Le public

Les documents du gouvernement du Canada

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Bien que certains documents du gouvernement fédéral sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) soient accessibles au public, beaucoup de documents doivent faire l'objet d'un examen en vertu des exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après appelées la législation sur l'AIPRP) avant d'être divulgués.

La Loi sur l'accès à l'information accorde à tout citoyen canadien, résident permanent ou organisme présent au Canada le droit basique d'accéder sur demande les documents relevant à une institution fédérale. Ces renseignements font, toutefois, l'objet d'exceptions limitées et spécifiques (exceptions et exclusions).

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde à tout citoyen canadien ou résident permanent au Canada le droit, sur demande, de se faire communiquer, de faire corriger ou d'exiger une note de correction demandée à ses renseignements personnels qui sont sous le contrôle d'une institution fédérale. Ces renseignements font, toutefois, l'objet d'exceptions limitées et spécifiques (exceptions et exclusions).

Catégories de documents soumis à un examen en vertu de la législation de l'AIPRP

Les documents du gouvernement fédéral qui sont sous le contrôle de BAC et qui font l'objet d'un examen avant d'être divulgués en vertu de la législation de l'AIPRP sont répartis dans les catégories suivantes :

1. Les documents du personnel des anciens employés fédéraux civils.
   
   Lorsqu'une personne termine son emploi à une institution fédérale qui est sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette institution garde tous les documents ministériels sur cet individu pour une période prescrite. Une fois que les documents personnels sur l'individu sont envoyés au BAC, le contrôle légal sur ces documents avec l'obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l'AIPRP est aussi transféré au BAC. Une demande relative à ces documents doit être signée et envoyée par la poste ou par télécopieur ou doit être livrée à la Division de l'AIPRP & DP de BAC.
   
   Si un ancien employé fédéral civil est engagé de nouveau par une institution fédérale qui est sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les documents personnels de l'individu sont envoyés de BAC à ce nouvel employeur. Le contrôle légal est alors transféré à cette institution fédérale même l'obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l'AIPRP.
   
   
2. Les documents du personnel des anciens membres des Forces armées canadiennes après 1918.
   
   BAC traite toutes demandes pour des renseignements :
   
   • de certaines parties (personnel militaire des unités, personnel sur microfiches, pensions et/ou évaluations du rendement) du dossier de service militaire sur les anciens membres des Forces armées canadiennes libérés ou décédés dans le service avant le 1er janvier 1998; et,
   • du dossier médical et du dossier dentaire sur les anciens membres des Forces armées canadiennes libérés ou décédés en service il y a plus de cinq ans.
     
     
   Votre demande peut prendre la forme d'une lettre ou vous pouvez imprimer une copie vierge de notre formulaire de demande de renseignements militaires [PDF 103 Ko], que vous devez remplir, signer et envoyer par la poste ou par télécopieur.
   
   Le ministère de la Défense nationale, Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP), Quartier général de la Défense nationale, Ottawa (Ontario), K1A 0K2, traite toutes demandes pour des renseignements :
   
   • de certaines parties (personnel militaire des unités, renseignements personnels, pensions et/ou rapports d'appréciation du rendement) du dossier de service militaire sur les membres des Forces canadiennes servant actuellement, et libérés ou décédés en service du 1er janvier 1998 jusqu'au présent ; et,
   • du dossier médical et du dossier dentaire sur les membres des Forces canadiennes servant actuellement, et libérés ou décédés en service il y a moins de cinq ans.
     
     
3. Les documents historiques d'institutions fédérales. Les documents produits par certains organismes gouvernementaux (par exemple Chemins de fer nationaux du Canada) sous le contrôle de BAC ne font pas objet aux exigences de la législation de l'AIPRP, mais sont sujet aux conditions d'accords conclus entre ces organismes et BAC.
   
   Les employés ou consultants présentement au service des institutions fédérales qui ont besoin de consulter les documents historiques créés par leur propre ministère et qui sont sous le contrôle de BAC et sujet aux conditions de la législation de l'AIPRP, consultez Employés/Chercheurs des ministères pour connaître les procédures d'obtenir le statut de chercheurs des ministères.
   
   
4. Les documents courants opérationnels de BAC.
   
   BAC accorde à tout moment possible accès aux renseignements (renseignements personnels y compris) contenus dans certains de ces documents opérationnels en respectant l'esprit de la législation de l'AIPRP. Cependant, là où quelques contenus sont de nature confidentielle (par exemple soumissions au Secrétariat du Conseil du Trésor) et des consultations avec l'autre ministère fédéral sont nécessaires, les individus sont avisés qu'ils doivent soumettre une demande en vertu de la législation de l'AIPRP.
   
