Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels –
Le 27 mars 2014

Compte-rendu de discussion

Le 27 mars 2014, 14 h 30 à 16 h
Place du Portage, Phase III, 12C1-101

Présents

Présidents :

• Normand Masse, directeur général, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST)
• Pascale Archambault, directrice principale par intérim, Direction de l'acquisition de services professionnels (DASP), SGAST

Présents :

* : Indique les participants par téléconférence

• Susanna Cluff-Clyburne*, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Ema Dantas*, présidente et président directeur général (PDG), Language Marketplace Inc. (pour WEConnect)
• Dorothy Milburn-Smith, PDG, Perfortics Consulting Inc. (pour CMC)
• Scott Ryckman, gestionnaire de compte, CGI (pour l'Association canadienne de la technologie de l’information)
• Philip Ducharme*, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles
• Louis-Martin Parent*, directeur, Bureau du président, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante (FCEI)
• Normand Masse, directeur général, SGAST, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• Pascale Archambault, directrice principale par intérim, DASP, SGAST
• Debbie Sears, gestionnaire, Division des services en ligne - ZT, DASP, SGAST
• Rose Spirito, gestionnaire, Division des stratégies d'acquisition - ZN, DASP, SGAST
• Réal Benoît, gestionnaire, Division des méthodes d’approvisionnement en informatique (DMAI), Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et de télécommunications (DASIT), SGAST
• Levent Özmutlu, directeur, DASIT, SGAST
• Lori Kibbee, directrice par intérim, Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale (DEFCR)
• Rachelle Dean, conseillère politique, Engagement des fournisseurs, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES)
• Aura deWitt, gestionnaire, Division de l'approvisionnement de services - Gestion des instruments (ZQ), DASP, SGAST, TPSGC.

Mot de bienvenue officiel et présentation des membres

Normand Massé, directeur général, SGAST, souhaite la bienvenue aux participants. Les participants se présentent ensuite, un à un.

M. Masse propose que la réunion vise à convenir d'un modèle pour le Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels (SCCFSP) et à en définir le mandat et les objectifs.

Discussion sur la structure du Comité

Examen des comités consultatifs existants

Pascale Archambault présente un examen des différents comités consultatifs existants, notamment de leurs fonctions et de leurs mandats, sur un tableau, en commençant par le Comité consultatif des fournisseurs (CCF), présidé par Hicham Adra, président d'Ardan Fitzroy Enterprises Inc. et par Pablo Sobrino, Sous Ministre Adjoint (SMA) délégué de la Direction générale des approvisionnements (DGA) de TPSGC.

Options proposées relativement à la structure du SCCFSP

Mme Archambault propose trois structures possibles pour le SCCFSP, en lien avec ce qui se fait au sein des comités existants, soit le Comité consultatif des services d'aide temporaire (CCSAT) et Conseil consultatif sur les services professionnels en informatique (CCSPI). La première option est un comité distinct qui existe en parallèle des deux autres comités et qui relève directement du CCF. La deuxième option vise la fusion de tous les comités existants sur les services professionnels dans un seul comité, relevant du CCF. La troisième option proposée concerne un comité consultatif stratégique qui étudie et intègre les constatations des deux autres comités existants et offre des solutions stratégiques globales au CCF.

La discussion porte sur des préoccupations à l'égard de la duplication du travail des différents comités, ainsi que la création de plusieurs niveaux qui nécessiterait un nombre trop élevé d'approbations et nuirait aux résultats.

Mme Archambault demande si les clients gouvernementaux (les utilisateurs réels des services) devraient être invités à se joindre au SCCFSP. Les fournisseurs expriment une inquiétude que les gestionnaires de matériel pourraient créer des obstacles dans les processus d'approvisionnement et ils acceptent que les utilisateurs clients réels du gouvernement deviennent membres du SCCFSP. M. Özmutlu indique que cette approche permettrait au SCCFSP de cibler des solutions en ce qui a trait à ces gestionnaires de matériel qui ont été approuvés par TPSGC.

On convient que la troisième option est le modèle à privilégier pour le SCCFSP.

Objectif et mandat

On discute des objectifs et du mandat dans le contexte des comités existants. Des préoccupations sont exprimées, notamment sur la nécessité de s'assurer d'avoir un comité qui réalise des progrès concrets par rapport aux enjeux, c.-à-d., qui ne fait pas que les signaler au CCF.

M. Masse précise que le mandat devrait être stratégique et harmonisé à la Stratégie nationale d’approvisionnement en services professionnels.

On convient que le mandat du SCCFSP devrait être vaste et comprendre tous les services d'approvisionnement; il doit être stratégique, en intégrant le travail et les résultats des autres comités existants, et il doit favoriser une communication bilatérale, auprès du CCF et des autres comités existants.

