Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 11 janvier 2017

Merci de vous joindre à nous aujourd’hui pour notre mise à jour sur les progrès réalisés dans la résolution des problèmes liés à la paye. Mes collègues Alfred Tsang, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et Randy Hewlett, de l’Agence du revenu du Canada, sont avec moi aujourd’hui pour faire le point sur le traitement des réclamations et la préparation des déclarations fiscales de 2016.

Améliorations apportées au système

Aujourd’hui, j’aimerais commencer par présenter les résultats de certains travaux visant les opérations de paye. Au cours des derniers mois, nous avons préparé le système pour qu’il puisse traiter les opérations de paye à venir et offrir un meilleur soutien aux utilisateurs.

Nous avons réalisé une amélioration technique en septembre pour que Phénix puisse traiter automatiquement les paiements rétroactifs découlant des nouvelles conventions collectives.

L’automne dernier, l’Agence du revenu du Canada a signé une nouvelle convention collective, et nous avons collaboré étroitement avec l’Agence pour effectuer les ajustements salariaux et verser les paiements rétroactifs en conséquence. Aujourd’hui, quelque 35 000 employés de l’Agence ont reçu la première portion des paiements rétroactifs. Le reste des paiements rétroactifs seront versés au cours des deux prochaines périodes de paye.

Par ailleurs, nous avons effectué une série de mises à niveau du système pour tenir compte des nouveaux taux d’imposition fédéraux, provinciaux et territoriaux pour 2017 entrés en vigueur le 1er janvier et qui figurent sur l’état des gains d’aujourd’hui.

J’aimerais rappeler aux employés qu’au début de chaque année d’imposition, le montant net qui leur est versé est habituellement inférieur à celui qui leur est versé à la fin de l’année précédente. Ce changement est attribuable au fait que de nombreux employés commencent à payer les cotisations de la nouvelle année au Régime de pensions du Canada, au Régime de rentes du Québec et à l’assurance-emploi, et ceux-ci cesseront après avoir atteint le plafond des cotisations. Donc, il est tout à fait normal que la paye d’un employé ait changé puisque ces cotisations ont recommencées.

Nous avons aussi pris les mesures nécessaires pour nous assurer que Phénix pourrait traiter les retenues salariales dans le cadre de la campagne de charité de 2017. Les contributions faites par voie électronique ont été intégrées sans problème dans Phénix plus tôt ce mois ci. Les employés devraient voir leurs nouvelles contributions prélevées à partir d’aujourd’hui. La saisie manuelle des dons faits par formulaire papier reçus avant le 2 janvier est aussi terminée et les contributions apparaîtront aussi sur la paye d’aujourd’hui; ceux reçues après cette date apparaîtront plus tard. Je tiens à remercier les fonctionnaires qui ont fait preuve de tant de générosité cette année. Année après année, leur appui à Centraide/United Way permet à de nombreux organismes de poursuivre leur important travail ici même dans nos collectivités.

Nous planifions aussi mettre en place un certain nombre d’améliorations pour simplifier davantage les processus, automatiser les mouvements et réduire les délais de traitement. Par exemple, à l’heure actuelle, les mouvements de paye liés aux affectations intérimaires qui sont saisis avant la fin de la période d’intérim sont automatisés. Toutefois, si la période d’intérim est achevée, le mouvement doit être calculé à la main. Cette amélioration apportée au système est importante puisque le traitement des affectations intérimaires représente environ 25 % de notre volume de travail. En les automatisant, nos conseillers en rémunération pourront alors se concentrer à traiter d’autres mouvements plus rapidement.

Les paiements liés aux heures supplémentaires ont déjà été automatisés. Depuis juillet, environ un demi-million de mouvements liés aux heures supplémentaires ont été traités automatiquement pour 120 000 employés, et ce, sans aucune intervention de la part des conseillers en rémunération à Miramichi. Ceci n’était pas le cas auparavant.

Progression du traitement de l’arriéré

Tout en cherchant d’autres façons d’améliorer le système de paye, nous continuons de travailler à l’élimination de notre arriéré. Nous avons traité la plupart des dossiers ayant des incidences financières ou fiscales importantes, comme les congés sans solde et les cessations d’emploi. La majorité des dossiers restants portent sur des transferts d’employés entre ministères et des affectations intérimaires.

Il y a environ 8 000 employés dont les cas figurent toujours dans l’arriéré. Bon nombre de ces employés ont plusieurs mouvements de paye. C’est pourquoi il importe de souligner que nous avons réglé au moins un mouvement de paye pour 5 000 des 8 000 employés visés par l’arriéré.

