Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels – Le 8 Décembre 2014

Compte rendu des discussions et des décisions

Le 8 Décembre 2014, de 13 h à 14 h 30
Place du Portage, Phase III, 7C1-100

Participants

Présidence :

• Normand Masse, directeur général, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• Janice MacDonald, directrice principale, Direction de l'acquisition des services professionnels (DASP)

Présents :

* : Indique les participants par téléconférence

• Dorothy Milburn-Smith, chef de la direction de Perfortics Consulting Inc. (pour l’Association canadienne des conseillers en management)
• Scott Ryckman, gestionnaire de compte, CGI (pour l’Association canadienne de la technologie de l’information)
• Louis-Martin Parent*, directeur, Bureau du président, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante
• Ema Dantas*, présidente et présidente-directrice générale, Language Marketplace Inc. (pour WEConnect)
• Normand Masse, directeur général, SGAST, TPSGC
• Janice MacDonald, directrice principale, DASP, TPSGC
• Debbie Sears, gestionnaire, Division des services en ligne - ZT, DASP, SGAST, TPSGC
• Michèle Charette, gestionnaire, Méthodes d’approvisionnement en informatique, Direction de l’acquisition de systèmes informatiques et de télécommunications, SGAST
• Rachelle Dean, conseillère politique, Engagement des fournisseurs, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique, TPSGC
• Aura deWitt, gestionnaire, Division des approvisionnements de services – Gestion des instruments, DASP, SGAST, TPSGC
• Melissa Gail Cabigon, spécialiste de l’approvisionnement, Division des approvisionnements de services – Gestion des instruments, DASP, SGAST, TPSGC

Mot de bienvenue

N. Masse souhaite la bienvenue aux membres. Il indique qu’il n’y a aucun problème important à acheminer au comité. Toutefois, le sous-comité devrait préparer un rapport pour la prochaine réunion et le travail des sous-sous-comités devrait commencer.

Examen et vote pour accepter le compte rendu des décisions du 4 juin 2014

A. deWitt examine le compte rendu des décisions de la dernière réunion du sous-comité, y compris la décision de faire participer les représentants des clients aux réunions du sous-comité comme présentateurs invités plutôt que comme membres permanents; les équipes et les responsables de groupe affectés à chaque mesure de suivi et la décision de conserver les mesures de suivi comme point permanent dans l’ordre du jour; et la distribution du rapport de la Chambre de commerce du Canada et des données sur les clients utilisateurs concernant les services professionnels du Bureau des petites et moyennes entreprises de TPSGC.

Un vote est tenu afin d’approuver le compte rendu des décisions, qui est accepté par D. Milburn-Smith et appuyé par L.-M. Parent. Comme les autres membres ne se prononcent pas, on présume qu’ils sont d’accord. Le compte rendu des décisions est donc approuvé par le sous-comité.

Exposés des responsables concernant les problèmes prioritaires des fournisseurs (conformément au registre des mesures)

Délai entre la clôture de la période de soumission et l’attribution du contrat

L’une des responsables de ce point, D. Milburn-Smith, indique qu’elle a entrepris des recherches sur cette question. Elle a trouvé plusieurs références à la nécessité de mettre en place une norme visant à régler cette question dans les documents d’approvisionnement utilisés en Australie, au Royaume-Uni et au sein de l’industrie, mais n’a pas trouvé de lignes directrices particulières. Jusqu’à maintenant, la seule norme qui existe semble être utilisée par les Services professionnels en informatique centrés sur les tâches.

Pour la prochaine étape, au lieu de passer du temps à trouver une norme, N. Masse propose qu’on en établisse une en déterminant comment elle pourrait s’appliquer à différents types d’approvisionnement ou de besoins. À la prochaine étape, il faudra également parler aux clients afin de mettre à l’essai la norme proposée auprès de ceux-ci.

S. Ryckman propose qu’on envisage de modifier les critères d’évaluation étant donné la quantité importante de données actuellement soumises en réponse aux demandes de soumissions, ce qui est à l’origine du délai relatif à l’attribution du contrat. Dans cette mesure, le nouveau formulaire de confirmation de disponibilité des services professionnels centrés sur les tâches et les solutions, élaboré par le groupe de Rose Spirito, pourrait aider à simplifier la préparation de l’énoncé des travaux et faciliter le processus d’évaluation.

Prix des ressources par rapport à la qualité de celles-ci

L.-M. Parent souligne que même si S. Ryckman et lui ont eu une discussion approfondie au sujet de cette question, ils aimeraient avoir plus de renseignements sur la façon dont les organisations gouvernementales élaborent les critères d’évaluation afin de garantir qu’ils obtiennent des ressources possédant les compétences appropriées. Il faut déterminer comment le gouvernement peut évaluer l’approche d’une entreprise donnée par rapport à un projet, son expertise et ses ressources. Même si l’évaluation de l’approche d’une entreprise est très complexe et subjective, les méthodes actuelles exigent seulement que les entreprises remplissent une grille relative à leur expérience, ce qui signifie qu’il est impossible de déterminer si le Canada obtient des ressources de qualité ou si l’entreprise sait simplement comment répondre à une demande de propositions.

D. Milburn-Smith propose de mener des entrevues dans le cadre du processus d’évaluation afin d’évaluer les fournisseurs présélectionnés qui ont réussi l’étape d’évaluation de l’expérience de l’entreprise et des ressources. Cette méthode a été utilisée par d’autres administrations. Si le Canada compte des experts en la matière compétents qui savent quelles questions poser, ce processus d’entrevue peut être objectif. Ces entrevues peuvent être menées en personne ou par vidéoconférence, tant que l’accent est mis sur les échanges en tête-à-tête.

Pour la prochaine étape, N. Masse propose qu’on détermine comment appliquer cette stratégie d’évaluation et à quel type d’approvisionnements ou de besoins elle devrait s’appliquer. Par souci de clarté, D. Sears fait remarquer que l’efficacité et la valeur de cette stratégie d’évaluation devraient être prises en considération pour les besoins dont la valeur est inférieure au seuil prévu dans l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), ceux dont la valeur est supérieure au seuil de l’ALENA, mais inférieure à 2 M$, et ceux dont la valeur est supérieure à 2 M$.

Selon N. Masse, les entrevues pourraient être utiles dans le cas des besoins dont la valeur est supérieure à 2 M$, mais il serait préférable de maintenir le processus simple pour les clients en cas de besoins dont la valeur est inférieure à ce seuil. Cette stratégie devrait également faire partie d’une formule acceptable pour les clients et facile à utiliser par ceux-ci.

E. Dantas discute brièvement de l’exemple des Jeux panaméricains de 2015, où l’on a eu recours à des entrevues dans le cadre de la stratégie d’approvisionnement. Elle propose également aux membres du sous-comité de leur fournir des renseignements à cet égard.

Pour régler cette question, il faut déterminer une méthode et suivre les étapes nécessaires pour obtenir les commentaires des clients. Les membres déterminent également qu’un représentant de TPSGC devrait être chargé de travailler avec les chefs de l’industrie actuels et qu’on devrait faire appel à un représentant du client pour obtenir des commentaires.

Recyclage de contrats

La version préliminaire du formulaire de confirmation de disponibilité élaborée par le groupe de R. Spirito permettrait de résoudre une bonne partie de la question, car elle permet aux clients de créer des demandes de propositions plus facilement et de faire correspondre les critères d’évaluation avec les exigences de l’énoncé des travaux.

Toutefois, il reste du travail à faire relativement à cette question. S. Ryckman souligne qu’il ne pourra peut-être plus travailler sur ce point, mais que D. Milburn-Smith et lui chercheront des remplaçants dans leur organisation respective.

Encourager la diversité

E. Dantas indique qu’il y a beaucoup plus de travail à faire que prévu sur cette question étant donné que l’objectif et la portée de ce point sont plutôt flous. Elle lit une déclaration écrite par la présidente de WEConnect, qui énonce l’objectif selon lequel des entreprises appartenant à des femmes, à des Autochtones et à des membres de groupes minoritaires devraient être représentées et reconnues par TPSGC afin de faciliter la capacité du Canada à cibler des approvisionnements visant ces groupes de fournisseurs en particulier.

Il faut également prendre en considération les mesures qui pourraient être prises à différentes étapes du processus d’approvisionnement, à la fois par TPSGC et les clients, afin de tenir compte de la diversité ou de déterminer s’il y a des types de besoins particuliers auxquels ces mesures pourraient être appliquées.

E. Dantas cite également les demandes de propositions des Nations Unies comme exemple d’une organisation qui crée des bases de données pour ces types de fournisseurs afin de respecter les quotas relatifs à l’acquisition de services d’entreprises appartenant à des femmes, à des Autochtones et à des membres de groupes minoritaires.

Le Bureau des petites et moyennes entreprises contribuera à la coordination d’un dialogue entre l’industrie et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada afin de mieux comprendre le contexte des marchés réservés aux Autochtones.

Grands projets

Cette question vise à accroître la sensibilisation de l’industrie au sujet des projets à venir afin de réduire au minimum la bousculade lors de la préparation des réponses de l’industrie concernant les grands projets. Certains clients, comme le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada, publient des renseignements concernant leurs grands projets, et la Stratégie nationale d’approvisionnement en matière de construction navale tient également une liste de grands projets. Cette question concerne en partie l’industrie, qui doit faire des recherches appropriées comme examiner les plans et les priorités du Conseil du Trésor.

Le Bureau des petites et moyennes entreprises tente de créer et de tenir à jour une liste des engagements à venir auprès de l’industrie, mais pas précisément des grands projets. Toutefois, comme les engagements et les grands projets vont normalement de pair, cette liste serait tout de même utile.

Le Bureau des petites et moyennes entreprises tentera d’agir à titre de responsable, car il est sur le point de terminer des travaux à l’égard de ce point. Janet Thorsteinson tentera également de s’occuper de ce point.

Attestations

Au cours de la dernière réunion, D. Milburn-Smith a indiqué qu’elle avait eu accès à un document portant sur cette question. Après avoir examiné le document plus attentivement, elle s’est rendu compte qu’il concerne trop l’Association canadienne des conseillers en management pour s’appliquer au sous-comité. Cependant, elle vérifiera s’il existe une version plus générale de ce document et la distribuera aux membres, le cas échéant.

Il est également difficile de trouver des renseignements sur l’équivalence des attestations. Ces renseignements sont uniquement disponibles pour les diplômes universitaires obtenus à l’étranger. L’Association canadienne des conseillers en management s’affaire à comparer les attestations à l’interne. De plus, il semble qu’une liste des attestations existait vers 2005, mais on ignore si elle a été largement distribuée ou si elle a été vérifiée. On note toutefois que cette liste ne fournit pas les équivalences.

Le présent point vise à élaborer un guide sur l’équivalence des attestations afin d’accroître la sensibilisation et les connaissances relatives aux compétences visées par ces attestations et à la façon dont elles se comparent aux autres.

J. MacDonald se porte volontaire pour s’occuper de cette question au nom de TPSGC, en compagnie de D. Milburn-Smith. Ensemble, elles discuteront de cette question avec l’Office des normes générales du Canada, et D. Milburn-Smith consultera un expert de l’ISO au sein de l’Association canadienne des conseillers en management.

Attestations de sécurité

D. Sears présente un bref exposé sur les retards à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC). La DSIC a maintenant reconnu officiellement qu’il existe un problème relatif à ses processus et à la gestion des attestations de sécurité, et elle a déterminé plusieurs mesures correctives. Toutefois, ces mesures n’ont pas encore été mises en œuvre, et la DSIC en est toujours aux premières étapes vers la mise en œuvre d’une solution.

Conformément à l’une des mesures immédiates, la DSIC contrôlera davantage la qualité des renseignements fournis. Par conséquent, les formulaires ou les renseignements incomplets seront retournés à l’expéditeur, et la DSIC se concentrera sur les dossiers contenant des renseignements complets. L’industrie a été avisée qu’elle doit s’assurer que les formulaires sont remplis correctement, car la DSIC ne fait pas de suivi.

D. Sears continuera de surveiller cette question et fournira des commentaires, au besoin. Les clients devraient être avisés de ne pas exagérer leurs exigences en matière de sécurité et de ne pas demander aux fournisseurs d’obtenir des attestations qui sont indûment dispendieuses auprès de la DSIC.

Détermination des mesures à effet rapide relatives aux principaux problèmes des fournisseurs

Comme tous les points semblent devoir faire l’objet de réflexion et de recherche et qu’il faut déterminer la portée de ceux-ci, il n’y a aucune discussion sur l’élaboration et la mise à l’essai de solutions. J. MacDonald propose que ce point soit reporté à une autre réunion.

Prochaines étapes – Élaboration et mise à l’essai des solutions

Comme tous les points semblent devoir faire l’objet de réflexion et de recherche et qu’il faut déterminer la portée de ceux-ci, il n’y a aucune discussion sur l’élaboration et la mise à l’essai de solutions. J. MacDonald propose que ce point soit reporté à une autre réunion.

Suggestions de membres potentiels chez les clients faites lors de la table ronde

La démonstration du formulaire de confirmation de disponibilité par l’équipe de R. Spirito, des représentants du Conseil consultatif des clients ou des organisations qui ont utilisé d’autres stratégies d’évaluation, avec succès ou pas, font partie des suggestions données. Parmi les autres suggestions, on compte la mobilisation des clients d’autres groupes de travail; S. Ryckman indique qu’il tentera de mobiliser certains utilisateurs finaux clients.

Compte rendu des décisions

• On convient que les Jeux panaméricains de 2015 et le recours à des entrevues dans le cadre de la stratégie d’approvisionnement feront l’objet d’une discussion plus approfondie à la prochaine réunion, dans le contexte du groupe de travail sur le prix des ressources par rapport à la qualité des ressources. E. Dantes distribuera des renseignements aux membres à cet égard.
• J. Macdonald dirigera le groupe de travail sur les attestations.
• D. Milburn-Smith et S. Ryckman trouveront des personnes qui les remplaceront au sein du groupe de travail sur le recyclage de contrats.
• R. Dean cherchera à trouver ce que le Bureau des petites et moyennes entreprises peut fournir en ce qui concerne une liste d’activités de mobilisation dans le cadre de grands projets à venir, dans le contexte du groupe de travail sur les grands projets. Le Bureau des petites et moyennes entreprises dirigera provisoirement ce groupe de travail.
• On décide qu’un représentant de TPSGC doit être chargé de travailler avec les chefs de l’industrie actuels et qu’on doit faire appel à un représentant du client pour formuler des commentaires à l’égard du groupe de travail sur le prix des ressources par rapport à la qualité des ressources.
• On convient que les clients seront invités à participer, au besoin, dans le contexte de points à l’ordre du jour et d’enjeux particuliers.
• On convient que le sous-comité fera le point sur l’état d’avancement des points du groupe de travail d’ici la fin janvier auprès de N. Masse et au cours de la réunion exécutive prévue du Comité consultatif des fournisseurs.

Prochaine réunion : sujets et date

La prochaine réunion aura lieu au cours de l’une des deux premières semaines d’avril 2015.