Évaluation du Programme de certification des coûts et des profits

Description de l'initiative

Le programme de certification des coûts et des profits (PCCP) fournit des services de certification à l'égard des contrats nationaux et internationaux au gouvernement du Canada et à des gouvernements étrangers. Le programme offre une certification quant à l'intégrité des prix et des paiements relatifs aux contrats du gouvernement et fournit des conseils et des analyses afin de soutenir l'innovation relativement aux politiques et aux pratiques d'approvisionnement.

En 2012, le PCCP a obtenu une affectation à but spécial de 3 millions de dollars par année pour cinq ans (15 M $ au total) pour la fourniture de services de vérification des coûts à l'appui de la passation de contrats de défense avec le gouvernement du Canada (c'est-à-dire nationaux).

Bien que la plupart des travaux de certification réalisés par le programme portent sur des contrats de défense, le programme peut également réaliser des travaux de certification sur des contrats non liés à la défense selon le principe de la rémunération de services, sur demande.

Portée et méthode de l'évaluation

L'évaluation visait à mesurer la pertinence et le rendement (y compris les résultats immédiats et intermédiaires) des activités du PCCP selon cinq sources : l'examen des documents du programme, l'analyse documentaire, l'analyse financière, les entrevues et l'examen indépendant mené par des vérificateurs du Bureau de la vérification et de l'évaluation.

Contraintes et limites de l'évaluation

Les recherches en sciences sociales comportent des limites. De plus, la mesure du rendement global du programme aurait pu être évaluée de plusieurs autres façons. Il n'a pas été possible de comparer le rendement de ce programme à celui d'un programme identique au sein d'une autre administration.

Résultats du programme

• Les coûts contractuels facturés au Canada sont raisonnables et les profits ne sont pas excessifs
• Les ministères clients et les intervenants internationaux sont satisfaits des services fournis (c'est-à-dire assurance crédible et opportune, soutien en vue de faciliter le recouvrement des paiements, correction des points faibles du système et fourniture de conseils)

Conclusions de l'évaluation

Pertinence

Il est nécessaire de poursuivre des vérifications des coûts des contrats de défense. Le programme a identifié les surfacturations éventuelles ainsi que les améliorations pouvant être apportées à de nombreux systèmes comptables du fournisseur. De plus, le programme répond au besoin continu d'exécuter les obligations du Canada énoncés dans l'Accord sur le partage de la production de défense entre le Canada et les États-Unis.

Le programme est conforme aux priorités du gouvernement fédéral et aux résultats stratégiques de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Les activités du programme visant à s'assurer que les coûts et de profits sont équitables et raisonnables correspondent aux priorités du gouvernement fédéral et avec les résultats stratégiques de SPAC. Elles correspondent également avec les pouvoirs conférés à la ministre de SPAC aux termes de Loi sur la production de défense.

Même si les pouvoirs des vérifications des coûts ne sont pas expressément énoncés dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux ou toute autre loi et si la demande de services est faible actuellement, l'analyse des contrats non liés à la défense laisse entrevoir un risque de surfacturation. Ce risque potentiel montre dans quelle mesure les activités de vérification des coûts pourraient s'avérer utiles en ce qui a trait aux contrats non liés à la défense.

Rendement

Le programme permet d'atteindre les résultats prévus pour ce qui est de l'exécution de missions de certification objectives et crédibles; il a toutefois été noté qu'il y aurait lieu d'améliorer les échéanciers et le caractère opportun de ces missions.

L'évaluation a révélé que les missions de certification entreprises dans la foulée du programme permettent de repérer les surfacturations possibles.

L'évaluation a également révélé que le PCCP aide le Canada à s'acquitter de ses obligations internationales même si certains intervenants ont indiqué souhaiter une amélioration relativement aux échéanciers et aux rapports.

Afin de mesurer adéquatement le rendement du programme, un cadre de mesure plus approprié bénéficierait au programme.

Quant aux activités accessoires du programme, qui portent sur la fourniture de conseils aux dossiers d'approvisionnement, l'évaluation a montré que ce travail a valorisé les fonctions d'approvisionnement de SPAC en dépit de leur portée restreinte.

En ce qui a trait à l'économie du programme, les responsables du PCCP ont travaillé à la gestion du déficit structurel de celui-ci en réalisant du travail selon le principe de la rémunération des services, même si le modèle actuel mixte de financement risque de créer des déficits.

Dans le cadre du programme, on s'est efforcé de produire un niveau d'extrants semblables à ceux du programme équivalent des États-Unis.

Pour ce qui est de l'efficience du programme, la diminution des taux de main-d'œuvre au fil du temps dénote une meilleure utilisation des ressources. Néanmoins, l'évaluation n'a pas permis de tirer de conclusions quant à l'efficience du programme en raison du manque de données permettant d'établir des comparaisons.

Le modèle d'exécution actuel restreint l'efficacité du programme et la capacité de du Ministère de gérer comme il se doit les relations avec les intervenants.

Des décisions devront être prises au sujet du mandat du programme et de la désignation du client principal pour orienter le financement futur ainsi que la meilleure concordance et conception pour l'organisation.

Recommandations

• Pour maximiser la contribution du programme aux résultats et aux objectifs plus vastes de modernisation des approvisionnements en ce qui a trait à l'attribution de contrats de défense ainsi que de contrats non liés à la défense, la sous-ministre adjointe (SMA), Approvisionnement maritime et de défense, et le SMA, Approvisionnement, devraient préciser leur mandat et continuer à mettre en œuvre des initiatives qui appuient le programme en adoptant un rôle plus stratégique et à valeur ajoutée. Ces précisions devraient tenir en compte de la nature et du moment des travaux de certification du PCCP dans le cycle de vie du contrat, de même qu'un engagement plus important avec la gestion de la Direction générale des approvisionnements, les agents de négociation des contrats, l'industrie et les intervenants à l'appui de l'atteinte des résultats escomptés
• Pour préciser les pouvoirs des contrats non liés à la défense de manière à atténuer les risques de trop-payés, le SMA, Approvisionnement, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, devrait préciser les responsabilités à l'égard de la gestion des contrats d'approvisionnement non liés à la défense, y compris la réalisation d'évaluations des risques, la détermination des exigences en matière de certification, le pouvoir de réévaluer les coûts et les profits et le pouvoir de recouvrer les trop-payés. Une fois les responsabilités précisées, le SMA, Approvisionnement, devrait avoir recours à un cadre et à des mécanismes de financement appropriés pour appuyer les travaux de certification pour les contrats non liés à la défense
• Pour favoriser l'atteinte des résultats liés aux travaux de certification, la SMA, Approvisionnement maritime et de défense, et le SMA, Approvisionnement, devraient établir des mécanismes en vue d'appuyer la coopération des fournisseurs, en particulier concernant les exigences relatives à la fourniture opportune d'accès aux documents et de soutien pour le règlement des différends
• Pour démontrer la valeur du programme, la SMA, Approvisionnement maritime et de défense, et le SMA, Approvisionnement, devraient établir une stratégie de mesure du rendement et faire produire régulièrement des rapports sur l'atteinte des résultats. Ce cadre refléterait mieux les responsabilités stratégiques et à valeur ajoutée du programme
• Pour faciliter le recouvrement des trop-payés, la SMA, Approvisionnement maritime et de défense, et le SMA, Approvisionnement, devraient établir des processus afin d'assurer l'uniformité dans l'approche relative aux recouvrements et les conséquences pour les fournisseurs du non-remboursement des trop-payés