2013-805 Examen ciblé des opérations de Washington – Ventes de matériel militaire à l'étranger (Rapport final)

2013-805 Rapport final (PDF, 177Ko)

Le 20 novembre 2014

Points saillants

Qu'avons-nous examiné?

1. Le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS) est une forme d'assistance en matière de sécurité autorisée en vertu de l' Arms Export Control Act des États-Unis, qui permet au gouvernement des États-Unis de vendre des articles et des services de défense aux pays étrangers et aux organisations internationales.
2. Les ministères du gouvernement du Canada, comme le ministère de la Défense nationale (MDN) et le Centre de la sécurité des télécommunications, ont recours au programme de ventes de matériel militaire à l'étranger pour obtenir les articles et les services de défense dont ils ont besoin pour s'acquitter de leur mandat. Les ministères ciblent et définissent leurs exigences opérationnelles, obtiennent du financement, puis présentent une demande à la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
3. Le bureau principal de la DGA est chargé de déterminer les stratégies d'achat à utiliser pour l'acquisition d'une vaste gamme de systèmes techniques complexes pour les environnements terrestre, naval et aérospatial. Ces acquisitions comprennent les aéronefs militaires et civils, les systèmes électroniques, tactiques et de communication, les systèmes de sécurité et d'opération d'information, les véhicules blindés, les armes, les systèmes d'armement et les munitions. En collaboration avec ses ministères clients, la DGA évalue la stratégie d'approvisionnement qui sera utilisée. Une fois qu'on a déterminé qu'on fera appel au gouvernement des États Unis à titre de fournisseur unique pour effectuer des achats militaires dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger, le cas est confié à la Région de Washington de TPSGC (TPSGC-W).
4. Lorsqu'on a déterminé qu'on fera appel au gouvernement des États-Unis à titre de fournisseur unique pour effectuer des achats militaires, le cas (le terme utilisé à la place de contrat dans le cadre du processus de ventes de matériel militaire à l'étranger) est attribué à TPSGC-W. Ce bureau, situé à l'Ambassade du Canada à Washington, D.C., a été mis sur pied en 1951 afin de servir de guichet unique pour les achats canadiens effectués auprès des États-Unis dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger.
5. Le présent examen a été mené afin d'évaluer la surveillance exercée par TPSGC sur l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger assurée par TPSGC-W, ainsi que les contrôles des fonds qui transitent dans le compte du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger de la Federal Reserve Bank des États-Unis pour payer les achats effectués dans le cadre du programme. Il comprenait notamment l'évaluation des activités de surveillance menées par la DGA et des activités de contrôle du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, réalisées par TPSGC-W. L'équipe responsable de l'examen a examiné les renseignements transmis par TPSGC-W à la DGA, les relevés bancaires, les rapprochements bancaires et les documents justificatifs de l'exercice allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014. Nous avons également examiné des documents ne datant pas de cet exercice afin de comprendre le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger et de valider les activités entreprises après notre phase d'examen.

Pourquoi est-ce important?

6. Comme TPSGC-W est le seul organisme d'approvisionnement canadien certifié qui est chargé de collaborer avec le gouvernement des États-Unis relativement à l'ensemble des questions contractuelles et administratives, un cadre de contrôle efficace est important pour s'assurer qu'il gère efficacement le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger conformément aux directives et aux politiques. La gestion des ententes conclues dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger exige de TPSGC-W qu'il communique avec le Département de la Défense et le Département d'État des États-Unis pour livrer le matériel et d'autres marchandises contrôlées aux clients du gouvernement du Canada. En juin 2014, TPSGC-W gérait environ 500 cas d'une valeur de près de 4,3 G $.
7. Les activités de TPSGC-W n'ont encore fait l'objet d'aucune vérification ni d'aucun examen du Bureau de la vérification et de l'évaluation. De plus, bien que le Bureau du vérificateur général du Canada ait effectué quatre vérifications de l'approvisionnement militaire depuis 2009 (véhicules militaires, hélicoptères militaires, remplacement des avions de combat du Canada [F-35], Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de construction navale), le programme FMS n'était pas inclus dans la portée de ces vérifications.

Qu'avons-nous constaté?

