Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 8 février 2017

Bonjour à tous et merci de vous joindre à nous pour notre mise à jour régulière sur Phénix.

Trop-payés

J’aimerais commencer en me penchant sur les informations récentes parues dans les médias au sujet des trop-payés.

Comme je l’ai déjà mentionné, nous ne traitons pas rapidement les mouvements de paye, ce qui signifie que beaucoup d’employés qui ont quitté la fonction publique ou qui ont changé d’emploi continuent à percevoir une paye qui aurait dû prendre fin lors de la cessation d’emploi.

Ceci dit, tous les trop-payés seront recouvrés dès que ces mouvements non réglés seront traités. Lorsque nous traitons un cas de trop-payé, nous communiquons avec les employés concernés pour s’assurer qu’ils sont au courant de la situation et leur offrir des options de remboursement afin de réduire au minimum le fardeau financier.

Il est important de mentionner qu’il existait aussi des trop-payés dans l’ancien système de paye. Par exemple, en 2015 (avant Phénix), nous avons recensé plus de 78 millions de dollars en trop-payés. Au fil du temps, ces situations devraient se faire de plus en plus rares, car le système qui est maintenant en place signale tous les paiements de plus de 10 000 $ afin que les ministères et organismes puissent valider ces montants avant que les paiements ne soient versés.

Notre priorité demeure le versement d’une paye exacte et en temps opportun aux employés.

Répercussions fiscales

En ce qui a trait aux impôts, étant donné que, la semaine prochaine, certains employés auront accès à leur feuillet d’impôt, je voudrais commencer en soulignant les cinq étapes que les employés devraient suivre pour remplir leur déclaration de revenus.

La première chose à faire est d’obtenir le feuillet T4 ou Relevé 1, qui sera publié pendant la semaine du 13 février dans Phénix. La deuxième chose à faire est de consulter le dernier état des gains de 2016, qui est affiché dans le site Web des applications Web de la rémunération. Ces documents contiennent les renseignements sur tous les paiements reçus en 2016. Troisièmement, les employés devraient comparer ces deux documents pour s’assurer que les montants qui figurent sur l’état des gains correspondent à ceux qui figurent sur le feuillet d’impôt. Pour obtenir de l’aide afin de savoir comment faire cette comparaison, vérifiez notre site Web la semaine prochaine.

Si ces documents affichent les mêmes renseignements, les employés peuvent préparer leur déclaration de revenus, comme ils le faisaient auparavant.

Toutefois, les employés qui constatent une différence entre les montants inscrits sur l’état des gains et ceux qui figurent sur le feuillet d’impôt doivent consulter les questions et réponses en ligne, en guise de quatrième étape. Ils y trouveront une variété de scénarios fiscaux. De plus, je suis heureuse d’annoncer que nous avons élaboré un guide complet pour les impôts de 2016 en collaboration avec les syndicats, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l’Agence du revenu du Canada. Il sera disponible sur notre site web sous peu.

Enfin, comme cinquième étape, les employés qui ont toujours des questions au sujet de leurs revenus ou de leurs impôts devront communiquer avec notre centre d’appels. Les employés dont la paye n’est pas traitée par le Centre des services de paye doivent d’abord communiquer avec leur ministère. Toutefois, s’ils communiquent avec notre centre d’appels, les agents les redirigeront aux unités de conseillers en rémunération de leur ministère respectif pour qu’ils obtiennent des réponses à leurs questions.

Les agents du centre d’appels ont reçu une formation spéciale afin d’aider les employés à comprendre l’information fournie sur les états des gains et les feuillets d’impôt. Les employés qui ont des questions plus détaillées au sujet de leurs revenus seront redirigés vers un membre du groupe de soutien spécialisé de Services publics et Approvisionnement Canada. Au besoin, ces employés seront également redirigés vers des spécialistes des questions fiscales de l’Agence du revenu du Canada.

Je veux parler des deux grands problèmes liés aux impôts auxquels les employés pourraient faire face : les trop-payés et les moins-payés. Mes collègues de l’Agence du revenu du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pourront également vous fournir des renseignements plus détaillés.

