Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs

16 février 2016
13 h – 16 h 30

Participants

Coprésidents

• Randal Cripps, sous-ministre adjoint, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy entreprises Inc.

Membres

• Cassandra Dorrington, présidente, Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council
• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, directeur, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
• Mary Anderson, directrice exécutive, WBE Canada
• Jac Van Beek, Président-directeur général (PDG), Association canadienne des conseillers en management
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc.
• Iain Christie, Vice-président (v.-p.) exécutif, Association des industries aérospatiales du Canada
• Janet Thorsteinson,v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité
• Kelly Hutchinson, v.-p., Relations gouvernementales et politiques, Association canadienne de la technologie de l'information
• Caroline Landry, directrice générale par intérim, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique

Accueil et mot de bienvenue

Randal Cripps souhaite la bienvenue à tous et les coprésidents remercient les participants de leur présence malgré les mauvaises conditions météorologiques. Le compte rendu de la réunion précédente a été approuvé par simple échange de correspondance et a été publié sur le site Web du Comité.

Gestion du rendement des fournisseurs

Brenda Constantine, directrice générale du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique et Matthew Sreter, directeur principal de la Direction du risque, de la qualité et de l'intégrité, présentent la nouvelle initiative sur la gestion du rendement des fournisseurs, qui consiste à gérer le rendement pendant toute la durée du contrat et qui met l'accent sur les relations avec les fournisseurs. Ils expliquent que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) entend collaborer afin de mettre au point une approche globale en matière de gestion du rendement, qui engloberait la participation des intervenants et les consultations, une gouvernance forte, un fondement juridique et stratégique solide ainsi que des outils, des processus et des systèmes efficaces.

Les membres suggèrent que l'équipe s'adresse à des entreprises du secteur privé (par forcément des fournisseurs) qui ont élaboré des systèmes modernes et efficaces, souvent désignés sous le nom de « gestion de la chaîne d'approvisionnement », et Matthew accepte de faire un suivi à cet égard. De plus, les membres demandent au Ministère de travailler en étroite collaboration avec Services partagés Canada, qui est en train d'effectuer des travaux similaires, afin d'éviter d'entreprendre des initiatives déjà en cours ailleurs. Ils mettent en garde contre le fait d'essayer d'obtenir un modèle générique, et il est confirmé que le cadre stratégique reposerait sur un principe global, mais qu'on pourrait tout de même l'adapter en fonction des produits. Les membres soulignent la nécessité de disposer d'un processus d'appel fiable si le répertoire central de données sur le rendement est rendu accessible. Les membres conviennent qu'il est utile d'investir du temps et des ressources pour bien faire les choses afin d'éviter d'importuner les fournisseurs, et Matthew confirme que les entreprises auraient la possibilité de valider les conclusions et les approches proposées avant leur mise en œuvre.

Système d'achats électroniques

Vicki Ghadban, directrice générale du Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements, fait le point sur le processus d'achat du système d'achats électroniques (SAE). Elle explique que ce système est un des piliers de la modernisation de l'approvisionnement; la demande de propositions sera affichée en mars 2016, et le contrat attribué en juin.

Les membres pressent TPSGC d'intervenir auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, lequel détient le pouvoir nécessaire pour rendre ce système obligatoire au gouvernement, afin de créer un environnement d'approvisionnement uniforme pour les fournisseurs de sorte qu'ils ne fassent pas la différence entre les divers acheteurs fédéraux. M. Cripps confirme que c'est l'objectif et que l'initiative fédérale-provinciale-territoriale (FPT) est également visée. À la question touchant les répercussions de l'utilisation obligatoire des cartes de crédit pour les achats inférieurs à 10 000 $ dans les catalogues électroniques, les membres répondent que les avantages d'un paiement en temps voulu compensent les nouveaux frais de carte de crédit, mais que le gouvernement pourrait néanmoins chercher à atténuer ce nouveau fardeau (les frais), en particulier sur les petites entreprises. Vicki confirme que l'objectif est aussi de proposer un paiement électronique une fois que le fournisseur fournit ses renseignements bancaires à l'inscription. Les membres insistent sur le fait que le nouveau système doit permettre de suivre de manière plus poussée l'évolution de l'utilisation par fournisseur, données qui permettraient à leur tour d'assurer la diversité des fournisseurs. Les membres soulignent l'importance de l'adhésion et de la communication pour mettre en place ce changement afin que tous les acteurs en comprennent les répercussions et s'y préparent.

Réunion trilatérale avec les États-Unis et le Royaume-Uni et Initiative fédérale/provinciale/territoriale

Caroline Landry explique que les premiers produits offerts par TPSGC aux provinces et aux territoires sont les fournitures de bureau. Le matériel de laboratoire, les pneus, les véhicules tout-terrain (VTT) et les motoneiges devraient suivre d'ici peu. Elle explique que deux provinces souhaitent participer au projet pilote. À la suite du travail effectué avec les provinces, l'offre à commandes relative aux fournitures de bureau passera de 1 500 à 2 500 articles de base et entrera en vigueur le 1er mai 2016. Elle explique que le projet pilote devrait établir des clauses dont se serviront les provinces, les territoires et le secteur des municipalités, des établissements d'enseignement supérieur, des écoles et des hôpitaux (secteur MESSS). De plus, elle explique que l'offre à commandes relative aux fournitures de bureau permettrait d'attribuer plusieurs contrats, pour lesquels les fournisseurs peuvent présenter une soumission dans des régions précises sans avoir à soumissionner à l'échelle nationale, permettant ainsi aux petites et moyennes entreprises (PME) qui n'ont pas une présence à l'échelle nationale de rivaliser sur un pied d'égalité avec de plus gros fournisseurs nationaux.

Les membres ont de nombreuses questions sur les offres à commandes et les répercussions qu'aura l'utilisation par les provinces des outils de TPSGC. Ils veulent aussi connaître les critères selon lesquels le projet pilote sera évalué et les échéanciers pour les prochains produits. Ils mettent en garde contre le fait que les dirigeants des entreprises devront prendre des décisions opérationnelles importantes en raison de ces changements. Bon nombre s'interrogent sur les répercussions de la capacité du nouveau système d'achats électroniques à permettre aux partenaires provinciaux et territoriaux de sélectionner des fournisseurs locaux à partir d'une offre à commandes nationale, et posent des questions sur la capacité du Ministère à suivre l'évolution des données d'utilisation et à évaluer ces dernières. Il est suggéré que le système affiche une fenêtre contextuelle invitant à justifier le choix d'un fournisseur en fonction de facteurs socio-économiques plutôt qu'en fonction du prix le plus bas. C. Landry s'engage à revenir à la prochaine réunion en juin avec davantage de renseignements.

Plan d'action auprès des fournisseurs

Lori Kibbee, directrice principale de la Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale, fait le point sur les travaux réalisés à ce jour sur le plan d'action auprès des fournisseurs, dont la plus grande partie sera effectuée dans le cadre des initiatives de modernisation; il est en outre susceptible d'être doté d'une nouvelle image. Elle parle des résultats à ce jour, notamment une réduction de 12 % du retard sur l'octroi des cotes de sécurité, les progrès accomplis dans l'attribution d'une solution d'approvisionnement électronique, les améliorations du site achatsetventes.gc.ca, les améliorations apportées au Programme d'innovation Construire au Canada et le lancement du projet pilote de l'initiative fédérale/provinciale/territoriale (demande d'offres à commandes relative aux fournitures de bureau). Les membres soulignent qu'en ce qui concerne les cotes de sécurité, la question de la transférabilité d'une cote entre les ministères reste un des principaux points à résoudre.

Gouvernance du Comité consultatif des fournisseurs

Un dossier de présentation comprenant un résumé des progrès accomplis par chaque sous-comité et groupe de travail a été distribué avant la réunion, et les pistes de la directrice générale ont permis de faire le point rapidement à la réunion. On confirme que la candidature d'éventuels nouveaux membres sera examinée, et que la liste de tous les membres devrait être diffusée auprès de l'ensemble du Comité. Les membres précisent le rôle de leurs représentants au sein de ces comités (c.-à-d. s'ils sont autorisés à parler au nom de l'association), rôle qui varie d'une association à une autre. Les membres mentionnent tout particulièrement la qualité du travail accompli sur le regroupement des produits et le rééquilibrage des risques, mais aussi l'examen en cours de la politique sur l'établissement des coûts et sur les profits.

Les membres préfèrent qu'il y ait moins d'exposés lors des réunions, et plus de demandes de conseils ciblées. Les documents devraient être distribués à l'avance et pas nécessairement présentés ou examinés en réunion. On propose un délai de deux semaines avant la réunion.

Amélioration du site Achatsetventes.gc.ca

Caroline Landry fait le point sur les améliorations du site achatsetventes.gc.ca, y compris la nouvelle liste des fournisseurs intéressés. Elle explique qu'en raison de l'urgence des appels d'offres concernant les réfugiés syriens, le site a désormais la capacité d'actualiser son fil d'actualité toutes les heures, et d'autres utilisations possibles de cette capacité sont à l'étude. Elle explique que le site Achatsetventes.gc.ca 3.0 devrait être lancé en avril 2016, et qu'il permettra une meilleure accessibilité depuis un appareil mobile. Elle informe les membres que le site a été reconnu sur la scène internationale comme l'exemple idéal de données ouvertes.

Les membres demandent si le nouveau système d'approvisionnement électronique (SAE) remplacerait Achats et ventes et, le cas échéant, ils s'inquiètent du fait qu'ils pourraient perdre les investissements importants qui ont été effectués dans Achats et ventes. Vicki Ghadban confirme qu'Achats et ventes resterait la page de renvoi et le point d'entrée des fournisseurs dès leur connexion au nouvel outil, et tous les progrès et les investissements effectués serviraient à prendre en charge le nouveau système d'approvisionnement électronique.

Rencontre avec la nouvelle ministre

La nouvelle ministre, l'honorable Judy M. Foote, parle au groupe de son mandat, lequel comprend la modernisation de l'approvisionnement. Elle est ravie d'avoir l'occasion de rencontrer les intervenants dans ce domaine et aussi ceux qui sont bien placés pour apporter leur aide en la matière. À la question de savoir comment elle définirait la réussite de son mandat, elle répond qu'elle souhaite réduire les formalités administratives et avoir un processus plus accueillant et convivial où les gens ne s'embourbent pas. Les membres expliquent qu'ils sont prêts à aider et qu'ils ont besoin de bien comprendre les indicateurs qu'elle propose pour mesurer la réussite de son mandat afin qu'ils puissent cibler leurs efforts. Elle encourage les membres à rester en contact, car elle considère le Comité également comme un organisme consultatif pour elle-même.

Les membres soulèvent un certain nombre de points, tels que leur satisfaction à l'égard des progrès accomplis dans l'examen des coûts et des profits et le rééquilibrage des risques, lesquels profiteraient énormément, selon eux, à tous les intervenants du processus d'approvisionnement; la nécessité de faire participer le Secrétariat du Conseil du Trésor à la majeure partie des améliorations à l'étude; certains problèmes liés à l'approvisionnement de services, comme le fait de prioriser le prix le plus bas dans un achat aussi complexe; et les problèmes de certification. Ils se disent également contents de l'importance accordée à la diversité et aux nouvelles données sur les fournisseurs dans le cadre du mandat de la ministre; la SAE permettra d'ailleurs d'éclairer la prise de décision dans ce domaine. Ils demandent qu'elle se concentre sur les entrepreneurs à forte croissance et laissent entendre que le SAE est la solution à de nombreux problèmes auxquels se heurtent les petites et moyennes entreprises souhaitant faire affaire avec le gouvernement. Les membres suggèrent qu'elle lise le rapport Jenkins pour trouver des suggestions sur la façon de renforcer les principaux secteurs d'activités au Canada par l'entremise de l'approvisionnement. Les membres indiquent que le Comité consultatif des fournisseurs est un excellent mécanisme pour donner des conseils, mais qu'il s'agit également d'une source de renseignements importante.

Ordre du jour de la prochaine réunion et tour de table

À l'ordre du jour de la prochaine réunion, une présentation détaillée sur la voie à suivre pour moderniser l'approvisionnement (réalisation du mandat de la ministre), ce qui permettra de clarifier les diverses composantes du changement ainsi que les liens avec d'autres initiatives ailleurs. Il sera également question du regroupement de contrats, des renseignements plus précis sur l'initiative fédérale-provinciale-territoriale (FPT) seront communiqués et l'on fera le point sur la réunion trilatérale de TPSGC avec les États-Unis et du Royaume-Uni. On rappelle aux membres de communiquer avec Hicham Adra s'ils ont d'autres éléments à proposer.

Prochaines étapes

Le secrétariat fournira aux coprésidents différentes options de modifications à la gouvernance à étudier, notamment les résolutions en bloc. La liste des membres de l'ensemble des sous-comités et des groupes de travail sera diffusée auprès de tous les membres.

La version préliminaire du compte rendu de réunion devra être diffusée en mars afin d'être approuvée par les membres. La prochaine réunion aura lieu en juin, par téléconférence.