Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 14 décembre 2016

Bonjour à tous, et merci de vous joindre à nous. Aujourd’hui, Randy Hewlett, de l’Agence du revenu du Canada, est ici pour fournir de l’information sur les ressources offertes aux fonctionnaires qui pourraient subir des répercussions fiscales en raison des problèmes de paye.

Je tiens à commencer la séance d’aujourd’hui en adressant un message directement aux employés. L’année qui se termine a été très éprouvante. Je sais à quel point cette situation continue d’être difficile à vivre pour ceux d’entre vous qui sont touchés, en particulier avec la période des Fêtes qui approche. Votre patience et votre tolérance sont extrêmement appréciées. Sachez que notre priorité demeure de vous offrir du soutien et de régler les problèmes.

Je veux rappeler aux employés qu’ils peuvent demander une avance de salaire pour remplacer une paye manquante. De telles avances, qu’ils peuvent demander auprès des gestionnaires ou des conseillers en ressources humaines, peuvent être émises en 24 à 48 heures. Si, pour une quelconque raison, vous avez de la difficulté à obtenir un soutien salarial, veuillez communiquer avec nous au moyen de notre formulaire de rétroaction pour que nous puissions vous venir en aide.

Arriéré

Nous continuons de fermer des cas qui se trouvent dans notre arriéré. Étant donné la complexité de ces cas très anciens, nous progressons encore lentement. Toutefois, nous approchons un jalon important : nous avons réglé la grande majorité des cas de l’arriéré qui concernaient une cessation d’emploi ou un congé non payé de longue durée. Il était important de régler les cas de ces catégories, qui sont associés à des trop payés, car ils auraient autrement pu avoir des répercussions fiscales. Nous croyons qu’ils seront tous réglés avant la soumission des gains aux fins de la production des T4.

À ce jour, nous avons effectué des mouvements de paye pour 95 % des employés visés par l’arriéré et, à l’heure actuelle, plus de 10 000 employés sont liés à des cas restant dans l’arriéré.

Comme les cas restants concernent surtout des mutations et des affectations intérimaires, personne n’est privé de sa paye normale. Néanmoins, vu l’importance de ces cas, ils sont eux aussi confiés à une équipe de conseillers en rémunération expérimentés à Miramichi et dans les bureaux satellites.

Atteinte de l’état de stabilité

Chaque mois, le Centre des services de paye reçoit de ses 46 ministères clients un flux constant de nouveaux mouvements de paye. Ces demandes portent entre autres sur la création de comptes pour les nouveaux employés, le traitement des promotions et l'émission des derniers paiements pour les employés qui quittent la fonction publique. Par conséquent, il y a en tout temps plus de 80 000 demandes liées à la paye en attente de traitement dans le système. La plupart des nouvelles demandes liées à la paye devraient être traitées dans les 20 jours. Comme j’ai expliqué au cours de séances d’information antérieures, nous ne respectons pas nos normes de service en raison de la lenteur à laquelle les mouvements étaient traités dans les mois qui ont suivi la mise en œuvre de Phénix. Par conséquent, nous avons actuellement deux mois et demi de travail supplémentaire à traiter.

Les utilisateurs maîtrisant mieux Phénix, notre vitesse de traitement a augmenté. En fait, nous avons traité environ 100 000 mouvements par mois en septembre et en octobre. Notre capacité de traitement sera d’autant plus augmentée lorsque nous aurons éliminé l’arriéré et pourrons affecter l’ensemble de nos conseillers en rémunération au traitement des demandes de paye entrantes. En outre, des employés participant au Programme de perfectionnement professionnel à l’intention des conseillers en rémunération commenceront bientôt à traiter des cas dans le cadre de leur formation, ce qui augmentera notre capacité en matière de traitement de la paye.

Nous organisons notre travail courant en fonction de quatre priorités : cessations d’emploi, congés non payés, assurance-invalidité et nouvelles embauches. Comme je l’ai indiqué, les cessations d’emploi – en d’autres mots, les cas d’employés qui quittent la fonction publique – et les congés non payés peuvent avoir d’importantes répercussions fiscales.

Nous avons aussi organisé le travail entrant de façon à optimiser notre productivité et à traiter les cas prioritaires qui figurent dans le système et qui pourraient entraîner des difficultés financières pour les employés. Nous continuerons d’améliorer notre approche en nous inspirant de la rétroaction reçue des employés, des ministères et des syndicats. Notre objectif – et celui de tous mes collègues sous-ministres, est d’atteindre l’état de stabilité le plus tôt possible. Même si nous n’y arriverons pas du jour au lendemain, nous constatons des progrès constants.

Entretemps, nos bureaux satellites demeureront ouverts aussi longtemps que nécessaire. En rétrospective, je dois dire que la mise sur pied de ces bureaux a été cruciale.

Répercussions fiscales

Tandis que l’année tire à sa fin, nous sommes conscients que les employés qui n’ont pas reçu des paiements exacts s’inquiètent des répercussions fiscales. À juste titre, ils s’inquiètent des effets de ces trop-payés et espèrent que leurs T4 fassent état de leurs gains réels.

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, les syndicats et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour limiter les problèmes potentiels et fournir aux employés les renseignements dont ils ont besoin.

