Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Accueil > Responsabilité et Transparence > AIPRP > Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport annuel 2009–2010

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Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport annuel 2009–2010

Table des matières

Avant–propos

Partie I : Contexte

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

  1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
  2. Sommaire des activités et faits saillants
  3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  4. Rapport statistique – Interprétation et explication des tendances
  5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)

Annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels


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Avant-propos

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre P-21) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a récemment été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes le droit de consulter les renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi accorde aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, demême que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable dechaque institution du gouvernement fédéral élabore, en vue de le présenter au Parlement, unrapport annuel sur l'application de la Loi dans son institution au cours de chaque exercice.

Le présent rapport annuel donne un résumé de la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2009-2010.


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Partie I – Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Mis sur pied en 1841, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.

Aujourd'hui, le Ministère est devenu un important organisme opérationnel du gouvernement, regroupant près de 14 000 employés dans la région de la capitale nationale et dans cinq bureaux régionaux : Halifax, Montréal, Toronto, Edmonton et Vancouver.

Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, a officiellement donné naissance au Ministère, en plus d'en définir les pouvoirs pour ce qui est des services qu'il offre. De plus, la Loi a désigné TPSGC comme l'organisme principal de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.

La ministre de TPSGC est également la receveure générale du Canada. Par conséquent, elle est responsable de l'administration des services liés aux avantages sociaux, aux régimes de pensions et à la rémunération des fonctionnaires fédéraux. Elle est responsable de la tenue des Comptes publics du Canada.

L'objectif du Ministère consiste à gérer ses activités de façon à accroître la responsabilisation et à offrir des services à valeur ajoutée à ses clients. Pour ce faire, TPSGC :

  • injecte, par l'entremise des marchés publics, plus de 14 milliards de dollars par année dans l'économie canadienne;
  • émet plus de 13 millions de paiements fédéraux de rémunération et de pension à la population canadienne;
  • fournit des locaux aux parlementaires et à plus de 255 000 fonctionnaires fédéraux dans quelque 1 800 emplacements partout au Canada;
  • fournit chaque année des services de traduction et d'interprétation pour plus de 1 800 séances du Parlement ainsi que pour 1,7 million de pages pour le compte d'autres organisations fédérales;
  • traite, à titre de receveur général du Canada, des mouvements de trésorerie représentant plus de 1,7 billion de dollars.

L'Architecture des activités de programme (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir fournir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales. Le tableau ci-après présente les neuf activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC.

  • Approvisionnements;
  • Gestion des locaux et des biens immobiliers;
  • Receveur général du Canada;
  • Services d'infrastructure des technologies de l'information;
  • Administration de la paye et des pensions fédérales;
  • Gestion et services linguistiques;
  • Programmes et services spécialisés;
  • Ombudsman de l'approvisionnement;
  • Services internes.

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Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) administre les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour TPSGC ainsi que pour les deux organismes de services spéciaux, les Services de vérification du Canada et le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Le directeur de l'AIPRP relève de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale desservices ministériels, des politiques et des communications. La Direction de l'AIPRP a fait l'objet d'une réorganisation, afin d'assurer la prestation optimale des services. Elle est composée de trois unités qui gèrent les demandes reçues au Ministère. Relevant du directeur de l'AIPRP, les unités étaient administrées par le gestionnaire, Réception et administration, le gestionnaire, Opérations de l'AIPRP, et le chef, Politique sur la protection des renseignements personnels. Les deux premières équipes s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP qui sont reçues par le Ministère, tandis que l'autre équipe se consacre aux questions touchant la politique sur la protection desrenseignements personnels. Les fonctions administratives dela Direction de l'AIPRP sont effectuées par une adjointe administrative et quatre commis.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre est désigné commele responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi. Envertu de l'article 73, le ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la Loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté.

Au sein de TPSGC, l'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé entre la directrice générale du Secrétariat exécutif, laquelle relève de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications, ainsi que le directeur et les gestionnaires de la Direction de l'AIPRP, qui détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l'exception de l'alinéa 8(2)m). Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées auxchefs de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes.

L'instrument de délégation des pouvoirs a été révisé en 2009, afin de donner aux chefs de l'AIPRP le pouvoir de prendre des décisions relatives à la divulgation dans le cas de demandes de routine (communication totale, et communication partielle, conformément aux exceptions en vertu de l'article 26 de la Loi).

Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux se trouve à l'annexe A.

Le directeur de la Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs administratifs en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi pour ce qui est de l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Cette disposition permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques émis sous l'autorité du receveur général du Canada.


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1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

Les responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP sont les suivantes :

  • gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que durèglement, des directives et des lignes directrices pertinentes;
  • préparer, rédiger et publier des politiques, des procédures, des normes et des lignes directrices ministérielles en matière de protection des renseignements personnels;
  • préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et sonrèglement;
  • examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications;
  • défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans lecadre des enquêtes menées par le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada;
  • collaborer avec les directions générales ministérielles afin de s'assurer que les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) sont complétées et que des fichiers de renseignements personnels (FRP) sont établis pour les activités ou les programmes nouveaux ou considérablement modifiés, et enregistrer les FRP nouveaux ou modifiés auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
  • coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation deTPSGC et de ses fonds de renseignements en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 71(1)e) de la Loi;
  • exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans les rapports avec le SCT, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux;
  • prévenir le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de toute initiativeou de toute question qui touche la Loi sur la protection des renseignements personnels ou une de ses dispositions, ou qui risque d'entraver la protection de la vie privée des Canadiens, et ce, suffisamment tôt pour permettre au Commissaire de vérifier et d'examiner les problèmes en question. Sont visés par cette exigence :
    1. les nouveaux programmes de couplage des données; une copie de l'évaluation ministérielle du programme doit être envoyée au Commissaire au moins 60 jours avant sa mise en œuvre;
    2. l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels d'une manière correspondant aux motifs pour lesquels l'information a été obtenue ou compilée, lorsque cette utilisation n'est pas indiquée dans Info Source;
    3. l'élaboration de lois ou de règlements ayant une incidence sur la protection desrenseignements personnels, avant que les documents soient soumis pour approbation au gouverneur en conseil, ou, lorsque cela s'applique, avant l'approbation des règlements ministériels;
    4. la divulgation pour des raisons d'intérêt public, en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, avant la communication ou, si cela se révèle impossible, au moment de la communication;
    5. les ÉFVP, à un moment jugé raisonnable avant la mise en œuvre de l'initiative, du programme ou du service;
    6. toute infraction ou violation soupçonnée ou réelle par rapport aux règles de sécurité en matière de renseignements personnels.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux de TPSGC. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.


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1.3 Politiques et procédures
1.3.1 Politiques ministérielles

Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de TPSGC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.

La politique ministérielle 002 présente la Délégation de pouvoirs en matière de protection des renseignements personnels et les définitions, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. On a rédigé une annexe àlapolitique qui porte sur l'attribution administrative des pouvoirs ainsi que sur les procédures et lignes directrices ministérielles concernant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les alinéas 8(2)j) et 8(2)m) de la Loi restent délégués parle ministre, conformément à l'article 73 de la Loi.

La politique ministérielle 014 présente des définitions et décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur les lieux de travail.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels, de telle sorte que tous les employés sont au courant de leurs responsabilités à cet égard. Les employés sont notamment informés qu'ils doivent consigner toutes les utilisations et les divulgations derenseignements personnels et en rendre compte en documentant toutes les activités ayant trait à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents dans les dossiers ministériels officiels.

On a aussi avisé les centres de responsabilité de leur devoir de consulter la Direction de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des questions concernant la conservation et le retrait de renseignements personnels.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et il est affiché sur le site intranet de TPSGC aux fins suivantes :

  • faire connaître la Loi sur la protection des renseignements personnels et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
  • exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC;
  • établir des normes et des lignes directrices nationales pour le traitement centralisé des demandes.
1.3.3 Procédures administratives de la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter laformation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a adopté un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP qu'elle met à jour régulièrement.


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2. Sommaire des activités et faits saillants

2.1 Plan d'action lié au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

En raison des exigences associées à l'élément 12 du CRG sur la gestion de l'information, qui touchent l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, TPSGC est tenu de démontrer qu'il respecte les exigences légales et réglementaires des lois. Pour ce qui est de la protection des renseignements personnels, cela signifie qu'il faut avoir de saines pratiques de gestion en ce qui concerne le traitement et la protection des renseignements personnels ainsi que fournir des rapports publics réguliers sur l'administration de la loi.

TPSGC est fermement déterminé à poursuivre l'amélioration de ses principes fondamentaux de gestion et il se sert des résultats de l'évaluation du CRG comme base de référence. Le Ministère a besoin de l'engagement continu des cadres supérieurs pour pouvoir continuer à s'améliorer. Des protocoles d'entente ont été rédigés entre les sous-ministres adjoints et le sous-ministre pour faire en sorte que le Ministère puisse respecter tous les éléments du CRG.

En 2009-2010, on a élaboré un plan d'action pour répondre aux résultats de la ronde VI du CRG qui concernaient l'AIPRP. Afin de régler les lacunes sur le plan des renseignements personnels, on a fait un inventaire des fonds de renseignements personnels de toutes les directions générales à partir de la liste de vérification des fichiers de renseignements personnels (FRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). La Direction de l'AIPRP a, avec les directions générales, créé de nouveaux fichiers et en a révisé d'autres à partir d'environ 170 éléments d'inventaire. On a donc présenté plusieurs FRP au SCT en 2009-2010 afin de s'assurer que tous les renseignements personnels qui relèvent de TPSGC sont enregistrés et décrits adéquatement, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'amélioration des processus se poursuit. Les directions générales doivent maintenant fournir des résumés des Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) ainsi que les métadonnées connexes en même temps qu'elles présentent les rapports finaux des ÉFVP pour approbation. Cette façon de procéder a fait en sorte que les résumés des ÉFVP terminés en 2009-1010 ont été préparés à temps pour être affichés sur le site Web de l'AIPRP et les hyperliens pertinents sont inclus dans le rapport au Parlement, conformément à la politique sur le SCT et aux exigences obligatoires en matière de présentation de rapports.

La Direction de l'AIPRP s'emploie à poursuivre son travail avec les directions générales afin de régler les dernières lacunes relatives aux FRP et d'assurer que les fonds de renseignements personnels sont bien décrits dans Info Source.

Grâce à toutes les mesures prises pour augmenter le niveau de conformité à la Loi, le Ministère a obtenu une cote « verte » lors des évaluations de la ronde VI du CRG.


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2.2 Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP

Le programme de perfectionnement a été élaboré en 2006 et révisé en 2008-2009 afin de répondre, à court et à long terme, à la pénurie des professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère par le recrutement d'employés nouveaux et actuels auniveau subalterne, en stimulant leur loyauté enversle Ministère, et en les préparant àcombler les postes d'agents supérieurs de l'AIPRP (PM-04) sur une période de trois ans. Ceprogramme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et, à long terme, au recours à des experts-conseils.

En 2009-2010, les concours pour les postes de PM-02 et PM-03 qui avaient été lancés au cours de l'exercice précédent ont permis d'avoir un bassin de candidats qualifiés, et au 1er avril 2010, trois employés avaient été choisis et engagés dans le cadre du programme.

Au cours de l'exercice on a de plus entrepris un processus externe annoncé pour recruter des stagiaires en AIPRP de niveau PM-01 et des nominations seront faites à l'été 2010.

2.3 Comités

Le directeur général, Secrétariat exécutif, participe au comité interministériel des directeurs généraux sur l'AIPRP du Comité sur la gestion de l'information axée sur les affaires (CGD – AIPRP CGIA), dont l'objectif consiste à donner des conseils stratégiques au SCT en ce qui concerne les politiques et les questions opérationnelles en matière d'AIPRP.

Le directeur de l'AIPRP est membre du Groupe de travail interministériel sur l'AIPRP, présidé par le SCT. À ce titre, TPSGC a participé, au cours de l'exercice 2009-2010, à l'élaboration de nouvelles directives sur la protection des renseignements personnels et sur un protocole général de protection des renseignements personnels utilisés à des fins non administratives.

2.4 Séances d'information

Au cours du dernier exercice, on a donné un aperçu de la protection des renseignements personnels dans le cadre des séances d'information générales sur l'AIPRP qui ont été données à quelque 100 participants et qui sont décrites dans le rapport annuel de TPSGC sur la Loi sur l'accès à l'information.

