Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels –
Le 11 septembre 2014

Compte rendu des discussions et des décisions

Le 11 septembre 2014, de 13 h à 15 h 30
Place du Portage, Phase III, 10B1-205

Participants

Présidence :

• Normand Masse, directeur général, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• Janice MacDonald, directrice principale, Direction de l'acquisition des services professionnels (DASP)

Présents :

* : Indique les participants par téléconférence

• Susanna Cluff-Clyburne, directrice, Affaires parlementaires, Chambre de commerce du Canada
• Dorothy Milburn-Smith, chef de la direction de Perfortics Consulting Inc. (pour l'Association canadienne des conseillers en management)
• Scott Ryckman*, gestionnaire de compte, CGI (pour l'Association canadienne de la technologie de l'information)
• Philip Ducharme*, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles
• Louis-Martin Parent*, directeur, Bureau du président, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
• Normand Masse, directeur général, SGAST, TPSGC
• Janice MacDonald, directrice principale, DASP, TPSGC
• Pascale Archambault, directrice principale par intérim, DASP
• Debbie Sears, gestionnaire, Division des services en ligne – ZT, DASP, SGAST, TPSGC
• Rose Spirito, gestionnaire, Division des services en ligne – ZT, DASP, SGAST, TPSGC
• Sylvie Lafrance, gestionnaire, Méthodes d'approvisionnement en informatique, Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et de télécommunications (DASIT), SGAST
• Rachelle Dean, conseillère politique, Engagement des fournisseurs, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique, TPSGC
• Aura deWitt, gestionnaire, Division des approvisionnements de services – Gestion des instruments, DASP, SGAST, TPSGC
• Melissa Gail Cabigon, agente interne, Division des approvisionnements de services – Gestion des instruments, DASP, SGAST, TPSGC

Participant invité :

• Desmond Gray, directeur général, Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique, TPSGC

Mot de bienvenue, présentation officielle des membres présents et présentation de Janice MacDonald

N. Masse souhaite la bienvenue aux membres et demande aux participants sur place ou par téléconférence de se présenter. N. Masse présente également J. MacDonald, la future directrice principale de la Direction de l'acquisition de services professionnels (DASP) du Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), et remercie P. Archambault pour son temps et ses services à titre de directrice principale par intérim de la DASP. Il présente également un invité spécial : D. Gray, directeur général du Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique de TPSGC.

Examen et vote pour accepter le compte rendu des décisions du 4 juin 2014

Le compte rendu des décisions est examiné, y compris les cinq mesures de réussite définies pour le Sous-comité consultatif des fournisseurs de services professionnels, ainsi que les sept problèmes soulevés par les fournisseurs et inclus dans le compte rendu des décisions. Les membres indiquent qu'il faudrait modifier le mandat qui a été distribué avec le compte rendu des décisions du 4 juin 2014 afin que l'on souligne que le Sous-comité ne supervise pas les autres comités consultatifs et ne prend pas de décisions. À la suite de la discussion, on détermine que le mandat ne devrait pas indiquer explicitement que le Sous-comité est chargé de fournir des conseils au Comité consultatif des fournisseurs, et qu'il faudrait le modifier de façon à souligner le rôle consultatif du Sous-comité, et que celui-ci formulera des recommandations quant aux enjeux importants. Aucun vote n'est réalisé par rapport au compte rendu des décisions du 4 juin 2014.

Discussion et vote pour accepter le mandat du Sous-comité

Chaque section du mandat est passée en revue et quelques révisions sont apportées. Aucun vote n'est réalisé concernant le mandat.

• Dans la section Portée, les membres conviennent de supprimer le passage « approvisionnements de toute valeur importante ».
• En ce qui concerne la section Quorum, on a convenu que le passage « principales décisions » soit remplacé par « principales recommandations », et que le quorum tienne compte des participants par téléconférence en plus des personnes présentes à la réunion.
• J. MacDonald, la nouvelle directrice de la DASP du SGAST, remplacera P. Archambault à la présidence.