   Pour une liste détaillée des fonds de documents et les groupements de renseignements personnels de BAC, veuillez consulter les publications du Conseil du Trésor " Info Source: sources des renseignements fédéraux " et " Info Source: sources de renseignements sur les employés fédéraux ".

Questions et réponses -- Accès aux documents du gouvernement du Canada

En tant que chercheur, comment la législation sur l'AIPRP me touchent-elles?

Si, au cours de votre recherche, vous trouvez des documents historiques du gouvernement qui sont protégés en vertu de la législation sur l'AIPRP, veuillez communiquer avec la Division de l'AIPRP & DP de BAC. Un analyste de l'AIPRP de cette division vous renseignera soit en personne, au téléphone ou par écrit, discutera de votre demande et vous conseillera la meilleure façon de procéder. L'analyste pourra vous suggérer des stratégies - par exemple, réduire la portée de votre demande et négocier un délai raisonnable pour obtenir les renseignements demandés. La Division de l'AIPRP & DP examinera les documents que vous avez demandés dans l'esprit des exigences de la législation sur l'AIPRP et s'efforcera de vous fournir toute l'information qui peut être divulguée. Il n'y a aucun frais pour ce service, à l'exception des photocopies et des reproductions.

Combien de temps prend un examen de documents effectué en vertu de la législation sur l'AIPRP?

Il y a deux principaux types d'examen des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP: de courte durée et de longue durée.

Une demande d'examen de courte durée des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP portant sur moins de quinze dossiers et/ou 3,000 pages sera terminée dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande, dans l'ordre où elle est reçue.

Une demande d'examen de longue durée des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP portant sur plus de quinze dossiers et/ou plus de 3,000 pages doit être présentée par écrit à la Division de l'AIPRP & DP Votre demande écrite doit être précisée le suivant :

1. Une liste des dossiers recherchés avec les références exactes aux archives (le fonds, le numéro d'acquisition (quand échéant), le numéro de volume ou de boîte, le numéro de microfilm (quand échéant) et le numéro de dossier ou d'item);
2. Une liste prioritaire des dossiers; et
3. Une indication de toute échéance liée à la demande.

Un analyste principal communiquera avec vous dans les quinze jours qui suivent la date de réception de la demande afin de négocier un délai d'exécution mutuellement agréable. Généralement, deux à trois dossiers pourront être examinés par semaine. Ce montant pourra varier selon la charge de travail de la Division, les ressources disponibles, le temps de l'année (c'est-à-dire les mois d'été occupés), et la complexité ou la nature délicate des dossiers demandés.

Si vous planifiez une visite à BAC, 395, rue Wellington à Ottawa, nous vous suggérons fortement de soumettre votre demande bien avant votre visite pour vous vous assurer que les dossiers seront disponibles lors de votre visite.

J'ai fait ma demande, mais les documents historiques continuent d'être protégés. Que faire?

Certains des renseignements contenus dans les documents historiques du gouvernement peuvent continuer d'être protégés. En pareil cas, il vous est possible de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes officielles d'accès à l'information où de protection des renseignements personnels peuvent être présentées par un franc lettre identifiant clairement la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels (laquelle s'applique) et en nous expliquant quels documents sont désirés. En ce qui concerne une demande officielle d'accès à l'information, un frais de 5 $ est requis et doit être fait par chèque ou poste mandat à l'ordre du Receveur général du Canada ou par carte de crédit VISA ou MasterCard seulement. D'autres frais exigés peuvent vous être demandés.

Lorsqu'une demande est présentée, la Division de l'AIPRP & DP entrera en contact avec le ministère fédéral qui a produit les documents et s'efforcera de vous donner accès à la plus grande quantité de renseignements possibles. Si les documents demeurent non accessibles, vous avez le droit de vous plaindre. Pour les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, vous devez présenter une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada. Une plainte doit être présentée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Quand puis-je m'attendre à recevoir une réponse à une demande officielle présentée en vertu de la législation de l'AIPRP?

D'après les exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, BAC dispose de 30 jours pour répondre à une demande officielle. Si votre demande officielle requiert l'avis d'un autre ministère, vous serez prévenu par écrit de la nécessité d'une prolongation de 30 jours.

Si j'ai d'autres questions à poser, que puis-je faire?

Communiquer avec la Division de l'AIPRP & DP :

Bibliothèque et Archives Canada
Division de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0N4
Canada
Téléphone : 613-996-5115 ou 1-866-578-7777 (sans frais au Canada et aux États-Unis)
Télécopieur : 613-992-9350
Télécopieur : 613-947-8456 (documents du personnel des anciens employés fédéraux civils ou documents du personnel des anciens membres des Forces armées canadiennes)