Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels –
Le 4 juin 2014

Compte rendu des discussions et des décisions

Le 4 juin 2014 de 13 h 30 à 16 h 30
Place du Portage, Phase III, 10B1-205

Présents :

Coprésidents :

• Normand Masse, directeur général, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• Pascale Archambault, directrice principale par intérim, Direction de l'acquisition de services professionnels (DASP), SGAST

Présents :

* : Indique les participants à la réunion du 4 juin
** : Indique les participants par téléconférence

• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Ema Dantas**, présidente et PDG, Language Marketplace Inc. (pour WEConnect)
• Dorothy Milburn-Smith*, chef de la direction de Perfortics Consulting Inc. (pour l'Association canadienne des conseillers en management)
• Scott Ryckman*, gestionnaire de compte, CGI (pour l'Association canadienne de la technologie de l’information)
• Philip Ducharme**, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles
• Louis-Martin Parent**, directeur, Bureau du président, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante (FCEI)
• Normand Masse*, directeur général, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), TPSGC
• Pascale Archambault*, directrice principale par intérim, Direction de l'acquisition de services professionnels (DASP), SGAST
• Debbie Sears*, gestionnaire, Division des services en ligne - ZT, DASP, SGAST, TPSGC
• Rose Spirito*, gestionnaire, Division des stratégies d'acquisition - ZN, DASP, SGAST, TPSGC
• Sylvie Lafrance*, gestionnaire, Méthodes d’approvisionnement en informatique, Direction de l’acquisition de systèmes informatiques et de télécommunications (DASIT), SGAST
• Levent Ozmutlu, directeur, Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et de télécommunications (DASIT), DASP, SGAST, TPSGC
• Lori Kibbee, directrice par intérim, Direction de l'engagement des fournisseurs et de la coordination régionale (DEFCR), Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique (BPME-ES), TPSGC
• Rachelle Dean*, conseillère politique, Engagement des fournisseurs, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES), TPSGC
• Aura deWitt*, gestionnaire, Division de l'approvisionnement de services - Gestion des instruments (ZQ), DASP, SGAST, TPSGC
• Melissa Gail Cabigon*, agente interne, Division des approvisionnements de services– Gestion des instruments, DASP, SGAST, TPSGC

Mot de bienvenue et présentation officielle des membres présents

Normand Masse, directeur général, SGAST, souhaite la bienvenue aux participants. Les participants se présentent ensuite, un à un. Puisque Normand Masse ne peut assister à toute la réunion, on convient que le sujet à l'ordre du jour « Mesurer le succès du Comité consultatif des fournisseurs » sera traité avant le sujet « Présentations des enjeux des fournisseurs ».

Le principal objectif de la réunion est de discuter des enjeux des fournisseurs, ce qui permettra au Comité d'établir des buts et de déterminer les moments où le Comité a réussi à atteindre ses objectifs. On est d'accord pour que l'ébauche du mandat de ce sous-comité soit distribuée sous peu.

Une brève discussion s'ensuit ainsi qu'un examen de l'organigramme, qui n'était pas joint au compte rendu des décisions du 27 mars 2014. À la lumière de la décision d'utiliser la troisièmeoption pour structurer le Comité lors de la réunion du 27 mars 2014, N.Masse explique que la ligne continue qui relie le Sous -comité consultatif des fournisseurs de services professionnels au Comité consultatif sur les services professionnels (CCSP), au Comité consultatif sur les services d'aide temporaire (CCSAT) et au Comité consultatif sur les services d'infotechnologie (CCSIT) existants a été remplacée par une ligne pointillée. Ce sous -comité consultatif des fournisseurs des services professionnels ne supervisera pas les troisautres comités, et la ligne pointillée reflète la nature informationnelle du lien entre ce sous -comité et le CCSP, le CCSAT et le Comité consultatif sur les services professionnels en informatique (CCSPI). La version révisée de l'organigramme sera jointe au mandat.

Le Comité consultatif sur les services professionnels doit être créé. On suggère cependant que le nom de ce comité soit plus précis afin de mieux tenir compte des outils et buts particuliers qu'il représentera.

Examen du compte rendu des décisions du 27 mars 2014

Le compte rendu des décisions du 27 mars 2014 est approuvé par le Comité. Cependant, comme une version complète du mandat du Comité n'a pas été distribuée avec le compte rendu des décisions qui précède, les membres du Comité acceptent de se prononcer sur le mandat à la prochaine réunion.

Mesurer le succès du Comité consultatif des fournisseurs

Normand Masse amène la discussion sur les mesures de succès du Comité et suggère une liste initiale de sept mesures qu'il fait circuler parmi les membres du Comité présents.

