ARCHIVÉ – Annexe A – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers 2014-2015

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC ou le Ministère) afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend l'information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Pour obtenir des renseignements détaillés concernant les pouvoirs, le mandat et les programmes de TPSGC, veuillez consulter le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 ainsi que le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

TPSGC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer l'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne du Ministère fait partie intégrante de son Cadre de gestion financière (CGF). L'application du CGF est une importante responsabilité pour tous les gestionnaires et fait donc partie de toutes les ententes de gestion du rendement. Le CGF a été approuvé par l'administrateur général et comprend ce qui suit :

• Les structures de responsabilisation organisationnelle pour la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière;
• Les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion du contrôle interne, ainsi que les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des agents financiers;
• Les valeurs et l'éthique;
• Les activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, ainsi que les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• Les pratiques de gestion axées sur les risques;
• La surveillance régulière de la gestion du contrôle interne, ainsi que la présentation des plans d'action et des résultats d'évaluation connexes à l'administrateur général, aux cadres supérieurs ministériels et, s'il y a lieu, au Comité de vérification et d'évaluation du Ministère.

Le Comité de vérification et d'évaluation (CVE) du Ministère fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le CVE se réunit environ six fois par année. Il est composé du sous-ministre (président), du sous-ministre délégué et de trois personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale, dont l'une d'elles occupe le poste de vice-président. Le dirigeant principal des finances assiste également aux réunions du CVE.

Le Comité exécutif est un autre comité important chargé de surveiller l'efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers. En tant qu'organisme décisionnel central de TPSGC, il examine, approuve et surveille le profil de risques de l'organisation et le système de contrôle interne du Ministère, ce qui comprend le suivi de l'avancement de la mise en œuvre du système de CIRF. Le Comité exécutif se réunit chaque semaine.

2.2 Ententes de services propres aux états financiers

TPSGC confie à d'autres organisations le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère l'information nécessaire pour déterminer les montants à verser dans le cadre des régimes d'avantages sociaux des employés, ainsi que pour calculer les frais à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Emploi et Développement social Canada fournit au Ministère la protection d'indemnisation pour accidents de travail;
• Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à TPSGC;
• Services partagés Canada fournit à TPSGC les services d'infrastructure de centres de données et de réseaux.

TPSGC administre les systèmes centraux du receveur général suivants, qui sont utilisés par les autres ministères pour traiter les opérations liées au Trésor et aux salaires : le Système normalisé des paiements (SNP), le Système bancaire gouvernemental (SBG), le Système régional de paye (SRP), le Grand livre général du système de paye (GLG-SP) et le Grand livre général du receveur général (GLG-RG). Le maintien et la surveillance des contrôles internes liés à ces systèmes sont assurés par la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération (DGCGBR) de TPSGC. En outre, TPSGC a fourni à tous les ministères une lettre attestant la fiabilité du cadre de contrôle pour ces systèmes centraux.

TPSGC fournit des services d'administration de la paye et des pensions à d'autres ministères et organismes ainsi qu'à des pensionnés du gouvernement fédéral.

3. Résultats de l'évaluation de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au cours de l'exercice 2014-2015

Les paragraphes suivants présentent un résumé des principales constatations et des rajustements découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours.

Pour l'exercice en cours, aucun contrôle clé dans les processus réévalués n'a fait l'objet de modifications importantes.

Dans le cadre du plan cyclique de surveillance continue de TPSGC, le Ministère a effectué une réévaluation des contrôles financiers liés aux processus opérationnels des domaines suivants : paye, et approvisionnement, comptes créditeurs et paiements. TPSGC a également procédé à la réévaluation des contrôles généraux liés à la technologie de l'information. L'évaluation des contrôles financiers liés aux processus opérationnels du domaine de la vente au règlement est à un état avancé. Les contrôles clés mis à l'essai ne comportaient aucune lacune importante. Des possibilités d'amélioration ont été relevées, en général, les correctifs suivants doivent être apportés :

• Clarifier les pratiques relatives à la tenue des dossiers et à l'archivage des documents à l'appui, en vue de justifier le rendement des activités de contrôle;
• Améliorer les pratiques normalisées afin de contribuer à l'accroissement du rendement du processus d'assurance de la qualité lié aux paiements;
• Renforcer le processus d'acheminement des activités de surveillance au palier hiérarchique approprié, afin de répondre aux questions en suspens;
• Renforcer et communiquer adéquatement les politiques ministérielles en matière de gestion financière;
• Élaborer des procédures ainsi que des lignes directrices officielles, et veiller à leur application;
• Améliorer les processus normalisés d'approbation et d'examen.

4. Plan d'action de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2014-2015

Au cours de l'exercice 2014-2015, TPSGC a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan de l'exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau suivant :

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) de TPSGC est l'organisation chargée de fournir des locaux à bureaux au gouvernement du Canada. La DGBI vient d'adopter une solution moderne destinée à la gestion des biens immobiliers, appelée NOVUS, qui comprend des processus et des systèmes conformes aux normes de l'industrie. À cet égard, les contrôles seront réévalués et mis à l'essai. De plus, TPSGC a conclu de nouveaux contrats portant sur les autres formes de prestation de services (AFPS) relativement à ses projets immobiliers qui touchent aux processus opérationnels. Le plan cyclique de surveillance continue de TPSGC prendra ces éléments en considération.

Plan cyclique de surveillance continue aux fins des contrôles internes en matière de rapports financiers

Le plan cyclique de surveillance continue du Ministère, qui porte sur les trois prochaines années, repose sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé. Des rajustements y sont apportés au besoin. Le plan est présenté au tableau ci-dessous.

Un « X » signifie que les contrôles clés des domaines désignés seront évalués au cours de l'exercice correspondant.