Comité consultatif des fournisseurs
Sous-comité de la gestion des risques
Compte rendu des discussions - 26 juin 2014

Place du Portage, Phase III, 7C1-100

Présents

• Janet Thorsteinson, v.-p., Relations gouvernementales, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (par téléconférence)
• Cindy Baker, v.-p., Relations gouvernementales et politiques, Association canadienne de la technologie de l’information
• Kai Olson, étudiante, Association canadienne de la technologie de l’information
• Dorothy Milburn-Smith, présidente, Perfortics Consulting Inc.
• Gail Bradshaw, directrice générale, Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique
• Joëlle Paquette, directrice, Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements
• Martin Demers, gestionnaire, Secrétariat de l’intégrité du Programme des approvisionnements
• Ibrahim Diallo, analyste subalterne, Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements
• Jill Abramczyk, analyste des politiques, Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements
• Lori Kibbee, directrice principale, Mobilisation des fournisseurs et coordination régionale, Bureau des petites et moyennes entreprises
• Rachelle Dean (secrétariat), conseillère en politique, Engagement des fournisseurs, Bureau des petites et moyennes entreprises

Mot de bienvenue et remarques préliminaires

Joëlle Paquette a débutée la deuxième réunion du sous-comité en souhaitant la bienvenue à chacun et en invitant les participants à se présenter. Elle a fait le point sur la composition du sous-comité, notamment sur la participation de Services partagés Canada, du Conseil du Trésor et du ministère de la Défense nationale à un moment ultérieur, au besoin, en ce qui concerne les groupes de produits. Elle a cédée la parole au président du sous-comité, Martin Demers.

Enjeux afférents à la limitation des responsabilités des entrepreneurs

Résumé de la discussion :

Le président a présenté de l'information provenant des membres sur les trois principaux enjeux sur lesquels, selon eux, le sous-comité devrait se concentrer. Voici ces enjeux :

• Chaque ministère analyse différemment les risques, donnant ainsi lieu à un manque d'uniformité.
• Chaque ministère applique différemment la clause de limitation des responsabilités malgré les changements apportés en 2003 pour régler ce problème. TPSGC a le pouvoir, entre autres, de créer des groupes de produits et le libellé associé. Cependant, ceux-ci doivent être utilisés uniquement par TPSGC et Service partagés Canada. Tous les autres ministères doivent obtenir l'approbation du CT pour utiliser les groupes de produits de TPSGC.
• Le cadre de gestion des risques n’est pas, dans son ensemble, en harmonie avec le processus d'achat judicieux, particulièrement en ce qui concerne la communication de l'information sur la teneur et la façon dont ceux-ci sont quantifiés.

Examen des groupes de produits

Résumé de la discussion :

Joëlle Paquette a indiquée aux membres du sous-comité que la révision des groupes de produits s'impose, et elle leur a demandée quel est le degré de participation qu'ils privilégient. Des tableaux faisant état des groupes actuels ont été distribués aux membres, qui ont été invités à soumettre leurs commentaires (notamment sur les éléments à inclure ou à exclure) à Martin Demers pour révision. Les représentants des associations industrielles ont fait remarquer qu'ils devront consulter leurs membres avant de formuler leurs commentaires, ce qui risque de prendre un certain temps.

Les représentants de l'Association canadienne de la technologie de l'information (TI) ont indiqués au sous-comité que le secteur de la TI évolue rapidement, que de plus en plus de services sont regroupés, et que les groupes ainsi formés ne sont pas compatibles avec la formule conventionnelle du regroupement des biens et des services, parce qu'ils cadrent avec à plus d'un groupe. Il a été suggéré d'établir en bonne et due forme une formule pour les cas où on utilise plus d'un groupe.

Les membres ont discutés du fait que des services professionnels sont exclus des groupes; les représentants des associations industrielles font d'ailleurs remarquer que biens des choses sont exclues des groupes de produits actuels. Les représentants des associations industrielles suggèrent qu'une liste plus exhaustive soit dressée. Ils sont invités à suggérer des groupes dont leurs membres souhaitent l'inclusion. Ils acceptent de consulter leurs membres à ce sujet. Le comité a été informé que la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur n'est pas toujours nécessaire et que de nombreux contrats ont recours au silence sur le sujet, ce qui signifie qu'un tribunal déciderait niveau de responsabilité en cas de perte.

Joëlle Paquette a signalée qu'un rapport doit être présenté au Conseil du Trésor au plus tard en mars 2015, et elle a proposée que les représentants des associations industrielles donnent leur avis sur le caractère raisonnable des échéanciers qui doivent figurer dans le plan d'action.

Outils d'évaluation des risques liés aux achats

Résumé de la discussion :

Martin Demers a présenté au sous-comité un exposé sur le processus de gestion des risques et les différents outils utilisés, y compris ceux ci-après.

1. L'Outil d’évaluation de la complexité et des risques des projets du Conseil du Trésor, est utilisé en premier lieu pour déterminer s'il y a des risques. Si c'est le cas, le processus de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est alors appliqué au projet.
2. L'outil d'évaluation des risques liés aux achats de TPSGC, que les agents d'approvisionnement du Programme des approvisionnements utilisent pour évaluer les risques et déterminer le niveau de surveillance approprié.
3. La Matrice de gestion des risques, qui permet de réaliser une analyse en profondeur lorsqu'un contrat doit être soumis soumis à l'approbation des membres du Conseil du Trésor.

Le président a remit aux membres un document qui explique en quoi consiste l'évaluation de; l'approbation des membres du Conseil du Trésor.es risques ayant trait à la limitation des responsabilités, et il a demandé à ceuxi-ci de donner leurs commentaires à une date ultérieure.

Les membres discutent du lien qui existe entre la limitation des responsabilités et les assurances et de la façon dont la Direction générale des approvisionnements (DGA) gère les enjeux complexes d'aujourd'hui touchant les assurances. Les membres ont été informés que la DGA a établi une offre à commandes avec une firme qui fournit, au besoin, des conseils d'expert sur les enjeux complexes.

Les membres du sous-comité conviennent de continuer de se concentrer sur la limitation des responsabilités et de laisser les autres questions, telles que l'établissement des coûts, au Comité consultatif des fournisseurs (CCF) et que de nouveaux sous-comités pourraient être formé.

Les représentants du Bureau des petites et moyennes entreprises acceptent d'informer le CCF de l'approche et du plan d'action adoptés par le sous-comité.

Prochaines étapes

1. Martin Demers ajoutera les échéanciers au plan d'action.
2. Les représentants des associations consulteront leurs membres au sujet de la documentation.
3. La date de la prochaine réunion sera fixée. Les membres demandent que la réunion ait lieu à un mois autre que celui de la réunion du CCF.