Lors de la discussion qui suit, les membres soulèvent des préoccupations quant à la signification d'atteindre un consensus et un quorum parmi les membres du Comité. Étant donné que certains membres représentent le gouvernement et d'autres, le secteur privé, on s'est aussi dit inquiet de la proportionnalité entre ces deux secteurs, surtout si l'on pense que certains membres qui avaient initialement accepté de faire partie du Comité n'ont pas encore assisté à des réunions. Les membres conviennent que les diverses organisations devraient être prêtes à envoyer des remplaçants aux réunions du Comité afin de veiller à ce que toutes les organisations soient constamment représentées.

Les membres reconnaissent que, sans définition officielle du quorum, la notion de consensus entre les membres du Comité sera réduite à voir les membres présents à une réunion donnée s'entendre. Dans les cas où de nombreux membres seraient absents, les principales décisions seraient reportées à une réunion où un plus grand nombre de membres sont présents. De plus, les membres conviennent qu'il serait profitable d'ajouter au sein du Comité des représentants des utilisateurs finaux des outils d'approvisionnement. Ce changement devra être pris en compte dans le mandat et peut également devoir l'être dans les mesures de succès.

Les membres sont par ailleurs d'accord pour dire que le Comité n'est pas un organisme décisionnel, et qu'il sert davantage à la facilitation des discussions, à l'établissement de rapports et à la circulation de l'information. Ce rôle particulier doit être clairement indiqué dans le mandat.

Le processus d'établissement et de mise en œuvre des changements commencera au niveau du groupe de travail, qui acheminera ensuite les questions jusqu'au Comité. Le Comité discutera alors de ces questions et des solutions possibles, et en parlera avec TPSGC et communiquera avec l'industrie. Tout changement sera alors mis en œuvre lors de la mise à jour des outils d'approvisionnement appropriés. Les répercussions sur les agents de négociation des contrats devront également faire l'objet de discussions avant la mise en œuvre, mais la gestion de ce défi se fera principalement à l'interne chez TPSGC. Les répercussions sur l'industrie devront aussi être évaluées, mais elles pourront être déterminées en demandant aux organisations de l'industrie de sonder leurs membres.

Les membres s'entendent sur les cinq mesures de succès ci‑après; elles ne sont pas présentées en ordre d'importance.

1. Mise en œuvre des changements approuvés par suite des travaux du Sous‑comité concernant les méthodes, les outils et les pratiques d'approvisionnement de TPSGC, y compris leur intégration dans le cadre de la présence numérique de TPSGC
2. Niveau de participation soutenu des membres afin de respecter le mandat
3. Tenu d'un registre à jour des mesures de suivi contenant les échéanciers, pour faire le suivi des progrès accomplis
4. Entente sur les objectifs, les principaux enjeux prioritaires et les produits livrables du Sous‑comité
5. Démonstration de progrès et de résultats tangibles grâce à des sondages ou à de la rétroaction des associations de l'industrie

Présentations des enjeux des fournisseurs

Pendant la table ronde, chacun des représentants des organisations de l'industrie a fait part de certains des principaux enjeux des fournisseurs signalés par leurs membres respectifs.

Association canadienne de la technologie de l’information

• Retards entre la clôture de la période de soumission et l'attribution du contrat
• Difficulté à obtenir une attestation de sécurité du gouvernement fédéral
• Préoccupations concernant le fournisseur attitré
• Manque de renseignements concernant les projets majeurs en cours ou à venir
• Les exigences relatives à un rapport d’utilisation trimestriel pour les arrangements en matière d'approvisionnement pour des Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT) et des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPCTS) sont trop onéreuses pour les PME.
• Faible nombre de demandes de propositions axées sur les solutions
• Utilisation d'exigences obligatoires qui ne sont pas nécessaires pour le projet ou la mission
• Accent mis davantage sur le prix des ressources que sur la qualité des ressources
• Augmentation du besoin de créer des mécanismes de « capacité sur demande » propres au ministère

Association canadienne des conseillers en management

• Surutilisation de la certification de spécialiste en gestion de projet ou importance excessive accordée à celle‑ci, et absence d'équivalence pour cette certification
• Banalisation de certains volets
• Soumissionnaires contraints à respecter strictement les exigences ou à reproduire la formulation précise du critère d'évaluation pour remporter des contrats, ce qui réduit l'appel d'offres à un exercice d'écriture créatif

Fédération canadienne de l’entreprise indépendante

• Amélioration de l'accès pour les petites entreprises
• Incapacité à fournir des solutions novatrices en réponse aux demandes de propositions
• Accent mis davantage sur le prix des ressources que sur la qualité des ressources

WEConnect

• Augmentation de l'importance accordée aux entreprises appartenant à des femmes
• Retards entre la clôture de la période de soumission et l'attribution du contrat
• Difficulté à obtenir une attestation de sécurité du gouvernement fédéral
• Préoccupations concernant le fournisseur attitré

Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles

• Surutilisation de la soumission conforme la plus basse
• Commentaires insuffisants sur la présentation d'une demande de propositions
• Soumissionnaires contraints à respecter strictement les exigences, ce qui ne permet aucune souplesse ni ne permet de faire preuve d'innovation dans les propositions des soumissionnaires

Après avoir ciblé les préoccupations communes des organisations, les membres du Comité ont convenu de regrouper ces enjeux dans les sept catégories d'enjeux de fournisseurs ci‑après, sans ordre précis.

1. Retards entre la clôture de la période de soumission et l’attribution du contrat
   • Ces retards forcent les fournisseurs à recourir à des stratégies de « vente à prix d'appel ».
   • Les contrats pourraient être attribués dans les 30 jours suivant la clôture de la période de soumission, alors que les fournisseurs s'engageraient à assurer la disponibilité des ressources en question (le ministère de la Défense nationale emploie cette méthode pour certains contrats de moins de 400 000 $).
   • Les outils d'approvisionnement comprennent des mécanismes pour traiter cet enjeu.
2. Prix des ressources par rapport à la qualité des ressources :
   • On pourrait inclure une stratégie du taux médian afin de réduire le nombre de soumissions à rabais présentées par les fournisseurs.
   • Des exigences plus réalistes doivent être établies plutôt que des exigences ordinaires. Il faut mettre moins l'accent sur le classement des ressources en fonction de catégories et de critères d'évaluation restreints et permettre davantage aux fournisseurs d'offrir des solutions novatrices.
   • On doit utiliser les qualifications de l'entreprise pour s'assurer que celle‑ci possède l'expertise requise et peut soutenir ses ressources.
   • Cet enjeu doit être défini plus en détail, car les solutions possibles peuvent être différentes selon les types d'exigences et de projets, et la notion de qualité peut différer entre les différents types de services.
   • Il s'agit d'un enjeu important qui nécessite des discussions continues et est lié à d'autres enjeux.
3. Recyclage de contrats :
   • Les fournisseurs doivent respecter des contraintes strictes pour remporter les contrats. Une réflexion insuffisante semble être effectuée lors de la définition des exigences. On évite l'exercice d'écriture créatif.
   • Il est également question d'apprendre aux utilisateurs comment structurer et définir leurs exigences.
4. Encourager les entreprises appartenant à des femmes, à des Autochtones et à des membres de groupes minoritaires :
   • On doit obtenir plus de renseignements pour aborder cet enjeu; on devrait peut‑être aussi obtenir la participation d'autres organisations du gouvernement fédéral et mener des discussions auprès de celles‑ci.
   • Il pourrait exister d'éventuels enjeux avec les obligations prévues dans les accords commerciaux.
5. Manque de renseignements sur les grands projets :
   • Il faut améliorer les communications dans le cadre des grands projets et accroître la sensibilisation auprès des fournisseurs.
   • TPSGC tente déjà de faire participer les fournisseurs plus tôt dans le processus d'approvisionnement.
   • Bien que TPSGC fournisse des renseignements sur les grands projets qu’il mène, il ne lui incombe pas de fournir des renseignements sur les grands projets d’autres ministères fédéraux.
6. Manque d’équivalence et de pertinence des certifications
7. Difficulté à obtenir une attestation de sécurité du gouvernement fédéral :
   • Cet enjeu pourrait devoir être abordé par un autre comité.
   • Il y a trop d’enjeux en cause et on ne peut rien résoudre sans consulter la Direction de la sécurité industrielle (DSIC).
   • Il faut établir une communication de base en ce qui concerne les attestations de sécurité ou le manque de communication qui touche les attestations de sécurité en règle générale.

Examen des mesures à prendre

• On accepte que le Comité adopte cinq mesures de succès.
• On décide que les sept principaux enjeux figureront en premier dans la liste des enjeux des fournisseurs, puis qu'ils seront classés dans un registre des mesures de suivi afin d'être définis, de consigner les solutions possibles et d'effectuer le suivi de la mise en œuvre des solutions.
• On convient que des représentants d'utilisateurs finaux et de clients devraient faire partie du Comité, et que les membres envisageront d'éventuels membres qui pourraient participer au Comité.
• On est d'accord pour que le mandat officiel et l'organigramme du Comité soient envoyés aux membres.
• On convient que le compte rendu de la présente réunion du Comité sera distribué d'ici une semaine et que les comptes rendus des réunions des comités associés seront également présentés avec de brèves mises à jour à leur sujet au cours de la prochaine réunion.
• Les membres acceptent de distribuer avant la réunion les documents devant être abordés au cours de celle‑ci.

Prochaine réunion : sujets et date

La prochaine réunion aura lieu en septembre, après la longue fin de semaine de la fête du Travail. Cette réunion, qui durera trois heures, aura lieu de 13 h à 16 h; la date exacte est encore à déterminer.

Le principal objectif de la prochaine réunion consistera à passer en revue le registre des mesures de suivi, qui traite des sept enjeux des fournisseurs qui ont été ciblés. On se prononcera en outre sur le mandat du Comité.