Lignes directrices : Intégration de facteurs environnementaux dans les cadres de gestion des achats ministériels

Table des matières

1. Préambule
2. Contexte
   • 2.1 La Politique
   • 2.2 Responsabilités des administrateurs généraux
   • 2.3 Autres mécanismes de contrôle appropriés
   • 2.4 Application
   • 2.5 Cadres connexes
   • 2.6 Structure de la liste de vérification
3. Liste de vérification des facteurs et des mécanismes de contrôle éventuels des achats écologiques
   • 3.1 Gouvernance
   • 3.2 Politiques, processus et procédures
     • 3.2.1 Planification stratégique
     • 3.2.2 Planification opérationnelle
     • 3.2.3 Planification des achats
     • 3.2.4 Exploitation, utilisation, entretien et aliénation des biens
   • 3.3 Outils et gabarits
   • 3.4 Systèmes de gestion de l'information
   • 3.5 Formation
   • 3.6 Évaluation du rendement
   • 3.7 Gestion des risques
   • 3.8 Résultats et rendement
   • 3.9 Gestion des changements
   • 3.10 Information et communication
4. Renseignements supplémentaires

• Annexe A – Cadres de gestion
• Annexe B – Cadres et politiques connexes
• Annexe C – Outils et renseignements relatifs aux achats écologiques

1. Préambule

La protection de l'environnement est une priorité du gouvernement fédéral. En effet, les ministères et les organismes gouvernementaux ont la possibilité de cerner et de réduire les répercussions sur l'environnement liées à l'achat, à l'utilisation et à l'aliénation de biens et de services. En gérant ses décisions en matière d'achats en mettant constamment l'accent sur les façons de réduire les répercussions environnementales, le gouvernement peut contribuer à la protection de l'environnement. La Politique d'achats écologiques énonce les responsabilités des administrateurs généraux en vue de promouvoir la protection de l'environnement en intégrant des facteurs de performance environnementale dans les systèmes et mécanismes de contrôle de la gestion des achats. Les présentes Lignes directrices ont été élaborées par le Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales, en collaboration avec les principaux intervenants, pour donner un outil aux ministères afin de les aider à intégrer des facteurs environnementaux et des exigences en matière d'achats écologiques dans leurs cadres de gestion actuels et leur prise de décisions en matière d'achats, conformément à la Politique d'achats écologiques.

L'élément clé du présent document est la Liste de vérification des facteurs et des mécanismes de contrôle éventuels des achats écologiques, soit une liste de facteurs conçue pour aider les ministères à déterminer les mécanismes de contrôle les plus appropriés pour appuyer leurs priorités et leurs objectifs en matière d'achats écologiques. On reconnaît que les cadres de gestion des achats varieront d'un ministère à l'autre, en fonction des différences sur les plans de leur mandat, de leurs opérations, des risques auxquels ils font face, de leur capacité ainsi que de l'importance et de la nature des achats qu'ils doivent effectuer pour soutenir l'exécution des programmes.

Ces Lignes directrices comprennent en outre les éléments suivants :

• Annexe A – Cadres de gestion – comprend des renseignements pour aider les ministères à bien situer leurs mécanismes de contrôle dans le contexte des cadres de gestion des achats et des cadres de gestion ministériels;
• Annexe B – Cadres et politiques connexes – résume les principaux cadres et politiques du Conseil du Trésor en matière de gestion des actifs et des services acquis;
• Annexe C – Outils et renseignements relatifs aux achats écologiques – énumère les autres outils d'achats écologiques mis en place pour aider les ministères dans leurs décisions sur les achats écologiques;

2. Contexte

2.1 La politique

La Politique d'achats écologiques du gouvernement du Canada vise à promouvoir la protection de l'environnement et à appuyer le développement durable en intégrant des facteurs de performance environnementale à la prise de décision en matière d'achats.

La Politique exige des administrateurs généraux qu'ils veillent à ce que leur cadre de gestion à l'appui des processus d'achat intègre des facteurs de performance environnementale dans la gestion du cycle de vie des actifs et des services acquis, ce qui comprend :

• la planification, la détermination et la définition des besoins;
• les achats;
• l'exploitation, l'utilisation et l'entretien;
• les activités d'aliénation des actifs ou les activités de clôture relativement aux services acquis.

Cette exigence est conforme au Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT relativement à la responsabilité du Ministère de mettre en œuvre des cadres de gestion efficaces.

