Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des débats
Comité consultatif des fournisseurs
Façonnons l'approvisionnement ensemble

9 juin 2015
9  h – 16 h
Place du Portage, Phase III, 11A1-101

Participants

Coprésidents :

• Claire Caloren, sous-ministre adjointe déléguée, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Desmond Gray, directeur général, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique
• Cassandra Dorrington, présidente, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles (CAMSC)
• Mary Anne Carter, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Louis-Martin Parent, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI)
• Mary Anderson, directrice administrative, WBE Canada
• Jac Van Beek, PDG, Association canadienne des conseillers en management (ADMA)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour ADMA)
• Iain Christie, vice-président exécutif, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• Kelly Hutchinson, v.-p., Relations gouvernementales et politique, Association canadienne de la technologie de l’information (ACTI)

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES) :

• Quang Duong, directeur principal intérimaire, Direction de l’engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Lori Kibbee, conseillère principale, Engagement des fournisseurs
• Jennifer Situ, Analyste subalterne des politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), Conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et d’ouverture

Claire ouvre la réunion et souhaite la bienvenue à un nouveau membre, Kelly Hutchinson de l'Association canadienne de la technologie de l'information. Elle remercie les membres d'avoir accepté de se réunir pendant une journée entière afin de répondre à la demande de la ministre concernant la consultation de l'automne 2014 auprès des fournisseurs.

Initiative de la ministre relative à la consultation auprès des fournisseurs

La matinée est consacrée à discuter de la rétroaction des fournisseurs au sujet des quatre enjeux soulevés par la ministre. Pour fournir du contexte, le directeur général responsable de chaque sujet au sein de la Direction générale des approvisionnements donne une présentation sur les activités prévues ou en cours. Lorsque des préoccupations sont soulevées au sujet du choix du délai, le représentant du cabinet de la ministre précise que même si de la rétroaction avait été demandée en juin, celle-ci visait principalement à permettre au Ministère d'établir ses priorités en matière d'efforts et d'investissements durant l'été, mais que les commentaires des fournisseurs étaient les bienvenus en tout temps. La demande avait pour but de s'assurer que le Ministère se penche sur les bons enjeux dans le bon ordre. En ce qui concerne le plan d'action et le tableau de concordance distribués avant la réunion, les membres soulèvent des préoccupations au sujet du grand nombre de mesures et de la nécessité de tenir compte des interdépendances durant la mise en œuvre. Claire s'engage à élaborer un plan plus court axé sur dix principales mesures, qui sera communiqué aux membres du Comité consultatif des fournisseurs (CCF) aux fins de validation.

Simplification et normalisation des modèles de contrat et de demande de soumissions

Gail Bradshaw, directrice générale du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, expose les cinq modèles standard maintenus par le groupe de politiques, et les travaux qui seront entrepris durant l'été pour déterminer les améliorations requises et établir l'ordre de priorité des mesures à prendre. Elle demande au comité si les modèles constituent l'approche appropriée et si les bons problèmes ont été cernés (langage simple, uniformité et complexité). Elle reconnaît que la plupart des modèles d'approvisionnement ont été conçus en tenant compte du personnel d'approvisionnement et non des fournisseurs.

Les membres conviennent que l'uniformité et la prévisibilité des demandes de soumissions faciliteraient énormément la présentation de soumissions. Ils suggèrent également que, lorsqu'un modèle est personnalisé, cela devrait être indiqué, et que le gouvernement devrait examiner les travaux d'administrations similaires et songer à réaliser des essais auprès des utilisateurs finaux dans le cadre du processus d'élaboration. Ils suggèrent de former un sous-comité à l'appui de cette démarche. Les membres indiquent que bien qu'il serait préférable de cibler d'abord des modèles plus simples, il serait important d'ajouter les améliorations au Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat afin d'améliorer tous les modèles, et de supprimer les articles périmés et non seulement apporter les modifications au texte existant.

Amélioration de l'efficacité des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

Gail Bradshaw présente un aperçu des efforts actuellement déployés pour examiner les outils d'approvisionnement liés aux offres à commandes/arrangements en matière d'approvisionnement, en commençant par les biens et services obligatoires, pour vérifier s'ils répondent toujours aux objectifs originaux établis il y a 10 ans. Elle explique que tant les acheteurs que les vendeurs estiment que les objectifs n'ont pas été atteints. Claire indique qu'elle s'engage à veiller à ce qu'un examen approfondi soit effectué.

Les membres soulignent que le gouvernement devrait considérer le coût total d'administration et d'utilisation des offres à commandes/arrangements en matière d'approvisionnement lorsqu'il songe à les rendre plus efficaces, ce qui est pratique courante dans le secteur privé. D'un point de vue externe, celui du secteur privé, on peut penser qu'il existe des façons de réduire les frais généraux, et ce, simplement en améliorant la façon dont les outils sont conçus. Les membres mentionnent également que les arrangements en matière d'approvisionnement ne devraient pas être simplement éliminés, puisqu'ils constituent un meilleur mécanisme pour les petites entreprises, et qu'il faudrait faire participer les associations à l'examen. Ils suggèrent aussi de former un sous-comité à l'appui de cette démarche.

Flexibilité du processus de conformité des soumissions

Ce sujet n'était pas inclus dans la demande de la ministre, mais Gail Bradshaw fournit des renseignements au sujet d'une initiative en cours visant à rendre plus flexible le processus de conformité des soumissions. À la première phase, le secteur examinerait le problème des exigences purement administratives (par exemple pour s'assurer que les soumissions ne sont pas refusées simplement parce qu'elles ne comprennent pas le bon nombre de copies) et examinerait ensuite des questions de conformité plus complexes (exigences inutilement obligatoires).

Les membres appuient généralement l'initiative. Ils discutent d'exemples anecdotiques de problèmes survenus dans le passé (période de validité des soumissions, assurance, etc.) et ils indiquent que des lignes directrices seraient nécessaires pour assurer cette flexibilité; ils suggèrent finalement de former un sous-comité du CCF à l'appui de cette démarche. Ils indiquent également que le processus serait aussi important que la liste d'exigences pour assurer un processus d'évaluation juste. Gail est chargée de dresser une liste des exemples saisis dans trois domaines (solutions administratives rapides, exemples exigeant le jugement du personnel d'approvisionnement et problèmes à long terme comme le fait de repenser la spécificité et la rigidité des exigences). Cette liste serait partagée avec le CCF afin de préciser les catégories et de valider le contenu de chacune. La direction générale pourra ensuite agir rapidement et mettre en œuvre les solutions aux situations de la première catégorie, et explorer la formation d'un sous-comité pour traiter des problèmes à long terme.

Amélioration d'Achatsetventes.gc.ca

Desmond Gray, directeur général du Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique, explique que malgré le fait que l'intention était que la solution d’approvisionnement électronique remplace Achatsetventes.gc.ca, des efforts à court terme visent à faire du site un outil plus utile. Il mentionne la nouvelle liste de fournisseurs intéressés qui remplacera la populaire Liste des commandes de documents de MERX. Les membres indiquent que le gouvernement devrait envisager un processus inversé (dans lequel il faudrait choisir de ne pas être identifié). Desmond mentionne aussi une « section de nouvelles », en cours d'élaboration, aux fins de communication générale (c.-à-d. non liée à un approvisionnement précis), ainsi qu'un nouveau modèle de gouvernance pour des améliorations au site, qui est en cours d'élaboration et qui comprendra quatre représentants des fournisseurs.

En ce qui concerne la liste de fournisseurs intéressés et d'autres fonctions semblables (p. ex. données ouvertes), on suggère que le gouvernement sollicite le secteur privé étant donné que ce dernier offre une plus grande capacité, et que l'accessibilité aux données doit constituer le rôle principal du gouvernement. Les membres suggèrent d'adopter une stratégie délibérée et proactive consistant à solliciter les services de tiers. De plus, en discutant du problème que les fournisseurs ne sont tout simplement pas au courant des possibilités d'approvisionnement affichées sur Achatsetventes.gc.ca, on suggère que les communications soient plus régulières, et pas faites seulement dans le cadre d'efforts menés à grande échelle lorsqu'il y a quelque chose de nouveau à annoncer. Les membres suggèrent aussi qu'ils pourraient annoncer les possibilités sur leurs sites Web, pour autant que le matériel et le texte leur soient fournis. Desmond Gray s'engage à communiquer le plan d'action pour le site et offre de parler aux membres de leurs associations, lorsque l'occasion se présentera.

S'assurer que le nouveau système d'approvisionnement électronique de TPSGC comprend les outils et les services appropriés pour les fournisseurs canadiens

Vicki Ghadban, directrice générale du Secteur de la gestion des affaires, présente un portrait général de la transformation du Programme des approvisionnements et, plus précisément, de la solution d'approvisionnement électronique que l'on recherche. Elle demande aux membres d'indiquer les principales sources d'irritation selon les fournisseurs, aux fins de conseils sur les modèles commerciaux potentiels, et elle explique que l'un des principaux objectifs de l'exercice est d'harmoniser les pratiques avec celles de l'industrie afin de faciliter les choses. On souligne la nécessité de faciliter la présentation des soumissions, à l'aide du préremplissage de certaines sections des formulaires et de façons automatisées d'éliminer la non-conformité, mais on reconnaît qu'il est important de vérifier à nouveau pour s'assurer que les solutions envisagées régleraient vraiment les problèmes soulevés. On demande également aux membres ce qu'ils pensent du fait que le gouvernement de l'Ontario est passé à l'approvisionnement électronique.

Les membres suggèrent qu'il serait important de faire participer le milieu des affaires afin de comprendre les incidences réelles et perçues du changement. Ils suggèrent aussi que le gouvernement explore les expériences d'autres administrations sur l'approvisionnement électronique et mette à profit leurs réseaux (y compris l'Office de diversification de l'économie de l'Ouest, Services partagés Canada et l'Ontario Supplier Stakeholder Network). Les membres discutent des projets pilotes et indiquent que le profil devrait être élevé et que les décideurs devraient éviter les renversements ultérieurs une fois que du temps et de la bienveillance ont été investis dans une discussion à des niveaux inférieurs. Ils indiquent que le gouvernement devrait s'assurer que les projets ne sont pas achevés avant la consultation et que la sollicitation de rétroaction est effectuée graduellement (pour permettre l'assimilation et le traitement après la première introduction). Inversement, ils indiquent que le gouvernement devrait se méfier de la fatigue liée à la consultation à outrance. Vicky suggère que les sous-comités établis pour les outils et les modèles participent aussi à l'établissement de la solution en matière d'approvisionnement électronique. Claire s'engage à mettre en place un processus transparent qui rassemblera les intervenants et les décideurs pour une discussion aux moments critiques.

Sous-comités du CCF – Recommandations et étapes suivantes

Sous-comité des Services professionnels

Normand Masse, directeur général du Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies, fait le point sur le travail du sous-comité, y compris les six mesures à prendre à court terme (formulaire de confirmation de la disponibilité, liste des projets majeurs de TPSGC, approvisionnement éclairé, réception des soumissions par courriel, stratégie d'évaluation à taux moyen et un nouvel outil pour les clients en matière de certifications et d'équivalences). Les membres posent des questions de clarification et formulent des suggestions quant au développement de certaines des mesures. Particulièrement au sujet de la question des certifications, on signale qu'un modèle visant à diviser les exigences de certification pour les agents d'approvisionnement qui élaborent les critères d'évaluation est en cours de considération et d'élaboration par les membres du sous-comité. Claire soulève également le problème lié au fait d'exiger de l'expérience auprès du gouvernement fédéral, ce qui a été mentionné plus tôt durant la réunion comme étant un obstacle à la participation à l'approvisionnement; Normand s'engage à soumettre la question au sous-comité aux fins d'une étude plus approfondie.

Sous-comité de la Gestion des risques

Matthew Sreter, directeur principal de la Direction du risque, qualité et gestion de l’intégrité, fait le point sur le travail du sous-comité. Il explique que le groupe a tenu une réunion le 22 mai et que sa première démarche en tant que nouveau président serait d'établir le mandat avant juillet 2015. Il explique que le groupe a convenu que le principal résultat visé est une proposition à l'ensemble du CCF concernant le rééquilibrage du risque. Afin d'assurer une compréhension appropriée des questions en matière de risque et d'explorer les meilleures pratiques, comme l'ont avancé les membres du sous-comité, il s'engage à tenir un forum de consultation en juillet 2015. Un contrat serait alors mis en place pour élaborer un document de proposition (d'ici décembre 2015) qui sera présenté au CCF (d'ici février 2016). Les membres conviennent qu'il s'agit d'un bon plan qui répondrait à leurs préoccupations. Matthew présente également une mise à jour sur l'examen de la politique d'établissement des coûts du gouvernement. On demande que le mandat lié à cet examen soit communiqué. On exprime que, pour certains membres du CCF, ces deux questions (risque et établissement des coûts) constituent les deux questions de politique générale les plus importantes pour les membres de leurs associations. Matthew indique aussi que l'examen du regroupement de produits devrait être terminé d'ici décembre 2015.

Mise à jour sur l'engagement – Étude sur les petites et moyennes entreprises (PME) et liste de fournisseurs intéressés sur Achatsetventes.gc.ca

Desmond Gray et son équipe font une brève démonstration de la nouvelle liste de fournisseurs intéressés sur Achatsetventes.gc.ca. Les membres mentionnent quelques problèmes techniques, y compris le fait que le format ne convient pas pour une longue liste, et ils conviennent de faire la promotion de cette nouvelle fonction.

Desmond et son équipe font aussi le point concernant l'étude sur les PME, laquelle a fait l'objet d'une discussion lors de réunions précédentes. Il indique que le sondage est maintenant offert en ligne et qu'à ce jour, 200 réponses ont été reçues, 43 % de celles-ci provenant de l'Ontario et 37 % provenant de microentreprises. Les trois principaux points soulevés sont la quantité de paperasse exigée, le prix par rapport à la valeur et le fait de trouver des occasions. Il explique que la raison d'aller de l'avant avec ceci dans la foulée de la consultation de la ministre était que, contrairement au courriel envoyé par la ministre aux fournisseurs inscrits, le sondage permettrait l'exécution d'une analyse démographique, pour garantir que les efforts d'amélioration règlent les bons problèmes, et permettrait aux non-fournisseurs de répondre. Desmond précise que 43 % des répondants à ce jour n'avaient pas fait affaire avec le gouvernement au cours des trois années précédentes. Les membres suggèrent qu'étant donné que d'autres événements importants se déroulent en même temps, le BPME-ES pourrait souhaiter prolonger la période de réponse. Desmond convient de prolonger la période de deux semaines, jusqu'à la mi-juillet, et de présenter au comité une analyse préliminaire à la réunion suivante.

Programme d'innovation Construire au Canada – Mise à jour

Christopher Baird, directeur principal du Programme d'innovation Construire au Canada, présente une mise à jour sur l'examen du programme, examen qui a été entrepris récemment en vue d'améliorer ce dernier. Il explique qu'en plus de mieux faire connaître le programme, après des consultations approfondies, ils ont trouvé des solutions aux trois principaux défis liés au programme, dont la façon de faciliter les ventes supplémentaires, un processus rationalisé de proposition et des améliorations au processus de jumelage (entre les innovations et les ministères fédéraux). Ayant maintenant reçu l'approbation de la ministre, il présente un aperçu des mesures en cours. L'appel de propositions, qui est un processus concurrentiel, comprendra maintenant une clause sur les ventes supplémentaires pour jusqu'à deux ans après l'octroi du contrat. Le programme va de l'avant avec un processus d'appel de propositions à inscription continue visant à permettre aux fournisseurs de soumettre leurs innovations lorsqu'ils sont prêts à les mettre à l'essai; diverses méthodes seront aussi utilisées pour améliorer le jumelage, dont un comité directeur du niveau des directeurs généraux, des protocoles d'entente général avec les ministères d'essai pour accélérer les approbations ministérielles, la promotion des essais effectués par des tiers et des activités de diffusion ciblées. Les membres réagissent favorablement à ces améliorations. Ils recommandent d'être prudent relativement à certaines questions (possibilité de difficultés budgétaires liées à l'inscription continue et de frustration relativement au Programme d'aide à la recherche industrielle étant donné qu'on le perçoit déjà comme encombré). Ils suggèrent également que le gouvernement envisage une analyse en amont de ses investissements (à divers stades et relativement à divers programmes gouvernementaux) afin de déterminer s'ils s'avèrent rentables avec le temps.

Cadre d'intégrité de TPSGC – Mise à jour

Lynne Tomson, directrice générale intérimaire responsable de l'intégrité au sein de la Direction générale de la surveillance, présente une brève mise à jour faisant suite à l'engagement du gouvernement, énoncé dans le budget de 2015, d'introduire un nouveau régime d'intégrité; elle mentionne également que des options sont en cours d'élaboration aux fins de considération par le gouvernement. Elle s'engage à présenter une autre mise à jour au CCF, en temps voulu.

Ordre du jour des prochaines réunions et table ronde

L'ordre du jour des prochaines réunions comprendra le regroupement des contrats, une autre mise à jour de l'équipe de transformation numérique, une mise à jour sur l'examen de la politique sur l'établissement des coûts, les négociations fédérales/provinciales/territoriales sur l'utilisation des outils communs (et l'incidence du cadre d'intégrité), la délégation accrue du pouvoir de passation de contrats du ministère de la Défense nationale et un examen des résultats de l'étude sur les PME de 2015. On rappelle aux membres de communiquer avec Hicham Adra s'ils ont des points à ajouter à l'ordre du jour.

Les membres expriment leur satisfaction avec l’évolution du Comité consultatif des fournisseurs vers un forum clé de consultation pour les fournisseurs et les associations. Tous sont d’accord que le comité est devenu un comité directeur de fait qui a comme rôle d’identifier les enjeux et les priorités afin d’améliorer les approvisionnements du gouvernement, ainsi que d’aider le gouvernement à gérer ses engagements avec l’industrie sur ces sujets.

Étapes suivantes

Le secrétariat communiquera avec les membres au cours des prochaines semaines au sujet des mesures prises par suite de la réunion. Ceci comprend la formation de groupes de travail pour s'attaquer à des problèmes précis à la demande de la ministre et se concentrer afin de provoquer le changement dans les domaines prioritaires convenus. Aussi, le document du plan d'action révisé sera partagé aux fins d'examen et de validation par les membres. Une téléconférence sera planifiée si les membres estiment qu'une discussion sur le plan est nécessaire. Le secrétariat fera aussi circuler des dates provisoires envisageables pour la tenue de la prochaine réunion à la fin d'août ou au début de septembre.