Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 5 octobre 2016

Bonjour à toutes et à tous, et merci de vous joindre à nous une fois de plus pour notre mise à jour sur la paye du gouvernement. Je suis heureuse d’être accompagnée de mes collègues Alfred Tsang et Ryan Pilgrim du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ils sont ici aujourd’hui pour répondre à vos questions sur le processus de réclamation des frais encourus en raison de problèmes liés à la paye dans la fonction publique.

Groupes de priorité

Nous continuons d’observer des progrès constants dans l’élimination de l’arriéré qui comprenait des mouvements de paye pour plus de 80 000 employés.

Depuis ma dernière mise à jour, nous avons réglé 38 228 cas d’employés au total, ce qui représente près de 50 % de la charge de travail originale, tel que prévu dans notre plan.

Nos conseillers en rémunération travaillent sans relâche pour régler ces cas, et nous demeurons sur la bonne voie pour éliminer l’arriéré d’ici la fin octobre. Comme je l’ai déjà mentionné, de telles prévisions sont fondées non seulement sur une estimation du volume de travail et les taux de résolution, mais elles dépendent aussi de plusieurs facteurs qui pourraient avoir une incidence sur nos progrès.

La complexité de chaque cas varie et n’est pas réellement connue jusqu’à ce que le dossier individuel soit ouvert. Lorsqu’un cas précis est complexe et doit faire l’objet de plusieurs mouvements de paye, un délai supplémentaire s’impose, évidemment, pour le régler.

L’autre facteur pouvant avoir une incidence sur les progrès réalisés est la performance du système. Nous avons récemment été confrontés à quelques problèmes informatiques intermittents qui ont ralenti le système. Ces problèmes n’étaient pas toujours directement liés au logiciel de Phénix.

Services publics et Approvisionnement Canada a travaillé avec diligence avec nos partenaires afin d’examiner à fond ces problèmes. Nous en avons attaqué les causes fondamentales et constatons une bien meilleure performance du système. Nous surveillons désormais le système sur une base horaire, et nous prendrons les mesures appropriées pour veiller à ce que nous puissions accéder aux cas relatifs à la paye et les régler aussi rapidement que possible.

Un autre aspect du système de paye qui demeure prioritaire est la protection de la vie privée. Vendredi dernier, nous avons recensé un cas selon lequel les conseillers en rémunération de l’ensemble du gouvernement avaient accès à des renseignements sur la paye de certains ’employés. Normalement, les conseillers en rémunération n’ont accès qu’aux renseignements applicables à leur propre organisation, ou à plusieurs organisations en ce qui concerne Miramichi. Toutefois, dans ce cas, ils avaient été en mesure d’accéder aussi à des renseignements qui concernent d’autres ministères et organismes. Dès que l’incident a été décelé, nous avons pris des mesures correctives. Nous avons rétabli les bons niveaux d’accès et avons aussi signalé l’incident au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le risque associé à cet incident est faible, et je partage ces informations avec vous, car nous avons à cœur la transparence et l’ouverture en tout ce qui concerne la protection de la vie privée.

Quant aux cas de priorité 1 et 2, nous continuons d’observer un nombre faible de problèmes signalés. Depuis ma dernière mise à jour, nous avons reçu 41 nouveaux cas de priorité 1. Tous les employés visés ont été payés aujourd’hui ou le seront lors du prochain jour de paye.

Nous avons également reçu 173 nouveaux cas de priorité 2, qui seront réglés dans les six prochaines semaines.

Comme je l’ai déjà indiqué, étant donné la taille et la complexité du système de paye, nous nous attendons à ce qu’un nombre stable de problèmes de paye continue de se dégager. Cette situation est difficile à éviter dans un système complexe comme le nôtre.

J’aimerais maintenant mettre l’accent sur deux points importants.

D’abord, le système de paye du gouvernement connaissait des problèmes avant la mise en œuvre de Phénix. Auparavant, nous n’avions aucun moyen de relever tous les problèmes et de veiller à ce qu’ils soient réglés. Nous avons maintenant la capacité de surveiller les problèmes et de nous assurer que les employés reçoivent rapidement de l’aide.

Ensuite, j’entends encore des gens confondre l’élimination de l’arriéré et l’élimination de l’ensemble des problèmes de paye. Les deux aspects sont liés, mais distincts. Nous demeurons résolus à réduire au minimum le nombre de nouveaux problèmes de paye; toutefois, même si le taux d’erreurs sera très faible, des problèmes de paye continueront à être signalés après l’élimination de l’arriéré.

De plus, après l’élimination de l’arriéré, nous entrerons dans une phase de transition qui nous mènera à notre état de stabilité.

Cela dit, lorsque les cas plus anciens seront fermés, nous disposerons de plus de 200 ressources supplémentaires pour nous aider à accélérer nos progrès vers l’atteinte de l’état de stabilité, où le système de paye fonctionnera de façon efficace et sûre, en générant le moins de problèmes possible.

Améliorations apportées au système

Comme je l’ai déjà expliqué, nous ne traitons pas encore les mouvements de paye aussi rapidement que nous le ferons lorsque nous aurons atteint notre état de stabilité. Dans le cadre de notre stratégie visant à atteindre cet état, nous apportons continuellement des améliorations à la technologie et travaillons à ce que les utilisateurs de Phénix soient bien formés.

En guise d’exemple d’amélioration, nous avons automatisé les calculs des salaires et les dates d’augmentation d’échelon, et mis en place un système d’avis pour informer les gestionnaires que des mouvements sont en attente de leur intervention. Nous avons aussi ajouté aux états des gains des renseignements sur les retenues au titre de saisie-arrêt, comme pour les pensions alimentaires pour enfants, mais nous continuons à recevoir de nombreuses plaintes sur le format des états des gains. Nous explorons des options afin de les rendre plus simples et plus clairs.

La semaine prochaine, nous mettrons en œuvre une fonction de libre-service pour que les employés puissent soumettre des heures supplémentaires accumulées au cours d’affectations intérimaires associées à des périodes rétroactives. Cette nouvelle fonction éliminera les interventions manuelles que font les conseillers en rémunération et réduira le temps nécessaire pour générer le paiement.

Nous prévoyons aussi d’autres améliorations au système au cours des prochains mois afin que les employés puissent être rémunérés plus facilement et plus rapidement.

Formation et soutien

Du côté de la formation, nous continuons à travailler en étroite collaboration avec les ministères et les organismes. Nous veillons ainsi à adapter nos processus de paye et le matériel didactique destiné à tous les utilisateurs.

À ce jour, 13 séances de formation ont été dispensées à la collectivité des ressources humaines afin de cerner les difficultés dans les processus et de trouver des manières de réduire le nombre de problèmes de paye. Et six autres séances sont prévues ce mois-ci. Nous continuerons de tenir ces séances tant qu’elles seront nécessaires.

Nous travaillons également avec l’École de la fonction publique du Canada pour améliorer et éclaircir notre matériel didactique existant et pour élaborer d’autres outils de soutien à l’intention des utilisateurs de Phénix.

Dans le cadre de ces efforts, nous nous laissons guider par la rétroaction que les employés nous transmettent au moyen de notre formulaire en ligne. Par exemple, de nombreux fonctionnaires ont demandé des renseignements sur le processus de paye et l’interprétation de leurs états des gains.

Ces renseignements étaient déjà à leur disposition, mais pas nécessairement faciles à trouver. Nous avons revu l’organisation de notre page GCpédia sur le soutien relatif à Phénix pour que les employés puissent plus facilement trouver les renseignements qu’ils cherchent, et nous continuerons d’y ajouter des outils, des fiches de renseignements et des foires aux questions pour répondre à leurs demandes de renseignements.

En outre, nous avons publié cette semaine dans GCcampus une nouvelle vidéo d’information pour les gestionnaires, qui a été produite par l’École de la fonction publique du Canada. Cette vidéo donne aux gestionnaires un aperçu rapide et ciblé des principaux processus et des principales interventions dans Phénix.

Enfin, comme je l’ai indiqué dans le cadre de notre dernière séance d’information technique, un processus de réclamation est désormais offert aux employés qui ont subi des frais, par exemple des frais pour provision insuffisante, des pénalités financières ou des intérêts, en raison des problèmes de paye liés à Phénix. Mes collègues du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont ici pour répondre à vos questions concernant le processus de réclamation et ce que nous avons vu jusqu’à présent.

Recouvrements

Comme vous le savez, tous les problèmes de paye signalés ne sont pas liés à une paye manquante. Certains employés ont reçu des trop-payés, et ils nous ont fait part de leurs préoccupations quant à d’éventuelles répercussions fiscales. Les employés qui souhaitent rembourser leurs trop-payés avant le 31 décembre 2016 afin d’éviter toute répercussion sur l’impôt doivent communiquer avec notre centre d’appels pour que nous puissions commencer le recouvrement le plus rapidement possible. Les employés qui sont préoccupés par d’éventuelles répercussions fiscales peuvent s’informer sur le sujet en visitant le site Web de l’Agence du revenu du Canada ou en composant le numéro de sa ligne d’aide.

Le gouvernement a mis en place un processus pour les employés qui ont reçu des trop-payés, prévoyant de nombreuses options de remboursement qui sauront répondre aux besoins particuliers de chaque employé touché, tout en limitant les difficultés financières connexes. De plus amples renseignements seront disponibles sous peu.

Conclusion

Pour conclure, permettez-moi de souligner que nous constatons des progrès.

Je suis convaincue que, pour les personnes qui éprouvent des problèmes avec leur paye, ces progrès semblent insuffisants. Ils sont pourtant constants et mènent à l’accroissement de l’efficacité du système de paye.

Grâce à l’introduction constante d’améliorations techniques et d’automatisations, de moins en moins d’interventions manuelles sont nécessaires. Les utilisateurs sont de plus en plus à l’aise avec Phénix. La rétroaction des conseillers en rémunération qui travaillent sur les mouvements courants est positive. De plus en plus, nous portons notre attention sur l’état de stabilité, auquel nous passerons une fois l’arriéré éliminé. Je prévois vous donner de plus amples renseignements sur ce à quoi cet état ressemblera à l’occasion de notre prochaine séance d’information technique.

Permettez-moi de répéter que nous savons à quel point la situation en cours est difficile. Nous travaillons sans relâche pour résoudre tous les problèmes de paye qu’il reste à régler, et nous apprécions la patience et la compréhension des employés de l’ensemble du gouvernement.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada