technologie de l'information (ACTI)

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique :

• Lori Kibbee, gestionnaire intérimaire, Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Susan MacKenzie, Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et mot d'ouverture

Pablo Sobrino a souhaité la bienvenue aux participants et a commencé la réunion en présentant Claire Caloren, qui le remplacera à compter du mois de juillet. Les membres l'ont remercié et lui ont présenté tous leurs vœux de réussite dans ses nouvelles fonctions. Il a également mentionné que l'information au sujet du CCF, notamment les ordres du jour et les comptes rendus des discussions, sont maintenant disponibles en ligne (Comité consultatif des fournisseurs).

Sous-comités du CCF – Rapport d'avancement et discussion sur les facteurs contribuant au succès

Résumé de la présentation et de la discussion :

Normand Masse a informé les membres des résultats jusqu'à maintenant des deux réunions du sous-comité des Services professionnels, tenues le 27 avril et le 4 juin. Cela comprenait l'élaboration des termes de références, la décision de faire participer les utilisateurs finaux des systèmes d'achat, une discussion sur la structure du sous-comité par rapport aux autres organismes actifs dans le domaine des services professionnels, une entente sur les facteurs généraux qui contribuent au succès du sous-comité et l'établissement d'une liste des principaux problèmes dont font face les fournisseurs dans ce domaine.

Les membres devraient s'assurer que les utilisateurs participants couvrent toute la gamme (les ministères de petite et grande taille, etc.). Il y eut également une discussion au sujet des points que le gouvernement souhaiterait peut-être aborder par l'entremise du sous-comité et il a été convenu que cela serait étudié lors de la prochaine réunion. Dans le but de mesurer le succès des efforts du sous-comité, les membres ont discuté de la nécessité de mener des sondages réguliers, à la fois par l'industrie et par le gouvernement, pour déterminer si les entreprises ont constaté des progrès.

Joelle Paquette a informé le groupe sur la première réunion du Sous-comité de la gestion des risques, qui a eu lieu le 15 avril, et sur les autres réunions qui ont eu lieu en juin. La prochaine réunion servira à analyser les questions liées à la limitation de la responsabilité auxquelles doit répondre le sous-comité, à déterminer si les membres veulent participer à l'examen des groupes de produits établis et à consolider l'information sur la limitation de la responsabilité que les membres ont fournis dans le passé.

La discussion sur les efforts de ce sous-comité a principalement porté sur la déconnexion entre les questions concernant la limitation de la responsabilité et la question plus générale de savoir comment les risques liés aux achats sont évalués et gérés, laquelle d'après les membres influe sur plusieurs autres questions étudiées par le CCF (les coûts, la concurrence, le prix, etc.). Les membres ont discuté d'aborder ces deux éléments comme deux sous-comités distincts et de la nécessité d'avoir les bonnes personnes autour de la table pour adresser la dernière question. Le SPRIGS présentera des recommandations aux coprésidents sur la création d'un comité de haut niveau afin de traiter la question plus générale de la gestion des risques.

Transformation de la Direction générale des approvisionnements

Résumé de la présentation :

Vicki Ghadban a présenté l'initiative de la transformation numérique de la Direction générale des approvisionnements (DGA). La DGA étudie présentement la transition à un système basé sur le Web à l'ensemble du gouvernement. Le changement a pour but de réduire la consommation de papier, fournir un accès à distance sécurisé, permettre de soumissionner en ligne, et fournir de meilleurs renseignements d'affaires.