8. Dans l'ensemble, nous avons constaté que la surveillance exercée par TPSGC sur l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger assurée par TPSGC-W, ainsi que les contrôles des fonds qui transitent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger de la Federal Reserve Bank des États-Unis étaient suffisants et adéquats. Cependant, nous avons également remarqué que le contrôle du rapprochement bancaire pourrait être renforcé. Cette lacune en matière de contrôle a ensuite été corrigée en avril 2014 lors de l'examen et de l'approbation des rapprochements bancaires par la directrice générale, Région de Washington.
9. Nous avons constaté que la haute direction de la DGA assure une surveillance efficace de la gestion du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger dont est responsable TPSGC-W. Les renseignements sur les risques, le rendement et l'état d'avancement des achats dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger ont été transmis à la haute direction de façon cohérente et régulière afin de s'assurer que ces achats respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices de la DGA. Dans l'ensemble, la surveillance exercée permet de veiller à ce que les objectifs du programme soient atteints et à ce que les risques soient ciblés, évalués et gérés.
10. Nous avons constaté que les documents initiaux sur le processus de TPSGC-W, qui décrivent la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, n'étaient pas assez détaillés pour définir clairement les principales activités de contrôle du processus. Des documents détaillés sur le processus définissent clairement les activités de contrôle menées pour gérer le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, et aident à assurer la conformité avec les exigences applicables. À la suite de notre phase d'examen, TPSGC-W a mis à jour ses documents sur le processus afin d'y ajouter des renseignements sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Nous avons constaté que les documents à jour contenaient suffisamment de renseignements sur les principales activités de contrôle menées pour gérer le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger.
11. Nous avons remarqué que des contrôles d'accès visant à prévenir l'ouverture et la fermeture non autorisée du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, ainsi que les retraits et les dépôts non autorisés, étaient en place et qu'ils fonctionnaient comme prévu. Les contrôles d'accès permettent de s'assurer que les règles concernant l'établissement, la fermeture et la tenue du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, comme il est décrit dans l'entente conclue entre le MDN, le Defense Finance and Accounting Service des États-Unis, la Federal Reserve Bank de New York et la Banque du Canada, sont suivies et que les fonds sont protégés comme il se doit.
12. Nous avons constaté que des contrôles suffisants étaient en place pour réduire le risque d'erreurs bancaires, de transactions non autorisées et d'activités frauduleuses dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Durant notre phase d'examen, les rapprochements bancaires n'étaient soumis à aucun examen ni à aucune approbation de supervision. Après notre phase d'examen, nous avons obtenu la preuve que les rapprochements étaient examinés et approuvés par la directrice générale, Région de Washington. L'examen et l'approbation de supervision continus des rapprochements bancaires sont nécessaires pour s'assurer que les fonds du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger sont protégés et que tout écart est relevé et résolu rapidement.
13. Bien que TPSGC-W soit un petit bureau de dix employés, les tâches étaient séparées convenablement en ce qui concerne le transfert des fonds, la garde des biens, l'enregistrement des transactions et les activités de rapprochement. La séparation adéquate des tâches permet de réduire le risque qu'un employé traite des transactions non autorisées et détourne des fonds, et d'empêcher que des erreurs se produisent dans le compte des ventes de matériel militaire à l'étranger.
14. Nous avons constaté que les transactions effectuées dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient correctement consignées et étayées. Les documents justificatifs étaient conservés au dossier, ce qui est important, car ils fournissent des données probantes, les responsabilités et une piste de vérification relativement aux transactions dans le compte des ventes de matériel militaire à l'étranger.

Réponse de la gestion

La gestion a eu l'occasion d'examiner le rapport et est d'accord avec les conclusions et les recommandations de celui-ci. Par ailleurs, elle a élaboré un plan d'action de la gestion pour donner suite à ces recommandations.

Recommandations et Plan d'action de la gestion

Recommandation 1 : Le SMA de la DGA devrait veiller à ce que les documents sur le processus de ventes de matériel militaire à l'étranger soient examinés et mis à jour régulièrement, et lorsque les circonstances le dictent.

• Plan d'action de la gestion 1 : Des améliorations ont été apportées aux documents sur le processus de ventes de matériel militaire à l'étranger. Notamment, la surveillance de la fonction financière a été accrue, et des procédures d'utilisation normalisées ont été élaborées, documentées et codifiées pour tous les aspects des activités.

  À l'heure actuelle, la surveillance de la fonction de vente de matériel militaire à l'étranger est assurée par la directrice générale, Région de Washington; le SMA déléguera officiellement à la directrice générale la responsabilité de l'examen et de la mise à jour des documents sur le processus de ventes de matériel militaire à l'étranger chaque année, ou lorsque les circonstances le dicteront.

