Cadre de référence du Comité consultatif des fournisseurs

Le cadre de référence sert à guider les membres dans leur participation au Comité consultatif des fournisseurs (CCF).

Mandat

Le CCF fournira des conseils, donnera de la rétroaction et fera des recommandations à la sous-ministre adjointe (SMA) de la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en ce qui concerne :

• les questions horizontales relatives aux achats qui relèvent directement ou indirectement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada; et
• l’amélioration continue du processus d’achat.

Les questions pangouvernementales peuvent être considérées étant entendu que la capacité de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à effectuer un changement dans ces domaines pourrait être limitée.

La SMA de la Direction générale des approvisionnements examinera les recommandations à la lumière des objectifs généraux de la politique, des impératifs opérationnels et les intérêts de tous les Canadiens.

Rôle des membres

Coprésidents

La SMA, Direction générale des approvisionnements, et un représentant du secteur privé agiront comme coprésidents. Les coprésidents du CCF seront responsables de diriger les réunions et de préparer l’ordre du jour en collaboration avec les membres du CCF. Également, les coprésidents examineront et approuveront les propositions de création de nouveaux sous-comités du CCF dans le but de s’attaquer à des problèmes précis et de formuler des recommandations.

La SMA, Direction générale des approvisionnements, aura le pouvoir d’apporter des éclaircissements afin de savoir si les problèmes soulevés entrent dans le cadre du mandat du comité.

Participants

Le Comité consultatif des fournisseurs sera constitué de 10 à 12 membres d’associations de l’industrie, qui à leur tour, peuvent inviter un de leurs membres à participer à chaque réunion (selon l’ordre du jour, il n’est pas nécessaire que ce soit le même membre à chaque fois). Les membres du CCF sont censés contribuer à la discussion touchant les questions soulevées en matière d’achat, consulter et rester en liaison avec les membres de leur association et participer à au moins deux réunions par an. Les membres peuvent également considérer de participer aux sous-comités du CCF.

S’il s’avérait nécessaire aux fins de diversité, de représentation ou toute autre raison, la SMA de la Direction générale des approvisionnements pourrait demander à d’autres membres d’associations de l’industrie de participer.

Activités

À des fins de planification, le CCF établira les ordres du jour des prochaines réunions; toutefois, les membres peuvent soumettre de nouveaux points à l’ordre du jour au coprésident du secteur privé pour examen en tout temps.

Les membres examineront les documents fournis environ deux semaines à l’avance des réunions, solliciteront la rétroaction des membres d’associations au besoin et formuleront des conseils, suggestions et orientations pendant ou après la réunion, généralement directement aux présentateurs, sauf indication contraire.

Le secrétariat du CCF

La Direction de l’engagement des fournisseurs et coordination régionale du Bureau des petites et moyennes entreprises aidera le CCF. Le niveau de soutien portera notamment sur :

• coordonner et organiser les réunions du CCF (faire l’ébauche des invitations, l’ordre du jour, trouver le local, autres logistiques, etc.);
• préparer les ordres du jour en collaboration avec les coprésidents et maintenir les ordres du jour des prochaines réunions;
• préparer et distribuer les comptes rendus des débats aux membres participants du CCF et les afficher sur le site Web du comité;
• travailler avec les BPR identifiés au sein de la Direction générale des approvisionnements, à la coordination des activités touchant la création de sous-comités et assurer la présentation de rapports sur une base régulière au CCF et sur le site Web du CCF.

Sous-comités du CCF

Des sous-comités peuvent être constitués aux fins d’aborder les questions intersectorielles spécifiques relatives aux achats et d’élaborer des recommandations concrètes pour les régler.

Les suggestions pour la création de nouveaux sous-comités seront soumises aux coprésidents sous la forme de propositions, lesquelles seront discutées avec le secteur de la Direction générale des approvisionnements responsable du sujet couvert. Si les coprésidents approuvent une proposition donnée, un dirigeant ministériel sera identifié afin de présider le sous-comité.

Les membres d’un sous-comité approuveront les rôles et les responsabilités des membres des sous-comités du CCF, et seront définis dans le cadre de référence dudit sous-comité.

Les présidents des sous-comités devront présenter à chaque réunion du CCF un rapport sur leur plan de travail, sur les progrès accomplis ou recommandations. Les recommandations finales soumises pour adoption par le CCF seront présentées officiellement, après quoi le sous-comité sera dissout. Ces recommandations seront alors formellement présentées à la SMA de la Direction générale des approvisionnements.

Réunions

Le CCF se rencontrera au moins trois fois par an (février, juin et octobre), avec une réunion en personne tenue dans la région de la capitale nationale. Des réunions supplémentaires par téléconférence ou virtuelles seront tenues si nécessaire.