Résumé de la discussion :

Les membres ont appuyé cette initiative et la discussion a principalement porté sur les questions à considérer pour sa mise en œuvre. Entre autres, les membres ont demandé si l'utilisation de ce nouveau système serait obligatoire et quelles économies, le cas échéant, seraient escomptées à la suite de ce changement. Ils ont souligné qu'il pourrait s'avérer plus difficile d'appliquer intégralement le système si son usage n'est pas obligatoire et qu'il est difficile de calculer avec précision les économies potentielles pour ce type d'initiative. Les membres ont également discuté des modèles possibles pour le financement de ce changement qui a été examiné, notamment celui où les fournisseurs paieraient pour accéder au système électronique d'appel d'offres, comme cela est le cas dans certains gouvernements américains. Comme ce coût serait probablement absorbé dans les soumissions, cela résulterait en une hausse des prix pour le gouvernement. Les membres ont, en outre, souligné que très peu de fournisseurs persisteraient à soumissionner après quelques soumissions rejetées, ce qui pourrait entrainer une baisse de la concurrence. Tous ont convenu que quelle que soit la solution finale, la transition serait la clé du succès. Pablo a encouragé les membres à consulter les membres de leurs associations pour obtenir des réponses aux questions posées lors de la présentation et Vickie a indiqué qu'elle aimerait avoir la chance de rencontrer le plus grand nombre possible d'entre eux.

Stratégie d'approvisionnement en matière de défense – mise à jour

Résumé de la présentation :

Christopher Baird a présenté les principaux éléments de la nouvelle stratégie, a fait le point sur les progrès réalisés depuis le lancement et a informé les membres sur quelques-uns des résultats des récentes séances d'information.

Résumé de la discussion :

Les membres ont discuté des inquiétudes soulevées par les PME durant les séances, et la nécessité de développer des méthodes pour que les entrepreneurs principaux se familiarisent avec les capacités des PME canadiennes, ainsi que de leur importance stratégique pour faire face aux nouvelles exigences liées à la proposition de valeur. Le rôle que jouent les PME dans la stimulation de l'innovation a été discuté et il a été mentionné que l'initiative d'Approvisionnement éclairé et la publication du Guide d'acquisition de la Défense devraient aider les PME dans ce domaine, de s'assurer qu'ils soient consultés au début de l'élaboration des exigences et aient une occasion de développer des stratégies pour qu'ils puissent participer aux grands projets d'approvisionnement à venir.

Consultations auprès de l'industrie concernant les PME et la sensibilisation

Résumé de la présentation :

Desmond Gray a expliqué que le BPME-ES mènera un sondage auprès de ses clients, tant les ministères fédéraux que les fournisseurs, dans les mois à venir. Le sondage auprès des fournisseurs portera principalement sur les obstacles dont font face les PME et les services du BPME mis à leur disposition. Il a expliqué qu'il espérait tirer profit des associations pour mener ce sondage en ligne, tant pour les consulter au sujet du sondage même que de rejoindre leurs membres et ceux qui ne font plus affaire avec le gouvernement fédéral en raison des obstacles ou pour toute autre raison.

Résumé de la discussion :

Les membres se sont montrés réceptifs et ont tous convenu d'apporter leur aide. Des méthodes de sondage ont été discutées, telles que des sondages menés par des tiers et la capacité de fournir des renseignements anonymes. Desmond s'est également engagé à vérifier avec ses collègues si d'autres sondages auprès des fournisseurs étaient planifiés. Il y a également eu une discussion au sujet des nouvelles technologies disponibles pour entreprendre des activités de sensibilisation, comme YouTube, et les membres ont offert leur aide au BPME-ES pour l'élaboration de matériel à l'intention des fournisseurs.

Ordre du jour des prochaines réunions

Pablo s'est engagé à ce que les sous-comités fournissent un rapport des progrès accomplis avant la prochaine réunion, probablement en septembre.

Les membres ont demandé que Jennifer Stewart donne un exposé sur les attestations de sécurité, puisqu'il y a des changements en cours au niveau de l'équipe et du processus. Il a également été suggéré de créer des trousses d'information qui offriraient des renseignements aux membres et des exemples canadiens et internationaux en ce qui concerne le regroupement de contrats. Si les membres manifestent un intérêt, le BPME-ES organisera une séance d'information (Politique d'achat 101) soit par un webinaire ou le matin avant la prochaine réunion.

Prochaines étapes

La prochaine réunion aura lieu en novembre 2014.