Introduction

1. Cette mission figurait dans le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques de 2013 to 2018 de TPSGC.
2. Le gouvernement américain offre le programme des ventes de matériel militaire à l'étranger en vertu des pouvoirs conférés par la loi Arms Export Control Act des États Unis. Cette loi permet au gouvernement des États-Unis de vendre des articles et des services de défense aux pays étrangers et aux organisations internationales lorsqu'il juge que ces transactions renforceront la sécurité du pays et favoriseront la sécurité internationale. Le programme des ventes de matériel militaire à l'étranger est administré par la Defense Security Cooperation Agency, qui fait partie du Department of Defense des États-Unis
3. Les ministères du gouvernement du Canada, comme le ministère de la Défense nationale (MDN) et le Centre de la sécurité des télécommunications, ont recours au programme de ventes de matériel militaire à l'étranger pour obtenir les articles et les services de défense dont ils ont besoin pour s'acquitter de leur mandat. Les ministères ciblent et définissent leurs exigences opérationnelles, obtiennent du financement, puis présentent une demande à la DGA (bureau principal). Les ministères sont responsables du financement des achats. Lorsqu'ils sont satisfaits des biens ou des services reçus, les clients doivent approuver la clôture des cas.
4. La DGA aide les ministères clients à cibler leurs besoins en matière d'achat et effectue toutes les étapes du processus d'approvisionnement, notamment : détermination des biens et services à acheter; sélection de la méthode d'achat la plus efficace; établissement des critères d'évaluation pertinents; appel, réception et évaluation des offres; négociation des contrats; information des soumissionnaires non retenus; administration des contrats.
5. Le bureau principal de la DGA est chargé de déterminer les stratégies d'achat à utiliser pour l'acquisition d'une vaste gamme de systèmes techniques complexes pour les environnements terrestre, naval et aérospatial. Ces acquisitions comprennent les aéronefs militaires et civils, les systèmes électroniques, tactiques et de communication, les systèmes de sécurité et d'opération d'information, les véhicules blindés, les armes, les systèmes d'armement et les munitions. En collaboration avec les ministères clients, la DGA évalue la stratégie d'approvisionnement qui sera utilisée. Une fois qu'on a déterminé qu'on fera appel au gouvernement des États-Unis à titre de fournisseur unique pour effectuer des achats militaires dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger, le cas est confié à TPSGC-W.
6. TPSGC-W a été mis sur pied en 1951 afin de servir de guichet unique pour les achats canadiens effectués auprès des États-Unis dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Ce bureau est actuellement situé dans l'Ambassade du Canada à Washington, D.C., et a été désigné en tant que secteur à part entière de la DGA en 2010.
7. TPSGC-W est le seul organisme d'approvisionnement canadien certifié qui est chargé de collaborer avec le gouvernement des États-Unis relativement à l'ensemble des questions contractuelles et administratives. Cela comprend l'administration des contrats, ainsi que le processus d'achat de biens et de services, la demande de permis d'exportation, la coordination de l'expédition et du transport, le paiement des factures et le retransfert par le client de l'équipement acheté dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger plus tard durant sa durée de vie, au besoin. De plus, TPSGC-W gère le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, lequel est utilisé pour gérer les aspects financiers des achats dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Il doit notamment gérer les dépôts dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger et les paiements à partir de celui ci. Il est également responsable de la préparation et du rapprochement du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Les ministères qui font des achats doivent déposer les fonds dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger pour payer les biens ou les services requis.
8. La portion financière des transactions du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger est transmise dans un compte détenu par la Federal Reserve Bank de New York. Les modalités de ce compte, créé en 1981, figurent dans l'entente conclue entre le MDN, le Defense Finance and Accounting Service des États-Unis, la Federal Reserve Bank de New York et la Banque du Canada. Lorsque des fonds sont requis pour payer les frais liés aux cas, les ministères responsables des achats font des dépôts dans le compte à l'aide d'un transfert électronique de fonds, puis le gouvernement des États-Unis effectue des retraits mensuels à partir du compte.
9. En juin 2014, TPSGC-W gérait environ 500 cas d'une valeur de près de 4,3 G $. Environ 99 % des cas traités par TPSGC-W ont été conclus au nom du MDN. Parmi les autres clients, on compte Transport Canada, le ministère de la Justice et le Centre de la sécurité des télécommunications Canada (voir la figure 1 pour connaître les rôles et les responsabilités des principaux intervenants dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger).

Objectif de l'examen ciblé

10. L'objectif du présent examen est d'évaluer la surveillance exercée par TPSGC sur l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger par TPSGC-W ainsi que les contrôles des fonds qui transitent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger de la Federal Reserve Bank des États-Unis.
11. Une vérification fournit un niveau d'assurance raisonnable en concevant des procédures, de sorte que le risque de tirer une conclusion inappropriée selon la procédure de vérification utilisée passe à un niveau faible. Ces procédures comprennent l'inspection, l'observation, la demande de renseignements, la confirmation, le recalcul, la réexécution et l'analyse. Un examen fournit un niveau d'assurance modéré, en concevant des procédures, de sorte que le risque de tirer une conclusion inappropriée selon la procédure de vérification utilisée passe à un niveau modéré. Ces procédures se limitent normalement à la demande de renseignements, à l'analyse et à la discussion. Ce risque est réduit à un niveau modéré lorsque les éléments probants réunis nous permettent de conclure que le sujet est plausible dans les circonstances.
12. Le présent examen est axé sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger; il aborde également la surveillance exercée par la DGA sur le programme de vente de matériel militaire à l'étranger. Il comprend notamment l'évaluation des activités de surveillance effectuées par la DGA, l'évaluation du contrôle exercé par TPSGC-W sur le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, ainsi qu'un examen des relevés bancaires, des rapprochements bancaires et des documents justificatifs pour l'exercice allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.
13. De plus amples renseignements sur l'objectif, la portée et la méthode ainsi que les critères de l'examen ciblé sont fournis dans la partie intitulée « À propos de l'examen », qui se trouve à la fin du présent rapport.

Énoncé de conformité

14. L'examen ciblé est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
15. Des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis afin d'étayer l'exactitude des constatations et des conclusions présentées dans ce rapport et de fournir une assurance de niveau modéré. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de la vérification et les critères préétablis et acceptés par la direction. Les constatations et les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée, pour l'étendue et la période visées par l'examen ciblé.

Observations

Surveillance

Des activités de surveillance sont en place et elles se déroulent comme prévu

16. La surveillance est une fonction de gouvernance assurée par la haute direction et qui concerne le fonctionnement adéquat d'un programme. Les activités de surveillance de la haute direction permettent de s'assurer que les activités commerciales sont entreprises convenablement, qu'elles sont conformes aux objectifs de l'organisation et qu'elles respectent les politiques, les lois et les règlements pertinents. En ce qui concerne le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger, la surveillance exercée par la haute direction de la DGA comprend la surveillance des risques liés au processus d'approvisionnement du programme, du respect des politiques et des processus applicables ainsi que des risques découlant des enjeux, des retards et des nouvelles priorités.
17. Une surveillance efficace permet de s'assurer que les décisions appropriées en matière d'approvisionnement sont prises dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger, en plus de veiller à ce que TPSGC-W se conforme aux politiques et aux procédures de la DGA pour ce qui est des achats effectués au moyen du programme.
18. Nous nous attendions à ce que la haute direction de la DGA assure une surveillance des activités menées par TPSGC-W par l'intermédiaire du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Nous nous attendions également à ce que TPSGC-W fournisse des renseignements réguliers sur les risques, le rendement et l'état d'avancement à la haute direction de la DGA aux fins d'examen et d'approbation.
19. Nous avons constaté que le SMA et le SMA délégué de la DGA assurent la surveillance et l'orientation stratégique, et à ce qu'ils rendent des comptes sur la réussite de la mise en œuvre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. La directrice générale, Région de Washington s'est bien acquittée de sa responsabilité à l'égard des tâches opérationnelles et de la mise en œuvre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger.
20. L'administration centrale de la DGA a demandé des renseignements à TPSGC-W sur les risques, le rendement et l'état d'avancement du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger de manière régulière et cohérente. Les exigences en matière de rapports comprenaient : un Rapport sur les possibilités opérationnelles mensuel, des mises à jour des cas de plus de 1 M $ et des mises à jour hebdomadaires sur les priorités et les défis du SMA et du SMA délégué de la DGA. Ces exigences comportaient des objectifs définis clairement et précisaient les renseignements demandés qui devaient être transmis à la haute direction de la DGA.
21. Le rapport sur les occasions commerciales présenté à la haute direction de la DGA a été utilisé pour fournir à cette dernière un aperçu de la planification sur trois mois des activités de passation de contrats aux fins de discussion et de décisions. Nous avons examiné un rapport sur les occasions commerciales préparé par TPSGC-W, qui fournissait des renseignements détaillés sur cinq cas (deux nouveaux cas et trois modifications), tous d'une valeur de plus de 1 M $. Ces renseignements comprenaient notamment une description de chaque cas, la valeur du cas, ainsi que des commentaires sur l'état du cas. Nous avons été informés qu'après avoir été examiné par la directrice générale, Région de Washington, chaque rapport est soumis à l'examen et à l'approbation du SMA de la DGA. Le SMA de la DGA effectue un suivi de tout enjeu ou problème auprès de la directrice générale.
22. Selon le Guide des approvisionnements, l'approbation du SMA, du directeur général ou du gestionnaire de la DGA doit être obtenue pour la délégation de pouvoirs concernant des achats d'une valeur d'au plus 25 M $ effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Quant aux achats de plus de 25 M $, l'approbation du Conseil du Trésor est requise. Nous avons ciblé une mesure de contrôle supplémentaire, qui prévoit que les achats de plus de 1 M $ doivent être approuvés par le SMA de la DGA. Le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique a envoyé en août 2013, puis de nouveau en avril 2014, un avis précisant qu'avant d'approuver tous les contrats d'approvisionnement, les modifications et les options d'une valeur de 1 M $ ou plus, les agents de négociation des contrats doivent obtenir l'autorisation pour le faire auprès du bureau du SMA de la DGA. Nous avons examiné plusieurs courriels concernant de nouveaux cas et des modifications de plus de 1 M $ envoyés par la directrice générale, Région de Washington au SMA et au SMA délégué de la DGA pour examen et approbation. Nous avons également examiné les courriels correspondants envoyés par le SMA délégué de la DGA afin d'accorder son approbation et son autorisation pour l'attribution des cas.
23. En plus des contrôles de surveillance susmentionnés, la directrice générale a envoyé par courriel au SMA et au SMA délégué de la DGA des mises à jour hebdomadaires sur les priorités et les défis de TPSGC-W. Le SMA et le SMA délégué de la DGA effectuent un suivi de tout enjeu ou problème auprès de la directrice générale. Nous avons examiné quatre mises à jour comprenant des renseignements sur les priorités, les enjeux et les préoccupations de TPSGC-W pour la semaine à venir ainsi qu'un compte rendu des activités réalisées au cours des deux semaines précédentes.
24. D'après nos constatations, TPSGC-W a fourni suffisamment de renseignements à la haute direction de la DGA pour lui permettre d'assurer une surveillance efficace de l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger exercée par TPSGC-W. Cette surveillance a permis de veiller à ce que les achats de matériel militaire à l'étranger respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices de la DGA, à ce que les objectifs soient atteints, et à ce que les risques soient ciblés, évalués et gérés.