De plus, une séance de lancement, 23 séances de groupes et plusieurs séances d'information individuelles ont été offertes à 103 coordonnateurs ministériels de l'Info Source, à des gestionnaires et à des employés, ce qui comprend quatre conférences téléphoniques dans les régions, afin de les conseiller et de les guider relativement aux exigences du SCT, de répondre aux lacunes cernées dans l'évaluation de la ronde VI du CRG et d'améliorer le contenu du chapitre consacré à TPSGC dans Info Source.


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2.5 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
2.5.1 Fichiers de renseignements personnels

La Direction de l'AIPRP doit être prévenue lorsque des renseignements personnels contenus dans un FRP sont utilisés ou communiqués aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par le Ministère, mais que cet usage nefigure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.

Entre janvier et mars 2009, on a dressé un inventaire des renseignements personnels détenus par le Ministère afin de s'assurer qu'ils sont décrits de façon appropriée et conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2009-2010, la Direction de l'AIPRP a revu cet inventaire afin de cerner, d'élaborer et d'enregistrer tous les FRP nouveaux ou révisés qui découlaient de cet exercice.

Les cinq FRPnote en bas de page 1 nouveaux et modifiés suivants, qui sont propres à des institutions, ont été enregistrés auprès du SCT en 2009-2010 :

  • TPSGC PPU 155 - Base de données de la délégation des pouvoirs financiers
  • TPSGC PPU 182 - Gestion des conflits – Marchés
  • TPSGC PPU 183 - Surveillance de l'équité – Processus d'acquisition
  • TPSGC PPU 185 - Programme d'écocivisme
  • TPSGC PCE 706 - Initiative des services de voyage partagés – Profil du voyageur

Le Ministère a aussi enregistré 13 nouveaux FRP ordinaires élaborés par le SCT :

  • TPSGC POE 912 - Marchés de services professionnels
  • TPSGC POU 913 - Communication aux organismes d'enquête
  • TPSGC POU 914 - Communications publiques
  • TPSGC POU 915 - Communications internes
  • TPSGC POU 931 - Comptes payables
  • TPSGC POU 932 - Comptes débiteurs
  • TPSGC POU 933 - Plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne
  • TPSGC POU 934 - Gestion des talents des cadres supérieurs
  • TPSGC POU 935 - Planification des ressources humaines
  • TPSGC POU 936 - Services de bibliothèque
  • TPSGC POU 937 - Exigences de la Loi sur le lobbying
  • TPSGC POU 938 - Activités de sensibilisation
  • TPSGC POU 939 - Incidents de sécurité

La Direction de l'AIPRP a continué à travailler avec le SCT et les directions générales de TPSGC à l'élaboration des FRP nouveaux et révisés suivants :

  • TPSGC PPU 001 - Examen, résolution et amélioration des questions liées à l'approvisionnement – Plaintes
  • TPSGC PPU 006 - Propriétaires d'habitations fédérales et loués
  • TPSGC PPU 015 - Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée
  • TPSGC PPU 015 - Services de consultation du gouvernement
  • TPSGC PPU 045 - Registre d'inscription aux marchandises contrôlées
  • TPSGC PPU 150 - Droits d'auteur de la Couronne
  • TPSGC PPU 195 - Programme de certification – Gestion des achats et du matériel
  • TPSGC PPU 200 - Gestion de la preuve
  • TPSGC PPU 210 - Expertise comptable
  • TPSGC PCU 606 - Services de gestion d'enregistrement des justificatifs en ligne internes et externes
  • TPSGC PCU 701 - Locataires d'habitations fédérales et loués
  • TPSGC PCU 702 - Banque de données sur les pensions de la fonction publique
  • TPSGC PCU 703 - Employés fédéraux, pensionnés et survivants – Renseignements sur l'assurance
  • TPSGC PCU 705 - Systèmes de rémunération de la fonction publique
  • TPSGC PCU 709 - Services de paiement de factures et dossiers d'archivage des images
  • TPSGC PCU 711 - Services du Bureau de la traduction
  • TPSGC PCU 713 - Feuillet de renseignements des paiements du receveur général
  • TPSGC PCU 715 - Fichier central
  • TPSGC PCU 717 - Dépôts du receveur général

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2.5.2 Fichiers inconsultables

TPSGC ne tient pas de fichiers inconsultables.

2.5.3 Formulaires ministériels

La politique ministérielle 061 (Gestion des formulaires) stipule que tousles formulaires nouveaux et révisés qui servent à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP quis'assure de leur conformité aux exigences imposées par les lois et les politiques. Au cours de l'exercice 2009-2010, huitformulaires ont été présentés en vue d'un examen.

2.5.4 Communication en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi

Le Ministère a procédé à dix communications de renseignements personnels à des organismes d'enquête en 2009-2010.

Une copie de toutes les demandes reçues en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une consignation des renseignements communiqués en réponse à la demande doivent être conservées conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.5.5 Communication en vertu d'autres alinéas du paragraphe 8(2) de la Loi

Au cours de l'exercice 2009-2010, TPSGC a communiqué des renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)b), c), d), et f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a eu aucune communication en vertu des alinéas 8(2)g) et 8(2)m) de la Loi.

Conformément au paragraphe9(1) de la Loi, le Ministère conserve un relevé descas d'usage ou des fins auxquelles les renseignements ontété communiqués par l'institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et les fins énumérés dans le FRP pertinent.

À titre de référence, un extrait de la Loi sur la protection de renseignements personnels (articles 8 et 9) se trouve à l'annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait).

2.5.6 Activités de partage des données

La Direction des marchandises contrôlées (DMC) a deux principaux objectifs : veiller à ce qu'au Canada seules les personnes autorisées aient accès à des marchandises contrôlées, ainsi que prévenir que des personnes non autorisées aient accès à des marchandises contrôlées. Afin d'éliminer le risque associé au transfert de marchandises contrôlées, la DMC a établi des procédures et des ententes, en partenariat avec d'autres organismes canadiens, afin de faciliter les évaluations de sécurité qui doivent être faites lorsque des personnes désirent posséder, examiner ou transférer des marchandises contrôlées, et plus particulièrement lorsqu'il s'agit de visiteurs étrangers et de travailleurs temporaires étrangers.