Le SCCFSP sera trans-sectoriel, et il définira les enjeux communs que vivent toutes les industries à l'égard du processus d'approvisionnement gouvernemental.

On convient de préparer une ébauche des objectifs du SCCFSP et de la diffuser à tous les membres.

Attentes

Les attentes des membres visent principalement de s'assurer d'obtenir des extrants axés sur les résultats pour le comité qui traitent les préoccupations des fournisseurs.

Le SCCFSP devra :

• discuter et régler des problèmes communs et concrets, comme la tendance de choisir les soumissions les moins-disantes et des taux nivelés vers le bas en raison des offres à commandes, ce qui entraîne une sous-évaluation de la qualité des travaux et a des répercussions négatives sur l'industrie; 
• traiter la nécessiter de simplifier les choses pour les petites et moyennes entreprises (PME) afin de leur permettre de négocier dans le cadre des processus contractuels du gouvernement fédéral; 
• discuter de l'accent mis sur le prix plutôt que sur la qualité. On doit trouver des options, puisqu'il n'y a pas d'approche universelle, p. ex., regroupement des contrats;
• examiner la manière dont les outils sont utilisés; il y a des années, les « solutions » commençaient par un contrat d'analyse. Maintenant, l'approche est un énoncé des travaux dans le cadre des contrats centrés sur les tâches;
• tenir à jour les différents membres des industries. Les associations membres du SCCFSP doivent communiquer avec leurs membres et s'assurer que les mises en œuvre ne représentent pas de problème après que ces changements aient été discutés et acceptés par le Sous-comité; 
• être prêt à toutes réunions à discuter en termes concrets et travailler sur les enjeux ciblés;
• diffuser des renseignements sur le Sous-comité et son travail par le biais de la présence sur le Web du CCF, et ce, dans les deux langues officielles.

Cadre de référence

On convient que les membres du SCCFSP se rencontreront tous les trimestres, puisque les membres du CCF se rencontrent deux fois par année, et que les comités comme le Conseil consultatif sur les services professionnels en informatique prévoient des réunions tous les deux mois, et que les membres du Sous–comité devront effectuer certains travaux entre les différentes réunions.

L'objectif sera de cibler les enjeux communs dans le domaine de l'approvisionnement en services professionnels et de proposer des solutions au CCF pour les régler. 

On convient qu'une ébauche du cadre de référence sera diffusée aux membres du SCCFSP.

Examen des mesures à prendre

• On convient que la troisième option de modèle de comité présentée est le modèle à privilégier pour la structure du SCCFSP.
• On convient que la SCCFSP devra avoir une portée et un mandat vaste, qui engloberont l'examen de tous les servies d'approvisionnement, y compris les arrangements en matière d'approvisionnement officiels de TPSGC. On accepte que le SCCFSP présentera ses constatations et ses recommandations pour s'assurer de réaliser des progrès concrets pour régulièrement signaler les enjeux communs au CCF.
• On convient que le SCCFSP devra avoir un rôle stratégique qui cible et étudie les enjeux communs et les résultats des autres comités, mais qui ne définit ou n'approuve pas, de toute manière que ce soit, les travaux de ces comités. On convient que tous les comités seront tous en quelque sorte interreliés (voir l'organigramme joint).
• On convient que les membres du SCCFSP se rencontreront tous les trimestres. Les membres du CCF se rencontrent deux fois par année, et que ceux du Conseil consultatif sur les services professionnels en informatique prévoient des réunions tous les deux mois.
• On convient que les clients ou les utilisateurs fédéraux directs des services des fournisseurs pourraient être invités à se joindre au Sous-comité, au besoin.
• Les membres conviennent de faire des devoirs, comme de sonder le personnel de leur organisation respective et de se présenter devant le Sous-comité avec des propositions d'enjeux et de sujets à étudier.
• On convient que les comptes rendus des décisions des comités liés à la technologie de l'information (TI) et non liés à la TI seront diffusés aux membres du SCCFSP.

Prochaine réunion : sujets et date

La prochaine réunion aura lieu un après-midi de la première semaine de juin à Ottawa et durera trois heures. 

La rencontre devra avoir lieu avant la rencontre du CCF à la mi-juin afin de nous permettre de transmettre les résultats aux membres du CCF avant leur réunion.

La prochaine réunion du SCCFSP visera à sélectionner et à prioriser les trois principaux enjeux des fournisseurs/de l'industrie relatifs aux processus d'approvisionnement du gouvernement, à l'aide de la liste fournie par tous les représentants de l'industrie membres du Sous-comité, et à commencer les discussions sur les solutions.

On envisagera d'utiliser le service WebEx pour la prochaine réunion plutôt qu'une simple téléconférence.