Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données – Nouvelle période (report)

Instructions de suivi relatives à la présentation de soumissions à l'intention des fournisseurs existants

Les instructions décrites ci-dessous visent uniquement les fournisseurs qui ont déjà été présélectionnés à l'égard d'une méthode d'approvisionnement (autrement dit, les « fournisseurs existants ») et qui doivent maintenant la renouveler (« répondre à un nouvel appel d’offres ») ou qui voudraient se prévaloir d’une « possibilité continue de se qualifier » pour ajouter d'autres volets, catégories et/ou régions à leurs arrangements en matière d'approvisionnement. Les autres fournisseurs (c'est-à-dire les « nouveaux fournisseurs »), quant à eux, devraient plutôt observer les Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données.

Ouvrir une session de Système des services professionnels centralisés :

1. Allez à la page Vérification des justificatifs du fournisseur.
2. Sélectionnez la langue de votre choix.
3. Saisissez le mot de passe et l'ID d'utilisateur (qui vous ont été communiqués dans un courriel distinct) pour accéder à votre compte et cliquer « Soumettre ».
4. Vous êtes maintenant branché au SSPC.

Démarrage : Ouvrir un modèle de réponse à une demande de soumissions

1. Cliquez sur le lien « Tableau de bord de la demande de soumissions » qui se trouve dans la barre de navigation de gauche pour accéder la page Tableau de bord de la demande de soumissions.
2. Sous le titre « Demande de soumissions ouverte », vous verrez toutes les demandes de soumissions qui sont ouvertes. Cliquez sur le numéro de la demande de soumissions à laquelle vous aimeriez répondre.
3. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de la demande de soumissions pour laquelle vous aimeriez répondre au message suivant :

   Toutes les données sur les attributions antérieures ont été saisies dans le modèle de réponse du fournisseur. Les données jugées non conformes peuvent être entrées à nouveau et incluses dans votre prochaine soumission. Assurerez-vous que toutes vos données sont exactes. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton OK pour continuer.

4. Sur la page Réponse du Fournisseur – Accueil, les sections suivantes peuvent ou non se retrouver, selon la configuration du modèle déterminée par la méthode d'approvisionnement :
   • Personnes-ressources désignées
   • Attestation de droits acquis
   • Sections
     • Paliers
     • Renseignements concernant l'entreprise
     • Renseignements concernant les régions
     • Critères obligatoires
     • Attestations
     • Exigences en matière d’assurance
     • Tarifs financiers pour les offres à commandes
     • Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Personnes-ressources désignées

Les étapes à suivre relativement à l'affectation de personnes-ressources désignées pour ce modèle de réponse figurent dans les Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données.

Attestation des droits acquis

La question de l'attestation des droits acquis est abordée dans la section « Attestations » ci-dessous.

Paliers

Cette section ne s'applique qu'aux demandes qui comportent des paliers et s'affiche seulement le cas échéant, tel qu'il est déterminé par la méthode d'approvisionnement.

1. Le palier qui a été reporté sera désactivé. Vous pouvez en choisir un autre, le cas échéant. Sélectionnez les cases à cocher appropriées pour préciser sur quoi porte votre demande.
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
3. Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil.

Renseignements concernant l'entreprise

La rubrique « Renseignement concernant l'entreprise » offre un aperçu de l'information que l'on retrouve sous votre profil de fournisseur, dans le portail du SSPC. Cette information doit être la même que celle indiquée dans votre profil, sous Données d'inscription des fournisseurs (DIF), de même que celle donnée à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC). Si l'un ou l'autre de ces éléments d'information devait s'avérer erroné dans le SSPC, prenez note qu'il vous est impossible de les corriger lorsque vous êtes dans la composante de collecte des données pour établir votre réponse à la demande de soumissions. Pour modifier les renseignements sur votre entreprise, vous devez plutôt vous servir du lien « Modifier votre profil de fournisseur » qui s'affiche quand vous ouvrez une session dans le portail du SSPC, mais avant d'accéder au tableau de bord de la demande de soumissions.

1. En faisant un choix parmi les options de la liste déroulante, précisez la province ou le territoire dont les lois applicables régiront cette demande et les marchés qui pourraient être attribués dans le cadre de celle-ci. L'information qui est reportée sera désactivée.
2. Si le statut juridique de votre entreprise est « coentreprise ». L'information qui est reportée sera désactivée.
3. Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil.

Renseignements concernant les régions

L'information qui est reportée sera désactivée; il n’est donc pas possible de retirer une région/région métropolitaine.

1. S'il y a lieu, ajoutez les régions et les régions métropolitaines auxquelles vous souhaitez offrir vos services. Les services offerts aux régions et régions métropolitaines qui sont reportés seront désactivés.
2. Cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé. Vous verrez alors les renseignements supplémentaires suivants :

i. Renseignements concernant les personnes-ressources régionales

L'information qui est reportée sera désactivée. Si des régions ou régions métropolitaines sont ajoutées, des renseignements concernant les personnes-ressources régionales peuvent être ajoutés pour ces régions.

1. Sélectionnez un nom dans le menu déroulant, en regard de la région ou de la région métropolitaine appropriée à laquelle vous souhaitez affecter votre personne-ressource ou cliquez sur le lien « Ajouter une personne-ressource régionale » pour créer une nouvelle personne-ressource.
2. Les personnes-ressources des régions/régions métropolitaines ajoutées ne reçoivent leurs justificatifs qu'une fois que les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d'approvisionnement sont octroyés/conclus, pour qu'elles puissent mettre à jour leurs coordonnées, au besoin.
3. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé. Vous pourrez alors sélectionner dans le menu déroulant la région ou région métropolitaine appropriée.

Important : Le nom d’une personne-ressource régionale qui est sélectionné pour une région/région métropolitaine correspondra aux coordonnées qui apparaîtront dans le résultat de recherche pour nos ministères clients. Si aucune personne-ressource régionale n’est sélectionnée pour une région spécifique, les résultats de recherche pour cette région n’afficheront pas les coordonnées; il appartient au fournisseur de s’assurer que des personnes-ressources régionales ont été sélectionnées pour toutes les régions du Canada pour lesquelles ils désirent offrir leurs services.

ii. Bureaux locaux

L'information qui est reportée sera désactivée. Si des régions ou régions métropolitaines sont ajoutées, des renseignements concernant les bureaux locaux peuvent être ajoutés pour ces régions.

1. Dans le menu déroulant, sélectionnez une option correspondant à la région métropolitaine appropriée ou cliquez sur le lien « Ajouter un nouveau bureau local » pour ajouter un bureau local.
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé. Vous pourrez alors sélectionner dans le menu déroulant la région ou région métropolitaine appropriée.

iii. Préférences linguistiques

Faites défiler le contenu de l'écran jusqu'au bas de la page et indiquez la préférence linguistique de chaque région/région métropolitaine que vous avez préalablement définie. Si des régions/régions métropolitaines sont ajoutées, les préférences linguistiques pour ces régions peuvent être ajoutées. À la suite d’une évaluation et de l’attribution d’un contrat, vous aurez l’option de modifier les préférences linguistiques en tout temps au moyen du portail en ligne du Système des services professionnels centralisés (SSPC).

Cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».

Utilisez la barre de défilement pour aller au bas de la page et cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil.

Critères obligatoires

Il se peut que les critères ci-après soient requis ou non, selon la configuration du modèle déterminée par la méthode d'approvisionnement.

• Information sur les volets
• Attestation financière
• Exigences en matière d'assurance
• Nombre de mois en affaires

i. Groupes de critères obligatoires

Cette sélection ne s'applique qu'aux demandes qui comportent des paliers et s'affiche seulement le cas échéant. L'information sera reportée.

Si des paliers pour le regroupement des références des catégories ont été établis dans ce modèle par la méthode d'approvisionnement, il deviendra alors nécessaire de créer des groupes à ce stade-ci. Si, toutefois, le modèle ne comporte aucun palier, les deux étapes ci-après peuvent être omises.

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». La page sera actualisée, et vous verrez le Groupe 1 et son contenu (p. ex. OC).
2. Cliquez sur le numéro du groupe pour accéder aux critères obligatoires correspondant à ce groupe en particulier.

ii. Renseignements concernant les volets – Offre de nouveaux volets et de nouvelles catégories

Cliquez sur « Renseignements concernant les volets » pour afficher la page « Sélection de volet et de catégorie », dans laquelle vous pourrez sélectionner les volets que vous souhaitez offrir.

Les volets qui sont conformes/reportés seront désactivés, mais l’option de visualisation des catégories pour le volet sera disponible (s’il y a lieu). Pour les volets qui n'ont pas donné lieu à une évaluation conforme, le report sera soit « Sélectionner » ou « Non offert ». D'autres volets peuvent être ajoutés, au besoin. Si aucun autre volet n’est ajouté, sélectionnez « Non offert » ou :

1. Au moyen de la liste déroulante, indiquez les volets que vous souhaitez offrir.
2. Une fois l'opération terminée, contenu de la page s'actualisera, et les liens « Voir les catégories » ou « résumé » y seront maintenant disponibles.

   Pour les catégories qui n’ont pas donné lieu à une évaluation conforme, le report sera soit « Sélectionner » ou « Non offert ». D’autres catégories peuvent être ajoutées, au besoin.