Processus de contrôle

25. Les contrôles correspondent aux mesures prises par la direction ou d'autres parties pour gérer les risques susceptibles de nuire à l'atteinte des objectifs fixés. En ce qui concerne le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, l'objectif établi consiste à administrer et à protéger convenablement les fonds qui transitent dans le compte.
26. Nous nous attendions à ce que TPSGC-W ait mis en place les activités de contrôle suivantes pour réduire les risques associés aux erreurs bancaires, aux transactions non autorisées et à l'activité frauduleuse concernant la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger :
    • consignation des processus de contrôle;
    • utilisation de contrôles d'accès efficaces;
    • préparation, examen et approbation des rapprochements bancaires du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger par le personnel compétent;
    • séparation adéquate des tâches (c'est-à-dire transfert de fonds, garde de biens, consignation des transactions et activités de rapprochement);
    • consignation et justification appropriées des transactions.

Les processus de contrôle du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger n'étaient pas entièrement consignés

27. Nous nous attendions à trouver des documents sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger (Federal Reserve Bank). Nous avons constaté que TPSGC-W avait établi un schéma de processus pour le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (notamment les activités du client et de l'administration centrale de la DGA), mais ce schéma ne précisait pas les activités de TPSGC-W en ce qui concerne le compte de vente de matériel militaire à l'étranger. Nous avons passé en revue le processus, et examiné des documents qui confirmaient que plusieurs activités, comme les rapprochements bancaires, avaient été réalisées, mais ne figuraient pas dans le schéma de processus.
28. Les documents disponibles sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger ne précisaient pas toutes les activités du gestionnaire, Finances et systèmes, qui était responsable de l'administration financière des cas de vente de matériel militaire à l'étranger traités dans le compte. En juillet 2014, après notre phase d'examen, TPSGC-W a préparé un document sur les processus détaillant les activités de contrôle du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Nous avons déterminé que ce document était suffisant, car il fournissait des renseignements pertinents sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger.
29. Des processus de contrôle consignés aident une organisation à conserver un système efficace de contrôles internes pour le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, car ils définissent clairement les activités de gestion à mener pour gérer le compte de vente de matériel militaire à l'étranger, permettent de veiller au respect des exigences applicables, aident à orienter les nouveaux employés, et contribuent à s'assurer que les tâches sont décrites advenant le départ d'un employé.

Des contrôles d'accès sont en place dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger et ils sont fonctionnels

30. Des contrôles d'accès sont intégrés au processus afin d'empêcher l'ouverture et la fermeture non autorisée du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, ainsi que les dépôts et les retraits non autorisés (prélèvement) effectués dans le compte. Une entente conclue en 1981 entre le MDN, le Defense Finance and Accounting Service des États-Unis, la Federal Reserve Bank de New York et la Banque du Canada établit les règles qui régissent ces éléments du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger.
31. Conformément à cette entente, le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger ne peut être ouvert qu'après la signature des quatre parties susmentionnées. Par ailleurs, le compte ne pourrait être fermé qu'après que la Federal Reserve Bank de New York eut reçu les demandes authentifiées du Defense Finance and Accounting Service des États-Unis et de la Banque du Canada.
32. L'entente stipule que tous les paiements relatifs aux cas de ventes de matériel militaire à l'étranger doivent être déposés dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Elle prévoit également que les retraits à partir du compte ne doivent être effectués que suivant les directives authentifiées du Security Assistance Accounting Centre des États-Unis, qui reçoit ses directives du Defense Finance and Accounting Service.
33. Pour nous assurer que des contrôles internes existent, nous avons examiné quatre relevés bancaires pour déterminer si les dépôts et les retraits étaient conformes par rapport aux contrôles susmentionnés. Dans le cadre de l'examen de 4 relevés bancaires des mois de mai, de juillet, de septembre et de décembre 2013, nous avons vérifié 45 dépôts dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger et 4 retraits à partir du compte (c'est-à-dire un retrait pour chaque relevé bancaire mensuel).
34. Nous avons constaté que les dépôts dans le compte ont été effectués par transfert électronique de fonds par le client demandant le bien ou le service militaire dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Chaque mois, le gouvernement des États-Unis informait TPSGC-W du montant exigé pour les cas actifs de ventes de matériel militaire à l'étranger. TPSGC-W avisait ensuite les clients des fonds demandés pour chaque mois, puis les clients transféraient les sommes directement dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Nous avons également constaté dans les quatre relevés bancaires sélectionnés que les seuls retraits à partir du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient effectués par le gouvernement des États-Unis, comme prévu dans l'entente.
35. D'après nos conclusions, des contrôles d'accès étaient en place et ils fonctionnaient comme prévu afin d'empêcher l'ouverture et la fermeture non autorisée du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, ainsi que les dépôts et les retraits effectués dans le compte. À aucun moment du processus de dépôt les employés de TPSGC-W n'ont eu accès aux fonds déposés. Ces contrôles d'accès permettent de s'assurer que les règles qui régissent la création, la clôture et la tenue du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger qui figurent dans l'entente sont suivies, et que les fonds du compte sont convenablement protégés.

Les rapprochements bancaires sont réalisés, et sont maintenant examinés et approuvés

36. Nous avons constaté que les principales activités de contrôle menées pour atténuer les risques associés aux erreurs bancaires, aux transactions non autorisées et à l'activité frauduleuse avaient été les rapprochements bancaires mensuels, préparés par le gestionnaire, Finances et systèmes de TPSGC-W. Afin d'évaluer la suffisance des rapprochements bancaires pour atténuer les risques susmentionnés, nous avons examiné quatre relevés bancaires de la Federal Reserve Bank de New York ainsi que les rapprochements pour les mois de mai, de juillet, de septembre et de décembre 2013.
37. Nous avons remarqué que les quatre rapprochements avaient été préparés par le gestionnaire, Finances et systèmes, et que les écarts avaient fait l'objet d'un suivi et été corrigés en temps opportun. Cependant, nous n'avons trouvé aucun élément probant démontrant que chacun des rapprochements bancaires avait fait l'objet d'un examen de supervision et d'une approbation.
38. Nous avons informé TPSGC-W qu'un examen de supervision des rapprochements bancaires renforcerait l'efficacité de l'activité de contrôle. Nous avons été informés qu'en avril 2014, la directrice générale, Région de Washington, avait commencé à examiner et à approuver les rapprochements bancaires. En juillet 2014, à la suite de notre examen, nous avons reçu les rapprochements bancaires de TPSGC-W pour la période d'avril à juin 2014, lesquels contenaient des éléments probants démontrant qu'ils avaient été examinés et approuvés par la directrice générale, Région de Washington. Cet examen et cette approbation des rapprochements bancaires par la directrice générale, Région de Washington, ont également été inclus dans les procédures documentées à jour que nous avons reçues en juillet 2014.
39. D'après nos conclusions, des contrôles suffisants étaient en place pour réduire les risques associés aux erreurs bancaires, aux transactions non autorisées et à l'activité frauduleuse dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, car des rapprochements bancaires ont été préparés et sont maintenant examinés et approuvés. La préparation, l'examen de supervision et l'approbation continus des rapprochements bancaires du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger sont nécessaires pour veiller à ce que les contrôles continuent d'être suffisants. La préparation, l'examen et l'approbation des rapprochements bancaires du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger sont importants, car ils permettent de garantir que les fonds dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger sont bien protégés ainsi que de détecter les accès non autorisés et les écarts dans le compte.

Les tâches des employés de la Région de Washington de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada sont réparties adéquatement

40. Bien que TPSGC-W soit un petit bureau comptant 10 employés, nous nous attendions à ce que les tâches suivantes soient réparties adéquatement entre les employés :
    • le transfert de fonds dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger;
    • la garde des biens;
    • l'enregistrement des transactions;
    • le rapprochement des activités.
41. Nous avons constaté que le client qui avait besoin d'un bien ou d'un service lançait toujours le processus d'approvisionnement et qu'après l'acceptation et l'autorisation des modalités par le client, une lettre d'acceptation était signée par l'employé approprié de TPSGC-W en fonction de la délégation de pouvoirs documentée. Pour déterminer si les achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient dûment autorisés, nous avons vérifié 50 transactions, dont 45 qui nécessitaient l'autorisation et la signature des lettres d'acceptation conformément à la délégation de pouvoirs documentée. Toutes les transactions (45 sur 45) avaient été approuvées conformément à la délégation de pouvoirs. Cinq transactions n'ont pas été incluses dans cette vérification, car quatre étaient des retraits et une était une modification (correction).
42. Nous avons remarqué que les fonds étaient transférés directement des clients dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. En outre, les biens achetés dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient expédiés conformément aux spécifications des clients incluses dans les lettres d'acceptation. Les employés de TPSGC-W n'avaient pas accès aux fonds qui étaient déposés dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger et n'assumaient pas non plus la garde des biens achetés.
43. Nous avons constaté que les tâches des employés de TPSGC-W avaient été réparties comme suit pendant le processus d'approvisionnement :
    • Le gestionnaire responsable des ventes de matériel militaire à l'étranger et l'agent principal des contrats ont travaillé avec les clients sur toutes les questions liées à l'approvisionnement, comme la gestion des cas et les modifications.
    • L'adjoint principal aux achats a saisi des renseignements, notamment les détails des contrats, les descriptions, les quantités et les coûts indiqués dans les lettres d'acceptation, dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (système d'approvisionnement central de la DGA).
    • Le gestionnaire, Finances et systèmes a veillé à ce que les montants des fonds déposés par les ministères clients et retirés par le gouvernement des États-Unis dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger soient exacts et à ce qu'ils aient fait l'objet d'un renvoi à un cas particulier. Le rapprochement mensuel du compte a également été effectué par le gestionnaire.
    • Le spécialiste principal des contrats était responsable de l'expédition à l'extérieur des États-Unis de tout le matériel acheté dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. Il devait notamment remplir les documents d'exportation et surveiller l'exécution de chaque cas jusqu'à sa fermeture.
44. Dans l'ensemble, nous avons remarqué que les tâches étaient réparties adéquatement en ce qui concerne le transfert des fonds, la garde des biens, l'enregistrement des transactions et le rapprochement des activités. Aucun employé n'avait le contrôle de toutes les étapes des achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger. La répartition adéquate des tâches permet de réduire le risque de traitement de transactions non autorisées et de détournement de fonds par un employé. Elle permet aussi d'éviter que des erreurs se produisent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger.

Les documents justificatifs sont conservés dans les dossiers

45. Les lettres d'acceptation et les confirmations des fonds transférés dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étayaient les dépôts effectués dans ce même compte. Avant la fermeture d'un cas, le client envoyait une confirmation à cet effet à TPSGC-W. Afin de déterminer si les documents justificatifs des transactions étaient conservés dans les dossiers, nous avons sélectionné à dessein 50 transactions de 4 rapprochements bancaires. Dans notre échantillon de 50 transactions, nous avons constaté que les documents justificatifs appropriés étaient conservés dans les dossiers pour 49 transactions.
46. Pour ce qui est de l'autre transaction, le document manquant était une confirmation du client à l'égard de la fermeture du cas. Nous avons été informé par TPSGC-W que la fermeture du cas avait fait l'objet de discussions au cours d'une réunion annuelle sur le rapprochement avec le gouvernement des États-Unis, mais le compte rendu de cette réunion ne figurait pas dans le dossier et ne pouvait pas être trouvé par les employés de TPSGC-W.
47. Afin d'obtenir de plus amples renseignements sur la validité de la fermeture du cas, nous avons examiné la lettre que TPSGC-W avait envoyée au client pour lui demander les fonds supplémentaires nécessaires à l'achèvement du travail et à la fermeture du cas. Nous avons également examiné la pièce de rapprochement du client qui indique que les fonds ont été transférés dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, puis nous avons associé ce montant au relevé bancaire de vente de matériel militaire à l'étranger. Nous avons remarqué que les renseignements supplémentaires obtenus étayaient la validité de la fermeture du cas et que l'absence de la confirmation du client ne représentait pas un problème important.
48. D'après nos conclusions, les transactions effectuées dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient correctement consignées et étayées. Les documents justificatifs étaient conservés dans les dossiers. Les documents justificatifs sont importants, car ils constituent des éléments de preuve et permettent d'établir la responsabilité à l'égard des transactions qui sont effectuées dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Ils permettent aussi de s'assurer que les activités sont autorisées, conformément à l'accord de vente de matériel militaire à l'étranger, et fournissent une piste de vérification, au besoin.

Conclusion

49. Dans l'ensemble, nous avons constaté que la surveillance exercée par TPSGC sur l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger assurée par TPSGC-W, ainsi que les contrôles des fonds qui transitent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger de la Federal Reserve Bank des États-Unis étaient suffisants et adéquats. Toutefois, nous avons remarqué que le contrôle des rapprochements bancaires pourrait être renforcé.
50. Nous avons constaté que la haute direction de la DGA assurait une surveillance efficace de l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger par TPSGC-W. L'administration centrale de la DGA a demandé à TPSGC-W de lui fournir des renseignements sur les risques, le rendement et l'état d'avancement des achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger de manière régulière et constante, ce qu'il a fait. Cette surveillance a permis de faire en sorte que les achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices de la DGA, que les risques soient ciblés, évalués et gérés, et que les activités à l'appui du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger soient surveillées.
51. Nous avons constaté que TPSGC avait suffisamment d'activités de contrôle en place pour réduire les risques associés aux erreurs bancaires, aux transactions non autorisées, à l'activité frauduleuse et à la répartition inadéquate des tâches. Au cours de notre phase d'examen, les procédures et les processus documentés de gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger n'étaient pas suffisamment détaillés et ne faisaient pas état des activités de contrôle. À la suite de notre phase d'examen, les documents sur les processus ont été mis à jour, et nous avons déterminé qu'ils étaient suffisants et qu'ils contenaient suffisamment de détails pour gérer le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger.
52. Nous avons remarqué que des contrôles d'accès visant à prévenir l'ouverture et la fermeture non autorisées du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger ainsi qu'à vérifier la pertinence des dépôts et des retraits dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient en place et fonctionnaient comme prévu. À aucun moment du processus de dépôt les employés de TPSGC-W n'ont eu accès aux fonds déposés.
53. Nous avons constaté que les rapprochements bancaires étaient les principales activités de contrôle qui étaient menées pour réduire les risques associés aux erreurs bancaires, aux transactions non autorisées et à l'activité frauduleuse. Au cours de notre phase d'examen, nous avons déterminé que les rapprochements bancaires n'avaient pas fait l'objet d'un examen de supervision ni d'une approbation. En juillet 2014, à la suite de notre phase d'examen, nous avons reçu les rapprochements bancaires de TPSGC-W pour la période d'avril à juin 2014, lesquels contenaient des éléments de preuve démontrant qu'ils avaient été examinés et approuvés par la directrice générale, Région de Washington. Nous avons déterminé que ce contrôle était maintenant suffisant. L'examen de supervision continu est nécessaire pour veiller à ce que les contrôles continuent d'être efficaces.
54. Nous avons remarqué que, bien que TPSGC-W soit un petit bureau comptant 10 employés, les tâches étaient réparties adéquatement en ce qui concerne le transfert des fonds, la garde des biens, l'enregistrement des transactions et le rapprochement des activités. Aucun employé n'avait le contrôle de toutes les étapes des achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger.
55. Nous avons constaté que les transactions effectuées dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient correctement consignées et étayées. De plus, les documents justificatifs étaient conservés dans les dossiers.

Réponse de la gestion

La direction a eu l'occasion d'examiner le rapport et est d'accord avec les conclusions et les recommandations de celui-ci. Par ailleurs, elle a élaboré un plan d'action de la gestion pour donner suite à ces recommandations.

Recommandations et plan d'action de la gestion

Recommandation 1 : Le SMA de la DGA devrait veiller à ce que les documents sur le processus de vente de matériel militaire à l'étranger soient examinés et mis à jour régulièrement, et lorsque les circonstances le dictent.

• Plan d'action de la gestion 1 : Des améliorations ont été apportées aux documents sur le processus de ventes de matériel militaire à l'étranger. Notamment, la surveillance de la fonction financière a été accrue, et des procédures d'utilisation normalisées ont été élaborées, documentées et codifiées pour tous les aspects des activités.

  À l'heure actuelle, la surveillance de la fonction de vente de matériel militaire à l'étranger est assurée par la directrice générale, Région de Washington; le SMA déléguera officiellement à la directrice générale la responsabilité de l'examen et de la mise à jour des documents sur le processus de ventes de matériel militaire à l'étranger chaque année, ou lorsque les circonstances le dicteront.

À propos de l'examen ciblé

Authorité

Cet engagement figurait dans le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques de 2013 to 2018 de TPSGC.

Objectif

L'objectif du présent examen est d'évaluer la surveillance exercée par TPSGC sur l'administration du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger par TPSGC-W ainsi que les contrôles des fonds qui transitent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger de la Federal Reserve Bank des États-Unis.

Ètendue et méthode

Le présent examen ciblé était axé sur la gestion du compte de ventes de matériel militaire à l'étranger. Il comprenait notamment l'évaluation des activités de surveillance effectuées par la DGA, l'évaluation du contrôle exercé par TPSGC-W sur le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger, ainsi qu'un examen des relevés bancaires, des rapprochements bancaires et des documents justificatifs pour l'exercice allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

Le présent examen a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes.

Des entrevues ont été menées auprès des principaux membres du personnel de la DGA (directrice générale, Région de Washington, plusieurs gestionnaires, Région de Washington, et gestionnaire, Division des munitions et systèmes d'armes). Les processus et les documents pertinents ont été examinés et vérifiés. D'après une analyse des renseignements et des éléments probants recueillis, l'équipe d'examen a rédigé ses constatations et ses conclusions, lesquelles ont été validées par la direction de TPSGC-W.

Critères

Les critères utilisés pour évaluer le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger étaient fondés sur les risques ciblés au cours de notre phase de planification. Nous avons examiné les contrôles des fonds qui transitent dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger afin d'évaluer s'ils sont bien conçus et fonctionnent comme prévu.

Les critères suivants ont été examinés et acceptés par la DGA.

• Le bureau principal de la DGA exerce une surveillance sur les achats effectués dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger.
• Les principales activités de contrôle visent à :
  1. prévenir les transactions non autorisées (par exemple retraits, ouverture ou fermeture de comptes bancaires) dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger;
  2. empêcher l'activité frauduleuse ou à détecter les détournements de fonds dans le compte de ventes de matériel militaire à l'étranger;
  3. éviter la répartition inadéquate des tâches dans le cadre des activités liées au compte de ventes de matériel militaire à l'étranger;
  4. empêcher que les erreurs bancaires passent inaperçues ou ne soient pas corrigées en temps opportun.

Nous avons également utilisé une méthode d'échantillonnage discrétionnaire afin de veiller à ce que diverses transactions de chaque relevé bancaire soient obtenues (par exemple dépôts initiaux, retraits, modifications).

L'échantillon comprend 50 transactions de 4 rapprochements bancaires pour la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014 (4 retraits, 45 dépôts et 1 rajustement). Voici les détails de l'échantillon :

• Total – 50 transactions sur 247 (100 % de la valeur monétaire des retraits et 56 % de la valeur monétaire des dépôts dans le compte)
• Mai – 14 transactions sur 35 (100 % de la valeur monétaire des retraits et 64 % de la valeur monétaire des dépôts dans le compte)
• Juillet – 11 transactions sur 70 (100 % de la valeur monétaire des retraits et 60 % de la valeur monétaire des dépôts dans le compte)
• Septembre – 14 transactions sur 93 (100 % de la valeur monétaire des retraits et 53 % de la valeur monétaire des dépôts dans le compte)
• Décembre – 11 transactions sur 49 (100 % de la valeur monétaire des retraits et 51 % de la valeur monétaire des dépôts dans le compte)

Achèvement des tâches liées à l'examen ciblé

Les travaux sur le terrain réalisés pour l'examen ont été pour l'essentiel terminés le 20 juin 2014.

Équipe responsable de l'examen ciblé

L'examen a été effectué par des membres du Bureau de la vérification et de l'évaluation, sous la supervision du directeur de la Direction de la vérification des approvisionnements et sous la direction générale du dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation.

L'examen a été vérifié par l'équipe d'évaluation de la qualité du Bureau de la vérification et de l'évaluation.