En 2009-2010, la DMC a entrepris les activités de partage des données suivantes :

  • Partage d'information entre la DMC et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS)
    La DMC a signé un protocole d'entente sur le partage d'information avec le SCRS; l'entente visait l'exécution de vérifications de sécurité auprès des travailleurs temporaires et des visiteurs étrangers qui peuvent avoir accès à des marchandises contrôlées au Canada. On a effectué une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin de déterminer les implications sur le plan de la protection de la vie privée du partage d'information entre la DMC et le SCRS.
  • Partage de rapports de la division responsable de l'analyse du renseignement de sécurité entre la DMC et le SCRS
    La DMC a préparé deux rapports fondés sur le travail de la division responsable de l'analyse du renseignement de sécurité au sujet des visites associées aux marchandises contrôlées effectuées par des visiteurs et des travailleurs temporaires étrangers dans l'industrie canadienne. Ces rapports ont été rédigés à partir des renseignements d'analyse recueillis dans le cadre du processus d'évaluation de la sécurité, à la demande des industries canadiennes qui détiennent ces marchandises contrôlées et des visiteurs et/ou des travailleurs temporaires étrangers. On a effectué une ÉFVP pour évaluer les implications sur la vie privée du partage unique de ces rapports avec le SCRS.

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3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la Politique sur les Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), entrée en vigueur le 2 mai 2002. La Politique vise à permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un projet de prestation d'un programme ou d'un service, comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels (tel que défini dansla Loi sur la protection des renseignements personnels), est conforme aux principes en matière de protection des renseignements personnels. La Politique vise également à aider les agents à éviter ou à atténuer tout risque identifiable d'atteinte à cette protection.

En 2005, la Direction de l'AIPRP a établi un cadre ministériel pour les ÉFVP et a élaboré une ébauche de politique ministérielle d'ÉFVP qui donne un aperçu clair du processus d'examen etd'approbation au sein de TPSGC, ainsi que des rôles et des responsabilités des intervenants. Les gestionnaires respectent le cadre et l'ébauche de politique lorsqu'ils effectuent des ÉFVP. Une politique révisée, qui correspondra à la nouvelle directive du SCT sur l'ÉFVP, est prévue pour le prochain exercice.

Le personnel de la Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de TPSGC tout au long du processus d'ÉFVP; il doit notamment examiner les ébauches etles versions définitives des rapports d'ÉFVP et assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Pour l'instant, lorsque le personnel de l'unité des Services juridiques de TPSGC examine desconditions contractuelles, il demande aux agents de négociation des marchés de communiquer avec la Direction de l'AIPRP pour savoir si une ÉFVP est nécessaire. ÀlaDirection de l'AIPRP, on leur répond de vérifier auprès de leurs ministères clients eton donne le nom de la personne responsable de l'AIPRP dans ces ministères. La Direction de l'AIPRP de TPSGC indique aussi s'il est nécessaire d'inclure les dispositions sur la sécurité et la protection des renseignements personnels dans les documents sur les achats.

La Direction de l'AIPRP, de concert avec la Direction générale des services d'infotechnologie, a lancé son site Web en janvier 2005. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes. Les résumés desrésultats des rapports d'ÉFVP produits par TPSGC sont disponibles sur ce site.

Le Ministère modernise actuellement ses systèmes de pensions afin de réaliser des économies et d'améliorer la façon dont il offre des services aux employés et aux retraités de la fonction publique. La prestation plus efficace et plus efficiente de produits, de services et de programmes liés aux technologies de l'information est également une priorité clé de TPSGC. Le Ministère doit donc effectuer des ÉFVP pour les programmes et les services lorsqu'on procède à une refonte majeure ou à une transformation en vue de les offrir par voie électronique, d'une manière qui touche la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels. Cela a entraîné six nouvelles ÉFVP au cours de l'exercice 2009-2010 ainsi que la participation de la Direction de l'AIPRP à leur élaboration.

Tableau I
ÉFVP et ÉFVP préliminaires (ÉFVPP)
Période de référence ÉVVP ÉFVPP
Non réglées au cours d'années antérieures Commencées Complétées Annulées ou Reportées Reportées à l'exercice suivant
2007-2008 13 1 2 6 6 0
2008-2009 6 9 2 1 12 0
2009-2010 12 6 5 3 10 1

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3.1 ÉFVP terminées

Les ÉFVP suivantes ont été complétées et envoyées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2009-2010.

  • Programme de sécurité industrielle (PSI) – Transmission d'information sur les enquêtes de sécurité du personnel
    On a effectué une ÉFVP relativement à une proposition visant à modifier de façon considérable le Fichier de renseignements personnels (FRP) TPSGC PPU 015, y compris une description détaillée des usages compatibles et de partage de renseignements personnels avec la Gendarmerie royale du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, les agences d'évaluation du crédit, et un groupe sélect de personnes autorisées. L'ÉFVP traite des risques d'entrave à la vie privée associés au FRP et les procédures opérationnelles connexes de la Direction de la sécurité industrielle canadienne, y compris les communications appropriées aux personnes concernées.
  • Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions – version 1.5
    Le gouvernement du Canada a entrepris une ÉFVP pour s'assurer que la protection des renseignements personnels était prise en compte tout au long du développement et de la mise en service de la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pension (PMSSP). Les risques d'entrave à la vie privée du PMSSP ont été jugés moyens. Les mécanismes d'atténuation proposés à l'égard de ces risques indiquent un engagement continu de la part de l'État à assurer le caractère confidentiel et la protection des renseignements personnels recueillis auprès des personnes. Le résumé de l'ÉFVP et les métadonnées connexes ont été préparés pour diffusion sur le site Web de l'AIPRP.
  • Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) – Examen, résolution et amélioration des questions liées à l'approvisionnement
    On a entrepris une ÉFVP pour évaluer les incidences sur la protection de la vie privée de cette nouvelle activité de programme qui étudie les pratiques en matière d'approvisionnement dans les ministères et organismes fédéraux, enquête sur les plaintes des fournisseurs éventuels en ce qui concerne l'attribution de contrats pour des biens et des services en deçà de certains seuils ainsi que les plaintes concernant l'administration des contrats, et assure l'offre d'un programme substitut de règlement des différends relatifs aux contrats. Des mesures de sécurité et de protection des renseignement personnels ont été prises pour atténuer les risques d'atteinte à la protection des renseignements personnels mentionnés dans l'ÉFVP. Étant donné que l'ÉFVP a été terminé à la fin de l'exercice et envoyé au Commissaire à la protection de la vie privée en avril 2010, le résumé de l'ÉFVP et les métadonnées connexes sont en voie de préparation en vue de leur diffusion sur le site Web de l'AIPRP.
  • Enregistrement et administration des justificatifs en ligne (EAJL)
    Ce service partagé a pour but de fournir aux employés du gouvernement du Canada des certificats de l'infrastructure à clé publique fondés sur l'identité. Le certificat assure la sécurité de l'échange d'information fondée sur le fait que les parties sont bien qui elles prétendent être et il offre des éléments de sécurité comme l'authentification, le contrôle de l'accès, la confidentialité, l'intégrité et la non-répudiation. On a effectué une ÉFVP pour examiner la méthode de vérification de l'identité utilisée par l'application EAJL, qui dépend de la communication par les abonnés (employés du GC) de leurs renseignements personnes, connus comme des secrets partagés. L'amélioration de la version 1.0 de l'EAJL ne pose pas de risques significatifs à la protection des renseignements personnels.
  • Bouton d'achat du receveur général (BARG) – Mise à niveau
    On a effectué une ÉFVP pour examiner la modernisation du service du BARG qui continuera à permettre aux clients d'utiliser le BARG pour accepter les paiements par carte de crédit et aussi Interac. Les données de paiement sont traitées électroniquement par le BARG à partir des sites Web (également appelés « vitrines ») qui acceptent les paiements électroniques. Des risques « peu élevés  » pour les renseignements personnels ont été déterminés au moment de la mise à niveau du BARG et un plan d'atténuation dans un délai acceptable a été élaboré. Il est important de noter que le modèle opérationnel de base du BARG n'a pas changé; seul le fournisseur de service a changé, et l'ajout de deux renseignements personnels permettra de veiller à ce que les paiements exacts et sûrs soient traités.
3.2 ÉFVP annulées ou reportées

Les ÉFVP pour les projets suivants ont été annulées ou reportées pour cause de restrictions budgétaires, de la non-poursuite de l'initiative ou de l'abandon de l'application.

  • Services de gestion d'accès et d'identité – Version 2
  • Services en ligne d'enquête de sécurité sur le personnel à Passeport Canada
  • Initiative des services de voyage partagés – Version 3.0
3.3 ÉFVP en cours

Les ÉFVP suivantes, commencées en 2009-2010 et pendant des exercices précédents, étaient encore en cours de traitement à la fin de la période visée par ce rapport :

  • Programme de certification pour les achats du gouvernement fédéral et la gestion du matériel
  • Applications Web de la rémunération (AWR) – intégration à EAJL
  • Partage d'information entre la Direction des marchandises contrôlées et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS)
  • Programme de passeport d'écocivisme
  • Projet de renouvellement de l'assurance – fichier de données intégré
  • Services de gestion de la sécurité
  • Accès aux cartes de paiement aux fins de correction des données
  • Fourniture de services par la Direction du contrôle du remboursement des chèques à Service Canada
  • Formulaires électroniques sécurisés
  • Partage des rapports de division chargée de l'analyse du renseignement de sécurité entre la DMC et le SCRS
  • Utilisation du numéro d'assurance sociale comme numéro d'identification pour l'administration des régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada.
3.4 ÉFVP préliminaires en cours

Lorsqu'on ne dispose pas encore des renseignements nécessaires pour réaliser une évaluation détaillée, on peut faire une ÉFVP préliminaires (ÉFVPP). Dans des cas exceptionnels, on peut aussi effectuer une ÉFVPP (plutôt qu'une ÉFVP complète) si l'initiative proposée ne semble pas soulever de préoccupations en ce qui a trait à la protection de la vie privée.

L'ÉFVPP suivante a été entreprise au cours de l'exercice 2009-2010.

  • Services de calcul virtuels

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4. Rapport statistique : Interprétation et explication des tendances

4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Habituellement, à TPSGC, on traite les demandes de façon officielle lorsque les renseignements sont sensibles et pourraient faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception aux termes des articles de 18 à 28, 69 et 70 de la Loi.

En 2009-2010, 78 demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des demandes (15 pour cent) portaient sur lesrelations de travail, 14 pour cent sur les cotes de sécurité, 11 pour cent sur la dotation, 10 pour cent sur la pension et lapaye, et 13 pour cent sur d'autres documents liés à l'emploi. Les autres ou 37 pour cent des demandes visaient de la correspondance et d'autres renseignements personnels concernant les requérants.

Par rapport à l'exercice précédent, TPSGC a connu une augmentation de 28 pour cent du nombre total des demandes de renseignements personnels reçues.

Le tableau II fournit des précisions.

Tableau II
Tendances dans le traitement des demandes de renseignements personnels
Période de référence Demandes en suspens Demandes reçues Demandes complétées Demandes reportées
2007-2008 6 67 67 6
2008-2009 6 61 56 11
2009-2010 11 78 71 18
4.1.1 Consultations interministérielles

En plus des demandes de renseignements personnels, TPSGC a reçu, en 2009-2010, une seule demande de consultation, pour un total de 10 pages de documents. TPSGC a répondu à cette consultation en 12 jours. Cette demande de consultation ne paraît pas dans les tableaux statistiques de l'annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels.


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4.2 Disposition à l'égard des demandes réglées

Parmi les 89 demandes en cours de traitement, 71 (80 pour cent) ont été réglées en 2009-2010. Les 18 demandes restantes (20 pour cent) ont été reportées au prochain exercice.

Des 71 demandes que le Ministère a pu régler, l'information aétécommuniquée, en tout ou en partie, en réponse à 42 demandes, soit 59 pour cent de l'ensemble des demandes. Les 71 demandes réglées représentent environ 12 000 pages de documents examinés, et 10 162 pages communiquées.

4.2.1 Communication totale

Dans 13 des 71 cas réglés (18 pour cent), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents. Ce nombre correspond à une diminution de sept points de pourcentage par rapport au dernier exercice.

4.2.2 Communication partielle

TPSGC avait l'obligation, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels de donner accès à une partie des documents dans 29 des 71 cas réglés (82pour cent). Cela représente une diminution de cinq points de pourcentage par rapport à l'exercice précédent. Dans la plupart des cas, l'information non communiquée touchait des renseignements concernant d'autres individus.

