Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 28 juillet 2016

Le discours prononcé fait foi

Introduction

Bonjour à tous. Je vous remercie de votre présence.

J’ai le plaisir de faire le point sur les mesures que nous prenons pour régler les problèmes liés à la paye des fonctionnaires fédéraux et sur les progrès que nous avons accomplis depuis la dernière séance d’information technique, le 18 juillet.

Priorités

Comprenez-moi bien : nous travaillons sans relâche pour aider chaque employé qui éprouve des difficultés à l’égard de sa paye.

Je l’ai déjà dit et je le répète : notre priorité absolue consiste à faire en sorte que tous les employés touchent la rémunération qui leur est due.

Vous vous rappellerez que nous avons réparti les cas des employés en trois groupes prioritaires.

En tout premier lieu, nous nous occupons des employés qui ne reçoivent aucune paye. Il s’agit entre autres des employés nouvellement embauchés et des étudiants ainsi que des employés qui reviennent au travail après un congé non payé et dont la paye n’a pas été rétablie.

Ensuite, il y a les employés dont la paye risque d’être touchée du fait qu’ils partent en congé ou quittent la fonction publique.

Enfin, nous examinons le cas des employés qui reçoivent leur paye normale, mais non les versements supplémentaires, tels que la rémunération d’intérim, les paiements pour services supplémentaires et les redressements attribuables aux augmentations de salaire.

Pour ce troisième groupe, nous avons élaboré un calendrier détaillé de gestion des arriérés.

Nous voulons que tous les employés qui ne reçoivent pas leur paye sachent à quel moment leur cas sera réglé.

Ressources

Nous accomplissons des progrès. Nous avons embauché plus de personnel, et nous mettons sur pied d’autres bureaux de paye temporaires.

Afin d’accélérer le progrès, nous recrutons autant d’experts en rémunération que possible pour aider les employés à obtenir leur paye le plus vite possible.

Comme vous le savez, nous avons mis sur pied une unité de paye temporaire à Gatineau au début du mois. à l’heure actuelle, 57 employés y travaillent. La semaine dernière, je vous avais annoncé que l’effectif passerait à 89 employés. Nous nous attendons maintenant à ce que plus de 115 employés se joignent à cette unité au cours des prochaines semaines.

Nous remercions l’Alliance de la Fonction publique du Canada et d’autres organismes de nous aider à réembaucher d’anciens conseillers en rémunération.

Nos efforts de recrutement donnent des résultats. L’unité de paye temporaire s’occupe déjà des demandes de paye non traitées, et nous prévoyons que sa cadence ira en s’accélérant, à mesure que ses effectifs grandiront.

Depuis la semaine dernière, environ 1 100 cas d’arriéré sur les 80 000 qui existaient ont été traités au bureau de Gatineau, et nous continuons à y travailler. La plupart des employés concernés verront les redressements dans leur paye du 10 août, s’ils ne les ont pas déjà constatés.

Nous sommes en train de mettre sur pied des centres régionaux temporaires à Winnipeg, à Montréal et à Shawinigan, où des employés possédant une expertise dans le domaine de la rémunération aideront à faire en sorte que les cas des employés soient réglés d’ici la fin d’octobre.

Le bureau de Winnipeg comptera tout d’abord 20 conseillers en rémunération, et nous pensons que ce chiffre passera à 50 au cours des prochaines semaines. Ce bureau commencera à traiter des dossiers le 8 août.

Les bureaux de Montréal et de Shawinigan devraient être opérationnels d’ici la mi août; 20 autres conseillers en rémunération à chaque endroit travailleront donc pour procurer leur paye aux employés.

Grâce à toutes ces mesures, nous estimons actuellement que tous les cas en arriéré auront été réglés d’ici les dates indiquées dans l’échéancier affiché à côté de moi.

Nous avons déjà commencé à traiter ces cas, et un certain nombre d’entre eux seront résolus avant les dates en question.

Cet échéancier est établi en fonction du déroulement des travaux avec le personnel existant à l’unité de paye temporaire et il prend en compte les autres ressources à qui nous avons confié le mandat de résoudre tous les problèmes liés à la paye le plus rapide possible.

Les renseignements projetés à l’écran décrivent l’échéancier que nous comptons respecter pour régler tous les problèmes de paye, y compris des cas particuliers en arriéré. Ainsi, les employés sauront quand s’attendre à la résolution de leur problème de paye. Cet échéancier général est également diffusé dans notre site Web.

Premier groupe prioritaire

En ce qui concerne le premier groupe prioritaire, j’ai précisé à la dernière séance d’information technique que 720 employés ont signalé n’avoir reçu aucune paye. Nous nous étions engagés à verser un paiement à 486 de ces employés le jour de paye suivant, puisque nous avions reçu les renseignements nécessaires pour le faire.

Je peux confirmer que tous ces employés ont reçu leur paye hier. Nous nous attendons à ce que 139 des 234 employés restants reçoivent une paye le 10 août, puisque nous détenons désormais les renseignements nécessaires pour la traiter. Nous sommes toujours dans l’attente de renseignements au sujet de 35 employés. En outre, après une vérification approfondie, nous avons constaté que 60 employés ne figurent pas dans notre système.

Depuis la semaine dernière, 589 autres employés ont dit n’avoir reçu aucune paye. Nous nous penchons sur 210 de ces cas et nous espérons payer ces personnes le 10 août. Nous collaborons avec les ministères pour obtenir les renseignements qui nous permettront de régler les cas qui restent.

Certes, nous faisons des progrès, mais nous nous attendons à ce que de nouveaux cas continuent de se manifester, mais en nombre de plus en plus réduit à mesure que le temps passera.

Je tiens à rappeler aux fonctionnaires qu’ils doivent continuer de signaler leurs problèmes de paye sans tarder, pour que nous puissions nous y attaquer promptement. Je répète qu’une avance de salaire d’urgence peut être effectuée dans les jours qui suivent la demande.

Les fonctionnaires peuvent aussi voir leur état des gains dans Phénix deux jours avant le jour de la paye. Je les encourage à le vérifier tôt et à communiquer avec nous immédiatement s’ils y relèvent une erreur.

Si les erreurs nous sont signalées rapidement, nous pourrons immédiatement en rechercher la cause et nous attaquer au problème. Les employés qui déclarent n’avoir reçu aucune paye peuvent s’attendre à ce que leur cas soit traité dans les trois jours suivants.

La meilleure façon de signaler un problème consiste à utiliser le formulaire de rétroaction, dans la page d’accueil de notre site Web.

Deuxième groupe prioritaire

En ce qui concerne le deuxième groupe prioritaire, j’ai souligné la semaine dernière qu’environ 1 100 employés éprouvaient des problèmes en ce qui concerne leurs paiements liés à des congés, par exemple les prestations de maternité, les prestations parentales, les prestations d’invalidité de longue durée, les indemnités de cessation d’emploi et les demandes de relevé d’emploi. Depuis le 18 juillet, nous avons réglé 74 cas, et nous traitons les autres le plus rapidement possible.

Des cas de ce genre continuent d’être signalés. Les employés qui signalent des difficultés relativement aux congés de ce genre peuvent s’attendre à ce que leur cas soit traité dans les six semaines.

Nous avons confirmé auprès de Service Canada que les employés en congé parental n’ont pas besoin de leur relevé d’emploi pour présenter une demande de prestations d’assurance-emploi.

Mise à jour sur les mesures prises

Le 18 juillet, j’ai aussi annoncé une série de mesures que nous adoptons pour aider les employés éprouvant des problèmes de paye et pour empêcher que d’autres difficultés surgissent.

Afin de favoriser un cheminement plus rapide des demandes de paye dans Phénix, la semaine dernière, nous avons commencé à informer les gestionnaires de tout mouvement en attente de leur intervention.

Jusqu’ici, nous avons informé environ 7 000 gestionnaires que des mouvements de paye attendaient leur approbation. Ces avis seront bientôt automatisés.

Cette semaine, nous avons accru la capacité de nos centres d’appels en en ouvrant un nouveau à Toronto; son effectif compte 100 agents, et d’autres se joindront à eux. Ce centre permettra à tous les employés de s’entretenir avec quelqu’un sans subir une longue attente, tout en réduisant le fardeau imposé à Miramichi et en réduisant le nombre d’appels interrompus.

Hier, le centre a reçu 2 500 appels. Aucun n’a été interrompu, et le délai d’attente moyen a été de quatre minutes.

Les agents des centres d’appels pourront fournir des mises à jour sur la date où l’on traitera les demandes de paye et sur le temps qu’il faudra pour les régler. Les interlocuteurs qui auront des questions plus complexes sur la paye seront aiguillés vers un conseiller en matière de paye au moyen d’un formulaire sur l’état d’avancement des cas.

Un conseiller en rémunération du Centre des services de paye rappellera dans les 48 heures les employés qui auront signalé des problèmes faisant partie des premier et deuxième groupes prioritaires.

En plus de faciliter l’accès à l’information pour les employés, cette approche accordera à nos conseillers en rémunération spécialisés davantage de temps pour travailler à la résolution des problèmes de paye.

En outre, des outils améliorés et d’autres cours sont mis au point et offerts aux employés et aux gestionnaires de SPAC et d’autres ministères.

Le premier jeu d’outils comprendra des instruments de travail, des didacticiels et des activités diffusées sur le Web, et il sera largement mis à la disposition de toute la fonction publique au cours des prochaines semaines.

Par ailleurs, SPAC et l’école de la fonction publique du Canada collaborent à la création d’autres cours obligatoires pour aider les employés et les gestionnaires.

Nous élaborons aussi, à l’intention des gestionnaires, une trousse d’outils contenant du matériel de référence, comme des listes de vérification et des conseils, l’objectif étant d’aider les employés aux prises avec des problèmes de paye. Cette trousse sera offerte aux gestionnaires par l’intermédiaire du service des ressources humaines de chaque ministère.

Au cours des prochains mois, nous apporterons aussi des améliorations planifiées au logiciel Phénix; elles renforceront l’automatisation et réduiront ainsi le nombre d’étapes manuelles nécessaires, tout en comprimant les échéanciers.
Nous avons déjà apporté des changements pour accélérer les mouvements. Par exemple, le système de paye reconnaît maintenant les niveaux de la rémunération d’intérim et les modifie automatiquement de manière que le bon taux soit appliqué.

Nous examinons aussi nos processus pour garantir aux employés un traitement équitable. Par exemple, nous révisons les avis adressés aux employés qui ont reçu des paiements en trop, afin d’en accroître l’utilité et d’en faciliter la compréhension.

La semaine dernière, j’ai signalé que deux cas d’atteinte à la vie privée associés au système de paye Phénix avaient été réglés. Le 26 juillet, on m’a communiqué d’autres cas d’atteinte à la vie privée, en vertu desquels quatre employés fédéraux ont accédé aux noms et aux codes d’identification de dossier personnel d’employés d’autres ministères. Nous en avons informé le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée.

Après avoir évalué ces cas d’atteinte à la vie privée, notre unité des enquêtes spéciales a indiqué que le risque inhérent est considéré très bas. J’ai ordonné à mon ministère de procéder à d’autres essais pour relever d’autres vulnérabilités potentielles.

En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et des syndicats, nous examinons des options qui nous permettraient d’appuyer les employés qui ont été confrontés à des difficultés financières à cause d’une paye inexacte ou manquante. à cet effet, le gouvernement établira un processus de réclamation pour rembourser aux employés les frais qu’ils ont déboursés. Ces frais pourraient comprendre les pénalités relatives aux défauts de paiement et les frais facturés pour provision insuffisante.

Les employés sont priés de tenir un registre des frais ainsi subis. Une fois le processus de réclamation mis sur pied, nous fournirons des instructions sur la façon de présenter les demandes de remboursement.

La semaine dernière, mon collègue, le secrétaire du Conseil du Trésor, et moi avons convoqué tous les chefs des ressources humaines, dirigeants principaux des finances et sous-ministres pour leur demander une rétroaction sur les problèmes de paye qui se posaient aux ministères. Nous sommes en train d’intégrer tous les renseignements ainsi recueillis et nous nous attaquerons aux problèmes.

Conclusion

Hier, j’ai posé la question suivante : « Et alors? Est-ce que les employés ont été payés aujourd’hui? » En fait, plus de 294 000 employés ont reçu leur paye normale hier, et près de 35 000 employés ont reçu des paiements d’autres types, par exemple au titre des services supplémentaires.

La ministre Foote et moi avons rendu visite au Centre des services de paye de Miramichi hier, et nous avons rencontré ses vaillants employés.

Cette visite nous a donné la chance de remercier le personnel pour son excellent travail et de l’encourager à poursuivre dans la même voie.

Nous avons été en mesure d’admettre aux employés du Centre des services de paye qu’ils ne sont pas responsables de la présente situation. Nous les avons remerciés de la façon dont ils se sont serré les coudes pour veiller à ce que les fonctionnaires fédéraux des quatre coins du pays reçoivent la rémunération qui leur est due.

Nous avons progressé au cours de la dernière semaine, mais nous avons encore beaucoup de pain sur la planche. J’adresse le message suivant aux employés : si vous éprouvez des problèmes relatifs à la paye, veuillez communiquer avec nous pour que nous puissions vous aider dès que possible.

Surtout, n’hésitez pas à demander une avance de salaire d’urgence si vous éprouvez des difficultés financières à cause de cette situation.

En outre, discutez avec votre gestionnaire du soutien qui vous est offert si vous avez du mal à vous en sortir. Les difficultés financières ont des effets bien concrets sur la vie des gens.

Pour terminer, je remercie nos partenaires ministériels de leur soutien continu et je remercie aussi tous les employés de leur patience pendant que nous prenons les mesures nécessaires pour remédier à la situation.

Je vous remercie de votre temps.