Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs

4 novembre 2016
10 h à 12 h

Présents

Coprésidents

• Randal Cripps, sous-ministre adjoint, Approvisionnement
• Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Membres

• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Louis-Martin Parent, directeur, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante
• Mary Anderson, présidente, WBE Canada
• Jac Van Beek, Président-directeur général (PDG), Association canadienne des conseillers en management (CMC)
• Sandy Moir, directeur associé du bureau d’Ottawa de GGI (pour CMC)
• Iain Christie, vice-président exécutif, Association des industries aérospatiales du Canada
• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations avec le gouvernement, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité
• Kelly Hutchinson, v.-p., Relations gouvernementales et politiques, Association canadienne de la technologie de l’information
• Desmond Gray, directeur général, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement des intervenants

Mot de bienvenue et observations

Les présidents souhaitent la bienvenue à tous, et Randal réitère que la ministre des Services publics et approvisionnement canada (SPAC) porte de l’intérêt pour les activités du Comité et les commentaires qui émanent des discussions. Randal ajoute que SPAC s’est engagé à utiliser l’approvisionnement comme moyen d’appuyer les objectifs socio-économiques. Il donne pour exemple l’examen des émissions de gaz à effet de serre et le développement des capacités des collectivités autochtones en collaboration avec Affaires autochtones et du Nord Canada. Le compte rendu de la réunion de juin 2016 fait partie des résolutions en bloc approuvées par le Comité.

Modernisation des achats – intégration

Sarah Paquet, sous-ministre adjointe, Équipe d’intégration des activités de modernisation des achats, expose une approche qui vise à simplifier et à moderniser l’approvisionnement à l’échelle du gouvernement du Canada, et qui a reçu l’aval de hauts fonctionnaires, dont des sous-ministres présents à une réunion du Comité consultatif sur la gestion de la fonction publique (CCGFP). Elle décrit les avantages que comporte cette approche intégrée pour les fournisseurs et le gouvernement, tout en lançant un appel à la simplification de l’approvisionnement, à la modernisation de la fonction de contrôleur par le renouvellement des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à l’utilisation de l’approvisionnement comme moyen de réaliser des bienfaits socio-économiques (innovateurs, achats écologiques, entreprises autochtones, entreprises appartenant à des femmes, entreprises sociales).

Sarah explique qu’une approche intégrée s’impose en raison du contexte actuel de l’approvisionnement; bien que SPAC représente 80 % de la valeur des marchés attribués, la majorité de ceux-ci sont attribués par des ministères fédéraux autres que SPAC. Par ailleurs, comme l’approvisionnement est une fonction intrinsèquement complexe, les activités de modernisation des achats de SPAC portent principalement sur les politiques et les processus, là où elles auront un effet optimal. Une approche intégrée exige que des objectifs soient atteints au moyen des bonnes initiatives, que l’uniformité soit assurée à l’échelle du gouvernement, que l’adhésion de l’industrie et de tous les niveaux des ministères et des organismes soit obtenue, et qu’une solide stratégie de gestion du changement soit adoptée. En outre, la mobilisation des parties prenantes et la planification et la surveillance d’indicateurs de rendement précis et mesurables sont cruciales. L’exposé s’achève par une invitation lancée à l’industrie d’exprimer ses idées, ainsi que par l’engagement de tenir les fournisseurs au courant des progrès accomplis et de recueillir leurs commentaires par l’entremise de groupes de travail du Comité consultatif des fournisseurs (CCF) et de consultations ponctuelles. 

D’autres observations sont formulées lors de la discussion qui suit, plus particulièrement que le gouvernement du Canada devrait adopter des processus d’approvisionnement qui ressemblent le plus possible à ceux des autres clients (entreprises ou autres gouvernements), de même que tenir compte des pratiques exemplaires pour harmoniser et simplifier davantage le processus d’approvisionnement pour les fournisseurs. Les représentants de l’industrie indiquent que celle-ci doit actuellement engager des frais de ressources humaines pour satisfaire les exigences uniques du gouvernement du Canada. Sur ce point, les membres soulignent que les politiques actuelles sur la sécurité industrielle restent l’un des aspects les plus problématiques, et qu’il s’impose de les aborder dans le cadre de l’initiative de modernisation des achats. Les représentants du gouvernement du Canada précisent que cet enjeu sera examiné dans le cadre de plusieurs des initiatives, notamment l’initiative de modernisation de la gestion des risques et le renouvellement des politiques.

Les représentants de l’industrie posent également des questions sur le processus de passation des marchés de faible valeur, notamment si les limites imposées pour l’attribution des marchés à fournisseur unique seront examinées dans le cadre de la modernisation des achats. En ce qui concerne la passation des marchés de faible valeur, Randal confirme qu’elle figure sur la liste des initiatives qui doivent être examinées et qu’elle devrait en fait faire l’objet d’un suivi lors de la prochaine réunion du CCF.

Enfin, les membres demandent quand et comment le succès de la modernisation des achats sera mesuré et communiqué. Pour ce qui est de la mesure du rendement, Sarah indique que celle-ci est intégrée à la phase de conception de chaque initiative, et que toutes les initiatives reposent sur le modèle logique exhaustif de la modernisation des achats, l’intention étant de présenter un rapport par thème et par grande initiative de modernisation des achats. Sarah ajoute que le changement de l’état d’esprit et de la culture peut prendre du temps et s’inscrit dans la vision à long terme de la modernisation des achats. Elle souligne également qu’une stratégie globale de gestion du changement est nécessaire à tous les niveaux pour mettre en œuvre le programme de modernisation des achats.

Les représentants de l’industrie font savoir qu’ils seraient très intéressés à donner leur avis et demandent s’il y aura des consultations externes. Ils demandent aussi si leurs commentaires sont bel et bien pris en compte au moment de l’élaboration des politiques et des processus d’approvisionnement. Randal réitère que l’industrie joue un rôle clé dans la formulation de la politique d’approvisionnement.

Dans l’ensemble, les représentants de l’industrie apprécient que les initiatives de modernisation des achats présentent bel et bien des avantages à la population canadienne tout en faisant remarquer que le succès remporté dans un secteur renforce le changement dans les autres.

Solution d’achats électroniques

Randal indique brièvement que, comme la demande de propositions pour la solution d'achats électroniques est en cours, un certain nombre de questions ont été reçues, et qu’une mise à jour plus complète sera présentée à la prochaine réunion.

Modernisation des achats – aperçu des initiatives

Carolyne Blain, directrice générale du Secteur de la politique stratégique, présente une mise à jour générale sur les multiples initiatives qui sont en cours à l’appui de la modernisation des achats pour assurer la cohésion avec l’équipe d’intégration des activités de modernisation des achats, le SCT et les politiques d’autres ministères. Les principales initiatives qui progressent à l’heure actuelle portent sur le processus d’assurance de la conformité des soumissions par étapes, la modernisation de la gestion des risques et la simplification des contrats.

Processus d’assurance de la conformité des soumissions par étapes

David Reid, du Secteur de la politique stratégique, présente un aperçu du processus d’assurance de la conformité des soumissions par étapes, ainsi que d’éventuelles recommandations pour une politique sur son utilisation à l’avenir. Le processus d’assurance de la conformité des soumissions par étapes permet aux soumissionnaires de fournir des renseignements supplémentaires ou différents dans un délai prescrit après la clôture de la demande de soumissions, afin de démontrer que leur soumission est conforme aux critères obligatoires. Selon le processus d’approvisionnement courant, une soumission qui n’est pas conforme aux exigences obligatoires à la clôture de la demande de soumissions est immédiatement rejetée. À ce jour, le Programme des approvisionnements a inclus ce processus à un nombre limité de demandes de soumissions pour lesquelles il prévoyait obtenir peu de soumissions.

Les membres se disent très favorables au processus et sont d’avis que celui-ci devrait s’appliquer à l’ensemble du gouvernement par souci d’équité envers tous les fournisseurs éventuels. Des membres craignent que des soumissionnaires abusent du processus en omettant délibérément de l’information dans leurs soumissions, et qu’un soumissionnaire conforme qui n’a finalement pas été retenu puisse contester le processus. Ils soulignent également que tous les soumissionnaires doivent être traités équitablement et qu’un soumissionnaire ne doit pas pouvoir améliorer la note qu’il a obtenue pour une exigence cotée. Enfin, les membres du Comité qui représentent les fournisseurs des secteurs de la technologie de l’information, de l’aérospatiale et de la défense demandent qu’on leur donne la possibilité de formuler des commentaires plus détaillés.

SPAC fait savoir qu’il a demandé un avis juridique au sujet des risques posés par le processus et continue de consulter les parties prenantes, en vue de mettre une politique en œuvre au début de 2017.

Programme d’innovation Construire au Canada

Desmond Gray fait le point sur le Programme d’innovation Construire au Canada (PICC) en se penchant plus particulièrement sur les activités du PICC qui appuient le programme d’innovation du gouvernement. Il décrit la manière dont le PICC a collaboré avec Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) et le Programme d’aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherche du Canda (PARI-CNRC) afin d’apporter des améliorations destinées à maximiser la valeur du programme pour les entreprises canadiennes et de déterminer comment le gouvernement peut mieux tirer parti de l’approvisionnement pour soutenir la croissance et les activités de commercialisation de ces entreprises. La portée de ce travail comprend l’élaboration d’approches/outils destinés à permettre l’acquisition d’innovations par l’entremise de l’initiative de modernisation des achats de SPAC, et un examen du Small Business Innovation Research program (SBIR) (programme de recherche en innovation des petites entreprises) du gouvernement des États-Unis comme modèle éventuel.

Les membres sont d’avis que le PICC est un programme exceptionnel et se disent intéressés à faire part au gouvernement de l’expérience qu’ils ont vécue avec le SBIR. On suggère de constituer un comité consultatif d’entreprises qui ont traité avec le programme SBIR pour qu’il formule des commentaires. Les membres expriment également le besoin d’une campagne de promotion/sensibilisation plus poussée au sujet du PICC et de ses avantages. Les membres estiment plus particulièrement que les récentes améliorations apportées au programme (acceptation continue des soumissions, option de ventes supplémentaires) devraient faire l’objet de plus de publicité, de même que le fait que le PICC peut aider les entreprises à percer le marché d’exportation. Enfin, une saine discussion s’engage au sujet de la meilleure plateforme qu’un ministère devrait utiliser pour décrire ses besoins aux entreprises dans le cadre d’un éventuel volet axé sur la demande s’apparentant au programme SBIR (les demandes de renseignements, l’externalisation ouverte, la méthode Ignite comportant une présentation de 5 minutes et de 20 diapositives sont toutes mentionnées comme des voies possibles).

Ordre du jour de la prochaine réunion et tour de table

Le sujet des membres des sous-comités et des groupes de travail est soulevé par un membre comme point à examiner. Le secrétariat du CCF coordonnera une mise à jour sur les membres des sous-comités et des groupes de travail et fournira une liste à jour des membres à tous les membres pour qu’ils puissent l’examiner et y apporter des changements, s’il y a lieu. 

Randal fait part aux membres qu’il ne présidera pas la prochaine réunion en tant que sous-ministre adjoint, Approvisionnement, et que le Ministère nommera un remplaçant sous peu. 

Les points de l’ordre du jour de la prochaine réunion comprennent la modernisation des achats (point permanent), la gestion du rendement lié à la gestion des relations avec les fournisseurs, les initiatives fédérales, provinciales et territoriales, l’analyse des activités et les négociations des prix, ainsi que des mises à jour sur la solution d’achats électroniques et le groupe de travail sur la gestion des risques.

Au terme de la réunion, les membres expriment leur satisfaction sur la formule de la séance, qui leur a permis d’avoir un dialogue plus approfondi sur un certain nombre de sujets.

Prochaines étapes

La version préliminaire du compte rendu de la réunion sera diffusée en décembre pour que les membres puissent l’examiner. La prochaine réunion se tiendra en personne, en février ou en mars 2017.