4.2.3 Aucune communication (exception ou exclusion en totalité)

TPSGC n'a pas été obligé, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de ne communiquer aucun renseignement.

4.2.4 Traitement impossible

Après un examen initial, 10 demandes (soit 14 pour cent) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans tous les cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document pertinent par rapport à la demande.

4.2.5 Abandon de la demande par le requérant

Des demandes de renseignements personnels réglées, 15 (21 pour cent) ont finalement été considérées comme abandonnées. Une telle mesure peut être prise à n'importe quelle étape du traitement des demandes.

4.2.6 Transmission de la demande

Quatre des 71 demandes réglées ont été transmises à d'autres institutions en 2009-2010.


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4.3 Motifs d'exception invoqués

Le droit d'une personne de consulter les renseignements personnels qui la concernent aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est limité par un certain nombre d'exceptions énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

L'annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Comme l'annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels l'indique, les renseignements concernant un autre individu (article 26 de la Loi) constituaient la plupart des motifs d'exception invoqués par le Ministère.

4.4 Motifs d'exclusion invoqués

En vertu de l'article 69, la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque etArchives du Canada ainsi qu'aux documents considérés comme des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine en vertu de l'article 70 de la Loi.

Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels indique les motifs d'exclusion invoqués. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, pour un total de cinq. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

L'article 70 a été invoqué par TPSGC relativement à une demande de renseignements personnels au cours de l'exercice 2009-2010.

4.5 Prorogations de délai

Des 71 demandes réglées au cours de l'exercice, 15 (21 pour cent) ont dû être prorogées en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En raison de la nature du mandat de TPSGC, les documents demandés contenaient souvent de l'information de nature délicate d'un autre ministère. Dans neuf cas, l'observation du délai aurait entravé de manière injustifiée le fonctionnement du Ministère. Pour les six autres cas, il a fallu consulter d'autres ministères.

4.6 Délais de traitement

Dans les trente premiers jours, 53 demandes (75 pour cent) ont été réglées, alors que 10 demandes (14 p.100) l'ont été dans un délai de 31 à 60 jours, et huit (11 pour cent) l'ont été entre 61 et 120 jours après la date deréception de la demande par le Ministère. Aucun cas n'a nécessité plus de 120 jours pour traiter les demandes. En 2009-2010 les demandes de renseignements personnels ont été complétées en 26 jours en moyenne, ce qui est 12 jours de moins que le temps moyen pour les demandes complétées au cours de l'exercice précédent.


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4.7 Traduction

Trois demandes de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre ont été présentées.

4.8 Mode de consultation

Des 42 demandes à la suite desquelles on a communiqué de l'information, des copies imprimées des documents ont été remises aux demandeurs dans 40 cas. Dans les deux autres cas, les requérants ont consulté les documents.

4.9 Corrections et mentions

Une demande a été reçue pour la correction des renseignements personnels ou pour qu'une mention soit mise au dossier.

4.10 Coûts

Les coûts salariaux liés aux questions touchant la protection des renseignements personnels se sont élevés à 232 575 $ et les frais de fonctionnement et d'entretien ont été de 113 164 $; letotal s'élève donc à 345 739 $. Le nombre des équivalents temps plein utilisés était estimé à 3,24 pour l'exercice 2009-2010.

5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau III indique le nombre de plaintes adressées à la Commissaire à la protection dela vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées àla Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.

Tableau III
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Période de référence Plaintes Demandes de révision judiciaire
2007-2008 2 1
2008-2009 0 0
2009-2010 7 0
5.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Sept plaintes contre TPSGC ont été présentées à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2009-2010. Des sept plaintes reçues, deux portaient sur des renseignements retenus en vertu de la Loi, deux sur le traitement des demandes, une sur la prorogation du délai et une sur le retard dans la réponse à la demande. L'autre plainte portait sur une divulgation non autorisée de renseignements personnels.

Des plaintes ayant fait l'objet d'une enquête, trois n'étaient pas fondées et dans quatre cas, l'enquête était toujours en cours à la fin de l'exercice.

5.2 Demandes de révision judiciaire

Aucune demande n'a été présentée à la Cour fédérale du Canada pour une révision judiciaire.


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Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Veuillez noter que la version du 8 mai 2007 a été mise à jour le 31 mars 2009 tenant compte des révisions suivantes:

  1. Ajout de la signature du Sous–ministre.
  2. Changements au barème 1

Élargissement des postes délégués, au sein de la direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Délégation des pouvoirs du ministre et du sous–ministre

Par la présente, nous délèguons les pouvoirs conférés au cabinet du ministre et du sous–ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, selon les modalités définies dans les barèmes 1 à 4, la Table d'équivalence des fonctions correspondante et les Pouvoirs délégués en particulier, se trouvant dans les Notes des barèmes, y compris les pouvoirs délégués aux agents qui sont nommés dans des postes désignés à titre provisoire ou intérimaire, sous réserve des principes, des lignes directrices, des limites et des restrictions exposés dans le guide de Délégation des pouvoirs du Ministère et tout autre loi, règlement et politique applicable.

Explicitement, le présent document sert à déléguer les pouvoirs, délimités comme suit :

Barème 1

 « Pouvoirs panministériels », « Table d'équivalence des fonctions  » pour le Barème 1 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du Barème 1;

Barème 2
 « Pouvoirs des Biens immobiliers », « Table d'équivalence des fonctions  » pour le Barème 2 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du Barème 2;

Barème 3

« Pouvoirs des Approvisionnements en matière de services communs »,  « Table d'équivalence des fonctions  » pour le Barème 3 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du Barème 3;

Barème 4

« Pouvoirs du receveur général du Canada  ».

En outre, nous délèguons ces pouvoirs, étant explicitement convenu qu'ils ne doivent être utilisés :

  • que s'ils sont proportionnels au niveau de responsabilité attribué à la fonction et qu'ils doivent être exercés pour s'acquitter des obligations de cette fonction, telles qu'elles sont décrites dans les plans opérationnels du Ministère;
  • que pour réaliser des objectifs ministériels, dans le cadre de la mission du Ministère;
  • que pour fournir des services communs à d'autres ministères, afin de réaliser les objectifs des clients.

Le Guide de délégation des pouvoirs du Ministère fait état des pouvoirs délégués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et renferme des renseignements importants sur les conditions selon lesquelles nous délèguons ces pouvoirs.Tous les agents du Ministère qui interviennent en notre nom dans toutes les questions propres à ces pouvoirs délégués doivent prendre connaissance de la teneur de ce guide afin de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement les conditions et les incidences de l'exercice de ces pouvoirs.

[original signé par le ministre]
L'honorable Christian Paradis, C.P., député (Mégantic–L'Érable)
Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux

François Guimont
Sous–ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux

POUVOIRS PANMINISTÉRIELS – BARÈME 1

Table d'équivalence des fonctions pour le Barème 1

La Table qui suit précise, pour les quatre échelons, les fonctions aux quelles sont délégués des pouvoirs généraux par l'entremise du Barème.

Remarques

  1. À moins d'indication contraire dans les lois, les règlements et les politiques, le sous–ministre et le sous–ministre délégué possèdent des pouvoirs délégués complets.
  2. Pour toutes les autres fonctions non énumérées dans la Table qui suit, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des finances produisent leurs effets.
Échelon Fonctions
Échelon 1 Chef des finances
Sous–ministre adjoint
Sous–ministre adjoint délégué
Président–directeur général
Chef de l'exploitation
Agent principal de gestion des risques
Directeur général
Directeur général associé
Vice–président
Directeur exécutif
Conseiller spécial du sous–ministre
Directeur général régional
Directeur régional
Directeur principal
Directeur, Remboursement et contrôle des chèques
Directeur de la prestation, gestion et prestation des services
Directeur exécutif de produits, gestion des produits
Échelon 2 Directeur
Sous–directeur
Échelon 3 Gestionnaire
Conseiller en gestion financière
Intégrateur des services de gestion des installations
Responsable de la vérification interne
Adjoint exécutif
Échelon 4 Chef
Chef de groupe
Dirigeant principal
Dirigeant principal de section
Chef d'équipe
Superviseur
Superviseur d'unité
Administrateur
Agent principal
Agent
Chef de projet
Conseiller principal
Conseiller
Analyste principal
Analyste
Mandataire
Coordonnateur
Ingénieur
Spécialiste
Technologue
Inspecteur
Opérateur
Architecte
Concepteur
Auxiliaire
Hydrogéologue
Arpenteur–géomètre
Surintendant
Spécialiste de la planification
Cartographe
Contremaître
Technicien
Magasinier
Formateur
Conseiller
Estimateur
Évaluateur
Concepteur de panneaux de signalisation
Appareilleur
Commis aux achats

Information supplémentaire – BARÈME 1

  Aliénation de biens Radiation de biens Prêt de biens Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information Présentations au Conseil du Trésor Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions Loi sur l'accès à l'information
Plafond ministériel POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS 5 M $ NOUVEAUX 10 M $ EXIST POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS
Échelon 1 POUVOIRS COMPLETS Cf. notes POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
  50 51 52 53 54 55 56
  Loi sur la protection des renseignements personnels Utilisation des véhicules de l'État Exemption des frais de stationnement Attestation des copies conformes Documents d'exonération et de de règlement
Plafond ministériel POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS
Échelon 1 Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
  57 58 59 60 61

Les colonnes 50 à 52 correspondent à des pouvoirs administratifs qui permettent aux gestionnaires de déterminer les biens à aliéner, à radier ou à prêter. Les pouvoirs qui permettent d'effectuer ces transactions ne sont délégués qu'aux agents de la Gestion du matériel des Centres de distribution des biens de la Couronne.

Plafond ministériel : On entend par POUVOIRS COMPLETS les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le Ministère est responsable.

Échelon 1 : On entend par POUVOIRS COMPLETS les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le gestionnaire est responsable.

La colonne 53 correspond à une mesure particulière de contrôle des dépenses secondaires dans les achats de TI; ces pouvoirs sont délégués au sous–ministre (remplacement de systèmes existants) et au PDG et CE, DGSIT(investissement dans de nouveaux systèmes).

La colonne 54 correspond à une mesure de contrôle principale sur les dépenses qui débordent les limites des pouvoirs ministériels. Ces pouvoirs permettent de lancer une présentation au CT. Seuls le ministre et le sous–ministre peuvent approuver une présentation au Conseil du Trésor.

Les colonnes 55 à 61 sont des pouvoirs administratifs qui sont délégués à des fonctions dotées d'une responsabilité. L'exercice de ces pouvoirs doit également respecter les exigences et les limites des lois, des règlements et des politiques pertinents.

Pouvoirs administratifs – Approbations

  Aliénation de biens Radiation de biens Prêt de biens Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information Présentations au Conseil du Trésor Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions Loi sur l'accès à l'information
Plafond ministériel POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS 5 M $ NOUVEAUX 10 M $ EXIST POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS
Échelons génériques  
Échelon 1 POUVOIRS COMPLETS Cf. notes POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
Échelon 2 POUVOIRS COMPLETS Cf. notes POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS       Cf. notes
Échelon 3 POUVOIRS COMPLETS Cf. notes POUVOIRS COMPLETS Cf. notes POUVOIRS COMPLETS Cf. notes       Cf. notes
Échelon 4   Cf. notes         Cf. notes
Renvois aux Notes du Barème 1 50 51 52 53 54 55 56

Pouvoirs administratifs – Approbations

  Loi sur la protection des renseignements personnels Utilisation des véhicules de l'État Exemption des frais de stationnement Attestation des copies conformes Documents d'exonération et de de règlement
Plafond ministériel POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS POUVOIRS COMPLETS
Échelons génériques
Échelon 1 Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
Échelon 2 Cf. notes Cf. notes     Cf. notes
Échelon 3 Cf. notes Cf. notes      
Échelon 4 Cf. notes Cf. notes      
Renvois aux Notes du Barème 1 57 58 59 60 61
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Colonne 56 – Loi sur l'accès à l'information
Délégation de pouvoirs particuliers

  • Échelon 1 – Directeur général, Secrétariat exécutif – Pouvoirs complets
  • Échelon 2 – Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets
  • Échelon 3 – Gestionnaire, Gestion du risque et de la qualité – Pouvoirs complets
  • Échelon 4 – Chef, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets[1]
  • Échelon 4 – Agent principal, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets[2]

[1] Seulement en ce qui a trait aux articles 7, 9, 25, 27 et 33; ainsi qu'aux paragraphes 8(1), 11(2) à 11(6), 19(1) et 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information; A l'article 8 et aux paragraphes 6(1), 7(2)(3) des Règlements sur l'accès à l'information.

[2] Seulement en ce qui a trait à l'article 9 et au paragraphe 27(1) de la loi sur l'accès à l'information.

Colonne 57 – Loi sur la protection des renseignements personnels
Pouvoirs délégués en particulier

  • Échelon 1 - Directeur général, Secrétariat exécutif - Pouvoirs complets
  • Échelon 2 - Directeur, Accès à l'information et protection desrenseignements personnels - Pouvoirs complets*
  • Échelon 3 - Gestionnaire, Gestion du risque et de la qualité - Pouvoirs complets*
  • Échelon 4 - Chef, Accès à l'information et protection des renseignements personnels - Pouvoirs complets(1)
  • Échelon 4 - Agent principal, Accès à l'information et protection des renseignements personnels - Pouvoirs complets(2)

* À l'exception de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les renseignements personnels à divulguer dans l'intérêt public.

(1) Seulement en ce qui à trait aux articles 14, 15 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et de l'article 9 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

(2) Seulement en ce qui a trait à l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


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Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)

Communication des renseignements personnels

8. (1) Les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article.

Cas d'autorisation

(2) Sous réserve d'autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée dans les cas suivants :

  • (a) communication aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l'institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins;
  • (b) communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication;
  • (c) communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements;
  • (d) communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral;
  • (e) communication à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés;
  • (f) communication aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada ou l'un de ses organismes et, d'autre part, le gouvernement d'une province ou d'un État étranger, une organisation internationale d'États ou de gouvernements, le conseil de la première nation de Westbank, le conseil de la première nation participante – au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d'éducation en Colombie-Britannique – ou l'un de leurs organismes, en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites;
  • (g) communication à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème;
  • (h) communication pour vérification interne au personnel de l'institution ou pour vérification comptable au bureau du contrôleur général ou à toute personne ou tout organisme déterminé par règlement;
  • (i) communication à Bibliothèque et Archives du Canada pour dépôt;
  • (j) communication à toute personne ou à tout organisme, pour des travaux de recherche ou de statistique, pourvu que soient réalisées les deux conditions suivantes :
    • (i) le responsable de l'institution est convaincu que les fins auxquelles les renseignements sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent,
    • (ii) la personne ou l'organisme s'engagent par écrit auprès du responsable de l'institution à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent;
  • (k) communication à tout gouvernement autochtone, association d'autochtones, bande d'Indiens, institution fédérale ou subdivision de celle-ci, ou à leur représentant, en vue de l'établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs;
  • (l) communication à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de recouvrer ou d'acquitter la créance;
  • (m) communication à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :
    • (i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,
    • (ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Communications par Bibliothèque et Archives du Canada

(3) Sous réserve des autres lois fédérales, les renseignements personnels qui relèvent de Bibliothèque et Archives du Canada et qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques par une institution fédérale peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.

Copie des demandes faites en vertu de l'alinéa (2)e)

(4) Le responsable d'une institution fédérale conserve, pendant la période prévue par les règlements, une copie des demandes reçues par l'institution en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués et, sur demande, met cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée.

Relevé des cas d'usage

9. (1) Le responsable d'une institution fédérale fait un relevé des cas d'usage, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués par son institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire prévu au paragraphe 11(1), en vertu du sous-alinéa 11(1)a) (iv) et du paragraphe 11(2); il joint le relevé aux renseignements personnels.


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Annexe C : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels

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Institution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 01/04/2009 à 31/03/2010

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 78
En suspens depuis la période antérieure : 11

TOTAL : 89 

Traitées pendant la période visée par le rapport : 71 
Reportées : 18 

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 13 
  2. Communication partielle : 29 
  3. Aucune communication (exclusion) : 0
  4. Aucune communication (exemption) : 0 
  5. Traitement impossible : 10
  6. Abandon de la demande : 15 
  7. Transmission : 4 

TOTAL : 71 


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III. Exemptions invoquées

Exemptions Nombres
S.
Art. 18(2) 		0
S.
Art. 19(1)(a) 		0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
S.
Art. 20		 0
S.
Art. 21		 2
S.
Art. 22(1)(a)		 0
(b) 4
(c) 0
S.
Art. 22(2)		 0
S.
Art. 23(a)		 0
(b) 0
S.
Art. 24		 0
S.
Art. 25		 1
S.
Art. 26		 28
S.
Art. 27		 5
S.
Art. 28		 0

IV. Exclusions citées

Exclusions Nombres
S.
Art. 69(1)(a) 		0
(b) 0
S.
Art. 70(1)(a)		 1
(b) 0
(c) 1
(d) 0
(e) 0
(f) 0

V. Délai de traitement

  • 30 jours ou moins : 53
  • De 31 à 60 jours : 10 
  • De 61 à 120 jours : 8 
  • 121 jours et plus : 0 

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VI. Prorogations des délais

30 jours ou moins

  • Interruption des opérations : 9 
  • Consultation : 6 
  • Traduction : 0

TOTAL : 15

31 jours ou plus

  • Interruption des opérations : 0
  • Consultation : 0
  • Traduction : 0

TOTAL : 0

VII. Traduction

Traductions demandées : 3

  • Traductions préparées
    • De l'anglais au français : 0
    • Du français à l'anglais : 3

VIII. Méthode de communication

  • Copies de l'original : 40 
  • Examen de l'original : 2
  • Copies et examen : 0

IX. Corrections et mention

  • Corrections demandées : 1
  • Corrections effectuées : 1
  • Mention annexée : 0

X. Coûts

Financiers (raisons)
  • Traitement : 232 575 $
  • Administration (fonctionnement et maintien) : 113 164 $
  • TOTAL : 345 739 $
Années-personnes utilisées (raisons)
  • Années-personnes (nombre décimal) : 3.24

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Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire – Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.

Veuillez indiquer le nombre :

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ________1________

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ________0________

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ________6________

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ________5________

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : ________4________

Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.

1FRP Légende :
PCU – Fichier central (Grand public); PCE – Fichier central (Employés);
PPU – Fichier spécifique (Grand public); PPE – Fichier spécifique (Employés);
PSU – Fichier ordinaire (Grand public); PSE – Fichier ordinaire (Employés)
(Retourner au texte original de la note en bas de page 1)

Date de modification : 2012-06-18

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