Réunions du Comité consultatif des fournisseurs

Compte rendu des discussions
Comité consultatif des fournisseurs

7 mars 2017
10 h à 12 h

Présents

Coprésidents

Membres

Mot d’ouverture des coprésidents

Arianne Reza, sous-ministre adjointe, Approvisionnement, souhaite la bienvenue à tous les participants et les remercie de leur présence. Elle présente ensuite Steven MacKinnon, secrétaire parlementaire de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, aux membres du Comité consultatif des fournisseurs.

Mot de bienvenue et tour de table avec le secrétaire parlementaire

Steven MacKinnon, secrétaire parlementaire de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, commence la réunion en remerciant les membres du Comité de lui donner l’occasion d’entendre leurs points de vue sur l’approvisionnement de vive voix. M. MacKinnon souligne l’importance qu’accorde Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à la modernisation de l’approvisionnement, en mettant l’accent sur trois aspects : l’exécution de processus efficaces, qui sont flexibles et moins normatifs, la mise à profit de l’approvisionnement, pour engendrer des retombées socio-économiques, et une fonction de contrôleur moderne, grâce à des politiques mises à jour.

Le secrétaire parlementaire présente un compte rendu général des progrès réalisés. Il constate que SPAC fait preuve d’innovation en matière d’approvisionnement collaboratif en permettant aux provinces et territoires d’accéder à ses outils d’approvisionnement.

Certains membres indiquent que l’orientation générale du gouvernement est adéquate. Ils observent une grande collaboration entre les dirigeants du gouvernement et ceux de l’industrie. Certains membres s’enquièrent des indicateurs de réussite de la modernisation de l’approvisionnement et recommandent l’utilisation d’une stratégie de gestion des changements relatifs dans le cadre du processus de modernisation. Comme il est souvent difficile de présenter les améliorations en matière d’approvisionnement, on recommande l’adoption d’indicateurs définis et faciles à expliquer au public.

La discussion porte en grande partie sur l’approche du gouvernement en matière de gestion de risques. Les membres soulignent la nécessité de moderniser les comportements, citant la répartition des risques en exemple. Pour certains, l’approche du gouvernement concernant le risque négocié est différente de celle du secteur privé et le gouvernement est trop restrictif lorsqu’il détermine les modalités pour les fournisseurs, alors qu’il devrait plutôt négocier celles-ci dans le cadre du contrat. Selon les membres du Comité, les fournisseurs doivent tenir compte des coûts liés à la responsabilité et au risque dans le prix, ce qui, au bout du compte, gonfle la facture du gouvernement. Les membres jugent que cette approche n’est peut-être pas la plus optimale, car le gouvernement peut se retrouver à payer en trop ou à payer pour des options qui ne lui sont pas utiles, en plus de perdre de bons fournisseurs en cours de route. Les membres défendent une gestion des coûts du risque qui repose sur l’équilibre entre les objectifs de politiques publiques du gouvernement, les entreprises et les retombées socio-économiques, donnant l’exemple de l’approche adoptée relativement à la construction navale. Enfin, concernant le secteur des technologies de l’information, on demande à ce que des changements soient apportés à la gestion des risques dans l’environnement infonuagique.

Les membres discutent également de la nécessité de stimuler l’innovation et la créativité en approvisionnement. Ils pressent le gouvernement d’envisager l’adoption de pratiques exemplaires du secteur privé ou d’autres ordres de gouvernement (et font référence, à titre d’exemple, au modèle de la ville de Toronto, qui intègre les retombées socio-économiques dans les approvisionnements de faible valeur entre 3 $ et 100 000 $). Les membres recommandent aussi au gouvernement de trouver des façons de pousser les agents d’approvisionnement à « innover » dans leurs approches en matière d’approvisionnement; pour l’instant, les agents sont incités à redouter le risque et leur formation vise la conformité aux politiques existantes. On propose que le gouvernement se serve de projets pilotes bien conçus pour développer la tolérance du gouvernement en matière de prise de risque et mettre à l’essai de nouvelles approches; le Programme d'innovation Construire au Canada (PICC) est un bon exemple de programme mis sur pied à partir d’un projet pilote. On recommande également un tour de table sur l’innovation afin de recenser les pratiques exemplaires et faciliter la création coopérative par l’industrie et le gouvernement pour ce qui est des politiques novatrices d’approvisionnement.

Enfin, les membres font remarquer que dans certains cas, les processus d’approvisionnement du gouvernement ne s’alignent pas avec les pratiques du secteur, pouvant ainsi lui faire perdre des occasions de tisser des liens avec les fournisseurs. On s’inquiète également du niveau de capacité actuel des autres ministères. Des efforts concertés d’éducation sont jugés essentiels pour s’assurer que les autres ministères du gouvernement suivent l’exemple de SPAC concernant les changements dans les politiques d’approvisionnement du gouvernement et les efforts de modernisation.

Le secrétaire parlementaire clôt la discussion en remerciant les membres de leur rétroaction et réitère l’engagement du gouvernement à simplifier l’approvisionnement et à déployer de grands efforts pour obtenir de plus importantes retombées socio-économiques.

Après le départ du secrétaire parlementaire, et avant de passer aux points suivants de l’ordre du jour, Arianne Reza mentionne que le compte rendu de la réunion de novembre 2016 a été approuvé par correspondance et publié dans le site Web du Comité.

Dactyloscopie électronique obligatoire

Sharon Morin, directrice principale, Direction générale de la surveillance, fait le point sur les changements liés à la dactyloscopie électronique obligatoire pour les fournisseurs. Le principal changement concerne la transition d’une vérification du casier judiciaire en fonction du nom à la présentation des empreintes digitales par voie électronique en vue de procéder à la vérification du casier judiciaire. En général, le changement semble avoir été bien assimilé dans l’industrie. Le représentant du secteur des technologies de l’information demande à ce qu’une présentation sur ce sujet soit donnée à ses membres. La directrice principale promet que la présentation aura lieu prochainement.

Arianne Reza, sous-ministre adjointe, Approvisionnement, propose que, dans le cadre d’un projet pilote, les attestations de sécurité soient « séquencées » pour pouvoir les traiter avant l’attribution du contrat, ce qui permettrait de réduire le temps d’attente. L’idée d’un projet pilote pour l’adoption d’un test préalable à l’intégration est chaleureusement accueillie par les membres de l’industrie. Arianne Reza s’engage à faire un suivi auprès de la sous-ministre adjointe de la Direction générale de la Surveillance. Enfin, on discute de la transférabilité des attestations de sécurité dans l’ensemble des ministères et les membres suggèrent que le gouvernement envisage un modèle « passeport » dans le cadre duquel les attestations seraient valides pour plusieurs ministères, tout en reconnaissant que certaines approbations seraient toujours requises par endroits.

Modernisation de l’approvisionnement – intégration

Sarah Paquet, sous-ministre adjointe, Équipe d’intégration des activités de modernisation de l’approvisionnement, présente un compte rendu général et un aperçu du plan d’intégration des activités de modernisation de l’approvisionnement pour les douze prochains mois. Parmi les réussites soulignées, mentionnons, d’une part, les plans en vue d’une approche simplifiée relative à l’approvisionnement de faible valeur et les plans en vue d’une utilisation accrue des cartes d’achat au sein du gouvernement du Canada afin de permettre des paiements plus rapides pour les fournisseurs, et, d’autre part, les soumissions en ligne pour les services professionnels afin de simplifier le processus de soumission des fournisseurs. Sarah rend également compte des vastes consultations menées récemment auprès des associations, des fournisseurs de l’industrie et des ministères et organismes dans l’ensemble du Canada.

Les participants demandent s’il est possible d’obtenir des données cumulatives à l’échelle du gouvernement afin de fournir à l’industrie un portrait complet des occasions de marchés et des dépenses en approvisionnement du gouvernement fédéral. L’importance des indicateurs est soulignée encore une fois pour ce qui est de définir les types de données nécessaires en fonction des activités et du ministère. Les membres s’expriment également sur l’utilisation de clauses contractuelles « spontanées » ou non standards, en plus de l’application de clauses standards dans le contrat, car cela signifie parfois pour les fournisseurs que plusieurs clauses s’insèrent dans un contrat qui traite du même cas. Les membres suggèrent la création d’un modèle où une distinction claire serait établie entre les clauses standardisées et les clauses exceptionnelles. SPAC révise actuellement les clauses standards et non standards, en vue d’en simplifier l’utilisation. On suggère également d’offrir aux soumissionnaires le choix de se soustraire à certaines clauses, moyennant une justification, sans que cela les empêche de présenter une soumission.

Ordre du jour de la prochaine réunion et tour de table

Les participants appuient le choix du Centre d’innovation comme nouvel emplacement.

Les membres discutent de la fréquence des réunions du Comité consultatif des fournisseurs (CCF) et conviennent d’organiser plus de réunions thématiques, afin de pouvoir se pencher sur les questions à mesure qu’elle se présente. Il n’est pas nécessaire que toutes les réunions aient lieu en personne; les membres proposent que les commentaires sur des sujets précis et les comptes rendus soient transmis par courriel. Les participants souhaitent également davantage de rapports d’étape et une communication concrète pour leurs membres. Les membres demandent qu’une réunion ait lieu la semaine du 27 mars afin de faire le point sur le budget de 2017.

Dans l’ensemble, les participants veulent aussi s’assurer que les initiatives de modernisation de l’approvisionnement tiennent compte la gestion du changement, de la gestion de projet efficace et de la formation à l’appui de toutes les initiatives de changement. La modernisation de l’approvisionnement sera inscrite à titre point permanent à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Enfin, Arianne Reza invite les membres à participer à un échange de renseignements ouvert, les encourageant à lui envoyer directement leurs questions. Ce faisant, elle espère en apprendre plus sur les membres du Comité et prendre note de leurs suggestions. Au terme de la réunion, les membres expriment leur satisfaction sur l’ouverture et l’esprit de collaboration dont font preuve la coprésidente Arianne Reza, sous-ministre adjointe, Approvisionnement, et le coprésident Hicham Adra, président, Ardan Fitzroy Enterprises Inc.

Prochaines étapes

La version provisoire du compte rendu de la réunion sera diffusée pour que les membres puissent l’examiner. La prochaine réunion officielle du CCF aura lieu en personne, le 21 juin 2017.

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