Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 7 septembre 2016

Bonjour à toutes et à tous, et merci de vous joindre à nous de nouveau pour une mise à jour sur les progrès réalisés en vue de régler les problèmes liés à la paye de la fonction publique.

Tout d'abord, permettez-moi de dire aux fonctionnaires que les problèmes de paye que nous éprouvons à l'heure actuelle sont inacceptables et que nous travaillons avec acharnement pour les régler.

Groupes de priorité

En premier lieu, j'aimerais souligner que plus de 293 000 fonctionnaires ont reçu une paye aujourd'hui.

Maintenant, je ferai le point sur nos groupes de priorité.

Les cas de priorité 1 touchent les employés qui ont communiqué avec nous pour signaler le fait qu'ils n'ont pas reçu de paye du tout. Depuis la dernière séance d'information, 59 nouveaux cas d'employés qui auraient dû recevoir une paye, mais qui n'ont rien reçu ont été signalés. Tous les employés visés ont reçu une paye aujourd'hui ou vont la recevoir au prochain jour de paye.

Les cas de priorité 2 visent les employés dont la paye a été touchée après qu'ils ont pris congé ou quitté la fonction publique. Depuis la dernière séance d'information, nous avons reçu 335 nouveaux cas dans cette catégorie. En règle générale, la résolution de ces cas prend entre quatre et six semaines, mais nous déployons tous les efforts pour les traiter le plus rapidement possible.

Il est important de noter que nous nous attendons à ce que le nombre de cas de priorité 1 et de priorité 2 varie au fil du temps. Malgré toute notre volonté de réduire ce nombre à zéro, nous pensons que nous aurons toujours à traiter un nombre relativement faible de problèmes de paye étant donné le flux constant d'arrivées, de départs et de mutations au sein de la fonction publique et la complexité de la paye de la fonction publique. C'était le cas avant la mise en œuvre de Phénix; toutefois, la décentralisation de la paye à cette époque faisait en sorte qu'il nous était impossible de déterminer clairement le nombre de problèmes qui se manifestaient ou l'efficacité à laquelle ces problèmes étaient réglés. Au fil du temps, un niveau de référence sera établi pour les problèmes de paye, et il importera de le maintenir le plus bas possible et de déceler et de traiter les cas le plus rapidement possible.

À ce sujet, je tiens à rappeler encore une fois aux employés qu'ils peuvent demander des avances de salaire d'urgence, soit à l'interne par l'intermédiaire de leur ministère, soit à l'aide de notre formulaire de rétroaction sur Phénix. Ces paiements peuvent être émis dans les 24 à 48 heures. Les employés qui ont de la difficulté à obtenir une telle avance peuvent communiquer avec nous au moyen de notre formulaire de rétroaction.

Le groupe de priorité 3 concerne l'arriéré, c'est-à-dire les employés qui reçoivent leur paye normale, mais pas leurs paiements supplémentaires, par exemple au titre de la paye pour services supplémentaires, d'une nomination intérimaire ou d'une promotion.

Depuis que nous avons commencé à faire le point sur nos progrès en juillet, le nombre de cas réglés augmente progressivement. En juillet, nous avons traité environ 1 500 cas par période de paye. L'augmentation a par la suite été constante, 2 000 cas ayant été résolus au début août, puis 3 000 à la dernière période de paye. Depuis, nous avons plus que doublé notre production : 6 500 cas ont été fermés. En date d'aujourd'hui, nous avons résolu environ 14 500 cas de l'arriéré. Il en reste donc un arriéré de 67 500 cas à régler. Nous pouvons attribuer la hausse progressive du nombre de cas résolus à l'augmentation du nombre d'employés dans nos unités de paye et à la période de temps qui leur est nécessaire pour devenir pleinement fonctionnels. Permettez moi d'expliquer les mesures que nous prenons à l'égard de nos bureaux satellites pour nous assurer de respecter l'objectif du 31 octobre.

Bureaux satellites

À l'heure actuelle, le bureau de Gatineau compte 120 employés, et 33 autres devraient se joindre à eux au cours des prochaines semaines. Notre nouvel objectif consiste à porter à 250 le nombre d'employés qui s'occupent de l'arriéré.

En ce qui concerne les autres bureaux satellites, les bureaux de Shawinigan, Winnipeg et Montréal comptent 96 employés pour un total de 216.

Il est important de noter qu'il faut plusieurs semaines pour que les nouveaux conseillers en rémunération soient complètement formés. C'est donc dire que même s'il y a un nombre croissant de conseillers dans nos bureaux, il faudra encore du temps pour traiter tous les mouvements de paye. Notre vitesse d'exécution reposera sur le nombre de conseillers embauchés, la rapidité avec laquelle ils terminent leur formation et se familiarisent avec le travail à accomplir ainsi que la complexité de chacun des dossiers de paye. La bonne nouvelle, c'est que nous constatons que nos bureaux satellites sont de plus en plus opérationnels et traitent de plus en plus de transactions à tous les jours. Pour cette raison, nous croyons que la majorité des mouvements de paye dans l'arriéré seront traités entre la fin de septembre et la fin d'octobre, lorsque la majorité de nos conseillers en rémunération traiteront les cas au maximum de leur capacité. Le graphique qui figure à l'écran montre nos prévisions quant aux progrès visant à éliminer l'arriéré.

Nous avons promis de garder en place les bureaux satellites tant que nous en aurons besoin. Nous voulons que ces bureaux nous aident à atteindre un état de stabilité après que l'arriéré aura été éliminé. Autrement dit, ils resteront en place jusqu'à ce que nous atteignions nos normes de service et une productivité optimale et jusqu'à ce les utilisateurs de Phénix maîtrisent parfaitement le système.

Le personnel de notre centre d'appels continue à répondre aux questions d'ordre général et à consigner les problèmes de paye des employés. Le centre reçoit en moyenne 1 200 appels par jour, et le délai d'attente est d'environ cinq secondes.

Coûts

L'augmentation du nombre d'employés dans nos bureaux de paye a une incidence sur nos coûts totaux. Lorsque nous avons mis sur pied notre bureau satellite à Gatineau, nous envisagions l'embauche de 100 employés seulement.

Depuis, nous avons plus que doublé le nombre de conseillers en rémunération temporaires embauchés, ouvert trois autres unités de paye et accru la capacité de notre centre d'appels. Nous avons également renforcé notre effectif dans d'autres secteurs pour faciliter la rationalisation de nos processus opérationnels et pour mieux soutenir les ministères ayant besoin d'une assistance technique ou de formation.

À l'heure actuelle, nous croyons que les coûts ponctuels de Services publics et Approvisionnement Canada pour cette année s'élèveront entre 45 et 50 millions de dollars. (Ces coûts ne comprennent pas les coûts associés au processus de réclamations dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.) Essentiellement, ces chiffres signifient que pour cette année, nous ne réaliserons pas la totalité des économies de 70 millions de dollars que nous avions prévues sur une base annuelle aux termes de notre initiative de transformation de la paye.

Je tiens à faire savoir que nous nous engageons à payer nos employés. Je suis convaincue que nous réaliserons des économies à l'avenir, mais pour l'instant, notre objectif est de remettre sur les rails le système de paye et de faire en sorte que les employés touchent un salaire.

Travailler avec les autres ministères

Nous continuons de collaborer avec les autres ministères et organismes en vue de les aider à utiliser Phénix avec efficacité et de mieux comprendre les problèmes qui découlent de la transformation de la paye.

Le 12 septembre prochain, mes collègues du Secrétariat du Conseil du Trésor et moi-même rencontrerons de nouveau les dirigeants principaux des finances et les chefs des ressources humaines. Ces rencontres, qui seront tenues régulièrement, nous donneront l'occasion de discuter des problèmes, de bien cerner les causes profondes de ces problèmes et de trouver des solutions possibles.

Nous organisons des séances d'information ciblées à l'intention des représentants des ressources humaines des ministères et organismes. Ces séances seront animées par des experts. Au total, 14 séances d'information sont prévues en septembre et porteront sur les trois principaux enjeux signalés par les utilisateurs à l'heure actuelle, c'est à dire :

• la séquence de la saisie des données dans le système;
• le traitement d'une nomination intérimaire complexe et
• la correction d'une erreur de saisie de données.

Les séances miseront aussi sur l'importance générale de l'opportunité de la saisie des données, et permettront aux participants d'obtenir trucs et astuces liés au système. Vendredi dernier, une séance pilote a eu lieu. Beaucoup de participants y ont pris part et ont fourni de très bons commentaires. Ces séances nous aident aussi à modifier notre matériel didactique et à revoir les améliorations qui s'appliqueront au système. Nous continuerons de prendre le pouls des autres ministères et organismes pour veiller à ce qu'ils deviennent plus à l'aise avec le système.

De plus, nous mettons continuellement à jour notre site Web en y ajoutant divers outils à l'appui, tels que des questions fréquemment posées et des guides techniques. Nous veillons à ce que l'information qui figure sur notre site soit à jour et adaptée aux besoins des utilisateurs de Phénix. Nous prenons également une approche proactive, en envoyant des renseignements à nos réseaux de représentants de Phénix et des ressources humaines des autres ministères, pour qu'ils puissent ensuite communiquer ces renseignements à leurs collègues. Cet échange d'information permettra d'éviter que des problèmes liés à des erreurs de saisie de données ne surgissent.

État de stabilité

Nous visons toujours à obtenir un état de stabilité où les demandes de paye sont traitées de façon efficiente et uniforme, avec peu d'erreurs. Ce processus n'a rien de simple, et les progrès peuvent parfois sembler être lents, mais nous constatons déjà des résultats positifs.

Par exemple, le délai de traitement des paiements supplémentaires, comme au titre de la paye pour services supplémentaires, d'une nomination intérimaire et d'une promotion, s'établissait en moyenne à 55 jours dans l'ancien système. Si nous laissons de côté les cas de l'arriéré et prenons pour exemple les nouvelles demandes saisies dans Phénix, la plupart de ces mouvements sont maintenant traités dans un délai d'au plus 15 jours. Nous prévoyons que ce délai sera la norme lorsque nous aurons atteint l'état de stabilité.

Il est vrai que le nombre d'employés qui éprouvent des problèmes de paye est encore beaucoup trop élevé, mais nous constatons tout de même des améliorations grâce au nouveau système. Dès que nous aurons relevé les défis du moment, nous commencerons à voir des améliorations considérables dans notre capacité à traiter les payes plus rapidement.

Collaboration avec les syndicats

Nous continuons aussi à collaborer étroitement avec les agents négociateurs pour trouver des solutions en vue d'atteindre notre état de stabilité. Je voudrais réitérer notre reconnaissance du temps et du dévouement qu'ils consacrent dans l'atteinte de notre objectif commun, c'est-à-dire nous assurer que les employés sont payés.

Un nouveau comité, composé de membres des syndicats et de la gestion, pourra aider à déterminer d'autres occasions d'amélioration. Je suis heureuse de dire que nous tiendrons prochainement la première rencontre de ce comité mixte. Le comité sera coprésidé par ma collègue Yaprak Baltacıoğlu, secrétaire du Conseil du Trésor, et Robyn Benson, de l'Alliance de la Fonction publique du Canada, et offrira un forum de discussions sur divers enjeux liés à Phénix et les solutions possibles à ces enjeux. En plus d'offrir un forum où il y aura régulièrement des mises à jour, le comité permettra aux participants de faire part des commentaires formulés par les employés et de discuter de solutions possibles.

Comme vous le savez, en collaboration avec les ministères, organismes et sociétés d'État touchés, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada travaille à la mise en place d'un processus distinct de réclamations pour que les employés puissent être remboursés pour les frais subis. Nous prévoyons que le processus sera mise en place la semaine prochaine.

En outre, comme il a été souligné précédemment, nous mettons en place un processus pour que les employés puissent rembourser de façon juste et équitable un trop payé salarial qu'ils auraient reçu. Cela signifie que nous procéderons au recouvrement d'un trop-payé sur plusieurs périodes de paye, mais seulement une fois que les problèmes de paye de l'employé concerné seront réglés.

Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada

Permettez-moi de dire quelques mots sur la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. J'ai participé au lancement de cet événement ce matin et cela a été un grand succès. Je suis heureuse d'être la coprésidente de la Campagne cette année. Des employés ont exprimé des préoccupations quant à l'incidence possible de Phénix sur la Campagne de charité, et on peut le comprendre.

D'abord, je tiens à dire que depuis sa mise en œuvre, Phénix prélève des contributions sans aucun problème. Puis, pour faire en sorte qu'il n'y ait pas de problèmes de prélèvement, nous avons mis le système à l'essai et n'avons constaté aucun problème quant aux contributions qui commenceront en janvier 2017 pour la Campagne de cette année.

D'année en année, les fonctionnaires ont témoigné leur bienveillance pour autrui en appuyant les nombreux organismes de bienfaisance dans leur communauté. Je suis convaincue qu'une fois de plus, nous reverrons cette immense générosité se manifester dans l'ensemble du gouvernement.

Centre des services de paye

En terminant, je reconnais que cette situation est frustrante et stressante pour les employés qui éprouvent encore des problèmes avec leur paye. Nous travaillons d'arrache-pied pour régler vos problèmes, nous constatons des progrès et le nombre de cas à traiter ne cesse de diminuer. Je vous remercie de continuer à faire preuve de patience et de compréhension.

Je tiens également à souligner le travail des employés de notre Centre des services de paye, qui consacrent des journées entières et de longues heures à aider leurs collègues de l'ensemble du gouvernement. Nous savons que les temps sont difficiles pour eux, et nous les appuyons de toutes les manières possibles. Je communique moi-même régulièrement avec eux.

Je vous remercie de votre intérêt continu envers les problèmes de paye. Je suis maintenant disposée à répondre à vos questions.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada