Annexe A – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers 2015-2016

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC ou le Ministère) afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes de TPSGC se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2015-2016 et le Rapport sur les plans et les priorités de 2016-2017.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Ministère a une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer l'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne du Ministère fait partie intégrante de son Cadre de gestion financière (CGF). L'application du CGF est une importante responsabilité pour tous les gestionnaires et fait donc partie de toutes les ententes de gestion du rendement. Le CGF a été approuvé par l'administrateur général et comprend ce qui suit :

• les structures de responsabilisation organisationnelle pour la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière
• les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion du contrôle interne, ainsi que les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des agents financiers
• les valeurs et l'éthique
• les activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, ainsi que les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances
• les pratiques de gestion axées sur les risques
• la surveillance régulière de la gestion du contrôle interne, ainsi que la présentation des plans d'action et des résultats d'évaluation connexes à l'administrateur général et aux cadres supérieurs ministériels et, s'il y a lieu, au Comité de vérification et d'évaluation (CVE) du Ministère

Le CVE fournit des conseils à l'administrateur général sur la pertinence et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le CVE se réunit environ six fois par année. Il est composé du sous-ministre (président), du sous-ministre délégué et de trois personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale, dont l'une d'elles occupe le poste de vice-président. Le dirigeant principal des finances assiste également aux réunions du CVE.

Le Comité de direction est un autre important comité chargé de surveiller l'efficacité du système ministériel de CIRF. En tant qu'organisme décisionnel central de TPSGC, il examine, approuve et surveille le profil de risques de l'organisation et le système de contrôle interne du Ministère, ce qui comprend le suivi de l'avancement de la mise en œuvre du système de CIRF. Le Comité de direction se réunit chaque semaine.

2.2 Ententes de service afférentes aux états financiers

TPSGC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes courantes

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère l'information nécessaire pour déterminer les montants à verser dans le cadre des régimes d'avantages sociaux des employés, ainsi que pour calculer les frais à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ
• Emploi et Développement social Canada fournit au Ministère la protection d'indemnisation pour accidents de travail
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à TPSGC
• Services partagés Canada fournit à TPSGC des services d'infrastructure de la technologie de l'information dans les domaines des centres de données et des services de réseaux

TPSGC administre les systèmes centraux du receveur général suivants, qui sont utilisés par les autres ministères pour traiter les opérations liées au Trésor et aux salaires : le Système normalisé des paiements (SNP), le Système bancaire gouvernemental (SBG), le Système régional de paye (SRP), le Grand livre général du système de paye (GLG-SP) et le Grand livre général du receveur général (GLG-RG). Le maintien et la surveillance des contrôles internes liés à ces systèmes sont assurés par la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération (DGCGBR) de TPSGC. En outre, TPSGC a fourni à tous les ministères une lettre attestant la fiabilité du cadre de contrôle pour ces systèmes centraux. TPSGC fournit également des services d'administration de la paye et des pensions à d'autres ministères et organismes ainsi qu'à des pensionnés de la fonction publique.

Ententes particulières

• Le 1er avril 2015, TPSGC a commencé un nouveau contrat de services et de gestion des installations avec un fournisseur de services externe responsable de la gestion des immeubles et des installations, de la prestation de services de création de baux et d'ententes avec des tiers, de la gestion des baux et de la réalisation de projets pour tous les sites loués et les sites appartenant à l'État sous la responsabilité du Ministère à travers le Canada. Par conséquent, le Ministère s'en remet aux procédures de contrôle mis en place par le fournisseur de services externe
• TPSGC fournit à Services partagés Canada une plateforme de système financier SAP pour saisir et déclarer les opérations financières

3. Résultats de l'évaluation de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au cours de l'exercice 2015-2016

Les principales constatations et les ajustements requis d'après les activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés ci-après.

Nouveaux contrôles clés ou contrôles clés considérablement modifiés

Pendant l'exercice en cours, des contrôles clés relatifs à des processus existants ont été modifiés et ont nécessité une réévaluation à la suite de la mise en œuvre des initiatives et des systèmes de transformation des affaires.

Programme de surveillance continue

Dans le cadre du plan cyclique de surveillance continue de TPSGC, le Ministère a effectué une réévaluation des contrôles financiers liés aux processus opérationnels des domaines suivants : approvisionnement, comptes créditeurs et paiements, passifs environnementaux, immobilisations et vente au règlement. Par ailleurs, des travaux de revue prévus ont été réalisés pour les processus opérationnels des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles généraux de la technologie de l'information, de la paye, de la préparation des états financiers et de la clôture de l'exercice. Une lacune importante a été cernée pour les contrôles clés mis à l'essai dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau système de gestion des biens immobiliers; cependant, des contrôles compensatoires ont été créés pour garantir que les renseignements financiers sont exhaustifs et fiables. Des possibilités d'amélioration, lesquelles constituent le résultat attendu pour ce type de travaux, ont aussi été cernées dans de nombreux domaines. Ces possibilités d'amélioration sont les suivantes :

• clarifier les pratiques relatives à la tenue des dossiers et à l'archivage des documents à l'appui, en vue de justifier le rendement des activités de contrôle
• continuer d'améliorer les pratiques normalisées afin de contribuer à l'accroissement du rendement du processus d'assurance de la qualité lié aux paiements
• simplifier les processus opérationnels aux fins d'optimisation
• procéder à l'intégration requise pour améliorer l'efficacité des contrôles

4. Plan d'action de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2015-2016

Au cours de l'exercice 2015-2016, TPSGC a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan de l'exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous.

Progrès réalisés au cours de l'exercice 2015-2016

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

TPSGC continue d'optimiser les processus opérationnels qui ont été touchés par la mise en œuvre du système de gestion des biens immobiliers, par les contrats portant sur les autres formes de prestation de services pour la gestion de projets immobiliers et par la modernisation des services de paye. Le plan cyclique de surveillance continue de TPSGC tiendra compte de ces éléments.

Plan cyclique de surveillance continue pour le contrôle interne en matière de rapports financiers

Le plan cyclique de surveillance continue du Ministère au cours des trois prochaines années est fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et sur les ajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu. Chacun des domaines de contrôles clés suivants fait l'objet d'un plan annuel de surveillance continue et les sous-processus sont évalués sur un cycle de trois ans : contrôles au niveau de l'entité, contrôles généraux de la technologie de l'information, paye, préparation des états financiers, approvisionnement, comptes créditeurs et paiements, vente au règlement, clôture de l'exercice financier, immobilisations et passifs environnementaux.