Rapport d'utilisation trimestriel - Guide de référence rapide pour les fournisseurs

Étapes

1. Remplir la plus récente version du modèle de rapport d’utilisation trimestriel :
   Utilisez le modèle de rapport d’utilisation qui vous a été envoyé au cours du dernier mois de chaque période de rapport. Les rapports d’utilisation qui ne sont pas soumis au moyen de la version la plus récente du modèle de rapport devront être soumis de nouveau.
2. Sauvegarder le modèle de rapport d’utilisation trimestriel :
   Enregistrez le modèle de rapport d’utilisation au format « classeur Excel prenant en charge les macros » (extension « .xlsm ») ou « classeur Excel 97 – 2003 » (extension « .xls »). Les fichiers de rapport d’utilisation soumis avec l’extension « .xlsx » doivent être soumis de nouveau dans le format approprié. Si vous utilisez Excel 2010 ou une version plus récente, cliquez sur <Fichier> dans la barre de menus, sélectionnez <Enregistrer sous> puis cliquez sur le bouton du menu déroulant du champ « Type de fichier ». Une liste de formats Excel incluant le « classeur Excel prenant en charge les macros » apparaîtra.
3. Pour remplir la feuille « Profil de l’organisation » :
   Sélectionnez votre dénomination sociale dans la liste déroulante. Votre numéro de Numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA), d’Offres à commandes (OC) ou d’ Arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (selon le cas) sera automatiquement inséré.
4. Pour remplir la feuille « Fiche d’information – OC » (procédure obligatoire si vous disposez d’une OC) :
   1. Dans les cellules E6 et F6, sélectionnez la période d’établissement de rapport appropriée dans le menu déroulant.
   2. Dans les cellules E10 et F10, sélectionnez « Aucune/None » dans le menu déroulant si vous n’avez pas d’activité à signaler dans un rapport. Cliquez ensuite sur une autre cellule de la feuille de calcul pour activer la macro.
   3. Dans les cellules E10 et F10, cliquez sur « Oui/Yes » dans le menu déroulant si vous avez une activité à signaler dans un rapport (une commande subséquente ou une modification à une commande subséquente). Remarque : Seules les modifications à la hausse (et non les modifications à la baisse ou dont la valeur est zéro) doivent être déclarées. Les modifications à une commande subséquente liées à l’élément « sur demande » ne doivent pas être déclarées.
      
   4. Dans la colonne C, sélectionnez « Commande subséquente/Call-up » ou « Modification/Amendment » dans le menu déroulant. Remarque : Si vous déclarez une modification, la colonne N permettra l’insertion d’une classification ou d’une catégorie.
   5. Dans la colonne D, entrez le numéro de la commande subséquente.
   6. Dans la colonne E, entrez le numéro de la modification de la commande subséquente.
   7. Dans la colonne F, entrez la date d’émission de la commande subséquente, si tel est l’objet du rapport. Si celui-ci porte sur une modification à une commande subséquente, entrez la date d’émission de cette dernière. Remarque : dans Excel 2003 et ses versions antérieures, le format de la date est MM-JJ-AAAA. Dans les versions 2007 et 2010, le format est plutôt JJ-MM-AAAA. Excel 2010 et Excel 2013 (sous Windows 8), il est soit 2013-12-31 ou 31-12-13 soit 31-déc-13.
   8. Dans la colonne G, entrez la date de début des travaux couvert par la commande subséquente, si tel est l’objet du porte. Si celui-ci porte sur une modification à une commande subséquente, entrez la date révisée de début des travaux. S’il n’y a pas de nouvelle date, entrez la date initiale. Voir la remarque sur les dates au point g) ci-dessus.
   9. Dans la colonne H, entrez la date de fin des travaux couvert par la commande subséquente, si tel est l’objet du rapport. Si celui-ci porte sur une modification à une commande subséquente, entrez la date révisée de fin des travaux. S’il n’y a pas de date révisée, entrez la date initiale. Voir la remarque sur les dates au point g) ci-dessus.
   10. Dans la colonne I, sélectionnez le nom du ministère dans le menu déroulant. Vous ne pouvez pas copier-coller un nom de ministère à partir d’un rapport d’utilisation antérieur, puisque ce nom peut avoir changé dans l’intervalle.
   11. Dans la colonne J, entrez le nom de la personne-ressource au ministère.
   12. Dans la colonne K, entrez l’adresse de courriel de la personne-ressource au ministère.
   13. Dans la colonne L, sélectionnez le lieu de livraison dans le menu déroulant.
   14. Dans la colonne M, entrez la valeur totale de la commande subséquente. S’il s’agit d’une modification à la commande subséquente, entrez plutôt celle de cette dernière et non pas la valeur révisée.
   15. Dans la colonne N, sélectionnez la classification ou la catégorie à partir de la liste déroulante.
5. Pour remplir la feuille « Fiche d’information – AMA) (procédure obligatoire si vous disposez d’un AMA) :
   1. Dans les cellules E6 et F6, sélectionnez la période d’établissement de rapport appropriée dans le menu déroulant.
   2. Dans les cellules E10 et F10, sélectionnez « Aucune/None » dans le menu déroulant si vous n’avez pas d’activité à signaler dans un rapport. Cliquez ensuite sur une autre cellule de la feuille de calcul pour activer la macro.
   3. Dans les cellules E10 et F10, cliquez sur « Oui/Yes » dans le menu déroulant si vous avez une activité à signaler dans un rapport (un contrat ou une modification contractuelle). Remarque : Seules les modifications à la hausse (et non les modifications à la baisse ou dont la valeur est zéro) doivent être déclarées. Les modifications à un contrat liées à l’élément « sur demande » (c.-à-d. contrats comprenant des autorisations de tâche) ne doivent pas être déclarées.

Effectuez les autres étapes décrites de la section 4, Pour remplir la feuille « Fiche d’information – OC ».