Commençons par les trop-payés. À l’automne, vous vous souviendrez que nous avons communiqué avec les employés et avons demandé à ceux qui avaient reçu des trop-payés et qui souhaitaient éviter que ce montant ne figure sur leurs feuillets d’impôt de 2016 de téléphoner à notre centre d’appels avant le 31 décembre. Presque tous les employés qui ont communiqué avec nous ne présenteront aucun trop-payé sur leurs feuillets d’impôt de 2016, que le montant en trop ait été entièrement remboursé ou non.

Il y a eu peu de mouvements complexes de trop-payés qui n’ont pu être traités avant le 31 décembre. Pour ces employés touchés, et pour les employés qui n’ont pas communiqué avec nous, les trop-payés pourraient figurer sur les feuillets d’impôt. Les employés qui sont dans cette situation devraient tout de même remplir leur déclaration de revenus comme ils le feraient habituellement, mais ils doivent communiquer avec nous si ce n’est pas déjà fait. Nous leur transmettrons alors un feuillet modifié, sur lequel les trop-payés seront corrigés. Quiconque reçoit un feuillet d’impôt modifié après avoir transmis sa déclaration de revenus n’aura pas à remplir de nouveau sa déclaration. Nous transmettrons les renseignements corrigés à l’Agence du revenu du Canada, et celle-ci rajustera la déclaration de revenus. Les employés qui recevront un feuillet d’impôt modifié avant d’avoir rempli leur déclaration de revenus devraient utiliser ce nouveau feuillet pour remplir leur déclaration.

En ce qui concerne les moins-payés, tous les montants qui étaient dus en 2016, mais qui ont été reçus en 2017 doivent être déclarés dans la déclaration de revenus de 2017, ce qui signifie que ces employés pourraient payer moins d’impôt qu’à l’habitude pour 2016, mais plus d’impôt pour 2017. Si une telle situation a une incidence sur l’impôt à payer ou sur l’admissibilité aux prestations gouvernementales après 2017, comme la prestation fiscale pour enfants, les employés pourront soumettre une demande en vertu du processus de remboursement. Chaque demande de remboursement sera examinée sur la foi de reçus valides et d’autres documents à l’appui. Ces mesures permettront aux employés d’être bien appuyés lorsqu’ils soumettront leur déclaration de revenus. Nous surveillerons de près la situation et prendrons des mesures supplémentaires si les employés ne bénéficient pas de l’aide dont ils ont besoin.

Plan d’action pour l’avenir

Je vais maintenant parler de la paye. Dorénavant, notre priorité est le traitement rapide et la réduction des périodes d’attente. Il y a encore beaucoup trop d’employés qui attendent longtemps avant de recevoir leurs paiements. Nous visons un état de stabilité, où les normes de service sont respectées 95 % du temps. Pour ce faire, nous mettons en œuvre un plan en trois parties qui prévoit l’accroissement de la capacité, de l’efficacité et de la transparence.

Accroissement de la capacité

Puisque notre arriéré diminue de jour en jour, nous avons commencé à affecter aux mouvements entrants des conseillers en rémunération. De plus, nos équipes se concentrent sur des mouvements particuliers, de façon à atteindre et à maintenir systématiquement un état stable, un mouvement à la fois. En collaboration avec nos partenaires syndicaux, nous avons désigné les cas de congés parentaux et de congés d’invalidité comme prioritaires. Nous nous concentrons d’abord sur ces mouvements, et nous atteindrons l’état de stabilité d’ici la fin mars pour les congés parentaux et d’ici la fin avril pour les congés d’invalidité. Ainsi, les employés qui ont présentement un congé parental ou un congé d’invalidité non réglé constateront que leur cas sera réglé à l’intérieur de ces délais. De plus, pour les demandes de congés parentaux qui seront consignées dans le système en avril, et en mai pour les congés d’invalidité, nous respecterons 95 % du temps les normes de service établies de 20 jours. À ce moment-là, une fois que nous aurons atteint l’état de stabilité pour ces types de mouvements, nous nous concentrerons sur d’autres catégories, jusqu’à ce que nous atteignions l’état de stabilité pour toutes les catégories.

Accroissement de l’efficacité

En plus de disposer de plus d’employés qui travaillent sur des types de mouvements particuliers, nous allons bientôt automatiser le calcul de tous les paiements liés aux nominations intérimaires, ce qui réduira notre charge de travail et nos temps de traitement. En outre, les ministères et les organismes gouvernementaux pourront consigner, dans les semaines à venir, des renseignements importants pour les nouveaux employés, les étudiants ainsi que les employés qui reviennent d’un congé. Ainsi, la charge de travail des employés du Centre des services de paye sera réduite et bon nombre de problèmes de paye pourront être évités.

Un autre gain important de l’efficacité proviendra d’une initiative en matière d’intégration, qui sera bientôt mise en œuvre. Lorsque le système Phénix a été planifié et mis en place, nous n’avons pas suffisamment porté attention aux processus et aux pratiques que les gens allaient adopter pour interagir avec le système.

Nous nous sommes concentrés sur la technologie, et nous avons négligé la façon de travailler avec la technologie.

Comme je l’ai mentionné à la dernière séance d’information technique, nous constatons les bienfaits de l’automatisation de certains mouvements. Avant la mise en place de Phénix, le temps d’attente pour recevoir un paiement pour des heures supplémentaires travaillées variait énormément. Les employés pouvaient même attendre des mois avant d’être rémunérés. À l’heure actuelle, dès que le temps supplémentaire est consigné et approuvé dans le système, l’employé est rémunéré lors de sa prochaine paye. Ces types de mouvements ne sont plus envoyés au Centre des services de paye aux fins de traitement.

Il est clair que nous devons continuer d’améliorer le traitement des mouvements de la paye au sein du Centre des services de paye. Toutefois, lorsque nous examinons les causes premières des problèmes de paye, il est évident que nous devons rajuster la façon dont nous travaillons en dehors du Centre des services de paye. Plus précisément, nous devons examiner le processus de bout en bout.

C’est la raison pour laquelle une tierce partie spécialisée procédera à une évaluation afin de déterminer les processus, les comportements et les pratiques qui peuvent être ajustés ou modifiés pour éviter les retards dans la rémunération et accroître l’efficacité du traitement. Notre objectif est d’assurer la synchronisation optimale de toutes les parties du système de rémunération, du début à la fin, afin que les employés bénéficient chaque fois d’une rémunération exacte fournie en temps opportun.

Pour m’aider à atteindre cet objectif, M. Neil Yeates s’est joint à mon équipe à titre de conseiller principal. Il travaillera avec les ministères et les organismes fédéraux pour les aider à adopter de nouveaux processus et de nouvelles pratiques de travail.

Accroissement de la transparence

La troisième composante de notre plan est la transparence. Aujourd’hui, nous avons affiché notre premier tableau de bord mensuel de la rémunération à la fonction publique. Le tableau de bord informe les employés sur nos processus par rapport à nos normes de service, et il présente les temps d’attente estimatifs pour divers types de mouvements. Comme je l’ai mentionné, nous visons à atteindre les normes de service catégorie par catégorie. Par conséquent, les employés pourront voir des améliorations sur une base mensuelle. Je sais que le temps estimé pour traiter les mouvements frustra certains employés, surtout ceux qui attendent depuis longtemps le règlement de leur cas. Nous travaillons fort, et nous accélérerons le rythme partout où cela sera possible. Je rappelle à tous les employés qui éprouvent des difficultés financières qu’ils ont accès à des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires. Il n’y a donc pas de raison pour que quiconque soit sans rémunération.

Tout comme il est important pour nous d’être transparents dans nos démarches, il est aussi primordial pour nous de fournir aux employés des renseignements fiables et utiles. Nous sommes d’avis que le tableau de bord évoluera dans le temps, et nous anticipons recevoir des commentaires de la part des employés pour ensuite pouvoir l’améliorer.

Conclusion

Je voudrais conclure en vous disant qu’au cours des semaines qui viennent, vous commencerez à remarquer des changements et des améliorations. Il y a encore beaucoup à faire. Toutefois, nous accélérons le rythme.

Merci de votre patience continue.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada