Programme des Forces canadiennes pour un soutien augmenté d'un entrepreneur II (CANCAP II)

Table des matières

1. Contexte et introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé comme le Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour le programme des Forces canadiennes pour un soutien augmenté d'un entrepreneur II (CANCAP II) pour le Ministère de la Défense nationale, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par la Demande d'offre numéro W848C-119000/E. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l'examen de la demande de renseignements (DR) et se poursuivant avec l'examen de la demande de proposition (DP), l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Le présent rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour les services d'une entreprise pour fournir aux Forces canadiennes (FC) la flexibilité opérationnelle par une capacité augmentée d'un entrepreneur en soutien aux opérations de déploiement à l'étranger.

Le contrat CANCAP II sera basé sur des autorisations de tâches pour les services déployés de même qu'une composante de prix plafond pour les services de gestion de programme dans la région de la Capitale nationale. Les services déployés seront requis sur une base « au gré  des besoins ».

La portée des services à fournir couvrira les domaines de gestion de programme, services alimentaires, gestion du matériel et distribution, systèmes de communication et d'information, entretien d'équipement (terre), transport, gestion d'hébergement et soutien, génie en construction, alimentation et distribution d'électricité, approvisionnement et distribution d'eau, gestion des déchets, exploitation et entretien des installations, entretien des routes et terrains, services de protection des incendies, soutien en géomatique, services environnementaux, disposition des explosifs, services de sécurité, services aux aéronefs et terrains d'aviation, et services mortuaires.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement pour sélectionner une entreprise pour fournir aux Forces canadiennes (FC) une flexibilité opérationnelle par une capacité augmentée de l'entrepreneur en soutien aux opérations de déploiement à l'étranger :

C'est notre opinion professionnelle que le processus compétitif que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport relatives à l'équité qui ont été fournies aux responsables du projet, il est confirmé que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet aussitôt que possible des commentaires relatifs à l'équité, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter toutes les préoccupations potentielles d'équité à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la demande de renseignements (DR);
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et tous les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection de l'entrepreneur ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du surveillant de l'équité

Activités et constatations spécifiques concernant la phase DR

Durant la période du 8 mars 2011 au 1^er juin 2011, nous avons examiné des versions ébauche de la DR et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La DR a été publiée sur MERX le 14 juin 2011 (Document 1), la modification 1 à la DR a été publiée le 21 juin 2011 (Document 2). Des avis ont été publiés sur MERX concernant la DR et l'ébauche de la DP le 2 décembre 2011, le 1^er mars 2012 et le 23 avril 2012 (Documents 3, 4 et 5 respectivement). Nous avons examiné ces documents et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 15 juin 2011 au 8 août 2012, nous avons observé des réunions de consultation auprès de l'industrie incluant des rencontres individuelles avec des fournisseurs, examiné des versions ébauche de la DP, et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et constatations du SE durant la phase DP

La DP a été affichée sur MERX le 29 août 2012 (Document 6). Durant la période du 29 août 2012 au 16 novembre 2012, nous avons examiné la DP telle que publiée, les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP, pièces jointes 1 à 12 (Documents 7 à 18) et la modification 1 (Document 19), et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les responsables du projet ont pris les mesures appropriées pour répondre à tous les commentaires.

(Il est à noter que les responsables du projet ont utilisé des « pièces jointes » au lieu des modifications à l'exception de la modification 1, pour répondre aux questions des soumissionnaires ou pour modifier les dispositions de la DP.)

Activités et constatations du SE durant la phase d'évaluation

Durant la période du 2 au 8 novembre 2012, nous avons examiné et fourni des commentaires relatifs à l'équité, sur le document lignes directrices d'évaluation. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Durant la période du 21 novembre 2012 au 3 décembre 2012, nous avons observé les réunions d'évaluation de consensus sur les exigences techniques et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 26 février 2013, nous avons examiné les résultats de l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé telles que spécifiées dans la DP. Nous avons été avisés que les calculs et les résultats avaient été revérifiés par un examen indépendant effectué par des pairs. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet CANCAP II.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	DR	Émise sur MERX le 14 juin 2011
2	Modification 1 à la DR	Émise sur MERX le 21 juin 2011
3	Avis : DR & ébauche de la DP	Émise sur MERX le 2 décembre 2011
4	Avis : DR & ébauche de la DP	Émise sur MERX le 1er mars 2012
5	Avis : DR & ébauche de la DP	Émise sur MERX le 23 avril 2012
6	DDP publiée sur MERX	Émise sur MERX le 29 août 2012
7	Pièce jointe 001 à la DP	Émise sur MERX le 29 août 2012
8	Pièce jointe 002 à la DP	Émise sur MERX le 1er octobre 2012
9	Pièce jointe 003 à la DP	Émise sur MERX le 9 octobre 2012
10	Pièce jointe 004 à la DP	Émise sur MERX le 17 octobre 2012
11	Pièce jointe 005 à la DP	Émise sur MERX le 17 octobre 2012
12	Pièce jointe 006 à la DP	Émise sur MERX le 19 octobre 2012
13	Pièce jointe 007 à la DP	Émise sur MERX le 24 octobre 2012
14	Pièce jointe 008 à la DP	Émise sur MERX le 25 octobre 2012
15	Pièce jointe 009 à la DP	Émise sur MERX le 29 octobre 2012
16	Pièce jointe 010 à la DP	Émise sur MERX le 2 novembre 2012
17	Pièce jointe 011 à la DP	Émise sur MERX le 5 novembre 2012
18	Pièce jointe 012 à la DP	Émise sur MERX le 6 novembre 2012
19	Modification 1 à la DP	Émise sur MERX le 8 novembre 2012

Ajout au rapport final
30 septembre 2013

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 26 février 2013 concernant le programme des Forces canadiennes pour un soutien augmenté d'un entrepreneur II (CANCAP II)

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation et inclus les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le bureau du projet CANCAP II nous a avisé le 9 septembre 2013, qu'un contrat avait été octroyé au soumissionnaire retenu. Durant la période du 12 septembre 2013 au 17 septembre 2013, nous avons observé les comptes rendus en personne fournis aux soumissionnaires non retenus. Les comptes rendus ont fourni de l'information pour aider chaque soumissionnaire à répondre à de nouvelles opportunités ainsi qu'à expliquer les résultats de l'évaluation. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

C'est l'opinion du Surveillant de l'équité que les activités postérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique, et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.