Annexe « D » - Rapport trimestriel d'utilisation des détenteurs de l'AMA de SPICS

Instructions générales

1.0 Introduction

Le gouvernement du Canada (GC) exige que le détenteur (fournisseur) de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) des Services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS) présente, chaque trimestre, un rapport trimestriel d'utilisation au responsable de l'AMA des SPICS afin d'effectuer un compte-rendu sur les activités liées durant la période contractuelle applicable. S'il n'y a aucune activité à signaler, les détenteurs d'AMA DOIVENT indiquer « NÉANT » dans le champ approprié de la feuille de calcul (voir partie 12.0 ci-dessous).

Les fournisseurs recevront, par courriel, le modèle de rapport d'utilisation trimestriel le plus récent dans les trente (30) jours précédant la fin de chaque période visée par le rapport.

Notes importantes :

1. Un rapport trimestriel d'utilisation DOIT être présenté pour chaque arrangement en matière d'approvisionnement d'un fournisseur, et ce, si le détenteur d'AMA en possède plus d'un (par exemple, une coentreprise). Chaque rapport trimestriel doit être présenté dans des dossiers EXCEL distincts, sous des noms différents (voir partie 3.0 ci-dessous).

2. Pour ce qui est des contrats dont les Bases de paiement sont différentes (par exemple, différents domaines, matériel, logiciel, déplacement et subsistance, etc.), chacune doit être présentée dans des colonnes distinctes dans le rapport de l'AMA.

2.0 Date limite de réception des réponses

Le rapport trimestriel d'utilisation DOIT être transmis à l'autorité contractante de l'AMA des SPICS selon le calendrier ci-dessous. La méthode de passation de contrats des SPICS pourrait être interrompue si le rapport n'est pas transmis.

Trimestre	Période visée	À transmettre le ou avant le
1er	du 1er avril au 30 juin	10 juillet
2e	1er juillet au 30 septembre	10 octobre
3e	1er octobre au 31 décembre	10 janvier
4e	du 1er janvier au 31 mars	10 avril

3.0 Présentation du rapport trimestriel d'utilisation

Veuillez transmettre le rapport trimestriel d'utilisation dûment rempli à : rapportsmdai.imosreports@tpsgc-pwgsc.gc.ca et inscrire à la ligne objet :

« nom du détenteur d'AMA » rapport trimestriel d'utilisation « T_ 20__ »
(exemple : ABC123 Company Ltd - rapport trimestriel - T3 2009).

4.0 Répondez à toutes les questions

Les détenteurs d'AMA DOIVENT remplir toutes les parties pertinentes du rapport trimestriel d'utilisation, y compris le profil de l'entreprise.

5.0 Répondez directement aux questions

Ne fournissez AUCUNE brochure, catalogue ou rapport annuel en guise de réponse à nos questions.

6.0 Monnaie

Tous les taux doivent être indiqués en dollars canadiens (CAN).

7.0 Confidentialité

Le GC assurera la confidentialité des réponses reçues. Seuls les utilisateurs autorisés du gouvernement auront accès à l'information du fournisseur.

8.0 Modification de la présentation du rapport trimestriel d'utilisation

Les détenteurs d'AMA ne sont pas autorisés à modifier la présentation du rapport trimestriel d'utilisation. Les recommandations ou les suggestions pour améliorer le rapport doivent être envoyées à l'autorité de l'AMA des SPICS, à l'adresse électronique indiquée dans la partie 11.0 ci-dessous.

9.0 Répondre à toutes les questions

Le rapport est divisé en trois sections nommées en fonction des onglets de chaque feuille de travail de ce dossier. Les champs qui peuvent être modifiés sont en blanc. Utilisez votre souris pour vous déplacer d'un champ à un autre. Certains champs comportent des listes déroulantes - vous devez utiliser uniquement les options figurant dans les listes.

10.0 Représentant du détenteur d'OC ou d'AMA (ou représentant délégué)

GC considère que la personne qui est nommée à l'article, Représentant ou représentants du titulaire d'un AMA, est la personne-ressource principale du fournisseur. Si cette personne n'est pas disponible à la date de présentation, veuillez inscrire le nom d'une autre personne dans le rapport trimestriel d'utilisation de l'AMA au moyen du modèle fourni à l'onglet II - Profil de l'entreprise.

11.0 Questions

Pour de plus de amples renseignements, veuillez transmettre vos questions par courriel à l'adresse suivante (n'oubliez pas d'indiquer vos coordonnées afin que nous puissions communiquer avec vous dans les plus brefs délais) : rapportsmdai.imosreports@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Descriptions

Rapport trimestriel d'utilisation (RTU) des SPICS

12.0 Champs d'information

Numéro de l'AMA et nom de l'entreprise : Assurez-vous que les données et les éléments sont exacts.

Numéro de la commande subséquente du ministère client « NÉANT » : Numéro unique d'un contrat ou d'une commande subséquente d'un ministère client. Il ne doit pas être confondu avec le numéro d'AMA EN537-05IT01/XXX. Si aucune activité de passation de commandes subséquentes ou contractuelle n'est à signaler pendant la période visée par le rapport, les détenteurs d'AMA DOIVENT indiquer « NÉANT » (aucun autre champ ne doit être rempli).

Contrat initial (C) ou modification (M) : Dans le menu déroulant, choisir (C) pour indiquer un contrat initial et (M) pour indiquer une modification un contrat antérieur. La présentation de rapport est exclusive aux activités qui ont lieu pendant la période de présentation de rapport.

Ministère de l'autorité contractante : La liste déroulante indique les principaux ministères. L'autorité contractante peut être TPSGC ou un autre ministère. Veuillez entrer le ministère du gouvernement applicable s'il n'est pas énuméré.

Nom de l'autorité contractante : Dans cette colonne, vous trouverez le nom de l'autorité contractante du gouvernement qui a conclu ce contrat.

Ministère client : La liste déroulante indique les principaux ministères. Veuillez écrire le ministère applicable s'il ne figure pas dans la liste.

Palier : À partir de la liste déroulante, veuillez déterminer si le contrat est de Palier 1 ou 2.

Région de prestation des services : À partir de la liste déroulante, veuillez choisir la région où les services sont requis.

Base de paiement : La liste déroulante de la colonne Base de paiement offre deux choix : services professionnels ou autres coûts qui seront définis plus en profondeur dans le champ suivant nommé domaine/autres coûts.

Domaine/autres coûts : Si « services professionnels » est sélectionné dans la colonne Base de paiement, une liste déroulante énumérant les domaines de SPICS sera offerte dans les choix. Si « autres coûts » est sélectionné dans la colonne Base de paiement, les choix comprendront « matériel » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques), « Logiciel » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques), « Déplacement et subistance » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques) et « Autres coûts » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques). Chaque « Domaine » et « Autres coûts » sélectionnés doivent se figurer dans différentes colonnes sur le rapport.

Modalités de paiement : Les choix figurant dans la liste déroulante sont : « Paiement après exécution du travail », « Paiements progressifs », « Paiements d'étape » et « Combinaisons de méthodes » (mélange de ces méthodes).

Date de début du contrat : La date à laquelle le contrat a été attribué.

Date de fin du contrat : La date d'achèvement du contrat (ne comprend pas les périodes d'option non financées). Les périodes d'option ou de modification exercées DOIVENT faire l'objet d'un rapport seulement au trimestre au cours duquel elles ont été exercées.

Montal total par catégorie : Veuillez inscrire le montant total des contrat en fonction des choix sélectionnés dans les colonnes Base de paiement et Domaine/autres coûts. Veuillez éviter d'inclure les périodes d'option. Les périodes d'option seront présentées dans le Rapport trimestriel d'utilisation du trimestre au cours duquel l'option a été exercée par le Canada.

Rapport trimestriel d'utilisation des détenteurs de l'AMA de SPICS

Champs d'information

Numéro de l'AMA et nom de l'entreprise : Assurez-vous que les données et les éléments sont exacts.

Numéro de la commande subséquente du ministère client « NÉANT » : Numéro unique d'un contrat ou d'une commande subséquente d'un ministère client. Il ne doit pas être confondu avec le numéro d'AMA EN537-05IT01/XXX. Si aucune activité de passation de commandes subséquentes ou contractuelle n'est à signaler pendant la période visée par le rapport, les détenteurs d'AMA DOIVENT indiquer « NÉANT » (aucun autre champ ne doit être rempli).

Contrat initial (C) ou modification (M) : Dans le menu déroulant, choisir (C) pour indiquer un contrat initial et (M) pour indiquer une modification un contrat antérieur. La présentation de rapport est exclusive aux activités qui ont lieu pendant la période de présentation de rapport.

Ministère de l'autorité contractante : La liste déroulante indique les principaux ministères. L'autorité contractante peut être TPSGC ou un autre ministère. Veuillez entrer le ministère du gouvernement applicable s'il n'est pas énuméré.

Nom de l'autorité contractante : Dans cette colonne, vous trouverez le nom de l'autorité contractante du gouvernement qui a conclu ce contrat.

Ministère client : La liste déroulante indique les principaux ministères. Veuillez écrire le ministère applicable s'il ne figure pas dans la liste.

Palier : À partir de la liste déroulante, veuillez déterminer si le contrat est de Palier 1 ou 2.

Région de prestation des services : À partir de la liste déroulante, veuillez choisir la région où les services sont requis.

Base de paiement : La liste déroulante de la colonne Base de paiement offre deux choix : services professionnels ou autres coûts qui seront définis plus en profondeur dans le champ suivant nommé domaine/autres coûts.

Domaine/autres coûts : Si « services professionnels » est sélectionné dans la colonne Base de paiement, une liste déroulante énumérant les domaines de SPICS sera offerte dans les choix. Si « autres coûts » est sélectionné dans la colonne Base de paiement, les choix comprendront « matériel » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques), « Logiciel » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques), « Déplacement et subistance » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques) et « Autres coûts » (de plus amples informations seront fournies dans la colonne Remarques). Chaque « Domaine » et « Autres coûts » sélectionnés doivent se figurer dans différentes colonnes sur le rapport.

Modalités de paiement : Les choix figurant dans la liste déroulante sont : « Paiement après exécution du travail », « Paiements progressifs », « Paiements d'étape » et « Combinaisons de méthodes » (mélange de ces méthodes).

Date de début du contrat : La date à laquelle le contrat a été attribué.

Date de fin du contrat : La date d'achèvement du contrat (ne comprend pas les périodes d'option non financées). Les périodes d'option ou de modification exercées DOIVENT faire l'objet d'un rapport seulement au trimestre au cours duquel elles ont été exercées.

Montal total par catégorie : Veuillez inscrire le montant total des contrat en fonction des choix sélectionnés dans les colonnes Base de paiement et Domaine/autres coûts. Veuillez éviter d'inclure les périodes d'option. Les périodes d'option seront présentées dans le Rapport trimestriel d'utilisation du trimestre au cours duquel l'option a été exercée par le Canada.