Accessibilité au processus d'approvisionnement pour les petites et moyennes entreprises – Commentaires des petits entrepreneurs à forte croissance

S. Cluff-Clyburne présente les conclusions des tables rondes que la Chambre de commerce du Canada (CCC) a récemment réalisées auprès de 70 entreprises à forte croissance de l'ensemble du Canada. Elle souligne que les entreprises sont frustrées par le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral. Elle indique ce qui suit :

• Les entreprises sont d'avis que les petites et moyennes entreprises canadiennes sont laissées pour compte dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral, qu'elles ont besoin de faire leurs preuves à l'extérieur du Canada avant de pouvoir faire affaire avec le gouvernement fédéral, et que les exigences en matière d'assurance contre les risques qui leur sont imposées diffèrent de celles imposées aux grandes entreprises.
• Les fournisseurs souhaitent que soit établi un point d'accès unique pour les petites et moyennes entreprises en ce qui a trait à l'approvisionnement du gouvernement. Ils ont par ailleurs l'impression que leurs activités sont compromises par les retards accusés entre la fin de la période de soumission et l'attribution du contrat.

Les membres discutent des conclusions des tables rondes. S. Cluff-Clyburne indique que son exposé sur les conclusions permet de situer le contexte dans lequel les entreprises fonctionnent, et qu'elle serait heureuse de distribuer la version complète du document (conclusions) aux membres du Sous-comité.

Suggestions de membres potentiels pour le sous-comité de clients faites lors de la table ronde

Les membres du Comité consultatif des fournisseurs indiquent qu'ils ont ciblé de nouveaux membres potentiels occupant des postes importants au sein de ministères clients. On discute de la valeur d'avoir des clients à titre de membres officiels alors que des représentants de ministères clients font déjà partie d'autres comités consultatifs. On ajoute que, sans un représentant d'un ministère client, on ne bénéficie pas d'une voix ou d'une perspective importante. On convient que les clients (en particulier ceux du côté technique) devraient être invités aux réunions du Sous-comité à des intervalles réguliers ou possiblement par rotation afin qu'ils nous transmettent leurs préoccupations et fournissent un contexte, mais qu'ils ne devraient pas devenir des membres officiels. On convient que le mandat sera modifié en conséquence.

TPSGC a proposé de fournir au Sous-comité des données sur les grands utilisateurs de services professionnels afin de lui permettre de mobiliser les ministères ou les organisations qui font fréquemment appel aux méthodes d'approvisionnement en services professionnels. Les membres conviennent de rechercher des participants occupant des postes de directeur dans les ministères clients.

Examen du registre des problèmes et des mesures prioritaires des fournisseurs et discussion sur ce registre

Au cours de la discussion, les membres conviennent des responsables de six des sept points indiqués au registre des mesures et entament une nouvelle discussion afin de définir et de décrire en détail les sept points.

Problème n^o1 : Délai entre la clôture de la période de soumission et l’attribution du contrat

• Le modèle de demande de propositions pour des Services professionnels en informatique centrés sur les tâches contient une clause en vertu de laquelle les fournisseurs s'engagent à assurer la disponibilité des ressources proposées durant 30 jours, alors que l'autorité contractante accepte d'attribuer un contrat dans les 30 jours suivant la clôture de la période de soumission.
• Les membres de l'industrie affirment qu'un délai de 30 jours entre la clôture de la période de soumission et l'attribution du contrat est tout de même trop long pour de nombreuses entreprises, en particulier les entrepreneurs indépendants et les petites entreprises.
• On discute ensuite de l'application de la clause.

Problème n^o2 : Prix des ressources par rapport à la qualité de celles­ci

• On convient que ce problème requiert un meilleur établissement de la portée et une meilleure définition, mais qu'il semble lié à l'incapacité des fournisseurs à fournir des solutions novatrices pour répondre aux besoins du gouvernement. Au sein du secteur privé, on croit généralement que la « proposition la moins-disante l'emporte », ce qui entraîne un nivellement par le bas sur le plan de la qualité et constitue une approche intenable pour les petites entreprises. Les membres font remarquer que ce problème peut être en partie attribuable aux mauvais énoncés des travaux et critères d'évaluation établis par les ministères clients, lequel pourrait être résolu en fournissant aux ministères clients de meilleurs outils et une meilleure formation. Un membre de TPSGC souligne que ce problème pourrait être en partie réglé par la mobilisation plus précoce des fournisseurs, l'application plus efficace de l'approvisionnement éclairé aux instruments de passation de contrats de TPSGC.

Problème n^o3 : Recyclage de contrats

• Un membre de TPSGC indique qu'il a exécuté des travaux relativement à ce problème et qu'il souhaiterait présenter ces travaux, en dehors de la réunion, afin que les membres puissent les examiner et en discuter. Les fournisseurs affirment qu'ils consulteront les membres de l'industrie afin de mieux comprendre ce qui pourrait être fait pour résoudre ce problème.

Problème n^o4 : Encourager les entreprises appartenant à des femmes, à des Autochtones et à des membres de groupes minoritaires

• La discussion sur ce point est limitée, mais on désigne des responsables chargés de mieux définir les problèmes et d'élaborer des solutions.

Problème n^o5 : Manque de renseignements sur les grands projets

• Ce problème est axé sur les renseignements donnés à l'industrie au sujet des grands projets à venir, afin d'inciter un meilleur dialogue entre les ministères clients et les fournisseurs, qui pourraient être en mesure d'offrir des solutions novatrices pour répondre aux besoins dans le cadre des grands projets. Encore une fois, les membres mettent l'accent sur la nécessité de procéder à une mobilisation précoce, mais proposent également de recourir à un autre comité consultatif à titre d'outil de communication. Toutefois, les membres de l'industrie insistent sur le besoin de concevoir un outil média visant à sensibiliser le public à ces projets.

Problème n^o6 : Manque d’équivalence et de pertinence des certifications

• Une membre indique qu'un sous-comité de l'Association canadienne des conseillers en management étudie le problème et a récemment publié un rapport sur le sujet. Elle accepte de fournir une copie de ce rapport aux membres du Sous-comité. Les membres soulignent que ce problème pourrait aussi être lié à la nécessité de disposer de meilleurs outils et de sensibiliser les clients.

Problème n^o7 : Difficulté à obtenir les attestations de sécurité

• L'un des membres mentionne ce qui suit : « La Direction de la sécurité industrielle canadienne semble disposer d'une solution provisoire au problème, où les attestations de sécurité n'ont pas à être transférées à d'autres entreprises, mais seulement à l'entreprise qui les demande pour un besoin précis. La solution plus permanente de la Direction consiste à permettre aux entreprises de s'inscrire directement auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne, une option qui semble désormais permise aux entrepreneurs indépendants. »
• Les membres conviennent qu'il faudrait faire participer la Direction de la sécurité industrielle canadienne à cette discussion, mais que ce problème fait aussi l'objet de discussions à l'échelle du Comité consultatif des fournisseurs.

Enfin, des responsables sont affectés à chacun de ces problèmes, et chacun d'entre eux convient de déterminer une date butoir pour la résolution du problème à sa charge, ce qui sera pris en compte dans la version à jour du registre des mesures.

Examen des mesures à prendre

• Le mandat sera modifié afin de tenir compte des changements abordés pendant cette réunion du Sous-comité du 11 septembre 2014, puis distribué en dehors d'une réunion aux membres afin qu'ils l'approuvent.
• L'examen du registre des problèmes et des mesures des fournisseurs demeurera un point à l'ordre du jour des réunions du Sous-comité, et ce point sera examiné et mis à jour de façon continue, comme un document évolutif.
• Un document sur les conclusions des tables rondes récemment réalisées par la CCC auprès des entrepreneurs sera distribué aux membres (sans réunion).
• TPSGC fournira au Sous-comité des données concernant les ministères clients qui utilisent les outils et les services d'approvisionnement des Services professionnels afin de l'aider à trouver des représentants pour ces ministères. (À distribuer sans réunion.)
• Les membres conviennent de chercher des représentants occupant des postes de directeurs au sein des ministères clients qui voudraient participer aux réunions du Sous-comité à titre d'invités ou de présentateurs spéciaux.
• Des responsables sont affectés à chacun des problèmes inscrits au registre des mesures. Les responsables conviennent de trouver et de déterminer des dates butoir pour la résolution des problèmes dont ils ont la charge. Le registre des mesures sera mis à jour avant la prochaine réunion. (Le registre des mesures sera distribué sans réunion.)

Prochaine réunion : sujets et date

La prochaine réunion aura lieu au début du mois de décembre; le jour et l’heure exacts seront déterminés ultérieurement.