Sous-comite de la gestion des relations avec les fournisseurs et de leur rendement – 24 mai 2017
- Date :
- 24 mai 2017
- Heure :
- de 13 h à 14 h 30
Ordre du jour
- Mot de bienvenue Matthew Sreter, Directeur principal, SPAC, Direction générale des approvisionnements, Direction des politiques stratégiques (5 minutes)
- Introduction (5 minutes)
- Approbation des Termes de références (5 minutes)
- Mise à jour de l’Initiative (15 minutes)
- Séance d’engagement (45 minutes)
- Décision sur la prochaine réunion (5 minutes)
- Tour de table (10 minutes)
Endroit
Services publics et Approvisionnement Canada
Centre de conférence
Salle Com #10
Place du Portage IV
11 rue Laurier
Gatineau Québec
Dossiers de discussions
Accueil
M. Matthew Sreter souhaite la bienvenue aux membres du sous‑comité.
Mise à jour de l’initiative de gestion des relations avec les fournisseurs et de leur rendement
M. Ricardo Seoane présente la mise à jour de l’initiative du Sous-comité de la gestion des relations avec les fournisseurs et de leur rendement (GRFR) et les membres discutent des différents éléments du régime.
Ébauche des instruments politiques et ébauche des clauses de rendements :
- Les fournisseurs doivent savoir qui fera l’évaluation de leur rendement et à qui revient chaque responsabilité. Évite de placer les fournisseurs dans une situation de conflit d’autorité lorsque ceux-ci font affaires avec le gouvernement du Canada (GC). Souvent, les fournisseurs ne savent pas à qui ils sont redevables. Les rôles et les responsabilités doivent être précisés
- Le premier projet pilote aura lieu au sein de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), mais le ministère travaille avec Services partagés Canada et l’Agence du revenu du Canada pour potentiellement effectuer des essais simultanés
Dépôt central et renseignements sur le rendement antérieur : aucun commentaire.
Cadre des relations avec les fournisseurs : aucun commentaire.
La carte de pointage et la grille d’évaluation des fournisseurs :
- Les cartes de pointages seront communiquées aux fournisseurs
- Les entreprises ayant peu collaboré avec le Gouvernement du Canada voudront savoir comment développer leur carte de pointage. Possiblement, le régime pourrait s’appliquer de façon rétroactive, pour les projets en cours, afin de donner aux fournisseurs l’occasion de comprendre la façon dont ils seront évalués. Les fournisseurs souhaiteraient qu’un bon rendement soit reflété sur la carte de pointage
- N’hésitez pas de faire des évaluations rétroactives, sur une base volontaire, de façon à aider les fournisseurs à comprendre l’avantage concurrentiel que représente le programme
- Les fournisseurs auront l’impression que le système est subjectif. Pour atténuer ce sentiment, il faudra donner la possibilité aux fournisseurs de participer aux prises de décisions. La subjectivité est acceptable tant et aussi longtemps qu’elle est connut de tous. S’il y a beaucoup de règlements entourant les évaluations, il y aura trop de conséquences imprévues. Nous devons faire confiance aux évaluateurs et à leur travail
Méthode de sélection des fournisseurs : aucun commentaire.
Mécanisme d’appel des fournisseurs :
- Il est préférable de faire des évaluations régulièrement pour éviter que les fournisseurs rejettent les décisions finales. Mieux vaut discuter avec eux de la façon dont ils peuvent améliorer leur pointage aux prochaines évaluations
Établissement des attentes en matière de contrats et des contrats immobiliers : aucun commentaire.
Cadre de surveillance de la gestion du rendement de fournisseurs : aucun commentaire.
Préoccupations de l’industrie :
- Les fournisseurs se demandent s’ils peuvent utiliser des références de contrats antérieurs pour leur rendement. Donc, peuvent‑ils communiqué avec un agent de négociation pour discuter d’un ancien contrat? Les fournisseurs qui ne connaissent pas encore le programme voudront qu’on tienne compte de leur bon rendement antérieur
- La politique permettra d’avoir différentes options évitant les obstacles à l’entrée. Par exemple, il sera possible d’utiliser des références antérieures ou d’appliquer un pointage médian pour les nouveaux fournisseurs, etc.
- Un fournisseur ayant communiqué de façon proactive avec la NASA pour leur demander comment obtenir un pointage parfait de 5. Il affiche avec fierté son pointage sur son site Web
- La question n’est pas à savoir si le nouveau régime sera un fardeau supplémentaire pour les fournisseurs, mais bien si ces derniers trouvent que ce fardeau en vaut la peine. Certains fournisseurs de services professionnels laisseront tombé l’idée parce qu’ils considèrent que faire affaires avec le gouvernement du Canada est très difficile même pour une somme de 1 000 $
- Coûts généraux supplémentaires : éviter de mentionner les coûts différentiels. Le régime pourrait réduire le niveau de travail dans d’autres domaines. Par exemple, à l’avenir, les fournisseurs n’auront pas besoin de recueillir des références ce qui fait partie de la modernisation de l’approvisionnement. En bout de ligne, ce régime serait plus efficace pour les fournisseurs
- Une des principales préoccupations est la fréquence des communiqués, d’appels, et de discutions concernant la façon d’obtenir une note parfaite de 5, surtout au début. Les premières étapes du régime peuvent être difficiles, car il aura une impression d’augmentation de coût
Tour de table
- Le GC devrait sensibiliser les fournisseurs à faire partie du projet pilote. Le régime devrait permettre qu’une évaluation soit désignée comme « intérimaire » et permettre aux clients et aux fournisseurs d’être d’accord sur un rendement pour les deux prochains mois. Mieux vaut éviter d’utiliser un mécanisme de redressement officiel. Nous voulons que les clients et que les fournisseurs soient en mesure de travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs. Il faut donner aux fournisseurs l’occasion de s’améliorer plutôt que d’argumenter avec eux concernant le pointage qu’ils méritent
- Les fournisseurs ont actuellement l’impression que le gouvernement a beaucoup de mécanisme de punitions et non de récompensassions. Nous devons passer le message que ce projet est clairement une mesure incitative
Mesures de suivi
- L’équipe de GRFR fournira les modalités finales en anglais et en français
- L’équipe de GRFR modifiera la présentation en fonction des discussions et le tout transmis aux membres
- Date de modification :