Tout d’abord, nous avons lancé un processus afin de veiller à ce que les trop-payés enregistrés dans Phénix ne s’ajoutent pas aux gains annuels des employés, peu importe si ces trop-payés ont été remboursés. Les employés qui croient avoir reçu des montants en trop devraient communiquer avec notre centre d’appels avant la fin du mois pour que nous puissions modifier leurs dossiers en conséquence.

Depuis la mi-octobre, environ 8 000 cas de trop-payés ont été portés à notre attention, et nous prenons des mesures pour qu’ils ne figurent pas dans les T4 des employés.

Un T4 modifié sera émis pour tout trop-payé signalé au cours de la nouvelle année.

Les employés devraient prendre note que, comme les avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires ne sont pas considérés comme des trop-payés, ils ne figureront pas dans leur T4, sauf pour quelques exceptions. Il s’agit d’une information importante pour les employés.

Dans le cas d’un employé dont la paye est manquante, l’impôt sur le revenu sera calculé en fonction du montant réellement reçu. Par conséquent, tout salaire versé en 2017, même s’il s’agit d’un montant qui aurait normalement été payé en 2016, sera ajouté au T4 de 2017.

Mon collègue Randy, qui prendra bientôt la parole, le confirmera : l’Agence du revenu du Canada a joué un rôle important dans les préparatifs de fin d’année.

Comme nous sommes conscients que les employés pourraient avoir des interrogations à propos des montants qui figureront dans leurs T4, nous prévoyons fournir des renseignements détaillés sur les gains et les prestations. Vous vous souvenez peut-être que j'ai déjà mentionné que les employés avaient soulevé des préoccupations quant à la compréhension de l'information sur leurs talons de chèque de paye. Bientôt, ils pourront consulter les détails de tous les paiements émis en leur nom depuis la mise en œuvre de Phénix. Ces renseignements, qui seront accessibles au moyen des applications Web sur la rémunération du gouvernement, aideront les employés à comprendre les montants reçus ou recouvrés tout au long de l’année et ainsi à confirmer l’exactitude de leur paye. Ils seront mis à jour en fonction de chaque paye, de sorte que les employés pourront toujours obtenir des renseignements pertinents sur leur paye.

Les employés qui ont des questions de nature générale sur l’impôt peuvent également consulter les sites Web de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec ou communiquer avec leurs centres d’appels.

Collaboration avec les ministères

Nous poursuivons notre collaboration étroite avec nos collègues des ministères afin d’améliorer le système. Nous nous penchons sur les cas qui ont été particulièrement problématiques, comme les cas relatifs aux retours de congé, à la cessation d’emploi, aux congés non payés, aux demandes de prestations d’invalidité et au niveau salarial des nouveaux employés et des étudiants.

Ensemble, nous trouvons des façons pour que les ministères nous aident à traiter ces types de demandes de paye plus rapidement et avec exactitude. Aussi, nous simplifions des processus pour réduire les délais de traitement et les erreurs qui pourraient se traduire par des payes manquantes ou inexactes.

Par exemple, il arrive parfois que la réactivation de la paye des employés qui retournent au travail après un congé tarde parce que les documents à cet effet sont soumis ou traités tardivement. Pour éviter qu’une telle situation se reproduise, nous envisageons de demander aux conseillers en ressources humaines des ministères et des organismes d’entrer directement les dates de retour de congé dans Phénix lorsqu’ils soumettent des demandes de congé. Le processus visant à réactiver la paye sera ainsi accéléré lorsque les employés retourneront au travail.

Nous repensons également nos processus pour que les salaires des nouveaux employés et des étudiants soient exacts. À l’heure actuelle, ces personnes, qui sont normalement des étudiants, reçoivent automatiquement le salaire correspondant au taux minimum de la fourchette salariale, ce qui n’est pas toujours exact. Les mesures prises réduiront encore une fois les délais de traitement et les erreurs susceptibles d’entraîner une paye inexacte.

Ce qui est du processus, les ministères nous transmettent des commentaires et des conseils qui orientent notre travail visant à atteindre l’état de stabilité et à renouer avec des temps de traitement normaux le plus rapidement possible. À compter de la semaine prochaine, ces mesures seront en place.

Rapports sur les progrès

Nous réalisons des progrès, et il est important que les employés puissent les constater par eux-mêmes au fil du temps. Dans la nouvelle année, nous commencerons à faire état de notre rendement général.

Les rapports mensuels seront publiés en ligne et permettront de suivre l’évolution de nos temps de traitement par rapport à nos normes de service. Ils démontreront clairement le rendement offert par le système de paye et la rapidité à laquelle certains mouvements de paye sont traités.

Conclusion

Enfin, permettez-moi de répéter que nous travaillons tous très fort pour régler les problèmes et pour traiter tous les mouvements de paye des employés rapidement. La prochaine mise à jour aura lieu dans la nouvelle année.

Je tiens aussi à remercier les employés de SPAC à Miramichi, dans les bureaux satellites et ici à l’administration centrale. Un bon nombre d’entre eux travaillent jour et nuit afin que leurs collègues soient payés le plus rapidement possible.

Le soutien continu offert par tous nos partenaires conjugué à la patience et à la compréhension des employés de l’ensemble du gouvernement fédéral nous aident à y arriver.

Merci.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada