Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs

28 octobre 2015
13 h – 15 h 30
Téléconférence

Participants

Coprésidents :

• Randal Cripps, sous-ministre adjoint délégué, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres :

• Cam Vidler, Chambre de Commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI)
• Mary Anderson, directrice administrative, WBE Canada
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour ADMA)
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• Kelly Hutchinson, v.-p., Relations gouvernementales et politiques, Association canadienne de la technologie de l’information (ACTI)
• Desmond Gray, directeur général, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES) :

• Lori Kibbee, directrice principale intérimaire, Direction de l’engagement des fournisseurs et de la coordination régionale
• Susan MacKenzie, conseillère principale, Engagement des fournisseurs
• Jennifer Situ, analyste subalterne des politiques, Engagement des fournisseurs
• Rachelle Dean (secrétariat), conseillère en politiques, Engagement des fournisseurs

Mot de bienvenue et observations

Randal ouvre la réunion et mentionne qu’en tant que nouveau président, il a très hâte de collaborer avec le groupe. De plus, il fournit des renseignements généraux sur le processus en cours visant à communiquer des informations au nouveau gouvernement. Hicham souhaite à l’ancienne présidente, Claire Caloren, du succès dans ses nouvelles fonctions et souhaite la bienvenue à Randal au nom des membres.

Délégation des pouvoirs du MDN et examen de la politique d’établissement des coûts

Au nom de la directrice générale du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique, Sylvie Girard présente de l’information à jour sur les travaux visant à accroître la délégation des pouvoirs du MDN, un engagement qui a été pris dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement en matière de défense. Elle explique qu’il s’agira d’une augmentation en trois étapes (400 k $, 1 M $, et 5 M $ d’ici novembre 2016); une fois le processus terminé, le changement représentera 10 % du volume d’activités de TPSGC en fonction de la valeur. Les deux ministères collaborent pour s’assurer qu’ils ont la capacité de s’adapter au changement. Les membres demandent si l’augmentation ne s’applique qu’aux biens. Sylvie le confirme, mais elle précise qu’elle n’inclut pas les achats de TI dont le transfert à Services partagés Canada a déjà eu lieu. De même, le MDN collabore étroitement avec TPSGC à l’élaboration de modèles de demande de soumissions pour assurer l’uniformité.

Sylvie fait également le point sur l’examen de la politique d’établissement des coûts qui est en cours. Elle indique que la gouvernance actuelle pour cette initiative, qui comprend l’industrie, étudiera bientôt les recommandations sur les principes d’établissement des coûts qu’a formulées un consultant (à la fin de novembre, selon ce qui est prévu). Par la suite, le groupe de travail soumettra des recommandations finales à TPSGC et des changements pourront être apportés rapidement puisque la politique relève de TPSGC.

Initiative relative à la consultation auprès des fournisseurs

La simplification et la normalisation des modèles de contrat et de demande de soumissions

Sylvie Girard informe les membres des travaux effectués pendant l’été en prévision de la première réunion du Groupe de travail (GT) du CCF sur les modèles qui se tiendra le 10 décembre. Elle explique que des recherches approfondies ont été entreprises, qui comprennent d’autres administrations du pays et d’ailleurs. Elle mentionne également les travaux visant à renforcer la gouvernance interne qui sont nécessaires pour simplifier le modèle et qui sont effectués en collaboration avec les Services juridiques. Elle assure que les résultats de ces travaux seront mis à la disposition du GT sur les modèles du CCF en temps opportun, de sorte qu’il puisse les examiner au cours de sa réunion du 10 décembre. Elle indique également que le MDN a été invité à se joindre au GT pour faire en sorte que le point de vue du client de TPSGC soit pris en compte. Elle présente également une autre initiative, soit le nouveau guide sur l’utilisation d’un langage clair pour aider les agents d’approvisionnement à préparer des demandes de soumissions faciles à comprendre, ce qu’elle s’engage à communiquer au GT également. Les membres conviennent que l’approvisionnement électronique pourrait résoudre certains des problèmes que posent les modèles standards.

Conformité souple aux soumissions

Sylvie Girard explique que tout comme les modèles, ce sujet fera l'objet de discussions le 10 décembre par le Groupe de travail du CCF sur l'assouplissement du processus de conformité des soumissions. Elle parle d’un processus d’évaluation des soumissions à deux étapes qui a fait l’objet d’un essai pilote il y a quelques années, et elle mentionne que le personnel de TPSGC tiendra le GT informé. Elle explique que l’initiative visant à assouplir le processus de conformité des soumissions est axée sur la classification des éléments administratifs par rapport aux éléments de fond qui sont très importants et qui doivent être reçus au moment de la réception des soumissions. Le GT examinera les classifications proposées et discutera des changements supplémentaires qui seront mis en œuvre ultérieurement. Les membres demandent quelle est la différence entre le processus d’évaluation des soumissions à deux étapes, qui a fait l’objet d’un essai pilote il y a quelques années, et la présente initiative. Sylvie explique que le projet pilote à deux étapes avait une plus grande portée et explorait un processus pour détecter des erreurs dans les soumissions sans que des modifications y soient apportées et tout en garantissant l’équité pour tous les soumissionnaires. On souligne également que l’approvisionnement électronique constitue peut-être une solution à une bonne partie de ces problèmes.

Amélioration de l’efficacité des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement (OC/AMA)

Sylvie Girard explique qu’un examen interne du processus et des instruments d’OC ou d’AMA est en cours depuis quelques années; il s’agit d’examiner l’efficacité, la complexité des règles et la cohérence dans l’application et l’utilisation. Un rapport de conclusions devrait être présenté sous peu. Elle explique que l’objectif est de profiter de la réunion du Groupe de travail sur les OC et les AMA qui se tiendra le 11 décembre pour obtenir un point de vue externe. La première étape de l’initiative porte sur les biens et services obligatoires. Les biens et services non obligatoires suivront. Vicki Ghadban explique que ces travaux sont essentiels pour la mise en œuvre de la nouvelle solution d’approvisionnement électronique. Les principaux points problématiques à discuter comprennent entre autres les seuils et les divers modèles utilisés pour attribuer des contrats. Le personnel de l’approvisionnement électronique participera à tous les GT du CCF.

Système d’approvisionnement électronique (SAE)

Vicki Ghadban, directrice générale, Transformation du programme des approvisionnements, présente de l’information à jour au comité, y compris au sujet d’un calendrier accéléré pour une mise en œuvre complète d’ici la fin de l’exercice 2017-2018. Elle confirme que des ressources supplémentaires ont été investies dans le projet, un élément clé des activités du gouvernement. Elle confirme également que la première réunion du Groupe de travail du CCF sur l’approvisionnement électronique aura lieu le 1er décembre.

Les membres discutent de certains des avantages du SAE, notamment la façon dont la normalisation opérationnelle nécessaire facilitera le processus pour les fournisseurs et le fait qu’on s’attend à ce que l’utilisation accrue de cartes d’achats accélère le paiement aux fournisseurs. Ils émettent l’avis que TPSGC devrait s’assurer que l’établissement des coûts tient compte des coûts directs et indirects et des économies. De plus, ils pensent qu’il faut éviter de traiter cela comme un projet de TI, et Vicki convient que l’objectif est de traiter le projet comme un projet de transformation opérationnelle facilité par les technologies. Elle explique également qu’une importante mobilisation est en cours et qu’elle s’intensifiera. Les membres demandent s’il sera nécessaire de modifier les politiques, et Vicki confirme que le travail à cet égard est déjà en cours. Les membres proposent également que des groupes de discussion d’utilisateurs soient tenus avant le lancement, comprenant à la fois des utilisateurs réguliers et des superutilisateurs, pour veiller à ce que le nouvel environnement ne cause pas de problèmes involontaires pour les utilisateurs. On confirme que l’intention est de faire appel au GT d’abord, mais on encourage les membres à envoyer immédiatement toutes leçons retenues de sorte qu’elles soient intégrées à l’étape de la demande de propositions.

Utilisation des instruments d’achat de TPSGC par les provinces et les territoires

Desmond Gray fait le point sur l’initiative visant à permettre aux provinces et aux territoires d’utiliser les instruments d‘achat de TPSGC. Le décret qui y est lié a été approuvé en février 2015. En avril 2015, un consultant a produit un rapport qui cerne 12 produits possibles. Il explique qu'on a mis en place la gouvernance nécessaire et que des réunions régulières ont permis de désigner six produits qui font l’objet d’étude par les provinces (fournitures de bureau, motoneiges, VTT, motocyclettes, fournitures de laboratoire et pneus). Il indique que l’accent est mis principalement sur les fournitures de bureau compte tenu de l’échéancier pour le renouvellement de l’offre à commandes, et que trois provinces collaborent étroitement avec TPSGC. Il explique que l’expérience orientera les collaborations à venir et que bien que Services partagés Canada sollicite un décret de son côté, l’organisme participe. Les membres demandent ce qu’il en est des produits pharmaceutiques, et on confirme que la question pourrait être examinée dans le cadre de l’initiative, mais que d’autres possibilités d’approvisionnement entre les administrations/provinces et le partage d’expériences et de leçons retenues sont à l’étude.

Le point sur les résultats de l’étude sur les PME

Lynn Ménard remercie tout d’abord les membres du CCF qui ont aidé le BPME-ES à communiquer avec deux fois plus de fournisseurs et d’autres intervenants que lors du sondage de 2012 : 728 entreprises ont participé au sondage; 90 % d’entre elles étaient des petites entreprises (1 à 99 employés), et plus de 35 % n’avaient pas fait affaire avec le gouvernement depuis trois ans. Les réponses provenaient de toutes les provinces et les territoires, excepté le Nunavut. Lynn explique que les commentaires et les obstacles relevés ne comportent aucune grande surprise (problèmes et exigences restrictives, volume de paperasse requise, contrats attribués en fonction du prix plutôt que de la valeur, complexité du processus, difficulté à trouver des opportunités, processus liés aux attestations de sécurité, documents nécessaires aux fins de soumission, etc.). Les principales améliorations qu’ont suggérées les répondants sont : la simplification des documents de demande de soumissions; l’amélioration de l’engagement des partenaires; l’amélioration d'Achatsetventes.gc.ca; la mise en place d’un nouveau système d’approvisionnement électronique; l’attribution de contrats en fonction de la valeur globale plutôt que du prix le plus avantageux; et la réduction du nombre de critères de qualification et leur simplification. Lynn explique que les résultats correspondent aux travaux visant à améliorer l’approvisionnement qui sont en cours. Elle s’engage à diffuser le rapport en novembre et offre aux membres la possibilité d’accéder aux données brutes sur demande. Elle demande également aux membres de communiquer les résultats à leur association. Desmond Gray explique que les résultats seront également examinés dans le cadre du plan d’action pour les fournisseurs du programme des approvisionnements. Il demande aux membres s’ils peuvent nommer des représentants des fournisseurs pour l’organisme de gouvernance d’Achatsetventes.gc.ca. Lynn clôt la discussion en mentionnant que son équipe a préparé des lignes directrices sur les PME, d’après les discussions qui ont eu lieu antérieurement avec des groupes de fournisseurs, pour sensibiliser les agents d’approvisionnement aux préoccupations des fournisseurs sur les processus d’approvisionnement.

Régime d’intégrité de TPSGC

Lynne Tomson, directrice générale intérimaire responsable de l'intégrité au sein de la Direction générale de la surveillance, fait le point sur le nouveau régime d’intégrité de TPSGC qui est entré en vigueur le 3 juillet 2015. Elle présente les changements qui ont été ajoutés à l’inadmissibilité des fournisseurs à la suite d’une condamnation (bien que la liste des infractions n’ait pas changé), de même que les modifications au traitement réservé aux sociétés affiliées et aux condamnations à l’étranger. Elle explique également le nouveau processus de réhabilitation des fournisseurs; la façon dont les sous-traitants et les contrats actuels à la suite d’une condamnation seront traités dans le cadre du régime; et les circonstances et le traitement des exceptions pour des raisons d’intérêt public. D’ailleurs, elle donne des explications sur les éléments suivants : processus de détermination préalable (divulgation proactive des condamnations), attestation de soumission, admissibilité permanente, suspensions et exigences liées aux ententes administratives, à la surveillance de la conformité et à la vérification par un tiers. Elle conclut en indiquant que le régime s’applique à tous les nouveaux contrats et que TPSGC travaille actuellement avec les fournisseurs qui sont inadmissibles pour effectuer une réévaluation dans le cadre du nouveau régime. De plus, elle confirme que TPSGC veut conclure des protocoles d’ententes avec d’autres ministères et organismes fédéraux afin de garantir une couverture pangouvernementale.

Les membres demandent quelques précisions, notamment sur les condamnations de personnes et d’entreprises, la façon dont la relation d’affiliation est vérifiée, et les similitudes entre les condamnations dans les différentes administrations. De plus, Lynne donne des explications sur le concept selon lequel des entrepreneurs recourent « sciemment » à de la sous-traitance auprès des fournisseurs non admissibles. Elle explique le processus de vérification d’admissibilité par la vérification de la liste publique pour les entreprises et en communiquant avec TPSGC afin de consulter la liste interne pour les individus. Les membres soulèvent une préoccupation au sujet des situations dans lesquelles les travaux sont majoritairement effectués par sous-traitance à des consultants indépendants et affirment qu’une telle vérification des sous-traitants de premier niveau pourrait devenir trop lourde. Ils soulignent également qu’on pourrait créer une étape supplémentaire entre l’entrepreneur et le sous-traitant pour éviter qu’une vérification soit effectuée. Lynne accepte de poser la question à l’équipe et de se pencher sur la question. Les membres demandent comment on peut éviter les conflits d’intérêts si le fournisseur fournit et paie les services de vérification par un tiers. Lynne explique que les fournisseurs sont tenus de garantir que le tiers est indépendant. On demande à Lynne quand elle anticipe reprendre les consultations avec l’industrie; elle répond qu’on en saura davantage après l’arrivée du ou de la nouvelle ministre.

Ordre du jour des prochaines réunions et table ronde

L'ordre du jour des prochaines réunions comprendra le regroupement des contrats et des mises à jour des sous-comités et des groupes de travail du CCF, ce qui inclut les mandats ou les plans de travail établis par les GT. Il est convenu qu’à la prochaine réunion, les GT présenteront tous un exposé conjoint (industrie/TPSGC) sur les progrès réalisés. On rappelle aux membres de communiquer avec Hicham Adra s'ils ont des points à ajouter à l'ordre du jour.

Prochaines étapes

Les membres fourniront au secrétariat tout commentaire sur le compte rendu de la réunion précédente d’ici le 4 novembre. La prochaine réunion aura lieu en personne dans la région de la capitale nationale en février.