Mise à jour des processus des autorités locales d'enregistrement (ALE)

(1) Mise à jour des enregistrements de transaction effectuée par les ALE

Pendant votre formation d'ALE, on vous a demandé de mettre à jour tous les enregistrements de transaction destinés à l'exécution de vos tâches d'ALE. S'il y a lieu, le stockage et l'archivage de toute la documentation et de tous les journaux de l'infrastructure à clé publique (ICP) sont réalisés dans le centre de la gestion des clés de Gestion des justificatifs internes (GJI); les ALE n'ont plus à mettre à jour les enregistrements des transactions.

Cependant, si vous désirez continuer à mettre à jour les enregistrements de vos fonctions d'ALE, soyez avisés que le stockage physique et électronique de tous les documents ayant une cote maximale Protégés B doit être sécurisé.

• Stockage physique dans une armoire verrouillée convenant pour les documents ayant une cote maximale Protégé B (un classeur verrouillé, par exemple).
• Stockage électronique gardé uniquement sous forme codée sur le bureau ou le réseau.

(2) Destruction des enregistrements de transaction

Tous les enregistrements de transaction doivent être détruits au moyen d'une déchiqueteuse commerciale, dont les coupes en bandes ont une largeur maximale de 3/8 po (10 mm).

Les formulaires stockés sous forme éslectronique doivent être supprimés du bureau et du réseau.

(3) Utilisation du scanneur au lieu du télécopieur

On peut désormais envoyer des documents électroniques au centre de la gestion des clés, au lieu de les télécopier. Veuillez suivre le processus ci-dessous :

     Processus d'envoi électronique

• Étape 1 : le formulaire d'inscription est rempli électroniquement et signé à la main par le demandeur et l'ALE.
• Étape 2 : l'ALE numérise le formulaire d'inscription rempli.
• Étape 3 : l'ALE encode le formulaire pour la clé correspondante au groupe : groupe, opérations d'ICP.
• Étape 4 : l'ALE envoie le formulaire codé par courriel, à l'adresse du centre de la gestion des clés : GCGJICGC.GCICMKMC@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Remarque : Le formulaire codé peut être signé par l'ALE de manière électronique ou manuscrite.

(4) Rapports des abonnés

Comme il est mentionné à la page 62 de votre manuel de formation D'ALE, les clés des abonnés de GJI seront révoquées dans les situations suivantes :

• cessation des opérations (l'abonné n'a plus besoin des clés, par exemple);
• cessation d'emploi;
• compromission ou compromission soupçonnée du profil d'un abonné.

Afin d'assurer la mise à jour des enregistrements, nous vous encourageons à examiner la liste de vos abonnés afin de vérifier l'exactitude de leur statut (les certificats expirés devraient être désactivés au besoin, par exemple).

Vous pouvez accéder à la liste des abonnés en sélectionnant votre organisme à partir de la section Rapports des ALE du site Web de GJI, à l'adresse http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/gji-icm/rapports-reports/04a-fra.html.

Pour des instructions plus précises, veuillez consulter les pages 34 et 36 de votre manuel de formation des ALE.

Le manuel de formation des ALE de GJI se trouve sur le site Web de GJI, à l'adresse http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/gji-icm/03/03g-fra.html.

Rappel

Pour toute demande de résolution d'incident par le centre de la gestion des clés de GJI, veuillez appeler notre bureau de service. Le numéro de téléphone de notre bureau de service est le 613-738-7782 (option 3 pour ICP). Pour obtenir des précisions, consultez la page 72 du manuel de formation des ALE - Processus d'intervention par palier.

Merci,

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