3. Cliquez sur le lien « Voir les catégories » pour faire apparaître la page « Catégories ».
4. Toutes les catégories d'un volet en particulier sont répertoriées dans une table.
5. L'information qui est reportée sera désactivée.
6. Indiquez le statut de chaque catégorie au moyen du menu déroulant. Une fois que vous aurez entré le statut de chaque catégorie, cliquez sur « Sauvegarder », et la page s'actualisera.
7. Pour chaque catégorie pour laquelle vous avez indiqué « Récemment validée », les liens « Résumé » et/ou « Valider la référence » s'afficheront.
8. Cliquez sur les liens « Résumé » et/ou « Valider la référence » et saisissez les résumés de la catégorie et/ou les références de la catégorie.
9. Si vous avez sélectionné l'option « Récemment non validée », une liste déroulante apparaîtra sous la colonne « Catégorie additionnelle » au moyen de laquelle vous pouvez indiquer la priorité à laquelle vous souhaitez recevoir ces catégories non validées. (Cette étape s'applique seulement à certains modèles.)
10. Cliquez sur « Sauvegarder », et la page s'actualisera.
11. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque volet à l'égard duquel vous offrez des catégories.
12. Cliquez sur le lien « Retour aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page.

Nota : Pour les catégories qui n'ont pas donné lieu à une évaluation conforme, le report sera soit « Sélectionner » (si non conforme auparavant) ou « Non offert » (si non offert auparavant). D'autres catégories peuvent aussi être ajoutées.

iii. Nombre de mois en affaires

L'information qui est reportée sera désactivée.

iv. Attestation financière

Tous les renseignements conformes seront reportés dans votre modèle, et vous pourrez les mettre à jour, au besoin.

v. Exigences en matière d'assurance

Tous les renseignements conformes seront reportés dans votre modèle, et vous pourrez les mettre à jour, au besoin.

Attestations

Il se peut que les attestations ci-après soient requises ou non, selon la configuration du modèle déterminée par la méthode d'approvisionnement :

• Sécurité
• Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi
• Ancien fonctionnaire
• Responsabilité titulaire
• Fournisseur autochtone
• Attestations des droits acquis
• Programme de réduction des effectifs
• Code de conduite
• Parrainage en matière de sécurité
• Attestation financière (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)
• Exigences en matière d'assurance (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

Tarifs financiers pour les offres à commandes

Si la demande inclut une offre à commandes, le lien « Taux financiers pour les offres à commandes » apparaît dans la page d'accueil de la réponse. Des taux doivent être introduits pour chaque catégorie offerte au niveau des régions et des régions métropolitaines.

1. Cliquez sur l'un des liens « Région » ou « Région/zone métropolitaine ».
2. Le contenu de cette page est alors automatiquement actualisé.
3. Des taux peuvent maintenant être entrés pour chaque volet/catégorie que vous avez préalablement indiqué souhaité offrir. Les taux que vous entrez indiquent aussi le degré d'expertise que vous offrez.
4. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

Nota : cette opération doit être réalisée pour chaque région/région métropolitaine indiquée. Si vous souhaitez copier les taux d'une région/région métropolitaine à une autre, il vous suffit de cliquer sur le lien « Copier l'information » et de procéder comme suit.

Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Les volets/catégories/niveaux ayant fait l'objet d'attributions qui sont reportés seront désactivés sir le fournisseur a répondu « Oui ».

Nota : Tous les volets et catégories que vous avez choisis prendront automatiquement la valeur OUI, dès que vous choisissez une catégorie. Si vous ne souhaitez pas offrir tous les niveaux indiqués dans la demande pour toutes les régions/régions le du niveau que vous ne souhaitez pas offrir, et remplacer Oui par Non. Une fois que vous avez fait tous les changements pour cette région/région métropolitaine, vous pouvez appliquer ceux-ci à toutes les régions/régions métropolitaines en cliquant sur le lien « Copier l'information ».

1. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder l'information ».
2. Cliquez sur le lien « Réponse – Page d'accueil ».

Vous devriez toujours confirmer que les changements que vous avez faits pour tous les niveaux ont été copiés en vérifiant la région/région métropolitaine que vous avez copiée.

Comment soumettre un modèle de réponse à une demande de soumissions

Nota : Seule la principale personne-ressource peut soumettre une réponse au nom d'un fournisseur.

Pour soumettre un modèle de réponse à une demande à TPSGC, vous devez procéder comme suit :

1. Dans la page d'accueil de la réponse, remplacez le statut « En cours » de chaque section par « Terminée ».
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder la réponse »
3. Cliquez sur le bouton « Soumettre la réponse ».
4. Apparaît alors un « reçu de soumission » pour vos dossiers.
5. Un courriel de confirmation de votre soumission sera également envoyé.
6. Cliquez sur le lien « Retour au tableau de bord ».

Nota : C'est au fournisseur qu'incombe la responsabilité de veiller à ce que tous les renseignements de chaque section soient complets.

Nota : Cliquer sur le « bouton Sauvegarder la réponse » ne signifie pas que votre soumission a été soumise; vous devez plutôt cliquer sur « Soumettre la réponse ».

Coordonnées pour joindre les responsables de la collecte des données

Si vous avez besoin d'aide en cas de problèmes d'accès ou de connectivité, veuillez faire parvenir un courriel à la boîte d'entrée des SSPC, à l'adresse suivante : SSPC.CPSS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.