Nous travaillons sans relâche pour régler le reste des mouvements de paye le plus rapidement possible, mais beaucoup de dossiers restants sont antérieurs à Phénix. Il faut donc beaucoup plus de temps pour traiter ces anciens dossiers que les nouveaux mouvements de paye. Les conseillers en rémunération doivent faire de la recherche dans les dossiers des employés, calculer manuellement les montants dus et saisir l’information dans Phénix. Ainsi, un conseiller en rémunération peut prendre quelques jours pour fermer un cas de cessation d’emploi qui figure dans l’arriéré tandis que ce même conseiller peut traiter entre cinq et sept nouveaux dossiers de cessation d’emploi en un seul jour. C’est le défi auquel nous sommes confrontés avec les dossiers en arriéré mais nous travaillons très fort pour régler ces cas le plus rapidement possible.

Temps d’attente

Étant donné notre travail en cours sur l’arriéré, nous ne sommes pas encore en mesure d’affecter toutes nos ressources au traitement rapide des mouvements de paye entrants. Comme je l’ai déjà mentionné, nous ne respectons pas les normes de service établies, qui sont de 20 jours ouvrables pour la plupart des mouvements. Le traitement se fait mais pas aussi rapidement que nous le voudrions. À ce jour, nous commençons à voir une légère amélioration dans nos normes de service. Il reste toutefois l’équivalent d’approximativement deux mois et demi de travail supplémentaire à faire, ce qui était prévisible en raison de l’arriéré et du travail supplémentaire requis pour nous préparer en vue de la saison des impôts. Toutefois, dès que nous aurons éliminé l’arriéré et apporté d’autres améliorations au système, nous pensons accélérer le traitement et voir un retour graduel à nos normes de service établies.

Au cours des prochaines semaines, nous allons afficher nos normes de service pour que les employés puissent voir les temps d’attente prévus pour des mouvements en particulier, comme les cas d’invalidité et de congé parental.

Incidences fiscales

En décembre, j’ai parlé de notre engagement à régler les problèmes qui peuvent avoir des incidences fiscales pour les employés. Au cours du mois dernier, nous avons travaillé de façon diligente à régler le problème des versements excédentaires afin de minimiser leur incidence fiscale. Toute personne qui croit avoir reçu un paiement excédentaire doit communiquer immédiatement avec notre centre d’appels pour que nous puissions traiter son dossier en priorité. Notre but est d’empêcher tous les paiements excédentaires d’apparaître sur les T4. S’il nous est impossible de traiter tous ces dossiers avant l’émission des T4, les employés recevront des feuillets T4 amendés.

Nous avons appris que les employés peuvent avoir des questions concernant les montants sur leurs états des gains. Les employés nous ont aussi dit qu’il n’y avait pas assez de détails sur leurs états des gains afin qu’ils puissent réconcilier les montants reçus ou recouvrés. À partir d’aujourd’hui, des états des gains plus détaillés sont disponibles. En plus des détails déjà fournis sur les états des gains actuels dans Phénix, le nouveau format donnera aux employés une ventilation détaillée des revenus. Au lieu d’une somme globale, l’état montrera une ventilation de la rémunération régulière, des heures supplémentaires et des paiements rétroactifs. Il fournira aussi les dates correspondant à ces montants. Il sera ainsi plus facile pour les employés de vérifier l’exactitude de leur paye.

D’ici la mi-février, nous prévoyons rendre disponible cette information détaillée pour tous les paiements reçus en 2016. Les employés auront donc tous les renseignements nécessaires pour vérifier l’exactitude de leur revenu imposable.

Nous veillons par ailleurs à ce que le centre d’appels soit entièrement préparé à répondre aux questions des employés concernant les impôts. Les agents du centre répondront aux questions générales sur les T4. Les employés qui auront des questions plus précises recevront un appel d’un spécialiste de Services publics et Approvisionnement Canada. Au besoin, les employés pourront communiquer avec des spécialistes de l’Agence du revenu du Canada pour les questions relatives aux impôts. Les employés peuvent aussi obtenir de l’aide directement de l’Agence en visitant son site Web ou en appelant son centre d’appels.

Soutien supplémentaire

Nous savons qu’il est crucial d’avoir des conseillers formés et expérimentés à notre Centre des services de paye et à nos bureaux satellites pour atteindre un état de stabilité. Nous avons 40 stagiaires qui ont été recrutés il y a un an et qui termineront notre programme de formation d’ici la fin du mois. Ils vont participer aux activités du Centre des services de paye à Miramichi en tant que conseillers en rémunération à part entière. De plus, les 90 nouveaux stagiaires embauchés en octobre commenceront leur formation pratique ce mois-ci. Cela signifie qu’ils apporteront une aide supplémentaire alors que nous visons toujours à obtenir un état de stabilité.

Je tiens à remercier les ministères et agences qui nous fournissent des conseillers expérimentés pour soutenir nos efforts. Nous continuons de faire tout ce qui est nécessaire pour résoudre les problèmes de paye le plus rapidement possible. J’en profite aussi pour souligner la contribution des syndicats dans la résolution des enjeux de paye auxquels font face nos employés.

Conclusion

En terminant, je veux remercier les employés qui travaillent fort pour assurer le traitement de la paye et apporter des améliorations à Phénix et aux processus connexes. Nous faisons des progrès.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada