Examen, par le Bureau de la vérification et de l'évaluation, de l'examen de la gestion des coûts liés à la construction, à la conception et à la sécurité pour l'exercice 2009-2010 effectué par le fournisseur de services Autres formes de prestation de services

2009-2010 Rapport final (PDF, 423Ko)

23 juin 2014

Points salliants

Qu'avons-nous examiné?

1. Dans le cadre du plan d'action de la gestion élaboré à la suite de la Vérification juricomptable de soixante-dix transactions aux termes des contrats avec SNC-Lavalin O&M effectuée par PricewaterhouseCoopers (PwC) en 2011, le fournisseur de services Autres formes de prestation de services (AFPS) était responsable de réaliser un examen de la gestion de la totalité des coûts pour les tiers facturés à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au cours de l'exercice 2009-2010. En outre, dans le cadre des exigences du plan d'action de la gestion, cet examen, effectué par le fournisseur de services AFPS, devait être fourni à la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) et au Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) de TPSGC afin qu'ils en réalisent un examen approfondi.
2. Le fournisseur de services AFPS a fourni son rapport de l'examen de la gestion ainsi que les pièces justificatives à la DGBI et au BVE. L'examen portait sur les huit portefeuilles visés par les services de maintenance et d'entretien d'immeubles offerts par le fournisseur de services AFPS. Ces huit portefeuilles correspondent directement aux huit contrats attribués par TPSGC au fournisseur de services AFPS en 2004. L'examen visait les trois catégories de coûts suivantes : (1) conception, (2) construction et (3) sécurité. Le BVE a effectué un examen approfondi du rapport, en a analysé les constatations et a effectué un test par échantillonnage au moyen de 80 projets réalisés en 2009-2010, soit 10 provenant de chacun des huit portefeuilles. Le test par échantillonnage a été mené pour évaluer l'exactitude du rapprochement, par le fournisseur de services AFPS, des coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qu'il a facturés à TPSGC pour l'exercice 2009-2010.
3. Parmi les 10 projets sélectionnés dans chaque portefeuille, cinq faisaient partie de ceux identifiés dans l'examen de la gestion du fournisseur de services AFPS comme présentant des écarts entre le montant facturé à TPSGC et le montant qu'il a engagé, tandis que, selon le fournisseur de services AFPS, les cinq autres ne présentaient pas d'écarts. Le BVE a validé cet échantillon de projets par rapport aux résultats obtenus par le fournisseur de services AFPS en examinant les documents source de chaque projet ainsi que le montant facturé à TPSGC.

Pourquoi est-ce important?

4. Les travaux du BVE visaient à assurer une validation indépendante des résultats de l'examen de la gestion du fournisseur de services AFPS de l'ensemble des coûts pour les tiers facturés à TPSGC en 2009-2010 dans trois catégories. Une validation indépendante de l'exactitude et de l'intégralité des résultats du fournisseur de services AFPS était essentielle pour atténuer les risques que ce dernier sous-évalue intentionnellement les écarts. Il est important que les frais facturés à TPSGC soient justes et conformes aux contrats pour ce qui est des travaux à effectuer par le fournisseur de services AFPS afin d'assurer une gérance adéquate de l'argent des contribuables.

Qu'avons-nous constaté?

5. Dans le rapport fourni à TPSGC, le fournisseur de services AFPS a indiqué qu'il avait constaté un écart de 1 169 346,42 $ entre le montant qu'il a facturé à TPSGC et les coûts réels qu'il a engagés. Cet écart concerne les trois catégories de coûts et représente un taux de surfacturation net de 0,54 % par rapport au montant total facturé à TPSGC.
6. Le BVE a obtenu une liste des coûts liés à la construction, à la conception et à la sécurité que le fournisseur de services AFPS a facturés à TPSGC pour l'exercice 2009-2010 et que ce dernier a utilisée pour établir son rapport. Pour s'assurer que cette liste des coûts était exacte et complète, le BVE a effectué le rapprochement de ces montants avec ceux consignés dans le système de suivi de la DGBI, appelé Système de gestion des autres formes de prestation de services. Aucun écart n'a été décelé.
7. Le BVE a ensuite recueilli un échantillon de 80 projets figurant sur la liste, soit 10 projets faisant partie de chacun des huit portefeuilles. Cinq des projets sélectionnés dans chaque portefeuille comprenaient des écarts entre les dépenses engagées par le fournisseur de services AFPS et les montants facturés à TPSGC, tandis que, selon le fournisseur de services AFPS, les cinq autres projets ne présentaient pas d'écart. Les documents source et les pièces justificatives ont été examinés ainsi que les paiements versés aux sous-traitants appropriés ont été validés. Dans le cadre de l'examen des documents relatifs aux 80 projets, le BVE a validé chacune des conclusions du fournisseur de services AFPS sans y déceler d'écarts. Étant donné que l'examen approfondi effectué par le BVE n'a permis de déceler aucun écart dans la liste des projets évalués par le fournisseur de services AFPS et dans les 80 projets examinés, nous avons constaté que l'examen de la gestion effectué par le fournisseur de services AFPS était exact et complet.
8. Selon la liste des coûts liés à la construction, à la conception et à la sécurité qui ont été facturés à TPSGC, le BVE a calculé que le montant total surfacturé se chiffrait à 1 499 105,60 $, tandis que le montant total sous-facturé était de 329 759,18 $; le détail est indiqué à l'annexe A. La somme nette de ces deux montants, qui est de 1 169 346,42 $, représente 0,54 % du montant de 217 909 545,89 $ facturé à TPSGC pour l'exercice 2009-2010.
9. Le fournisseur de services AFPS était d'avis que le recouvrement de la surfacturation devrait englober la sous-facturation, ce qui se traduirait par un remboursement total de 1 169 346,42 $ à TPSGC. La DGBI, en consultation avec les Services juridiques et la Direction générale des approvisionnements, a conclu que le recouvrement du montant net surfacturé constituait une résolution appropriée. Le fournisseur de services AFPS a émis un chèque de 1 169 346,42 $ à la DGBI.
10. En raison du montant net surfacturé qui a été identifié pour l'exercice 2009-2010, il est probable que des montants nets aient aussi été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 et en 2010-2011. La DGBI nous a informés que le fournisseur de services AFPS avait procédé à un examen de la gestion portant sur l'exercice 2010-2011 en utilisant les mêmes méthodes que pour son examen de l'exercice 2009-2010 et la DGBI a demandé au BVE d'analyser les constatations du rapport et de valider les résultats. Les montants nets ayant vraisemblablement été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 pourraient être établis soit en extrapolant le taux d'erreur moyen relevé pour les dépenses des exercices 2009-2010 et 2010-2011, soit en réalisant un examen approfondi des dépenses engagées au cours des exercices visés par les contrats. La DGBI a informé le BVE qu'elle avait l'intention de récupérer les montants nets surfacturés pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009 en utilisant la méthode d'extrapolation.

Réponse de la gestion

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) accepte le rapport et elle travaillera avec les intervenants compétents afin de mettre en œuvre des mesures en temps opportun.

Après avoir reçu l'examen du fournisseur de services AFPS des coûts pour les tiers de 2009-10, la Direction générale a recouvré une somme de 1 169 346,42 $ représentant l'écart net entre la sous-facturation et la surfacturation. Étant donné l'importance relative des résultats de 2009-2010, le fournisseur des services AFPS a été informé que d'autres examens des trois catégories de coûts pour tous les exercices jusqu'à 2010-2011 devaient être réalisés.

Conformément aux instructions fournies à la réunion de juin du Comité de vérification et d'évaluation (CVE) au sujet de recouvrement des montants nets de surfacturation au lieu de l'écart net, la Direction générale a procédé au recouvrement des montants extrapolés de surfacturation brute pour les exercices restants jusqu'en 2010-2011 inclusivement, en recouvrant ces montants sur les factures mensuelles de juillet 2013 à novembre 2013.

À la suite de la réunion de juin du CVE, la question du remboursement du montant net par rapport au montant brut a été examinée. Le recouvrement du montant net de surfacturation est approprié parce que le rapprochement d'un compte à la suite d'une vérification ne constitue pas une nouvelle réclamation dans le cadre du contrat, mais plutôt la découverte d'un écart existant. Les écarts peuvent être considérés comme des erreurs latentes qui doivent être corrigés. Les cas échéant, TPSGC n'aurait pas le droit de retenir les montants sous-facturés. Par conséquent, le fait de déduire les montants sous-facturés des montants sous-facturés permet d'assurer une comptabilité équitable, élimine la question à savoir s'il s'agit d'une erreur ou d'une réclamation, est conforme à l'entente en vigueur entre les parties et sert de base pour des recouvrements supplémentaires.

Le fournisseur de services AFPS a depuis réalisé un examen de l'ensemble des coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qu'il a engagée pour l'exercice, et le Bureau de la vérification et de l'évaluation effectuer une validation semblable des résultats au moyen de la méthode utilise pour l'exercice 2009-2010.

Étant donné que le taux d'erreur de 2010-2011 est considérablement inférieur à celui de 2009-2010, la Direction générale des biens immobiliers a convenu avec le fournisseur de services AFPS d'utiliser la moyenne des deux taux d'erreur nets pour régler les sommes dues pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009.

En plus de recouvrement des montant extrapolés, la Direction générale a répondu à une recommandation clé des vérifications externes et des examens internes en exigeant que tout énoncé futur des coûts soumis par le fournisseur de services AFPS soit fondés sur des coûts réels plutôt que sur des coûts estimatifs, et qu'ils soient vérifiés annuellement par un vérificateur tiers. Ce contrôle important permet de veiller à ce que les coûts réels du fournisseur de services correspondent bien aux montants finaux payés et à ce que TPSGC ne soit pas surfacturé ou sous-facturé.

La Direction générale a également mis en œuvre une procédure en matière d'analyse financière des services de réalisation de projets. L'examen englobait une évaluation détaillée des coûts du projet afin de s'assurer que les dépenses réclamées soient conformes aux conditions des contrats et que les coûts réclamés soient les mêmes que les coûts engagés. À tous les trimestres et pour chaque portefeuille, un échantillon de projets réalisés seront examinés par l'équipe de vérification AFPS.

En plus de ces mesures, la DGBI concentrera ses efforts sur l'élaboration d'une approche exhaustive et intégrée afin de gérer adéquatement les risques liés à la prochaine génération de contrats.

Introduction

1. Le but du présent rapport est de faire état des résultats de l'examen approfondi mené par le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) concernant l'examen de la gestion effectué par le fournisseur de services AFPS pour l'exercice 2009-2010. Le BVE a évalué un sous-ensemble de projets (80) pour déterminer si les dépenses du fournisseur de services AFPS en ce qui a trait aux coûts de conception, de construction et de sécurité étaient justes, si elles étaient appuyées de toutes les pièces justificatives nécessaires et si elles ont été correctement facturées à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Contexte

2. Le 22 novembre 2004, TPSGC a attribué huit contrats au fournisseur de services AFPS pour assurer la maintenance et l'entretien des immeubles relevant de la Direction générale des biens immobiliers. Le 10 mars 2010, un article paru dans les médias remettait en question le caractère raisonnable de sept transactions financières (paiements que TPSGC a versés au fournisseur de services AFPS).
3. En réponse à cet article, le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a ordonné qu'un nouvel examen de ces transactions soit réalisé, ainsi qu'un examen plus approfondi des contrats du fournisseur de services AFPS afin de déterminer si les coûts facturés étaient raisonnables et appuyés par des éléments probants, et si des éléments prouvaient l'existence de problèmes systémiques.
4. Le 22 avril 2010, par l'entremise d'un processus d'appel d'offres concurrentiel, TPSGC a octroyé à la firme PwC un contrat pour la prestation de services de vérification visant l'application de procédures juricomptables spécifiques en vue d'aider le BVE de TPSGC dans le cadre d'une vérification indépendante, en plusieurs phases, des dépenses engagées par le fournisseur de services AFPS au nom de TPSGC, à titre de gardien et de locataire, et aussi au nom d'autres ministères, à titre de locataires. Lors de la phase 1, le caractère raisonnable et les éléments probants à l'appui des transactions identifiées dans l'article de presse ont été évalués. Lors de la phase 2, des procédures de vérification juricomptable ont été appliquées à un échantillon de 70 transactions supplémentaires.
5. Une des constatations découlant de la vérification de la phase 2 était que, parmi les 66 projets comprenant des frais liés à des tiers fournisseurs de services externes, 36 projets (55 %) n'ont pas été correctement facturés à TPSGC par le fournisseur de services AFPS. Ces transactions représentent une surfacturation de 44 245 $, sur un total de 4 342 599 $ facturé pour l'échantillon, soit 1 % du montant total payé. Pour ces projets, le fournisseur de services AFPS a soit facturé à TPSGC un montant qui ne correspondait pas aux coûts réels engagés ou n'a pas pu fournir de pièces justificatives adéquates pour les montants facturés. Alors qu'une surfacturation a été constatée dans la plupart des projets de l'échantillon examiné par PwC, quelques cas de sous-facturation ont également été identifiés.
6. Conformément aux contrats conclus entre TPSGC et le fournisseur de services AFPS, les coûts liés à la conception et aux experts-conseils, ainsi que ceux liés à la construction et aux entrepreneurs sont considérés comme des frais répercutés admissibles sans majoration pour les frais généraux ou pour la marge bénéficiaire.
7. En réponse aux constatations de PwC, le fournisseur de services AFPS a signalé qu'il rembourserait à TPSGC la totalité des montants identifiés comme une surfacturation dans la vérification de PwC. Il a proposé d'examiner tous les montants facturés au cours de l'exercice 2009-2010 pour les huit portefeuilles qui concernent les trois catégories de coûts suivantes : (1) conception, (2) construction et (3) sécurité.
8. Une des recommandations contenues dans la vérification juricomptable de PwC susmentionnée était que TPSGC effectue un examen approfondi de l'examen effectué par le fournisseur de services AFPS de la gestion des coûts engagés au cours de l'exercice 2009-2010. De plus, les résultats de cet examen approfondi seraient analysés pour déterminer si le fournisseur de services AFPS devrait effectuer ou non un autre examen de la gestion des trois éléments de coûts pour les exercices de 2005-2006 à 2008-2009 pour les huit portefeuilles qui feraient ensuite l'objet d'un examen par TPSGC.
9. À la suite de ces recommandations, le fournisseur de services AFPS a commencé un examen de la gestion de tous les coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qui ont été facturés à TPSGC au cours de l'exercice 2009-2010. Les rôles et les responsabilités du fournisseur de services AFPS, du BVE et de la DGBI sont décrits à la Figure 1. Conformément aux modalités des contrats, les coûts de main-d'œuvre engagés par le fournisseur de services AFPS pour effectuer l'examen de la gestion des coûts facturés pour l'exercice 2009-2010 sont des frais répercutés admissibles. Les montants liés aux coûts de conception, de construction et de sécurité qui ont été surfacturés seraient alors remboursés à TPSGC.
10. Le fournisseur de services AFPS a effectué l'examen de la gestion des trois catégories de coûts pour l'exercice 2009-2010 et a soumis ses constatations à TPSGC aux fins d'examen. L'examen de la gestion qu'il a effectué indique qu'un montant net de 1 169 346,42 $ a été surfacturé à TPSGC pour l'exercice 2009-2010.
11. Les travaux effectués par le BVE visaient à fournir l'assurance à la DGBI et à la sous-ministre que les résultats de l'examen de la gestion effectué par le fournisseur de services AFPS pour l'exercice 2009-2010 étaient exacts et complets.

Figure 1 : Rôles et responsabilités des intervenants dans le cadre de l'examen effectué par le fournisseur de services Autres formes de prestation de services concernant la gestion des coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qui ont été facturés à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au cours de l'exercice 2009-2010

Portée des travaux du Bureau de la vérification et de l'évaluation

12. Le BVE a utilisé une approche d'échantillonnage discrétionnaire pour choisir les points à examiner concernant les coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité engagés par le fournisseur de services AFPS. Dix projets ont été sélectionnés dans chacun des huit portefeuilles, pour un total de 80 projets. Les 10 projets sélectionnés dans chaque portefeuille comprenaient cinq projets pour lesquels le fournisseur de services AFPS a déterminé, à la suite de son examen de la gestion, qu'il y avait un écart de coûts, et cinq pour lesquels il a conclu qu'il n'y avait aucun écart. Les travaux comprenaient un examen des documents source et des pièces justificatives, et ensuite leur rapprochement avec les montants réellement facturés à TPSGC.

Constatations

13. L'examen de la gestion effectué par le fournisseur de services AFPS fourni au BVE indiquait un écart net de 1 169 346,42 $ de surfacturation par rapports aux montants totaux de 217 839 578,08 $ facturés à TPSGC pour l'exercice 2009-2010 (taux de 0,54 %) pour les coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité. Ce rapport, de même que la liste des coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qui ont été facturés à TPSGC pour l'exercice 2009-2010, ont été ensuite examinés par le BVE pour en assurer l'exactitude et l'intégralité. L'examen du BVE visait à valider l'examen de la gestion du fournisseur de services AFPS et non à déceler les cas de fraude; selon les procédures mises en œuvre par le BVE à l'égard des projets sélectionnés, aucun cas de fraude n'a été constaté.
14. En passant en revue le rapport du fournisseur de services AFPS, le BVE a remarqué que ce dernier avait identifié un écart net de 1 169 346,42 $ surfacturé au Ministère. Le fournisseur de services AFPS n'a pas donné de détails sur la surfacturation et la sous-facturation brutes dans son rapport. En passant en revue les pièces justificatives, le BVE a établi que le montant total brut surfacturé était de 1 499 105,60 $, et le montant total sous-facturé était de 329 759,18 $, tel qu'il est indiqué à l'annexe A.
15. Pour sélectionner un échantillon à analyser, le BVE a aussi obtenu une liste des coûts liés à la construction, à la conception et à la sécurité que le fournisseur de services AFPS a facturés à TPSGC pour l'exercice 2009-2010. Pour s'assurer que la liste des coûts du fournisseur de services AFPS était exacte et complète, le BVE a effectué le rapprochement des montants de la liste avec ceux consignés dans le système de suivi de la DGBI, soit le Système de gestion des autres formes de prestation de services. Aucun écart n'a été décelé.
16. Après avoir validé les coûts figurant sur la liste concernant les trois catégories de coûts visées pour l'exercice 2009-2010, le BVE a sélectionné un échantillon de 80 projets, soit 10 projets de chacun des huit portefeuilles. Cinq des projets sélectionnés dans chaque portefeuille comprenaient des écarts entre les dépenses engagées par le fournisseur de services AFPS et les montants facturés à TPSGC, tandis que, selon le fournisseur de services AFPS, les cinq autres projets ne présentaient pas d'écart. Les documents source et les pièces justificatives ont été examinés, et les paiements versés aux sous-traitants appropriés ont été validés. Dans le cadre de l'examen des documents relatifs aux 80 projets, le BVE a validé chacune des conclusions du fournisseur de services AFPS sans y déceler d'écarts.
17. Étant donné que les examens approfondis effectués par le BVE et la DGBI n'ont permis de déceler aucun écart dans la liste des projets évalués par le fournisseur de services AFPS et dans les 80 projets examinés, nous avons constaté que l'examen de la gestion effectué par le fournisseur de services AFPS était exact et complet.
18. Le fournisseur de services AFPS était d'avis que le recouvrement de la surfacturation devrait englober la sous-facturation, ce qui se traduirait par un remboursement total (net) de 1 169 346,42 $ à TPSGC. La DGBI, en consultation avec les Services juridiques et la Direction générale des approvisionnements, a conclu que le recouvrement des montants nets surfacturés constituait une résolution appropriée et conforme aux modalités des contrats. Le fournisseur de services AFPS a émis un chèque de 1 169 346,42 $ à la DGBI.
19. En raison du montant net surfacturé qui a été identifié pour l'exercice 2009-2010, il est probable que des montants nets aient aussi été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 et en 2010-2011. La DGBI nous a informés que le fournisseur de services AFPS avait procédé à un examen de la gestion portant sur l'exercice 2010-2011 en utilisant les mêmes méthodes que pour son examen de l'exercice 2009-2010, et la DGBI a demandé au BVE d'analyser les constatations du rapport et de valider les résultats. Les montants nets ayant vraisemblablement été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 pourraient être établis soit en extrapolant le taux d'erreur moyen relevé pour les dépenses des exercices 2009-2010 et 2010-2011, soit en réalisant un examen approfondi des dépenses engagées au cours des exercices visés par les contrats. La DGBI nous a informés qu'elle avait l'intention de recouvrer les montants nets surfacturés pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009 en utilisant la méthode d'extrapolation.

Conclusion

20. Selon les résultats de l'échantillon retenu et le rapprochement des coûts fournis par le fournisseur de services AFPS avec les données du Système de gestion des autres formes de prestation de services, le BVE est d'avis que les documents et les montants fournis par le fournisseur de services AFPS liés à son examen de la gestion pour l'exercice 2009-2010 sont valides. La DGBI, en consultation avec les Services juridiques et la Direction générale des approvisionnements, a conclu que le recouvrement du montant net surfacturé constituait une solution appropriée. L'examen de la gestion faisait état d'un montant net surfacturé de 1 169 346,42 $ pour l'exercice 2009-2010, qui devait être remboursé à TPSGC par le fournisseur de services AFPS.
21. En raison du montant net surfacturé qui a été identifié pour l'exercice 2009-2010, il est probable que des montants nets aient aussi été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 et en 2010-2011. Le fournisseur de services AFPS a procédé à un examen de la gestion portant sur l'exercice 2010-2011 en utilisant les mêmes méthodes que pour son examen de l'exercice 2009-2010 et le BVE analyse les constatations du rapport. Les montants nets ayant vraisemblablement été surfacturés de 2005-2006 à 2008-2009 devraient être établis soit en extrapolant le taux d'erreur moyen relevé pour les dépenses des exercices 2009-2010 et 2010-2011, soit en réalisant un examen approfondi des dépenses engagées au cours des exercices visés par les contrats. La DGBI nous a informés que TPSGC avait l'intention de recouvrer les montants nets surfacturés pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009 en utilisant la méthode d'extrapolation.

Réponse de la gestion

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) accepte le rapport et elle travaillera avec les intervenants compétents afin de mettre en œuvre des mesures en temps opportun.

Après avoir reçu l'examen du fournisseur de services AFPS des coûts pour les tiers de 2009-10, la Direction générale a recouvré une somme de 1 169 346,42 $ représentant l'écart net entre la sous-facturation et la surfacturation. Étant donné l'importance relative des résultats de 2009-2010, le fournisseur des services AFPS a été informé que d'autres examens des trois catégories de coûts pour tous les exercices jusqu'à 2010-2011 devaient être réalisés.

Conformément aux instructions fournies à la réunion de juin du Comité de vérification et d'évaluation (CVE) au sujet de recouvrement des montants nets de surfacturation au lieu de l'écart net, la Direction générale a procédé au recouvrement des montants extrapolés de surfacturation brute pour les exercices restants jusqu'en 2010-2011 inclusivement, en recouvrant ces montants sur les factures mensuelles de juillet 2013 à novembre 2013.

À la suite de la réunion de juin du CVE, la question du remboursement du montant net par rapport au montant brut a été examinée. Le recouvrement du montant net de surfacturation est approprié parce que le rapprochement d'un compte à la suite d'une vérification ne constitue pas une nouvelle réclamation dans le cadre du contrat, mais plutôt la découverte d'un écart existant. Les écarts peuvent être considérés comme des erreurs latentes qui doivent être corrigés. Les cas échéant, TPSGC n'aurait pas le droit de retenir les montants sous-facturés. Par conséquent, le fait de déduire les montants sous-facturés des montants sous-facturés permet d'assurer une comptabilité équitable, élimine la question à savoir s'il s'agit d'une erreur ou d'une réclamation, est conforme à l'entente en vigueur entre les parties et sert de base pour des recouvrements supplémentaires.

Le fournisseur de services AFPS a depuis réalisé un examen de l'ensemble des coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qu'il a engagée pour l'exercice, et le Bureau de la vérification et de l'évaluation effectuer une validation semblable des résultats au moyen de la méthode utilise pour l'exercice 2009-2010.

Étant donné que le taux d'erreur de 2010-2011 est considérablement inférieur à celui de 2009-2010, la Direction générale des biens immobiliers a convenu avec le fournisseur de services AFPS d'utiliser la moyenne des deux taux d'erreur nets pour régler les sommes dues pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009.

En plus de recouvrement des montant extrapolés, la Direction générale a répondu à une recommandation clé des vérifications externes et des examens internes en exigeant que tout énoncé futur des coûts soumis par le fournisseur de services AFPS soit fondés sur des coûts réels plutôt que sur des coûts estimatifs, et qu'ils soient vérifiés annuellement par un vérificateur tiers. Ce contrôle important permet de veiller à ce que les coûts réels du fournisseur de services correspondent bien aux montants finaux payés et à ce que TPSGC ne soit pas surfacturé ou sous-facturé.

La Direction générale a également mis en œuvre une procédure en matière d'analyse financière des services de réalisation de projets. L'examen englobait une évaluation détaillée des coûts du projet afin de s'assurer que les dépenses réclamées soient conformes aux conditions des contrats et que les coûts réclamés soient les mêmes que les coûts engagés. À tous les trimestres et pour chaque portefeuille, un échantillon de projets réalisés seront examinés par l'équipe de vérification AFPS.

En plus de ces mesures, la DGBI concentrera ses efforts sur l'élaboration d'une approche exhaustive et intégrée afin de gérer adéquatement les risques liés à la prochaine génération de contrats.

Approche du Bureau de la vérification et de l'évaluation

Un échantillon de projets réalisés par le fournisseur de services AFPS pour l'exercice 2009-2010 comprenant les coûts liés à la construction, à la conception et à la sécurité a été retenu. Cet échantillon comprenait des projets provenant des huit portefeuilles gérés par le fournisseur de services AFPS conformément à ses contrats avec la DGBI. Les coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité qui ont été engagés par le fournisseur de services AFPS pour cet échantillon de projets ont fait l'objet d'un rapprochement avec les montants facturés à TPSGC.

La méthode d'échantillonnage est la suivante :

• Une approche d'échantillonnage discrétionnaire a été adoptée pour sélectionner 10 projets provenant de chacun des huit portefeuilles du fournisseur de services AFPS (pour un total de 80 projets). Cette approche garantissait que toutes les régions étaient comprises dans l'échantillon. Parmi les 10 projets sélectionnés dans chaque portefeuille, cinq faisaient partie de ceux identifiés par le fournisseur de services AFPS comme présentant des écarts, tandis que, selon lui, les cinq autres ne présentaient pas d'écarts.
• Les 25 projets qui faisaient partie de l'examen 2009-805 : Examen des mesures de contrôle des recettes et des dépenses du programme des AFPS ont été exclus des 80 projets sélectionnés. Le but était d'intégrer les résultats de l'examen 2009-805 à ceux des 80 projets sélectionnés. Ceci a permis d'augmenter le niveau d'assurance fourni car les projets retenus lors de l'examen 2009-805 ne concernaient que les trois portefeuilles du Secteur de la capitale nationale, étant donné qu'une grande partie des coûts liés aux contrats sont dépensés dans cette région.

Procédures d'examen :

• Le fournisseur de services AFPS a fourni une liste de tous les projets facturés à TPSGC au cours de l'exercice 2009-2010 concernant ses portefeuilles. Cette liste indiquait les montants liés à la construction, à la conception et à la sécurité qui ont été facturés pour chacun des projets.
• La liste a été vérifiée pour s'assurer que le nombre total de projets et que les montants payés correspondaient aux dossiers de TPSGC.
• Des projets ont été sélectionnés à partir de cette liste aux fins d'examen.
• Les documents relatifs aux projets ainsi que les pièces justificatives, comme les bons de commande, les autorisations de modification, les copies de chèques annulés (recto-verso) et les rapports sur l'état des travaux, ont été demandés au fournisseur de services AFPS.
• Les documents source ont été liés aux projets. L'équipe responsable de l'examen a évalué l'exactitude et la justification des montants facturés à TPSGC.
• Les montants évalués par le BVE ont été comparés à ceux évalués par le fournisseur de services AFPS. Les écarts qui ont été constatés ont fait l'objet d'un suivi auprès du fournisseur de services AFPS en vue d'obtenir les renseignements supplémentaires nécessaires.

Objectif

L'objectif de cette mission était d'évaluer l'exactitude du rapprochement effectué par le fournisseur de services AFPS concernant les coûts liés à la conception, à la construction et à la sécurité pour l'exercice 2009-2010 qui ont été facturés à TPSGC, de même que les pièces justificatives concernant les coûts engagés par le fournisseur de services AFPS.

Équipe d'examen

L'examen a été mené par le personnel du BVE, sous la supervision du directeur de la vérification des approvisionnements et sous la direction générale de la dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation.

Annexe A