2.2 Responsabilités des administrateurs généraux

Dans le cadre de la Politique, il incombe aux administrateurs généraux :

• de mettre en œuvre une méthodologie efficace au chapitre de la planification des achats et de la détermination des exigences qui tient compte de la performance environnementale; 
• d'établir des processus et des mesures de gestion afin de déterminer les facteurs de risques pour l'environnement et les facteurs d'atténuation;
• d'établir et d'atteindre les objectifs en matière d'achats écologiques;
• de faire en sorte que les employés reçoivent une formation appropriée;
• d'ajouter les éléments de contribution et d'appui aux objectifs de la politique d'achats écologiques aux évaluations de rendement des gestionnaires et des administrateurs fonctionnels chargés de l'approvisionnement et du matériel;
• d'assurer un contrôle de la performance au chapitre des achats écologiques et d'en rendre compte.

Pour être en mesure de répondre à ces besoins, les ministères devront intégrer des facteurs de performance environnementale dans leurs cadres existants de gestion des achats. Ce faisant, ils devront assurer un juste équilibre entre les risques et les mécanismes de contrôle, en fonction de :

• leurs mandats respectifs;
• leurs habitudes d'achat;
• la nature des actifs et des services acquis à l'appui des objectifs du programme et des risques qui y sont liés.

2.3 Autres mécanismes de contrôle appropriés

Lorsque les ministères déterminent les autres mécanismes de contrôle qui pourraient être nécessaires pour appuyer leur cadre existant de gestion des achats, ils devraient considérer les avantages que procure le fait de documenter officiellement ce cadre de gestion des achats, si cela n'a pas déjà été fait^{Note de bas de page 1}. Et puisque les cadres de gestion des achats des ministères seront vraisemblablement adaptés en fonction de leur profil, de leur situation et des risques auxquels ils font face, ils seront tous différents; par conséquent, le type et le poids des mécanismes de contrôle mis en place pour appuyer l'atteinte des objectifs des achats écologiques seront différents d'un ministère à un autre.

Par exemple, le cadre de gestion des achats d'un ministère qui achète et gère des biens et des services pouvant avoir une incidence notable sur l'environnement sera vraisemblablement plus étoffé que celui d'un ministère qui n'utilise pas de tels biens ou services. Lorsqu'un ministère fait appel aux outils pangouvernementaux d'approvisionnement offerts par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour répondre à ses besoins en matière d'achats, l'utilisation de mécanismes de contrôle plus simples peut être justifiée puisque les facteurs de performance environnementale ont déjà été pris en considération dans ces outils^{Note de bas de page 2}. Cependant, on ne devrait pas considérer l'utilisation de ces outils comme moyen de se soustraire aux activités de planification et de définition des besoins qui permettent de s'assurer que les solutions les moins dommageables pour l'environnement sont choisies.

Les Lignes directrices ont donc été rédigées de manière à permettre aux ministères de prendre en considération la gamme complète des mécanismes de contrôle à leur disposition selon leur mandat respectif et leur situation particulière.

2.4 Application

Les présentes Lignes directrices ciblent les processus et les mécanismes de contrôle à l'appui de l'achat des actifs et des services acquis, y compris les services de construction, les services d'architecture et de génie et les services de gestion immobilière. Même si l'utilisation de ces Lignes directrices n'est pas obligatoire, il est souhaitable que les ministères reconnaissent l'utilité de la liste de vérification en tant qu'outil d'analyse permettant de dépister les failles dans leurs cadres de gestion existants et d'appuyer l'élaboration d'un plan d'action pour y remédier.

Puisque les responsabilités relatives à la documentation et à la gestion du cadre de gestion des achats d'un ministère varient d'un ministère à un autre, le groupe ciblé par ces Lignes directrices pourrait inclure de hauts fonctionnaires responsables de la politique et de la planification ministérielles et de hauts fonctionnaires responsables de l'approvisionnement, de la gestion du matériel, de la gestion des biens immobiliers et des finances. L'Annexe A – Cadres de gestion comprend un complément d'information en vue d'aider les ministères qui veulent connaître les intervenants au sein de leur organisation.

2.5 Cadres connexes

Dans la mesure où la Politique d'achats écologiques favorise l'évaluation du cycle de vie des actifs et des services acquis par les ministères, les achats écologiques devraient avoir leur place non seulement dans le cadre de gestion des achats du ministère, mais également dans le cadre plus général de la gestion des biens et des services acquis et le cadre de gestion ministériel. Ainsi, en suivant ces Lignes directrices, les ministères devraient tenir compte des liens avec les cadres connexes de gestion ministériels, et plus particulièrement les cadres :

• de gestion du matériel;
• des biens immobiliers;
• de planification des investissements;
• de gestion des risques.

2.6 Structure de la liste de vérification

La liste de vérification est fondée sur les principales catégories de contrôle de gestion et comprend un nombre de facteurs clés que les ministères devraient consulter pour déterminer les mécanismes de contrôle supplémentaires qui devraient être appliqués aux cadres de gestion actuels, ainsi que les types de mécanismes les plus efficaces. Chaque catégorie de mécanismes de contrôle comprend une série de questions qui peut être utilisée comme outil d'analyse afin d'évaluer les cadres actuels de gestion des achats des ministères et d'aider chacun d'eux à déterminer les mécanismes de contrôle qui leur conviennent. Ces mécanismes de contrôle de gestion sont liés au type de politiques, de systèmes, de processus et d'outils requis pour obtenir un cadre de gestion efficace à l'appui des achats écologiques, de même qu'aux facteurs principaux à prendre en considération pour établir des cibles et des mesures de performance réalistes et pertinentes.

Les ministères ne devraient pas présumer que la liste de vérification est exhaustive; en effet, certains ministères pourraient juger que des mécanismes de contrôle supplémentaires sont requis. Il s'agit d'un outil général, et on s'attend à ce que le type et le poids des mécanismes de contrôle varient d'un ministère à un autre, en fonction de la nature des biens et des services utilisés à l'appui des objectifs de leurs programmes respectifs.

La liste de vérification compte quatre colonnes où les ministères peuvent décrire les mesures ou les mécanismes de contrôle mis en œuvre relativement à chacune des phases du cycle de vie des achats, en appui aux objectifs en matière d'achats écologiques.

3. Liste de vérification des facteurs et des mécanismes de contrôle éventuels des achats écologiques

Catégorie du mécanisme de contrôle	Facteurs	Planification	Achat	Exploitation, utilisation et entretien	Activités d'aliénation ou de clôture
3.1 Gouvernance	Le ministère a-t-il fourni des orientations écrites sur l'écologisation des achats? L'orientation s'harmonise-t-elle avec la nature et la portée des répercussions sur l'environnement des activités d'approvisionnement du ministère? L'orientation est-elle conforme aux objectifs de la Politique d'achats écologiques? L'orientation traite-t-elle du besoin de documenter la prise de décision, notamment les facteurs relatifs à l'évaluation du cycle de vie et les facteurs liés à la performance environnementale? La haute direction s'exprime-t-elle sur l'importance de réduire les répercussions sur l'environnement découlant de la planification, l'achat, l'utilisation et l'aliénation des biens et des services? A-t-on désigné une personne responsable de la mise en œuvre des politiques et des pratiques d'écologisation des achats au sein du ministère? Les valeurs du ministère, véhiculées dans le Code de conduite du ministère, sont-elles conformes aux principes de la Politique d'achats écologiques? La direction fait-elle preuve d'un engagement à l'égard de la promotion de la protection de l'environnement au moyen des achats écologiques? Le ministère s'assure-t-il que le personnel clé, chargé de la gestion, des opérations et de l'approvisionnement, reçoit la formation nécessaire en gestion du cycle de vie des biens, y compris la performance environnementale et l'évaluation du coût du cycle de vie? L'autorité, les responsabilités et l'obligation de rendre compte en ce qui concerne l'intégration de facteurs environnementaux dans les activités d'approvisionnement sont-elles clairement établies? A-t-on accordé aux personnes concernées l'autorité nécessaire pour qu'elles puissent s'acquitter de leurs responsabilités? L'obligation de rendre compte en matière d'écologisation des achats est-elle clairement définie et compatible avec la capacité de l'organisation?
3.2 Politiques, processus et procédures	3.2.1 Planification stratégique Les processus et les mécanismes de contrôle de gestion du ministère en appui à la Politique d'achats écologiques sont-ils en harmonie avec les objectifs du programme du ministère et sa Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR)? A-t-on établi les cibles et les objectifs en matière d'achats écologiques? Sont-ils réalistes et atteignables? Les cibles en matière d'achats écologiques s'harmonisent-elles avec les priorités relatives à l'écologisation des opérations du gouvernement et au développement durable, s'il y a lieu? Les cibles et les objectifs en matière d'achats écologiques ont-ils été établis en fonction de l'analyse des mandats des ministères, de leurs habitudes d'achat, de la nature des actifs et des services acquis et des risques? Les cibles en matière d'achats écologiques sont-elles intégrées aux plans et aux rapports ministériels, c.-à-d. le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le rapport ministériel sur le rendement (RMR) et, s'il y a lieu, la Stratégie de développement durable? Le ministère a-t-il une politique qui exige que soit effectuée une évaluation continue et systématique de l'état physique et de la performance environnementale de ses biens? Le processus de planification des investissements du ministère favorise-t-il la protection de l'environnement et le développement durable? Le processus de planification des investissements du ministère tient-il compte de la performance environnementale de ses biens? Y a-t-il d'autres solutions pour l'achat de biens qui sont rentables et plus favorables à l'environnement? Par exemple : L'achat est-il nécessaire? Les exigences devraient-elles être combinées ou normalisées pour : favoriser l'achat éventuel de biens et de services favorables à l'environnement selon le principe de l'optimisation des ressources; réduire les coûts et les répercussions environnementales liés : au processus d'approvisionnement; à l'inventaire et à l'entretien Devrait-on envisager d'apporter des améliorations aux biens immobiliers permettant de prolonger leur vie utile? Si le ministère adopte une approche axée sur le risque pour établir l'ordre de priorité des investissements, tient-on compte des facteurs de performance environnementale au moment de l'analyse? Les facteurs de performance environnementale sont-ils intégrés aux politiques et à l'élaboration des programmes? Les leçons apprises en ce qui concerne l'intégration des facteurs environnementaux dans les décisions d'achats sont-elles continuellement intégrées aux politiques et processus pertinents? 3.2.2 Planification opérationnelle Les processus de planification opérationnelle du ministère, y compris l'élaboration d'analyses de rentabilisation, tiennent-ils compte de la performance environnementale dans la prise de décision? Par exemple, la planification tient-elle compte de la réduction possible des coûts et des incidences sur l'environnement tout au long du cycle de vie des biens et des services? La planification se fait-elle à partir des renseignements obtenus sur la performance, l'état et l'utilisation des immobilisations? Les politiques ministérielles exigent-elles que les coûts du cycle de vie (incluant les coûts directs et indirects) et les facteurs de performance environnementale soient pris en considération lors de la définition des besoins? Les politiques et les processus ministériels exigent-ils des gestionnaires qu'ils choisissent les options, en fonction des résultats d'une analyse de rentabilité, qui ont une incidence réduite sur l'environnement pendant le cycle de vie du bien ou du service, lorsqu'on les compare à des biens et à des services concurrentiels servant aux mêmes fins (par exemple, quantité moindre, achat de biens ou de services ayant une vie utile plus longue)? Les personnes responsables de définir les besoins ont-elles la capacité, les compétences, les renseignements et les outils nécessaires pour évaluer les coûts et les incidences environnementales des actifs et des services acquis pendant leur cycle de vie? Existe-t-il un mécanisme pour solliciter, dès que possible, la contribution d'un large éventail d'intervenants, y compris les gestionnaires de programme, les responsables de projet, les responsables des achats, les fournisseurs, les utilisateurs opérationnels, les experts en environnement et en aliénation, les spécialistes de la comptabilité analytique, les conseillers en gestion financière et les organismes d'établissement des normes, s'il y a lieu? Les politiques ministérielles exigent-elles que les besoins et les services soient, dans la mesure du possible, exprimés en fonction de la performance, y compris la performance environnementale? 3.2.3 Planification des achats A-t-on informé les employés qu'ils peuvent obtenir des biens excédentaires de leur ministère oui d'autres ministères? Le ministère a-t-il fourni de l'orientation par écrit qui exige l'intégration des facteurs de performance environnementale dans les processus d'approvisionnement, soit en s'assurant que l'on tienne compte de tels facteurs dans la définition des besoins, dans les critères d'évaluation et dans les méthodes de sélection des entrepreneurs? Le ministère a-t-il fourni de l'orientation par écrit qui exige qu'on tienne compte du coût total de la propriété, y compris les frais d'aliénation dans l'évaluation des propositions financières, s'il y a lieu? Les employés sont-ils tenus de vérifier si un bien ou un service requis est disponible au moyen des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement « écologiques »? 3.2.4 Exploitation, utilisation, entretien et aliénation des biens Le ministère a-t-il élaboré des politiques de soutien, fourni des outils de communications et dispensé de la formation pour s'assurer que les objectifs de performance environnementale qui ont été planifiés au départ et prévus au contrat ont été atteints? Le ministère a-t-il une politique qui exige des employés qu'ils réduisent les incidences environnementales lors des activités d'aliénation des biens, par exemple, convertir des biens excédentaires en déchet de manière à assurer la protection de l'environnement? A-t-on recours à des programmes de reprise et de recyclage? Encourage-t-on la réutilisation par l'entremise de transferts entre les ministères, de dons (p. ex., don d'ordinateurs et d'unités périphériques excédentaires au programme Ordinateurs pour l'école) ou de revente? Au moment d'activités d'aliénation des biens, le ministère conserve-t-il des dossiers vérifiables sur les facteurs de performance environnementale, les coûts liés aux différentes options d'aliénation et la justification de la décision définitive? A-t-on recours à l'aliénation des biens avant qu'ils ne deviennent dangereux pour l'environnement (p. ex., les véhicules qui ne satisfont pas aux exigences des tests d'émission, ou les piles présentant des fuites)? Conserve-t-on de grandes quantités de biens en entrepôt (ce qui requiert des locaux chauffés, refroidis et éclairés), plutôt que de les déclarer excédentaires, au cas où l'on en aurait besoin « un jour »? Procède-t-on à l'aliénation des bâtiments et des terrains qui ne sont plus utilisés?
3.3 Outils et gabarits	Les facteurs de performance environnementale sont-ils intégrés dans la liste de vérification, les gabarits, les clauses de contrat et d'appel d'offres et les autres outils d'approvisionnement, de gestion du matériel et de biens immobiliers du ministère? Le ministère fait-il appel, dans les contrats, à des clauses uniformisées concernant le rendement lié aux facteurs de performance environnementale? Informe-t-on les personnes chargées de la gestion des projets, des programmes, de l'approvisionnement, du matériel et des biens immobiliers à propos des outils et des gabarits de TPSGC qui intègrent des facteurs environnementaux, et ceux-ci sont-ils faciles d'accès?
3.4 Systèmes de gestion de l'information	Le ministère dispose-t-il des moyens nécessaires pour recueillir des renseignements sur l'atteinte des cibles et des objectifs relatifs aux achats écologiques et l'établissement de rapports? Le système de gestion des biens du ministère permet-il de recueillir de l'information sur la performance environnementale pendant le cycle de vie? Est-il possible de comparer la performance environnementale à des points de référence établis, s'il y a lieu? Le ministère fait-il le suivi de l'information sur les garanties?
3.5 Formation	Les plans de formation individuelle comprennent-ils une formation sur la politique en matière d'achats écologiques, par exemple, cours sur les achats écologiques de l'École de la fonction publique du Canada (C215), de même qu'une formation supplémentaire requise pour établir les cibles et les stratégies du ministère en matière d'achats écologiques et pour en assurer l'exécution? Les leçons tirées sont-elles recueillies et transmises? Sont-elles continuellement intégrées à la formation sur les achats écologiques? Le ministère s'assure-t-il que le personnel chargé de la gestion de l'approvisionnement, du matériel, des biens immobiliers, des projets et des programmes reçoit une formation sur l'intégration des facteurs environnementaux dans la planification et la définition des besoins, les critères d'évaluation et les différentes méthodes de sélection qui pourraient améliorer sa contribution à l'atteinte des cibles et des objectifs fixés en matière d'achats écologiques? Le ministère s'assure-t-il que le personnel chargé de l'approvisionnement reçoit une formation sur la prise en compte des facteurs de performance environnementale, y compris les frais d'aliénation, dans le prix des soumissions? Les employés reçoivent-ils une formation sur l'exploitation et l'utilisation des biens, par exemple, conduite et entretien de véhicules, fonctionnement de l'équipement de bureau comme les imprimantes, l'éclairage et les thermostats afin de réduire l'incidence sur l'environnement et les coûts connexes? Le personnel chargé de l'entretien est-il formé adéquatement et a-t-il accès aux bons manuels d'entretien et aux renseignements lui permettant de réduire l'incidence environnementale et les coûts connexes? Les employés reçoivent-ils une formation sur la manière de procéder à l'aliénation des biens d'une façon qui est respectueuse de l'environnement, y compris une formation sur l'évaluation de l'incidence environnementale des différentes options possibles en matière d'aliénation?
3.6 Évaluation du rendement	L'évaluation du rendement des gestionnaires et des administrateurs fonctionnels chargés de l'approvisionnement et du matériel comprend-elle une évaluation de leur appui aux objectifs de la politique d'achats écologiques et à l'atteinte des cibles fixées par le ministère en matière d'achats écologiques?
3.7 Gestion des risques	Le profil de risque du ministère inclut-il les incidences environnementales? Les risques ayant des conséquences sur l'atteinte des objectifs de la Politique d'achats écologiques et des cibles fixées pour les achats écologiques ont-ils été analysés du point de vue de leur probabilité et de leur incidence? Les stratégies d'atténuation permettant d'assurer l'atteinte des objectifs et des cibles ont-elles été mises en place? La haute direction participe-t-elle de manière active à la définition, à l'examen et à la gestion des risques liés à la performance environnementale? La planification intégrée des ressources humaines et des activités définit-elle les risques liés à la performance environnementale et présente-t-elle les stratégies d'atténuation des risques? Le cadre de gestion des achats du ministère fait-il l'objet d'un examen assidu dans le cadre de la planification ministérielle sur la vérification des risques afin d'évaluer continuellement sa pertinence et son efficacité relativement à l'atteinte des cibles et des objectifs des achats écologiques
3.8 Résultats et performance	La performance environnementale des actifs et des services acquis est-elle vérifiée durant l'exploitation, l'utilisation, l'entretien et l'aliénation pour déterminer si les objectifs en matière de performance environnementale, fixés au moment de l'investissement et de la planification de l'approvisionnement, ont été atteints? La performance relative aux obligations établies par la Politique d'achats écologiques, y compris l'atteinte des cibles fixées pour les achats écologiques, est-elle mesurée? Existe-t-il des mécanismes de contrôle adéquats permettant de recueillir correctement l'information appropriée pour assurer un suivi efficace et une production de rapports exacts en temps opportun conformément aux lignes directrices du CT sur l'établissement de rapports annuels relativement aux achats écologiques? Les mesures en place permettent-elles de faciliter la définition des problèmes et l'application de mesures correctives, s'il y a lieu? Les mesures en place permettent-elles de dépister les risques importants ayant des conséquences sur les objectifs de la Politique d'achats écologiques et les cibles fixées pour les achats écologiques? Les mesures en place permettent-elles d'agir efficacement pour corriger les lacunes? Les cibles fixées pour les achats écologiques sont-elles suffisamment simples pour permettre de mesurer l'avancement?
3.9 Gestion des changements	La planification intégrée des ressources humaines et des activités du ministère comprend-elle des stratégies de gestion des changements liées à la performance environnementale conformément à la Politique d'achats écologiques? Existe-t-il des mécanismes permettant de dépister et de gérer les risques particuliers liés aux changements de circonstances externes et internes pour l'achat de biens et de services qui ont ou pourraient avoir une incidence sur l'environnement?
3.10 Information et communication	Les communications relatives aux achats écologiques sont-elles centralisées pour assurer l'uniformité des messages et des activités continues en matière de communication? Les achats écologiques font-ils parties des séances d'orientation des nouveaux employés? L'information pertinente concernant les achats écologiques est-elle cernée, recueillie et transmise aux employés pour leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités? Les responsabilités des employés concernant l'atteinte des cibles et des objectifs fixés pour les achats écologiques leur sont-elles clairement communiquées?

4. Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les présentes Lignes directrices et la mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques, nous vous invitons à communiquer avec le Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales à  :

Courriel : ecologisation.greening@tpsgc-pwgsc.gc.ca

• Annexe A – Cadres de gestion

  Les cadres de gestion des ministères reflètent la nature de leurs mandats et de leurs responsabilités en matière de programmes, de même que les risques qui y sont liés, et comprennent une série de cadres de gestion auxiliaires conçus pour appuyer des programmes, des secteurs d'activité et des fonctions précises. Le cadre de gestion des achats d'un ministère fait donc partie d'un cadre de gestion plus large.

  Dans le cadre de l'amélioration de leurs cadres de gestion des achats pour tenir compte des facteurs de performance environnementale, les ministères doivent veiller à :

  • la conformité aux exigences de la Politique d'achats écologiques;
  • l'adoption de pratiques de gestion saines, conformes au Cadre de responsabilisation de gestion du CT ;
  • l'intégration efficace de la gestion des actifs et des services acquis et des facteurs pertinents liés aux programmes, aux dépenses, ainsi qu'aux ressources humaines et financières, afin de promouvoir l'optimisation des ressources et d'assurer une saine gestion, conformément au Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT;
  • la sauvegarde des biens, conformément à l'exigence d'assurer une saine gestion des ressources publiques;
  • l'atténuation des risques stratégiques et commerciaux, ainsi qu'à l'atteinte des objectifs;
  • l'intégrité des renseignements financiers et non financiers utilisés pour la surveillance, la gestion et les rapports.

  Qui sont les intervenants?

  Ces Lignes directrices visent les responsables de la gestion ministérielle, notamment les gestionnaires fonctionnels des achats et du matériel qui, en tant que responsables des biens et des services acquis, ont un intérêt direct à s'assurer que leur cadre ministériel appuie leurs activités respectives et contribue à l'atteinte des objectifs d'achats écologiques.

  Parmi les principaux facteurs permettant de déterminer les intervenants ministériels, on compte :

  • La gouvernance ministérielle, notamment la façon dont les décisions sont prises et les structures de prise de décision;
  • la maturité du cadre actuel de gestion des achats du ministère;
  • le profil d'achat du ministère et la nature des biens et des services acquis que ce dernier achète et gère;
  • la façon dont le ministère planifie, acquiert, exploite, maintient et élimine les biens ou les initiatives en matière de services acquis.

  Tandis que les intervenants les plus évidents sont les organisations de gestion des achats et des biens et les planificateurs ministériels, les autres intervenants peuvent comprendre les agents financiers, les gestionnaires de projet, les gestionnaires de centre de responsabilité et les employés qui exploitent, utilisent et maintiennent les biens ou les services acquis ou qui participent à l'aliénation des biens ou aux activités de clôture relatives aux services acquis.

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• Annexe B - Cadres et politiques connexes

  Dans le cadre de l'élaboration des mécanismes de contrôle liés aux achats écologiques pour leurs cadres de gestion respectifs, les ministères peuvent également souhaiter consulter la plus vaste gamme de cadres et de politiques de gestion du Conseil du Trésor liés à la gestion des biens et des services acquis. Cette gamme comprend :

  • le Cadre de responsabilisation de gestion du CT ;
  • le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis du CT;
  • la Politique sur les services communs;
  • la Politique sur les marchés.

  Cadre de responsabilisation de gestion du CT

  Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du CT est un modèle complet et intégré qui combine un certain nombre d'initiatives axées sur la gestion et les résultats lancées par le gouvernement au cours des dix dernières années afin de moderniser la gestion de la fonction publique. Les ministères doivent utiliser le CRG comme fondement pour l'évaluation de la capacité de gestion, la détermination des possibilités d'amélioration de la gestion et l'établissement des rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et au CT sur la gestion des ressources.

  Le CRG est fondé sur dix éléments clés qui, collectivement, établissent les normes pour la gestion au sein du gouvernement du Canada. Ces éléments sont les suivants :

  • les valeurs de la fonction publique
  • la gouvernance et l'orientation stratégique
  • les politiques et les programmes
  • les résultats et le rendement
  • l'apprentissage, l'innovation et la gestion du changement
  • la gestion des risques
  • la population
  • l'intendance
  • le service axé sur les citoyens
  • la responsabilité

  Dans la mesure où les éléments du CRG devraient aider à l'élaboration des cadres de gestion ministériels, ils devraient également aider à l'élaboration de contrôles visant l'atteinte des objectifs de la Politique d'achats écologiques.

  Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du CT

  Le Cadre de politique établit les principes généraux – l'optimisation des ressources^{Note de bas de page 3} et la saine gestion – qui devraient régir la gestion des biens et services acquis du gouvernement. Ces principes sont conformes au CRG et fondés sur le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. La politique traite, entre autres choses, de la nécessité de cadres de gestion ministériels conçus pour appuyer la prise de décision efficace, ainsi que la supervision et la surveillance axées sur les risques, et conformes aux exigences statutaires, réglementaires et stratégiques. Les objectifs en matière d'optimisation des ressources et de saine gestion doivent être atteints par l'établissement de systèmes de gestion intégrés stratégiques. Ces systèmes de gestion devraient être élaborés en fonction d'une évaluation des risques et de la complexité, et d'une approche fondée sur le cycle de vie qui assure la capacité financière et la rentabilité, et qui tient compte du rendement et de l'utilisation des biens dans le cadre des décisions relatives à la rétention ou à l'aliénation. Ces principes sont conformes à la Politique d'achats écologiques établie dans le cadre de l'optimisation des ressources au cours du cycle de vie et qui comprend des facteurs comme la performance environnementale.

  Politique sur les services communs du CT

  La Politique sur les services communs a pour objectif d'assurer que les ministères et les organismes puissent acquérir d'organismes de services communs (OSC)^{Note de bas de page 4} des services rentables et adaptés aux besoins, d'une manière qui appuie leurs obligations en matière de réalisation de programmes. Le gouvernement établit les OSC pour profiter des économies d'échelle et favoriser les avantages découlant de la mise en commun de l'expertise spécialisée.

  Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) est un organisme de services communs qui a pour mandat exclusif d'acquérir des biens. TPSGC a établi des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement à l'échelle du gouvernement pour les dix groupes de produits suivants :

  1. Traitement de l'information et services de télécommunications connexes
  2. Services de soutien professionnel, administratif et de gestion
  3. Véhicules à l'effet de sol, véhicules-moteur, remorques et cycles
  4. Équipement et accessoires de télécommunications
  5. Équipement, logiciels, fournitures et équipement de soutien du traitement informatique
  6. Mobilier
  7. Machines de bureautique, systèmes de traitement des textes et fichiers à classement visible
  8. Fournitures et périphériques de bureau
  9. Vêtements, équipement individuel et insignes
  10. Carburants, lubrifiants, huiles et cires

  Les activités de gestion des produits de TPSGC relatives à l'établissement de ces instruments d'achat intègrent des facteurs de performance environnementale; ils comprennent donc des « contrôles » relatifs à la phase d'acquisition du cycle de vie.

  Politique sur les marchés du CT^{Note de bas de page 5}

  Comme le stipule la Politique sur les marchés du CT, l'objectif des marchés publics est de : « … permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui optimise les ressources ou, le cas échéant, qui assure l'équilibre entre les intérêts de l'État et ceux du peuple canadien ».

  La Politique d'achats écologiques est conforme à la Politique sur les marchés en ce sens que les deux politiques reconnaissent que les achats gouvernementaux sont un levier économique, et qu'il est nécessaire d'équilibrer un certain nombre d'objectifs de politique générale, tout en visant l'atteinte des objectifs d'optimisation des ressources.

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• Annexe C - Outils et renseignements relatifs aux achats écologiques

  Les renseignements et les outils suivants sont disponibles pour appuyer tous les ministères et organismes dans la mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques. Le cas échéant, chaque ministère devra élaborer des renseignements et des outils supplémentaires adaptés à ses mandats respectifs, à ses structures de consommation, à la nature des biens et des services acquis à l'appui des objectifs des programmes, ainsi qu'aux risques qui y sont liés. Si possible, les ministères devraient appuyer une approche horizontale coordonnée de l'élaboration de renseignements et d'outils supplémentaires à l'échelle de l'appareil gouvernemental.

  Formation

  Cours de formation en ligne sur les achats écologiques

  Ouvrez une session pour le cours C215 dans Campusdirect – c'est gratuit! Passez de deux à quatre heures en ligne pour vous informer sur les principes d'achats écologiques, l'utilisation de l'analyse du cycle de vie pour déterminer les occasions d'écologisation, la terminologie environnementale, l'utilisation des programmes d'accréditation, etc.

  Outils

  Les outils en matière d'achats écologiques sont disponibles sur le site Web du Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BÉOG).

  Lignes directrices concernant l'intégration de facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral

  Les présentes Lignes directrices est une source de renseignements sur la façon d'intégrer des facteurs environnementaux dans les processus de planification, d'achat, d'utilisation et d'aliénation de biens et de services, en tenant compte des principes d'optimisation des ressources et de gestion du cycle de vie.

  Trousse d'outils de sensibilisation environnementale

  Cet outil fournit les données historiques sur les principales questions environnementales et traite de la façon de réduire les incidences environnementales liées aux achats. On y traite également des aspects pratiques des achats écologiques, par le biais de listes de vérification pour les achats écologiques, de terminologie du domaine de l'environnement et de liens vers les ressources des secteurs public et privé.

  Plans de gestion des biens et services et d'achats écologiques

  L'initiative de gestion des biens et services de TPSGC est très avancée et les achats écologiques en font partie intégrante. Toutes les offres à commandes établies à l'aide de ce processus doivent intégrer les critères écologiques. Pour visualiser les plans en matière d'achats écologiques pour une gamme de biens et services, consultez le site Web de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC

  Les terminologie du domaine de l'environnement sur les achats dans le cadre de l'engagement envers les clients de TPSGC indiquent également si des critères écologiques ont été inclus dans certaines offres à commandes.