Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte-rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs
Façonnons l'approvisionnement ensemble

26 novembre 2014
13 h à 16 h 30
Place du Portage, Phase III, 11A1-101

Participants

Coprésidents :

• Claire Caloren, sous-ministre adjointe déléguée, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Desmond Gray, directeur général (DG), Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES)
• Cassandra Dorrington, présidente, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles
• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante
• Eric Miller, vice-président, Politique, innovation et compétitivité, Conseil canadien des chefs d’entreprises
• Mary Anderson, directrice administrative, WBE Canada
• Ema Dantas, présidente et PDG, Language Marketplace Inc. (pour WBE Canada)
• Jac Van Beek, PDG, Association canadienne des conseillers en management (ADMA)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour ADMA)
• Iain Christie, vice-président exécutif, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Jennifer Proulx, directrice, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• David Stapley, ancien président de l’AICDS
• Cindy Baker, v.-p., Relations gouvernementales et politique, Association canadienne de la technologie de l’information (ACTI)

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique :

• Lori Kibbee, directrice intérimaire, Direction de l’engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Susan MacKenzie, Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et mot d'ouverture

Claire Caloren a souhaité la bienvenue aux participants, et indiqué qu’elle était heureuse de prendre la relève à titre de coprésidente et du travail accompli par le comité. Elle a ensuite animé la discussion sur l’ébauche du mandat. Les membres ont accepté la suggestion de se réunir trois fois par an (en février, juin et octobre) avec des réunions plus courtes, bien qu’ils ont suggéré d’avoir une réunion en personne par an et d’autres par téléconférence. Elle a exprimé sa confiance dans la coprésidence d’Hicham Adra. Ils ont souligné qu’il ne devrait y avoir aucune durée du mandat des membres, estimant qu’il y avait une bonne uniformité puisque de nombreux problèmes présentés au comité sont à long terme et que les associations n’ont pas le niveau de ressources pour répondre aux changements réguliers. Les membres ont également demandé que le gouvernement étudie la possibilité de mettre en place un mécanisme qui informerait les membres sur la façon dont leurs recommandations sont prises en considération. Entre autres options, de recevoir une mise à jour annuelle a été suggérée et Claire a accepté d’en étudier la possibilité. Une copie de l’ébauche révisée du mandat sera envoyée aux membres avant la prochaine réunion.

Secteur de la sécurité industrielle

Résumé de la présentation :

Jennifer Stewart a donné un aperçu du Programme de sécurité industrielle et ses fonctions. Elle a identifié les difficultés auxquelles se heurte le programme, les quatre principales préoccupations soulevées par les fournisseurs, ainsi que les mesures entreprises pour y répondre, au moyen d’investissement complémentaire, de nouveaux systèmes et de ressources supplémentaires afin d’éliminer l’arriéré des demandes. Elle a expliqué que le programme travaille étroitement avec le BPME-ES à promouvoir les activités actuelles de sensibilisation pour aider les fournisseurs. Elle a aussi voulu communiquer un message important aux membres, à savoir que la Gendarmerie royale du Canada passera à l’identification d’empreintes digitales uniquement (plus de vérifications à partir des noms) et aux vérifications de crédit obligatoires à 100 %; dont la mise en service des deux s’étendra sur les prochaines années.

Résumé de la discussion :

Les membres ont posé plusieurs questions au sujet des types de demandes formulées dans les métriques présentées (réponses négatives, duplicata, etc.) et les normes de services décrites dans le matériel de présentation. On a également demandé à la présentatrice à propos du calendrier d’application des mesures, mais elle n’a pu fournir qu’un calendrier général, puisque certaines décisions sont encore en suspens. Elle a mentionné qu’une étude « LEAN » est prévue afin de trouver des façons de simplifier les processus. Le groupe a discuté d’un irritant commun soit l’absence de transférabilité des attestations de sécurité, même si ce n’est pas du ressort de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les membres ont réaffirmé l’importance d’aborder ces questions avec les responsables du Programme de sécurité industrielle afin d’alléger une partie du fardeau de faire affaire avec le gouvernement.

Transformation du Programme des approvisionnements

Résumé de la présentation :

Vicki Ghadban a fait le point sur l’initiative de transformation du Programme des approvisionnements, le Programme numérique, et plus spécifiquement la nouvelle solution d’approvisionnement électronique. Elle a expliqué que la nouvelle solution serait mise en œuvre pour usage dans un premier temps par TPSGC, et qu’elle continuerait à impliquer les fournisseurs par l’entremise de ce comité, entre autres.

Résumé de la discussion :

Les membres ont discuté du calendrier et ont convenu que le gouvernement devrait prendre le temps d’entreprendre le processus correctement, étant une leçon qu’ils ont tirée de projets antérieurs de cette nature à la fois au gouvernement qu’au secteur privé, y compris la nécessité de rationaliser au besoin avant de chercher une solution. Claire a souligné le désir du gouvernement d’engager pleinement tous les intervenants avant de procéder à l’achat de la solution. Les membres avisent que dans la hâte de rationaliser et automatiser, on ne devrait pas perdre de vue la nécessité de faire une véritable évaluation. Un membre a suggéré qu’une mesure importante à prendre serait que le gouvernement établisse une relation avec les fabricants d’équipement d’origine (FEO) d’achats militaires pour savoir comment leurs systèmes d’approvisionnement électroniques fonctionnent, particulièrement dans les cas de sous-traitance, puisque l’harmonisation et la compatibilité entre les systèmes bénéficieraient tous les joueurs. Un membre a demandé que TPSGC engage les fournisseurs sur la façon dont l’intégration à venir et la gestion des risques du fournisseur seront gérées. En outre, les membres ont demandé à propos des moyens de paiement qu’offrirait le nouveau système et la possibilité de facture électronique, car ceux-ci demeurent des irritants, particulièrement pour les PME. Il a été mentionné que certaines régions ne sont pas adaptées pour l’automatisation, comme les projets complexes de défense. Claire a confirmé que l’initiative de transformation ciblerait les produits moins complexes en premier et appliquerait les leçons tirées aux nouvelles transformations.

Consultations auprès de l’industrie sur les PME et la sensibilisation

Résumé de la présentation :

Desmond Gray a fait le point sur l’Étude de 2015 sur la participation des PME. L’étude contiendra environ 35 questions et prendra à peu près de 15 à 25 minutes à compléter. Desmond a aussi donné un aperçu de haut niveau des résultats de la récente initiative de la ministre de TPSGC de consultation auprès des fournisseurs. Il a expliqué que de plus amples renseignements seront affichés sur Achatsetventes.gc.ca, en plus d’être envoyés directement aux membres du CCF. Claire a expliqué que toutes ces sources d’information contribuent aux initiatives ou plans actuels visant de futures améliorations, aidant à orienter l’attention du ministère.

Résumé de la discussion :

Les membres ont convenu d’aider à l’élaboration et la mise en œuvre de l’étude sur la participation des PME. Le BPME-ES enverra aux membres une version préliminaire du questionnaire, ainsi que le questionnaire de 2012 et le rapport, aux fins de commentaires. Il a été convenu que dans le cadre de l’étude, nous devrions entendre le point de vue des fournisseurs qui ne font présentement pas affaire avec le gouvernement parce qu’ils ont renoncé à participer au processus d’achat. Les membres ont suggéré que le BPME-ES décrive ce qui a changé dans l’environnement des achats depuis la dernière étude (les appels d’offres sur Achatsetventes.gc.ca, le retrait de la Liste des commandes de documents, etc.), car cela serait utile pour interpréter les résultats. Les membres ont mentionné que d’autres organisations réalisent des études (Industrie Canada, Services partagés, etc.) et se demandent si le BPME-ES a travaillé ou pourrait travailler avec eux afin de combiner leurs efforts, ou pour garantir le recoupement des données. C’est particulièrement le cas pour les données de base, les membres mentionnant que les données de base portatives rendraient la collecte d’information plus facile pour les personnes responsables des questionnaires. Les membres ont encouragé le BPME-ES de mieux ventiler les informations au sujet de la taille et du profil des entreprises, notamment micro, petite, moyenne et grande, et les entreprises appartenant à des femmes, entreprises autochtones, etc.

Cadre d’intégrité

Résumé de la présentation :

Micheline Nehmé et Lynne Tomson ont donné aux membres un aperçu du cadre et son évolution depuis les dernières révisions apportées en mars 2014.

Résumé de la discussion :

La plupart ont commencé par exprimer que leur organisation et les membres étaient tous pour un régime de passation des marchés axé sur l’intégrité; toutefois, ils estiment que certaines nouvelles dispositions allaient trop loin et que les avantages seraient grandement annihilés par les coûts pour le gouvernement et l’industrie. Les membres étaient fortement d’avis que le Comité, dans son ensemble, n’avait pas préalablement proposé, appuyé ou été consulté sur les changements apportés en 2014 au Cadre d’intégrité. Par conséquent, les préoccupations des membres au sujet des nouvelles dispositions ont fait l’objet de discussions détaillées pour assurer de comprendre complètement les problèmes concernant la mise en œuvre de ces changements. Les associations ont envoyé des lettres et ont rencontré la ministre et les hauts fonctionnaires de TPSGC dans le but d’aborder ces questions.

Parmi les questions, les membres ont fait part de leur inquiétude concernant l’équivalence des condamnations partout dans le monde. Le sentiment était qu’il était nécessaire de faire preuve de souplesse dans la mise en œuvre du cadre pour que le gouvernement puisse exercer son jugement lors de l’applicabilité des condamnations étrangères. Les membres ont relevé qu’il faut établir un équilibre dans l’application d’une telle souplesse pour faire en sorte que les entreprises canadiennes ne souffrent pas de manière disproportionnée (traitement équitable pour tous les fournisseurs éventuels). Les membres ont fait part de leurs inquiétudes concernant la définition utilisée pour les sociétés affiliées. Ils ont encouragé le gouvernement à faire des recherches supplémentaires dans d’autres domaines, car la plupart permettent certaines mesures d’atténuation ou de réparation pour les entreprises qui enfreignent les dispositions. On a estimé que le Canada devrait suivre cet exemple, car cela encouragerait une divulgation complète de la part des entreprises.

On a discuté la perception du manque de clarté, car il est estimé que les entreprises n’effectueraient pas les investissements nécessaires pour soumissionner les marchés publics s’ils étaient incertains à savoir s’ils seraient déclarés non éligibles. On estime que cette question touche les entreprises de toutes les tailles.

Les membres ont demandé que TPSGC mette le cadre en suspens jusqu’à ce que le ministère puisse travailler avec l’industrie afin d’assurer que les révisions appropriées soient effectuées pour renforcer le cadre sans qu’il y ait de conséquences imprévues lors de la mise en œuvre. Claire et Micheline se sont engagées à communiquer à la haute gestion les réactions des membres, et Barbara Glover de la Direction générale de la surveillance organisera des réunions bilatérales dans un avenir proche.

Les sous-comités du CCF – mise à jour sur les progrès

Résumé de la présentation et de la discussion :

Compte tenu du retard pris, il a été convenu qu’on sauterait les présentations et que la discussion porterait sur un problème soulevé par quelques membres et qui concerne le sous-comité de la gestion des risques. Ils estiment que le groupe des services professionnels fonctionne bien. Les membres ont expliqué que l’objectif du sous-comité était trop étroit, puisque les individus appropriés du gouvernement étaient absents lorsqu’on a établi la portée du comité. L’intention initiale, comme décrit à la réunion du CCF en novembre 2013, était de rassembler des experts dans le domaine de la gestion des risques pour élaborer un exposé de position qui encadre clairement le problème, identifie les résultats qui ne sont pas conformes à l’intention initiale de la politique, et qui propose une approche équilibrée à la gestion des risques. Les membres ont indiqué qu’ils souhaiteraient travailler sur des questions en matière de risque plus générales que la limitation de responsabilité, notamment l’incidence sur les coûts et les profits. Quelques projets du gouvernement ont donné de bons résultats à cet égard (p. ex la Stratégie nationale d’approvisionnement en matière de construction navale), et les membres estiment que des progrès ont déjà été accomplis afin de définir cette question. Il a été question de savoir si le travail sur la limitation de responsabilité et le regroupement des produits, les questions d’actualité devant le comité, devraient être mis en suspens ou un comité distinct devrait être formé dans le but de les traiter. Il a été convenu qu’un projet de définition de la portée et de la structure de ce ou ces sous-comités sera élaborée et partagée avec les membres d’ici la prochaine réunion.

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ordre du jour de la prochaine réunion comprendra la mise à jour qui n’a pas été fournie par le sous-comité des services professionnels, ainsi qu’un examen de la portée et structure proposée du sous-comité de la gestion des risques. On a rappelé aux membres de communiquer avec Hicham Adra s’ils ont d’autres points à proposer.

Prochaines étapes

Comme il a été discuté à la réunion de se rencontrer trois fois par an (en février, juin et octobre), la prochaine réunion aura lieu en février 2015.