Vérification de six Entreprises (rapport final)

Vérification de six Entreprises (Rapport final) (PDF, 442Ko)

22 juin 2016

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Sommaire

i. En tant que centre d'expertise en biens immobiliers du gouvernement du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a besoin d'une vaste gamme de services immobiliers pour gérer ses immeubles et assurer leur fonctionnement, leur entretien, leur réparation, leur amélioration locative et leur réfection. Compte tenu de ses avoirs immobiliers d'une valeur d'environ 7 milliards de dollars, TPSGC doit recourir à une combinaison d'expertise interne en biens immobiliers et de contrats avec des entreprises privées pour fournir ses services immobiliers. Grâce à ces partenariats, TPSGC profite d'une expertise temporaire spécialisée en biens immobiliers, ce qui lui permet d'assurer l'optimisation des ressources pour les contribuables canadiens.

ii. En 2013, suite à une décision de la gestion de faire preuve de diligence supplémentaire pour certaines firmes du secteur privé, le sous-ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a demandé au Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) d'examiner certains dossiers contractuels. Les dossiers contractuels étaient liés directement au travail réalisé par la Direction générale de la surveillance sur certaines firmes du secteur privé. Plus précisément, le sous-ministre a demandé au dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) de mener un procédé de type vérification des coûts à l'égard de certaines factures reçues de six fournisseurs de services immobiliers du secteur privé du 1er avril 2008 au 1er avril 2011. Menée par le Bureau de la vérification et de l'évaluation de TPSGC, sous la supervision du DPVE, la mission de vérification visait à évaluer l'exactitude et la soutenabilité de ces factures.

iii. Pour évaluer l'exactitude et la soutenabilité des factures reçues par TPSGC, le BVE a élaboré un procédé de vérification selon lequel un échantillon de dépenses devait être sélectionné et examiné pour chacune des six entreprises. Cependant, le BVE a éprouvé des retards et des difficultés considérables pendant la vérification. Entre autres, le BVE a eu de la difficulté à obtenir des rapports financiers opportuns comprenant tous les renseignements exacts nécessaires pour relier un paiement à toute l'information contractuelle pertinente. De plus, dans de nombreux cas, l'équipe de vérification a remarqué que les clauses de vérification des contrats avaient été modifiées ou supprimées, ce qui a limité la capacité du BVE à mener la vérification. En outre, le BVE n'a pas pu obtenir un nombre important de dossiers d'approvisionnement que TPSGC est censé conserver, car ces dossiers n'ont pas été localisés au Ministère. Ces difficultés ont limité la capacité du BVE à fournir une assurance raisonnable à l'égard des dépenses sectionnées aux fins d'examen.

iv. En ce qui concerne deux des six entreprises, le BVE a évalué la majorité des factures reçues par TPSGC. Il n'a pas constaté de préoccupations fondamentales avec les factures examinées, et les paiements avaient été adéquatement approuvés en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ainsi, la Direction générale des biens immobiliers a conclu qu'aucun motif raisonnable n'existe pour obtenir le paiement par la suite.

v. En ce qui a trait à l'une des six entreprises, le BVE a mis fin à son examen, car les clauses de vérification comprises dans les contrats conclus avec cette entreprise n'accordaient pas un droit de vérification au Ministère. Par conséquent, le BVE n'avait pas le pouvoir d'examiner les factures que TPSGC avaient reçues de cette entreprise.

vi. En raison des irrégularités de facturation cernées par l'équipe de vérification, l'examen des Entreprises 4, 5 et 6 a été interrompu, et à la demande de la Direction générale des biens immobiliers, les dossiers connexes ont été transférés à la Direction générale de la surveillance aux fins de travaux supplémentaires qui excèdent le mandat du BVE.

vii. Dans l'ensemble, l'équipe de vérification a relevé des possibilités d'amélioration relatives aux processus d'approvisionnement du Ministère. Ces possibilités ont été communiquées à la haute direction de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) ainsi que de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI).

Réponse de la direction

La DGBI et la DGFA ont eu l'occasion de lire le rapport et sont d'accord avec les observations et les conclusions formulées au moment de la vérification. Cependant, ces limites de l'historique de vérification financière (faiblesses de contrôle) ont été résolues grâce à la mise en œuvre de mesures correctives ultérieures à la période faisant l'objet de la vérification.

Introduction

1. Cette mission était comprise dans le Plan de vérification et d'évaluation fondé sur les risques de 2014 à 2018 de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

2. En tant que centre d'expertise en biens immobiliers du gouvernement du Canada, TPSGC a besoin d'une vaste gamme de services immobiliers pour gérer ses immeubles et assurer leur fonctionnement, leur entretien, leur réparation, leur amélioration locative et leur réfection. Compte tenu de ses avoirs immobiliers d'une valeur d'environ 7 milliards de dollars, TPSGC doit recourir à une combinaison d'expertise interne en biens immobiliers et de contrats avec des entreprises privées pour fournir ses services immobiliers. Grâce à ces partenariats, TPSGC profite d'une expertise temporaire spécialisée en biens immobiliers, ce qui lui permet d'assurer l'optimisation des ressources pour les contribuables canadiens.

3. En 2013, suite à une décision de la gestion de faire preuve de diligence supplémentaire pour certaines firmes du secteur privé, le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) a été chargé d'une mission d'assurance relativement aux factures que TPSGC a reçues de cinq entreprises. Avant le début de la vérification, les entreprises ont été avisées que le BVE exercerait, conformément aux contrats, le droit de vérification du Ministère en vue de déterminer la soutenabilité des montants versés par TPSGC aux entreprises en vertu des modalités des contrats, de rapprocher les classes d'emplois et les taux de facturation et d'évaluer le caractère raisonnable du temps consigné. La vérification viserait les factures envoyées par ces entreprises à TPSGC du 1er avril 2008 au 1er avril 2011. La vérification était comprise dans le Plan de vérification et d'évaluation fondé sur les risques de 2014 à 2018 de TPSGC.

4. Au printemps 2014, une sixième entreprise a été ajoutée. Afin de préserver leur anonymat, les entreprises seront désignées par les numéros un à six dans le présent rapport.

5. Le présent rapport vise à résumer les résultats de la vérification du BVE portant sur l'exactitude et la soutenabilité des factures envoyées par les six entreprises du 1er avril 2008 au 1er avril 2011.

Objet de la vérification

6. Afin de soutenir la gestion à faire preuve de diligence supplémentaire, le BVE a mené une vérification indépendante multiphase des biens et services facturés à TPSGC par six entreprises dans le cadre de divers contrats et commandes subséquentes à des offres à commandes du 1er avril 2008 au 1er avril 2011. L'objectif consistait à déterminer si la facturation des biens et services par les six entreprises était exacte et soutenable.

7. De plus amples renseignements sur l'objectif, la portée, la méthode et les critères de la vérification se trouvent à la section « À propos de la vérification » à la fin du présent rapport.

Énoncé de conformité

8. La vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

9. Un procédé de vérification suffisant et approprié a été mené, et des preuves ont été recueillies pour garantir l'exactitude des constatations et des conclusions formulées dans le présent rapport et pour fournir une déclaration de fiabilité de niveau vérification. Les constatations et les conclusions sont fondées sur les résultats du procédé indiqué mené par l'équipe de vérification. Les constatations et les conclusions s'appliquent seulement à l'entité examinée ainsi que pour l'étendue de la vérification et la période visée.

Limitations de l'étendue de la vérification

10.  Lors de la vérification des six entreprises, le BVE a rencontré plusieurs obstacles qui ont limité sa capacité à fournir une assurance à l'égard de l'exactitude et de la soutenabilité de toutes les dépenses sélectionnées aux fins d'examen. Ces limitations sont indiquées ci-après :

Limitations liées à la piste de vérification financière

11.  Pour évaluer les factures reçues par TPSGC, le BVE avait besoin d'une liste de tous les paiements versés aux six entreprises pendant la période visée par la vérification. SIGMA, le système d'établissement de rapports financiers de TPSGC, comprend des renseignements sur tous les paiements versés par le Ministère. Pour qu'un paiement soit versé à un fournisseur, ce dernier doit détenir un numéro d'identification dans le système. Pour payer une facture, un utilisateur doit entrer des renseignements pertinents, comme le centre de coûts du Ministère, le type de paiement, le numéro d'identification du fournisseur et toute facture ou donnée contractuelle pertinentes à l'appui du paiement. Ces renseignements servent de piste de vérification pour permettre de relier un paiement à l'approvisionnement duquel il découle.

12.  Le BVE a constaté que de nombreux numéros d'identification du fournisseur (« codes de fournisseur ») avaient été attribués à trois des six entreprises. Par conséquent, le BVE n'a pas obtenu, au départ, la liste complète de tous les paiements versés aux entreprises. Le BVE a remarqué que la liste était incomplète lorsque deux entreprises, qui ont fait preuve de collaboration, lui ont fourni des factures pour lesquelles aucun paiement n'était indiqué sur la liste. Ce problème a finalement été résolu par la détermination des multiples codes de fournisseur et l'obtention d'une liste de paiements révisée en fonction de ces codes.

13.  De plus, le BVE a trouvé diverses erreurs de saisie commises par les utilisateurs dans les rapports financiers générés par SIGMA. Par exemple, dans certains cas, le numéro et le type du contrat étaient inexacts. Dans d'autres cas, le montant du contrat ou du paiement indiqué dans le système financier différait du montant qui figurait dans le document contractuel original. En raison de ces erreurs de saisie, ce ne sont pas tous les paiements qui ont pu être reliés aux documents d'approvisionnement originaux desquels ils découlent, ce qui a par conséquent limité la capacité du BVE à évaluer l'exactitude et la soutenabilité de tous les paiements.

14.  Bien que le BVE ait rencontré des difficultés liées à la piste de vérification du processus de l'approvisionnement au paiement, une évaluation des mesures de contrôle dépassait la portée de la vérification. En outre, la période visée par la vérification (de 2008 à 2011) pourrait ne pas représenter l'état actuel de l'environnement de contrôle. Le BVE encourage la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) et la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) à déterminer si ces problèmes seraient atténués par l'environnement de contrôle actuel.

Clauses de vérification manquantes ou non uniformes dans les contrats

15.  Pour garantir l'obtention du meilleur rapport qualité-prix pour la Couronne, les contrats de TPSGC comprennent une clause prévoyant un droit de vérification. Cette clause permet au Ministère de vérifier que les paiements sont versés conformément aux modalités du contrat. Ce sont ces clauses qui ont conféré au BVE le pouvoir d'effectuer la vérification.

16.  Le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat de TPSGC comprend une clause de vérification standard pour tous les contrats. Cette clause stipule que les sommes demandées en vertu des contrats peuvent être soumises à une vérification du gouvernement, et ce, avant et après le versement des paiements. En outre, l'entrepreneur doit tenir des comptes et des registres appropriés sur les coûts des travaux et conserver tous les documents liés à ces coûts pendant six ans après la réception du dernier paiement en vertu du contrat. Cette clause permet à TPSGC de lancer une vérification, dans le délai indiqué, afin d'évaluer si les paiements versés en vertu du contrat étaient soutenables.

17.  Le BVE a constaté que la clause de vérification avait été retirée de certains contrats. Dans d'autres contrats, la période de validité de la clause avait été réduite à moins de six ans. Par exemple, dans certains contrats, la clause avait été modifiée pour limiter sa période de validité à deux ans après la réception du dernier paiement en vertu du contrat. Principalement présent dans les contrats conclus avec l'Entreprise 1, ce problème a fait en sorte que le BVE a été incapable de fournir une assurance relativement à l'exactitude et à la soutenabilité des factures de cette entreprise, car il n'a pas été en mesure d'exercer son droit de vérification.

18.  Ce problème a été porté à l'attention du sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements (DGA), en mai 2014, et un avis a été envoyé à tous les employés de cette direction générale pour leur rappeler l'importance des clauses de vérification et pour les informer que le retrait des clauses doit être approuvé par le sous-ministre adjoint, DGA. Cependant, certains de ces contrats ont été attribués en vertu des pouvoirs délégués à des fonctionnaires de la DGBI. Bien que la vérification vise les années 2008 à 2011, le BVE encourage le sous-ministre adjoint, DGBI, à déterminer si des mesures préventives devraient être prises pour prévenir la répétition de ce problème à l'avenir au sein de son organisation.

Dossiers contractuels manquants ou incomplets

19.  Pour garantir l'exactitude et la soutenabilité des montants facturés à TPSGC, le BVE a mené un procédé afin de relier un échantillon de paiements versés par le Ministère aux factures et documents contractuels connexes. Parmi ces documents, notons le contrat, la proposition de l'entreprise, toutes les modifications au contrat et à la proposition, les feuilles de temps, les reçus pour les débours et les produits livrables.

20.  Le BVE a constaté qu'un nombre important de dossiers d'approvisionnement que TPSGC était censé conserver n'ont pas pu être localisés au Ministère. Dans certains cas, seulement un ou deux éléments étaient manquants, ce qui n'a pas nui à la capacité du BVE de tirer des conclusions. Dans d'autres cas, le BVE n'a pas été en mesure de tirer des conclusions en raison du nombre limité de documents détenus par TPSGC. Pour tenter de corriger cette lacune, le BVE a communiqué avec chacune des entreprises et leur a demandé de fournir les documents justificatifs liés aux factures sélectionnées qu'elles avaient envoyées à TPSGC. Les Entreprises 2 et 3 ont été très coopératives et ont fourni au BVE de nombreux documents. L'Entreprise 4 n'a pas coopéré avec le BVE. Le BVE détenait suffisamment de documents pour les Entreprises 5 et 6.

21.  Les dossiers d'approvisionnement manquants ou incomplets ont limité la capacité du BVE à déterminer si toutes les factures sélectionnées étaient soutenables pour toutes les entreprises.

Vérification de l'Entreprise 1

22.  L'Entreprise 1 est une petite firme canadienne d'experts‑conseils en génie. Durant la période visée par la vérification, 14 paiements totalisant approximativement 165 000 $ ont été versés à cette entreprise.

23.  Lorsque le BVE a entrepris la vérification, il a remarqué que la période de validité des clauses de vérification dans les contrats liés aux paiements versés à l'Entreprise 1 avait été réduite à deux ans ou que ces clauses avaient été supprimées complètement. Comme le BVE a entrepris la vérification en 2013 seulement, le droit du Ministère à la vérification de l'Entreprise 1 était expiré. Le BVE a demandé à l'Entreprise 1 de se soumettre volontairement à la vérification; cependant, l'entreprise a refusé.

24.  En raison des clauses de vérification modifiées ou manquantes dans tous les contrats associés à l'Entreprise 1, le BVE n'a pas été en mesure de mener un procédé de vérification et, par conséquent, de tirer des conclusions sur l'exactitude ou la soutenabilité des factures.

Vérification de l'Entreprise 2

25.  L'Entreprise 2 est une grande firme canadienne d'experts‑conseils en génie. Au moyen d'une méthode d'échantillonnage fondée sur les risques, le BVE a sélectionné un échantillon discrétionnaire de 176 paiements parmi les 883 versés par le Ministère à cette entreprise. La valeur des paiements compris dans l'échantillon totalisait approximativement 2 400 000 $ pour la période visée par la vérification, c'est-à-dire du 1er avril 2008 au 1er avril 2011.

26.  Le BVE a trouvé des factures, d'une valeur totale de 280 610 $, liées à la facturation à l'heure d'employés qui n'ont pas pu être reliées à des documents justificatifs. De ce montant, 248 285 $ découlent de factures qui ne comprennent pas suffisamment de détails pour identifier un employé en particulier. Par exemple, un poste, comme gestionnaire de projet, est indiqué sur des factures plutôt que le nom de l'employé concerné. Sur d'autres factures, aucun détail n'est fourni à l'exception du montant total facturable. Les 32 325 $ restants sont liés à des employés dont les feuilles de temps à l'appui des montants facturés ne se trouvent pas dans le dossier d'approvisionnement. En raison des difficultés qu'il a éprouvées pour trouver les documents au Ministère, le BVE n'a pas été en mesure de déterminer si TPSGC a reçu les feuilles de temps et les a ensuite égarées ou si les montants facturés sont insoutenables.

27.  Le BVE a trouvé des dépenses totalisant 24 340 $ qui n'ont pas pu être reliées à des documents justificatifs. Ces dépenses comprennent notamment des débours réclamés par l'entreprise qui nécessitaient des reçus à l'appui ainsi que des dépenses qui sont considérées comme inadmissibles en vertu des modalités des contrats. Comme dans le cas précédent, le BVE n'a pas été en mesure de déterminer si TPSGC a reçu les reçus à l'appui ou les approbations des dépenses non précisées dans les contrats et les a ensuite égarés ou si ces dépenses sont insoutenables.

28.  Dans l'échantillon examiné, le BVE a trouvé des erreurs de calcul totalisant 1 221 $. Ces erreurs découlent principalement de l'application incorrecte de la taxe sur les produits et services et des taxes de vente provinciales sur les montants facturés.

29.  Bien que le BVE ait cerné des erreurs de calcul et des sommes réclamées non soutenables, il n'a trouvé aucune preuve de préoccupations fondamentales et dans plusieurs cas, les irrégularités de facturation notées étaient survenues à cause de documents justificatifs incomplets. En outre, la plupart des paiements versés à l'Entreprise 2 ont été adéquatement approuvés en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ce qui indique que le Ministère considérait les factures comme appropriées. Ainsi, la Direction générale des biens immobiliers a conclu qu'aucun motif raisonnable n'existe pour obtenir le paiement par la suite.

Vérification de l'Entreprise 3

30.  L'Entreprise 3 est une grande firme canadienne de génie de l'environnement. Au moyen d'une méthode d'échantillonnage fondée sur les risques, le BVE a sélectionné un échantillon discrétionnaire de 325 paiements parmi les 795 versés par le Ministère à cette entreprise. La valeur des paiements compris dans l'échantillon totalisait approximativement 3 200 000 $ pour la période visée par la vérification, c'est-à-dire du 1er avril 2008 au 1er avril 2011.

31.  Le BVE a trouvé des factures, d'une valeur totale de 347 968 $, liées à la facturation à l'heure d'employés qui n'ont pas pu être reliées à des documents justificatifs. De ce montant, 226 681 $ découlent de factures qui ne comprennent pas suffisamment de détails pour identifier un employé en particulier. Comme dans le cas de l'Entreprise 2, un poste (par exemple gestionnaire de projet) est indiqué sur des factures plutôt que le nom de l'employé concerné. Sur d'autres factures, aucun détail n'est fourni à l'exception du montant total facturable. Les 121 287 $ restants sont liés à des employés dont les feuilles de temps à l'appui des montants facturés ne se trouvent pas dans le dossier d'approvisionnement. En raison des difficultés qu'il a éprouvées pour trouver les documents au Ministère, le BVE n'a pas été en mesure de déterminer si TPSGC a reçu les feuilles de temps et les a ensuite égarées ou si les montants facturés sont insoutenables.

32.  Le BVE a trouvé des dépenses totalisant 112 958 $ qui n'ont pas pu être reliées à des documents justificatifs. Ces dépenses comprennent notamment des débours qui n'étaient pas justifiés par des reçus appropriés ainsi que des dépenses qui sont considérées comme inadmissibles en vertu des modalités des contrats. Comme dans le cas précédent, le BVE n'a pas été en mesure de déterminer si TPSGC a reçu les reçus à l'appui ou les approbations des dépenses non précisées dans les contrats et les a ensuite égarés ou si ces dépenses sont insoutenables.

33.  Dans l'échantillon examiné, le BVE a trouvé des erreurs de calcul totalisant 552 $. Ces erreurs découlent principalement de l'application incorrecte de la taxe sur les produits et services et des taxes de vente provinciales sur les montants facturés.

34.  Bien que le BVE ait cerné des erreurs de calcul et des sommes réclamées non soutenables, il n'a trouvé aucune preuve de préoccupations fondamentales et dans plusieurs cas, les irrégularités de facturation notées étaient survenues à cause de documents justificatifs incomplets. En outre, la plupart des paiements versés à l'Entreprise 3 ont été adéquatement approuvés en vertu de l'article 34 de la LGFP, ce qui indique que le Ministère considérait les factures comme appropriées. Ainsi, la Direction générale des biens immobiliers a conclu qu'aucun motif raisonnable n'existe pour obtenir le paiement par la suite.

Vérification des Entreprises 4, 5 et 6

35.  La vérification des trois dernières entreprises (Entreprises 4, 5 et 6) a été suspendue en raison des irrégularités de facturation systémiques cernées durant la phase d'examen. À la demande de la Direction générale des biens immobiliers, les résultats des travaux de vérification achevés jusqu'à maintenant et les dossiers connexes ont été transférés à la Direction générale de la surveillance aux fins de travaux supplémentaires qui excèdent l'étendue de la mission communiquée aux entreprises au début de la vérification.

Conclusions

36.  Le BVE a été en mesure d'évaluer deux des six entreprises : l'Entreprise 2 et l'Entreprise 3. Bien que des documents justificatifs n'aient pas été trouvés pour toutes les dépenses examinées, le BVE n'a pas pu déterminer si TPSGC a reçu les documents manquants pour les sommes non soutenues et les a ensuite égarés ou s'il s'agit vraiment de sommes insoutenables. En ce qui concerne les dépenses examinées, aucune preuve de préoccupations fondamentales avec les factures examinées n'a été observée, et la plupart des transactions comprises dans l'échantillon de documents d'approvisionnement ont été adéquatement approuvées en vertu de l'article 34 de la LGFP. Pour ces raisons, le BVE a conclu que les dépenses examinées de l'Entreprise 2 et de l'Entreprise 3 étaient généralement exactes et soutenables. Ainsi, la Direction générale des biens immobiliers a conclu qu'aucun motif raisonnable n'existe pour obtenir le paiement par la suite.

37.  Le BVE n'a pas été en mesure de tirer des conclusions sur les quatre autres entreprises. Le BVE n'a pas pu tirer des conclusions sur l'Entreprise 1, car les clauses de vérification modifiées ou manquantes ont limité la capacité du Ministère à vérifier les feuilles de temps et les dossiers de coûts pertinents à l'appui des factures que cette entreprise a envoyées à TPSGC. La vérification des trois dernières entreprises (Entreprises 4, 5 et 6) a été suspendue en raison des irrégularités de facturation systémiques cernées durant la phase d'examen. À la demande de la Direction générale des biens immobiliers, les résultats des travaux de vérification achevés jusqu'à maintenant et les dossiers connexes ont été transférés à la Direction générale de la surveillance aux fins de travaux supplémentaires qui excèdent l'étendue de la mission communiquée aux entreprises au début de la vérification.

38.  Dans l'ensemble, le BVE a dû composer avec un certain nombre de limitations de l'entendue de la vérification, lesquelles ont entraîné des retards et des difficultés considérables pendant la vérification. Les limitations liées à la piste de vérification, les clauses de vérification modifiées ou manquantes dans les contrats et les documents manquants furent les principaux problèmes. Dans certains cas, ces difficultés ont limité la capacité du BVE à fournir une assurance raisonnable à l'égard des dépenses sélectionnées aux fins d'examen. Une évaluation des mesures de contrôle ne faisait pas partie de la portée de la vérification, et la période visée (de 2008 à 2011) pourrait ne pas représenter adéquatement l'état actuel de l'environnement de contrôle du Ministère.

Réponse de la direction

La DGBI et la DGFA ont eu l'occasion de lire le rapport et sont d'accord avec les observations et les conclusions formulées au moment de la vérification. Cependant, ces limites de l'historique de vérification financière (faiblesses de contrôle) ont été résolues grâce à la mise en œuvre de mesures correctives ultérieures à la période faisant l'objet de la vérification.

À propos de la vérification

Autorisation

L'autorisation d'exécuter cette mission est prévue dans le Plan de vérification et d'évaluation fondé sur les risques de 2014 à 2018, qui a été approuvé par le sous-ministre de TPSGC.

Objectif

L'objectif de la mission du BVE consistait à mener une vérification indépendante multiphase des services facturés à TPSGC par six entreprises dans le cadre de divers contrats et commandes subséquentes à des offres à commandes du 1er avril 2008 au 1er avril 2011 afin d'évaluer l'exactitude et la soutenabilité des dépenses examinées pour aider la direction à faire preuve de diligence supplémentaire pour ces firmes.

Portée et méthode

La vérification portait sur la période allant du 1er avril 2008 au 1er avril 2011.

Pour chaque entreprise, un échantillon de paiements a été sélectionné relativement aux factures reçues par TPSGC pendant la période de la vérification. En raison du petit nombre de paiements versés aux entreprises 1, 5 et 6, toutes les factures reçues pendant la période de la vérification ont été sélectionnées.

La méthode d'échantillonnage fondée sur les risques ci-après a été utilisée pour les Entreprises 2, 3 et 4 :

Le plan d'échantillonnage qui en a découlé comprenait :

Après la détermination de l'échantillon, l'équipe de vérification a demandé les dossiers d'approvisionnement du Ministère. Parmi les principaux documents requis, notons :

Pour évaluer l'exactitude et la soutenabilité des factures sélectionnées, l'équipe de vérification a mené le procédé ci-après :

  1. Au départ, le BVE a examiné le caractère raisonnable des taux, les classes d'emplois et les personnes nommées dans les contrats. Puis, il a :
    • comparé le nom des employés dont les travaux ont été facturés aux personnes nommées dans les contrats ou les propositions
    • rapproché les classes d'emplois et les taux de facturation
    • évalué les curriculum vitæ (CV) pour valider que les capacités et l'expérience justifiaient les taux de facturation
  2. L'étape suivante consistait à analyser les montants réclamés sur les factures. Pour se faire, le BVE a :
    • recalculé tous les montants facturés
    • comparé la durée des travaux facturés à la durée prévue au contrat
    • validé les taux facturés en fonction des taux admissibles prévus dans l'offre à commandes ou le contrat
    • évalué le caractère raisonnable global des montants facturés en fonction des modalités du contrat
    • vérifié les documents à l'appui de tous les débours réclamés, lorsque des documents justificatifs étaient requis selon les modalités du contrat
    • relié un échantillon représentatif d'employés dont les travaux ont été facturés à l'heure aux feuilles de temps justificatives de l'entreprise
  3. Enfin afin de fournir une assurance accrue que les contrats ont été exécutés conformément aux modalités, le BVE a :
    • validé les produits livrables en fonction des exigences énoncées dans les contrats, le cas échéant
    • vérifié que tous les paiements compris dans l'échantillon étaient soutenus par une facture adéquatement approuvée en vertu de l'article 34 de la LGFP

Cette vérification a été menée conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

Critères

Un procédé précis, décrit à la section « Portée et méthode », a été mené dans le cadre de la vérification afin d'évaluer l'exactitude et la soutenabilité des factures sélectionnées reçues par TPSGC. Par conséquent, des critères précis n'ont pas été établis en plus de ce procédé.

Fin des travaux de vérification

Les travaux de vérification sur place ont été terminés pour l'essentiel le 20 août 2015.

Équipe de vérification

La vérification a été menée par des employés du BVE ainsi que par un expert-conseil en vérification, sous la supervision du directeur, Vérification des approvisionnements, et sous la direction générale de la dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation.

La vérification a été examinée par la fonction d'évaluation de la qualité du BVE.

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