Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs

20 juin 2016
14 h à 16 h

Présents

Coprésidents

• Randal Cripps, sous-ministre adjoint, Approvisionnements
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy entreprises Inc.

Membres

• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, directeur, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
• Lise Patry, avocate directrice et fondatrice de RIZEN Business Lawyers Alliance (pour WBE Canada)
• Jac Van Beek, Président-directeur général (PDG), Association canadienne des conseillers en management
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc.
• Iain Christie, Vice-président (v.-p.) exécutif, Association des industries aérospatiales du Canada
• Janet Thorsteinson,v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité
• Desmond Gray, directeur général, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’Engagement stratégique

Mot de bienvenue et commentaires

Les coprésidents souhaitent la bienvenue à tous. Randal explique qu’en raison de la demande formulée à la dernière réunion, visant à ce qu’on communique les mises à jour dans des documents et non pendant la réunion, une nouvelle section intitulée « Résolutions en bloc » a été ajoutée à l’ordre du jour. Elle comprend les mises à jour du Sous-comité des fournisseurs de services professionnels, de la réunion trilatérale avec les États-Unis et le Royaume-Uni, et de l’initiative fédérale-provinciale-territoriale (FPT). Des documents ont été distribués avant la réunion, et les membres n’ont pas de questions. On considère donc que le Comité accepte les points. Le compte rendu de la réunion de février 2016 est également approuvé dans la section « Résolutions en bloc » et sera publié sur le site Web du Comité.

Modernisation de l’approvisionnement

Carolyne Blain, directrice générale, Secteur de la politique stratégique, Brenda Constantine, directrice principale, Direction des politiques stratégiques, et Matthew Sreter, directeur principal, Direction du risque, de la qualité et de la gestion de l’intégrité, présentent un aperçu des efforts déployés par le Ministère pour moderniser l’approvisionnement. Un compte rendu sur la modernisation de l’approvisionnement a été donné à la ministre Foote et au ministre Brison en avril. Randal explique que ces initiatives progressent rapidement et que les objectifs des ministres sont très ambitieux.

Carolyne précise qu’ils souhaitent discuter des moyens de faire participer le Comité consultatif des fournisseurs (CCF) aux initiatives de modernisation de l’approvisionnement. Elle présente l’architecture du programme de modernisation qui comporte les trois volets suivants : Processus d’approvisionnement ouvert et équitable; Approvisionnement socioéconomique et Innovation.

Les membres demandent si la réunion conjointe avec le Secrétariat du Conseil du Trésor a permis de déterminer la volonté d’étendre la normalisation à l’échelle du gouvernement, y compris de rendre les processus ou les systèmes obligatoires pour les autres ministères. Randal confirme que l’on préfère une normalisation horizontale et donne comme exemple la solution d’achats électroniques (SAE).

Les membres discutent du volet socioéconomique, ainsi que des compromis et des considérations nécessaires pour obtenir des avantages socioéconomiques, soit les pouvoirs de dépenser davantage et l’évaluation pangouvernementale des résultats, dont la question relative au renforcement de la capacité avant la mise en œuvre de la politique socioéconomique. Selon les membres, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) devrait examiner l’expérience des États-Unis en ce qui concerne les politiques socioéconomiques et la manière dont le pays a mis en place des objectifs politiques socioéconomiques contradictoires. Randal confirme que le gouvernement est encore aux étapes préliminaires de réflexion. Les membres lui recommandent fortement d’entretenir une communication ouverte avec les représentants de l’industrie tout au long du processus pour leur permettre d’avancer dans la même direction que le gouvernement.

On discute longuement des paramètres utilisés pour mesurer nos efforts de modernisation, de la disponibilité des données nécessaires à la création des bases de référence qui serviront à évaluer les progrès et de l’importance que le gouvernement accorde au « processus d’exécution d’engagements ». Les membres mettent en garde contre l’affectation d’un trop grand nombre de ressources à la nouvelle saisie de données pour satisfaire aux exigences de base et estiment qu’il faudrait plutôt se concentrer sur la capacité future. Tous conviennent que la SAE serait utile. Toutefois, on ajoutera un point à l’ordre du jour de la prochaine réunion pour informer le CCF de la capacité actuelle et prévue en matière d’analyse opérationnelle. Les membres suggèrent également à TPSGC de trouver des moyens de formuler les résultats voulus afin de les communiquer à l’industrie.

Les membres cherchent à obtenir des précisions sur la participation du secteur des municipalités, des établissements d’enseignement supérieur, des écoles et des hôpitaux à l’initiative FPT. On confirme que cela continuera de relever des compétences de chaque province. Les membres s’interrogent aussi sur l’état de l’examen de la politique sur l’établissement des coûts, qui est encore en processus d’approbation ministérielle. Quant au volet innovation, les membres demandent à TPSGC de ne pas oublier que les experts en la matière ne sont pas les seuls innovateurs au sein de l’industrie canadienne, et que l’innovation ne se limite pas aux produits. Ils soulignent aussi le travail lié à la gestion des relations avec les fournisseurs et expliquent la tendance qu’on observe depuis de nombreuses années, à savoir que les grandes entreprises mettent de plus en plus l’accent sur la gestion des relations avec leurs chaînes d’approvisionnement. Comme on a convenu à la dernière rencontre de mettre sur pied un sous‑comité sur la question, une mise à jour sera ajoutée à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Initiatives de gestion des risques de TPSGC

Matthew Sreter, directeur principal, Direction du risque, de la qualité et de la gestion de l’intégrité et politiques, fait le point sur les initiatives de gestion des risques. Il explique qu’Interis, la société d’experts-conseils embauchée pour mener la recherche et préparer un rapport qui comprend des recommandations sur (1) les groupes de produits et (2) le rééquilibrage des risques, a terminé le travail.

Matthew précise qu’on enverra à tous les intervenants (y compris aux membres du CCF) une invitation à participer à une séance de discussion ouverte qui aura lieu le 5 juillet 2016, de 13 h à 16 h. Pendant la première partie de la séance, Interis présentera les principaux éléments des rapports. Au cours de la deuxième partie, TPSGC invitera les intervenants à formuler des commentaires sur les rapports et à engager un dialogue, puis présentera un aperçu des prochaines étapes.

Matthew explique que la prochaine étape des initiatives entraînera l’élaboration de plans d’action en consultation avec des intervenants pour donner suite aux recommandations des deux rapports par l’intermédiaire de deux groupes de travail distincts. Un compte rendu sur ces initiatives sera donné au CCF à l’automne.

Solution d’achats électroniques

Vicki Ghadban, directrice générale, Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements, fait le point sur les efforts déployés pour assurer la préparation électronique en vue du déploiement de la SAE, particulièrement sur le travail concernant les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement, qui représente environ 25 % des dépenses du gouvernement. Elle explique ne pas être en mesure de faire le point sur la SAE elle-même, puisque la demande de propositions est actuellement ouverte et en ligne sur le site achatsetventes.gc.ca. Elle présente un aperçu des changements opérationnels pour les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement et donne des détails sur les différents changements visant à moderniser et à simplifier les processus opérationnels en prévision de l’approvisionnement électronique. Notamment, l’utilisation d’offre à commandes par d’autres administrations (provinces et territoires), l’utilisation de codes postaux pour définir la zone d’approvisionnement, la mise à jour des prix gérée par les fournisseurs, les escomptes pour volume, l’utilisation par défaut de cartes d’acquisition pour les offres à commandes d’une valeur maximale de 10 000 $, les limites de commande subséquente standards pour les catalogues électroniques, un bassin de fournisseurs de taille idéale, la sélection des fournisseurs en suivant le principe du choix de la personne qui convient le mieux, l’invitation à soumissionner et l’évaluation électronique des soumissions, ainsi que la réduction du nombre d’offres à commandes.

Les membres expliquent que les questions en suspens étaient : trouver un moyen de cibler les clauses modifiées des demandes de propositions afin d’éviter un examen juridique et coûteux de toutes celles-ci, alors que seules ces modifications doivent faire l’objet d’un tel examen. Par ailleurs, ils demandent que la nouvelle solution permette de présenter des documents complets en réponse aux invitations à soumissionner, plutôt que d’uniquement comprendre des espaces restreints pour le texte avec des limites de caractères (il y a des préoccupations concernant des employés subalternes qui « copient-collent » du texte pour des soumissions dans les boîtes de texte du système, par rapport à un document d’appels d’offres qui est passé par le processus d’assurance de la qualité des fournisseurs). Les membres s’interrogent aussi à propos de leur participation à la mise à l’essai de la nouvelle SAE. Vicki confirme que les ministères clients et l’industrie seront consultés en ce qui concerne le système de gestion des contrats, ainsi qu’au fur et à mesure que les catalogues électroniques seront publiés.

Ordre du jour de la prochaine réunion et tour de table

La question de la gestion des projets et des approvisionnements complexes a été soulevée par un membre comme un point à prendre en considération lors d’une prochaine discussion, non seulement sur le plan de l’approvisionnement en matière de défense, mais également des projets technologiques et de construction. On mentionne que l’École de gestion Telfer offre un programme sur le sujet; Vicki confirme que TPSGC a présenté des candidats.

L’ordre du jour de la prochaine réunion comprend : la modernisation de l’approvisionnement [point permanent], le régime de gestion du rendement des fournisseurs, la SAE, l’analyse commerciale [capacité actuelle et future], les initiatives de gestion des risques, la gestion des projets et des approvisionnements complexes et un compte rendu sur le plan d’action des fournisseurs. On rappelle aux membres de communiquer avec Hicham Adra s’ils ont d’autres points à proposer.

Prochaines étapes

La version préliminaire du compte rendu de la réunion sera diffusée en juillet afin d’être examinée par les membres. La prochaine réunion aura lieu en personne en octobre.